Bordro Nedir: Eksiksiz Rehberiniz

Bordro, çalışanlara yaptıkları iş karşılığında ödeme yapılması sürecini kapsayan, işletme faaliyetlerinin temel bir unsurudur. Doğru şekilde yönetildiğinde sorunsuz ve öngörülebilir bir süreçtir.

Yanlış yönetildiğinde ise yanlış sınıflandırılmış çalışanlar, vergi cezaları ve maaş gününde ellerine geçen ücretin neden hesaplamalarla uyuşmadığını sorgulayan hayal kırıklığına uğramış çalışanlarla karşı karşıya kalabilirsiniz.

Etkili bordro yönetimi, çalışanların doğru ve zamanında ücret almasını sağlarken yasal ve düzenleyici gerekliliklere uyulması açısından da kritik öneme sahiptir.

Bordro konusunda tamamen yeniyseniz, süreci herhangi bir maliyete katlanmadan sorunsuz bir şekilde yönetmek ve hazır olduğunuzda daha ileri bir seviyeye geçmek için ücretsiz bir bordro yönetimi aracı kullanmayı düşünebilirsiniz.

Bordro Nedir?

Bordro , işverenlerin çalışanlarına yaptıkları iş karşılığında ödeme yapma sürecini ifade eder. Bu süreç; çalışan kazançlarının hesaplanmasını, vergilerin ve diğer kesintilerin yapılmasını ve ödemelerin dağıtılmasını kapsar.

Bordro ayrıca çalışılan saatlerin kayıtlarının tutulmasını, vergi yasalarına uyulmasını ve gerekli bordro raporlarının devlet kurumlarına sunulmasını da kapsar.

Bordro Neden Önemlidir?

Doğru ve verimli bordro yönetimi çeşitli nedenlerle büyük önem taşır. Öncelikle çalışanların yaptıkları iş karşılığında doğru ücreti almalarını sağlar; bunun hayati önem taşıdığı konusunda hemfikir olacağımızdan eminim!

Ayrıca uygun bordro yönetimi, işletmelerin bordro vergileri yasalarına ve düzenlemelerine uymasına yardımcı olarak cezaların ve hukuki sorunların önlenmesini sağlar. Aynı zamanda iş gücü maliyetleri ve çalışan verimliliği hakkında değerli bilgiler sunarak yönetimin bilinçli kararlar almasına olanak tanır.

Bordro Mevzuatı

Amerika Birleşik Devletleri'nde bordro mevzuatı, çalışanların haklarını korumak ve adil ücretlendirme uygulamalarını güvence altına almak amacıyla oluşturulmuş çeşitli federal, eyalet ve yerel yasalarla düzenlenir.

ABD'deki temel bordro düzenlemelerinden bazıları şunlardır:

• Adil Çalışma Standartları Yasası (FLSA): FLSA, hem özel hem de kamu sektöründeki çalışanlar için asgari ücret, fazla mesai ücreti uygunluğu, kayıt tutma ve çocuk işçiliği standartlarını belirler.
• Federal gelir vergisi stopajı: İşverenlerin, stopaj indirimleri, beyan durumu ve gelir düzeylerine göre çalışanların ücretlerinden federal gelir vergisi kesmeleri gerekir.
• Sosyal Güvenlik ve Medicare vergileri: İşverenler, topluca Federal Sigorta Katkıları Yasası (FICA) vergileri olarak bilinen Sosyal Güvenlik ve Medicare vergilerini çalışanların ücretlerinden kesmelidir. Mevcut oranlar Sosyal Güvenlik için %6,2 ve Medicare için %1,45'tir; yüksek gelir elde edenler için ek Medicare vergileri uygulanır.
• Federal İşsizlik Vergisi Yasası (FUTA): İşverenler, işlerini kaybeden çalışanlara yönelik işsizlik ödeneklerini finanse eden FUTA vergisine tabidir. Mevcut FUTA vergi oranı, her çalışana yıllık olarak ödenen ücretlerin ilk $7,000'ı üzerinden %6'dır.
• Eyalet Gelir Vergisi Stopajı: Birçok eyalet çalışanların ücretleri üzerinden gelir vergisi alır ve işverenlerin bu vergileri keserek ilgili eyalet vergi makamlarına aktarması gerekir. Eyalet gelir vergisi oranları ve stopaj gereklilikleri eyalete göre değişir.
• Eyalet İşsizlik Sigortası (SUI): İşverenlerin, kendi kusurları olmaksızın işsiz kalan uygun çalışanlara yönelik işsizlik ödeneklerini finanse etmek için eyalet işsizlik sigortası vergilerini ödemesi gerekir. SUI vergi oranları ve ücret matrahları eyalete göre değişir.
• İşçi Tazminat Sigortası: İşverenlerin, işle ilgili yaralanma veya hastalık yaşayan çalışanlara tıbbi yardım ve ücret ikamesi sağlamak için genellikle işçi tazminat sigortası yaptırması gerekir.
• İstihdam Vergisi Bildirimi: İşverenler, çalışanların ücretlerinden kesilen gelir vergilerini, Sosyal Güvenlik ve Medicare vergilerini ve bu vergilerin işverene ait kısmını bildirmek için Form 941 (İşverenin Üç Aylık Federal Vergi Beyannamesi) gibi çeşitli vergi formlarını IRS'ye sunmalıdır.
• Ücret ve Çalışma Süresi Yasaları: Federal düzenlemelere ek olarak, birçok eyaletin asgari ücret oranlarını, fazla mesai ücretini, yemek ve dinlenme molalarını ve istihdam ücretlendirmesinin diğer yönlerini düzenleyen kendi ücret ve çalışma süresi yasaları vardır.
• Çalışan Sınıflandırması: İşverenler, gerçekleştirilen iş üzerindeki kontrol derecesi ve istihdam ilişkisinin niteliği gibi faktörlere dayanarak çalışanları doğru şekilde çalışan veya bağımsız yüklenici olarak sınıflandırmalıdır. Yanlış sınıflandırma, cezalara ve hukuki sorumluluklara yol açabilir.

