Escolher o software de processamento salarial certo não é apenas uma decisão tecnológica, é uma decisão relacionada com as pessoas. Se escolher mal, terá problemas de conformidade, funcionários frustrados e horas de correções manuais. As opções são muito variadas, desde software de processamento salarial autónomo e simplificado até plataformas completas de RH e processamento salarial que tratam de tudo, desde a integração de novos funcionários até à entrega de declarações fiscais. Cada tipo é adequado a um tipo diferente de empresa. Este guia analisa os sete tipos para que possa escolher a solução certa para a situação real da sua empresa — e não para aquela que espera alcançar.
O que é software de processamento salarial?
O software de processamento salarial é uma ferramenta digital que automatiza a forma como calcula os salários dos funcionários, gere as retenções fiscais e trata da conformidade do processamento salarial. Substitui folhas de cálculo e documentação em papel por um sistema único para controlar horas, processar pagamentos e gerar relatórios.
O software de processamento salarial é importante porque ajuda a evitar erros, a cumprir os regulamentos e a garantir que a sua equipa é paga de forma correta e atempada. Os diferentes tipos oferecem funcionalidades para empresas de todas as dimensões e com necessidades diversas.
7 tipos de software de processamento salarial
Existem vários tipos de software de processamento salarial disponíveis no mercado, cada um destinado a necessidades empresariais diferentes. Compreender o funcionamento de cada opção ajudará a escolher a mais adequada para a sua empresa.
1. Software de processamento salarial autónomo
O software com um foco exclusivo no processamento salarial é por vezes designado software de processamento salarial autónomo. Estas ferramentas calculam salários, impostos, deduções e pagamentos sem exigir a adoção de um conjunto completo de RH.
Verifiquei que funcionam melhor para empresas mais pequenas que já têm os seus processos de RH assegurados e precisam apenas de um sistema fiável para processar os salários.
Vantagens
A maior vantagem deste tipo de sistema de processamento salarial é a simplicidade. Não está a pagar por funcionalidades de recrutamento, gestão do desempenho ou outras funcionalidades de RH que poderá nunca utilizar.
Este âmbito mais limitado também pode significar uma implementação mais rápida e menos formação para os administradores do processamento salarial. Ferramentas como o Gusto e o OnPay, por exemplo, concentram-se sobretudo em tornar simples o processamento salarial de rotina.
Funcionalidades
As funcionalidades típicas do software de processamento salarial autónomo incluem:
- Cálculos salariais: Calcula o salário bruto e líquido, as deduções, os impostos e outras retenções.
- Depósito direto: Envia os pagamentos a funcionários e prestadores de serviços de acordo com o seu calendário de pagamentos.
- Entrega de declarações fiscais: Muitos sistemas calculam, entregam e pagam os impostos salariais em seu nome.
- Recibos de vencimento e formulários fiscais: Gera recibos de vencimento dos funcionários e documentos de fim de ano.
- Relatórios do processamento salarial: Controla salários, deduções, custos laborais e histórico de pagamentos.
- Registos de auditoria: Regista alterações e aprovações salariais, o que pode ajudar a investigar discrepâncias.
Autónomo não significa necessariamente básico. Muitas ferramentas continuam a permitir apoiar prestadores de serviços, várias localizações, diferentes calendários de pagamento e integrações com software de contabilidade ou de RH.
2. Software de processamento salarial baseado na nuvem
O software de processamento salarial tradicional baseado na nuvem refere-se a plataformas de processamento salarial online acessíveis através da Internet — de longe, a configuração de processamento salarial mais popular.
Estes sistemas oferecem um repositório centralizado para todos os dados relacionados com o processamento salarial e permitem aos utilizadores configurar estruturas salariais, gerir deduções e entregar declarações fiscais diretamente a partir da própria plataforma. Geralmente, são muito fáceis de utilizar, com interfaces simples que tornam o processo de processamento salarial fácil e intuitivo.
Vantagens
O fornecedor trata do alojamento, das cópias de segurança e das atualizações de software, o que retira uma parte significativa da manutenção à sua equipa interna de TI.
Os fornecedores de serviços de processamento salarial também podem enviar atualizações das tabelas fiscais e regulamentares diretamente para o software. Isto significa que a sua equipa não é responsável por atualizar manualmente o sistema sempre que uma regra salarial é alterada.
