As funcionalidades do software HRMS são ferramentas que tornam a gestão de salários, benefícios, contratação, avaliações dos colaboradores e formação mais fácil e eficiente. Com o HRMS certo, pode aumentar a produtividade, simplificar as suas tarefas de RH e melhorar a satisfação no local de trabalho. Neste artigo, vou explicar as principais funcionalidades do software HRMS e mostrar-lhe como cada uma pode ajudar a sua empresa a funcionar de forma mais eficiente.
O que é um sistema HRMS?
Na sua essência, os sistemas de gestão de recursos humanos são ferramentas digitais utilizadas para apoiar os processos de RH de uma organização. Este tipo de software pode incluir funcionalidades de recrutamento, gestão de salários, dados dos colaboradores, desempenho dos colaboradores, funcionalidades de gestão da remuneração e dos benefícios e folhas de horas.
A função de um HRMS é utilizar a tecnologia para aumentar a eficiência e ajudar os gestores a criar equipas mais satisfeitas e produtivas.
O software HRMS moderno inclui funcionalidades que garantem a conformidade com as regras e os regulamentos de recrutamento, facilitando o cumprimento das obrigações por parte das equipas de RH.
36 funcionalidades importantes do HRMS
Os melhores softwares e ferramentas HRMS oferecem muitas soluções, como funções gerais de RH, controlo de assiduidade e tempos de trabalho, análise, recrutamento, integração, RH social, aprendizagem e desenvolvimento, conformidade e soluções de processamento salarial. Uma solução HRMS ajuda os profissionais de RH a desenvolver um sistema eficiente de gestão de recursos humanos e a melhorar a experiência geral dos colaboradores.
A. Funcionalidades gerais de RH
O software HRMS ideal oferece funcionalidades gerais de recursos humanos, como gestão de benefícios, compatibilidade com dispositivos móveis e ferramentas de autosserviço para colaboradores e gestores.
1. Base de dados centralizada
No centro de qualquer HRMS encontra-se a sua base de dados centralizada, que funciona como uma fonte única e segura de informação para todos os dados relacionados com os colaboradores, onde pode armazenar, organizar e consultar registos dos colaboradores, detalhes salariais e documentação de conformidade. Isto aumenta a eficiência e garante a exatidão dos dados nas diferentes funções de RH, facilitando a tomada de decisões e melhorando a produtividade da sua equipa de RH.
2. Gestão de benefícios
A gestão dos benefícios dos colaboradores e a sua inclusão nos cálculos salariais podem consumir muito tempo. Um sistema de gestão de recursos humanos permite um acesso fácil a módulos de gestão de benefícios que lhe dão acesso a benefícios como planos de pensões, seguro de saúde, licença de maternidade, baixa médica e férias.
3. Compatibilidade com dispositivos móveis
Os fornecedores de soluções HRMS podem disponibilizar software de RH na nuvem ou soluções instaladas localmente. Podem também disponibilizar aplicações móveis para os sistemas operativos Android e iOS. Para maximizar a eficiência, o seu software HRMS deve oferecer soluções acessíveis em qualquer lugar. Uma das vantagens do software de RH na nuvem e da compatibilidade com dispositivos móveis (pelo menos através do website) é permitir que os seus colaboradores acedam à informação onde quer que estejam.
4. Autosserviço (Gestão)
As funções de autosserviço para gestores ajudam a acelerar os processos de RH e permitem realizar várias tarefas, como analisar candidaturas, introduzir dados de avaliações de desempenho, aprovar pedidos de reembolso de despesas e aceder a informações dos colaboradores.
5. Autosserviço (Colaborador)
As funções de autosserviço para colaboradores permitem que estes introduzam dados pessoais, consultem o estado dos seus benefícios e solicitem folgas. Isto pode poupar imenso tempo ao seu departamento de RH, uma vez que este deixa de ter de servir de intermediário entre os seus colaboradores e esta informação (esta é também uma vantagem fundamental do software de gestão de RH). Algumas ferramentas avançadas podem até incluir chatbots de RH para responder a questões.
B. Funcionalidades de gestão da força de trabalho
O software HRMS com funcionalidades de controlo de assiduidade e tempos de trabalho pode incluir funções como gestão de ausências, escalas dos colaboradores, registo de entrada e saída, conformidade, estimativas de custos e integração com o processamento salarial.
6. Gestão de ausências
O software HRMS pode ajudá-lo a acompanhar e gerir as ausências dos seus colaboradores. Facilita aos gestores saber quem está presente e quem está ausente e por que motivos – seja por férias, baixa médica, licença de maternidade ou outro tipo de ausência remunerada.
