Zakelijke uitgaven: wat is aftrekbaar & wat niet
Of je nu ondernemer bent en een klein bedrijf runt, of een W-2-werknemer die aanspraak wil maken op een belastingaftrek voor je nevenactiviteit, inzicht in de ins en outs van zakelijke uitgaven zoals verzekeringen, huur en materialen is belangrijk.
In dit artikel leg ik uit welke uitgaven (niet) aftrekbaar zijn, samen met voorbeelden om je op weg te helpen, zodat je geen mogelijkheden voor besparingen misloopt of tegen mogelijke problemen met de belastingautoriteiten aanloopt.
Let op: dit artikel is van toepassing op bedrijven in de Verenigde Staten en is bedoeld als leidraad. Raadpleeg een belastingadviseur en gebruik software voor uitgavenbeheer om ervoor te zorgen dat je financiële rapportage en rapportage van uitgaven voldoet aan de voorschriften van de IRS.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Wat zijn zakelijke uitgaven?
Zakelijke uitgaven zijn de kosten die worden gemaakt tijdens het runnen van een bedrijf met winstoogmerk. Het berekenen van je zakelijke uitgaven en het aftrekken ervan van de omzet van je bedrijf, vaak aangeduid als aftrekposten, kan helpen om je belastingdruk te verlagen.
Niet alle zakelijke uitgaven zijn echter gelijk. Om als fiscaal aftrekbaar te worden aangemerkt, moeten je uitgaven worden beschouwd als 'gewone en noodzakelijke' kosten die verband houden met het exploiteren van een bedrijf, zoals uiteengezet in de Amerikaanse belastingwetgeving (IRC).
Effectief uitgavenbeheer draait niet alleen om kosten besparen—het gaat om het nemen van strategische financiële beslissingen die bedrijfsgroei, het welzijn van medewerkers en duurzaamheid op de lange termijn ondersteunen.
Inzicht in soorten zakelijke uitgaven
In dit gedeelte bespreek ik twee soorten zakelijke uitgaven: aftrekbare en niet-aftrekbare. Voor beide geef ik een definitie en enkele voorbeelden.
Aftrekbare zakelijke uitgaven
Aftrekbare zakelijke uitgaven zijn uitgaven die van je zakelijke belastingen kunnen worden afgetrokken. Hieronder vallen de kosten van zaken die je bedrijf indirect heeft gebruikt om goederen of diensten te leveren, maar houd er rekening mee dat ze als 'gewoon en noodzakelijk' moeten worden beschouwd.
- Volgens de IRS wordt een gewone uitgave beschouwd als “gebruikelijk en geaccepteerd” (d.w.z. niet ongebruikelijk) binnen je vakgebied of bedrijfstak.
- De IRS definieert een noodzakelijke uitgave als een uitgave die “nuttig en passend” is bij het uitvoeren van zakelijke activiteiten in je bedrijfstak.
Aftrekbare zakelijke uitgaven kunnen je belastingdruk aanzienlijk verlagen. Inzicht in regels voor fiscale naleving kan kostbare controles en boetes helpen voorkomen—het bijhouden van nauwkeurige administratie is essentieel. Overweeg om betrouwbare software voor zakelijke belastingen te gebruiken om deze uitgaven effectief te beheren en nauwkeurig bij te houden en aan de voorschriften te voldoen.
Voorbeelden van aftrekbare zakelijke uitgaven:
Verschillende bedrijfstakken hebben unieke aftrekbare uitgaven, van aftrekposten voor een thuiskantoor voor thuiswerkers tot belastingkredieten voor onderzoek en ontwikkeling voor technologiebedrijven. Voorbeelden van aftrekbare zakelijke uitgaven zijn onder andere:
- Salarissoftware en onkosten
- Programma's voor werknemersvoordelen
- Voorzieningen, benodigdheden en materialen
- Huur van panden en apparatuur
- Bedrijfsverzekering
- Advertentie- en marketingkosten
- Liefdadigheidsbijdragen
- Commissies (aanvullend loon)
- Zakelijke reiskosten
- Opleidingskosten voor werknemers
- Trainingskosten voor werknemers
- Huur van apparatuur
- Rente betaald over bepaalde zakelijke leningen, zakelijke creditcards en hypotheken op panden die door het bedrijf (of de eenmanszaak) zijn gekocht.