Os sistemas na nuvem também são mais fáceis de aceder a partir de diferentes localizações, o que os torna uma opção natural para organizações híbridas e distribuídas.
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Funcionalidades
As funcionalidades comuns do processamento salarial na nuvem incluem:
- Acesso através do navegador: Execute ou aprove o processamento salarial a partir de qualquer dispositivo compatível.
- Atualizações automáticas do software: As tabelas fiscais, as atualizações de segurança e as alterações ao produto são geridas pelo fornecedor.
- Dados em tempo real: As alterações aos dados dos colaboradores, às deduções e ao processamento salarial podem ser refletidas imediatamente em toda a plataforma.
- Integrações com terceiros: Ligue o processamento salarial aos sistemas de contabilidade, RH, controlo de tempos e benefícios.
- Permissões baseadas em funções: Controle aquilo que os RH, as finanças, os gestores e outros utilizadores podem consultar ou alterar.
- Autosserviço dos colaboradores: Dê aos colaboradores acesso direto aos recibos de vencimento, documentos fiscais e dados de pagamento.
O processamento salarial na nuvem também pode tornar-se muito mais especializado. Existem sistemas desenvolvidos especificamente como software de processamento salarial para pequenas empresas e software de processamento salarial para startups.
3. Software de Processamento Salarial no Local
O software de processamento salarial no local é instalado e mantido na infraestrutura da sua própria organização, em vez de ser alojado pelo fornecedor do software.
Isto dá à sua equipa de TI um controlo muito mais direto sobre onde os dados salariais são armazenados, como o software é configurado e quando as alterações são implementadas. Esta opção pode ser relevante para empresas de maior dimensão ou organizações com requisitos internos rigorosos de segurança e governação de dados.
Vantagens
Controlo é o principal motivo para escolher este modelo.
A sua organização gere o seu próprio ambiente de processamento salarial, incluindo o armazenamento de dados, as políticas de segurança, as integrações, as cópias de segurança e as atualizações de software. Isto pode facilitar o alinhamento do processamento salarial com requisitos internos muito específicos de TI ou de governação.
A contrapartida é que a responsabilidade volta a recair sobre si. Ao contrário do software na nuvem, a sua equipa poderá ter de manter a infraestrutura, instalar atualizações, gerir cópias de segurança e manter o sistema atualizado.
Funcionalidades
Os sistemas de processamento salarial no local podem incluir:
- Armazenamento local de dados: As informações salariais permanecem na sua própria infraestrutura.
- Configuração personalizada: As equipas de TI podem adaptar o ambiente aos fluxos de trabalho internos e às políticas de segurança.
- Controlos de acesso internos: A autenticação e as permissões podem ser ligadas aos seus sistemas existentes de gestão de identidades.
- Integrações com ERP: O processamento salarial pode ser profundamente integrado com os sistemas internos financeiros e operacionais.
- Registos de auditoria: As ações relacionadas com o processamento salarial podem ser registadas e conservadas de acordo com as políticas internas.
- Relatórios personalizados: As organizações podem criar relatórios salariais adaptados aos seus próprios requisitos financeiros e de governação de dados.
Para as organizações que consideram esta opção, a questão não é simplesmente saber se a solução no local oferece mais controlo. É saber se esse controlo tem valor suficiente para justificar a responsabilidade interna adicional.
Estes sistemas combinados de software de RH e processamento salarial também oferecem uma maior facilidade de utilização do ponto de vista dos colaboradores, uma vez que estes poderão aceder aos seus recibos de vencimento e enviar pedidos de folga a partir do mesmo módulo de autosserviço dos colaboradores, em vez de terem de iniciar sessão num sistema separado para cada tarefa.
4. Plataformas Completas de RH e Processamento Salarial
Em vez de comprar o processamento salarial separadamente, pode obtê-lo como um módulo integrado numa plataforma de RH mais abrangente, como um sistema HRIS, HRMS ou HCM.
Estes sistemas de software de RH e processamento salarial combinam o processamento salarial com funções como a administração de benefícios, o registo de horas, a integração de novos funcionários e os registos dos funcionários.
Descobri que a verdadeira vantagem não está em ter mais funcionalidades. Está em ter os dados por detrás dessas funcionalidades interligados.
