Funktioner i rekryteringsprogramvara som lyfter din rekrytering

Vad är rekryteringsprogramvara?

Rekryteringsprogramvara är alla verktyg som är utformade för att hjälpa dig att hantera rekryteringsprocessen mer effektivt. De kan hjälpa till med allt från att hitta kandidater och schemalägga intervjuer till att skicka erbjudanden och introducera nyanställda.

Som vi kommer att gå igenom omfattar vanliga funktioner publicering av platsannonser, kandidatuppföljning och kommunikationshantering samt analysfunktioner som ger värdefulla insikter för att förbättra rekryteringsprocessen.

Funktioner för att attrahera och hitta kandidater

Det första steget i rekryteringsprocessen är att hitta den kompetens du behöver, antingen internt eller ute på marknaden, och det finns ett antal funktioner som kan hjälpa dig med detta.

Kandidatsökning

Kandidatsökning är en specialiserad funktion i rekryteringsprogramvara för att identifiera och attrahera potentiella jobbkandidater.

Den automatiserar processen med att söka efter kandidater genom att använda avancerade algoritmer för att genomsöka olika onlineplattformar, såsom jobbsajter, sociala medier och professionella nätverk.

Verktyg för kandidatsökning gör det möjligt för rekryterare och rekryterande chefer att effektivt bygga upp en pool av kvalificerade kandidater, vilket minskar den tid och ansträngning som vanligtvis krävs i de inledande stegen av sökprocessen.

Genom att utnyttja denna teknik kan organisationer förbättra sin rekryteringsstrategi, höja kvaliteten på sin kandidatpool och påskynda rekryteringsprocessen.

Integration av platsannonser

Integration av platsannonser i rekryteringsprogramvara handlar om att göra din rekryteringsprocess smidigare och mer effektiv genom att koppla dina platsannonser till olika jobbsajter och sociala medieplattformar.

Med den här funktionen kan du publicera lediga tjänster på flera webbplatser med bara några få klick, vilket sparar värdefull tid för dig och ditt team.

Det är särskilt fördelaktigt för rekryterare och HR-chefer som snabbt behöver nå en stor målgrupp utan besväret att logga in på varje webbplats separat.

Byggare för karriärsidor och karriärwebbplatser

Att tillhandahålla karriärsidor i rekryteringsprogramvara är en viktig del av att visa företagets lediga tjänster och attrahera potentiella kandidater.

Det gör det möjligt för dig att skapa en särskild plats där arbetssökande kan utforska möjligheter inom din organisation.

I grunden fungerar den som en bro mellan ditt företag och potentiella talanger genom att presentera ditt varumärke på ett professionellt sätt.

Huvudfunktionen är att hysa och hantera innehållet på din karriärwebbplats, ofta genom en sömlös integration med ditt system för hantering av jobbansökningar (ATS) för att effektivisera ansökningsprocessen.

Rekryteringsmarknadsföring

Funktioner för rekryteringsmarknadsföring hjälper rekryterare att marknadsföra företagskulturen och skapa riktade reklamkampanjer för att nå kvalificerade kandidater på många digitala plattformar, inklusive sociala mediekanaler.

Programvara för rekryteringsmarknadsföring kan hjälpa dig att nå kandidater av högre kvalitet genom riktade kampanjer som når en bredare talangpool, inklusive aktiva och passiva kandidater. 

De förbättrar också din rekryteringsprocess genom att eliminera repetitiva uppgifter, stödja mobilanpassade jobbansökningar och skapa en bättre kandidatupplevelse genom automatiserad kommunikation som förstärker ett positivt arbetsgivarvarumärke och väcker intresse för din organisation.

Kandidatrelationshantering

Verktyg för kandidatrelationshantering (CRM) i rekryteringsprogramvara hjälper till att vårda och upprätthålla relationer med potentiella kandidater i din kandidatdatabas, ungefär på samma sätt som kundrelationshantering inom försäljning.

Dess huvudsakliga funktion är att hålla kandidater engagerade och informerade under hela rekryteringsprocessen. Detta uppnås genom att använda verktyg som e-postaviseringar, automatiska påminnelser och personliga kommunikationsstrategier.

För ditt team kan CRM i rekryteringsprogramvara vara en verklig förändring till det bättre. Det hjälper rekryterare och HR-chefer att bygga upp en talangpool, hålla reda på kandidatinteraktioner och upprätthålla en positiv kandidatupplevelse.

Håll utkik efter underfunktioner som integration med e-post- och kalenderappar, möjligheter att ladda upp flera objekt samtidigt samt avancerade verktyg för kandidatengagemang, som videointervjuer eller chattbotar.

