İşgücü Yönetimi Yazılımı: Türler & Temel Özellikler

İşgücü yönetimi, her kuruluş için kurumsal performans yönetiminin hayati bir parçasıdır.

Hızla değişen piyasa koşulları, mevzuattaki çalkantılar, artan çalışan devir oranı, sendika yanlısı görüşlerin yaygınlaşması ve giderek daha çeşitli ve coğrafi olarak dağınık hâle gelen iş gücü nedeniyle iş gücü yönetimi sürekli olarak daha önemli ve daha karmaşık bir hâle geliyor.

Doğru iş gücü yönetimi uygulamaları, bu karmaşık görevi daha kolay ve verimli hâle getirebilir.

İşgücü Yönetimi Nedir?

İşgücü yönetimi (WFM), bir kuruluşun en önemli kaynağı olan çalışanlarının stratejik olarak görevlendirilmesi, izlenmesi ve optimize edilmesi uygulamasını ifade eder. 

Başarılı iş gücü yönetimi, görevlerinin gerekliliklerini karşılamak üzere doğru beceri setlerine sahip doğru çalışanların doğru zamanda hazır bulunmasını sağlar.

Her kuruluşun öncelikleri farklı olsa da kaynak verimliliği, çoğu işletmenin paylaştığı hedeflerden biridir.  

İşgücü Yönetimi Neden Önemlidir?

Çalışma ortamınız yerleşik bir kurumsal yapı, büyüyen bir girişim veya vardiyalı çalışan istihdam eden bir işletme olsun, iş gücü yönetimi işletme yönetimi stratejinizin vazgeçilmez bir parçasıdır.

İşgücü optimizasyon yazılımı tarafından desteklenen etkili iş gücü yönetimi, kuruluşların iş gücünü mümkün olduğunca üretken ve uygun maliyetli tutmasına yardımcı olur.

Tutarsız iş gücü politikaları ve bu politikaların yetersiz şekilde uygulanması aşağıdakiler gibi sorunlara yol açabilir:

• Personel yetersizliği
• Gereğinden fazla çalışan
• Yeterli beceriye sahip olmayan çalışanlar
• Artan proje maliyetleri
• Proje teslimatında gecikmeler 
• Uyumluluk ihlalleri
• Önlenebilir fazla mesai
• İş yeri güvenliği olayları 
• Çalışanların işe yeterince bağlı olmaması
• Düşük çalışan morali veya tükenmişlik
• Yüksek çalışan devir oranı.

Bu nedenle iş gücü planlaması, yetenek yönetiminin kritik bir unsuru olarak insan kaynakları profesyonellerinin şunları yapmasına yardımcı olur:

• Çalışan verimliliğini optimize etmek
• Projeler için kaynakların verimli şekilde tahsis edilmesini sağlamak 
• Performans yönetimini kolaylaştırmak
• Çalışanların gerektiğinde becerilerini geliştirmek
• Personel sorunlarını erkenden ele almak
• İş gücü maliyetlerini doğru şekilde görmek 
• Kurumsal riski azaltmak 
• İş yeri güvenliğini teşvik etmek
• İş yeri yasalarına ve düzenlemelerine uymak
• Kariyer ve halefiyet planlaması girişimlerini uygulamak
• Çalışan bağlılığını artırmak ve çalışan devir oranını azaltmak.

İşgücü Yönetimi Süreci

İşgücü yönetimi süreci özünde kuruluşun temel stratejik önceliklerini belirlemeyi ve kaynakları buna göre tahsis etmeyi içerir. Bu süreç, olası insan kaynakları sorunlarını öngörmeyi, verimli kalmak ve yükümlülüklerden kaçınmak için adımlar atmayı gerektirir. 

İşgücü yönetimi süreci aşağıdaki gibi görevleri içerir:

• Stratejik uyum
• Talep tahmini 
• Çalışan vardiya planlaması
• Zaman takibi 
• Devam takibi
• Veri analizi
• Çalışanları güçlendirme
• Yetkinlik yönetimi
• İK talepleri için biletleme
• Bordro yönetimi
• Proje kapsamı ve bütçeleme 
• Görev yönetimi.

Ele alınacak çok konu var! 

İyi haber şu ki bunların tümü, iş gücü yönetimi yazılımının yardımıyla kolaylaştırılabilir ve otomatikleştirilebilir. 

İş Gücü Yönetimi Yazılımı Nedir?