Vantagens
Quando o processamento salarial está integrado no mesmo sistema que os restantes processos de RH, as alterações aos funcionários podem ser transferidas diretamente para o processamento salarial, em vez de serem introduzidas duas vezes.
Por exemplo, as horas aprovadas podem ser incluídas no processamento salarial, a escolha de benefícios pode atualizar a dedução de um funcionário e uma alteração na remuneração pode surgir no processamento salarial sem que alguém tenha de transferir manualmente a informação.
Isto pode reduzir o trabalho de reconciliação necessário quando o processamento salarial, o registo de horas, os benefícios e os registos de RH estão todos em sistemas diferentes.
Pode também melhorar a experiência dos funcionários. Os funcionários podem conseguir consultar recibos de vencimento, atualizar informações, gerir benefícios e solicitar licença remunerada através do mesmo portal de autosserviço.
Funcionalidades
As plataformas completas de RH e processamento salarial incluem habitualmente:
- Registos unificados dos funcionários: O processamento salarial utiliza as mesmas informações dos funcionários que o sistema de RH mais abrangente.
- Integração do tempo e da assiduidade: As horas aprovadas são transferidas para os cálculos do processamento salarial.
- Integração de benefícios: As escolhas e as deduções podem ser atualizadas automaticamente.
- Fluxos de trabalho da integração ao processamento salarial: As informações dos novos funcionários são incluídas no primeiro processamento salarial.
- Relatórios consolidados: Combine as informações do processamento salarial com o número de funcionários, a remuneração, os benefícios e outros dados de RH.
- Fluxos de aprovação: Encaminhe alterações salariais, pagamentos fora do ciclo e processamentos salariais para os aprovadores adequados.
Para as equipas que estão a avaliar este modelo, preste especial atenção à forma como a informação circula entre o processamento salarial e os restantes módulos. A integração é uma das suas maiores vantagens, pelo que deve funcionar na prática, e não apenas existir numa lista de funcionalidades. O nosso guia sobre administração do processamento salarial aprofunda os processos que essas ligações devem suportar.
Esta opção é útil para muitos proprietários de pequenas empresas que querem livrar-se completamente das responsabilidades relacionadas com o processamento salarial, garantindo simultaneamente que este é processado corretamente. Ao utilizar este modelo, está essencialmente a subcontratar o processamento salarial a um serviço externo de processamento salarial para o gerir.
Se esta situação lhe parece familiar, recomendo que estabeleça uma parceria com um dos serviços de processamento salarial para pequenas empresas, que pesquisei em detalhe. Estes serviços são geralmente muito económicos e incluem um apoio ao cliente sólido.
5. Software de Processamento Salarial Específico para o Setor
Também existe software de processamento salarial específico para vários setores, incluindo a construção, a restauração, as agências de recrutamento e outros. Estes sistemas oferecem funcionalidades adicionais adequadas aos seus contextos setoriais específicos, que vão além das funcionalidades básicas de processamento salarial.
Vantagens
A maior vantagem é a adequação. Em vez de tentar adaptar regras de processamento salarial específicas do setor a um sistema geral, obtém funcionalidades concebidas em torno da forma como a sua empresa já funciona.
Isto pode reduzir as soluções manuais alternativas, especialmente quando o processamento salarial depende de dados provenientes de sistemas de horários, pontos de venda, produção ou cálculo de custos por projeto.
Por exemplo, o software de processamento salarial para a construção pode suportar requisitos de salários em vigor, deduções sindicais, relatórios certificados de processamento salarial e vários locais de trabalho. O software de processamento salarial para restaurantes pode gerir gorjetas, dados dos turnos e integrações com sistemas de pontos de venda. O software de processamento salarial para a indústria transformadora pode suportar diferenciais de turnos, remuneração à peça e cálculo dos custos da mão de obra.
Funcionalidades
As funcionalidades variam bastante consoante o setor, mas os exemplos mais comuns incluem:
- Regras salariais específicas do setor: Suporta cálculos como gorjetas, pagamento à peça, suplementos por turnos, salários em vigor ou deduções sindicais.
- Suporte especializado em conformidade: Ajuda a ter em conta os requisitos salariais associados a um determinado setor ou modelo de força de trabalho.