Program för medarbetarrekommendationer

Många rekryteringsexperter håller med om att de bästa anställningarna kommer genom program för medarbetarrekommendationer. Därför är en användbar funktion i rekryteringsprogramvara en intern jobbportal med automatiska aviseringar, enkla inskickningsalternativ och verktyg för delning i sociala medier.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Funktioner för kandidatbedömning

Nästa steg är att bedöma kandidater utifrån deras CV:n samt deras prestationer i intervjuer och andra bedömningar. Här är några användbara funktioner för detta steg.

CV-tolkning och kandidatmatchning

CV-tolkning och kandidatmatchning fungerar tillsammans för att effektivisera rekryteringsprocessen genom att automatisera två viktiga steg: att hämta kandidatdata och identifiera de sökande som passar bäst. 

CV-tolkning hämtar automatiskt ut och organiserar viktiga uppgifter från CV:n – såsom kontaktinformation, arbetshistorik, utbildning och färdigheter – så att rekryterare slipper granska varje dokument manuellt. 

När uppgifterna har strukturerats använder kandidatmatchning filter, nyckelord och AI-drivna algoritmer för att jämföra profiler med jobbkrav. Det hjälper dig att snabbt hitta de främsta kandidaterna och undvika att förbise kvalificerade talanger.

Dessa funktioner sparar inte bara tid, utan förbättrar också noggrannheten och konsekvensen i urvalsprocessen.

Underfunktioner att leta efter är bland annat nyckelordsmatchning för att lyfta fram relevanta kvalifikationer, anpassningsbara filter som certifieringar eller antal års erfarenhet, formateringsflexibilitet för att hantera olika filtyper samt AI-driven matchning av färdigheter som går längre än exakta nyckelordssökningar. 

Hantering av sökande

Huvudfunktionen hos ett system för hantering av sökande (ATS) är att hantera hela rekryteringscykeln, från jobbannonser till kandidatval.

I grunden organiserar ett ATS information om varje sökande och gör den lättillgänglig, så att du kan hantera kandidater effektivt under hela rekryteringsprocessen.

Det fungerar genom att samla in och lagra CV:n, ansökningar och kandidatinformation i en centraliserad databas, som du sedan kan komma åt och filtrera utifrån dina specifika rekryteringskriterier.

Viktiga underfunktioner att leta efter i ett ATS-verktyg är:

• Flexibel anpassning av kandidatflödet för att skräddarsy flöden för olika roller och sektorer.
• Automatiserad kandidatkommunikation för att hålla kandidater uppdaterade med automatiska meddelanden.
• Stöd för flera språk vid global rekrytering
• Mobil åtkomst
• Integrationer med andra verktyg som e-post och kalendrar.

Intervjubokning

Funktioner för intervjubokning hjälper dig att samordna intervjutider med kandidater utan det vanliga e-post- och telefonsamtalsutbytet. 

Funktionen integreras med din kalender och kandidaternas tillgänglighet för att hitta de bästa tidsintervallen som passar alla.

Att ha programvara för intervjubokning i din rekryteringsverktygslåda är värdefullt eftersom det låter dig fokusera mer på att hitta rätt talanger i stället för att fastna i logistiken. 

Leta efter underfunktioner som automatiska påminnelser, möjligheten att boka olika typer av intervjuer (t.ex. telefon-, video- eller personliga intervjuer) samt möjligheten att inkludera flera intervjuare. Dessa funktioner kan göra processen ännu smidigare och effektivare.

Samarbetsverktyg

Samarbetsverktyg i rekryteringsprogramvara handlar om att hålla rekryteringsteamet synkroniserat och göra beslutsprocessen enklare. 

Dessa verktyg uppmuntrar till samarbetsbaserad rekrytering genom att göra det enkelt för team att kommunicera och dela information, till exempel intervjumallar och återkoppling, så att alla har samma bild.

Dessutom minskar funktioner som strukturerade bedömningsmatriser, föreslagna frågor och enhetliga format för återkoppling partiskhet och hjälper till att ge varje kandidat en mer likvärdig upplevelse.

Bedömningsverktyg

Bedömningsverktyg för kandidater utvärderar de sökandes färdigheter, personlighet och lämplighet för en roll utöver det som framgår av deras CV. 

Dessa kan omfatta tester av tekniska färdigheter eller bedömningar av kognitiv förmåga, personlighetsenkäter eller situationsbedömningstester som ofta (såsom Workables) är vetenskapligt baserade.

Viktiga funktioner omfattar ofta anpassningsbara testbibliotek, rollspecifika bedömningar, automatiserad poängsättning, jämförelser med andra kandidater och integrationer med plattformar för videointervjuer.

AI-intervjuassistent

En AI-intervjuassistent, som den i Lever, är utformad för att göra intervjuprocessen enklare, snabbare och mer konsekvent. I stället för att enbart förlita sig på manuella anteckningar eller minnet använder den AI för att automatiskt spela in utskrifter, skapa sammanfattningar och lyfta fram viktiga ögonblick under intervjuer.

