11 kosztów rekrutacji i jak je obliczyć

Jakie czynniki uwzględnia się przy obliczaniu kosztów rekrutacji?

Obliczanie kosztów rekrutacji wymaga uwzględnienia różnych czynników, z których każdy wpływa na całkowite wydatki związane z procesem zatrudniania. Lepsze zrozumienie czynników wpływających na koszty można uzyskać dzięki audytowi rekrutacji.

Oto najważniejsze czynniki uwzględniane przy obliczaniu kosztów rekrutacji:

1. Koszty reklam i publikowania ofert pracy

• Portale i strony z ofertami pracy: Opłaty za publikowanie ofert pracy na platformach takich jak LinkedIn, Indeed, Glassdoor itp.
• Reklama w mediach społecznościowych: Koszty promowania ofert pracy na platformach takich jak Facebook, Twitter i Instagram.
• Media drukowane: Wydatki na reklamy w gazetach, czasopismach lub innych publikacjach drukowanych.
• Utrzymanie strony kariery: Koszty związane z utrzymywaniem i aktualizowaniem firmowej strony kariery.

2. Opłaty dla agencji rekrutacyjnych

• Prowizje agencji: Zazwyczaj określony procent wynagrodzenia nowo zatrudnionej osoby w pierwszym roku pracy, jeśli korzysta się z usług agencji rekrutacyjnej.
• Opłaty za rekrutację zatrzymaną: Dotyczą firm zajmujących się wyszukiwaniem kadry kierowniczej, które pobierają opłatę z góry za znalezienie kandydatów na stanowiska wyższego szczebla.

Współpraca z firmami RPO może jednak pozwolić przedsiębiorstwom znacząco obniżyć koszty rekrutacji przy jednoczesnym utrzymaniu wysokiej jakości zatrudnianych osób.

3. Koszty programów poleceń pracowniczych

• Premie za polecenia: Płatności lub zachęty przyznawane obecnym pracownikom za skuteczne polecenie kandydatów (platformy do poleceń pracowniczych mogą pomóc w ich śledzeniu).

4. Koszty wewnętrznego zespołu rekrutacyjnego

• Wynagrodzenia i świadczenia: Wynagrodzenia dla pracowników działu HR i rekrutacji zaangażowanych w proces zatrudniania.
• Szkolenia i rozwój: Koszty bieżących szkoleń i rozwoju zawodowego zespołu rekrutacyjnego.
• Wydatki operacyjne: Powierzchnia biurowa, media i inne koszty ogólne związane z działem rekrutacji.

5. Koszty rozmów kwalifikacyjnych i oceniania kandydatów

• Podróże i zakwaterowanie: Wydatki związane z przylotem kandydatów na rozmowy kwalifikacyjne, w tym pobyt w hotelu, posiłki i transport.
• Czas poświęcony na rozmowy kwalifikacyjne: Koszt czasu przeznaczonego przez menedżerów, pracowników HR i członków zespołu na przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych (często obliczany na podstawie ich stawki godzinowej).
• Narzędzia oceny: Opłaty za wszelkie testy przed zatrudnieniem, oceny psychometryczne lub testy umiejętności przeprowadzane wśród kandydatów.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

6. Technologie i narzędzia rekrutacyjne

• Systemy śledzenia kandydatów (ATS): Koszty oprogramowania rekrutacyjnego, takiego jak systemy śledzenia kandydatów, które pomagają zarządzać procesem rekrutacji i usprawniać go.
• Bazy CV: Opłaty za dostęp do internetowych baz CV kandydatów.
• Usługi weryfikacji przeszłości: Koszty związane z przeprowadzaniem weryfikacji przeszłości, kontroli kredytowej i testów na obecność narkotyków.
• Infrastruktura IT: Opłaty związane z tworzeniem i utrzymywaniem firmowej strony kariery, w tym oprogramowania do publikowania ofert pracy.

Psst. Wiele małych firm korzysta z bezpłatnych narzędzi HR lub bezpłatnych systemów rekrutacyjnych aby utrzymać wydatki na rekrutację pod kontrolą.

7. Targi pracy i wydarzenia rekrutacyjne

• Opłaty za udział w wydarzeniach: Koszty związane z rezerwacją stoiska lub obecnością na targach pracy, uniwersyteckich dniach kariery i innych wydarzeniach rekrutacyjnych.
• Materiały marketingowe: Wydatki na broszury, banery i materiały promocyjne rozdawane podczas wydarzeń.
• Koszty podróży: Koszty udziału rekruterów w wydarzeniach, w tym transportu, zakwaterowania i wyżywienia.

