5 utmaningar med att leda distansmedarbetare (& hur du löser dem)

5 utmaningar med att leda team på distans

...och hur du övervinner dem

Utmaning nr 1: Förtroende

Förtroende är grunden som allt framgångsrikt distansarbete bygger på. Enligt min erfarenhet är det också en av de största utmaningarna med att leda medarbetare på distans, eftersom det gamla, traditionella synsättet är att man inte kan säkerställa produktiviteten om man inte arbetar på samma kontor och faktiskt kan se människor arbeta.

Jag tänker på en äldre grundare och vd som jag känner, som installerade säkerhetskameror i hela sin tillverkningsanläggning så att han kunde övervaka sina medarbetare när som helst och var som helst.

Om han inte såg någon göra exakt det han tyckte att personen borde göra i det ögonblicket ringde han upp dem och ”tog i med hårdhandskarna”. Det behöver knappast sägas att ”förtroende” inte är ett ord jag skulle använda för att beskriva företagskulturen!

För att effektivt leda distansarbetare måste du lita på att de kan vara lika framgångsrika när de arbetar hemifrån eller från ett distanskontor som när de arbetar från företagets huvudkontor, och att de gör det som är rätt för teamet och organisationen. 

I en intervju med Victor Tam, medgrundare av det direkt-till-konsument-riktade bagagevarumärket Monos, kommenterar Tam hur de arbetar med förtroende för sina medarbetare: 

"Det finns ett förtroende för att de tar hänsyn till företagets intressen i de beslut de fattar, och det finns ett förtroende för varandra; ett förtroende för att lagkamraterna också kommer att göra sitt bästa arbete."

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Så övervinner du förtroendeproblem och bygger förtroende inom distansteam

Att bygga förtroende är inte enkelt och kräver tid, tålamod och uthållighet. Att gå igenom alla sätt att bygga förtroende skulle kunna vara en artikel i sig, men att bygga förtroende börjar vanligtvis med att utgå från goda avsikter.

Executive Coaching Network beskriver det så här: ”Att utgå från goda avsikter innebär att agera utifrån antagandet att personen du träffar är pålitlig och en lagspelare – att personen delar din önskan om bästa möjliga resultat för organisationen. Du ”agerar som om” personen kommer att bete sig på ett effektivt och positivt sätt.”

Detta är en förändring av tankesättet som krävs för att inleda förtroendecykeln med teammedlemmar på distans. Om du kan utgå från goda avsikter är några beprövade förtroendeskapande aktiviteter:

1. Skapa en levande förtroendeöverenskommelse och gemensamma teamnormer.
2. Fastställ SMART-mål och OKR:er (mål och nyckelresultat) som medarbetarna kan åta sig att uppnå och fullfölja.
3. Var öppen och transparent, visa sårbarhet och var beredd att erkänna dina egna misstag.
4. Kommunicera från organisationens högsta nivåer att du litar på dina medarbetare, som Airbnbs medgrundare och vd Brian Chesky gjorde i sitt mejl till medarbetarna.

Utmaning nr 2: Kommunikation

När jag var distanschef anställde vi internationella medarbetare i Tyskland och Japan, så jag började ofta dagen tidigt för att ha kontakt med det tyska teamet och arbetade sedan sent för att träffa personer i Japan.

Videokonferensanslutningarna kunde vara instabila, språket var ofta en utmaning och det var ibland svårt för människor att hålla sina scheman och kalendrar uppdaterade för att möjliggöra spontana samtal.

Kommunikation kan vara en stor utmaning när man leder medarbetare på distans på grund av alla olika aspekter av distansarbete som kan påverkas av den, till exempel:

• Individuell kommunikation: Hur bör du kommunicera med människor 1:1? Vilken inverkan har tidszoner och språk på kommunikationen? Hur möjliggör du spontana samtal? 
• Teamkommunikation: Hur bör du organisera och leda möten för distansteam? Hur kan du kommunicera organisatorisk information (t.ex. nya HR-policyer) eller teaminformation (t.ex. om nya teammedlemmar) på ett konsekvent sätt till alla?
• Projektledning: Hur hanterar du arbetsprioriteringar mellan teammedlemmar? Hur säkerställer du effektiv projektledning och att åtaganden levereras?

