10 funkcji systemów HRIS, o których musisz wiedzieć
HRIS (system informacji kadrowych) to oprogramowanie, które pomaga zarządzać podstawowymi zadaniami HR, takimi jak płace, świadczenia, dane pracowników i rekrutacja, w jednym miejscu. W tym artykule dowiesz się dokładnie, jakie są funkcje HRIS, jak działają oraz jak mogą sprawić, że codzienne procesy HR staną się prostsze i bardziej efektywne.
Czym jest system informacji kadrowych?
HRIS (system informacji kadrowych) to rodzaj oprogramowania HR używanego przez organizacje do przechowywania i zarządzania danymi pracowników.
Służy jako centralne repozytorium dokumentacji pracowników i pomaga automatyzować oraz usprawniać różne zadania HR.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Korzyści z HRIS
Systemy HRIS są kluczowymi elementami cyfrowej transformacji HR. Nawet małe startupy mogą skorzystać z podstawowego systemu HRIS, a dla większych organizacji jest on niezbędny. Najważniejsze korzyści z korzystania z HRIS obejmują:
- Scentralizowane dane: Zapewnia jedno miejsce dla wszystkich systemów baz danych rekrutacyjnych, poprawiając dostępność i organizację.
- Większa efektywność: Automatyzuje zadania HR, takie jak wprowadzanie informacji o pracownikach, ograniczając pracę ręczną i oszczędzając czas.
- Większa dokładność: Minimalizuje błędy ludzkie w obszarach takich jak płace, frekwencja i prowadzenie dokumentacji.
- Lepsze podejmowanie decyzji: Dostarcza danych i raportów wspierających strategie zarządzania talentami.
- Samodzielna obsługa pracowników: Umożliwia pracownikom dostęp do własnych informacji i zarządzanie nimi, zmniejszając obciążenie działu HR.
- Wsparcie zgodności z przepisami: Pomaga zapewnić, że organizacja spełnia wymagania prawne i regulacyjne.
- Oszczędności kosztów: Ogranicza koszty administracyjne dzięki usprawnieniu procesów HR i zmniejszeniu ilości dokumentacji papierowej.
- Skalowalność: Pomaga organizacjom dostosować się do rozwoju dzięki elastycznym modułom.
- Większe zaangażowanie pracowników: Zwiększa satysfakcję pracowników dzięki łatwemu dostępowi do danych osobowych i usług HR.
10 najważniejszych funkcji HRIS
Przyjrzyjmy się, jak HRIS może przynieść korzyści Twojej firmie dzięki tym 10 kluczowym funkcjom.
1. Podstawowe funkcje HR
Podstawowe funkcje HR odnoszą się do podstawowych zadań realizowanych przez dział HR, związanych z informacjami o pracownikach:
- Dane osobowe
- Szczegóły dotyczące stanowiska
- Umowy
- Wizy, pozwolenia na pracę i formularze I-9 (w Stanach Zjednoczonych).
- Historia szkoleń i certyfikatów.
HRIS oszczędza czas specjalistów HR, przechowując wszystkie informacje o pracownikach w jednym centralnym, łatwo dostępnym miejscu (Twojej bazie danych HR), a także umożliwiając samodzielną obsługę pracowników, co pozwala zaoszczędzić jeszcze więcej czasu (pracownicy mogą aktualizować własne informacje, rezerwować urlopy itd.).
Analityk HRIS (więcej informacji na ten temat znajdziesz później) może tworzyć różne raporty, aby dostarczać informacji na temat zarządzania personelem, trendów biznesowych i przyszłych potrzeb, analizując podstawowe dane HR, takie jak dane demograficzne, wskaźniki rotacji, wymagania dotyczące stanowisk, a nawet umiejętności.
2. Planowanie grafiku pracowników
HRIS umożliwia menedżerom tworzenie, modyfikowanie i udostępnianie grafików z uwzględnieniem dyspozycyjności pracowników, urlopów i przepisów prawa pracy.
