Programvara för personalstyrning: typer & viktiga funktioner

Vad är personalstyrning?

Personalstyrning (WFM) syftar på arbetet med att strategiskt fördela, följa upp och optimera en organisations viktigaste resurs: dess medarbetare. 

Framgångsrik personalstyrning säkerställer att rätt medarbetare – med rätt kompetens – finns tillgängliga vid rätt tidpunkt för att uppfylla kraven i sina roller.

Även om varje organisation har sina egna prioriteringar är resurseffektivitet ett mål som de flesta företag delar.  

Varför är personalstyrning viktigt?

Oavsett om din arbetsplats är en etablerad företagsmiljö, ett växande nystartat företag eller ett företag som anställer skiftarbetare är personalstyrning en oumbärlig del av din strategi för verksamhetsstyrning.

Effektiv personalstyrning hjälper organisationer att hålla sin arbetsstyrka så produktiv och kostnadseffektiv som möjligt.

Inkonsekventa personalpolicyer och otillräcklig efterlevnad av dessa policyer kan leda till utmaningar som:

• Brist på personal
• Övertalig personal
• Personal med otillräcklig kompetens
• Ökade projektkostnader
• Försenad projektleverans 
• Överträdelser av regler och krav
• Övertid som hade kunnat undvikas
• Arbetsmiljöincidenter som hade kunnat undvikas 
• Medarbetare med lågt engagemang
• Låg arbetsmoral eller utbrändhet
• Hög personalomsättning.

Därför är personalplanering en avgörande del av talanghantering och hjälper personalansvariga att:

• Optimera medarbetarnas produktivitet
• Säkerställa att projekt bemannas effektivt 
• Effektivisera prestationsstyrningen
• Kompetensutveckla medarbetare efter behov
• Hantera bemanningsutmaningar tidigt
• Få en korrekt bild av arbetskraftskostnaderna 
• Minska organisatoriska risker 
• Främja säkerheten på arbetsplatsen
• Följa lagar och regler för arbetsplatsen
• Genomföra initiativ för successionsplanering
• Förbättra medarbetarengagemanget och minska personalomsättningen.

Processen för personalstyrning

I grunden innebär processen för personalstyrning att identifiera organisationens viktigaste strategiska prioriteringar och fördela resurserna därefter. Detta kräver att man förutser potentiella personalutmaningar och vidtar åtgärder för att förbli effektiv och undvika ansvarsrisker. 

Processen för personalstyrning omfattar uppgifter som:

• Strategisk anpassning
• Efterfrågeprognoser 
• Schemaläggning av anställda
• Tidsregistrering 
• Närvaroregistrering
• Dataanalys
• Medarbetarbemyndigande
• Kompetenshantering
• Ärendehantering för HR-förfrågningar
• Lönehantering
• Projektavgränsning och budgetering 
• Uppgiftshantering.

Det är mycket att täcka! 

Den goda nyheten är att allt detta kan effektiviseras och automatiseras med hjälp av programvara för personalhantering. 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Vad är programvara för personalhantering?

En programvarulösning för personalhantering (WFM) är ett verktyg som gör det möjligt för organisationer att organisera sin personalpolicy och automatisera många av uppgifterna och processerna i sitt system för personalhantering. 

Detta gör det möjligt för personalansvariga att använda sin arbetsstyrka mer effektivt, hantera medarbetarnas tid mer produktivt och i slutändan uppnå organisationens mål med mindre besvär.   

Vilka är fördelarna med programvara för personalhantering?

Några viktiga fördelar med programvara för personalhantering är att det blir enklare för ledningen att effektivisera schemaläggningen, hantera närvaro och tidsregistrering, följa upp produktiviteten, optimera prestationshanteringen, genomföra löneadministrativa åtgärder, säkerställa regelefterlevnad och främja medarbetarnas säkerhet. 

När den implementeras och används effektivt kan rätt lösning för personalhantering hjälpa arbetsgivare att:

• Automatisera manuella uppgifter för att spara tid, undanröja flaskhalsar och minska antalet fel.
• Samla in korrekta och aktuella arbetsstyrkedata och fatta bättre beslut baserade på dataanalys i realtid.
• Införa personalhantering i flera kanaler för att ge bättre åtkomst till den hybrida eller mobila arbetsstyrkan. 
• Förbättra effektiviteten mellan team för att stärka samarbetet och medarbetarengagemanget samtidigt som stuprör undanröjs och dubbelarbete minskar.
• Minska driftskostnaderna (som beror på överbemanning, omfattande övertid och outsourcing) genom mer exakta prognoser och resursfördelning. Avancerade WFM-lösningar uppdaterar till och med budgetar baserat på förändringar i schemaläggningen.
• Optimera kundupplevelsen genom kompetensbaserad dirigering som matchar kunder med rätt expert på kontaktcentret
• Fördela den administrativa belastningen genom självserviceportaler för chefer och medarbetare som ger användarna åtkomst till utvalda funktioner

• Förbättra lönehanteringens korrekthet genom att automatiskt stämma av tidsregistrering, betald ledighet, registrerad övertid med mera, vilket minskar förekomsten av mänskliga fel som kan uppstå vid manuell inmatning och beräkning av data. 
• Identifiera och åtgärda schemaläggningsproblem proaktivt i förväg genom att använda realtidsdata om personalscheman och göra justeringar för att undvika problem som underbemanning. Den bästa programvaran för personalhantering gör det även möjligt för chefer att skapa smarta scheman genom att filtrera efter avdelning, projekt, arbetsuppgift eller plats.
• Upprätthålla korrekta och detaljerade register som hjälper till att visa regelefterlevnad vid en eventuell revision. 

