Hur fungerar system för kandidatspårning?
System för kandidatspårning (ATS:er) används av många organisationer för att hjälpa till med att hitta nya medarbetare och hantera deras framsteg genom rekryteringsprocessen.
Om du ansvarar för rekrytering inom en organisation eller arbetar som extern konsult har du utan tvekan hört talas om system för kandidatspårning (ATS). Men eftersom du är här är du kanske inte helt säker på hur de fungerar.
I den här artikeln går vi igenom hur system för kandidatspårning fungerar och hur de kan hjälpa dig i varje steg av rekryteringsprocessen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vad är ett system för kandidatspårning?
Ett system för kandidatspårning (ATS) är en typ av rekryteringsprogramvara som är utformad för att effektivisera rekryteringsprocessen, minska manuellt arbete och förbättra kvaliteten på rekryteringarna genom att hjälpa företag att snabbt identifiera och hantera kvalificerade kandidater.
System för kandidatspårning fungerar genom att automatisera och effektivisera olika uppgifter, som att publicera lediga tjänster, kommunicera med kandidater, följa kandidater genom olika steg i rekryteringsprocessen och organisera kandidatinformation i en centraliserad databas.
Hur fungerar system för kandidatspårning?
I grunden är ATS utformat för att hjälpa rekryterare att hantera kandidater från den första kontakten till den slutliga intervjun och (förhoppningsvis) ett accepterat erbjudande.
Beroende på programmet kan de även hjälpa rekryteringsansvariga att publicera platsannonser, söka upp kandidater, tolka och utvärdera kandidater, genomföra intervjuer och lämna erbjudanden under hela rekryteringsprocessen.
Kärnan i all programvara för kandidatspårning är en databas som lagrar kandidatens uppgifter och information om ansökan, till exempel CV, personligt brev och feedback från intervjuer.
Rekryteringsteam kan sedan konfigurera verktyget efter sin rekryteringsprocess och flytta kandidater vidare när de går igenom varje steg. Slut på tröttsamma kalkylark!
Automatiseringar i programmet, som påminnelser, bidrar till att säkerställa att inga steg missas och att ingen “faller mellan stolarna”.
Andra användbara funktioner är möjligheten att skicka avslag via massutskick baserat på vissa kriterier.
HR-specialister som deltar i toppmöten om bemanningslösningar får ofta en djupare förståelse för hur man integrerar system för kandidatspårning på ett effektivt sätt. Genom att delta i toppmöten kan man se hur system för kandidatspårning effektiviserar rekryteringen och bidrar till att snabbare identifiera de bästa talangerna.
Vilka är de viktigaste funktionerna i ett system för kandidatspårning?
Precis som med all rekryteringsprogramvara erbjuder varje ATS-leverantör olika funktioner och finesser.
Vissa hjälper dig till exempel att söka på marknaden och hitta kandidater samt tolka ansökningar.
Andra låter dig automatisera rekryteringsprocesser, som att schemalägga en kandidatintervju. Viktiga funktioner i system för kandidatspårning omfattar:
Publicering av platsannonser
Vissa ATS:er fungerar även som plattformar för publicering av platsannonser, vilket gör att du snabbt kan publicera platsannonser på företagets karriärsidor samt på en jobbportal och i sociala kanaler.
Fördelarna med detta – *massor av sparad tid och enhetliga platsannonser* – märks direkt!
Kontakt via e-post
När du väl har hittat en lista över sannolika kandidater kan de flesta ATS:er hjälpa dig att utforma, skicka, följa upp och optimera personligt anpassade e-postmeddelanden som en del av talanganskaffningsprocessen.
Kandidatdatabas
Kandidatinformation, inklusive all kontakt med dem, sparas (även om du bör kontrollera hur länge du enligt lag får behålla den), vilket gör att du kan bygga upp en kandidatdatabas och vårda relationer över tid. Därför kallas ATS:er ibland för databasprogramvara för rekrytering.
Importera CV:n
När kandidaterna har börjat svara på din platsannons kommer du troligen att få in CV:n från många olika källor.
Vissa kandidater kanske till och med väljer den gammaldags vägen och skickar sitt CV med posten eller lämnar över en papperskopia.
Den bästa ATS-lösningen har flexibla importalternativ, från att skanna papperskopior till att importera Indeed-ansökningar till din databas. (Att använda kompletterande programvara för CV-granskning kan också göra processen effektivare om du hanterar stora mängder kandidater).
ATS-programvara gör det enkelt att samla alla dina ansökningar på ett ställe.
