Håll lönerna i tid, varje gång
Det ligger mycket bakom att betala människor i tid och jag är säker på att det inte är något som ditt företag, eller vilket företag som helst för den delen, skulle våga riskera!
Att betala människor i tid varje gång är inte en färdighet som är så lätt att lära sig, och inte heller något som alla besitter. Och om den kompetensen bara finns hos en person kan du hamna i stora problem.
Undvik en lönekatastrof genom att ställa dig själv dessa frågor:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Hur många löneadministratörer har ni?
- Vet du om ditt företag löper risk att drabbas av ett riskmoment kopplat till en nyckelperson?
- Är er löneprocess beroende av en person?
- Är någon av era andra medarbetare utbildad i att behandla löner, köra kritiska lönerapporter, betala skatter och rapportera till ATO?
Tips för att hålla lönerna i tid
Här är 6 enkla tips för att hålla lönerna i tid varje månad:
- Ställ in en påminnelse – Använd telefonen eller kalendern för att påminna dig när lönerna ska betalas.
- Håll medarbetarinformationen uppdaterad – Se till att adresser, arbetade timmar och lönesatser är korrekta.
- Organisera dina dokument – Förvara alla tidrapporter, skatteformulär och medarbetarregister på samma ställe.
- Dubbelkontrollera beräkningarna – Granska alltid timmar, avdrag och totalsummor innan du betalar.
- Använd löneprogram – Ett löneverktyg kan spara tid och minska antalet fel.
- Håll dig till ett schema – Hantera lönerna samma dag varje månad för att undvika förseningar.
Löneintegrationer för behandling i tid
Proffstips! Löneintegrationer hjälper till att hålla löneprocesserna i tid genom att automatisera dataflödet och minska manuella uppgifter. Så här fungerar det:
- Konsekventa scheman. Med färre förseningar från manuella flaskhalsar löper lönekörningen smidigt och i tid varje löneperiod.
- Effektiviserad dataöverföring. Integrationer kopplar system som HR och tidregistrering direkt till lönehanteringen, vilket säkerställer att korrekta uppgifter alltid finns tillgängliga.
- Minskad felfrekvens. Automatisk synkronisering av data minskar misstag som orsakas av manuell inmatning och sparar tid på korrigeringar.
- Snabbare behandling. När alla nödvändiga uppgifter finns på samma ställe kan lönerna beräknas snabbt och effektivt.
- Automatiserad regelefterlevnad. Integrationer säkerställer att skatteberäkningar och avdrag uppdateras automatiskt, vilket förhindrar förseningar som orsakas av inaktuella regler.
- Uppdateringar i realtid. Ändringar av medarbetaruppgifter, timmar eller lönesatser synkroniseras direkt, så att allt hålls aktuellt och är klart för behandling.
Detta är ännu viktigare när lönehanteringen är beroende av data från branschspecifik programvara. I tandläkarmottagningar kan till exempel uppgifter om produktion och inbetalningar finnas i ett verksamhetssystem och behöva stämmas av mot löneunderlaget innan medarbetarna kan få korrekta löner i tid.
Så undviker du risker kopplade till nyckelpersoner
Som ersättnings- och förmånsansvarig, HR-chef eller CHRO med ansvar för att ersätta och belöna människor finns det några saker du bör se till att ha på plats:
- Be din löneadministratör eller löneansvariga att dokumentera allt de vet. Genom att dokumentera allt de vet om lönehantering, ordningen för att utföra löneuppgifter, lönechecklistor, rapporteringskrav och kartor över kontakterna med intressenter är du ett steg närmare att undvika risken med nyckelpersoner på löneavdelningen. Verkar det överdrivet? Du kommer att tacka mig när löneadministratören blir sjuk, slutar oväntat eller behöver vara ledig under lönekörningen!
- Förstå löneperioderna och tidsramarna, och notera särskilt stopptider för inlämning och uppdatering av data, hantering av ledigheter, fastställande av semesterskulder, ersättningar, perioder för att öppna och stänga självbetjäningssystem, bankernas tidsramar och relaterade processer för utbetalning av medel. Varje person som känner till och förhoppningsvis behärskar dessa detaljer blir omedelbart ovärderlig.
- Om du inte redan har gjort det kan du vidareutbilda någon internt till att vara ersättare för lönehanteringen. Nu när du har dokumenterat allt är det lika enkelt att lära sig hur man sköter lönehanteringen själv som att organisera ett utbildningsprogram. Med ytterligare en person på avdelningen som känner till hela processen minskar du risken med nyckelpersoner till nästan noll.
- Prata med din leverantör av lönesystem eller lönetjänster; de erbjuder sannolikt en tjänst för kontinuitet och katastrofåterställning inom lönehanteringen, även om det kan öka dina totala lönekostnader. Gör en kostnads- och nyttoanalys av att abonnera på en sådan tjänst jämfört med att utbilda någon internt eller välja andra alternativ. Dessa tjänster erbjuds både som modeller baserade på en procentandel av de anställda som får lön och som modeller med fasta kostnader. Om du redan har lagt ut lönehanteringen på entreprenad bör du se till att fråga dem om deras processer för kontinuitet och katastrofåterställning.
- Slutligen, kom ihåg att komplexiteten hos reservlösningen beror på hur många personer du betalar lön till. Ju fler personer, desto högre risknivå och därmed högre krav på en process för reservlösningar och katastrofåterställning. Därför bör du undersöka lösningar som gör att du kan få mer gjort för fler personer, så att du kan hålla tidsplanen.
Relaterad läsning: 10 bästa arbetsgivare-of-record-tjänsterna (EOR) att överväga för HR-outsourcing
Onlinebaserad löneprogramvara
Om det blir för kostsamt att utföra arbetet manuellt finns det programvarulösningar för lönehantering som gör jobbet. Vi har också två användbara listor över de 10 bästa onlinebaserade programvarorna för lönehantering och de 10 bästa programvarorna för lönehantering – granskade och jämförda som du kan utforska för att hitta den bästa lösningen för ditt företags storlek, behov och eventuella specifika funktioner du letar efter.
Men vad händer om ditt företag inte är riktigt lika stort men ändå har samma problem? Läs vår guide om hur man hanterar lönehantering i småföretag.
Behöver du mer hjälp?
Som alltid är du välkommen att lämna dina kommentarer nedan om du vill ha råd om dokumentation av löneprocesser, kartläggning av löneprocesser eller diskutera hur man skapar processer för reservlösningar och katastrofåterställning.
För ännu mer information, uppdateringar och ny kunskap kan du anmäla dig till People Managing Peoples nyhetsbrev.
Se till att ditt team är välutrustat med rätt verktyg. Här är ytterligare resurser som kan hjälpa dig:
