Werknemers aannemen: een complete gids

Voordat je werknemers aanneemt

1. Juridische en administratieve voorbereiding

Voordat je iemand kunt aannemen, moet je eerst een paar juridische zaken regelen. Hoewel we aanraden juridisch advies in te winnen, moet je waarschijnlijk aan de volgende vereisten voldoen:

1.1 Belastingregistratie

Je wist dat dit eraan zat te komen! Om iemand legaal in dienst te nemen, moet je natuurlijk de benodigde formulieren invullen om de federale en staatsbelastingen aan Uncle Sam te betalen.

Federale formulieren (verplicht voor alle Amerikaanse bedrijven):

1. Formulier SS-4:
   • Doel: Een EIN (werkgeversidentificatienummer) aanvragen via de IRS.
   • Waar indienen: Website van de IRS.
2. Formulier 940:
   • Doel: Federale werkloosheidsbelasting (FUTA) rapporteren en betalen.
   • Frequentie: Jaarlijks.
3. Formulier 941:
   • Doel: Ingehouden federale inkomstenbelasting, Social Security-belasting en Medicare-belasting rapporteren.
   • Frequentie: Per kwartaal.
4. Formulier W-2:
   • Doel: Aan werknemers betaalde lonen en ingehouden belastingen rapporteren.
   • Frequentie: Jaarlijks (ingediend bij werknemers en de IRS).
5. Formulier 1099-NEC (indien van toepassing):
   • Doel: Betalingen aan zelfstandige opdrachtnemers rapporteren.
   • Frequentie: Jaarlijks.

Formulieren voor staatsbelastingen (verschillen per staat):

1. Formulieren voor registratie van loonbelasting in de staat:
   • Doel: Registreren voor rekeningen voor het inhouden van inkomstenbelasting in de staat.
   • Waar indienen: De website van het Department of Revenue of het belastingkantoor van je staat.
2. Registratie voor werkloosheidsverzekering in de staat (SUI):
   • Doel: Registreren om werkloosheidsverzekeringsbelasting te betalen.
   • Waar indienen: De website van het arbeidsbureau of Department of Labor van de staat.
3. Registratie voor arbeidsongeschiktheidsverzekering in de staat (SDI) (indien vereist):
   • Betrokken staten: Californië, New York, New Jersey, Rhode Island, Hawaï.
4. Formulier voor het melden van nieuwe werknemers:
   • Doel: Nieuwe werknemers melden bij het register voor nieuwe werknemers van je staat.
   • Waar indienen: De website van het bureau voor kinderalimentatie of arbeidsbureau van de staat.
5. Formulieren voor lokale belastingen en bedrijfsvergunningen:
   • Doel: Registreren voor lokale loonbelasting of bedrijfsbelasting, indien van toepassing.

1.2. De salarisadministratie instellen

Werknemers blijven niet lang als je ze niet betaalt. Het instellen van de salarisadministratie houdt in dat je een proces opzet om werknemerslonen te berekenen en te betalen, terwijl je ervoor zorgt dat je voldoet aan federale, staats- en lokale belastingwetten. 

We raden aan een salarisadministratie-dienstaanbieder te kiezen of salarisadministratiesoftware te gebruiken om berekeningen, belastingaangiften en rechtstreekse betalingen te automatiseren.

1.3 Arbeidswetten begrijpen

Maak uzelf vertrouwd met arbeidswetten op federaal, staats- en lokaal niveau. Deze wetten hebben betrekking op zaken als het minimumloon, overwerkvergoeding, antidiscriminatiebeleid, veiligheidsnormen op de werkplek en certificeringen of antecedentenonderzoeken die voor uw vakgebied vereist zijn.

Goede informatiebronnen zijn officiële websites zoals die van het Amerikaanse ministerie van Arbeid (DOL), de Commissie voor gelijke kansen op werk (EEOC) en de arbeidsdienst van uw staat.