- Apuramento de custos por trabalho ou mão de obra: Liga os custos salariais a projetos, localizações, linhas de produção ou trabalhos.
- Integrações com sistemas de horários: Importa horas aprovadas ou dados de turnos para os cálculos salariais.
- Integrações com sistemas do setor: Liga-se a ferramentas como sistemas POS, software de produção ou plataformas de gestão de trabalhos.
- Relatórios especializados: Produz relatórios que refletem as necessidades específicas do setor em matéria de mão de obra, salários ou conformidade.
Eu consideraria utilizar software de processamento salarial específico do setor quando dependesse de folhas de cálculo, ajustes manuais ou soluções personalizadas a cada período de pagamento. Normalmente, isso é um sinal de que um sistema geral de processamento salarial não está adaptado à forma como a sua força de trabalho é efetivamente remunerada.
Exemplos de software de processamento salarial específico do setor
Software de processamento salarial para a construção
O software de processamento salarial para a construção inclui funcionalidades para gerir quotas sindicais, relatórios salariais certificados e múltiplas funcionalidades de gestão de locais de trabalho, ao contrário do software de processamento salarial padrão. Também suporta o apuramento de custos por trabalho e o acompanhamento da conformidade com os salários em vigor.
Software de processamento salarial para restaurantes
O software de processamento salarial para restaurantes responde às necessidades específicas do setor da restauração, gerindo a distribuição de gorjetas, o planeamento de turnos e a conformidade com a legislação laboral aplicável aos restaurantes. Também se integra com sistemas POS para simplificar os cálculos salariais com base nas vendas e nas gorjetas.
Software de processamento salarial para a indústria transformadora
O software de processamento salarial para a indústria transformadora gere diferenciais complexos de turnos, pagamentos à peça e apuramento de custos de mão de obra específicos da indústria transformadora. Também se integra com sistemas de gestão da produção para alinhar o processamento salarial com os dados de produção e os indicadores de desempenho.
Existem muitas outras opções no mercado, por isso, se procura um fornecedor de processamento salarial especializado num nicho, dedique algum tempo a pesquisar diferentes fornecedores. Ou utilize o nosso campo de pesquisa e confirme, pois é possível que já tenhamos feito esse trabalho por si, dependendo do seu setor!
Mais uma vez, quero salientar que estes sistemas de processamento salarial específicos do setor também funcionam num modelo baseado na nuvem. Isso significa que não terá de se preocupar em gerir o software ou as atualizações relacionadas com a conformidade.
6. Serviços de processamento salarial subcontratados
Com o processamento salarial subcontratado, utiliza um fornecedor externo para tratar de parte ou da maioria das tarefas envolvidas no processamento salarial.
Estas empresas de processamento salarial podem calcular salários, processar deduções, declarar impostos salariais, efetuar pagamentos e preparar documentos de fim de ano em seu nome.
Continua a ser necessário manter informações precisas sobre os colaboradores e comunicar alterações. A diferença é que o seu fornecedor trata de uma parte muito maior do processamento salarial propriamente dito.
Vantagens
Este modelo é útil quando pretende ter conhecimentos especializados em processamento de salários sem criar uma equipa interna dedicada a essa função.
O prestador assume a responsabilidade por grande parte do trabalho administrativo relacionado com cálculos, declarações, prazos e processamento de salários, enquanto a sua equipa mantém a supervisão.
Na minha experiência, o apoio torna-se especialmente importante neste contexto. Quando paga a outra entidade para processar os salários, o verdadeiro teste ao serviço surge frequentemente quando algo corre mal e precisa que uma discrepância seja corrigida rapidamente.
Para empresas mais pequenas sem um especialista interno em processamento de salários, os serviços de processamento de salários para pequenas empresas podem ser particularmente úteis.
Funcionalidades
Dependendo do prestador, os serviços externos de processamento de salários podem incluir:
- Processamento de salários gerido: O prestador calcula os salários e prepara cada processamento.
- Declaração e pagamento de impostos: Os impostos sobre os salários são calculados, declarados e pagos de acordo com os prazos aplicáveis.
- Relatórios de final de ano: O prestador prepara os documentos fiscais dos trabalhadores e prestadores de serviços.
- Atualizações de conformidade: As regras relativas aos salários e as alterações fiscais são monitorizadas pelo prestador.