9. Koszty różne

• Opłaty prawne: Wydatki związane ze sporządzaniem umów o pracę lub korzystaniem z innych usług prawnych.
• Koszty relokacji: Koszty pokrywane przez firmę w celu relokacji nowo zatrudnionych osób do miejsca pracy.
• Koszty odejścia: W przypadku zastępowania pracownika koszty odprawy, kontynuacji świadczeń i innych wydatków związanych z rozwiązaniem stosunku pracy.

10. Wskaźniki czasu i efektywności

• Czas rekrutacji: Czas potrzebny na obsadzenie stanowiska, liczony od początkowego opublikowania oferty pracy do daty zatrudnienia, często wyrażany jako koszt w postaci utraconej produktywności.
• ​​Koszt zatrudnienia: Konkretny wskaźnik, który dzieli całkowite koszty rekrutacji przez liczbę zatrudnionych osób, wskazując średni koszt zatrudnienia nowego pracownika.

11. Zewnętrzne czynniki ekonomiczne

• Warunki rynkowe: Warunki gospodarcze, napięta sytuacja na rynku pracy i czynniki charakterystyczne dla danej branży mogą wpływać na koszty rekrutacji.
• Konkurencja o talenty: W branżach, w których popyt jest wysoki, firmy mogą być zmuszone wydawać więcej na działania rekrutacyjne, aby przyciągnąć najlepszych pracowników.

Jak obliczyć koszty rekrutacji na potrzeby planowania budżetu

Oto jak oszacować całkowite koszty rekrutacji podczas opracowywania budżetu rekrutacyjnego.

1. Oszacuj całkowitą liczbę zatrudnień

Zacznij od określenia, ile stanowisk trzeba będzie obsadzić w każdym dziale w określonym przedziale czasu (np. kwartale).

Miejmy nadzieję, że zostanie to uzgodnione w ramach wspólnego procesu planowania zatrudnienia, który uwzględnia również przewidywaną rotację pracowników.

2. Oszacuj koszty stałe

• Koszty wewnętrznego zespołu rekrutacyjnego: Obejmują wynagrodzenia, świadczenia i inne składniki wynagrodzenia wypłacane zespołowi HR i rekrutacyjnemu w określonym czasie. Możesz również przeanalizować te koszty bardziej szczegółowo i oszacować koszt czasu menedżerów ds. zatrudnienia oraz innych członków zespołu.
• Koszty operacyjne: Uwzględnij koszt powierzchni biurowej, mediów i materiałów używanych przez zespół rekrutacyjny.

3. Zmienne koszty rekrutacji

• Koszty reklamy: Oszacuj łączną kwotę, którą wydasz na ogłoszenia o pracę, reklamy internetowe, promocje w mediach społecznościowych i wszelkie inne działania marketingowe. 
• Opłaty agencyjne: Oszacuj wszelkie opłaty, które zapłacisz zewnętrznym firmom rekrutacyjnym, np. jeśli zatrudniasz osoby na trudne do obsadzenia stanowiska — czy masz dane z przeszłości wskazujące, ile osób zatrudniono za pośrednictwem rekruterów?
• Uwzględnij premie za polecenia: Ponownie, korzystając z danych z przeszłości, jeśli je masz, oszacuj wszelkie nagrody, które wypłacisz pracownikom za skuteczne polecenie kandydatów.
• LinkedIn i inne platformy: Koszty miejsc lub subskrypcji rekrutacji na LinkedIn i innych platform rekrutacyjnych.

4. Oszacuj koszty technologii rekrutacyjnych

• System śledzenia kandydatów: Uwzględnij opłaty za dowolny system ATS lub inne używane oprogramowanie rekrutacyjne.
• Narzędzia oceny: Dodaj koszty dowolnego oprogramowania do testowania kandydatów lub narzędzi do selekcji.
• Inne koszty technologii rekrutacyjnych: Uwzględnij wszelkie dodatkowe wydatki związane z technologią, takie jak dostęp do bazy CV lub oprogramowanie do weryfikacji przeszłości kandydatów.

5. Oblicz koszt zatrudnienia jednej osoby

Łączne koszty rekrutacji: Zsumuj wszystkie koszty z poprzednich kroków, aby oszacować łączne wydatki rekrutacyjne.

