Zbuduj proces wdrażania pracownika: przewodnik + szablon
Badania wykazały, że około 30% pracowników zrezygnowało z pracy w ciągu pierwszych 90 dni, a organizacje mają średnio 44 dni na wywarcie wpływu na długoterminowe utrzymanie nowo zatrudnionych pracowników.
Wdrożenie pracownika to coś więcej niż dokumenty i przedstawianie nowych osób; stanowi ono podstawę integrowania nowo zatrudnionych z kulturą firmy, ustalania oczekiwań i umożliwiania im skutecznego wykonywania swoich obowiązków. Mimo jego znaczenia wiele organizacji zmaga się jednak z wyzwaniami związanymi z wdrażaniem, takimi jak brak struktury, słaba komunikacja czy przeciążanie nowych pracowników informacjami.
W tym artykule omówimy, dlaczego optymalizacja procesu wdrażania pracowników zmienia zasady gry zarówno w kontekście sukcesu pracowników, jak i rozwoju organizacji, jakie są typowe przeszkody, z którymi mierzą się firmy, oraz jak stworzyć proces, który zapewni sukces nowo zatrudnionym pracownikom i całemu zespołowi.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Czym jest proces wdrażania pracownika?
Proces wdrażania pracownika to uporządkowany proces, który prowadzi nowo zatrudnione osoby przez początkowy okres pracy w firmie, zapewniając płynne i efektywne wejście w nowe role.
Określa on kroki, zadania i cele, które nowi pracownicy muszą zrealizować, aby pomyślnie zintegrować się z organizacją.
Jak omówimy szerzej, w najlepszych organizacjach proces wdrażania rozpoczyna się po zaakceptowaniu oferty przez nowo zatrudnioną osobę i w niektórych przypadkach może trwać nawet rok.
Typowe działania obejmują podstawowe zadania administracyjne, takie jak wypełnienie niezbędnych dokumentów dla nowego pracownika, a także uroczystości ukończenia wdrożenia.
Kluczowe etapy procesu wdrażania
Aby ułatwić cały proces, warto podzielić wdrażanie na różne etapy, a na końcu każdego z nich przeprowadzić rozmowę kontrolną lub ankietę.
Przygotowanie przed rozpoczęciem pracy
Pamiętasz, jak wspomniałem, że najlepsze organizacje rozpoczynają wdrażanie jeszcze przed oficjalnym rozpoczęciem pracy? Etap przygotowania przed rozpoczęciem pracy ma na celu sprawienie, by nowo zatrudniona osoba była przygotowana na pierwszy dzień i gotowa od razu rozpocząć pracę — a przynajmniej ruszyć spokojnym krokiem.
Ten etap obejmuje zadania administracyjne, takie jak podpisanie umów, wypełnienie dokumentów i przygotowanie konfiguracji IT (np. kont e-mail oraz dostępu do oprogramowania).
Obejmuje również drobne działania, które pomagają złagodzić stres i zrobić dobre pierwsze wrażenie, na przykład wysłanie nowo zatrudnionej osobie listu powitalnego, harmonogramu pierwszego tygodnia lub podręcznika pracownika, aby mieć pewność, że czuje się poinformowana i pełna entuzjazmu.
Dobrze przygotowane przygotowanie przed rozpoczęciem pracy pokazuje profesjonalizm organizacji i zmniejsza stres związany z pierwszym dniem.
Orientacja
Pierwszy tydzień koncentruje się na wywarciu dobrego pierwszego wrażenia oraz sprawieniu, by nowo zatrudniona osoba czuła się mile widziana i doceniana.
Działania mogą obejmować zwiedzanie obiektu, przedstawienie misji, wartości i zasad firmy, a także spotkanie z zespołem oraz kluczowymi interesariuszami.
Celem jest stworzenie pozytywnego i angażującego doświadczenia oraz zapewnienie jasności co do roli nowej osoby i jej wkładu w realizację celów organizacji.
Badania potwierdzają, że pracownicy, którzy czują się mile widziani już pierwszego dnia, z większym prawdopodobieństwem pozostaną zaangażowani i oddani firmie w długiej perspektywie.
Budując od początku więź z kulturą firmy, tworzysz podstawy wartościowego zaangażowania.
Artykuł Mike’a Gibbona na temat orientacji pracowników jest tutaj świetnym źródłem informacji.