- Autoatendimento dos trabalhadores: Os trabalhadores podem continuar a aceder aos recibos de vencimento e aos documentos fiscais através de um portal de software.
- Apoio ao processamento de salários: Os especialistas podem ajudar a investigar erros, correções e problemas relacionados com declarações.
A principal diferença em relação à utilização exclusiva de software de processamento de salários é a responsabilidade. Não está simplesmente a comprar um sistema que a sua equipa opera. Está a pagar a um prestador para executar parte da função de processamento de salários por si.
7. Organizações Profissionais de Empregadores (PEOs)
Outra forma de externalização do processamento de salários consiste em estabelecer uma parceria com uma Organização Profissional de Empregadores (PEO). A vantagem de utilizar um serviço PEO é que este pode ajudá-lo com muito mais do que apenas o processamento de salários. A maioria dos prestadores PEO oferece os seguintes serviços:
- Gestão de salários
- Conformidade regulamentar
- Gestão de benefícios dos trabalhadores
- Gestão de talentos (incluindo recrutamento e contratação)
- Gestão de dados
- Gestão de riscos
- Indemnização por acidentes de trabalho
As empresas PEO irão configurá-lo utilizando o seu próprio software, pelo que é importante garantir que o seu sistema de processamento de salários se integra com quaisquer soluções de software de RH essenciais que já esteja a utilizar.
Pode também esperar um apoio ao cliente de alto nível por parte de uma empresa PEO, porque está essencialmente a contratá-la para gerir os seus processos de processamento de salários do início ao fim.
Vantagens
A principal atração é o acesso a capacidades de processamento de salários e de RH que uma organização mais pequena poderá não querer desenvolver internamente.
As PEO podem combinar o processamento de salários com a administração de benefícios, apoio à conformidade, integração de novos trabalhadores e outros serviços de RH. Para uma equipa de RH reduzida, isso pode eliminar uma quantidade significativa de trabalho administrativo.
A contrapartida é que está a estabelecer uma relação muito mais abrangente do que estabeleceria com um prestador habitual de serviços de processamento de salários. Vale a pena compreender exatamente quais são as responsabilidades que lhe cabem e quais cabem à PEO antes de assinar um contrato.
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Funcionalidades
Os serviços PEO incluem normalmente:
- Processamento salarial: O PEO ajuda a calcular e processar os salários dos trabalhadores.
- Administração dos impostos sobre os salários: As declarações fiscais e os pagamentos são tratados no âmbito do acordo de coemprego.
- Administração de benefícios: Os trabalhadores podem ter acesso a planos de saúde, reforma e outros benefícios disponibilizados através do PEO.
- Apoio à conformidade: Os prestadores ajudam a gerir os requisitos regulamentares relacionados com o emprego.
- Indemnização por acidentes de trabalho e gestão de riscos: Muitos PEO disponibilizam serviços mais abrangentes relacionados com os riscos laborais.
- Autoatendimento dos trabalhadores: Os trabalhadores podem aceder a informações sobre salários, impostos e benefícios através da plataforma do prestador.
8. Software e Serviços de Processamento Salarial Global
As soluções de software para processamento salarial global representam uma combinação de software avançado de processamento salarial, capaz de efetuar pagamentos em várias moedas, com apoio ao cliente e gestão salarial assegurados pelo prestador de serviços de processamento salarial.
Neste modelo, é responsável por atualizar os dados dos seus trabalhadores no sistema global de software de processamento salarial. No entanto, o seu prestador de serviços de processamento salarial é responsável por processar os salários em seu nome, assegurando a conformidade fiscal em todas as jurisdições onde tem trabalhadores.
Benefícios
Sem uma plataforma centralizada, o processamento salarial em vários países pode transformar-se num projeto recorrente de reconciliação, envolvendo diferentes fornecedores, moedas, prazos e formatos de relatório.
O software de processamento salarial global foi concebido para reunir esses processos. A sua equipa pode consultar informações sobre remunerações e salários em várias regiões, enquanto os cálculos e requisitos locais são tratados ao nível de cada país.
Isso pode reduzir a coordenação manual que, de outro modo, recairia sobre as equipas de processamento salarial, recursos humanos e finanças em cada ciclo de pagamento.