Koszt zatrudnienia jednej osoby: Podziel łączne koszty rekrutacji przez całkowitą liczbę zatrudnionych osób.

Przykładowe obliczenie

• Łączna liczba zatrudnionych osób: 20
• Koszty stałe: $80,000
• Zmienne koszty rekrutacji: $20,000
• Koszty technologii rekrutacyjnych: $10,000

Łączne koszty rekrutacji:

10,000 + 80,000 + 5,000 = 95,00

Koszt zatrudnienia jednej osoby:

95,000/20 = 4,750

W tym przypadku koszt zatrudnienia jednej osoby wyniósłby $4,750.

Ta metoda pozwala uzyskać jasny obraz tego, ile kosztuje organizację zatrudnienie każdego nowego pracownika, i może pomóc zidentyfikować obszary, w których można ograniczyć koszty lub poprawić efektywność, np. czy dana tablica ogłoszeń o pracę generuje wysokie koszty, ale nie przynosi kandydatów?

10 najlepszych praktyk ograniczania i kontrolowania kosztów rekrutacji

Oczywiście wszyscy chcemy uzyskać więcej za mniej, więc jak obniżyć koszty rekrutacji, jednocześnie poprawiając inne wskaźniki rekrutacyjne, takie jak jakość zatrudnienia?

1. Skuteczne planowanie

Zatrudnianie odpowiednich talentów zaczyna się od starannego planowania, a fakt, że czytasz ten artykuł, to świetny początek!

Dobrze zdefiniowany plan pomaga skutecznie alokować zasoby, minimalizując niepotrzebne wydatki na rekrutację i wdrażanie nowych pracowników, a także prowadzi do lepszego doświadczenia kandydata. Pomaga również uniknąć zatrudnienia niewłaściwych osób i nadmiernego zatrudniania.

Ponadto dobrze zrealizowany plan zatrudniania uwzględnia nie tylko rekrutację nowych pracowników, lecz także ich długoterminowy sukces i utrzymanie w organizacji (co może ograniczyć potrzebę prowadzenia rekrutacji w pierwszej kolejności).

Na przykład pomaga określić role i obowiązki oraz inicjuje rozmowy na temat mobilności wewnętrznej i rozwoju.

2. Zbuduj silną markę pracodawcy

Inwestowanie w markę pracodawcy pomoże przyciągnąć kandydatów i ograniczyć potrzebę prowadzenia kosztownych działań reklamowych, prowadząc do większej liczby wartościowych aplikacji.

Podstawą marki pracodawcy jest propozycja wartości pracodawcy (EVP), czyli to, co oferujesz jako pracodawca w zamian za czyjąś pracę.

Dobrze zdefiniowana EVP pomoże zatrzymać obecnych pracowników i przyciągnąć odpowiednich kandydatów na dane stanowiska.

3. Automatyzuj

Chociaż duża część rekrutacji wymaga kreatywności i nawiązywania osobistych relacji z kandydatami, obejmuje ona również znaczną liczbę powtarzalnych zadań i nieefektywności.

Automatyzacja rekrutacji automatyzuje wiele z tych zadań, aby ograniczyć pracę administracyjną i umożliwić zespołom rekrutacyjnym skupienie się na ważniejszych działaniach, takich jak rozmowy z kandydatami i dalsze usprawnianie procesu rekrutacji.

Do zadań szczególnie dobrze nadających się do automatyzacji należą:

• Publikowanie opisów stanowisk
• Komunikacja, np. odrzucenia, informacje lub przypomnienia
• Planowanie rozmów kwalifikacyjnych
• Generowanie raportów.

Przeczytaj nasze zestawienie najlepszego oprogramowania do automatyzacji rekrutacji, obejmującego systemy wyróżniające się w tym obszarze.

4. Wykorzystaj obecnych pracowników

Obecni pracownicy są świetnym źródłem kandydatów, ponieważ znają Twoje stanowiska i organizację.

Jeśli Twoja marka pracodawcy i EVP są silne, nie powinno to być zbyt trudne, ale zawsze możesz dodać zachęty i ułatwić ludziom to zadanie, informując ich na bieżąco o otwartych stanowiskach oraz udostępniając opisy stanowisk do przekazania dalej.

Możesz również zaangażować obecnych pracowników w działania z zakresu marketingu rekrutacyjnego oraz udostępniać na swojej stronie internetowej i w mediach społecznościowych historie i opinie, aby zaprezentować kulturę organizacyjną firmy.

