Software voor personeelsbeheer: typen & belangrijkste functies

Wat is workforcebeheer?

Workforcebeheer (WFM) verwijst naar het strategisch toewijzen, volgen en optimaliseren van de belangrijkste hulpbron van een organisatie: haar mensen. 

Succesvol workforcebeheer zorgt ervoor dat de juiste medewerkers—met de juiste vaardigheden—op het juiste moment beschikbaar zijn om aan de vereisten van hun functies te voldoen.

Hoewel elke organisatie haar eigen prioriteiten heeft, is efficiënt gebruik van middelen een doel dat de meeste bedrijven delen.  

Waarom is workforcebeheer belangrijk?

Of je werkplek nu een gevestigde bedrijfsomgeving, een groeiende start-up of een bedrijf is dat ploegendienstmedewerkers in dienst heeft, workforcebeheer is een onmisbaar onderdeel van je bedrijfsmanagementstrategie.

Effectief workforcebeheer helpt organisaties om hun personeelsbestand zo productief en kostenefficiënt mogelijk te houden.

Inconsistent personeelsbeleid en onvoldoende handhaving van dit beleid kunnen leiden tot uitdagingen, zoals:

• Personeelstekorten
• Overtollige medewerkers
• Medewerkers met onvoldoende vaardigheden
• Hogere projectkosten
• Vertraagde projectoplevering 
• Overtredingen van regelgeving
• Vermijdbare overuren
• Incidenten op het gebied van arbeidsveiligheid 
• Medewerkers die onvoldoende betrokken zijn
• Lage medewerkersmoraal of burn-out
• Hoog personeelsverloop.

Daarom is personeelsplanning een cruciaal aspect van talentmanagement, waarmee HR-professionals:

• De productiviteit van medewerkers optimaliseren
• Ervoor zorgen dat projecten efficiënt van middelen worden voorzien 
• Prestatiebeheer stroomlijnen
• Medewerkers bijscholen wanneer dat nodig is
• Personeelsuitdagingen vroegtijdig aanpakken
• Een nauwkeurig beeld krijgen van arbeidskosten 
• Organisatorische risico's verminderen 
• Veiligheid op de werkplek bevorderen
• Voldoen aan arbeidswetgeving en -voorschriften
• Initiatieven voor opvolgingsplanning implementeren
• Medewerkersbetrokkenheid verbeteren en personeelsverloop verminderen.

Het workforcebeheerproces

In de kern omvat het workforcebeheerproces het identificeren van de belangrijkste strategische prioriteiten van de organisatie en het dienovereenkomstig toewijzen van middelen. Dit vereist dat potentiële uitdagingen op het gebied van human resources worden voorzien en dat stappen worden gezet om efficiënt te blijven en aansprakelijkheden te voorkomen. 

Het workforcebeheerproces omvat taken zoals:

• Strategische afstemming
• Vraagvoorspelling 
• Werknemersplanning
• Tijdregistratie 
• Aanwezigheidsregistratie
• Gegevensanalyse
• Werknemersautonomie
• Vaardighedenbeheer
• Registratie van HR-verzoeken
• Salarisadministratie
• Projectafbakening en budgettering 
• Taakbeheer.

Er valt veel te behandelen! 

Het goede nieuws is dat dit allemaal kan worden gestroomlijnd en geautomatiseerd met behulp van software voor personeelsbeheer. 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Wat is software voor personeelsbeheer?

Een softwareoplossing voor personeelsbeheer (WFM) is een hulpmiddel waarmee organisaties hun personeelsbeleid kunnen organiseren en veel van de taken en processen in hun personeelsbeheersysteem kunnen automatiseren. 

Hierdoor kunnen HR-professionals hun arbeidskrachten effectiever inzetten, de tijd van werknemers productiever beheren en uiteindelijk hun organisatiedoelstellingen met minder moeite bereiken.   

Wat zijn de voordelen van software voor personeelsbeheer?

Enkele belangrijke voordelen van software voor personeelsbeheer zijn dat het management eenvoudiger roosters kan stroomlijnen, aanwezigheid en tijd kan bijhouden, productiviteit kan volgen, prestatiebeheer kan optimaliseren, salarisverwerkingen kan uitvoeren, naleving van regelgeving kan waarborgen en de veiligheid van werknemers kan bevorderen. 

