Escolher o software de RH certo é fundamental para a sua equipa. Permite poupar tempo, garantir a precisão, manter a conformidade e aumentar o seu ROI. Mas se escolher o software errado, arrisca-se a enfrentar ineficiências, erros e problemas de conformidade dispendiosos.
Este guia destina-se a profissionais de RH que querem tomar decisões informadas. Quer seja proprietário de uma pequena empresa ou lidere um grande departamento de RH, compreender as particularidades das suas opções é fundamental. Vamos analisar como fazer a escolha certa para a sua organização.
6 aspetos a considerar ao escolher software de RH
Avalie as soluções de software de RH concentrando-se nos fatores essenciais que correspondem às necessidades e aos objetivos da sua equipa. Se souber quais são os seus requisitos, estará mais bem preparado para escolher os melhores candidatos.
Considere estes elementos durante a seleção do software:
1. Flexibilidade dos planos
A flexibilidade dos planos influencia a capacidade de o software se adaptar às necessidades em mudança da sua organização, quer através da atualização ou redução dos planos, quer através da aquisição de complementos. Isto é importante porque a sua equipa pode crescer ou mudar, e precisará de uma solução escalável que se adapte consigo.
Procure planos que ofereçam atualizações fáceis sem custos elevados ou soluções que combinem diferentes módulos de sistemas de RH numa abordagem faseada. Pergunte aos fornecedores sobre as suas políticas de atualização durante as demonstrações e se se destinam sobretudo a pequenas empresas, médias empresas ou grandes empresas.
2. Acesso aos dados e relatórios
O acesso aos dados e os relatórios permitem-lhe obter informações a partir dos dados dos seus colaboradores e tomar melhores decisões. São essenciais tanto para a gestão de RH como para a manutenção da conformidade.
Certifique-se de que o software oferece relatórios personalizáveis e opções fáceis para exportar as informações dos colaboradores. Teste as funcionalidades de relatório durante um período experimental para avaliar a facilidade de utilização.
3. Integração com o seu conjunto tecnológico
A integração com o seu conjunto tecnológico de RH garante que o software de RH funciona de forma integrada com as ferramentas que já utiliza. É essencial para manter a produtividade e a consistência dos dados, além de ajudar a simplificar os seus fluxos de trabalho de RH.
Verifique se o software se integra com o seu software de processamento salarial (ou procure um software de RH com processamento salarial), CRM ou sistema de acompanhamento de candidatos (ATS), bem como com outros sistemas baseados na nuvem. Peça demonstrações das integrações para ver como funcionam na prática.
4. Integração e suporte
Serviços sólidos de integração e suporte podem facilitar a transição para um novo software. Isto conduz a uma melhor implementação da sua nova plataforma de RH e a uma maior adoção, tanto pelo seu departamento de RH como pelos colaboradores.
Avalie a disponibilidade de recursos de formação, suporte em direto e fóruns da comunidade. Durante uma demonstração, pergunte qual é o tempo médio de resposta às questões de suporte e se estão disponíveis gestores de conta dedicados.
5. Opções de personalização
As opções de personalização permitem adaptar a plataforma de RH às suas necessidades específicas. Isto é importante para garantir que a ferramenta se adequa aos seus principais fluxos de trabalho de RH. Procure ferramentas de RH que permitam personalizar campos, painéis e processos — e fornecedores que ofereçam apoio durante esta personalização.
6. Funcionalidades de automatização
As funcionalidades de automatização ajudam a simplificar tarefas e fluxos de trabalho repetitivos. Quer se trate de recrutar os melhores talentos, integrar novas contratações, da forma como os colaboradores submetem pedidos de ausência ou de outras tarefas típicas de RH, a automatização pode ter um impacto significativo.
A automatização ajuda a sua equipa de RH a poupar tempo e a reduzir erros. Certifique-se de que o software automatiza as principais funções de RH relevantes para a sua equipa e teste as capacidades de automatização durante uma demonstração ou um período experimental gratuito para avaliar o seu impacto.
Como escolher software de RH: uma estrutura em 5 passos
Para selecionar o software de RH adequado, comece por identificar as necessidades e os desafios da sua empresa. Isto ajudá-lo-á a restringir o tipo de software de RH mais adequado à sua empresa, quer se trate de um sistema HCM ou HRIS, quer de outro tipo de SaaS de RH.
Em seguida, pode avaliar as funcionalidades que correspondem a estes requisitos e testá-las através de demonstrações ou períodos experimentais. Segue-se um guia passo a passo para o ajudar a tomar uma decisão informada sobre tecnologia de RH:
Passo 1: Identifique as suas necessidades
Comece por identificar as necessidades da sua equipa para estabelecer as bases da seleção do melhor software de RH:
Have an account? Log In
Recolha contributos das partes interessadas
Envolva as principais partes interessadas, como as equipas de RH, processamento salarial e TI, para obter uma visão completa das suas necessidades. Realize reuniões ou envie inquéritos para recolher as suas opiniões. Pergunte-lhes que funcionalidades consideram insuficientes no sistema atual. Dê prioridade ao feedback das pessoas que utilizarão o software diariamente.
