Utbilda distansarbetare: 5 strategier för framgång 2026

Identifiera distansarbetares specifika utbildningsbehov

Först och främst bör vi erkänna att gammal utbildning enligt principen ”en storlek passar alla”, som har omvandlats från ett fysiskt, instruktörslett format, inte kommer att vara särskilt effektiv eller ge någon större effekt för en distansbaserad arbetsstyrka. Ditt utbildningsmaterial måste förändras för att bli effektivt!

Distansarbetare har unika behov och kompetensluckor som skiljer sig från icke-distansarbetare. Därför är det viktigt att börja med att förstå de viktigaste kompetenserna som distansmedarbetare behöver i din organisation.

Nedan följer några överväganden som är specifika för distansteamens behov när du börjar bygga upp ditt distansutbildningsprogram.

Bedöm den digitala kompetensen

Vad är digital kompetens? Enligt Microsoft är det ”förmågan att navigera i vår digitala värld genom att använda läsning, skrivning, tekniska färdigheter och kritiskt tänkande. Det innebär att använda teknik – som en smarttelefon, dator, e-boksläsare och annat – för att hitta, utvärdera och kommunicera information.”

Den här kompetensen är avgörande för alla distansarbetare, och det bör vara en prioritet att identifiera kompetensluckor inom detta område.

Även om de flesta distansarbetare kan förväntas ha tillräckliga digitala kompetenser, eller åtminstone utveckla dem genom erfarenhet, bör man inte utgå från att så är fallet för alla.

Den digitala kompetensnivån kan enkelt bedömas genom enkäter, fokusgrupper och intervjuer med viktiga intressenter eller ett slumpmässigt urval av distansarbetare.

Möjliggör användning av den ständigt växande teknikstacken

Ökningen av distansarbete har lett till en parallell ökning av användningen av virtuella verktyg i distansfokuserade organisationer. Exempelvis lanserade det genomsnittliga företaget 58 nya applikationer eller verktyg 2015, medan den siffran hade ökat till 89 under 2022. Hos stora arbetsgivare är siffran 187 (från en ny podcast från Freakonomics)!

Den här typen av investering i virtuella verktyg kräver en liknande investering av tid och resurser i utbildning om hur de används effektivt, vilket bidrar till att öka användningen och nyttjandegraden när ett nytt verktyg implementeras. Kompetensutveckling inom detta område är särskilt viktigt för nya medarbetare som inte är bekanta med att arbeta i distansmiljöer.

Utveckla färdigheter för distanssamarbete

Distansarbetare möter unika samarbetsutmaningar eftersom de ofta befinner sig i olika tidszoner, kommunicerar asynkront, har färre kontaktpunkter med kollegor under dagen och främst måste kommunicera via e-post, snabbmeddelanden eller video.

Därför bör utbildning för distansarbetare fokusera på följande färdigheter för att bidra till att etablera och upprätthålla effektiva kommunikationsprocesser och normer i en distansarbetsmiljö:

• Kommunikationsriktlinjer—ge struktur åt ämnen som vilka kommunikationskanaler (dvs. Slack eller e-post) som ska användas för olika typer av kommunikation, hur snabba svarstiderna bör vara i olika kommunikationskanaler och under vilka tider på dagen du exempelvis är tillgänglig för möten. Detta kan också bidra till att skapa förväntningar och förstärka vilka bästa praxis för kommunikation som ska följas.
• Samarbetsverktyg—delade lagringsutrymmen, projektledningsprogram, delade kalendrar, produkter för designtänkande och meddelandeplattformar kan hjälpa distansarbetare att enkelt dela information med varandra, så att de kan hålla kontakten och samarbeta i arbetet från olika delar av landet eller världen. Verktyg bör användas när det är möjligt om de tillför värde för ett team, eftersom de kan förbättra samarbetet. 
• Främja inkludering—ett sätt att arbeta inkluderande med distansarbetare är att säkerställa att allt utbildningsmaterial kan användas av medarbetare med funktionsnedsättningar, till exempel genom att erbjuda textning i utbildningsvideor. Dessutom måste människor i virtuella miljöer vara mer medvetna om att uppmuntra alla att dela sina perspektiv. Att skapa tydliga processer för hur människor kan dela sina tankar, idéer och kommentarer asynkront är ett sätt att säkerställa att alla röster blir hörda. Detta bör börja redan från dag ett, under introduktionen, så att nyanställda kan känna sig välkomna även när de tar del av utbildningsmaterial.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Skapa en utbildningsstrategi för distansarbete

Efter de inledande bedömningarna av vad distansarbetare behöver är det dags att tydliggöra vilka prioriteringar ni har för utbildning på distans framöver och hur ni ska uppnå dem. 

