Att förstå HR:s roll i små företag och stora företag är avgörande när man utvärderar kostnaderna för HR-programvara, så att lösningen passar företagets budget och mål.
För att hantera dessa föränderliga krav utvecklas även HR-programvara. Den används inte längre bara för att hantera löner – även om det fortfarande är en viktig kärnfunktion inom HR.
Idag är det viktigare än någonsin att implementera HR-programvara för att säkerställa att företaget förblir en konkurrenskraftig arbetsgivare i en föränderlig arbetsvärld.
Viktiga krav på HR-programvara
Alla företag har unika behov när det gäller funktionerna och egenskaperna hos en HR-lösning. Det finns dock vissa gemensamma nämnare när det gäller att säkerställa att den HR-programvara du väljer ökar produktiviteten och trivseln i hela företaget.
Urvalsfrågor vid val av HR-programvara
Oavsett vilken typ av HR-hanteringsprogramvara du behöver bör du ta hänsyn till följande övergripande faktorer för att säkerställa att du får alla fördelar med HR-hanteringsprogramvara:
- Kommer den att vara enkel att använda för både HR-specialister och medarbetare?
- Kan den integreras med dina andra HR-system?
- Är den skalbar och flexibel om företagets behov förändras?
- Är den molnbaserad eller installerad lokalt?
- Finns det en mobilapp?
- Uppfyller den standarder för datasäkerhet, såsom efterlevnad av GDPR?
- Kommer den att effektivisera HR-verksamheten (det vill säga eliminera kalkylblad)?
- Erbjuder den automatiseringar för vanligt förekommande tidskrävande uppgifter?
När dessa frågor har besvarats kan du gå vidare till nästa steg i urvalsprocessen och börja granska enskilda programvarufunktioner.
Viktiga egenskaper hos effektiv HR-programvara
HR-programvara kan anpassas, och det finns gott om olika alternativ som passar företagets specifika behov. Det finns dock vissa funktioner som vi anser vara fördelaktiga i nästan alla situationer:
- Självbetjäningsportal för medarbetare: När medarbetarna får direkt tillgång till att granska viktiga dokument, se sitt schema, begära ledighet och följa utbildningar behöver de bara kontakta HR-teamet i allvarliga frågor.
- Arbetsflöden för rekrytering och introduktion: Leta efter inbyggda verktyg som hjälper till att standardisera och effektivisera rekryterings- och introduktionsprocessen, inklusive jobbannonser, anställningserbjudanden, digitala signaturer och checklistor för nyanställda – allt på samma plats.
- Funktioner med artificiell intelligens (AI): Mer avancerade HR-verktyg innehåller nu AI som kan hjälpa till med uppgifter som granskning av CV:n, prediktiv analys av personalomsättning och personliga rekommendationer för lärande – så att du kan fatta smartare och snabbare beslut.
- Tidshantering: Automatiserad tidshantering kan förbättra arbetsflödet, särskilt när medarbetarna har direkt åtkomst. Många HR-system innehåller teambaserade kalendrar och frånvarovarningar som hjälper till att minimera effekten av frånvaro.
- Hantering av förmånsregistrering: Med självbetjäningsregistrering av förmåner kan medarbetarna visa, välja och uppdatera sina förmånspaket utan att behöva gå via HR. Det minskar behovet av upprepade kontakter och säkerställer att tidsfristerna för förmåner följs.
- Möjligheter till lärande: I en studie av Quantum Workplace angav medarbetarna utvecklingsmöjligheter som en av de främsta anledningarna till engagemang på arbetsplatsen. Överväg en HR-lösning som har ett integrerat system för utbildningshantering (LMS) eller en utbildningsmodul som hjälper medarbetarna att utveckla sina färdigheter över tid.
- Analys och rapportering: HR-programvara samlar in mycket data om medarbetarna, men du ska inte behöva exportera den till ett annat system för att förstå vad den betyder. Den bästa HR-programvaran innehåller datadashboards och inbyggda analysfunktioner.