Wanneer de juiste oplossing voor personeelsbeheer effectief wordt geïmplementeerd en gebruikt, kan deze werkgevers helpen om:

• Handmatige taken te automatiseren om tijd te besparen, knelpunten weg te nemen en fouten te verminderen.
• Nauwkeurige, actuele personeelsgegevens te verzamelen en betere beslissingen te nemen op basis van realtime gegevensanalyse.
• Omnichannel-personeelsbeheer te implementeren om je hybride of mobiele personeelsbestand betere toegang te bieden. 
• De efficiëntie tussen teams te verbeteren om samenwerking en werknemersbetrokkenheid te versterken, terwijl silo's worden weggenomen en dubbel werk wordt verminderd.
• Operationele kosten te verlagen (als gevolg van overbezetting, overmatig overwerk en uitbesteding) door nauwkeurigere prognoses en een betere toewijzing van middelen. Geavanceerde WFM-oplossingen werken budgetten zelfs bij op basis van roosterwijzigingen.
• De klantervaring te optimaliseren door routering op basis van vaardigheden, waarbij klanten worden gekoppeld aan de juiste contactcenterexpert
• De administratieve werklast te spreiden via zelfbedieningsportalen voor managers en werknemers, die gebruikers toegang geven tot bepaalde functies

• De nauwkeurigheid van de salarisadministratie te verbeteren door tijdregistratie, betaald verlof, geregistreerd overwerk enzovoort automatisch met elkaar te verrekenen, waardoor menselijke fouten als gevolg van handmatige gegevensinvoer en berekeningen worden verminderd. 
• Roosterproblemen proactief te signaleren en aan te pakken door vooraf realtimegegevens over personeelsroosters te raadplegen en aanpassingen te maken om problemen zoals onderbezetting te voorkomen. Met de beste software voor personeelsbeheer kunnen managers zelfs slimme roosters maken door te filteren op afdeling, project, functie of locatie.
• Nauwkeurige en gedetailleerde gegevens bij te houden die helpen om naleving van regelgeving aan te tonen in geval van een audit. 

Welke soorten software voor personeelsbeheer zijn er?

Er is een breed scala aan verschillende WFM-softwaretools. Sommige zijn zelfstandige producten die een of meer van de onderstaande functies bieden, terwijl andere een meer holistische, geïntegreerde oplossing bieden.

• Roostersoftware
• Aanwezigheidssoftware
• Projectbeheer (Kanban enzovoort) en communicatietools
• Software voor tijdregistratie
• Oplossingen voor verzuimbeheer
• Salarissoftware
• Tools voor werknemersbetrokkenheid
• Tools voor klantrelatiebeheer
• Oplossingen voor ticketregistratie van klantenservice en ondersteuning
• Software voor het bijhouden van veiligheidsincidenten op de werkplek.

Wat zijn de belangrijkste functies van software voor personeelsbeheer?

De beste softwareoplossingen voor personeelsbeheer helpen moderne bedrijven bij het organiseren en volgen van alle activiteiten die betrokken zijn bij het onderhouden van een efficiënt bemand, kosteneffectief en productief personeelsbestand. 

Er zijn verschillende prijsopties voor software voor personeelsbeheer die toegang bieden tot meer gebruikers en/of verschillende functies.

Hieronder staan enkele belangrijke functies waar je op moet letten bij het kiezen van software voor personeelsbeheer.

Voorspellen van personeelsbehoeften

Een degelijke WFM-oplossing moet je kunnen helpen trends te herkennen en factoren te voorspellen die van invloed zijn op de personeelsbehoefte en beschikbaarheid, zoals veranderende projectplanningen, seizoensgebonden veranderingen in de beschikbaarheid van medewerkers, schommelingen in de vraag van consumenten/klanten en meer. Door op deze scenario's te anticiperen, kun je je personeelsbudgetten beter plannen en medewerkers efficiënter inzetten. 