Najważniejsze funkcje często obejmują narzędzia do zamiany zmian, alerty o konfliktach, aktualizacje w czasie rzeczywistym oraz integracje z systemami ewidencji czasu pracy, aby zapewnić dokładne planowanie grafików i zarządzanie personelem.
3. Płace
System HRIS może pomóc w obsłudze płac poprzez automatyzację obliczeń oraz zapewnienie dokładności i zgodności z przepisami.
Integruje dane dotyczące czasu pracy i obecności, takie jak liczba przepracowanych godzin, nadgodziny i potrącenia, aby usprawnić obliczanie wynagrodzeń i zapewnić zgodność podatkową.
Dodatkowo ogranicza liczbę błędów, obsługuje wpłaty bezpośrednie oraz zapewnia szczegółowe raporty płacowe na potrzeby sprawnego zarządzania finansami.
4. Zarządzanie świadczeniami
Oprogramowanie HRIS zapewnia pracownikom opcje samoobsługowe umożliwiające przeglądanie informacji o świadczeniach oraz usprawnia okresy otwartego naboru.
Pracownicy mogą wprowadzać zatwierdzone zmiany w informacjach dotyczących świadczeń, gdy zachodzą zmiany życiowe.
Funkcja ta pozwala również pracownikom wyszukiwać informacje o świadczeniach, gdy mają pytania dotyczące takich kwestii jak:
- Ubezpieczenie medyczne
- Ubezpieczenie na życie
- Świadczenia z tytułu niepełnosprawności
- Informacje o świadczeniach dla osób pozostających na utrzymaniu.
5. Szkolenia i rozwój
Moduły szkoleniowe HRIS pomagają tworzyć i rozpowszechniać wymagane szkolenia oraz śledzić kwalifikacje, certyfikaty i umiejętności członków zespołu.
Funkcje szkoleniowe HRIS umożliwiają również szybkie rozpowszechnianie zaktualizowanych zasad i procedur.
Rozwiązania takie jak Lattice poniżej umożliwiają tworzenie ścieżek rozwoju przywództwa, ułatwiając uruchamianie indywidualnych planów rozwoju kariery powiązanych z ciągłym zarządzaniem efektywnością.
Ponadto narzędzia można zintegrować z (systemem zarządzania nauczaniem), aby zgromadzić dostępne szkolenia i transkrypcje w jednym, łatwo dostępnym miejscu.
6. Zarządzanie efektywnością
Potrzeby związane z zarządzaniem efektywnością, takie jak wyznaczanie celów, samooceny i anonimowe ankiety, są dostępne za pośrednictwem systemu HRIS.
Funkcje te umożliwiają zespołom przeprowadzanie ocen efektywności, dzielenie się informacjami zwrotnymi i wyznaczanie celów.
Choć ważne jest prowadzenie angażujących spotkań oceniających z pracownikami, niektóre obszary ocen efektywności pracownik może uzupełnić samodzielnie – to skuteczny sposób na zachęcenie do szczerej refleksji i zwiększenie zaangażowania.
Ponadto oszczędza to czas i usprawnia cały proces.
Aby kompleksowo podejść do zarządzania zasobami ludzkimi, zapoznaj się z wybraną przez nas listą platform oprogramowania HR, które można płynnie zintegrować z systemem HRIS.
7. Ewidencja czasu pracy i zarządzanie urlopami
Oprogramowanie HRIS umożliwia łatwą i dokładną ewidencję czasu pracy oraz monitorowanie wykorzystanego urlopu.
Funkcja ta zwiększa samodzielność pracowników. Członkowie zespołu samodzielnie składają wnioski urlopowe do zatwierdzenia, a czas jest oszczędzany dzięki ograniczeniu potrzeby wymiany wiadomości e-mail, wykonywania połączeń telefonicznych i obsługi wniosków składanych osobiście.
8. Rekrutacja
Wdrożenie systemu HRIS zmienia zasady gry w rekrutacji dzięki pozyskiwaniu kandydatów i funkcjom śledzenia kandydatów:
- Twórz ogłoszenia o pracę i automatycznie publikuj je na wielu portalach z ofertami pracy
- Stosuj standardy selekcji do otrzymanych aplikacji
- Gromadź życiorysy i dane kandydatów
- Śledź postępy kandydatów w procesie rekrutacji
- Twórz bazę kandydatów na potrzeby przyszłych rekrutacji.