Bunlar, ABD'deki işverenlerin bordro uygulamalarında yasal ve düzenleyici uyumluluğu sağlamak için uyması gereken bordro düzenlemelerinden yalnızca birkaçıdır.

İşletmelerin olası cezalardan ve hukuki risklerden kaçınmak için bordro yasaları ve düzenlemelerindeki değişikliklerden haberdar olması önemlidir.

Uluslararası işe alım yaparken, o ülkenin vergi ve istihdam yasaları konusunda zaten uzman olan araçları ve ekipleri kullanın. Örneğin, Kanada bordro işleme çözümü, Kanada'dan adayları uzaktan işe alırken işletmelerin bordronun temel işlemlerini doğru ve verimli bir şekilde yürütmesine yardımcı olur.

Doğrudan Para Yatırma ve Ücret Kartları: Çalışanlarınız İçin Hangisi Daha İyi?

Çalışan ücretlerini nasıl ödediğiniz yalnızca teknik bir karar değildir—uyumluluğu, bordro işlemlerini ve çalışan memnuniyetini etkiler. Birçok İK yöneticisi için doğrudan para yatırma ile ücret kartları arasındaki seçim, erişilebilirlik ve bordro muhasebesi kurallarına uyum konularına dayanır.

• Doğrudan Para Yatırma, kurum içi bordro ekiplerinin çoğu için tercih edilen seçenektir. Çalışanların ellerine geçen ücretlerini maaş gününde doğrudan banka hesaplarına almalarını sağlar ve kâğıt çeklerle uğraşma zahmetini ortadan kaldırır. Ancak her çalışanın bir banka hesabı yoktur; bu da alternatif seçenekleri gerekli kılar.
• Ücret Kartları, ücretleri ön ödemeli bir banka kartına yükleyerek bankacılık hizmetlerinden yararlanmayan çalışanlar için bir çözüm sunar. Ancak bunların kullanımını eyalet yasaları düzenler—bazı eyaletler işverenlerin alternatif seçenekler sunmasını zorunlu kılarken, diğerleri çalışanların ücretlerinin tamamını ücret ödemeden çekebilmesini güvence altına alır.

Küçük işletme sahipleri ve İK yöneticileri için seçim yalnızca kolaylıkla ilgili değildir. Önemli olan uyumluluğu korumak, bordroyu verimli tutmak ve çalışanların kazançlarına kolayca erişebilmesini sağlamaktır. Eyalet düzeyindeki işletme bordrosu düzenlemelerini kontrol etmek, herkes için maaş gününü sorunsuz hâle getirirken uyumlulukla ilgili sorunlardan kaçınmaya yardımcı olur.

Bordro Kesintileri

Amerika Birleşik Devletleri'nde, işverenlerin çalışanların ücretlerinden yasal olarak zorunlu kılındığı veya isteğe bağlı yan hak programlarının bir parçası olarak yaptığı birkaç yaygın bordro kesintisi vardır.