Have an account? Log In
Specifika krav för olika typer av HR-programvara
Även om du kanske bara söker en lösning för medarbetarhantering för problem inom ett av dessa områden, delas kärnprogramvara för HR vanligtvis in i fyra grundläggande kategorier:
- Hantering av HR-data (t.ex. personalinformationssystem eller HRIS)
- Löne-, ekonomi- och bokföringsprogram
- Verktyg för rekrytering, anställning och introduktion
- Programvara för hantering av medarbetarnas prestationer
Varje typ av programvara har olika krav. Men vilka krav gäller för varje typ, och vad bör du leta efter när du väljer din lösning för kärn-HR-programvara?
Krav på programvara för personalhantering
Programvara för personalhantering (HRMS) är en uppsättning applikationer som hanterar olika HR-processer, inklusive rekrytering, prestationsbedömningar, underhåll av medarbetarinformation och många andra uppgifter.
HRMS-programvara varierar kraftigt, från grundläggande HRMS-programvara (även kallad HRIS-programvara) till mycket avancerade och komplexa lösningar.
Eftersom HRMS-programvara varierar så mycket behöver du, innan du kan utvärdera den, skriva en RFP för HR-programvara som definierar vad ditt företag behöver av den. Vanliga funktioner i HRMS-programvara omfattar:
- Lönehantering
- Hantering av medarbetarförmåner
- Verktyg för rekrytering och anställning
- Verktyg för introduktion och utbildning
- Ett lärplattformssystem (LMS)
- Lagring av medarbetardata
- Närvaroregister eller digitala tidrapporter
- HR-mätvärden och analys
Börja med att titta på företagets prioriteringar och mål. Var är ditt företag mest effektivt? Och var har det svårt att uppnå effektivitet? Fokusera på de områden där du behöver hjälp och skapa en kravchecklista för att fånga de funktioner du behöver mest.
Titta sedan på företagets tekniska krav. Hur många medarbetarregister behöver lagras? Och hur många användare kommer din HR-programvara att ha?
Om du behöver att din HRMS-programvara stöder vissa språk eller hjälper dig med specifika regulatoriska frågor bör det finnas med i din kravchecklista och i ditt beslutsunderlag också.
Alla HRMS-lösningar inkluderar inte funktioner som lönehantering eller administration av medarbetarförmåner i sin grundtjänst, så om dessa är nödvändiga bör du lägga till dem i din lista.
Krav på löne- och förmånsprogramvara
Programvara för löner och medarbetarförmåner hjälper dig att följa månatliga förmånskostnader, behandla löner, beräkna och deklarera löneskatter samt hantera relaterade ekonomiska uppgifter.
För den här typen av programvara hjälper följande frågor dig att fastställa företagets krav:
- Hur många medarbetare har ni?
- Har ni säsongsanställda eller tillfälligt anställda?
- Erbjuder ni förmåner?
- Hur erfaren är er löneadministratör?
- Vilken lagstiftning behöver ni följa?
- Vilken typ av analys behöver ni?
- Betalar ni försäljningspremier eller bonusar?
För att hjälpa dig att jämföra dessa detaljer från flera leverantörer rekommenderar jag att begära löneförslag från åtminstone dina tre främsta alternativ för att förenkla processen.
Företag kräver vanligtvis löne- och förmånsprogramvara som erbjuder följande funktioner:
- Integration med befintliga HR-databaser
- Stöd för skatteefterlevnad
- Hantering av semester- och sjukfrånvaro
- Självbetjäningsåtkomst för medarbetare till lönespecifikationer och skatteblanketter
- Automatisk kontroll av medarbetares behörighet till förmåner
När du skalar upp lönesystem är det viktigt att genomföra en riskanalys och ta fram en kravspecifikation innan du väljer leverantör. Utveckla ett robust poängkort för att välja rätt partner för dina behov.
Krav på rekryteringsprogramvara
Funktioner i rekryteringsprogramvara omfattar ofta ett system för kandidatspårning (ATS), hantering av kandidatrelationer och programvara för intervjuer.
