Melhoria de processos — o passatempo favorito de todos os profissionais de RH, certo?
Talvez não para a maioria de nós, mas ter processos implementados ajuda a garantir que as tarefas são concluídas de forma adequada e eficiente, criando uma melhor experiência para todos e libertando tempo para nos concentrarmos em questões mais interessantes e estratégicas.
O papel dos RH nas pequenas empresas e nas grandes organizações inclui a implementação de processos estruturados que asseguram a conformidade e melhoram a eficiência operacional.
A sua função de RH provavelmente tem mais do que alguns processos que poderiam ser melhorados. Através da utilização de gestão estratégica de recursos humanos, as organizações podem melhorar os processos de RH para responderem melhor às necessidades dos colaboradores e da organização.
Estrutura para a melhoria dos processos de RH
Os processos de RH abrangem uma vasta gama de atividades, desde o recrutamento e a integração até ao desenvolvimento dos colaboradores e à gestão do desempenho.
Para se manterem competitivas e eficientes, as empresas devem procurar continuamente melhorar os seus processos de RH. A simplificação dos processos de RH é fácil com ferramentas de RH na nuvem, garantindo fluxos de trabalho mais fluidos e um melhor acesso aos dados.
Descobri que o maior obstáculo à melhoria de processos é começar; pode parecer uma tarefa impossível! Dividi-la em etapas distintas torna-a muito mais fácil de gerir.
Primeiro passo: avaliar os processos atuais
É difícil melhorar algo se não o compreender plenamente. Isto pode ser demorado — reconheço-o desde já —, mas normalmente esta etapa só precisa de ser concluída uma vez.
O primeiro passo consiste em avaliar os seus fluxos de trabalho e tarefas e determinar o que está documentado, quem é responsável e quando foi feita a última revisão. Os RH são responsáveis pelo processamento salarial e pela aprendizagem e desenvolvimento, por exemplo, ou essa responsabilidade pertence a outro departamento da sua empresa?
Por exemplo, num departamento de RH onde trabalhei anteriormente, tínhamos um grande número de processos documentados, mas descobrimos que estavam armazenados em locais diferentes e em estados variados de atualização.
De seguida, pode analisar as suas métricas de RH para identificar quaisquer áreas problemáticas relacionadas com cada processo, como, por exemplo, um número de colaboradores incorreto, erros no processamento salarial ou um tempo de contratação demasiado longo.
No final desta etapa, terá um inventário dos processos que podem ser melhorados.
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\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eTambém é boa ideia \u003c/span\u003e\u003cstrong\u003e\u003ca href=\u0022https://peoplemanagingpeople.com/culture/get-feedback-employees/\u0022\u003erecolher feedback da generalidade dos colaboradores\u003c/a\u003e\u003c/strong\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003e para identificar quaisquer dificuldades que tenham relativamente aos seus processos de RH.\u003c/span\u003e
Segundo passo: estabelecer prioridades
Não conseguirá tratar de tudo ao mesmo tempo, por isso é importante pensar de forma crítica sobre os processos em que pretende trabalhar primeiro. Isto é especialmente verdade para os sistemas de RH das pequenas empresas, que lidam com tempo, recursos e orçamento limitados.
Talvez conseguir algumas vitórias iniciais e fáceis possa libertar tempo para abordar os projetos maiores. Talvez tenha o apoio da liderança para realizar um grande projeto de automatização.
Defina objetivos claros e específicos de melhoria, alinhados com os objetivos estratégicos, as iniciativas e os valores da organização.
Por exemplo, o principal valor da minha empresa é a inovação, mas ainda temos alguns processos de RH manualmente executados e bastante inconvenientes.
O nosso objetivo é criar uma experiência de RH inovadora que proporcione aos nossos colaboradores uma visão positiva da sua função de RH. Conseguimos obter o apoio da direção executiva para a transformação digital dos RH, automatizando vários processos fundamentais ao associar os projetos ao nosso valor de inovação.
Esta etapa não segue uma abordagem única, por isso terá de decidir o que funciona para a sua organização, tendo em conta os recursos disponíveis.
Terceiro passo: criar um plano de ação
Deverá definir um calendário realista para a conclusão e aconselho-o a incluir vários momentos de verificação do progresso.
Isto pode envolver a simplificação dos fluxos de trabalho, a eliminação de etapas desnecessárias e a automatização de tarefas repetitivas através de software específico de RH (abordaremos esta etapa mais adiante).
Se tiver recursos disponíveis para ajudar, atribuir a propriedade e a responsabilidade permitirá que os membros da equipa mantenham a tomada de decisões nos seus processos de trabalho.