Om ni använder en extern part för att hantera medarbetare, till exempel en organisation för arbetsgivarservice eller en tjänst för registrerad arbetsgivare, behöver ni kommunicera och samordna med dem kring utbildningar relaterade till efterlevnad

Att beskriva er handlingsplan är avgörande för att skapa en vision och en känsla av syfte som kan bidra till att skapa en känsla av brådska kring behovet av att delta i dessa utbildningstillfällen.

Det finns många delar som ingår i en framgångsrik utbildningsstrategi, men några saker att överväga för distansarbetare är:

Viktiga kompetenser och fokusområden

Beskriv tydligt vilka kompetensgap som har identifierats, varför dessa kompetenser är viktiga och hur utbildning inom dessa områden kommer att bidra till företagets strategi eller gynna distansarbetare på något sätt. Detta bör beskriva syftet med och värdet av detta arbetssätt, inte bara själva kompetenserna. 

Om ni till exempel har identifierat ett behov av att kompetensutveckla teammedlemmar inom prioritering och tidshantering vid arbete hemifrån är det viktigt att förklara hur dessa kompetenser gör det möjligt för medarbetarna att hantera sin arbetsbelastning mer effektivt, minska stressen för medarbetarna och öka produktiviteten i hela företaget. 

Om denna kompetens också knyter an till ett bredare strategiskt mål, som Metas ”effektivitetens år” exempelvis, bör ni se till att lyfta fram hur just denna utbildning kan bidra till att främja strategin. 

Att koppla ert initiativ för kompetensutveckling till ett strategiskt företagsmål bidrar till att öka användningen och införandet av de kompetenser som ni vill förbättra.

Utbildningsformer

Hur kommer distansarbetare att få tillgång till ert innehåll? Hur kommer ni att nå dem? Kommer ni endast att erbjuda direktsända virtuella workshoppar, kombinerade lösningar eller kanske asynkron utbildning genom e-lärande och annat digitalt utbildningsmaterial? Vilka verktyg har ni tillgång till? 

Svaren på dessa frågor hjälper er att planera hur ni ska kunna utveckla er utbildning och hur distansarbetare ska få tillgång till den. 

Utbildningsteam har vanligtvis tillgång till ett eller flera verktyg för att skapa innehåll och kan använda utbildningsprogram som ett lärplattformssystem (LMS) eller andra plattformar för kunskapshantering för att tillhandahålla sitt virtuella utbildningsinnehåll. 

Kommunikation

Att ha tydliga riktlinjer för hur och när storskalig kommunikation kan skickas hjälper er att göra utbildningskommunikationen så effektiv som möjligt utan att överösa distansarbetare med alltför många ineffektiva meddelanden.

Er strategi bör beskriva vilka kommunikationskanaler som ska användas för olika typer av meddelanden.

Exempelvis bör e-post endast användas för meddelanden till hela företaget eller en hel avdelning, och endast en eller två gånger per kvartal, medan era uppsökande meddelanden bör skickas via verktyg som Slack och Teams. Om utbildningsmaterial delas direkt, vilka kanaler är då mest lämpliga?

Dessutom bör dessa meddelanden vara tillräckligt slagkraftiga för att sticka ut på en virtuell meddelandeplattform, samtidigt som de konkurrerar med alla distraktioner som distansarbete medför. 

Att exempelvis inleda med en statistikuppgift, berättelse eller fråga för att locka människor till er utbildning är mer effektivt än att helt enkelt börja med ert utbildningsmaterial. 

Att börja ett meddelande med ”Ny utbildning i prioritering och tidshantering!” är mycket annorlunda än att inleda med ”Har du svårt att fokusera på arbetet? Känner du dig överväldigad av motstridiga prioriteringar? Vi hjälper dig …” 

Implementeringsplan

Beskriv exakt vilken typ av utbildningsmaterial eller resurser som kommer att produceras och när, samt hur de ska levereras och enligt vilken tidsplan, så att utbildningsansvariga har en tydlig plan att följa.

Delar av denna plan, exempelvis ert utbildningsschema, kan hjälpa distansarbetare att få insyn i sina utbildningsalternativ, vilket ökar engagemanget för era erbjudanden. 

Detta är särskilt viktigt för nyanställda som genomgår introduktion. De har stor nytta av att få en tydlig plan presenterad för sig när de börjar fördjupa sig i utbildningsmaterialet.