Det möjliggör snabbare återkopplingscykler, bättre intervjuarprestationer och tydligare insikter om kandidatens lämplighet.

Funktioner för avslut och introduktion

Du har lagt ner mycket arbete på att hitta och bedöma kandidater och har äntligen hittat ”den rätta” – nu är det dags att slutföra rekryteringen och, om kandidaten tackar ja, få personen produktiv så snabbt och effektivt som möjligt.

Löneberäknare

En löneberäknare är ett verktyg som hjälper rekryterare och rekryterande chefer att fastställa en rättvis och konkurrenskraftig ersättning för en viss roll. 

Genom att analysera faktorer som jobbtitel, plats, branschstandarder och ibland kandidatens erfarenhet hjälper den till att jämföra löner och ange ett uppskattat löneintervall som underlag för beslut om erbjudanden. 

Det säkerställer att ersättningspaketen överensstämmer med marknadens förväntningar och interna lönestrukturer.

Verktyg för att skapa erbjudanden

Funktionen för att skapa erbjudanden förenklar processen med att ta fram jobberbjudanden genom att automatisera skapandet av erbjudandebrev och tillhörande dokumentation.

De gör det möjligt för rekryterare att ange viktiga uppgifter – som jobbtitel, ersättning, förmåner och startdatum – och snabbt skapa professionella, korrekta och anpassningsbara erbjudandepaket. Dessa verktyg integreras ofta med system för kandidatspårning för att hålla allt enhetligt och effektivt.

De bidrar också till att säkerställa efterlevnad genom att inkludera korrekt juridisk formulering och företagets policyer, vilket ger både rekryterare och kandidater förtroende för de slutliga dokumenten.

Bakgrundskontroller

Verktyg för bakgrundskontroller verifierar kandidatens bakgrund för att bekräfta riktigheten och bedöma potentiella risker. Dessa kontroller omfattar ofta brottsregister, anställningshistorik, verifiering av utbildning och ibland kredit- eller referenskontroller, beroende på rollen. 

De integreras i rekryteringsarbetsflödet, vilket gör det enklare att begära och följa upp resultat utan att lämna rekryteringsplattformen.

Automatiserade bakgrundskontroller sparar också tid jämfört med manuell verifiering och bidrar till att standardisera granskningsprocessen för alla nyanställningar.

Integration med introduktionssystem

Integration med introduktionssystem kopplar samman rekryteringsprogramvara med introduktionssystem, vilket säkerställer att kandidatens information förs över till introduktionsprocessen så snart personen tackar ja till ett erbjudande. 

Det kan omfatta att skapa lönekonton, tilldela åtkomst till programvara, planera utbildning och hantera dokument som skatteblanketter och avtal. Det eliminerar behovet av att registrera samma uppgifter flera gånger och minskar manuella överlämningar.

Den här funktionen är användbar eftersom den ger både HR-team och nyanställda en smidigare upplevelse. Genom att automatisera administrativa uppgifter kan rekryterare och chefer fokusera på att välkomna och engagera nyanställda. 

För medarbetare skapar introduktionsintegrering ett positivt första intryck genom att göra övergången till företaget enkel och välorganiserad, vilket förbättrar både personalretentionen och den övergripande nöjdheten.

Funktioner som hjälper till att förbättra rekryteringsprocessen

Precis som alla andra processer bör rekryteringen kontinuerligt utvärderas och förbättras för att förbli konkurrenskraftig och följa gällande regler. Här är några användbara funktioner som kan hjälpa dig att förbättra din process.

Rapportering och analys

Funktioner för rapportering och analys ger dig insyn i hur väl din rekryteringsprocess fungerar. 

De följer upp viktiga mätvärden som tid till tillsättning, kostnad per rekrytering, rekryteringskälla och konverteringsgrad i kandidatflödet, och omvandlar rå rekryteringsdata till användbara insikter. 

Exempelvis kan rapportering och analys hjälpa till att optimera rekryteringsstrategier genom att visa vilka jobbportaler eller kampanjer som genererar de bästa kandidaterna, var kandidater hoppar av eller hur lång tid varje steg tar. 

Viktiga funktioner att leta efter är anpassningsbara instrumentpaneler, automatiserad rapportering, visuella datadiagram och integrationer med system för kandidatspårning och HR-plattformar, så att alla rekryteringsmätvärden samlas på ett ställe.

Efterlevnadshantering

Efterlevnadshantering fokuserar främst på att upprätthålla rättvisa och laglighet i rekryteringen och omfattar aspekter som dataskyddslagar (GDPR, CCPA) och riktlinjer för lika möjligheter till anställning (EEOC). 

Genom att integrera efterlevnadshantering i ditt ATS kan du hantera rekryteringsprocessen och samtidigt säkerställa att lagkraven följs. 