- Maaltijden
De Amerikaanse belastingdienst (IRS) biedt gedetailleerde richtlijnen over welke kosten kunnen worden opgevoerd om je belastingverplichting te verlagen in Publicatie 535 (2021), Zakelijke kosten. Raadpleeg de volledige lijst met IRS-publicaties voor meer informatie.
Tip voor kleine bedrijven: Het verlagen van zakelijke kosten kan helpen de winstgevendheid te verbeteren. Investeren in de beste salarisdiensten voor kleine bedrijven kan helpen de salariskosten te verlagen.
Professionele tip: Overweeg softwareoplossingen te gebruiken om kosten bij te houden en erover te rapporteren. Hier lees je hoe software voor kostenbeheer werkt.
Een kort verhaal
Om dit voor je tot leven te brengen, ga ik je vertellen over een vriendin van mij, Katherine, die vanuit haar huis een HR-adviesbureau runt waarin zij de enige werknemer op de loonlijst is.
Het effectief beheren van kosten is al lange tijd cruciaal voor het behouden van winstgevendheid voor kleine bedrijven zoals dat van Katherine. Omdat ze het bedrijf vanuit huis runt, richtte ze zich aanvankelijk op het bijhouden van voor de hand liggende kosten, zoals kantoorbenodigdheden en internetkosten.
Al snel besefte ze echter dat er extra mogelijkheden waren om aftrekposten te maximaliseren.
Na haar eerste gesprek met een nieuwe accountant realiseerde ze zich dat ze een deel van haar woonlasten, zoals hypotheekrente, nutsvoorzieningen en onroerendgoedbelasting, als zakelijke kosten kon opvoeren.
Dit veranderde alles. Ze berekende nauwgezet de vierkante meters van haar thuiskantoor in verhouding tot de totale woonoppervlakte van haar huis om het aftrekbare percentage te bepalen.
Katherine begon ook de kilometers voor zakelijke reizen bij te houden, iets wat ze eerder over het hoofd had gezien, en nam zakelijke maaltijden en netwerkevenementen op. In het begin was het een beetje vervelend om al die bonnetjes bij te houden.
Maar nadat ik haar enkele oplossingen voor kostenbeheer had laten zien, vond ze uiteindelijk een oplossing waarmee ze haar kosten eenvoudiger nauwkeurig kon categoriseren en documenteren, zonder dat ze een enorm bestand met papieren bonnetjes nodig had.
Deze proactieve aanpak van kostenbeheer verbeterde niet alleen Katherines vermogen om haar financiën bij te houden en haar middelen in realtime te beheren, maar verlaagde ook aanzienlijk haar belastbare inkomen, waardoor ze meer kon herinvesteren in de groei van het bedrijf.
Advies over aftrekbare zakelijke kosten
Bij het aftrekken van kosten is het goed om te onthouden dat sommige kosten volledig aftrekbaar zijn, andere slechts gedeeltelijk aftrekbaar zijn en weer andere niet kunnen worden afgetrokken in hetzelfde jaar waarin ze zijn gemaakt.
Bepaalde uitgaven (bijv. gekapitaliseerde bedrijfsmiddelen) moeten gedurende meerdere jaren worden afgeschreven met behulp van afschrijving (of amortisatie voor immateriële activa).
Het is ook belangrijk om op te merken dat welke uitgaven aftrekbaar zijn, afhankelijk is van de structuur van het bedrijf. Dit betekent dat de toegestane aftrekposten en vereisten voor het financiële HR-rapportagesysteem verschillen tussen eenmanszaken, vennootschappen, besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (LLC's) en ondernemingen (s-corporations en c-corporations).
Inzicht in de relatieve belastingvoordelen en de administratieve last—en de bijbehorende kosten—van elk van deze bedrijfsstructuren kan van doorslaggevend belang zijn bij het opzetten van je bedrijf, zodat belastingefficiëntie wordt gecombineerd met de beschikbare middelen.
Niet-aftrekbare zakelijke uitgaven
Niet-aftrekbare zakelijke uitgaven zijn uitgaven die niet van je bedrijfsbelastingen kunnen worden afgetrokken. Alles wat te maken heeft met persoonlijke activiteiten of persoonlijke uitgaven is een niet-aftrekbare uitgave. Hieronder heb ik voorbeelden van deze uitgaven voor je opgesomd.