Elektroniska CV:n importeras snabbt till systemet, papperskopior omvandlas till digitala dokument som kan genomsökas efter relevanta nyckelord och erfarenhetsmått, och data från externa webbplatser omvandlas till något användbart och lättläst för slutanvändaren.
CV-tolkning
Funktionen för CV-tolkning är utmärkt när du får in mängder av ansökningar, eftersom den gör det möjligt att snabbt tolka hundratals CV:n med hjälp av förvalda kriterier.
En ATS-skanning är också till hjälp när det gäller att hitta relevant information, oavsett var i dokumentet den finns.
Även om det finns vissa standarder för CV-format skiljer sig varje CV åt. Vissa listar till exempel sina färdigheter under varje yrkeserfarenhet, medan andra skapar en separat rubrik för att lista dem i slutet.
Funktionen för CV-tolkning plockar ut nyckelord från varje CV, oavsett format, och kategoriserar varje jobbkandidat utifrån vem som bäst matchar arbetsbeskrivningen.
Schemalägga intervjuer
ATS-systemet kan synkroniseras med kalendrar och använda inbyggd programvara för intervjuschemaläggning för att automatisera schemaläggningen av intervjuer samt utskicket av nödvändig information och påminnelser.
Följa upp kandidater
Ett ATS-system hjälper personalavdelningen att hålla reda på vem de har kontaktat, vilken fas varje person befinner sig i och när ett lämpligt datum för uppföljning kan vara. Detta bidrar till att effektivisera rekryteringsprocessen och säkerställer en utmärkt kandidatupplevelse.
Dataanalys
Om ditt HR-team har kvoter att uppfylla bör ATS-plattformen även kunna följa upp och rapportera om dessa.
Du kommer att kunna följa upp och rapportera viktiga insikter från rekryteringsmått, till exempel vilka källor som är mest effektiva och i vilket skede flest kandidater hoppar av.
Mer avancerad analys kan kosta mer, så se till att kontrollera vad som ingår i din ATS-prissättning.
Vilka är fördelarna med att använda ett ATS?
Vi behandlar detta mer ingående i vår artikel om fördelarna med ATS, men sammanfattningsvis kan användningen av ett ATS gynna din organisation på följande sätt:
- Effektivitet och tidsbesparingar: Centraliserar datahanteringen och effektiviserar rekryteringsprocessen.
- Förbättrad kandidatupplevelse: Förenklar ansökningsprocessen och automatiserar kommunikationen, vilket bidrar till en bättre kandidatupplevelse.
- Bättre organisation och samarbete: Standardiserar processer och förbättrar samarbetet i teamet.
- Förbättrad rapportering och analys: Inbyggda analysverktyg för rekrytering ger datadrivna insikter och säkerställer efterlevnad.
- Skalbarhet: Hanterar stora volymer och anpassningsbara HR-arbetsflöden.
- Kostnadsminskning: Minskar beroendet av rekryterare och administrativa kostnader.
- Bättre kandidatkvalitet: Riktar jobbannonseringen och förbättrar matchningen av färdigheter.
Sammanfattningsvis effektiviserar ett ATS rekryteringen, förbättrar anställningsbesluten och stärker rekryteringsstrategin.
Använder många företag ATS-programvara?
Minst 40 % av företagen använder för närvarande en ATS-plattform. Detta ökar dock, eftersom företag världen över fokuserar på att bli mer tekniskt relevanta i internetåldern med stordata och ekosystem online.
De flesta stora företag har länge använt ATS-system eller andra typer av rekryteringsprogramvara, oavsett om det handlar om ett externt system eller en kandidatportal som är integrerad i deras egen HR-programvara.
Men som tur är finns det nu alternativ för små och medelstora företag att investera i dessa system och dra nytta av fördelarna.
Därför har vi sammanställt denna användbara lista över de bästa rekryteringssystemen för småföretag.
En bättre rekryteringsupplevelse för båda parter
ATS-programvara kan spara tid och därmed pengar genom att automatisera en stor del av processen för att rekrytera nya medarbetare.
Detta gäller särskilt för moderna AI-drivna ATS-system, eftersom de kan påskynda processen för att granska kandidater avsevärt.
Det som är effektivare för rekryteringsteam är också effektivare för kandidater, och ATS-system kommer sannolikt att förbättra kandidatupplevelsen och bidra till att säkerställa att ingen faller mellan stolarna. Det är dock viktigt att välja det bästa ATS-systemet för dina behov.
För fler insikter om HR-programvara och bästa praxis, prenumerera på People Managing People-nyhetsbrevet.