0–30 dni
Po omówieniu orientacji przyjrzyjmy się temu, co powinien obejmować proces w pierwszych 30 dniach pracy nowo zatrudnionej osoby.
Pierwszy miesiąc służy przede wszystkim pomocy nowym pracownikom w odnalezieniu się w swojej roli, zespole i kulturze miejsca pracy.
Menedżerowie zapewniają praktyczne wsparcie, dbają o przedstawienie pracownika osobom z innych działów oraz organizują regularne sesje informacji zwrotnej, aby odpowiadać na pierwsze pytania i rozwiązywać początkowe wyzwania.
W tym okresie zakres omawianych tematów będzie też najbardziej zbliżony niezależnie od roli czy stażu, dlatego ta część będzie najłatwiejsza pod względem tworzenia elementów wielokrotnego użytku.
Oto kilka rzeczy, które nowo zatrudnione osoby powinny poznać w ciągu pierwszych 30 dni:
- Uzyskaj jasność co do roli i zakresu obowiązków (to bardzo ważne)
- Zapoznaj się z zasadami obowiązującymi pracowników i oczekiwanymi zachowaniami
- Zdobądź wiedzę na temat technologii, oprogramowania i narzędzi używanych przez Twoją organizację oraz procesów, których będą przestrzegać
- Poznaj misję, wizję, wartości, produkty, model biznesowy i klientów swojej organizacji
- Zdobądź wiedzę na temat interesariuszy organizacji
- Zdobądź wiedzę na temat bieżących projektów, na których koncentruje się organizacja, oraz tego, na czym będą koncentrować się w ramach swojej roli
- Odbywaj cotygodniowe spotkania ze swoim przełożonym
- Rozwijaj wiedzę na temat kultury organizacyjnej firmy i zasad obowiązujących w zespole
- Poznaj członków swojego zespołu i dowiedz się, do kogo zwracać się w poszczególnych sprawach
- Zidentyfikuj luki kompetencyjne i opracuj krótko- oraz długoterminowe cele na pozostałą część planu.
Ponieważ pierwsze 30 dni będzie dla nowo zatrudnionej osoby pierwszym okresem pracy w biurze (stacjonarnie lub wirtualnie), warto opracować wielokrotnego użytku aktywności wdrożeniowe dla pracowników, takie jak prezentacje powitalne, czytanie podręcznika pracownika i lunche zespołowe.
Okres od 30. do 60. dnia
Teraz, gdy nowo zatrudnione osoby przekroczyły próg 30 dni, nadszedł czas, aby jeszcze bardziej zaangażowały się w pracę.
Wiedza zdobyta w ciągu pierwszych 30 dni zostanie teraz pogłębiona i zastosowana w praktyce, a nowe osoby będą mogły bardziej zaangażować się w projekty oraz częściej wyrażać swoje przemyślenia i pomysły.
Role i zakresy obowiązków, z którymi nowo zatrudnione osoby zapoznawały się na początku? Teraz mogą zacząć robić postępy w tym obszarze.
Wskaźniki KPI, cele i kamienie milowe wyznaczone w ciągu poprzednich 30 dni? Zaczną robić w ich realizacji postępy.
To ta część 30-, 60- i 90-dniowego planu, w której poszczególne plany zaczynają się różnić w zależności od działu, osoby lub poziomu doświadczenia.
Okres od 60. do 90. dnia
Na tym etapie nowo zatrudniona osoba nadal robi postępy w zakresie wskaźników KPI, konkretnych celów i kamieni milowych wyznaczonych w ciągu pierwszych 30 dni.
Ponieważ w tym okresie znacznie większy nacisk kładzie się na samodzielność, ta część planu będzie znacznie bardziej otwarta i dostosowana do konkretnej osoby.
Nowo zatrudnione osoby będą pracować nad projektami przy mniejszym nadzorze, bardziej angażować się w działania swoich zespołów i całej organizacji oraz kontaktować się ze swoimi przełożonymi, aby upewnić się, że realizują założone wskaźniki.
Na tym etapie członkowie zespołu mogą zacząć zwracać się do nowo zatrudnionej osoby z prośbami o pomoc w obszarach jej specjalizacji. Być może utworzą nowy zespół na potrzeby realizowanego projektu.
Błędy nadal będą się zdarzać i to jest w porządku. Te osoby wciąż są nowe w organizacji i nadal mają wiele rzeczy do nauczenia się.