İş gücü yönetimi (WFM) yazılım çözümü, kuruluşların iş gücü politikalarını düzenlemesini ve iş gücü yönetimi sistemlerindeki görev ve süreçlerin çoğunu otomatikleştirmesini sağlayan bir araçtır. 

Bu, insan kaynakları uzmanlarının iş gücünü daha etkili bir şekilde görevlendirmesine, çalışanların zamanını daha verimli yönetmesine ve nihayetinde kurumsal hedeflerine daha az uğraşla ulaşmasına olanak tanır.   

İş gücü yönetimi yazılımının faydaları nelerdir?

İş gücü yönetimi yazılımının bazı önemli faydaları arasında yönetimin vardiya planlamasını kolaylaştırması, devam durumunu ve zaman takibini yönetmesi, verimliliği izlemesi, performans yönetimini optimize etmesi, bordro işlemlerini gerçekleştirmesi, mevzuata uyumu sağlaması ve çalışan güvenliğini teşvik etmesi yer alır. 

Doğru iş gücü yönetimi çözümü etkili bir şekilde uygulandığında ve kullanıldığında işverenlerin şunları yapmasına yardımcı olabilir:

• Manuel görevleri otomatikleştirmek; zamandan tasarruf etmek, darboğazları ortadan kaldırmak ve hataları azaltmak.
• Doğru ve güncel iş gücü verileri toplamak ve gerçek zamanlı veri analiziyle desteklenen daha iyi kararlar almak.
• Çok kanallı iş gücü yönetimini uygulayarak hibrit veya mobil iş gücünüze daha geniş erişim sunmak. 
• Ekipler arası verimliliği artırmak; bilgi silolarını ortadan kaldırıp tekrarlı işleri azaltırken iş birliğini ve çalışan bağlılığını geliştirmek.
• Operasyonel maliyetleri azaltmak (aşırı personel istihdamı, fazla mesai ve dış kaynak kullanımından kaynaklanan maliyetler); daha doğru tahmin ve kaynak tahsisi yoluyla. Gelişmiş WFM çözümleri, vardiya planlamasındaki değişikliklere göre bütçeleri bile günceller.
• Müşteri deneyimini optimize etmek; müşterileri doğru çağrı merkezi uzmanıyla eşleştiren yetkinlik tabanlı yönlendirme yoluyla.
• İdari iş yükünü dağıtmak; kullanıcılara belirli işlevlere erişim sağlayan yönetici ve çalışan self servis portalları aracılığıyla.

• Bordro doğruluğunu artırmak; zaman takibi, ücretli izin, kaydedilmiş fazla mesai vb. verileri otomatik olarak uzlaştırarak, manuel veri girişi ve hesaplamalarından kaynaklanabilecek insan hatası durumlarını azaltmak. 
• Vardiya planlama sorunlarını önceden tespit edip ele almak; gerçek zamanlı personel vardiya planlama verilerini inceleyerek ve yetersiz personel gibi sorunları önlemek için ayarlamalar yaparak. En iyi iş gücü yönetimi yazılımları, yöneticilerin departman, proje, iş veya konuma göre filtreleme yaparak akıllı vardiya planları oluşturmasına bile olanak tanır.
• Denetim durumunda mevzuata uyumu göstermeye yardımcı olan doğru ve ayrıntılı kayıtları tutmak. 

İş gücü yönetimi yazılımı türleri nelerdir?

Çok çeşitli WFM yazılım araçları vardır. Bazıları aşağıda listelenen işlevlerden birini veya birkaçını sunan bağımsız ürünlerdir; diğerleri ise daha kapsamlı, entegre bir çözüm sunar.

• Vardiya planlama yazılımı
• Devam yazılımı
• Proje yönetimi (Kanban vb.) ve iletişim araçları
• Zaman takip yazılımı
• Devamsızlık yönetimi çözümleri
• Bordro yazılımı
• Çalışan bağlılığı araçları
• Müşteri ilişkileri yönetimi araçları
• Müşteri hizmetleri ve destek biletleme çözümleri
• İş yeri güvenliği olay takip yazılımı.

Büyük kuruluşlar, bu işlevleri karmaşık veya dağınık iş gücü genelinde koordine etmek üzere tasarlanmış kurumsal iş gücü yönetimi yazılımına ihtiyaç duyabilir.

İş gücü yönetimi yazılımının temel özellikleri nelerdir?