Enumere e dê prioridade aos problemas
Identifique os problemas do seu sistema atual. O que está a atrasar a sua equipa de RH? Crie uma lista e classifique-os de acordo com o impacto no fluxo de trabalho. Entre os problemas comuns podem incluir-se:
- Introdução manual de dados: A gestão da sua base de dados de RH está a ocupar demasiado tempo aos seus profissionais de RH?
- Falta de integração: A administração e inscrição em benefícios, a gestão do ciclo de vida dos colaboradores e o planeamento da força de trabalho estão a ser realizados em tecnologias de RH dispersas e desconexas?
- Capacidades de elaboração de relatórios limitadas: Os seus líderes de RH têm dificuldade em preparar relatórios e acompanhar aspetos como o envolvimento dos colaboradores, a retenção e o desempenho dos colaboradores?
Alinhe com as políticas e os objetivos
Certifique-se de que os seus requisitos estão alinhados com as políticas e os objetivos internos. Verifique se existem protocolos de segurança de dados ou requisitos regulamentares que tenha de cumprir. Alinhe as suas preferências relativamente ao fornecedor com o orçamento e a orientação estratégica da sua organização.
Distinga o essencial do desejável
Distinga entre funcionalidades essenciais e desejáveis. As funcionalidades essenciais são indispensáveis às suas operações, como o processamento salarial e a gestão da força de trabalho, a administração de benefícios dos colaboradores ou a gestão de dados de RH.
Os recursos desejáveis podem ser funcionalidades que melhoram a experiência do utilizador ou elevam a experiência dos seus colaboradores. Podem incluir aplicações móveis, ferramentas de gestão do desempenho, um sistema de gestão da aprendizagem (LMS) ou um portal de autosserviço para colaboradores.
Faça estas perguntas:
- Que queixas ou obstáculos surgem com maior frequência?
- Que necessidades não estão a ser satisfeitas atualmente?
- Que funcionalidades resolveriam os seus 3 principais problemas?
- Que retorno do investimento espera obter com este investimento?
Passo 2: Pesquisar fornecedores
Pesquise e compare fornecedores de software de RH para encontrar a solução mais adequada à sua equipa:
Faça uma análise dos fornecedores
Comece com análises gerais, utilizando sites de avaliações, classificações e estudos de caso. Procure opiniões sobre a experiência do utilizador e o apoio ao cliente. Preste atenção aos elogios ou às queixas recorrentes. Isto proporcionar-lhe-á uma visão abrangente da reputação de cada fornecedor.
Compare com base nas necessidades
Escolha ferramentas adequadas à dimensão e às necessidades da sua empresa. Considere se precisa de integrações com os sistemas atuais ou de uma solução tudo-em-um, como um sistema de informação de recursos humanos (HRIS) ou um sistema de gestão de recursos humanos (HRMS).
Decida se a subcontratação é melhor do que criar um modelo interno. Além disso, se o seu sistema atual já não responde às suas necessidades e precisar de atualizar o seu software de RH, considere como será o processo de migração ou de descontinuação da utilização da ferramenta de RH existente.
Quanto menor for o departamento de RH, melhor será utilizar menos sistemas, pelo que poderá ser preferível começar com um sistema de RH tudo-em-um e, depois, adicionar ferramentas mais especializadas à medida que as suas necessidades evoluem. É por isso que a capacidade de integração, idealmente através de APIs abertas ou conectores nativos, é essencial.
Identifique os principais fatores de diferenciação
Procure fatores de diferenciação, como o apoio à implementação e a experiência do utilizador. Considere a flexibilidade para casos de utilização específicos se a sua equipa tiver necessidades únicas. Verifique se os fornecedores oferecem soluções personalizadas ou pacotes padronizados.
Documente as suas conclusões
Mantenha um registo da sua pesquisa, documentando as suas conclusões. Crie uma folha de cálculo para comparar funcionalidades, preços e apoio. Isto ajuda-o a tomar decisões informadas e mantém a sua equipa alinhada.
Faça estas perguntas:
- O que faz melhor cada ferramenta?
- É adequada à dimensão da sua equipa, ao seu orçamento e à sua infraestrutura tecnológica?
- Que apoio e documentação estão disponíveis?
- Qual é a flexibilidade da ferramenta para requisitos específicos?
- Quais são os principais fatores de diferenciação?
Principais softwares de RH a considerar
Eis a minha lista das 10 principais opções de software de RH disponíveis, para ajudar a iniciar a sua pesquisa:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Passo 3: Crie uma lista restrita e estabeleça contacto
Depois de concluir a sua pesquisa, é altura de reduzir as opções de fornecedores e começar a conversar com potenciais parceiros:
Selecione os fornecedores
Selecione 2 a 4 fornecedores com base na sua pesquisa anterior, concentrando-se nos que melhor correspondem às necessidades e ao orçamento da sua equipa. Isto facilita a gestão e a comparação das opções. Certifique-se de que cada fornecedor cumpre a maioria das suas prioridades.
