Jak zaktualizować oprogramowanie HR: kompletny przewodnik

1. Zbyt dużo pracy ręcznej

Jeśli Twój zespół HR poświęca zbyt dużo czasu na powtarzalne zadania (np. wprowadzanie danych, tworzenie raportów, przetwarzanie listy płac), funkcje automatyzacji mogą zaoszczędzić czas i ograniczyć liczbę błędów.

2. Ograniczona funkcjonalność i braki funkcji

Obecne oprogramowanie nie spełnia rosnących potrzeb Twojego zespołu HR, takich jak obsługa złożonych przepływów pracy, zaawansowane raportowanie czy nawet obsługa odpowiedniej liczby użytkowników.

3. Ograniczone integracje

Aby oprogramowanie HR było użyteczne, zwykle wymaga integracji między systemami, takimi jak ATS, HRMS/HRIS, oprogramowanie do zarządzania wydajnością itd. 

Jeśli obecny system lub obecne systemy nie integrują się dobrze z innymi, modernizacja może usprawnić przepływ danych i zwiększyć efektywność.

4. Niska jakość obsługi użytkownika (UX)

Czy Twoje oprogramowanie HR robi niewytłumaczalne rzeczy? Czy ludzie często zgłaszają trudności w poruszaniu się po systemie i wykonywaniu prostych zadań, takich jak rejestrowanie godzin pracy lub składanie wniosków o urlop? 

Niska jakość obsługi użytkownika jest stresująca!

Bez wątpienia ludzie będą narzekać, ale możesz również dowiedzieć się tego na podstawie danych dotyczących użytkowania, np. jeśli nikt nie korzysta z oprogramowania albo korzysta z niego, ale występuje w nim wiele błędów, może to wskazywać na niską jakość projektu interfejsu użytkownika.

5. Obawy dotyczące bezpieczeństwa danych

Obecny system nie oferuje solidnych zabezpieczeń danych, co zwiększa ryzyko naruszeń, utraty danych lub niezgodności z przepisami, takimi jak GDPR lub HIPAA.

Jeśli oprogramowanie nie zapewnia szyfrowania, uwierzytelniania wieloskładnikowego ani ścieżek audytu, może narażać poufne dane pracowników na ryzyko.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

6. Braki w zakresie zgodności

Oprogramowanie HR, zwłaszcza oprogramowanie do obsługi listy płac, musi być aktualne w związku ze zmieniającymi się przepisami prawa pracy. Jeśli oprogramowanie nie oferuje regularnych aktualizacji uwzględniających te zmiany, ryzykujesz niezgodność z przepisami i komplikacje prawne.

7. Ograniczone możliwości dostosowywania

System nie pozwala dostosowywać przepływów pracy, procesów ani raportów do unikalnych potrzeb Twojej firmy.

Zamiast tego jesteś zmuszony korzystać ze sztywnych, wstępnie zdefiniowanych procesów i nie możesz łatwo dostosować systemu do zmian w strukturze, zasadach lub celach organizacji.

8. Wysokie koszty wsparcia i utrzymania

Obecne oprogramowanie wymaga częstego wsparcia, kosztownych aktualizacji lub ręcznych napraw, co zwiększa koszty utrzymania.

Płacisz za regularne aktualizacje systemu lub zewnętrzne usługi wsparcia, ponieważ system często napotyka błędy lub problemy ze zgodnością, odciągając zasoby od kluczowych funkcji HR.

9. Przestoje lub niestabilność systemu

Częste awarie systemu, niska wydajność lub problemy techniczne zakłócają działalność. Na przykład oprogramowanie ulega awarii w okresach największego obciążenia, takich jak przetwarzanie listy płac lub cykle ocen pracowników, powodując opóźnienia i frustrację zarówno pracowników HR, jak i pozostałych pracowników.