ABD'deki en yaygın bordro kesintilerinden bazıları şunlardır:

• Federal Gelir Vergisi: Bu kesinti, çalışanların kazançlarına ve vergi beyanı durumlarına göre ödemekle yükümlü oldukları federal gelir vergisi tutarını ifade eder. Kesinti tutarı, çalışanın W-4 Formu'nda sağladığı bilgiler kullanılarak hesaplanır.
• Eyalet Gelir Vergisi: Birçok eyalet, ikamet edenlerden gelir vergisi alır ve geçerli olması halinde işverenlerin çalışanların ücretlerinden eyalet gelir vergisini kesmesi gerekir. Kesinti tutarı, çalışanın ikamet ettiği eyalete ve vergi beyanı durumuna göre belirlenir.
• Sosyal Güvenlik Vergisi: Çalışanlar, emeklilik, maluliyet ve geride kalanlara yönelik yardımlar sağlayan Sosyal Güvenlik programını finanse etmek için ücretlerinin bir kısmına katkıda bulunur
• Medicare Vergisi: Bu kesinti, 65 yaş ve üzerindeki uygun kişilere ve belirli engellilik durumlarına sahip daha genç kişilere sağlık hizmeti yardımları sağlayan Medicare programını finanse eder.
• 401(k) veya Emeklilik Planı Katkıları: Birçok işveren, çalışanların ücretlerinin bir kısmını vergi öncesi esasla yatırabildiği 401(k) planları gibi emeklilik tasarruf planları sunar. Bu katkılar, vergiler kesilmeden önce çalışanların maaşlarından düşülür ve böylece vergilendirilebilir gelirleri azalır.
• Sağlık Sigortası Primleri: Çalışanlar işveren destekli sağlık sigortası planlarına katılmayı seçebilir ve primlerinin maaşlarından kesilmesini sağlayabilir. Bu primler genellikle sağlık, diş ve görme sigortası kapsamını karşılar.
• Esnek Harcama Hesabı (FSA) Katkıları: FSA'ler, çalışanların uygun sağlık hizmeti veya bakmakla yükümlü olunan kişilerin bakım masraflarını karşılamak için vergi öncesi gelir ayırmasına olanak tanır. FSA'lere yapılan katkılar, çalışanların ücretlerinden vergi öncesi esasla kesilir.
• Sendika Aidatları: İşçi sendikalarına üye olan çalışanların, sendika faaliyetlerini ve temsilini desteklemek için sendika aidatları maaşlarından kesilebilir.
• Ücret Hacizleri: İşverenlerin, çocuk nafakası ödemeleri veya vergi borçları gibi zorunlu ücret hacizlerini karşılamak için çalışanın ücretinin bir kısmını kesmesi gerekebilir.
• İsteğe Bağlı Yan Haklar: Çalışanlar, hayat sigortası, maluliyet sigortası veya işe gidiş geliş yardımları gibi isteğe bağlı yan hak programlarına katılmayı seçebilir ve primleri maaşlarından kesilebilir.

Bunlar ABD'deki en yaygın bordro kesintilerinden bazılarıdır; ancak belirli kesintiler, işveren politikaları, eyalet yasaları ve çalışanların bireysel seçimleri gibi etkenlere bağlı olarak değişebilir.

İşverenler, geçerli yasa ve düzenlemelere uygun olarak çalışanların ücretlerinden uygun kesintileri doğru şekilde hesaplamak ve kesmekle sorumludur.

İlk adım, bordro vergileri ile gelir vergileri arasındaki farkı anlamaktır!

Bordro Belgeleri

Bordroyu kendiniz yürütmek ciddi bir idari iştir. İşte ihtiyaç duyacağınız bordro belgelerinin bir listesi.

Personel belgeleri

• Çalışan bilgileri formu: Kapsamlı bir çalışan bilgileri formu, her çalışanın tam adı, adresi, Sosyal Güvenlik numarası (SSN), doğum tarihi, iletişim bilgileri, acil durum iletişim kişileri ve çalışma durumu (ör. tam zamanlı, yarı zamanlı, geçici) gibi temel bilgilerini toplar.
• W-4 Formu (Çalışanın Stopaj Belgesi): IRS W-4 Formu, her çalışan tarafından vergi beyannamesi verme durumunu, stopaj indirimlerini ve federal gelir vergisi amacıyla uygulanacak ek stopaj tutarlarını belirtmek için doldurulur.
• I-9 Formu (Çalışma Uygunluğu Doğrulaması): I-9 Formu, ABD'de çalışmak üzere işe alınan çalışanların kimliğini ve çalışma uygunluğunu doğrular.
• İş teklif mektupları veya iş sözleşmeleri: Her çalışan için iş teklif mektubunda veya iş sözleşmesinde; iş unvanı, ücret, yan haklar, çalışma saatleri, çalışma durumu ve geçerli deneme süreleri veya koşulları gibi ayrıntılar da dâhil olmak üzere istihdamın hüküm ve koşullarını belgelendirin.
• Yan haklara kayıt formları: Sağlık sigortası, emeklilik planları veya diğer isteğe bağlı yan haklar gibi çalışan yan hakları sunuyorsanız çalışanlardan, seçtikleri yan hakları, teminat düzeylerini ve gerekli katkı tutarlarını belirten doldurulmuş yan haklara kayıt formlarını alın.
• Doğrudan para yatırma yetkilendirme formu: Çalışanların ücretlerini banka hesaplarına doğrudan yatırmak için bir otomatik maaş ödemesi yetkilendirme formu doldurmalarını sağlayarak çalışanlardan yetki alın. Çalışanlar, elektronik ücret ödemelerini kolaylaştırmak için banka adı, hesap numarası ve yönlendirme numarası dâhil olmak üzere banka hesap bilgilerini verir.
• Bordro yetkilendirme formu: Bazı işverenler, çalışanların üniforma giderleri, ekipman satın alımları veya hayır amaçlı katkılar için isteğe bağlı kesintiler gibi kalemler için ücretlerinden kesinti yapılmasına izin veren bir bordro yetkilendirme formu doldurmasını isteyebilir.
• Performans değerlendirmeleri veya incelemeleri: Performans geri bildirimlerini, hedefleri, başarıları, geliştirilmesi gereken alanları ve performansa dayalı olarak verilen maaş artışlarını veya ikramiyeleri belgeleyen çalışan performans değerlendirmelerinin veya incelemelerinin kayıtlarını tutun.
• İşten çıkarma belgeleri: İşten çıkarılma tarihi, işten çıkarılma nedeni, ödenmesi gereken nihai ücret veya tazminat, yan hakların devam ettirilmesine ilişkin seçenekler ve gerekli bildirimler veya anlaşmalar dâhil olmak üzere çalışanların işten çıkarılmasına ilişkin ayrıntıları belgeleyin.
• Çalışan el kitabı veya politikalar: Çalışanlara; istihdam, ücret, yan haklar, izin politikaları, iş yeri davranışları ve diğer ilgili konularla ilgili haklarını, sorumluluklarını ve beklentilerini açıklayan bir çalışan el kitabı sağlayın veya şirket politikalarına erişim sunun.

Bordro vergi formları

Amerika Birleşik Devletleri'nde işverenlerin, ücretleri, kesilen vergileri ve bordroyla ilgili diğer bilgileri İç Gelir Servisi'ne (IRS), eyalet vergi kurumlarına ve diğer devlet kurumlarına bildirmek için çeşitli bordro vergi formlarını sunmaları gerekir. ABD'de kullanılan yaygın bordro vergi formlarından bazıları şunlardır:

• Form W-2 (Ücret ve Vergi Beyanı): İşverenler, Form W-2'yi her çalışana vermeli ve kopyalarını yıllık olarak Sosyal Güvenlik İdaresine (SSA) sunmalıdır. Form W-2, çalışanların brüt ücretlerini, bahşişlerini ve diğer ödemelerini; ayrıca federal gelir vergisi, Sosyal Güvenlik vergisi ve Medicare vergisi gibi kesilen vergileri bildirir.
• Form W-3 (Ücret ve Vergi Beyanlarının İletim Formu): Form W-3, Sosyal Güvenlik İdaresine sunulduğunda Form W-2'ye eşlik eden özet bir iletim formudur. İşverenler, tüm çalışanlar için toplam ücretleri, bahşişleri ve diğer ödemeleri ve ayrıca kesilen toplam vergileri bildirmek için Form W-3'ü kullanır.
• Form WH-347: onaylı bordroyu sunmak için kullanılır—2000 $ veya daha fazla değere sahip, federal olarak finanse edilen veya desteklenen inşaat projelerinde çalışan yükleniciler ve alt yükleniciler için Amerika Birleşik Devletleri'nde gerekli olan belirli bir haftalık bordro raporu türüdür.
• Form 941 (İşverenin Üç Aylık Federal Vergi Beyannamesi): İşverenler, çalışanların ücretlerinden kesilen federal gelir vergisinin yanı sıra çalışanlardan kesilen Sosyal Güvenlik ve Medicare vergilerini (FICA vergileri) ve işverenin FICA vergileri payını bildirmek için Form 941'i kullanır. Form 941, çoğu işveren tarafından her çeyreğe ait bordro vergilerini uzlaştırmak için üç ayda bir verilir.
• Form 940 (İşverenin Yıllık Federal İşsizlik (FUTA) Vergi Beyannamesi): İşverenler, çalışanlara ödenen ücretler üzerinden borçlu olunan federal işsizlik vergisini (FUTA) bildirmek ve ödemek için Form 940'ı kullanır. Form 940, önceki takvim yılına ait FUTA vergi yükümlülüğünü bildirmek ve yıl içinde ödenen FUTA vergilerini uzlaştırmak için yıllık olarak verilir.
• Eyalet Üç Aylık Ücret ve Vergi Bildirim Formları: Birçok eyalet, çalışanların ücretlerinden kesilen eyalet gelir vergisini, eyalet işsizlik vergilerini (SUTA) ve diğer eyalet bordro vergilerini bildirmek için işverenlerin üç aylık ücret ve vergi raporları sunmasını zorunlu kılar. Belirli form ve bildirim gereklilikleri eyalete göre değişir.
• Eyalet İşsizlik Sigortası (SUI) Raporları: İşverenlerin, eyalet işsizlik sigortası (SUI) vergilerini bildirmek ve çalışanlara ödenen ücretler, işsizlik başvuruları ve diğer ilgili veriler hakkında bilgi sağlamak için ayrı raporlar sunması gerekebilir. Bu raporlar, işverenin SUI vergi oranını ve işsizlik yardımlarına uygunluğunu belirlemeye yardımcı olur.
• Form 1099 Serisi: Kesin olarak bordro vergisi formları olmasalar da Form 1099 serisi, bağımsız yüklenicilere yapılan ödemeleri, serbest çalışanları ve çalışan olmayan diğer kişilere yapılan ödemeleri bildirmek için kullanılan çeşitli bilgi bildirim formlarını içerir. Serbest meslek sahibi oldukları için ödemelerinden herhangi bir kesinti yapmazsınız. Kendi vergilerini kendileri yönetir ve çalışanlarla aynı şekilde işletmenin bordrosuna dahil edilmezler. Örnek olarak çeşitli gelirler için Form 1099-MISC ve çalışan olmayanlara yapılan ödemeler için Form 1099-NEC verilebilir.

Bordro İşleme

Bordro işleme, hata payı çok az ya da hiç olmadan zaman alıcı olabilir. Neyse ki bordroyu fiilen yürütmek söz konusu olduğunda kullanılabilecek birkaç seçenek vardır.

1. Manuel işleme: İşverenler, elektronik tabloları, kâğıt tabanlı kayıtları veya muhasebe yazılımlarını kullanarak çalışanların ücretlerini, vergilerini ve kesintilerini manuel olarak hesaplayabilir. Manuel bordro işleme; çalışanların çalışma saatlerinin girilmesini, ücretlerin hesaplanmasını ve basılı maaş çeklerinin düzenlenmesini veya elektronik ödemeler göndermek için doğrudan para yatırma yazılımının kullanılmasını içerir.

2. Bordro yazılımı: Bordro yazılımının amacı, ücretlerin hesaplanması, vergilerin kesilmesi, maaş bordrolarının oluşturulması ve doğrudan para yatırma işlemlerinin yapılması gibi bordro işleme görevlerini otomatikleştirmek ve kolaylaştırmaktır. Bağımsız bordro yazılımları genellikle muhasebe sistemleriyle entegre olur ve vergi mevzuatına uyum, zaman takibi ve çalışanların kendi işlemlerini yapabildiği portallar gibi özellikler sunar. Bordro yazılımı maliyetleri ihtiyaçlarınıza göre değişir. En iyi bordro yazılımı seçimimize göz atın.

3. Muhasebeci, CPA hizmetleri veya bordro hizmeti: İşverenler bordroyu, sertifikalı kamu muhasebecilerine (CPA'ler) veya bordro hizmetleri konusunda uzmanlaşmış firmalara dış kaynak olarak vermeyi seçebilir. Bu uzmanlar, işveren adına bordro işlemlerini, vergi bildirimlerini ve mevzuata uyum konularını yöneterek uzmanlık ve iç rahatlığı sağlar. Ayrıntıları öğrenmek için bordro yazılımı ile bordro hizmetleri arasındaki farklar rehberimizi okuyun.