Funktioner som är vanliga i många underkategorier av rekryteringsprogramvara omfattar automatisk publicering av platsannonser på webbplatser och sociala medier, möjligheten att ta emot CV:n online samt verktyg för att sålla bort okvalificerade kandidater och jämföra kvalificerade kandidater med varandra.
Enligt Business News Daily bör företag söka efter rekryteringsprogramvara som uppfyller följande krav:
- Kan publicera annonser på specifika jobbportaler
- Har ett mobilanpassat gränssnitt
- Erbjuder flexibel prissättning
- Har en snabb ansökningsprocess
- Säkerställer efterlevnad av anställningslagar
Om priset dessutom är en begränsande faktor för din investering i programvara är de mest prisvärda anställningsverktygen vanligtvis rekryteringssystem för småföretag.
Krav på programvara för prestationshantering
Programvara för prestationshantering hjälper företag att bättre förstå medarbetarnas prestationer. En av de främsta fördelarna med verktyg för prestationshantering är att de gör det möjligt för företagsledare att spåra och analysera medarbetardata samt utvärdera enskilda medarbetare.
För den här typen av programvara omfattar de viktigaste kraven följande:
- Enkel användning
- Möjlighet att sätta upp mål
- Funktioner för att följa upp framsteg
- Möjlighet att ge kontinuerlig feedback
- Automatiska påminnelser om förfallodatum för prestationsutvärderingar
- Enkel kommunikation mellan medarbetare och chefer
Du vill naturligtvis också att din programvara för prestationshantering ska vara flexibel, anpassningsbar och kompatibel med dina övriga system. Priset på system för prestationshantering är också avgörande, eftersom du behöver något som ryms inom din budget. Detsamma gäller all HR-programvara som du tar med på din kortlista!
Härnäst går vi igenom dessa krav och hur du kan utvärdera dem.
Så utvärderar du HR-programvara
Hur kan du utvärdera en HR-lösnings flexibilitet och anpassningsförmåga? Och vad bör du tänka på när du fastställer den totala kostnaden för en HR-lösning? Låt oss gå igenom det.
Kompatibilitet med befintliga HR-system
Implementering av en HR-hanteringslösning innebär sannolikt att den måste integreras med andra system som redan används, till exempel ERP-, ekonomihanterings- och CRM-programvara. På så sätt kan du dela information mer effektivt och få en betydligt mer heltäckande bild av verksamhetens analyser.
En leverantör bör kunna berätta om programvaran är kompatibel med de andra system du använder och låta dig testa den innan du fattar beslut om ett köp. Du bör också bekräfta att leverantören kommer att erbjuda löpande support och uppdateringar för att säkerställa kompatibilitet med system som du kan komma att implementera i framtiden.
Flexibilitet och anpassningsförmåga
Företag står inte stilla, så det kan inte din HR-programvara heller göra. Den måste växa (eller krympa) i takt med dina behov. När du letar efter en HR-lösning bör du fundera på vilka nyckelfunktioner och vilken omfattning du förväntar dig att behöva i framtiden. Om programvaran har de ytterligare funktioner du vill ha, hur mycket kommer det att kosta att implementera dem när tiden är inne?
Flexibilitet är avgörande. Dina HR-processer kan utvecklas över tid, och systemet bör göra det möjligt för dig att anpassa dig utan att behöva genomföra en fullständig omstrukturering. Du vill kunna anpassa arbetsflöden och rapporter efter dina föränderliga behov.
Kostnadsfaktorer att överväga
Kostnaden för HR-programvara kan beräknas på olika sätt, och det är viktigt att ha detta i åtanke när du letar efter en lösning.
För många typer av programvara betalar företag en månadsavgift per användare eller anställd utöver en grundläggande månadsavgift. Vissa system kan också ta ut en implementeringsavgift för att konfigurera programvaran enligt dina systemkrav. Att förstå prismodeller för HRIS kan hjälpa dig att effektivt budgetera för din investering i HR-teknik.