1.4 Een arbeidsongevallenverzekering afsluiten

Een arbeidsongevallenverzekering dekt de medische kosten en het gederfde loon van werknemers in geval van werkgerelateerde verwondingen of ziekten.

De meeste staten verplichten bedrijven met werknemers om deze verzekering te hebben (hoewel de vereisten aanzienlijk verschillen), en het ontbreken van deze dekking kan leiden tot aanzienlijke boetes en juridische gevolgen.

Neem contact op met een verzekeraar die in uw staat een vergunning heeft om polissen en premies te vergelijken.

1.5 Arbeidsovereenkomsten opstellen

Stel arbeidsovereenkomsten of aanbiedingsbrieven op waarin functies, beloning, arbeidsvoorwaarden en bedrijfsbeleid duidelijk worden beschreven.

Hoewel dit voor de meeste functies niet verplicht is, kunnen arbeidsovereenkomsten helpen om verwachtingen vast te leggen en de kans op geschillen te verkleinen.

Op te nemen onderwerpen zijn, indien relevant, bepalingen over vertrouwelijkheid, intellectueel eigendom en voorwaarden voor beëindiging.

Overweeg juridische sjablonen te gebruiken of met een advocaat samen te werken om naleving van de arbeidswetten van de staat en de federale overheid te waarborgen.

2. Financiële voorbereiding

2.1 Budgetteren voor salarissen en arbeidsvoorwaarden

Om een budget voor salarissen en arbeidsvoorwaarden op te stellen, begint u met het onderzoeken van de in de sector gebruikelijke lonen voor elke functie op basis van ervaring en locatie. Gebruik hiervoor hulpmiddelen zoals het Bureau voor Arbeidsstatistiek (BLS) of vacaturesites zoals Glassdoor.

Tel verplichte werkgeverskosten op, zoals loonbelastingen (sociale zekerheid, Medicare en werkloosheidsverzekering), evenals arbeidsvoorwaarden zoals een ziektekostenverzekering, pensioenbijdragen en betaald verlof.

2.2 Arbeidsvoorwaarden voor werknemers opzetten

Om arbeidsvoorwaarden voor werknemers op te zetten, brengt u eerst de wettelijk verplichte arbeidsvoorwaarden in kaart, zoals een arbeidsongevallenverzekering, werkloosheidsverzekering en bijdragen aan de sociale zekerheid.

Bekijk vervolgens welke vrijwillige arbeidsvoorwaarden u wilt aanbieden, zoals een ziektekostenverzekering, pensioenregelingen, betaald verlof en programma’s voor welzijn, op basis van de branchenormen op uw locatie(s) en uw budget.

Werk samen met betrouwbare aanbieders van arbeidsvoorwaarden die aantoonbare ervaring hebben met het bedienen van bedrijven in uw sector of van uw bedrijfsomvang.

Let ook op hoe lang ze al actief zijn en of ze gespecialiseerd zijn in specifieke soorten arbeidsvoorwaarden, zoals ziektekostenverzekeringen, pensioenregelingen of welzijnsprogramma’s.

3. Beleid en procedures

3.1 Een werknemershandboek opstellen

Maak een werknemershandleiding waarin bedrijfsbeleid, verwachtingen op de werkplek, rechten van werknemers en procedures voor bijvoorbeeld aanwezigheid, gedrag en verlof worden beschreven. Neem ook juridisch beleid op, zoals richtlijnen voor antidiscriminatie, het voorkomen van intimidatie en veiligheid op de werkplek.

Het is belangrijk dat het handboek duidelijk, beknopt en toegankelijk is en regelmatig wordt bijgewerkt wanneer het beleid verandert—Slite, Notion of andere speciaal ontwikkelde hulpmiddelen voor werknemershandboeken zijn hiervoor ideaal.

Als uw bedrijf veel werknemersbeleid moet bijhouden, kunt u overwegen een afzonderlijk werknemershandboek voor nieuwe medewerkers op te stellen om een informatieoverload op de eerste dag van uw onboardingproces te voorkomen.