Så övervinner du utmaningar med att kommunicera med distansmedarbetare

Det finns många aspekter av kommunikation, var och en med sina egna utmaningar och sätt att övervinna dem. Här är några idéer att överväga:

1. Be dina teammedlemmar som arbetar på distans att se till att deras kalendrar online är uppdaterade, så att det blir enklare för alla att schemalägga återkommande, enstaka eller spontana möten.
2. Använd rätt videokonferensprogramvara (t.ex. Google Meet) som passar hur ditt team arbetar.
3. Fastställ tydliga kommunikationsriktlinjer för när och hur distansarbetare ska använda snabbmeddelanden jämfört med e-post, telefon eller videokonferenser.
4. Använd en lämplig plattform för intranätprogramvara (t.ex. Microsoft Teams) som möjliggör effektiv delning av arbetsresurser och information.
5. Ta bort byråkrati och onödig administration som leder till onödig kommunikation (det finns HR-appar som kan hjälpa till med detta).
6. Som Zack McGill påpekar i en artikel om att leda distansbaserade säljteam: ”Även om det är enklare att samordna veckomöten under arbetstid kan månatliga sociala aktiviteter vara en utmaning. Att ha ett ”fast” datum varje månad, till exempel den tredje onsdagen, underlättar.”

En utmärkt podcast för att optimera den interna kommunikationen: Så förbättrar du verksamheten genom intern kommunikation.

Utmaning nr 3: Gemenskap och tillhörighet

En av de största utmaningarna med att leda distansmedarbetare är att återskapa samma känsla av gemenskap och tillhörighet som kan finnas på fysiska arbetsplatser. Att leda distribuerade team kräver att man hanterar potentiella problem med isolering som kan uppstå bland teammedlemmarna.

Med en distansbaserad arbetsstyrka är det svårare att umgås informellt med människor över lunch i fikarummet eller genom att stanna till för en pratstund i korridoren. Den här typen av relationsskapande aktiviteter är viktiga för att skapa och upprätthålla företagskulturen. 

En del av den bästa feedbacken från medarbetare jag någonsin har fått har kommit från en informell fika eller en promenad utomhus.

Distansarbete gör det också svårare att anordna evenemang och firanden som kan förbättra företagskulturen, särskilt om du har valt att lägga ut HR-funktionen externt.

Med hjälp av plattformar för virtuella evenemang är dessa evenemang mycket viktiga delar av arbetet med att främja en stark känsla av gemenskap och tillhörighet inom organisationen.

Hur övervinner du utmaningarna med att främja en känsla av gemenskap och tillhörighet bland distansarbetare?

Det bästa sättet att besvara den här frågan är att titta på hur några välkända företag hanterar den, särskilt eftersom det ofta blir svårare att skapa en känsla av tillhörighet i takt med att organisationen växer.

Musikmänniskorna på Spotify talar om vikten av tillhörighet som en del av programmet ”Arbeta var som helst”:

”Vi vill att alla som arbetar här ska känna att de hör hemma, oavsett om de tillbringar större delen av sin tid hemma eller på kontoret. Vi har anpassat vårt sätt att arbeta inom det här området och flyttat fokus från fysiska evenemang till virtuella upplevelser som skapar möjligheter till gemenskap och tillhörighet samt uppmärksammar olika kulturella högtider under året.”

I ett nyligen publicerat meddelande berättar samåkningsföretaget Lyft om hur de stödjer sina distansmedarbetare genom en helt flexibel arbetsplats:

“Våra utgiftspolicyer kommer att stödja resor till och från teamsammankomster ungefär en gång per kvartal. Även om fysisk närvaro är frivillig förväntar vi oss att många teammedlemmar kommer att se fram emot möjligheten att samarbeta, brainstorma och fira personligen vid dessa och andra tillfällen.”

Här är ytterligare några idéer för att främja en känsla av tillhörighet och gemenskap inom din distansarbetsstyrka:

• Livesänd videomöten för hela företaget eller allmänna informationsmöten och be aktivt om frågor och feedback från distansanställda genom virtuella frågestunder
• Stöd fysisk närvaro när det är möjligt vid företagsevenemang, firanden, möten för hela företaget och liknande.
• Skapa mekanismer för medarbetarfeedback specifikt för distansarbetare, så att de kan dela sina tankar när som helst och var som helst.