Funcionalidades
As plataformas de processamento salarial global e multinacional podem incluir:
- Pagamentos em várias moedas: Calcular e pagar os salários nas moedas locais dos trabalhadores.
- Cálculos salariais específicos de cada país: Aplicar impostos locais, deduções obrigatórias e contribuições para a segurança social.
- Declarações salariais locais: Apoiar os requisitos específicos de cada país relativos a declarações e pagamentos.
- Relatórios salariais globais: Consolidar dados sobre remunerações e custos laborais de vários países.
- Pagamentos a trabalhadores e prestadores de serviços: Gerir diferentes grupos de trabalhadores através da mesma plataforma.
- Apoio à conformidade local: Ter em conta os requisitos específicos de cada jurisdição relativos ao processamento salarial e ao emprego.
- Serviços de empregador oficial: Alguns fornecedores também disponibilizam serviços EOR para países onde não tem a sua própria entidade jurídica.
Esta categoria torna-se mais valiosa à medida que aumenta o número de países onde opera. A questão mais importante é saber se precisa de software para coordenar o processamento salarial entre as suas entidades atuais, de um serviço global de processamento salarial gerido, de um EOR ou de uma combinação dos três.
(Nota: Se quiser ir mais longe e retirar completamente da sua responsabilidade as questões legais relacionadas com a contratação de trabalhadores internacionais, um serviço de empregador oficial seria uma opção mais adequada.)
Outras Opções de Processamento Salarial
Existem outras configurações de processamento salarial que vale a pena conhecer. No entanto, não são muito fáceis de utilizar. Outras opções incluem:
- Software de processamento salarial instalado localmente: Refere-se a software de processamento salarial instalado localmente nos servidores da empresa, que funciona de forma independente de outro software de RH. A única vantagem de utilizar um sistema de processamento salarial instalado localmente é proporcionar um maior controlo sobre a segurança e a personalização dos dados, ao contrário do software de processamento salarial padrão baseado na nuvem.
No entanto, as soluções instaladas localmente exigem um investimento inicial significativo na implementação e nos recursos informáticos, bem como manutenção contínua para garantir que o software se mantém atualizado face à evolução da legislação fiscal e evitar responsabilidades. - Software de processamento salarial de código aberto: O software de processamento salarial de código aberto permite uma ampla personalização e é geralmente mais económico, uma vez que não existem custos de licenciamento. No entanto, é necessário dispor de um nível significativo de conhecimentos técnicos para implementar e manter um sistema de processamento salarial de código aberto, em comparação com o software de processamento salarial padrão, o que faz desta opção uma solução muito menos apelativa para a maioria das organizações.
- Software de contabilidade: Se a sua empresa for muito pequena, poderá conseguir utilizar um software de contabilidade de RH que disponibilize funcionalidades de processamento salarial. Com software de contabilidade, pode pagar aos seus colaboradores através de cheques físicos, mas isso exige a introdução manual de dados e a impressão de cheques. Também obriga os seus colaboradores a realizar passos adicionais para depositarem os seus rendimentos na conta bancária. Por estes motivos, é também uma opção menos apelativa para a maioria das empresas.
Na minha opinião, estas opções alternativas de processamento salarial estão desatualizadas e proporcionam uma experiência pouco satisfatória a qualquer pessoa responsável por gerir ou utilizar regularmente o software.
Em vez disso, recomendo explorar mais aprofundadamente o software de processamento salarial baseado na nuvem, o processamento salarial como módulo ou os serviços de processamento salarial, para encontrar o melhor software de processamento salarial com depósito direto para a sua empresa.
Encontrar a solução de processamento salarial adequada
Depois de saber que tipo de software de processamento salarial se adequa à sua equipa, o passo lógico seguinte é definir o orçamento, especialmente se estiver a processar salários além-fronteiras, onde as estruturas de preços variam significativamente consoante o modelo de serviço e o número de colaboradores. Se for esse o seu caso, a análise dos custos dos serviços globais de processamento salarial explica quanto pode esperar pagar nos modelos de EOR, gestão de prestadores de serviços e consolidação empresarial, para que possa avaliar as suas opções com números reais.
Escolher a solução de processamento salarial adequada implica uma análise cuidadosa das necessidades e capacidades da sua organização. É fundamental garantir que, independentemente do software ou serviço escolhido, este simplifica o seu trabalho e reduz o erro humano.