Löpande stöd

Hur kommer utbildningen att förstärkas och få stöd på lång sikt? Medan utbildning på plats vanligtvis består av längre heldagsevenemang kan distansarbetare inte förbli engagerade i en virtuell utbildningsmiljö lika länge.

Därför bör innehåll som tidigare erbjöds under långa sessioner delas upp och omvandlas till mikrolärande som erbjuds kontinuerligt, som ett sätt att fortsätta stödja någons läranderesa. Ett jämnt flöde av mikrolärande kan hjälpa

Dessutom erbjuder virtuella verktyg en mängd möjligheter att automatisera denna process. Många LMS-plattformar har exempelvis möjlighet att skicka ut tidsstyrda resurser efter att någon har slutfört en e-lärandekurs.

Utvärdering och mätvärden

Hur kommer effekten av era utbildningsinitiativ att mätas? Klargör vilka resultat ni förväntar er av er webbaserade utbildning, formulera mål och ange var ni kommer att följa upp dessa mätvärden samt hur ni kommer att dela dem. 

Detta är ett avgörande sista steg i er strategi. 

Att exempelvis prioritera utbildning i tidshantering kan bidra till att förbättra vissa resultat i engagemangsundersökningar eller en avdelnings mätbara produktion. När nyanställda utvecklar sina färdigheter inom specifika områden bör vi fundera igenom vilken effekt det kommer att få.

Ni kan även välja att använda programvara för arbetsövervakning för att få tydligare data.

Dessutom kan mål användas för att öka engagemanget för er utbildning. Om en senior ledare uttrycker sitt stöd för utbildningen, kopplar den till företagets strategi och tillkännager ett mål om att 75 % av de anställda ska delta, kommer deltagandet sannolikt att bli högre än om detta inte hade kommunicerats.

Utbildning av distansarbetare: bästa praxis i praktiken

Den mest effektiva distansutbildningen utformas och genomförs på ett sätt som både gör det möjligt för och motiverar distansarbetare att omsätta sina nyförvärvade färdigheter i praktiken efter att utbildningen har avslutats.

Låt oss utforska några bästa praxis för att säkerställa att detta sker med varje utbildningsinitiativ ni lanserar. 

Ta hänsyn till läranderesan

Distansutbildning bör inte vara en engångshändelse, utan i stället en serie väl utvalda resurser (artiklar, poddar, videor, böcker, arbetsstöd med mera) som kompletteras med en eller flera mindre utbildningsinsatser under resans gång.

Varför inte exempelvis anmäla ert distansarbetande HR-team till en digital löneworkshop? Leta efter onlinekonferenser, evenemang och presentationer för att främja löpande L&D-strategier för distansarbetare.

Utbildningsansvariga går från att anordna en enda lärandeupplevelse till att i stället investera i många interaktiva lärandeupplevelser som sprids ut över en viss tidsperiod.

När ni utbildar distansarbetare ska ni inte bara utbilda dem och sedan lämna dem åt sitt öde. Kartlägg i stället en plan för hur ni ska utbilda, stödja och förstärka deras lärande längs vägen. Detta ger utrymme för övning och reflektion, vilket leder till faktisk färdighetsutveckling.

Istället för att till exempel använda en brandslangsmetod för att utbilda medarbetare under tre hela dagar kan du strukturera ett nytt utbildningsprogram där du erbjuder ett enda utbildningstillfälle i början av veckan, med uppföljande innehåll i egen takt under resten av veckan, som avslutas med en gruppcoachningssession via Zoom eller någon annan videokonferensplattform för att främja tillämpningen innan ni går vidare till nästa ämne veckan därpå. 

Gör det lättillgängligt

Utbildning för distansarbetare bör vara lättillgänglig och alltid innehålla någon del som finns tillgänglig på begäran för att ge hjälp när det behövs, precis i stunden. 

Även om detta kan gälla alla medarbetare gör den ständigt växande tekniska verktygslådan som möjliggör samarbete mellan distansarbetare, som nämnts tidigare, ofta informationssökningen svår.

Ditt utbildningsinnehåll i egen takt och dina ytterligare resurser bör i så stor utsträckning som möjligt finnas samlade på en plats. Om distansstuderande måste växla mellan olika utbildningsverktyg för att hitta den information eller utbildning de behöver skapar det onödigt fler hinder.

Utbildning i arbetsflödet

De system och verktyg vi använder utvecklas i en sådan takt att vi nu kan integrera utbildning direkt i någons arbetsflöde, vilket gör det mycket enkelt att få tillgång till utbildning när det behövs. 