5. Wprowadź dobre praktyki zarządzania danymi

Obniżanie kosztów rekrutacji polega przede wszystkim na monitorowaniu procesu rekrutacji i wskazywaniu nieefektywności. W tym celu potrzebujesz dobrej jakości danych, które odzwierciedlają rzeczywistość. 

Najlepszym sposobem na osiągnięcie tego celu jest regularne monitorowanie sytuacji oraz kontaktowanie się z zespołem i menedżerami ds. rekrutacji, aby pomóc im wyrobić nawyk wprowadzania i aktualizowania danych.

Na przykład, aby mieć pewność, że rozmowy wstępne są wprowadzane do systemu, wyznacz dla nich KPI i regularnie sprawdzaj postępy.

Jeśli chcesz mieć pewność, że menedżerowie ds. rekrutacji wprowadzają swoje opinie, skontaktuj się z nimi po każdej rozmowie i sprawdź, czy przekazane informacje zwrotne są odpowiedniej jakości.

6. Zoptymalizuj ogłoszenia o pracę

Będziesz chcieć dotrzeć z ogłoszeniami o pracę do jak największej liczby potencjalnych kandydatów. Opracowanie dobrej strategii SEO rekrutacji w dużej mierze pomoże Ci maksymalnie wykorzystać każde ogłoszenie.

Ponadto pisanie jasnych, ukierunkowanych opisów stanowisk pomoże przyciągnąć najbardziej odpowiednich kandydatów i ograniczyć liczbę aplikacji od osób niespełniających wymagań.

Wskazówki znajdziesz w doskonałym poradniku Mariyi Hristovej jak napisać opis stanowiska.

7. Szkolenia

Inwestuj w szkolenia dla zespołów wewnętrznych, aby rozwijać ich umiejętności w takich obszarach jak wyszukiwanie kandydatów, prowadzenie rozmów kwalifikacyjnych i negocjacje. W dłuższej perspektywie powinno to przynieść wymierne korzyści.

8. Rekrutuj wewnętrznie

Potrzebne talenty mogą już znajdować się w Twojej organizacji, co eliminuje konieczność poszukiwania ich na szerszym rynku. 

Jednym ze sposobów na zaspokojenie potrzeb kadrowych wewnątrz organizacji jest wdrożenie skutecznych strategii uczenia się i rozwoju oraz przekształcenie firmy w organizację opartą na umiejętnościach. 

Zamiast koncentrować się na nazwach stanowisk i pozycjach, główny nacisk kładzie się na unikalne umiejętności i zdolności pracowników oraz na to, jak można je najskuteczniej rozwijać i wykorzystywać, aby zaspokajać potrzeby biznesowe.

9. Zleć obsługę na zewnątrz

Outsourcing procesu rekrutacji może pomóc obniżyć koszty dzięki oszczędności czasu i zasobów związanych z wyszukiwaniem kandydatów. Zazwyczaj rekruterzy pomagają również w procesie rozmów kwalifikacyjnych, wspierając obie strony w ustaleniu, czy dana współpraca będzie dobrym dopasowaniem.

Dostępne opcje obejmują profesjonalną usługę rekrutacyjną, organizację zawodowego pracodawcy lub pracodawcę formalnego.

10. Wykorzystaj bezpłatne i niedrogie narzędzia

Korzystanie z bezpłatnych lub niedrogich narzędzi może znacząco ograniczyć wydatki na rekrutację bez poświęcania efektywności. Na przykład zmniejsz całkowite wydatki dzięki bezpłatnemu rozwiązaniu płacowemu, które pomaga usprawnić obsługę płac równolegle z działaniami rekrutacyjnymi.

Wykorzystując platformy internetowe i oprogramowanie bez opłat lub z niewielkimi opłatami, firmy mogą ograniczyć koszty agencji rekrutacyjnych, wydatki na marketing i zadania administracyjne, dzięki czemu łatwiej jest zarządzać rekrutacją przy ograniczonym budżecie.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące kosztów rekrutacji

Jaka jest różnica między stałymi a zmiennymi kosztami rekrutacji?

Jak koszty rekrutacji różnią się w zależności od branży?

Jaki jest akceptowalny punkt odniesienia dla kosztu zatrudnienia jednej osoby?

Jakie są ukryte koszty rekrutacji?

Jak często należy analizować koszty rekrutacji?