Envie um RFI ou RFP
Considere enviar um RFP ou RFI de software de RH para recolher informações detalhadas junto dos fornecedores selecionados. Isto ajuda-o a compreender as ofertas e capacidades de cada um e dá-lhes a oportunidade de adaptar a sua proposta às suas necessidades específicas. Utilize este passo para esclarecer quaisquer dúvidas e obter informações concretas sobre preços e funcionalidades.
Marque demonstrações e faça perguntas
Agende demonstrações com os fornecedores selecionados e prepare perguntas específicas. Aproveite este momento para ver o software em ação e avaliar a experiência do utilizador. Pergunte sobre funcionalidades específicas e sobre a forma como estas respondem aos seus problemas.
Utilize critérios de avaliação consistentes
Aplique os mesmos critérios de avaliação a todos os fornecedores. Isto garante uma comparação justa e ajuda-o a identificar a opção mais adequada. Crie uma lista de verificação ou uma grelha de avaliação para acompanhar os pontos fortes e fracos de cada fornecedor.
Faça estas perguntas:
- Pode apresentar-me um caso real de um cliente semelhante à nossa organização?
- Que recursos de apoio ou integração disponibilizam?
- Que funcionalidades exigem uma atualização do plano?
- Como é que o vosso software resolve os problemas específicos que temos?
- Existem custos ocultos dos quais devamos ter conhecimento?
Passo 4: Construa o caso de negócio
Transforme a sua pesquisa sobre fornecedores num caso de negócio sólido, que a sua equipa de liderança compreenda e apoie:
Resuma os problemas e os resultados esperados
Comece por resumir os problemas que a sua equipa enfrenta e o impacto que estes têm na produtividade, no desempenho ou na eficiência das suas operações de RH. Saliente os resultados que espera obter com o novo software e a forma como estes irão resolver os problemas identificados. Utilize exemplos específicos para demonstrar os benefícios e as melhorias esperadas.
Apresente estimativas de custos e prazos
Obtenha estimativas básicas de custos e prazos de implementação através da sua pesquisa sobre fornecedores. Apresente estes detalhes de forma clara à sua equipa de liderança. Utilize guias de preços de software de RH para apresentar um intervalo de custos. Inclua os prazos para mostrar quando começarão a surgir os benefícios.
Explique o ROI e os riscos
Explique o ROI e os ganhos de eficiência que o software proporcionará. Saliente os riscos financeiros e operacionais de não efetuar uma mudança e demonstre de que forma o software poupará tempo e reduzirá os erros, melhorando a produtividade geral.
Faça estas perguntas:
- Que problema empresarial irá resolver?
- Quais são os riscos de não fazer nada?
- Quais são as vantagens financeiras e operacionais?
- Com que rapidez veremos um retorno do investimento?
- Que métricas indicarão o sucesso?
Passo 5: Implementar e integrar
Depois de selecionar um fornecedor de software de RH, planeie um processo de integração eficiente para a sua equipa:
Comunicar o plano de implementação
Comunique claramente o plano de implementação a todos os utilizadores, não apenas ao departamento de RH. Partilhe os prazos e o que cada fase envolve, especialmente se a migração exigir atualizações aos documentos ou dados dos colaboradores.
Certifique-se de que todos compreendem o seu papel na transição. Utilize e-mails ou reuniões de equipa para manter todos informados, organize sessões de perguntas e respostas e otimize a transição para o novo sistema.
Atribuir responsáveis internos
Atribua responsáveis internos e pontos de contacto para o software. Estes podem incluir líderes de RH, executivos e gestores intermédios. O seu processo de seleção destes responsáveis deve considerar o seu nível de influência e a abrangência da sua cobertura, para que todos os colaboradores tenham uma pessoa de referência.
Estas pessoas irão gerir a implementação e responder a quaisquer perguntas, por isso certifique-se de que recebem formação e estão preparadas para orientar as suas equipas. Isto ajuda a assegurar uma transição eficiente.
Garantir a formação e a adoção
Certifique-se de que as equipas concluem a formação e adotam a ferramenta de forma consistente. Utilize, sempre que possível, os recursos disponibilizados pelo fornecedor e estabeleça prazos para a conclusão da formação. Monitorize a utilização e resolva qualquer resistência ou dificuldade à medida que surja.
Criar ciclos de feedback
Estabeleça ciclos de feedback durante a implementação para recolher contributos dos utilizadores e melhorar os processos em tempo real. Os acompanhamentos regulares com a sua equipa ajudarão a aperfeiçoar o processo de implementação e a incentivar uma adoção generalizada.
Faça estas perguntas:
- Qual é o plano de gestão da mudança?
- Quem é responsável pela implementação?
- Como irá acompanhar o sucesso inicial?
- Que recursos de formação estão disponíveis?
- Como irá gerir o feedback dos utilizadores?
O que se segue?
Se precisar de mais alguma ajuda para decidir qual é o software de RH adequado para a sua empresa, vale a pena rever a sua lista de requisitos de software de RH para perceber onde pode restringir as suas opções. Também pode criar um pedido de proposta para software de RH para obter mais informações dos potenciais fornecedores sobre o que oferecem.