7. Planeamento dos horários dos colaboradores
O software de planeamento dos horários dos colaboradores permite-lhe criar módulos de assiduidade, gerir horários e configurar notificações e alertas que lhe permitem verificar aspetos como a assiduidade ou as horas extraordinárias (existem também muitas outras vantagens do software de planeamento dos horários dos colaboradores).
8. Registo de entrada e saída
Os módulos de controlo de tempo e assiduidade permitem que os seus colaboradores mantenham um registo das suas horas. Alguns sistemas disponibilizam opções avançadas de registo de entrada, como códigos PIN, leitores biométricos, leitores de cartões magnéticos e ferramentas de reconhecimento de impressão digital e facial.
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9. Conformidade
Independentemente do país ou região onde opera, tem de cumprir todos os regulamentos e a legislação relacionados com o local de trabalho. Os regulamentos laborais, por exemplo, limitam o número de horas que as pessoas podem trabalhar por dia ou por semana.
O software HRMS pode incluir funcionalidades que verificam e utilizam dados para fins de elaboração de relatórios e conformidade. Também fornece alertas e notificações automáticos quando as normas legislativas não são cumpridas.
10. Estimativas de custos
O software avançado de recursos humanos utiliza dados históricos de RH para disponibilizar funcionalidades de estimativa de tempo e custos para diferentes projetos, permitindo-lhe prever melhor as necessidades de recursos no futuro.
11. Integração da folha de pagamentos
A utilização de software HRMS para gerir a folha de pagamentos permite-lhe integrar os módulos de assiduidade e controlo de tempo com a funcionalidade da folha de pagamentos. Desta forma, obtém dados precisos do ciclo de processamento salarial que pode utilizar para calcular os salários e benefícios dos colaboradores, tudo num único sistema integrado.
C. Funcionalidades analíticas
Uma das principais vantagens de um HRMS (bem, de alguns deles) é permitir-lhe recolher todo o tipo de dados úteis sobre os colaboradores para ajudar a geri-los e a pensar estrategicamente.
Algumas funções analíticas presentes no software e nos sistemas de gestão de RH incluem painéis personalizáveis, elaboração de relatórios em tempo real, capacidades de previsão, recolha automatizada de dados, controlos de acesso e análise financeira.
Painéis personalizáveis
É importante adotar um sistema personalizável que se adapte às necessidades do seu departamento de RH. Isto inclui tudo, desde permitir que os utilizadores criem visualizações pessoais do painel até disponibilizar diferentes opções de cores e outras opções de personalização. Isto pode ajudar a aumentar o envolvimento dos seus colaboradores com o software HRMS.
13. Elaboração de relatórios em tempo real
O seu HRMS deve disponibilizar análises e relatórios adaptados e personalizáveis com base nos dados do seu sistema. A informação e os relatórios em tempo real permitem-lhe tomar decisões atempadas que melhoram o desempenho face aos KPIs.
14. Capacidades de previsão
O software HRMS ideal deve permitir-lhe analisar dados anteriores e disponibilizar uma orientação sobre o desempenho futuro de acordo com os KPIs e objetivos pretendidos. As soluções de previsão podem ajudá-lo a determinar quantas horas uma tarefa irá exigir ou quantos colaboradores devem ser afetos a determinados projetos.
15. Recolha automatizada de dados
O software HRMS com pacotes de análise de RH permite-lhe aceder a qualquer informação de que necessite, quando precisar dela, para o ajudar a obter as informações necessárias. Isto inclui aceder a informações e dados para além da sua própria base de dados, integrando-se com CRM, ERP e outras fontes para produzir relatórios sofisticados.
16. Análise e informações com recurso a IA
À medida que a inteligência artificial assume um papel cada vez mais importante na tecnologia de RH, as organizações podem utilizar software HRMS baseado em IA para obter informações mais aprofundadas sobre o desempenho dos colaboradores, as tendências de rotatividade e o planeamento da força de trabalho. Isto pode ajudar a prever as necessidades futuras de RH, otimizar a afetação de colaboradores e identificar colaboradores em risco para uma intervenção precoce.
17. Controlos de acesso
O acesso a informações, relatórios e dados será designado como privado ou público. O melhor software HRMS dispõe de funções de administração para atribuir níveis ou graus de acesso a diferentes recursos. Isto contribui para reforçar a segurança dos dados e impedir a partilha de informações classificadas com utilizadores não autorizados.