4. Profesyonel işveren kuruluşları (PEO'lar): PEO'lar, bordro yönetimi, çalışan yan haklarının yönetimi, mevzuata uyum desteği ve risk yönetimi hizmetleri dahil olmak üzere kapsamlı İK dış kaynak çözümleri sunar. En iyi PEO şirketleri seçimimize göz atın.

5. Kayıtlı işveren (EOR) hizmetleri: Ortak istihdam düzenlemeleri olarak da bilinen EOR'un çalışması, günlük operasyonlar ve çalışan yönetimi üzerindeki kontrolü korurken bordro ve istihdam konularındaki yasal ve idari sorumlulukları dış kaynak olarak kullanmanıza olanak tanır. Bunlar özellikle küresel genişleme için kullanışlıdır. En iyi EOR hizmetleri seçkimizi inceleyin.

Bordro İşlemlerinden Kim Sorumludur?

İK bordro işlemlerini yapar mı? Bu, bize sıkça sorulan bir sorudur.

Gerçekte bordro sorumluluğu, kuruluşun büyüklüğüne ve yapısına bağlı olarak değişebilir.

Küçük bir işletmede bordroyu yönetmekten işletme sahibi sorumlu olabilir. Yeni başlıyorlarsa tek çalışanlı bir bordroları olabilir.

Daha olgun bir işletmede bu sorumluluk muhasebe/finans ve/veya insan kaynakları departmanının görev alanına girebilir. Yukarıda belirtildiği gibi, her zaman profesyonel bir İK hizmetinden dış kaynak olarak yararlanma seçeneği vardır.

TLDR, bordro hizmeti açıklaması: Çalışan ücret ödemelerini ve vergi kesintilerini sizin adınıza yöneten dış şirket.

Bordro işlemlerinde farklı iç departmanların rollerinin dökümünü aşağıda bulabilirsiniz.

• İnsan Kaynakları (İK) departmanı: İK; çalışan kayıtlarını tutmak, zaman takibini ve devam durumunu denetlemek, yan hakları ve kesintileri belirlemek ve iş kanunlarına uyumu sağlamak gibi görevlerden sorumludur.
• Muhasebe veya finans departmanı: Muhasebe veya finans departmanı genellikle bordronun mali boyutlarını ele alır. Buna ödemelerin işlenmesi, bordro özellikli İK yazılımının yönetilmesi, brüt ve net ücretin hesaplanması, vergilerin ve kesintilerin ele alınması ve tüm mali kayıtların doğru ve güncel olmasının sağlanması dahildir.
• Bordro departmanı: Daha büyük kuruluşlarda özel bir bordro departmanı bulunabilir. Bu departman; ücretin hesaplanması, kesintilerin yönetilmesi, vergi uyumunun sağlanması ve bordroyla ilgili çalışan sorularının yanıtlanması dahil olmak üzere bordro işlemlerinin tüm yönlerinde uzmanlaşır.
• Dış şirket (bordro, EoR vb.): Bordroyu dış kaynak olarak kullanmanın avantajları ve dezavantajları vardır; ayrıntılar üzerindeki kontrolünüz azalır, ancak İK ekibinizin daha yaratıcı ve üretken çalışmalara zaman ayırmasını sağlayabilirsiniz.

Küçük bir işletmede, yukarıdaki üç rolün tamamından sorumlu şirket içi tek bir çalışanınız olabilir. Böyle bir durumdaysanız, her iki rol için ihtiyaç duyacağınız özellikleri bir araya getiren muhasebecilere yönelik bordro yazılımından yararlanabilirsiniz.