Funkcje oprogramowania rekrutacyjnego sprawiają, że oprogramowanie HRIS jest szczególnie korzystne dla firm o wysokiej rotacji pracowników, ponieważ możesz usprawnić praktyki rekrutacyjne i oczekiwania dotyczące standardów pracowniczych bez konieczności inwestowania dużej ilości czasu i zasobów.
9. Wdrażanie pracowników
System HRIS usprawnia proces wdrażania pracowników, automatyzując gromadzenie dokumentów i umożliwiając nowo zatrudnionym osobom wypełnianie formularzy oraz dokumentów online.
Ułatwia stosowanie spójnych procedur wdrożeniowych, pomagając śledzić postępy i zapewniając terminowe wykonanie wszystkich niezbędnych zadań, takich jak sprawdzanie przeszłości i szkolenia.
System zapewnia również nowym pracownikom dostęp do najważniejszych zasad i zasobów firmy, poprawiając ich zrozumienie swojej roli oraz kultury organizacyjnej.
More Articles
10. Zgodność z przepisami
System HRIS pomaga organizacjom zachować zgodność z przepisami HR, zapewniając aktualizacje dotyczące zmian regulacyjnych, informując organizację o nowych wymaganiach i generując szczegółowe raporty na potrzeby audytów.
Ponadto system HRIS śledzi certyfikaty, szkolenia i dokumentację prawną, aby zapewnić, że pracownicy spełniają wymagane kwalifikacje i standardy bezpieczeństwa.
Wybór systemu HRIS
Rozwiązania HRIS oferują opcje dopasowane do konkretnych potrzeb Twojej firmy. Aby pomóc Ci wybrać najlepsze rozwiązanie HRIS, warto wziąć pod uwagę takie aspekty jak cena systemu HRIS oraz zadać sobie pytania takie jak:
- Ilu masz pracowników? Być może lepszym rozwiązaniem będzie system HRIS dla małych firm?
- Jakie są potrzeby Twojej firmy, np. oszczędność czasu na zadaniach administracyjnych i zapewnienie lepszych doświadczeń pracowników? Pomoże Ci to określić listę potrzebnych funkcji
- Jakie masz plany rozwoju?
- Jaki masz budżet?
- Jakiego zwrotu z inwestycji (ROI) oczekujesz?
- Kto będzie korzystać z nowego narzędzia? Czy będzie ono musiało obejmować różne jurysdykcje?
- Z którymi narzędziami w Twoim stosie technologicznym HR oprogramowanie zastąpi istniejące rozwiązania lub będzie musiało się integrować?
Pełny proces znajdziesz w naszym artykule dotyczącym wyboru oprogramowania HR lub możesz dokładniej zapoznać się z różnicami między systemami HRIS, HRMS i HCM, aby lepiej określić, jaki rodzaj oprogramowania do zarządzania zasobami ludzkimi najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.
Uzyskanie certyfikatu HRIS może również wyposażyć Cię w wiedzę potrzebną do pełnego wykorzystania możliwości systemów HRIS.
10 Lista najlepszych systemów HRIS
Oto lista najlepszych systemów HRIS usprawniających kluczowe funkcje HR, spośród 30 przeanalizowanych przeze mnie opcji:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Najważniejsza wskazówka: Jeśli Twoje wymagania są złożone lub nadal je definiujesz, możesz rozważyć stworzenie zapytania ofertowego dotyczącego systemu HRIS, aby pomóc sobie określić wymagania i uzyskać lepsze oferty od dostawców.
Zapisz się do newslettera People Managing People
Więcej porad dotyczących systemów HRIS i innych form oprogramowania HR znajdziesz w naszym cotygodniowym newsletterze dla liderów HR i biznesu. Otrzymasz wszystkie nasze najnowsze treści, które pomogą Ci rozwijać karierę i wywierać większy wpływ w swojej organizacji.