Utmaning nr 4: Produktivitet

Den klassiska invändningen mot distansarbete – en invändning jag själv har hört från personer jag tidigare har arbetat för – är: ”Hur vet jag om mina medarbetare gör sitt jobb när jag inte kan se dem?”. 

Oro kring produktiviteten och uppfattningen att människor egentligen inte arbetar hemifrån utan i stället slappar i sina infinitypooler (ytterligare ett verkligt exempel), kan vara en utmaning som du möter när du antingen överväger ett distansarbetsprogram eller leder distansanställda. 

Hur övervinner du utmaningen med att hantera distansanställdas produktivitet?

I sitt mejl till medarbetarna om distansarbete hade AirBnB:s medgrundare och vd Brian Chesky följande att säga:

"För att lyckas med den här graden av flexibilitet behöver vi tillräckligt med struktur och samordning. Utan det skulle allt bli helt oorganiserat. Ryggraden i vårt arbetssätt kommer även fortsättningsvis att vara vår gemensamma företagskalender med vår fleråriga färdplan. Den är centrerad kring två stora produktlanseringar varje år – en lansering i maj och en i november. Även om inte alla arbetar direkt med dessa produktlanseringar organiserar vi hela vår kalender kring dem för att upprätthålla samsyn i hela företaget. Våra samarbetssessioner, konferenser på annan plats, sociala evenemang och pauser kommer att planeras i förväg och utformas kring denna kalender."

I dessa kommentarer finns flera bra idéer om hur man säkerställer produktivitet, effektiv samordning och positivt samarbete med distansanställda, bland annat:

• Implementera CRA-modellen för ledarskap för att hjälpa distansarbetare att samlas kring en tydlig vision och ett tydligt syfte som driver specifika mål och leveranser.
• Ha en gemensam kalender, verktyg för virtuellt samarbete eller programvara för hantering av mobila arbetsstyrkor för att upprätthålla samsyn mellan distansteamen (detta är en av många fördelar med programvara för hantering av mobila arbetsstyrkor).
• Genomför regelbundna individuella avstämningar med dina medarbetare som ger dig insyn i varandras aktiviteter, men utan att detaljstyra. Ta gärna en titt på min guide till individuella möten med mall.
• Använd Liz Lockhart Lances ramverk för kaskadmål för att hjälpa dig att sätta upp uppnåeliga och mätbara mål.

Det är också viktigt att tidigt tydliggöra dina produktivitetsförväntningar för dina distansanställda, särskilt under din introduktionsprocess för distansanställda. Detta hjälper till att sätta tonen och ger dem tydliga och mätbara produktivitetsmått att sträva efter.

Utmaning nr 5: Kulturell mångfald

Sist, men absolut inte minst, på listan över utmaningar med att leda distansanställda finns kulturell mångfald.

Tjänster för arbetsgivare som är registrerad arbetsgivare har gjort det enklare att ta in internationella medarbetare i organisationen, men det återstår mycket arbete för att de ska känna sig som en värdefull del av kulturen.

Hur övervinner du utmaningen med att hantera kulturella skillnader bland olika distansanställda?

Jag har upplevt utmaningarna med att leda medarbetare från olika kulturer, från ett team med personer i Japan till en 62-årig babyboomare som arbetar hemifrån i Oregon. 

Precis som deras kulturer är varje utmaning unik och annorlunda, men de kan övervinnas med hjälp av några allmänna ledarskapsprinciper:

• Var nyfiken, lyhörd och öppen för att lära dig när det gäller nya kulturer och olika sätt att göra saker på.
• Anpassa din kommunikationsstil för att ta hänsyn till olika kulturer, särskilt när det gäller att ge återkoppling till medarbetare eller ge instruktioner.
• Genomför interkulturell utbildning för att hjälpa medlemmar i distansteam att förstå varandra bättre.
• Undvik stereotyper och antaganden, som att anta att alla babyboomare är rädda för teknik eller att alla asiater är bra på siffror.
• Ta hjälp av eventuella samarbetspartner, till exempel en arbetsgivare på registreringsorten, för att få insikt i kulturella skillnader.

Prenumerera på nyhetsbrevet People Managing People

För mer information om distans- och hybridledning, prenumerera på vårt veckovisa nyhetsbrev för HR- och företagsledare. Du får allt vårt senaste innehåll som hjälper dig att utvecklas i karriären och skapa större genomslag i din organisation.