Viktiga funktioner att leta efter inom efterlevnadshantering är:

• Automatiserad rapportering: genererar efterlevnadsrapporter för att säkerställa att lagarna följs.
• Kontroller för datasekretess: skyddar kandidatinformation och säkerställer att samtycke har lämnats.
• Verktyg för att minska partiskhet: hjälper till att anonymisera kandidatdata för att förhindra diskriminering.
• Uppdateringar av regelverk: håller systemet uppdaterat med de senaste lagkraven.

Kandidatenkäter

Kandidatens upplevelse är avgörande. Med verktyg för kandidatenkäter kan du samla in feedback från sökande under olika delar av rekryteringsprocessen för att mäta nöjdhet, identifiera problemområden och ge kandidater möjlighet att berätta vad de tyckte om eller inte tyckte om i din process.

Viktiga funktioner omfattar ofta anpassningsbara enkätmallar, alternativ för anonym feedback, automatiserade utlösare för enkäter samt inbyggd analys för att identifiera trender och möjligheter till förbättring.

Andra användbara funktioner

Sist men inte minst finns det några användbara – eller snarare nödvändiga – funktioner för all rekryteringsprogramvara.

Datasäkerhet

Datasäkerhetsverktyg i rekryteringsprogramvara är utformade för att skydda känslig kandidat- och företagsinformation. Funktioner som enkel inloggning (SSO) säkerställer säker åtkomst genom att låta användare logga in med befintliga företagsuppgifter, medan efterlevnadsramverk som GDPR (dataskyddsförordningen) reglerar hur kandidatdata samlas in, lagras och delas. Ytterligare åtgärder omfattar ofta rollbaserad åtkomst, datakryptering och säkra granskningsspår.

Integrationer (t.ex. bedömningsverktyg, bakgrundskontroller, HRIS)

Integrationsmöjligheter gör att rekryteringsprogramvara kan ansluta till andra HR- och affärssystem. 

Det kan innebära kopplingar till bedömningsplattformar för färdighetstester, leverantörer av bakgrundskontroller för granskning av kandidater och HRIS för smidig dataöverföring när någon har anställts. 

Med dessa integrationer kan rekryterare hantera allt på ett ställe utan att manuellt flytta data mellan olika verktyg.

Viktiga funktioner att leta efter är färdiga integrationer med större leverantörer av HR-teknik, öppna API:er för anpassning, datasynkronisering i realtid och centraliserade instrumentpaneler som samlar kandidatinformation från flera plattformar.

Funktioner i rekryteringsprogramvara efter företagstyp

Dina rekryteringsbehov varierar beroende på företagets storlek. Nedan hittar du några riktlinjer för varje företagstyp att ta hänsyn till när du överväger att köpa rekryteringsprogramvara. 

Små företag

Små företag har ofta begränsade resurser och behöver rekryteringsprogramvara som maximerar effektiviteten utan att vara alltför komplex. Viktiga funktioner för små företag är bland annat:

• Användarvänligt gränssnitt
• Automatisering
• Anpassningsbara arbetsflöden
• Mobil åtkomst
• Prisvärda prisplaner
• Grundläggande rapportering och analys

Medelstora företag

Medelstora företag behöver mer robusta funktioner för att hantera ett ökande antal kandidater och mer komplexa rekryteringsprocesser. Viktiga funktioner för medelstora företag är bland annat:

• Avancerad analys
• Integrationsmöjligheter
• Kandidatrelationshantering (CRM)
• Flexibel hantering av jobbannonser
• Förbättrade samarbetsverktyg
• Efterlevnadshantering

Stora företag

Stora företag hanterar ett stort antal ansökningar och behöver avancerade verktyg för att hantera komplexa rekryteringsbehov inom flera avdelningar. Viktiga funktioner för stora företag är bland annat:

• Skalbarhet
• Omfattande rapportering och analys
• Avancerad automatisering
• Anpassningsbara instrumentpaneler
• Integration med flera system
• Global efterlevnad

Internationella företag

Internationella företag behöver rekryteringsprogramvara som stöder rekrytering i flera regioner och på flera språk, samtidigt som den säkerställer enhetlighet och efterlevnad globalt. 

Viktiga funktioner för internationella företag är bland annat:

• Stöd för flera språk
• Global efterlevnadshantering
• Internationell kandidatsourcing
• Hantering av tidszoner
• Verktyg för bedömning av kulturell passform
• Centraliserad hantering av talangpooler

Prenumerera på nyhetsbrevet People Managing People

Om du vill läsa mer om hur du väljer rätt rekryteringsprogramvara kan du prenumerera på nyhetsbrevet People Managing People. Du får allt vårt senaste innehåll som hjälper dig att utvecklas i karriären och göra större skillnad i din organisation.