10. Dostawca nie wprowadza już innowacji ani nie oferuje aktualizacji

Dostawca oprogramowania HR nie publikuje już regularnych aktualizacji, co oznacza, że oprogramowanie pozostaje w tyle pod względem funkcji, bezpieczeństwa lub wydajności.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze zastępczego oprogramowania HR

Szczegółowe wymagania będą zależeć od Twoich potrzeb, ale oto kilka ogólnych funkcji, na które warto zwrócić uwagę:

Automatyzacja 

Możliwość skonfigurowania określonych procesów, takich jak wdrażanie pracowników, obsługa listy płac, świadczenia lub cykle ocen wydajności, tak aby były uruchamiane automatycznie.

Personalizacja

Prawdopodobnie jedną z głównych bolączek obecnego oprogramowania HR jest ograniczona możliwość dostosowania go do własnych potrzeb. Nawet jeśli tak nie jest, funkcja ta może okazać się przydatna w przyszłości, gdy procesy będą się rozwijać.

Samoobsługa pracowników

Oprogramowanie HR może niemal całkowicie wyeliminować potrzebę przekazywania pracownikom dokumentów finansowych, dotyczących świadczeń lub podatków, zapewniając im dostęp do internetowych portali samoobsługowych, które pozwalają im przeglądać i aktualizować te informacje w dogodnym dla nich czasie.

Integracje

Możliwość zintegrowania oprogramowania HR z szerszym stosem technologicznym HR oraz innymi popularnymi narzędziami, takimi jak oprogramowanie księgowe lub oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa.

Wiele narzędzi oferuje standardowe integracje, ale jeśli ich nie mają, warto zapytać o tę kwestię podczas rozmowy wstępnej.

Skalowalność

Skalowalne funkcje pozwalają firmom pozostać przy znanej im platformie HR, a jednocześnie dodawać lub usuwać funkcje w miarę zmiany priorytetów biznesowych.

Raportowanie i analityka

Dzięki konsolidacji danych pracowników w jednym miejscu oprogramowanie HR może dostarczać dane i raporty umożliwiające wprowadzanie zmian w obszarach wymagających poprawy.

Przejrzysty interfejs i intuicyjne doświadczenie użytkownika

Jak przejrzyste i nowoczesne jest oprogramowanie? Oczywiście nie można oceniać książki wyłącznie po okładce, dlatego warto umówić się na prezentację na żywo, aby przekonać się, jak wygląda korzystanie z oprogramowania, i przeczytać opinie

Jak zaktualizować oprogramowanie HR

Postępuj zgodnie z tym procesem, aby zwiększyć szanse na najlepszy możliwy rezultat kolejnego wyboru oprogramowania HR.

1. Oceń obecne oprogramowanie HR

• Zidentyfikuj problemy: Określ ograniczenia obecnego systemu (np. problemy z wydajnością, brak funkcji, obawy dotyczące skalowalności).
• Zbierz opinie: Zaangażuj kluczowych interesariuszy, takich jak członkowie zespołu HR, menedżerowie i pracownicy, aby zebrać ich opinie na temat obecnego systemu oraz funkcji, których potrzebują.
• Oceń wykorzystanie: Sprawdź, jak skutecznie wykorzystywane jest obecne oprogramowanie, w tym które moduły lub funkcje są używane w niewystarczającym stopniu albo są zbędne.

2. Określ potrzeby i cele swojej firmy

• Wyznacz jasne cele: Określ, co chcesz osiągnąć dzięki aktualizacji (np. lepsza analityka, bardziej przejrzysty interfejs użytkownika, zautomatyzowane procesy).
• Ustal priorytety funkcji: Sporządź listę funkcji i wymagań wobec oprogramowania HR, które są niezbędne, oraz tych, które byłyby mile widziane. Mogą one obejmować:
  • Listy płac
  • Wdrażanie pracowników
  • Zarządzanie wydajnością
  • Ewidencjonowanie czasu pracy
  • Rekrutacja i ATS (system śledzenia kandydatów)
  • Zarządzanie świadczeniami.
• Skalowalność i integracja: Uwzględnij przyszły rozwój firmy oraz to, czy nowy system powinien integrować się z innym oprogramowaniem, takim jak oprogramowanie do wdrażania pracowników, systemy CRM, finansowe lub ERP.