3.2 Stel veiligheidsnormen op de werkplek vast

Zorg ervoor dat je werkplek voldoet aan de veiligheidsvoorschriften die zijn opgesteld door OSHA of autoriteiten die specifiek zijn voor de sector. 

Voer veiligheidsbeoordelingen uit, zorg voor de benodigde beschermingsmiddelen, stel procedures voor noodhulp op, train medewerkers regelmatig in veiligheidsprotocollen en documenteer de naleving om mogelijke overtredingen te voorkomen.

4. Klaarheid voor werving en inwerken

4.1 Stel een functieomschrijving op

Schrijf een gedetailleerde functieomschrijving waarin de verantwoordelijkheden van de functie (en hoe de medewerker bijdraagt aan het succes van de organisatie), de kwalificaties, vereiste vaardigheden en verwachte resultaten duidelijk worden beschreven.

Zorg ervoor dat je duidelijke, actiegerichte en onbevooroordeelde taal gebruikt om de juiste kandidaten aan te trekken en vanaf het begin duidelijke verwachtingen te scheppen. 

Lees meer over het opstellen van effectieve functieomschrijvingen in het uitstekende artikel van Mariya Hristova over het schrijven van een functieomschrijving.

4.2 Ontwerp een wervingsproces

Begin met het ontwikkelen van een gestructureerd wervingsproces dat het opstellen van vacatureteksten, het screenen van cv's, het voeren van sollicitatiegesprekken en het afnemen van vaardigheidstoetsen omvat.

Stel duidelijke wervingscriteria vast, bepaal welke teamleden bij het selectieproces worden betrokken en standaardiseer de beoordelingsmethoden om consistentie, eerlijkheid en naleving van arbeidswetgeving te waarborgen.

Je doet er ook goed aan om na te denken over het creëren van een wervingsproces dat geschikt is voor werken op afstand.

Wervingsproces

5.1 Vind kandidaten

Het vinden van kandidaten houdt in dat je potentiële nieuwe medewerkers zoekt via wervingsmarketing en actieve zoekstrategieën. 

Wervingsmarketing omvat het promoten van je werkgeversmerk via vacaturebanken, sociale media en de website van je bedrijf, en het regelmatig plaatsen van updates, zoals getuigenissen van medewerkers en bedrijfsvideo's, om de waarde van je organisatie als potentiële werkgever onder de aandacht te brengen.

Bij actief zoeken ga je rechtstreeks op zoek naar kandidaten via je netwerk, bestaande aanbevelingen door medewerkers, LinkedIn, professionele forums en sectorspecifieke vacaturesites.

 5.2 Selecteer kandidaten vooraf

Het voorselectieproces van kandidaten begint met het beoordelen van cv's en sollicitaties om de werkervaring, vaardigheden en opleidingsachtergrond van kandidaten te evalueren. 

Moderne sollicitantvolgsystemen kunnen deze stap helpen automatiseren door cv's te filteren en te beoordelen op basis van functiegebonden trefwoorden of vereisten, bijvoorbeeld geschiktheid. 

Na de eerste beoordeling kunnen korte telefonische of videoscreenings wervingsmanagers helpen om de communicatieve vaardigheden, beschikbaarheid en interesse in de functie van kandidaten in te schatten.

Bespreek tijdens dit gesprek de verwachtingen voor de functie en zorg ervoor dat de kandidaat de waarden van het bedrijf begrijpt.

Daarna volgt het opstellen van een voorselectie, waarbij kandidaten worden gerangschikt op basis van hun kwalificaties en de resultaten van de screening. Deze stap verkleint de groep tot de kandidaten die het meest geschikt zijn voor verdere beoordeling.

5.3 Sollicitatiegesprekken voeren

Bij sollicitatiegesprekken ontmoet je kandidaten uit de voorselectie om hun kwalificaties, vaardigheden en culturele geschiktheid te beoordelen. 