Voorbeelden van niet-aftrekbare uitgaven
- Verwachte verplichtingen (of reserves voor verwachte verplichtingen)
- Bepaalde juridische kosten (bijv. kosten die zijn gemaakt tijdens het verwerven van een bedrijfsmiddel)
- Clubcontributies en lidmaatschapskosten (met bepaalde uitzonderingen)
- Sloopkosten of verliezen
- Onderwijskosten die zijn gemaakt om aan de minimale wettelijke vereisten voor het uitvoeren van bedrijfsactiviteiten te voldoen
- Overheidsboetes (bijv. kosten voor te late indiening)
- Illegale activiteiten (bijv. steekpenningen en smeergeld)
- Lobbykosten
- Persoonlijke uitgaven (tenzij de uitgave gedeeltelijk zakelijke doeleinden dient)
- Politieke donaties
Waarom je zakelijke uitgaven moet bijhouden
Er zijn grote voordelen verbonden aan het regelmatig controleren van de inkomsten en uitgaven van je bedrijf (en niet alleen tijdens het belastingseizoen):
- Het is gemakkelijker om de exacte details en omstandigheden van een transactie te onthouden
- De kans dat je belangrijk bewijsmateriaal, zoals papieren bonnen, kwijtraakt is kleiner
- Met nauwkeurige gegevens kun je toekomstige uitgaven plannen en binnen budget blijven
- Het is gemakkelijker om de winstgevendheid (of het gebrek daaraan) van je bedrijf te voorspellen en bij te sturen
Naast het verminderen van je administratieve last tijdens het belastingseizoen, kan dit ook leiden tot snellere verwerkingstijden voor de vergoeding van werknemers, wat het moreel ten goede komt.
Het gebruik van gratis HR-software of software voor onkostenbeheer voor kleine bedrijven kan je helpen om HR-gerelateerde uitgaven nauwlettend in de gaten te houden zonder, juist, extra uitgaven te maken!
Hoe je zakelijke uitgaven rapporteert
Een duidelijk en transparant beleid voor onkostenvergoedingen zorgt ervoor dat werknemers eerlijk worden gecompenseerd voor zakelijke kosten en dat tegelijkertijd aan de regelgeving wordt voldaan. Zo doe je dit zelf:
Stap 1: Stel je resultatenrekening op
Zakelijke uitgaven worden vermeld in de resultatenrekening van je bedrijf, waarin al je inkomsten en uitgaven moeten worden geregistreerd. Dit is een financieel overzicht van winst en verlies (P&L) dat wordt gebruikt om de financiële gezondheid van je bedrijf te berekenen. Om dit op te stellen, hoef je alleen maar:
- Kies een rapportageperiode: doorgaans op jaar-, kwartaal- of maandbasis.
- Genereer een standaardproefbalansrapport: gebruik je boekhoudsoftware om het eindsaldo van elke rekening in het grootboek voor de rapportageperiode op te sommen.
- Bereken je omzet: bereken al het geld dat je tijdens de rapportageperiode met je diensten hebt verdiend, zelfs als je nog niet alle betalingen hebt ontvangen.
Stap 2: Categoriseer je winst-en-verliesrekening
Zodra je het grootste deel van je winst-en-verliesrekening hebt opgesteld, registreer je je bedrijfskosten per categorie. Deze categorieën omvatten:
- Directe kosten of kostprijs van de omzet (COGS) zoals arbeidskosten, materiaalkosten, de overheadkosten van bedrijfspanden, opslag enzovoort. Deze worden afgetrokken van de totale omzet van je bedrijf om je brutowinst of brutowinst te bepalen.
- Indirecte kosten zoals algemene kosten, marketingkosten en directievergoedingen worden afgetrokken van de brutowinst om de bedrijfswinst te bepalen.
- Afschrijvingen en amortisatie worden gebruikt om respectievelijk materiële en immateriële bedrijfsmiddelen over meerdere jaren als kosten op te nemen. Deze bedrijfsmiddelen omvatten vastgoed, meubilair, apparatuur, voertuigen enzovoort (materieel), evenals octrooien, handelsmerken, licenties voor intellectueel eigendom, software voor bedrijfsbeheer enzovoort (immaterieel).
4. Rente is de laatste kostenpost die van het inkomen van een bedrijf wordt afgetrokken.
Stap 3: Kies een boekhoudmethode
Je moet ook beslissen welke boekhoudmethode je gebruikt bij het rapporteren van je inkomsten en uitgaven. De twee basisboekhoudmethoden zijn kasboekhouding en boekhouding op transactiebasis:
- Kasboekhouding: je rapporteert inkomsten in hetzelfde belastingjaar waarin je ze hebt ontvangen en trekt uitgaven doorgaans in hetzelfde belastingjaar af en/of activeert ze in dat jaar.