18. Análise financeira
O software HRMS ideal pode incluir pacotes de análise capazes de recolher e avaliar vários níveis de dados financeiros para ajudar a gestão nos processos de tomada de decisão.
D. Funcionalidades de recrutamento e integração
Muitos sistemas HRMS incluem funcionalidades de recrutamento e integração para simplificar o processo de contratação e criar uma experiência fluida para os candidatos selecionados.
Isto inclui funcionalidades essenciais como modelos de anúncios de emprego, um sistema de acompanhamento de candidatos, formulários e relatórios sem papel, capacidades de gamificação, lembretes automatizados e ferramentas de gestão do período experimental.
19. Funcionalidades de recrutamento
Ao centralizar o recrutamento num HRMS, as equipas podem reduzir o tempo necessário para contratar e melhorar a colaboração entre departamentos.
As principais ferramentas de recrutamento frequentemente incluídas num HRMS abrangem um sistema de acompanhamento de candidatos, análise de currículos e integrações de publicação de ofertas de emprego com plataformas de emprego populares. Alguns sistemas também disponibilizam ferramentas de classificação de candidatos e agendamento de entrevistas para simplificar o processo de triagem.
20. Funções sem papel
As funções de integração orientadas pela tecnologia no software HRMS estão a tornar-se cada vez mais digitais e sem papel, por serem mais económicas, ecológicas e seguras. Existem atualmente contratos de trabalho, formulários fiscais, pedidos de benefícios, pedidos de dispensa e muito mais sem papel.
21. Capacidades de gamificação
A utilização de gamificação nas funcionalidades de integração e/ou de avaliação do desempenho pode criar um ambiente de trabalho mais interativo e envolvente para os seus colaboradores. Esta não é uma funcionalidade indispensável na maioria dos softwares HRMS, mas é certamente uma grande vantagem quando está disponível.
22. Lembretes automatizados
O melhor software HRMS inclui funções para agendar lembretes que notificam gestores e colaboradores sobre tarefas pendentes ou excessos na utilização de recursos. Os lembretes podem ser configurados para chegar à sua caixa de entrada de correio eletrónico ou ao seu smartphone, para que nunca perca nada.
23. Funções de gestão do período experimental
Os recursos humanos acompanham os novos colaboradores durante um período experimental, cuja conclusão com sucesso depende de uma conduta adequada, assiduidade e desempenho profissional. A funcionalidade de integração do seu software HRMS deve incluir uma função de definição de objetivos que possa utilizar para acordar medidas e metas durante os primeiros meses de trabalho.
E. Funcionalidades de conformidade
Os sistemas HRMS incluem frequentemente funcionalidades de conformidade, como conformidade automatizada do recrutamento, conformidade automatizada com a EEOC e conformidade automatizada dos benefícios de saúde.
24. Conformidade automatizada do recrutamento
Uma consideração essencial durante o processo de contratação é evitar práticas discriminatórias que possam expor a sua empresa a reclamações. Os anúncios de emprego, as verificações de referências e as perguntas de entrevista estão sujeitos a preconceitos baseados na raça, sexo, etnia, género, religião, estatuto e deficiência física e mental, entre outros.
O seu HRMS pode ajudar através de funcionalidades que garantem que todas as comunicações se mantêm sólidas e não deixam margem para preconceitos.
25. Conformidade automatizada com a EEOC
A maioria das empresas precisa que os novos colaboradores preencham e assinem um questionário de autoidentificação EEO para se proteger contra práticas discriminatórias. O HRMS pode incluir questionários totalmente conformes e garantir que as informações são utilizadas de forma adequada.
26. Conformidade automatizada dos benefícios de saúde
A conformidade relacionada com a saúde continua a ser crucial em muitos países. Por exemplo, nos EUA, as empresas têm de cumprir legislação federal como a Lei de Portabilidade e Responsabilidade dos Seguros de Saúde (HIPAA), a Lei de Não Discriminação com Base em Informação Genética, a Lei de Cuidados de Saúde Acessíveis (ACA) e as Disposições sobre a Paridade na Saúde Mental, entre outras.
O software adequado recolhe os dados necessários para os relatórios da IRS e mantém-nos atualizados caso ocorram alterações à legislação.
F. Funcionalidades de Aprendizagem e Desenvolvimento dos Colaboradores
As funcionalidades de desenvolvimento dos colaboradores a ter em conta no seu próximo software HRMS incluem a gestão do desempenho, a administração de certificações, diretórios de formação, capacidades de envolvimento dos colaboradores, funções de dados de avaliação e políticas e objetivos da empresa.