Lösningar som riktar sig till större företag kräver oftare ett engångsköp till ett fast pris, ofta baserat på företagets storlek. Tänk också på att ökad lagringskapacitet, implementering av ytterligare funktioner och tillgång till anpassad support från programvaruleverantören sannolikt medför extra kostnader.
Mindre företag kan upptäcka att gratis programvara eller programvara med öppen källkod passar bättre, men det finns begränsningar. HR-programvara med öppen källkod ger dig endast tillgång till programvarukoden, så du behöver någon med programmeringskunskaper för att omvandla den till en användbar lösning.
Vissa leverantörer kan erbjuda gratis eller billig HR-programvara som är prisvärd att börja med, men som endast innehåller mycket grundläggande funktioner. Med dessa abonnemang kostar det mer att lägga till extra funktioner.
För en djupgående genomgång av kostnaderna för HR-teknik, se vår artikel "Är din organisation redo för HR-teknik?"
Så lanserar du ny HR-programvara
Att införa ny programvara är svårt. En rapport från McKinsey visade faktiskt att endast 16 % av de svarande ansåg att deras företags digitala omvandlingar var framgångsrika. Men en framgångsrik programvarulansering ger stora fördelar. HR-programvara kan öka effektiviteten, minska kostnaderna och förbättra medarbetarnas nöjdhet och kvarstannande. För att uppnå dessa fördelar med HCM-programvara eller HR-programvara är det avgörande att ha en genomarbetad plan.
More Articles
Implementera din HR-programvara
När du har valt din HR-programvara är det dags att implementera den. PeopleGoal rekommenderar en sex veckor lång implementeringscykel.
Detta inkluderar tid för kontokonfiguration och pilottestning av din HR-avdelning innan du lanserar programvaran i hela företaget.
Genom att följa en välplanerad process och dokumentera varje steg kan du säkerställa att du stöter på så få problem som möjligt.
Ett pilotteam bestående av medarbetare från alla nivåer i företaget och med olika nivåer av teknisk kunskap hjälper dig att felsöka lanseringen.
Olika typer av medarbetare kommer att ha olika krav på din HR-programvara och olika problemområden när det gäller att använda den.
Genom att ta hänsyn till deras feedback ökar du chanserna att lyckas med din digitala omvandling av HR.
Introducera HR-programvaran för ditt team
När du har konfigurerat programvaran, testat den och hanterat eventuella problem som pilotteamet har tagit upp är det dags att introducera den för resten av företaget.
I den här processen är god kommunikation avgörande för att skapa en positiv medarbetarupplevelse. Se till att dina medarbetare känner till lanseringsdetaljerna och vet vart de ska vända sig för att få support när de använder din nya HR-lösning.
Ditt team bör känna sig entusiastiskt över fördelarna med din nya HR-programvara. Kommer den att hjälpa dem att enkelt begära ledighet? Eller kommer den att bidra till att skydda deras känsliga medarbetaruppgifter? Kommer den att se till att de får regelbundet planerade coachningssamtal och därmed förbättra sin karriärutveckling?
Om dina medarbetare känner att de själva har något att vinna på det, kommer du att få högre medarbetarengagemang och bättre uppslutning från företaget som helhet.
Det är särskilt viktigt för medarbetarnas tillfredsställelse att de vet att du lyssnar på dem.
Om en medarbetare känner att hen saknar de färdigheter som krävs för den nya programvaran ska du se till att hen får utbildningsmöjligheter som är anpassade efter hens behov.
Om en medarbetare har haft en dålig erfarenhet av tidigare programvarulanseringar ska du lyssna på hens farhågor och bemöta dem.
Varje medarbetare som är nöjd med din HR-lösning kommer att påverka andra och bidra till medarbetarnas tillfredsställelse som helhet.
Vad händer härnäst?
Vill du hålla dig uppdaterad om allt som rör HR-programvara? Se till att anmäla dig till nyhetsbrevet från People Managing People för att få de senaste trenderna och insikterna om HR-teknik direkt i din inkorg.
