Bir İKYS (insan kaynakları yönetim sistemi), bordro, yan hak yönetimi, işe alım ve performans takibi gibi İK görevlerini kolaylaştırmaya yardımcı olan bir yazılımdır. Bu makalede İKYS'nin ne olduğunu, nasıl çalıştığını açıklayacak ve İK süreçlerinizi nasıl daha kolay ve verimli hâle getirebileceğini tam olarak göstereceğim.
İKYS nedir?
Bir insan kaynakları yönetim sistemi (İKYS), İK profesyonelleri tarafından insan kaynaklarının, yani çalışanların yönetiminde kullanılan bir yazılım uygulamasıdır. Bu sistemler, birbiriyle ilişkili çeşitli İK işlevlerini tek bir platformda birleştirerek çalışır.
İKYS sistemleri; bordro yönetimi, işe alım, yan hak yönetimi, çalışan verilerinin yönetimi, çalışan performans yönetimi, eğitim ve yetkinlik takibi gibi İK departmanınızın farklı işlevlerini desteklemek üzere tasarlanmıştır.
İKYS ile İKBS arasındaki fark nedir?
İKBS, insan kaynakları bilgi sisteminin kısaltmasıdır ve İKYS ile birbirinin yerine kullanılır. Bu terimin kullanımı, BT çözümlerinin yaygın olarak yönetim bilgi sistemleri (MIS) olarak adlandırıldığı 1980'li yıllara kadar uzanır. Daha sonra, İK yönetim sistemleri geliştirildiğinde MIS, İKBS olarak değişti.
Günümüzde, İK yönetim sisteminin çalışan kayıtlarını depolamanın ötesinde daha fazla teknolojik gelişim göstermesinin ardından İKBS, daha temel İK yönetim sistemlerini tanımlamak için kullanılırken İKYS terimi daha gelişmiş özelliklere sahip sistemleri tanımlar. İKYS Analisti gibi bir pozisyon için iki sistem hakkında ortak bilgi faydalı olsa da rolde başarılı olmak için her bir sisteme ilişkin uzmanlaşmış bilgi gereklidir.
İKBS ile İKYS arasındaki temel farklılıklara rağmen bu iki terim, bir kuruluşun çalışan verilerini yönetmek için kullandığı İK yazılımını tanımlamak üzere sıklıkla eş anlamlı olarak kullanılır.
İKYS'nin tarihi
İKYS sistemlerinin geçmişi, şirketlerin bordro işlemlerini otomatikleştirmeyi ve daha iyi bir iş gücü yönetimi başlatmayı umduğu 1970'li yıllara kadar uzanır. O dönemde bilgisayar kullanımı sınırlıydı ve şirketler çalışan değerlendirmelerini gerçekleştirirken manuel veri girişine güveniyordu.
Anabilgisayarlar kullanılmaya başlandı ve kesintileri ve çalışan kazançlarını hesaplamak, bordro yükümlülüklerini takip etmek ve kâğıt çekler yazdırmak için kullanıldı.
Eksiksiz bir İK sistemi geliştiren ilk şirketlerden biri, 1987 yılında PeopleSoft oldu. Sistemleri; çalışan kayıtlarının yönetimini, yan hak yönetimini, çalışma süresi ve devam durumunu, çalışan işe alımını, uyumluluk raporlamasını, bordroyu ve ücretlendirme ayrıntılarını içeriyordu. İK profesyonelleri artık çalışan yaşam döngüsünü daha iyi otomatikleştirebiliyor ve iş gücüyle ilgili kararları iyileştirebiliyordu.
1990'ların sonlarına doğru internet kullanımının hızla gelişmesi İK süreçlerini iyileştirdi. Kâğıt tabanlı iş ilanları hızla kullanımdan kaldırılıyor ve yerlerini elektronik iş ilanı panolarına bırakıyordu. Çalışanların kendi hizmetlerini gerçekleştirmesi ve doğrudan para yatırma araçlarının yaygınlaşmasıyla bordro yönetimi 2000 yılına gelindiğinde tamamen elektronik hâle geldi.
Bulut üzerinden barındırılan İK hizmetleri bu dönemde ortaya çıktı ve 2010'lu yıllara gelindiğinde bu hizmet, uygun fiyatlarla her büyüklükteki kuruluşun erişebildiği yaygın bir çözüm hâline geldi.