Este processo pode ser difícil de acompanhar, e ter um documento do projeto a que todos possam aceder será útil. Gosto de utilizar o Sharepoint para este tipo de projetos, mas existem muitas ferramentas de gestão de projetos disponíveis.
No meu exemplo anterior de documentação dispersa, decidimos colocar tudo num local central, em vez de manter a informação nos silos onde estava alojada, e demos a nós próprios 6 meses para atualizar todos os documentos.
Este prazo era realista e alcançável para nós, enquanto pequena equipa de RH. Tínhamos uma breve reunião mensal para verificar o nosso progresso e garantir que cumpríamos as nossas responsabilidades.
Passo quatro: melhoria contínua
Estabeleça um sistema de monitorização e avaliação contínuas dos processos de RH. Facilite o feedback dos colaboradores e da equipa de RH para identificar eventuais problemas ou outras áreas a melhorar.
Por exemplo, pode enviar um inquérito rápido aos colaboradores depois de contactarem o departamento de RH com determinados pedidos, para obter feedback imediato, ou enviar um inquérito sobre desejos e sugestões à sua equipa de RH uma vez por ano, para recolher ideias de melhoria mais abrangentes.
Pode utilizar o feedback e os dados recolhidos para fazer aperfeiçoamentos contínuos aos processos de RH.
Os departamentos de RH podem otimizar os processos através da integração de plataformas de gestão de casos de RH para resolver problemas mais rapidamente.
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6 exemplos de melhoria de processos de RH
Vejamos alguns exemplos de formas comuns de melhorar os processos de RH.
Automatizar fluxos de trabalho
Na fase de avaliação, é provável que identifique tarefas manuais e repetitivas, como a introdução de dados, o agendamento de reuniões e o envio de emails de rotina.
Pode automatizar estes processos através da criação de uma pilha tecnológica de RH (pense no seu HRMS ou HRIS, juntamente com ferramentas de comunicação) que automatize muitos destes processos e permita o fluxo de dados entre diferentes aplicações e funções.
Dica do autor
Se não puder automatizá-lo, pelo menos normalize-o. Desenvolver processos e modelos normalizados para tarefas como avaliações de desempenho, descrições de funções e guiões de entrevistas garante a consistência e reduz o tempo gasto na criação de materiais de raiz.
Digitalizar a integração
A integração de colaboradores é um processo repetível que, na maioria das empresas, precisa de ser atualizado e constitui uma das partes mais impactantes da experiência do colaborador recém-contratado.
Digitalize o processo de integração, fornecendo aos novos colaboradores formulários eletrónicos, módulos de formação e recursos da empresa. Isto pode reduzir a burocracia, poupar tempo e garantir consistência na experiência de integração de todos os novos colaboradores.
Um software especializado de integração pode ajudar bastante neste aspeto.
Simplificar o recrutamento
Se o processo de recrutamento não foi incluído no seu inventário no Passo 1, deverá incluí-lo. Se ainda não o fez, considere implementar um sistema de acompanhamento de candidatos (ATS) para gerir anúncios de emprego, candidaturas e a comunicação com os candidatos.
O software ATS pode ajudar a selecionar candidatos, acompanhar o seu progresso e até ajudar a criar um funil de recrutamento para funções difíceis de preencher. Muitos destes programas também podem fornecer métricas valiosas sobre o seu processo de recrutamento e a experiência dos candidatos.
Disponibilizar opções de autosserviço
Os profissionais de RH podem gastar muita energia desnecessária a responder a perguntas e a atualizar informações dos colaboradores. Eis algumas sugestões que podem ajudar:
Autoatendimento dos colaboradores e gestores
As opções podem já estar disponíveis no seu software HRIS para o autoatendimento dos colaboradores e gestores.
Utilize ferramentas de autoatendimento dos colaboradores para lhes permitir atualizar informações pessoais, consultar recibos de vencimento, pedir folgas e inscrever-se em benefícios. Isto reduz a carga de trabalho da equipa de RH e capacita os colaboradores a gerirem as suas próprias informações.
As opções de autoatendimento dos gestores no seu HRIS são outro local onde procurar melhorias de processos. Poderá haver funcionalidades que pode ativar facilmente para os gestores, permitindo-lhes processar autonomamente alterações rotineiras dos colaboradores, como efetuar alterações de reporte e aprovar pedidos de folga.
Base de conhecimento centralizada
Crie um repositório centralizado de políticas, procedimentos, perguntas frequentes e recursos de RH. Isto pode ajudar os colaboradores e gestores a encontrarem respostas para as suas perguntas sem terem de contactar diretamente os RH. É fundamental permitir que este repositório seja facilmente pesquisável e acessível a todos os colaboradores.