3. Zbadaj potencjalne rozwiązania

• Przeanalizuj dostawców: Zbadaj rynek i przygotuj listę dostawców oprogramowania HR odpowiadających Twoim potrzebom. Dobrym miejscem na początek będzie nasz wybór najlepszego oprogramowania HR oraz najlepszego oprogramowania HR dla małych firm.
• Sprawdź opinie: Zapoznaj się z opiniami klientów, studiami przypadków i opiniami ekspertów, aby upewnić się co do wiarygodności oraz wydajności rozwiązania.

4. Przygotuj krótką listę i skontaktuj się z dostawcami

Po zidentyfikowaniu potencjalnych dostawców nadszedł czas, aby przyjrzeć się im bliżej i umówić kilka rozmów demonstracyjnych.

1. Wyślij każdemu dostawcy zapytanie o informacje (RFI), aby móc porównać dostępne opcje punkt po punkcie
2. Jeśli chcesz przeprowadzić naprawdę dokładną analizę, wyślij każdemu dostawcy znajdującemu się na krótkiej liście zapytanie ofertowe (RFP). Powinno ono zawierać kluczowe informacje o Twojej firmie, jej konkretnych potrzebach, kwestionariusz dla dostawcy oraz wszelkie szczegółowe zasady składania ofert, których dostawca powinien przestrzegać, takie jak terminy składania ofert.
3. Umów spotkanie z przedstawicielem handlowym dostawcy i omów swoje pytania.

Rozmowy te, które w idealnej sytuacji powinny obejmować prezentacje produktu na żywo, pomogą Ci również wyrobić sobie opinię o dostawcy i ocenić, czy możecie nawiązać dobrą współpracę.

Aby ułatwić porównanie dostawców, skorzystaj z tego przydatnego szablonu oceny.

More Articles

• Systemy HRIS, HRMS a HCM: jaka jest różnica?

5. Przygotuj uzasadnienie biznesowe

Mając zebrane wszystkie powyższe dane, nadszedł czas na przygotowanie uzasadnienia biznesowego zakupu oprogramowania HR. 

Nie musi to być 10-stronicowy dokument — może to być równie proste jak jednostronicowa notatka (bo kto ma w końcu czas na czytanie 10 stron?).

Osoby podejmujące decyzje szukają odpowiedzi na następujące pytania:

• Ile kosztuje oprogramowanie HR?
• Jakie problemy rozwiąże to oprogramowanie?
• Co się stanie, jeśli nie zainwestujemy w to oprogramowanie?
• Ile czasu zajmie wdrożenie?
• Dlaczego musimy zainwestować właśnie teraz?
• Jaki jest zwrot z inwestycji (ROI) z wdrożenia oprogramowania HR? Artykuł Dana George’a na temat znajomości zagadnień finansowych w HR jest tutaj przydatnym źródłem. 

Możesz nie znać odpowiedzi na pytanie dotyczące kosztów, jednak uzyskanie zgody na tym etapie pomoże Ci stworzyć warunki do sukcesu.

Oto szablon uzasadnienia biznesowego, którego możesz użyć w przypadku oprogramowania HR:

• Podsumowanie dla kadry kierowniczej: Krótki przegląd propozycji, najważniejszych korzyści i wniosków.
• Obecna sytuacja i opis problemu: Opis obecnego stanu oraz konkretnych wyzwań lub problemów, które mają zostać rozwiązane.
• Proponowane rozwiązanie i korzyści: Szczegółowy opis proponowanego rozwiązania i oczekiwanych korzyści, w tym analiza kosztów i korzyści.
• Plan wdrożenia i ocena ryzyka: Strategia wdrożenia krok po kroku, harmonogram oraz podsumowanie potencjalnych zagrożeń wraz z planami ich ograniczania.
• Wnioski i rekomendacje: Zwięzłe podsumowanie uzasadnienia biznesowego wraz z końcowymi rekomendacjami dla osób podejmujących decyzje.