To powiedziawszy, w porównaniu z wcześniejszym etapem 90-dniowego planu potrzebny jest wyższy poziom odpowiedzialności, który z upływem czasu będzie się tylko zwiększał.
Po 90 dniach
Badania pokazują, że około 72% nowych pracowników zaaklimatyzuje się na nowym stanowisku w ciągu 3 miesięcy, 22% w ciągu 9 miesięcy, a pozostałe osoby w ciągu około 10–12 miesięcy.
Zatem, choć będą już dość samodzielni, niektórzy mogą nadal potrzebować odrobiny dodatkowej wyrozumiałości i wskazówek.
Ogólnie rzecz biorąc, menedżerowie koncentrują się teraz na wspieraniu długoterminowych aspiracji zawodowych, oferując zaawansowane szkolenia, możliwości przywódcze lub role mentorskie.
Regularne spotkania kontrolne 1:1, oceny wyników pracy i rozmowy o karierze zapewniają ciągłą zgodność z celami firmy.
Badania potwierdzają, że koncentracja na ciągłym rozwoju nie tylko zwiększa retencję pracowników, lecz także podnosi ich ogólne zadowolenie i wkład w działalność firmy.
Jedną z najlepszych rzeczy, które organizacja może wdrożyć po upływie 90 dni, jest rozmowa retencyjna.
Rozmowa retencyjna polega na pytaniu pracowników o to, co działało dobrze i gdzie można wprowadzić usprawnienia.
Rozmowa retencyjna to doskonały sposób na usprawnienie procesu wdrażania. To dobry moment, aby zapytać, jak dobrze przygotowano plan, jak go zrealizowano i co można w nim poprawić.
Informacje zwrotne z rozmów retencyjnych można uzupełnić inną metodą zbierania opinii, taką jak ankiety dotyczące wdrażania.
Kroki tworzenia skutecznego procesu wdrażania
Jeśli, podobnie jak ja, postrzegasz doświadczenie pracownika jako produkt, który ludzie wybierają, gdy dołączają do organizacji, to wdrażanie przypomina proces, który ma miejsce przy zakupie na przykład nowego pakietu oprogramowania HR.
Menedżerowie produktu rozmawiają z użytkownikiem końcowym i dokładnie analizują dane, aby tworzyć płynne doświadczenia wdrożeniowe dla swoich klientów, więc czas założyć tę czapkę!
1. Określ cele
Aby stworzyć wartościowy proces wdrażania, zacznij od jasnego określenia tego, co chcesz osiągnąć.
Przykładowe cele mogą obejmować zapoznanie nowych pracowników z przepisami dotyczącymi zgodności, zintegrowanie ich z kulturą firmy lub dopilnowanie ukończenia wszystkich wymaganych szkoleń dotyczących nowych narzędzi i procesów.
Najlepsze praktyki:
- Określ kluczowe wskaźniki efektywności (KPI), aby śledzić sukces, takie jak wskaźnik ukończenia szkoleń lub określony poziom eNPS.
- Dopasuj cele wdrażania do szerszych celów firmy, takich jak zwiększenie retencji pracowników lub poprawa współpracy w zespole.
- Wykorzystaj opinie menedżerów, działu HR i niedawno zatrudnionych pracowników, aby mieć pewność, że cele odpowiadają rzeczywistym wyzwaniom.
2. Zaprojektuj proces
Projektowanie procesu wdrażania powinno być wspólnym przedsięwzięciem działu HR, menedżerów i zespołu L&D, ponieważ wszyscy wnoszą wiedzę specjalistyczną z zakresu rozwoju pracowników i potrzeb związanych z konkretnymi stanowiskami.
Zaangażowanie interesariuszy z różnych działów gwarantuje, że proces będzie kompleksowy i zgodny z celami organizacji, a także ułatwia przypisanie jasnych obowiązków działowi HR, menedżerom i innym interesariuszom, aby zapobiec powstawaniu zatorów.
Upewnij się na przykład, że za szkolenia z zakresu zgodności odpowiada osoba posiadająca odpowiednią wiedzę oraz że odpowiednia dokumentacja jest łatwo dostępna.
W przypadku każdego etapu postaraj się w miarę możliwości określić potrzebne zadania, cele i materiały.
Najlepsze praktyki:
- Utwórz listę kontrolną wdrażania, aby pomóc ustandaryzować proces i zagwarantować, że nic nie zostanie pominięte.