- Boekhouding op transactiebasis: je rapporteert inkomsten doorgaans in het belastingjaar waarin je ze verdient, zelfs als je de daadwerkelijke betaling pas in een later jaar ontvangt. Op dezelfde manier trek je uitgaven over het algemeen af en/of activeer je ze in het belastingjaar waarin je ze hebt gemaakt, ongeacht of je ze dat jaar hebt betaald of niet.
Raadpleeg voor gedetailleerde informatie over de verschillende boekhoudmethoden (en perioden) die door de IRS worden erkend deze pdf van Publicatie 583 (herzien in januari 2022). Om recente updates te bekijken, kun je Over Publicatie 583 als actieve informatiebron opslaan.
Zo houd je bedrijfskosten bij
Hoewel het aftrekken van je bedrijfskosten de beste manier is om je belastingaanslag te verlagen, is het cruciaal dat je nauwkeurige gegevens van al je transacties bijhoudt. De IRS kan besluiten je te controleren om na te gaan of je rapporten overeenkomen met je werkelijke uitgaven.
Naast het gebruik van een vorm van software voor kostenbeheer, volgen hier enkele tips en beste werkwijzen om bedrijfskosten correct bij te houden:
- Houd je bedrijfsfinanciën gescheiden van je persoonlijke uitgaven. Met een aparte zakelijke bankrekening wordt het bijhouden van je zakelijke uitgaven eenvoudiger.
- Bereken het gebruiksaandeel en claim het zakelijke deel als een uitgave gedeeltelijk zakelijke en gedeeltelijk persoonlijke doeleinden dient (bijvoorbeeld je thuiskantoor of de rekening van je mobiele provider).
- Bewaar al je bonnetjes en digitaliseer ze. Om te voorkomen dat je ze kwijtraakt, kun je foto's maken en ze online opslaan. Met de meeste moderne HR- en boekhoudsoftware kun je een foto maken en deze rechtstreeks uploaden.
- Bewaar je facturen en bonnetjes geordend. Sorteer ze bij voorkeur eerst per maand en vervolgens per uitgavencategorie in mappen. Zo kun je de details en bewijsstukken van elke transactie later gemakkelijk terugvinden.
- Maak gedetailleerde aantekeningen. Zelfs als je denkt dat je alle details van elke transactie zult onthouden, kun je aantekeningen maken met de datum, uitgavencategorie en het doel van de uitgave, bijvoorbeeld een klant entertainen, benzine voor de bedrijfsauto enzovoort.
- Controleer je administratie zo vaak mogelijk. Zelfs als je software gebruikt die een groot deel van het proces automatiseert, is het een goed idee om je administratie regelmatig te controleren, te verifiëren of deze klopt en alles wat verkeerd is gelabeld opnieuw te categoriseren.
- Stel een formeel werkproces op voor het bijhouden van uitgaven en het afstemmen van je administratie. Breng in kaart welke taken dagelijks/onmiddellijk (bijvoorbeeld bonnetjes uploaden), wekelijks, maandelijks, per kwartaal, halfjaarlijks en jaarlijks moeten worden uitgevoerd.
- Overweeg te investeren in software voor onkostendeclaraties. Deze registreert uitgaven, slaat bonnetjes op, categoriseert transacties automatisch en laat je je financiën in dashboards en grafieken bekijken. Ook wordt het gemakkelijker om rapporten te genereren.
Bekijk voor meer informatie over het bijhouden van zakelijke uitgaven IRS-publicatie 583 (01/2021), Een bedrijf starten en administratie bijhouden.
Ga ervoor en trek af (of niet)
Kortom: het berekenen van je zakelijke uitgaven en het aftrekken ervan van de omzet van je bedrijf kan je een belastingvoordeel opleveren — dat is geld dat opnieuw in je bedrijf kan worden geïnvesteerd. Houd deze punten in gedachten:
- Er zijn twee soorten zakelijke uitgaven: aftrekbare en niet-aftrekbare
- Je zakelijke uitgaven worden via je winst-en-verliesrekening gerapporteerd
- Controleer je uitgaven regelmatig en houd alles uiterst goed geordend
Als je dit artikel nuttig vond, abonneer je dan op de nieuwsbrief van People Managing People voor meer diepgaande inhoud over organisatieontwikkeling.