6. Wdróż rozwiązanie i przygotuj pracowników do korzystania z niego

Upewnij się, że interesariusze wiedzą o nowym rozwiązaniu i czują się pewnie, korzystając z niego. 

Głównym powodem, dla którego firmy nie uzyskują zwrotu z inwestycji w zakup oprogramowania, jest brak konsekwencji w realizacji wdrożenia i właściwej integracji nowego, atrakcyjnego narzędzia z codziennymi procesami operacyjnymi.

Skuteczne zarządzanie zmianą ma kluczowe znaczenie. Aby pracownicy korzystali z nowego oprogramowania, muszą rozumieć, jakie korzyści im ono przynosi (np. oszczędza ich czas, a ich wnioski o urlop są zatwierdzane szybciej) oraz wiedzieć, jak z niego korzystać.

Oto kilka wskazówek, które mogą w tym pomóc.

• Jasno poinformuj, że wdrażasz nowe oprogramowanie HR, i wyjaśnij, co będzie to oznaczać dla pracowników. Zachęć ich do zadawania pytań.
• Skorzystaj ze wszelkich form wdrożenia i szkoleń oferowanych przez dostawcę oraz zobowiąż pracowników do ukończenia tych szkoleń w realistycznym terminie.
• Wyznacz osobę odpowiedzialną za kierowanie wdrożeniem i pełnienie funkcji kontaktu w przypadku pytań (i opinii), które mogą mieć pracownicy.
• Poinformuj pracowników o dostępnych zasobach samoobsługowych i upewnij się, że wiedzą, jak zgłosić zgłoszenie do działu wsparcia, jeśli napotkają trudności.

Najlepsze praktyki dotyczące aktualizacji oprogramowania HR

Stosuj się do tych najlepszych praktyk podczas aktualizacji podstawowego oprogramowania HR, aby uniknąć typowych błędów, które mogą prowadzić do nieefektywności, marnowania zasobów lub frustracji.

• Określ jasne cele: Zdefiniuj cele biznesowe i konkretne potrzeby HR przed rozpoczęciem procesu. Pomoże to ukierunkować wybór oprogramowania i upewnić się, że jest on zgodny z Twoimi celami.
• Zbieraj opinie użytkowników: Przeanalizuj dane dotyczące użytkowania oraz przeprowadź ankiety, wywiady grupowe lub indywidualne, aby zrozumieć problemy związane z obecnym systemem i funkcje pożądane w nowym.
• Weź pod uwagę przyszły rozwój: Ciągła zmiana dostawców może być uciążliwa, dlatego poszukaj rozwiązania, które będzie skalować się wraz z rozwojem Twojej firmy — poprzez dodawanie użytkowników, rozszerzanie funkcji lub integrację z innymi systemami.
• Uwzględnij pełny zwrot z inwestycji: Koszty są ważne, dlatego weź pod uwagę zarówno koszty krótkoterminowe, jak i długoterminowe (wdrożenie, utrzymanie, aktualizacje) oraz skup się na stosunku wartości do ceny. Upewnij się, że oprogramowanie spełnia Twoje potrzeby i zapewnia dobry zwrot z inwestycji (ROI).
• Nie lekceważ złożoności migracji danych: Zaplanuj migrację danych odpowiednio wcześnie i zaangażuj zarówno zespoły HR, jak i IT w ustalenie, jakie dane zostaną przeniesione, w jaki sposób i kiedy.

Oto nowy początek

Mamy nadzieję, że powyższe informacje stanowiły obiektywny przewodnik, który pomoże Ci zaktualizować oprogramowanie HR. Choć łatwo ulec fascynacji każdą nową, atrakcyjną rzeczą, czasami nowe narzędzie jest warte wysiłku. 

Bądź na bieżąco z najnowszymi trendami w technologii HR, zapisując się do newslettera People Managing People pełnego porad ekspertów, które pomogą Ci rozwijać karierę i wywierać większy wpływ w swojej organizacji.