11 Adımlı Bordro Süreci

• 1. Adım: EIN'inizi ve eyalet/yerel vergi kimlik numaralarınızı alın. Bunu yapmak için IRS'nin bu kılavuzunu izleyin.
• 2. Adım: maaş bordrosu politikanızı oluşturun
  • Maaş bordrosu takvimini belirleyin: Düzenli bir maaş bordrosu döngüsüne (haftalık, iki haftada bir, ayda iki kez veya aylık) karar verin. Maaş bordrosu döngülerinin sıklığı, işletmenin maaş bordrosu maliyetlerini ve çalışanların motivasyonunu doğrudan etkiler. Evrensel olarak “en iyi” bir takvim olmasa da doğru olanı seçmek; mevzuata uygunluk, bütçeleme ve çalışan ihtiyaçlarını dengelemeyi gerektirir.
  • Maaş bordrosu politikalarını belirleyin: Fazla mesai, izin, yan haklar, kesintiler ve maaş bordrosuyla ilgili diğer hususlar için açık politikalar oluşturun.
• 3. Adım: Çalışan bilgilerini toplayın ve doğrulayın
  • Çalışan verilerini kontrol edin: Aşağıdakiler dahil olmak üzere doğru çalışan bilgilerine sahip olduğunuzu kontrol edin:
    • Vergi formları (W-4, W-9, I-9)
    • Kimlik numaraları (Sosyal Güvenlik numaraları gibi)
    • Kesintiler: sağlık sigortası ve emeklilik planları gibi yan haklar
    • Banka hesabı bilgileri
    • Doğru maaş veya saatlik ücretleri içeren iş sözleşmeleri.
• 4. Adım: Çalışma süresini ve devam durumunu takip edin
  • Çalışma saatlerini toplayın: Saatlik çalışanlar için normal çalışma saatleri ve fazla mesai dahil olmak üzere çalışılan saat sayısını takip edin.
  • İzinleri ve devamsızlıkları yönetin: Çalışan ücretini etkileyen tatil, hastalık izni veya diğer devamsızlıkları kaydedin.
• 5. Adım: Brüt ücreti hesaplayın
  • Saatlik çalışanların brüt ücretini belirleyin: Çalışılan normal saat sayısını saatlik ücretle çarpın ve varsa fazla mesai ücretini ekleyin.
  • Maaşlı çalışanların brüt ücretini hesaplayın: Her döngü için brüt ücreti bulmak üzere yıllık maaşı ödeme dönemlerinin sayısına bölün.
• 6. Adım: Kesintileri hesaplayın
  • Vergileri kesin: Çalışanın vergi bilgilerine göre federal, eyalet ve yerel vergileri hesaplayın ve kesin.
  • Yan hakları ve diğer katkıları kesin: Sağlık sigortası, emeklilik planları vb. yan haklar için yapılan katkıları kesin.
  • Diğer kesintileri hesaba katın: talep üzerine ödeme gibi diğer hacizleri, yasal olarak gerekli veya üzerinde anlaşmaya varılmış kesintileri dahil edin.
  • Gider raporlama araçlarının entegrasyonu, maaş bordrosu hesaplamalarının ve raporlamanın verimliliğini artırabilir.
• 7. Adım: Net ücreti belirleyin
  • Kesintileri brüt ücretten çıkarın: Tüm kesintilerden sonra kalan tutar, her çalışanın eline geçen net ücrettir.

• 8. Adım: Ödemeleri gerçekleştirin
  • Ödemeleri yapın: Çalışanlara seçilen yöntemle (doğrudan para yatırma, çek, nakit vb.) ödeme yapın.
  • Ücret bordrolarını sağlayın: Brüt ücreti, kesintileri ve net ücreti ayrıntılı olarak gösteren ücret bordrolarını çalışanlara dağıtın.
• 9. Adım: Maaş bordrosunu kaydedin ve raporlayın
  • Kayıtları tutun: Her maaş bordrosu döngüsünün ayrıntılı kayıtlarını iç ve yasal amaçlarla saklayın.
  • Devlet kurumlarına rapor verin: Gerekli raporları vergi makamlarına ve diğer devlet kurumlarına sunun.
• 10. Adım: Yıl sonu işlemlerine hazırlanın
  • Yıl sonu raporları: Yıl sonu vergi belgelerini çalışanlar için hazırlayın ve dağıtın (ABD'deki W-2 belgeleri gibi).
  • Yıllık verileri mutabık hale getirin: Yıla ait tüm maaş bordrosu verilerinin doğru ve eksiksiz olduğundan emin olun.
• 11. Adım: Maaş bordrosu bilgilerini gözden geçirin ve güncelleyin
  • Düzenli denetimler: Doğruluk ve mevzuata uygunluk açısından maaş bordrosu sürecini düzenli aralıklarla denetleyin.
  • Politikaları ve kayıtları güncelleyin: Vergi kanunlarındaki, çalışan bilgilerindeki veya şirket politikalarındaki değişiklikler için gerektiğinde düzenlemeler yapın.

Maaş Bordrosu İçin En İyi Uygulamalar

Verimli ve doğru bir süreç yürütmenize yardımcı olması için şu bordro en iyi uygulamalarını izleyin.