Günümüzde İKYS ve İKBS tamamen yaygınlaşmış durumdadır ve en yeni teknolojileri bünyelerine katmaya devam etmektedir. Örneğin, yapay zekâ destekli İKYS platformları artık yerleşik öngörücü analiz ve yapay zekâ özellikleriyle birlikte sunulmakta; kuruluşlara iş gücü eğilimlerini tespit etme ve işe alım sırasında adayların özgeçmişlerini analiz etme gibi görevlerde yardımcı olmaktadır.
İKYS'nin özellikleri
İKYS, güvenli kayıtlar tutarak ve temel süreçleri otomatikleştirerek İK işlevinizin daha verimli ve doğru çalışmasına yardımcı olur. İyi geliştirilmiş bir İKYS, İK ekiplerini şu alanlarda destekler:
Çalışan yaşam döngüsü yönetimi
En iyi İKYS, çalışanları çalışma yaşam döngüleri boyunca; başvuru aşamasından sürekli eğitime, terfilere ve hatta yan hak yönetimine kadar destekler. Çalışan yönetimi, personel belgelerinin ve verilerinin toplanmasını, depolanmasını ve analiz edilmesini de içerebilir.
İKYS'nin bir diğer popüler özelliği, çalışanların kendi bilgilerine erişip bunları güncellemesine, izin ayırtmasına ve benzeri işlemleri gerçekleştirmesine olanak tanıyan çalışan self servisidir.
Have an account? Log In
İş gücü yönetimi
Bir HRMS'deki iş gücü yönetimi özellikleri, işletmelerin çalışan programlarını, devam durumunu ve iş yükü dağılımını verimli bir şekilde yönetmesine yardımcı olur. Otomasyon ve gerçek zamanlı güncellemeler sayesinde çatışmaları en aza indirir, iş kanunlarına uyumu sağlar ve iş gücü verimliliğini korur. Gelişmiş analizler, kaynak ihtiyaçları için daha iyi tahminler yapılmasını sağlayarak maliyetleri düşürür ve operasyonel verimliliği artırır.
Yalnızca ihtiyacınız olan şey buysa, bağımsız iş gücü yönetimi sistemleri de mevcuttur.
Çalışan bağlılığı
HRMS, yeni beceriler edinmelerine yardımcı olarak, bir kariyer yolu geliştirmelerini sağlayarak ve çalışanlarınıza takdir sunarak (ör. değerlendirmeler veya ödüller) çalışanlarınızın bağlılığını korumanıza yardımcı olabilir. İşe alma, işten çıkarma ve emeklilik, çalışanlarla iletişim kurmak için tek fırsat olmamalıdır. Bir HRMS, olumlu geri bildirim döngülerini, sürekli gelişimi ve kişisel memnuniyeti kolaylaştırır.
Bordro yönetimi
HRMS yazılımının kuruluşundan bu yana temel işlevlerinden biri bordro yönetimi olmuştur. HRMS sistemindeki kendi kendine hizmet işlevleri sayesinde çalışanlar seçmeli kesintileri, vergi kesintilerini ve doğrudan para yatırma hesaplarını değiştirebilir, ayrıca kazanç dökümlerini alabilir.
Performans yönetimi
HRMS platformları genellikle çalışanlar için net hedefler belirlemeye, bu hedefleri şirket amaçlarıyla uyumlu hâle getirmeye ve düzenli performans değerlendirmeleri yapmaya yönelik araçlar içerir. Bu sistemler, yöneticilerin güçlü yönleri ve iyileştirilmesi gereken alanları gerçek zamanlı olarak belirlemesine yardımcı olan yapılandırılmış geri bildirim mekanizmaları sağlar. Sürekli gelişimi teşvik ederek kariyer gelişimini destekler ve çalışanların bağlılığını ve motivasyonunu korumasını sağlar.
İş gücü planlaması
En iyi yetenekleri elde tutmak ve çalışan bağlılığını artırmak için çoğu şirket, değişim sırasında dayanıklı kalabilmek amacıyla iş gücünü optimize etmeye odaklanır (buna bazen insan sermayesi yönetimi veya iş gücü planlaması denir). HRMS sistemleri, iş gücünüzde nelerin işe yaradığını ve nelerin iyileştirilmesi gerektiğini görmeniz için ihtiyaç duyduğunuz işletme bilgilerini ve verilerini sağlayabilir.
HRMS'nin faydaları
HRMS'ler bir temel İK yazılımı türü olarak kabul edilir. Günümüzde sorunsuz işleyen işletmelerin çarklarının daha iyi dönmesine yardımcı olurlar. HRMS'nin faydaları şunlardır:
Zaman tasarrufu
İK uzmanlarının artık çalışan bilgilerini manuel olarak güncellemek gibi rutin güncellemelere zamanlarının büyük bir bölümünü ayırmaları gerekmiyor. HRMS sistemleri tüm bilgileri doğru şekilde toplar ve sisteme entegre eder.