27. Gestão do Desempenho
Um HRMS robusto deve disponibilizar ferramentas de gestão do desempenho que permitam às equipas de RH acompanhar o desempenho em tempo real, definir objetivos e monitorizar o progresso. Estas ferramentas uniformizam as avaliações, fornecem retorno contínuo e apoiam o desenvolvimento dos colaboradores. Ao simplificar a definição de objetivos e disponibilizar informações sobre a produtividade, um HRMS ajuda a criar planos de desenvolvimento personalizados para reter os melhores talentos.
28. Administração de Certificações
A gestão de cursos, as nomeações para formações, a garantia de conformidade e a atualização de materiais podem consumir muito tempo se não forem devidamente geridas. Um software HRMS com um módulo de gestão da aprendizagem facilita a gestão da formação e do desenvolvimento contínuos.
29. Diretórios de Formação
O sistema HRMS ideal oferece uma gama completa de opções de aprendizagem geríveis a partir de uma única interface. Isto inclui o mapeamento de atividades face a modelos de competências para a gestão do desempenho baseada em competências e a ligação dos resultados da aprendizagem ao desenvolvimento de competências desejáveis.
30. Capacidades de Envolvimento dos Colaboradores
As ferramentas de envolvimento dos colaboradores num HRMS podem incluir inquéritos rápidos, mecanismos de retorno e programas de reconhecimento que dão voz aos colaboradores e ajudam as equipas de RH a medir os níveis de envolvimento. Um HRMS centrado no envolvimento ajuda a criar uma força de trabalho mais unida, promove uma cultura empresarial positiva e melhora a retenção dos colaboradores ao abordar as preocupações antes que se agravem.
31. Políticas e Objetivos da Empresa
O dinheiro investido em programas de formação, desenvolvimento e certificações é um investimento com vista à concretização dos objetivos empresariais. O seu sistema HRMS deve ser capaz de analisar as suas estratégias de desenvolvimento e compará-las com as políticas e os objetivos predefinidos.
G. Soluções de Processamento Salarial
A maioria dos HRMS dispõe de soluções de processamento salarial com funcionalidades como períodos de processamento salarial flexíveis, processamento e reprocessamento em massa, recibos de vencimento online, conformidade global do processamento salarial, ajustes salariais e registos de horas extraordinárias.
32. Períodos de Processamento Salarial Flexíveis
Os colaboradores e prestadores de serviços podem receber os seus salários em diferentes períodos — semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente. Dispor de um sistema HRMS com funcionalidades de processamento salarial que acomodem diferentes períodos de pagamento acelera o processamento salarial e reduz os erros de introdução de dados durante o pagamento.
33. Processamento e Reprocessamento em Massa
O seu software HRMS deve dispor de funcionalidades que permitam às equipas de RH automatizar muitos pagamentos a colaboradores ao longo de um período prolongado. As ferramentas avançadas incluem uma funcionalidade de «anulação do processamento» que permite desfazer e corrigir erros de pagamento.
34. Recibos de Vencimento Online
A maioria dos sistemas HRMS facilita a vida dos colaboradores ao garantir que os recibos de vencimento recentes e anteriores estão disponíveis para consulta ou transferência a qualquer momento.
35. Conformidade Global do Processamento Salarial
A conformidade do processamento salarial varia de região para região. Assim, se a sua empresa operar em várias localizações, a conformidade e a sua gestão podem tornar-se confusas. O software HRMS adequado automatiza o seu processamento salarial para cumprir os regulamentos aplicáveis à sua localização geográfica.
36. Ajustes Salariais e Funções de Horas Extraordinárias
Muitos sistemas HRMS integram soluções de processamento salarial que permitem às equipas de RH e de contabilidade alterar e ajustar a remuneração dos colaboradores; ter em conta reduções ou bónus; registar licenças sem vencimento, contribuições para pensões, subsídios e outros ajustes necessários.
H. Relação Qualidade-Preço
É claro que o seu orçamento é importante ao escolher o HRMS ideal, por isso é útil compreender os preços típicos dos HRMS. Como se compara o preço do sistema com as suas capacidades, funcionalidades e facilidade de utilização? Precisa realmente de todas as funcionalidades adicionais?
Considere ferramentas e software de gestão de recursos humanos cujos preços sejam claros, flexíveis e transparentes.
As equipas mais pequenas podem considerar que o software de RH concebido para pequenas empresas oferece a funcionalidade de que necessitam sem a complexidade de um HRMS completo.
Existem diferentes tipos de HRMS?