- Przygotuj z wyprzedzeniem materiały, takie jak podręcznik pracownika, materiały szkoleniowe i instrukcje konfiguracji IT. Udostępnij je w łatwo dostępnym miejscu, na przykład w intranecie pracowniczym.
- Uwzględnij elastyczność, aby dostosować wdrażanie do różnych ról, takich jak stanowiska techniczne i przywódcze.
3. Wdróż proces
Sprawne wdrożenie wymaga koordynacji między działami, aby zapewnić nowym pracownikom wszystko, czego potrzebują.
Wykorzystaj technologie, takie jak platformy do zarządzania usługami IT (ITSM) (np. Jira), aby skutecznie zarządzać dostępem do sprzętu, oprogramowania i sieci, a także oprogramowanie do wdrażania, HRMS lub LMS do śledzenia postępów i pomocy w zarządzaniu procesem.
Narzędzia te mogą pomóc zautomatyzować wdrażanie, w tym takie zadania jak wysyłanie dokumentów lub powiadamianie interesariuszy o zaległych zadaniach, zapewniając spójność doświadczeń wdrożeniowych.
To stosunkowo prosty sposób na zwiększenie zwrotu z inwestycji w proces wdrażania.
Najlepsze praktyki:
- Zaplanuj i zakomunikuj zadania związane z wdrażaniem z dużym wyprzedzeniem, aby uniknąć problemów w ostatniej chwili.
- Wyznacz stałą osobę kontaktową dla nowych pracowników, aby szybko odpowiadała na pytania lub rozwiązywała ich wątpliwości.
4. Monitoruj proces i zbieraj opinie
Regularnie zbieraj opinie od nowych pracowników i ich przełożonych, aby ocenić skuteczność procesu wdrażania.
Połącz dane z ankiet dotyczących wdrażania, rozmów indywidualnych i wskaźników efektywności, aby zidentyfikować obszary wymagające poprawy.
Zwróć szczególną uwagę na to, czy nowi pracownicy czują się odpowiednio przygotowani do osiągania sukcesów i swobodnie proszą o pomoc.
Najlepsze praktyki:
- Korzystaj ze wskaźników efektywności, takich jak czas potrzebny do osiągnięcia pełnej produktywności lub wskaźnik utrzymania pracowników po pierwszych 90 dniach, aby oceniać sukces.
- Regularnie organizuj spotkania kontrolne z przełożonymi, aby omawiać postępy nowych pracowników i zbierać informacje na temat tego, co działa dobrze.
5. Oceniaj i udoskonalaj
Wykorzystaj opinie i dane dotyczące efektywności, aby zmierzyć, jak dobrze proces wdrażania realizuje swoje początkowe cele.
Zidentyfikuj słabe punkty, takie jak braki w szkoleniach lub niejasne oczekiwania, i odpowiednio udoskonal przepływ pracy.
Opinie pracowników odchodzących z firmy również mogą dostarczyć cennych wskazówek dotyczących usprawnień.
Najlepsze praktyki:
- Planuj kwartalne przeglądy procesu wdrażania, aby mieć pewność, że pozostaje on aktualny i skuteczny.
- Zaangażuj wszystkich interesariuszy — dział HR, przełożonych, a nawet osoby niedawno zatrudnione — w poszukiwanie rozwiązań zidentyfikowanych problemów.
- Stale aktualizuj materiały szkoleniowe i przepływy pracy, aby odzwierciedlały zmiany w zasadach lub narzędziach używanych w firmie.
Najlepsze praktyki dotyczące procesu wdrażania
Wdrażanie nowych pracowników to intensywny proces angażujący wiele osób, dlatego łatwo coś przeoczyć lub doprowadzić do powstania nieefektywności.
Jednak przestrzeganie kilku najlepszych praktyk może sprawić, że proces będzie płynniejszy i skuteczniejszy:
- Rozpocznij wcześnie: Zacznij wdrażanie przed pierwszym dniem pracy nowej osoby, przekazując materiały powitalne, konfigurując konta i udostępniając harmonogram, aby ograniczyć stres pierwszego dnia.
- Jasno określ odpowiedzialność: Upewnij się, że dział HR, przełożeni i liderzy zespołów znają swoje obowiązki na każdym etapie, aby zapobiec opóźnieniom lub nieporozumieniom.