När det gäller utbildningsmetoder för teammedlemmar som kommer att behöva använda ett nytt system, en ny app eller plattform i sitt dagliga arbete finns det produkter som WalkMe som kan bidra till digital implementering.

Att erbjuda stöd för vanliga problem i arbetsflödet direkt på plats kan bidra till ökad effektivitet samtidigt som frustrationen minskar och antalet gånger IT-supporten kontaktas för ett förmodat problem i verktyget, som sannolikt beror på den mänskliga faktorn, blir färre.

Dessutom kan vanliga uppgifter som alla deltar i, till exempel medarbetarsamtal, också stödjas direkt i verktyget. 

Om någon har svårt att skriva en självreflektion kan stöd för hur man skriver en effektiv självreflektion bäddas in direkt i verktyget eller länkas till i verktyget, så att personen kan få tillgång till den information som behövs direkt medan uppgiften utförs, i stället för att klicka bort från det hen håller på med. 

I så stor utsträckning som möjligt bör utbildare fundera på hur de kan bädda in sitt innehåll direkt i de verktyg där människor kommer att utföra sitt arbete.

Håll det kortfattat

Heldagsutbildningar på plats kan inte överföras direkt till en virtuell miljö och förväntas fungera på samma sätt.

Ofta är det svårare att engagera människor virtuellt under mer än ett par timmar åt gången (90 minuter är idealiskt), även med gott om pauser och aktiviteter under tiden. Därför är lättillgängligt och kortfattat innehåll genom hela utbildningsresan ofta mer effektivt än att försöka bemästra allt på en gång.

Mycket av det som tidigare behövde läras ut på plats kan nu omarbetas till andra format och tilldelas som förberedande arbete, vilket i praktiken innebär att klassrummet vänds upp och ner. 

Distansarbetare kan uppmuntras att läsa eller titta på innehåll före ett eventuellt livesammanhang, vilket sparar tid under sessionen för aktiviteter med kollegor, engagerande diskussioner och övning av de faktiska färdigheterna i stället för att bara lära sig om dem.  

Möjliggör kontakt

Virtuell utbildning är ett utmärkt sätt för distansarbetare att samlas och tillbringa tid tillsammans med att lära sig, vilket leder till bättre kommunikation, kunskapsdelning och samarbete efter att utbildningen är avslutad. 

Därför måste all virtuell liveutbildning medvetet skapa stunder för kontakt mellan deltagarna som arbetar på distans. Färre naturliga kontaktytor under arbetsdagen innebär att gott om tid bör avsättas för aktiviteter som är särskilt utformade för att föra människor samman.

Utbildning för distansarbetare bör alltid ha den ytterligare fördelen att främja kontakt. Mentorskapsprogram är till exempel ett utmärkt sätt att möjliggöra kontakt mellan distansarbetare, samtidigt som de utvecklar medarbetarna och bygger en lärandekultur.

Sätt ihop allt

Att erbjuda rätt utbildning är en av utmaningarna med att leda en arbetsstyrka på distans.

Men när du väl har en tydlig förståelse för vilka behov de har kan du säkerställa att de har exakt de färdigheter och kunskaper som krävs för att utföra sitt arbete effektivt.

Med rätt utbildning kan medarbetarna utrustas med de färdigheter som krävs för att prestera på bästa sätt, utan den vanliga frustration som uppstår vid distansarbete.

Dessutom kan utbildning också bidra till ökat engagemang och ökad personalretention, vilket ytterligare påverkar organisationen positivt. Kanske är en enkel kurs i distansarbete allt som behövs i början.

Överlag kan investeringar i utbildning för distansarbetare, när de genomförs korrekt, ha stor inverkan på att maximera potentialen hos en organisations distansarbetsstyrka. 

Ytterligare resurser som hjälper till att maximera utbildningens effektivitet:

• Mall för utbildningsprogram
• Distansarbete förbättrade vår produktivitet, men hur är det med teamdynamiken?
• 4 mätetal för lärande och utveckling som faktiskt bidrar till affärsframgång
• Så skapar du en strategi för lärande och utveckling i 7 steg
• 10 bästa systemen för utbildningshantering för kompetensutveckling
• 10 bästa programmen för personalutbildning för lärande och utveckling online
• 10 bästa systemen för lärandehantering för företag

Prenumerera på nyhetsbrevet People Managing People för att få regelbundna artiklar som hjälper dig att utvecklas i karriären och bygga hälsosamma, produktiva organisationer.