Existem muitas opções de intranet disponíveis, com diferentes níveis de custos e esforço. Muitas plataformas HRIS também disponibilizam esta funcionalidade.
Gestão eletrónica de documentos
Se ainda não o fez, comece a armazenar digitalmente os documentos de RH num sistema seguro de gestão de documentos. Isto facilita a recuperação e partilha de documentos e dados dos colaboradores, reduzindo a necessidade de documentação em papel.
Calendário de conformidade e lista de verificação de fim de ano
Falei um pouco sobre um calendário de conformidade num artigo anterior sobre conformidade de RH e não poderia recomendá-lo mais.
O calendário que utilizo está associado a um calendário de RH partilhado no Outlook e cada item do calendário está associado a um evento no calendário de RH. Estes lembretes “à frente dos olhos” funcionam bem para impulsionar a ação em matéria de conformidade.
Utilize uma lista de verificação de fim de ano, incorporando-a no seu calendário de conformidade. Como parte da lista de verificação de fim de ano da minha equipa, revemos a documentação dos processos e efetuamos manutenção regular.
Isto permite um ciclo de melhoria contínua sem o trabalho pesado de recomeçar do zero, como referi no Passo 4 acima.
Nota: A lista de verificação de fim de ano não deve ser combinada com, nem substituir, as suas outras listas de verificação de processos de RH.
Desafios da melhoria dos processos de RH
Embora tudo pareça simples na prática, é pouco provável que a melhoria dos processos de RH seja um caminho fácil. Os desafios mais comuns são:
- Resistência à mudança: Os colaboradores e gestores podem resistir às mudanças devido ao medo do desconhecido, ao conforto com os processos atuais ou ao ceticismo relativamente aos benefícios dos novos sistemas. É por isso que quaisquer mudanças importantes precisam de um plano adequado de gestão da mudança e de uma estratégia de comunicação.
- Falta de uma visão clara: Sem um objetivo e uma estratégia bem definidos, as melhorias dos processos de RH podem perder o foco, conduzindo ao desperdício de esforços e recursos.
- Recursos limitados: Restrições orçamentais, pessoal limitado e ferramentas tecnológicas inadequadas podem dificultar a implementação de novos processos de RH. É por isso que é importante definir prioridades de forma eficaz e estabelecer prazos realistas. A simplificação dos processos de RH pode começar pela adoção de soluções de RH gratuitas para tarefas administrativas básicas.
- Manutenção da conformidade: Os processos de RH têm de cumprir vários requisitos legais e regulamentares, e garantir a conformidade durante a implementação de mudanças pode causar problemas.
- Expansão a nível global: Os processos de RH podem ter de abordar diferentes considerações locais, dependendo dos locais onde recruta. Recorrer a serviços multinacionais de RH pode garantir processos otimizados, adequados tanto às equipas locais como às internacionais.
Melhores práticas para a melhoria dos processos de RH
Por último, tendo em conta os desafios destacados acima, eis algumas melhores práticas a ter em mente ao melhorar os processos de RH.
- Definir objetivos claros: Defina objetivos específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazos definidos (SMART) para o processo de melhoria.
- Envolvimento dos colaboradores: Envolva os colaboradores nas fases de planeamento e implementação. Recolha os seus comentários e responda às suas preocupações para promover a adesão e reduzir a resistência à mudança.
- Comunicação aberta: Promova uma comunicação aberta e transparente dentro da equipa de RH e em toda a organização, de modo a comunicar eficazmente a mudança e recolher comentários.
- Avaliação comparativa: Compare os seus processos de RH com as normas da indústria e as melhores práticas. Utilize a avaliação comparativa para identificar lacunas e oportunidades de melhoria.
- Métricas de desempenho: Defina e monitorize indicadores-chave de desempenho (KPIs) para os seus processos de RH
- Adote uma mentalidade centrada no cliente: A nova forma de pensar consiste em encarar as operações de pessoas como um produto, tratando os colaboradores como clientes e concentrando-se em melhorar a sua experiência com os processos de RH. Descubra o que poderá melhorar essa experiência, seja a integração de sistemas, a simplificação de tarefas ou a redução do número de reuniões.
Uma cultura de melhoria contínua
A melhoria dos processos de RH é uma parte natural do reforço da sua função de recursos humanos.
Ao seguir uma abordagem estruturada que inclua avaliação, análise, reformulação e monitorização contínua, poderá simplificar os seus processos de RH, reduzir custos, melhorar a satisfação dos colaboradores e, em última análise, contribuir melhor para a concretização dos objetivos estratégicos da organização.
Adotar uma cultura de melhoria contínua nos RH pode conduzir ao sucesso a longo prazo no ambiente empresarial dinâmico atual e proporcionar aos colaboradores uma experiência de RH eficaz.
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