Een goed gestructureerd sollicitatiegesprek bevat vragen over technische vaardigheden, probleemoplossend vermogen en gedragskenmerken.

Gedragsgerichte sollicitatievragen kunnen inzicht geven in hoe een kandidaat zijn of haar vaardigheden heeft toegepast en met situaties uit de praktijk is omgegaan—een sterke voorspeller van toekomstig gedrag in vergelijkbare situaties en van de manier waarop de kandidaat binnen je organisatie zou werken.

Sollicitatiegesprekken kunnen individueel, virtueel of in een panel worden gevoerd, waarbij belangrijke teamleden en besluitvormers betrokken zijn.

Om eerlijkheid te waarborgen, moeten beoordelaars een gestandaardiseerd scoresysteem of feedbackformulier gebruiken. Zo wordt elke kandidaat aan de hand van dezelfde criteria beoordeeld, wat een objectief en inclusief selectieproces bevordert.

Lees meer in Hristova's uitstekende artikel over het voeren van een sollicitatiegesprek.

5.4 Een aanbod doen

Je hebt een match gevonden, nu breekt de enigszins zenuwslopende fase aan waarin je een aanbod doet. Zoals Hristova aangeeft in haar uitstekende artikel over het doen van een baanaanbod, kun je iemand het beste eerst bellen om diegene op de hoogte te stellen voordat je een formele brief verstuurt met de  functietitel, het salaris, de startdatum, arbeidsvoorwaarden en overige arbeidsvoorwaarden.

Ik raad je ten zeerste aan het artikel van Hristova te lezen. Het helpt je deze cruciale fase goed aan te pakken en meer van de kandidaten die je wilt aan te nemen.

5.5 Achtergrond- en geschiktheidscontroles

Voordat je de aanstelling officieel maakt, voer je achtergrond- en geschiktheidscontroles uit om de kwalificaties van de kandidaat en diens wettelijke werkstatus te verifiëren.

De arbeids- en opleidingsgeschiedenis moet worden bevestigd aan de hand van officiële gegevens of gerenommeerde verificatiediensten.

Referentiecontroles geven inzicht in de eerdere werkprestaties, werkethiek en het karakter van de kandidaat door contact op te nemen met voormalige werkgevers of professionele contacten.

Wettelijke geschiktheidscontroles omvatten het verifiëren van het recht om te werken met behulp van Form I-9 in de VS, of het controleren of de juiste visa en vergunningen aanwezig zijn.

Als controles van het strafrechtelijke verleden vereist zijn, zorg er dan voor dat je de relevante wetgeving naleeft en dat de controles passend zijn voor de functie (software voor achtergrondcontroles of diensten voor drugstests kunnen hierbij helpen).

Transparantie over het proces wekt vertrouwen en zorgt ervoor dat kandidaten gedurende het hele proces goed geïnformeerd zijn.

Nadat je werknemers hebt aangenomen

6.1 Nieuwe medewerkers melden

Nog meer administratie, hoera! Dit moeten jij en de nieuwe medewerker vanuit juridisch oogpunt regelen:

Voor de werkgever (jouw verantwoordelijkheden):