Doğruluk
Hatasız finansal veri raporlaması, kuruluşların modern HRMS sistemlerini kullanarak elde edebildiği birçok faydadan biridir.
Çalışanların kendi kendine hizmet alması
HRMS sistemlerine entegre edilen güvenli kendi kendine hizmet özellikleri verimliliği artırmıştır. HRMS sistemlerinde zaten erişilebilir olan bilgiler için İK uzmanlarına danışmakla daha az zaman kaybedilir. Örneğin çalışanlar W-2 formları gibi belgelere kolayca kendileri erişebilir ve ödeme dökümleri oluşturabilir.
Merkezi depolama
Tüm çalışan verileri tek bir yerde toplanır; bu da verilerin yalnızca birkaç tıklamayla alınmasını ve paylaşılmasını kolaylaştırır. Farklı dosyalara ve bilgilere erişim şifrelenebildiği ve atanan izinlerin arkasında gizlenebildiği için bu durum hassas bilgilerin güvenliğini artırır.
Talep üzerine raporlama
Raporları diğer departmanlarla paylaşmak, bilgisayar faresine bir kez tıklamak kadar kolaydır. Farklı Excel sayfalarını sıralamak gibi zahmetli işlerle uğraşmanız gerekmez.
Kendi kendine hizmet kültürünü teşvik eder
Çalışanlar, ödeme dökümleri ve W-2 formları oluşturmak gibi çeşitli görevleri kendileri yerine getirir.
Geliştirilmiş veri yönetimi
İK uzmanları, bir HRMS çözümünün yardımıyla büyük miktarda veriyi inceleyebilir ve yönetebilir. Veriler üzerinde arama yapmak, filtreleme uygulamak ve raporlama gerçekleştirmek de çok daha kolay hâle gelir.
Yönetilecek daha az sistem
İyi bir HRMS, çeşitli kritik amaçlar doğrultusunda tüm kuruma hizmet etmek için yeterlidir. Bordro, işe alım, yan hakların yönetimi ve benzeri süreçler için ayrı araçlar kullanmak yerine İK süreçleri birleştirilir. HRMS çözümlerinin maliyet yapısını anlamak, kuruluşların bu birleşik yaklaşım hakkında bilinçli kararlar almasına yardımcı olur.
More Articles
Hızlı İşe Alıştırma Süreçleri
İK profesyonelleri, işe alım sürecinden ödün vermeden yeni işe alınan çalışanların işe alıştırılmasıyla ilgili idari yüklerin bir kısmını ortadan kaldıran işe alıştırma otomasyonu çözümlerinden yararlanabilir.
HRMS Güvenliği
Güvenlik, şirketlerin göz ardı etmemesi gereken en önemli HRMS özelliklerinden biridir. HRMS'nizde çalışanlara rol tabanlı erişim, çeşitli departmanlar için sistem segmentasyonu, iki faktörlü kimlik doğrulama, veri şifreleme ve iyi parola sıfırlama politikalarına sahip güçlü bir parola sistemi bulunmalıdır.
HRMS Seçimi
Umarım artık “HRMS sistemi nedir?” sorusunun yanı sıra özellikleri ve faydaları hakkında da iyi bir yanıtınız vardır. Şimdi bir sonraki adıma, yani ihtiyaçlarınız için en iyi HRMS sistemini nasıl seçeceğinizi belirlemeye hazırsınız.
Şanslısınız ki gerekli ön çalışmayı sizin için zaten yaptık. Bu nedenle sırada en iyi HRMS veya küçük işletmeler için en iyi HRMS listemize göz atın. Bu listeler, ihtiyaçlarınıza en uygun seçeneği belirlemenize yardımcı olmak için piyasadaki en iyi sistemleri kolayca karşılaştırmanızı sağlayacaktır.
Bağlantıda Kalın
People Managing People blogu ve podcast'i, daha iyi bir insan lideri ve sağlıklı bir şirket kültürü için katalizör olmanıza yardımcı olmak amacıyla yayınlanmaktadır.
Ayrıca dünyanın dört bir yanından liderlik ve yönetim uzmanlarının İK alanındaki en güncel düşüncelerini içeren yeni makaleler ve podcast'ler yayınladığımızda güncellemeler almak için bültene abone olabilirsiniz.