Intelligente planning

Elke softwaretool voor personeelsbeheer die zijn geld waard is, moet intelligente planningsfuncties bevatten waarmee managers medewerkers kunnen selecteren voor diensten of projecten op basis van criteria zoals beschikbaarheid, vaardigheden, kosten, ervaring, voorkeur, locatie en meer. Planningsfuncties voor diensten moeten ook zelfbedieningstoegang voor medewerkers bieden, zodat medewerkers onderling diensten kunnen ruilen en een volledige bezetting van alle diensten kan worden gegarandeerd. Sommige tools bevatten mogelijk ook functies die AI voor personeelsbeheer en planning integreren.

Tijdregistratie

Een tool voor personeelsbeheer moet beschikken over, of kunnen integreren met, apparaten en tools voor tijdregistratie, zoals toegangsscanners, cloudgebaseerde software voor tijdregistratie, kiosken, kassasystemen (POS), mobiele apps of online urenstaten, om gegevens over tijdregistratie vast te leggen en deze automatisch te verwerken voor een nauwkeurige salarisadministratie. Een ander voordeel van software voor tijdregistratie zijn waarschuwingen voor overuren. Dit is een andere nuttige functie die werkgevers meer controle geeft over de goedkeuring en toewijzing van overuren.

Beheer van aanwezigheid en afwezigheid

Software voor personeelsbeheer moet de aanwezigheid van medewerkers bijhouden, goedkeuringen van verlofaanvragen automatiseren en het ziekteverzuim van medewerkers afzetten tegen het bedrijfsbeleid voor verlof (zoals betaald verlof (PTO)) en overheidsvoorschriften.   

Gegevensanalyse en rapportage

De meeste tools voor personeelsbeheer geven gebruikers via aanpasbare dashboards in realtime inzicht in personeelsgegevens. Hierdoor kunnen potentiële problemen met planning of personeelsbezetting eenvoudig worden opgespoord en verholpen voordat ze daadwerkelijk problemen veroorzaken.

De beste tools voor personeelsbeheer en personeelsanalyse stellen gebruikers ook in staat rapporten te genereren met specifieke parameters, waardoor bedrijfsinzicht en personeelsplanning worden verbeterd door historische gegevens te analyseren. 

Mobiel personeelsbeheer

WFM-tools die toegang via een mobiel apparaat bieden maken het eenvoudiger om onderweg planningen te beheren en diensten in te vullen, zodat ook in noodsituaties een optimale personeelsbezetting kan worden gegarandeerd. Dit zijn slechts enkele van de vele voordelen van software voor mobiel personeelsbeheer.

More Articles

• Zijn werknemers klaar voor banen op seniorniveau?
• Werknemers denken dat hun baan over vijf jaar verdwenen is, dus wachten ze
• Een door AI versterkte wereld vraagt om geavanceerdere talentbeoordeling

Zelfbediening voor medewerkers 

Je suite of tool voor personeelsbeheer moet idealiter een zelfbedieningsportaal voor medewerkers bieden, waarmee medewerkers waar mogelijk snel hun eigen gegevens kunnen invoeren. Zo komt er tijd vrij voor HR en worden fouten beperkt. 

Krachtige integraties met bedrijfstools

Welke WFM-oplossing je ook kiest, deze moet goed kunnen samenwerken met de HR-software en bedrijfstools die je organisatie al gebruikt. Dit is vooral belangrijk als je geen allesomvattende suite voor personeelsbeheer hebt en verschillende gespecialiseerde tools gebruikt.

De juiste software maakt het implementeren, volgen en verbeteren van je systeem voor personeelsbeheer veel efficiënter en lonender. 

Een tevreden personeelsbestand is de sleutel tot een succesvol bedrijf

Effectief personeelsbeheer is erop gericht medewerkers tevreden te houden en tegelijkertijd aan de strategische behoeften van je bedrijf te voldoen.

Bedrijven die dit aspect van hun bedrijfsvoering goed beheersen, zullen efficiënter, innovatiever en veerkrachtiger zijn.

Technologie wordt aanbevolen voor alle bedrijven, behalve de kleinste. Bekijk om je op weg te helpen onze selectie van de beste software voor personeelsbeheer en onze aanbevelingen voor software voor tijdregistratie en aanwezigheidsregistratie om de tijd en aanwezigheid van je personeel effectief te beheren en te optimaliseren.

Gerelateerd artikel: De beste software voor verlofbeheer om vakantiedagen bij te houden