Existem muitas listas de software de RH, mas as ferramentas mais populares centram-se no recrutamento, desenvolvimento e envolvimento dos colaboradores, integração, remuneração e gestão da força de trabalho, para melhorar a eficiência da equipa central de RH de uma empresa.
Gestão de pessoal
As funcionalidades de gestão de pessoal incluem funções de planeamento da força de trabalho, como software de elaboração de horários e gestão de colaboradores, gestão do ciclo de vida dos colaboradores, software de controlo do tempo, gestão de ausências e pesquisa de candidatos, seja através de um sistema de acompanhamento de candidatos ou de uma tecnologia mais avançada de aquisição de talento.
Integração e saída
Os sistemas de integração incluem software de integração e de saída. As ferramentas de integração podem ajudar a orientar os novos colaboradores através dos requisitos documentais, da criação de credenciais de acesso ao software, da verificação do I-9, das apresentações sociais e de outras responsabilidades.
Desenvolvimento dos colaboradores
O desenvolvimento consiste em ajudar os seus colaboradores a crescer e em manter as pessoas satisfeitas. Um HRMS pode incluir software de satisfação dos colaboradores, software de gestão do desempenho, software de avaliação de 360 graus e software de gestão de talento. Este é um dos principais benefícios do software de gestão de talento.
Gestão da remuneração
Os sistemas de remuneração incluem software de administração, software de gestão de benefícios e software de processamento salarial. O autosserviço de remuneração é útil para que os colaboradores possam consultar os seus próprios benefícios de saúde ou as métricas de PTO.
Gestão da força de trabalho
Os sistemas de gestão da força de trabalho incluem software de recursos humanos, sistemas de informação de recursos humanos (HRIS), ferramentas de registo dos colaboradores, software de gestão do capital humano e software de registo e monitorização dos colaboradores.
Leitura relacionada: Análises dos melhores sistemas de software de RH central
Perguntas frequentes sobre software HRMS
Está pronto para os próximos passos, mas não sabe bem por onde começar? Estas respostas a perguntas comuns podem ajudar.
Qual é a diferença entre um HRMS, HRIS ou HCM?
Um HRMS (Sistema de Gestão de Recursos Humanos) e um HRIS (Sistema de Informação de Recursos Humanos) são semelhantes, mas um HRMS inclui normalmente uma gama mais ampla de funcionalidades. Um HRIS centra-se nas funções essenciais de RH, como a gestão dos dados dos colaboradores, o processamento salarial e a administração de benefícios. Um HRMS amplia estas funcionalidades ao incorporar opções adicionais, como a gestão do desempenho, o acompanhamento do tempo e da assiduidade e ferramentas de envolvimento dos colaboradores.
Por outro lado, os sistemas HCM (Gestão do Capital Humano) adotam uma abordagem mais estratégica aos RH, centrando-se não só na gestão dos dados dos colaboradores e das tarefas administrativas, mas também na otimização da força de trabalho global. Os sistemas HCM incluem normalmente a gestão de talento, a aprendizagem e o desenvolvimento e o planeamento da sucessão, tornando-os mais abrangentes para organizações que procuram alinhar as funções de RH com os objetivos empresariais.
Em resumo:
- HRIS centra-se nos dados essenciais de RH e nas tarefas administrativas.
- HRMS disponibiliza funcionalidades mais abrangentes, incluindo o envolvimento dos colaboradores e a gestão do desempenho.
- HCM integra as funções de RH com a gestão e o desenvolvimento estratégicos da força de trabalho.
Para uma análise mais aprofundada, leia a nossa comparação entre sistemas HRIS, HRMS e HCM.
Como escolher o HRMS certo para a minha empresa?
A escolha do HRMS certo depende da dimensão, das necessidades e do orçamento da sua empresa. Entre os principais fatores a considerar estão a facilidade de utilização, a escalabilidade, as integrações com o software existente e o facto de a plataforma suportar as funcionalidades específicas de que a sua organização necessita, como a gestão do desempenho ou o acompanhamento da conformidade.
Se o seu orçamento for limitado ou a sua equipa for pequena, considere um sistema HRMS concebido para pequenas empresas, que poderá adequar-se melhor às suas necessidades e ser mais acessível.
Qual é o custo de implementação de um HRMS?
O custo de um HRMS pode variar consoante as funcionalidades da plataforma, a dimensão da empresa e o nível de personalização necessário. Muitos fornecedores de HRMS disponibilizam planos de preços por níveis, para que possa escolher um plano adequado ao seu orçamento. É também importante considerar custos a longo prazo, como atualizações, suporte e funcionalidades adicionais.