- Dostosuj doświadczenie do pracownika: W miarę możliwości dopasuj proces do indywidualnego stanowiska i preferencji. Dobrym rozwiązaniem może być wykorzystanie kwestionariusza, aby poznać na przykład ulubione danie lub przekąskę nowej osoby, a następnie odpowiednio dopasować powitalny lunch lub prezent powitalny.
- Wykorzystuj technologię: Korzystaj z narzędzi takich jak oprogramowanie do wdrażania pracowników, systemy zarządzania nauczaniem (LMS), platformy do zarządzania usługami IT (ITSM) oraz HRIS, aby automatyzować zadania i śledzić postępy.
- Traktuj integrację z kulturą organizacyjną priorytetowo: Nie zaniedbuj działań prezentujących wartości firmy, takich jak wydarzenia integracyjne, programy mentoringowe i otwarte rozmowy o celach organizacji.
- Regularnie przekazuj informacje zwrotne: Planuj cykliczne spotkania kontrolne, aby oceniać postępy, odpowiadać na pytania i w razie potrzeby modyfikować plany wdrażania.
- Wyjdź poza pierwsze 90 dni: Traktuj wdrażanie jako ciągły proces, oferując długoterminowe możliwości rozwoju, zaawansowane szkolenia i rozmowy o rozwoju kariery, aby utrzymać zaangażowanie pracowników.
Narzędzia i zasoby:
Na koniec przedstawiamy podsumowanie przydatnych narzędzi i zasobów, które pomogą Ci stworzyć świetny proces wdrażania:
- Oprogramowanie do wdrażania pracowników: zalety platform do wdrażania pracowników, takich jak Sapling, Enboarder czy Rippling, polegają na tym, że oferują kompleksowe rozwiązania do wdrażania pracowników oraz integrują zadania HR, zaangażowanie pracowników i zautomatyzowane przepływy pracy.
- Systemy zarządzania nauką (LMS): Narzędzia takie jak Leapsome, Docebo czy TalentLMS pomagają dostarczać materiały szkoleniowe, śledzić postępy i zapewniać, że pracownicy ukończą wymagane kursy.
- Systemy HRIS/HRMS: Platformy takie jak BambooHR, Workday czy UKG usprawniają zadania administracyjne, takie jak zarządzanie dokumentami, zapisywanie pracowników do świadczeń i konfiguracja listy płac.
- Oprogramowanie do zarządzania zadaniami: Narzędzia takie jak Asana, Trello czy Monday porządkują listy kontrolne wdrażania pracowników i śledzą realizację zadań w różnych działach.
- Platformy do zarządzania usługami IT (ITSM): Rozwiązania takie jak Jira Service Management zapewniają sprawną konfigurację sprzętu, oprogramowania i dostępu do sieci dla nowych pracowników.
- Opinie pracowników i ankiety: Narzędzia do ankietowania pracowników, takie jak SurveyMonkey, Qualtrics czy Culture Amp, zbierają informacje na temat doświadczeń związanych z wdrażaniem pracowników, aby usprawniać procesy.
- Platformy do podpisu elektronicznego: Usługi takie jak DocuSign czy Adobe Sign upraszczają zdalne podpisywanie umów, umów o zachowaniu poufności i innych dokumentów związanych z wdrażaniem pracowników.
- Narzędzia do dzielenia się wiedzą: Wiki lub platformy intranetowe, takie jak Confluence czy Notion, centralizują materiały związane z wdrażaniem pracowników i ułatwiają dostęp do nich nowym pracownikom.
- Narzędzia do mentoringu i współpracy: Aplikacje takie jak Together Platform czy MentorcliQ ułatwiają dobieranie mentorów i podopiecznych oraz zachęcają do współpracy podczas wdrażania pracowników.
Jeśli przytłacza Cię liczba opcji, możemy również udzielić Ci porad dotyczących wyboru oprogramowania do wdrażania pracowników . Możesz też pobrać nasz przydatny szablon planu na 30–60–90 dni, który pomoże Ci rozpocząć tworzenie procesu wdrażania pracowników:
Pobierz nasz szablon wdrażania pracowników!
Zapisz się do newslettera People Managing People
Aby uzyskać więcej informacji na temat wdrażania pracowników, zapisz się do naszego cotygodniowego newslettera dla liderów HR i biznesu. Otrzymasz wszystkie nasze najnowsze treści, które pomogą Ci rozwijać karierę i wywierać większy wpływ w swojej organizacji.