Vilka typer av programvara för personalhantering finns det?

Det finns ett brett utbud av olika WFM-programvaruverktyg. Vissa är fristående produkter som erbjuder en eller flera av funktionerna nedan, medan andra erbjuder en mer heltäckande och integrerad lösning.

• Schemaläggningsprogramvara
• Närvaroprogramvara
• Projektledning (Kanban med mera) och kommunikationsverktyg
• Programvara för tidsregistrering
• Lösningar för frånvarohantering
• Löneprogramvara
• Verktyg för medarbetarengagemang
• Verktyg för kundrelationshantering
• Lösningar för ärendehantering av kundservice och support
• Programvara för spårning av incidenter på arbetsplatsen.

Stora organisationer kan behöva programvara för personalhantering på företagsnivå som är utformad för att samordna dessa funktioner över komplexa eller geografiskt distribuerade arbetsstyrkor.

Vilka är de viktigaste funktionerna i programvara för personalhantering?

De bästa lösningarna för personalhantering gör det möjligt för moderna företag att organisera och följa upp alla aktiviteter som ingår i att upprätthålla en effektivt bemannad, kostnadseffektiv och produktiv arbetsstyrka. 

Det finns olika prisalternativ för programvara för personalhantering som ger tillgång till fler användare och/eller olika funktioner.

Nedan följer några av de viktigaste funktionerna att leta efter när du väljer programvara för personalhantering.

Prognostisering av personalbehov

En bra WFM-lösning bör kunna hjälpa dig att upptäcka trender och prognostisera faktorer som påverkar bemanningsbehov och tillgänglighet, såsom förändrade projekttidsplaner, säsongsvariationer i personalens tillgänglighet, variationer i konsumenters och kunders efterfrågan med mera. Genom att förutse dessa scenarier kan du bättre planera dina personalbudgetar och fördela personalen mer effektivt. 

Smart schemaläggning

Alla personalhanteringsverktyg som är värda namnet bör innehålla intelligenta schemaläggningsfunktioner som låter chefer välja personal till skift eller projekt baserat på kriterier som tillgänglighet, kompetens, kostnad, erfarenhet, önskemål, plats med mera. Verktyg för skiftschemaläggning bör också erbjuda självbetjäning för anställda så att personalen kan byta skift sinsemellan och säkerställa full bemanning på varje skift. Vissa verktyg kan även innehålla funktioner som integrerar AI för personalhantering och schemaläggning.

Tidsregistrering

Ett verktyg för personalhantering bör ha stöd för, eller kunna integreras med, tidsregistreringsenheter och verktyg som åtkomstskannrar, molnbaserad programvara för tidsregistrering, kiosker, kassasystem (POS), mobilappar eller digitala tidrapporter för att samla in tidsregistreringsdata och automatiskt bearbeta den för korrekt lönehantering. En annan fördel med programvara för tidsregistrering är övertidsvarningar, en annan användbar funktion som ger arbetsgivare bättre kontroll över godkännande och fördelning av övertid.

Närvaro- och frånvarohantering

Programvara för personalhantering bör registrera anställdas närvaro, automatisera godkännanden av ledighetsansökningar och stämma av anställdas frånvaro mot företagets riktlinjer för ledighet (såsom betald ledighet (PTO)) och myndighetsföreskrifter.   

Dataanalys och rapportering

De flesta verktyg för personalhantering ger användarna en realtidsöverblick över personaldata via anpassningsbara instrumentpaneler. Det gör det enkelt att upptäcka potentiella problem med schemaläggning eller bemanning och åtgärda dem långt innan de blir verkliga problem.

De bästa verktygen för personalhantering och personalanalys låter också användarna skapa rapporter med specifika parametrar, vilket förbättrar verksamhetsanalysen och personalplaneringen genom analys av historiska data. 

Mobil personalhantering

WFM-verktyg som erbjuder åtkomst via mobila enheter gör det enklare att hantera scheman och tillsätta skift när du är på språng, vilket bidrar till att säkerställa optimal bemanning även i nödsituationer. Detta är bara några av de många fördelarna med programvara för mobil personalhantering.

Självbetjäning för anställda 

Din plattform eller ditt verktyg för personalhantering bör helst erbjuda en självbetjäningsportal för anställda som låter dem snabbt registrera sina egna uppgifter när det är möjligt, så att HR:s tid frigörs och antalet fel minskar. 

Kraftfulla integrationer med verksamhetsverktyg

Oavsett vilken WFM-lösning du väljer bör den fungera väl tillsammans med den HR-programvara och de verksamhetsverktyg som din organisation redan använder. Detta är särskilt viktigt om du inte har en heltäckande plattform för personalhantering utan använder flera specialiserade verktyg.

Rätt programvara gör processen att implementera, följa upp och förbättra ditt system för personalhantering mycket effektivare och mer givande. 

En nöjd personalstyrka är nyckeln till ett framgångsrikt företag

Effektiv personalhantering syftar till att hålla medarbetarna nöjda och samtidigt uppfylla företagets strategiska behov.

Företag som lyckas med denna del av sin verksamhet blir mer effektiva, innovativa och motståndskraftiga.

Teknik rekommenderas för alla utom de allra minsta företagen. För att hjälpa dig komma igång kan du ta en titt på vår kortlista över den bästa programvaran för personalhantering och våra rekommendationer för programvara för tid och närvaro för att effektivt hantera och optimera personalens arbetstid och närvaro.

Relaterad läsning: Den bästa programvaran för ledighetshantering för att hålla koll på betald ledighet