• Vul Form I-9 in (verificatie van werkgeschiktheid):
  • Je moet de identiteit van de werknemer en diens wettelijke toestemming om in de VS te werken verifiëren.
  • Controleer en bewaar ondersteunende documenten, zoals paspoorten of rijbewijzen.
• Meld de nieuwe medewerker bij je staat:
  • Registreer de werknemer binnen 20 dagen na indiensttreding (of eerder, afhankelijk van je staat) bij het meldprogramma voor nieuwe medewerkers van je staat.
• Richt de salarisadministratie in:
  • Registreer je voor federale en lokale loonbelastingrekeningen als je dat nog niet hebt gedaan.
• Sluit een werknemerscompensatieverzekering af:
  • Sluit deze verzekering af als dit in je staat verplicht is. De verzekering dekt werkgerelateerde verwondingen of ziekten.
• Hang verplichte affiches op de werkplek op:
  • Hang mededelingen over federale en lokale arbeidswetgeving op een zichtbare plaats op. Deze gaan onder meer over het minimumloon, veiligheid op de werkplek en antidiscriminatiebeleid.
• Maak een personeelsdossier aan:
  • Houd een vertrouwelijk dossier voor de werknemer bij met onder meer ingevulde formulieren, ondertekende aanbiedingsbrieven en prestatiegegevens.
• Bied verplichte arbeidsvoorwaarden aan (indien van toepassing):
  • Bied arbeidsvoorwaarden zoals een zorgverzekering, pensioenregelingen en betaald verlof aan als dit wettelijk of volgens het bedrijfsbeleid verplicht is.

Voor de werknemer (hun verantwoordelijkheden)

1. Vul formulier W-4 in (verklaring van inhoudingen voor werknemers):
   • Dit formulier bepaalt hoeveel federale inkomstenbelasting op hun loon moet worden ingehouden.
2. Vul indien van toepassing de formulieren voor inhouding van staatsbelastingen in:
   • Afhankelijk van de staat moeten werknemers mogelijk staatsspecifieke formulieren voor inhoudingen invullen.
3. Lever de documenten voor formulier I-9 aan:
   • De werknemer moet binnen drie dagen na indiensttreding geldige documenten aanleveren waaruit hun identiteit en werkvergunning blijken.
4. Schrijf je in voor arbeidsvoorwaarden (indien aangeboden):
   • Werknemers moeten door het bedrijf gesponsorde arbeidsvoorwaarden, zoals een ziektekostenverzekering, pensioenregelingen en betaald verlof, bekijken en zich daarvoor inschrijven.
5. Onderteken de aanbiedingsbrief/arbeidsovereenkomst:
   • Indien vereist moeten ze de functie formeel aanvaarden door de arbeidsovereenkomst of aanbiedingsbrief te ondertekenen.
6. Bevestig kennisname van bedrijfsbeleid:
   • Werknemers moeten indien van toepassing bevestigingen ondertekenen voor belangrijk beleid, zoals beleid tegen intimidatie, vertrouwelijkheid en veiligheid op de werkplek.

6.2 Inwerken

Het inwerken omvat enkele van de hierboven genoemde wettelijke en administratieve vereisten, maar draait er vooral om dat je nieuwe medewerker zo goed mogelijk van start gaat.

Dit betekent dat je hun de middelen, kennis en ondersteuning biedt die nodig zijn om succesvol te zijn. Veelvoorkomende onderdelen zijn functiegerichte training, kennismaking met teamleden en een overzicht van de bedrijfscultuur, waarden en verwachtingen. 

Een goed gestructureerd inwerkprogramma verbetert de betrokkenheid van werknemers, de tevredenheid over het werk en het behoud van werknemers op de lange termijn. Lees meer in ons artikel over het creëren van een effectief inwerkprogramma voor de eerste 30, 60 en 90 dagen.

Werknemers aannemen: 5 beste werkwijzen

Mensen zijn mensen en ze doen vreemde dingen. Wat hen motiveert is niet altijd duidelijk en het leven gebeurt nu eenmaal.

Succesvolle werving van begin tot eind is gebaseerd op vertrouwen, transparantie, organisatie, doorzettingsvermogen en communicatie.

Hier zijn enkele beste werkwijzen om het talent dat je nodig hebt aan te trekken en te behouden:

1. Stel een EVP op 

Een werkgeverswaardepropositie (EVP) is een reeks unieke voordelen en aanbiedingen die een werkgever belooft aan werknemers te leveren in ruil voor hun vaardigheden, expertise en betrokkenheid.

Het is in wezen de waarde die een organisatie aan haar werknemers biedt in ruil voor hun bijdragen.

De EVP helpt talent aan te trekken, te behouden en te betrekken door effectief te communiceren wat de organisatie tot een aantrekkelijke plek om te werken maakt en dit uit te dragen. De EVP omvat verschillende onderdelen, zoals:

• Doel, visie en missie
• Organisatiewaarden
• Totale beloning
• Cultuur
• Mogelijkheden voor loopbaanontwikkeling
• Flexibiliteit
• Balans tussen werk en privéleven
• De algehele werknemerservaring. 

Voor meer diepgang raad ik Hristova’s uitstekende gids over het opstellen van een EVP aan.

2. Bouw een sterk werkgeversmerk op

Na het opstellen van je EVP volgt het opbouwen van je werkgeversmerk.

In essentie is je werkgeversmerk je reputatie als werkgever. Het gaat erom hoe je jezelf presenteert op sociale media, in functieomschrijvingen, tijdens sollicitatiegesprekken en in alles wat op kandidaten is gericht.

Het gaat ook om hoe je je als bedrijf gedraagt. Handel je ethisch, worden werknemers goed behandeld en leef je volgens je waarden?

Een citaat over branding dat me altijd is bijgebleven, is van Warren Buffet: “Het duurt 20 jaar om een reputatie op te bouwen en vijf minuten om die te ruïneren. Als je daarover nadenkt, ga je dingen anders doen.”

Voor meer diepgang kun je Mariya’s gids over werkgeversbranding bekijken.

3. Gebruik een gestructureerd sollicitatieproces

We hebben hierboven al het belang van sollicitatiegesprekken aangestipt en ik wil dat hier nogmaals benadrukken.

Het opbouwen van een consistente structuur voor sollicitatiegesprekken is belangrijk om ervoor te zorgen dat alle kandidaten op basis van dezelfde criteria worden beoordeeld. Dit draagt bij aan een consistente kandidaatervaring, helpt vooroordelen te verminderen en kan het proces eerlijker maken.

4. Benut technologie

In de beginfase kun je waarschijnlijk volstaan met een eenvoudig personeelsbeheersysteem om je team op te bouwen. Personeelsbeheersystemen bieden op zichzelf al tal van voordelen.

Als het aantal aanwervingen echter toeneemt, zijn er enkele nuttige hulpmiddelen die het proces voor alle betrokken partijen kunnen verbeteren en KPI's voor werving kunnen bijhouden, zodat je inspanningen afgestemd blijven op de bedrijfsdoelen.

De onbetwiste koning(in) van wervingssoftware is het sollicitatievolgsysteem (ATS). Deze systemen gebruiken hulpmiddelen voor wervingsautomatisering om vacatures te plaatsen, sollicitatiegesprekken in te plannen, kandidaten tijdens het hele wervingsproces te volgen en met hen te communiceren, cv's te screenen en feedback te interpreteren.

5. Schakel professionals in

Werven is berucht lastig, vooral het vinden van kandidaten, dus soms is het voordelig om een professional in dienst te nemen of in te huren. Afhankelijk van je wervingsbudget heb je hierbij enkele opties:

• Bouw een intern wervingsteam op.
• Schakel een gespecialiseerd wervingsbureau in, op basis van een overeenkomst met vaste vergoeding of betaling bij succesvolle plaatsing. Deze bureaus zijn vooral handig voor het werven van leidinggevenden of moeilijk te vinden kandidaten.
• Maak gebruik van een professionele werkgeversorganisatie of een formele werkgever. Deze zijn bijzonder nuttig voor het werven van talent buiten je eigen rechtsgebied.

Lees voor meer informatie ons artikel over het inhuren van een recruiter, het aannemen van een manager of het aannemen van een assistent.

Abonneer je op de nieuwsbrief van People Managing People

Blijf op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van werving door je te abonneren op onze wekelijkse nieuwsbrief voor HR- en bedrijfsleiders.

Je ontvangt al onze nieuwste content om je te helpen groeien in je carrière en meer impact te maken binnen je organisatie.