• Mevzuat hakkında güncel kalın: Yerel, eyalet ve federal vergi yasaları ile istihdam düzenlemeleri hakkındaki bilgilerinizi düzenli olarak güncelleyin. Buna vergi oranlarındaki, asgari ücret yasalarındaki, fazla mesai kurallarındaki ve yan hak düzenlemelerindeki değişiklikleri anlamak da dahildir. ABD hükümetinin uyum desteği gibi kaynaklar bu konuda yardımcı olacaktır.
• Çalışan kayıtlarını doğru şekilde tutun: Tüm çalışanların bilgileri, vergi bilgileri, yan hakları ve istihdam durumlarında veya ücret oranlarında meydana gelen değişiklikler dahil olmak üzere doğru ve güncel kayıtlarını tutun.
• Düzenli denetim ve mutabakat: Doğruluğu güvence altına almak için bordro sürecinizi periyodik olarak denetleyin ve bordro kayıtlarını banka ekstreleri ile büyük defter hesaplarıyla düzenli olarak mutabık hale getirin.
• Yöneticilerle açık iletişim kurun. Yöneticilerle bordro sürecinizi paylaşırken kendilerinden nelerin ve ne zaman beklendiğini vurgulayın.
• Çalışanlarla net iletişim kurun: Bordro politikaları ve değişiklikleri hakkında açık iletişim kanallarını koruyun, net ve ayrıntılı ücret bordroları sağlayın ve çalışanların ücretleriyle ilgili sorularını yanıtlamaya hazır olun.
• Vergi bildirimlerini zamanında ve doğru şekilde yapın: Bordroyla ilgili tüm vergi bildirimlerinin doğru olduğundan ve zamanında sunulduğundan emin olun. Buna doğru vergi tutarlarının kesilmesi ve vergi makamlarına zamanında ödenmesi de dahildir.
• Veri güvenliği ve gizlilik: Hassas bordro verilerini korumak için güçlü güvenlik önlemleri uygulayın. Buna dijital kayıtları güvence altına almak ve çalışan bilgilerini işlerken gizliliği sağlamak dahildir.
• Teknolojiden verimli şekilde yararlanın:
  • Hesaplamaları otomatikleştirebilen, verileri yönetebilen ve en güncel vergi oranları ile mevzuat değişikliklerini takip edebilen bordro yazılımlarına yatırım yapın. Yardımcı olması için bazı önemli bordro yazılımı özelliklerini burada bulabilirsiniz.
  • Özellikle saatlik çalışanlar için çalışma saatlerini izlemeye yönelik güvenilir bir sistem kullanın. Sistemin normal çalışma saatlerini, fazla mesaiyi ve izinleri doğru şekilde kaydettiğinden emin olun.
• Yıl sonu işlemlerine erkenden hazırlanın: Yıl sonu bordro sürecine önceden başlayın. Buna çalışan bilgilerini doğrulamak, bordro kayıtlarını güncellemek ve vergi belgelerinin dağıtımına hazırlanmak dahildir.
• Sürekli öğrenmeyi kolaylaştırın: Eğitim ve yeniden eğitim sürece dahil edilmelidir. Ekibinizin bilgisini geliştirmek ve sektördeki düşünce liderleriyle bağlantı kurmak için bordro konferanslarını değerlendirin.
• Profesyonel yardım alın: Emin olmadığınız durumlarda, özellikle karmaşık konular veya bordro yasaları ve uygulamalarındaki büyük değişiklikler söz konusuysa bordro uzmanlarına ya da hukuk danışmanlarına başvurun.
• Bordro prosedürlerini belgelendirin: Tüm bordro prosedürlerinin yazılı kaydını tutun. Bu, tutarlılığın korunmasına yardımcı olur ve yeni personel için bir eğitim aracı işlevi görür.
• Acil durumlar için plan yapın: Acil durumlar veya beklenmedik kesintiler (teknolojik sorunlar ya da doğal afetler gibi) halinde bordro işlemleri için bir yedek planınız olsun.
• Çalışanların görüşlerini alın. CBS Group kıdemli muhasebecisi Malcolm Ferrante'nin vurguladığı gibi, “Çalışanların görüşlerini almak, sorun yaşanan noktaları da ortaya çıkarabilir ve iyileştirme fırsatlarını öne çıkarabilir.”
• İki ve üç kez kontrol edin HER ŞEYİ göndermeden önce.

Zamanında ve Doğru Bordroya Doğru

Bordro yönetimi göz korkutucu görünebilse de bordro sistemleri gibi modern teknolojiler sürecin yürütülmesini çok daha kolay hale getirmiştir.

Bordro yükümlülüklerinizi yerine getirmekte zorlanıyorsanız bordro finansmanı sizin için iyi bir seçenek olabilir.

Daha fazla rehberlik için yetenek yönetiminin tüm yönlerini ele alan en güncel makalelerimizi almak üzere People Managing People bültenine abone olun.