En iyi iş gücü yönetimi yazılımı çözümleri, modern işletmelerin verimli kadroya sahip, uygun maliyetli ve üretken bir iş gücünü sürdürmeyle ilgili tüm faaliyetleri düzenlemesine ve takip etmesine olanak tanır. 

Daha fazla kullanıcının ve/veya farklı özelliklerin kilidini açan çeşitli iş gücü yönetimi yazılımı fiyatlandırma seçenekleri bulunur.

Aşağıda, iş gücü yönetimi yazılımı seçerken aranması gereken temel özelliklerden bazıları yer almaktadır.

İş gücü ihtiyaçlarının öngörülmesi

İyi bir WFM çözümü; değişen proje zaman çizelgeleri, çalışanların uygunluğundaki mevsimsel değişimler, tüketici/müşteri talebindeki dalgalanmalar ve daha fazlası gibi personel gereksinimlerini ve uygunluğunu etkileyen faktörlerdeki eğilimleri belirlemenize ve bunları öngörmenize yardımcı olabilmelidir. Bu senaryoları önceden tahmin ederek iş gücü bütçelerinizi daha iyi planlayabilir ve personeli daha verimli şekilde tahsis edebilirsiniz. 

Akıllı planlama

İşini iyi yapan herhangi bir iş gücü yazılımı aracı; yöneticilerin personeli uygunluk, beceriler, maliyet, deneyim, tercih, konum ve daha fazlası gibi ölçütlere göre vardiyalar veya projeler için seçmesine olanak tanıyan akıllı planlama özelliklerini içermelidir. Vardiya planlama araçları, tam vardiya kapsamı sağlamak amacıyla çalışanların vardiyalarını kendi aralarında değiştirmesine olanak tanımak üzere çalışanların kendi kendine hizmet erişimini de sunmalıdır. Bazı araçlar ayrıca iş gücü yönetimi ve planlamada yapay zekâ kullanan özellikleri de içerebilir.

Zaman takibi

Bir iş gücü yönetimi aracı; erişim tarayıcıları, bulut tabanlı zaman takip yazılımları, kiosklar, satış noktası cihazları (POS), mobil uygulamalar veya çevrim içi puantaj çizelgeleri gibi zaman takip cihazları ve araçlarıyla çalışmalı ya da bunlarla entegre olabilmelidir. Böylece zaman takibi verileri toplanabilir ve doğru bordro yönetimi için otomatik olarak işlenebilir. Zaman takip yazılımının bir diğer faydası, işverenlere fazla mesai onayı ve tahsisi üzerinde daha fazla kontrol sağlayan ve başka bir kullanışlı özellik olan fazla mesai uyarılarıdır.

Devam ve devamsızlık yönetimi

İş gücü yönetimi yazılımı, çalışanların devam durumunu takip etmeli, izin talebi onaylarını otomatikleştirmeli ve çalışan devamsızlığını izinlere ilişkin şirket politikalarıyla (ücretli izin (PTO) gibi) ve devlet düzenlemeleriyle karşılaştırmalıdır.   

Veri analitiği ve raporlama

Çoğu iş gücü yöneticisi aracı, özelleştirilebilir panolar aracılığıyla kullanıcılara iş gücü verilerini gerçek zamanlı olarak görüntüleme olanağı sağlar. Bu, olası planlama veya personel sorunlarını belirlemeyi ve bunlar probleme dönüşmeden çok önce düzeltmeyi kolaylaştırır.

En iyi iş gücü yönetimi ve iş gücü analitiği araçları, kullanıcıların belirli parametreleri kullanarak raporlar oluşturmasına da olanak tanır. Böylece geçmiş verilerin analizi yoluyla iş zekâsı ve iş gücü planlaması geliştirilir. 

Mobil iş gücü yönetimi

Mobil cihaz üzerinden erişim sunan WFM araçları, hareket hâlindeyken programları yönetmeyi ve vardiyaları doldurmayı kolaylaştırır; acil durumlarda bile en uygun personel kapsamının sağlanmasına yardımcı olur. Bunlar, mobil iş gücü yönetimi yazılımının birçok faydasından yalnızca birkaçıdır.

Çalışanların kendi kendine hizmeti 

İş gücü paketiniz veya aracınız, ideal olarak çalışanların mümkün olan her durumda kendi verilerini hızlı bir şekilde girmesine olanak tanıyan bir çalışan self servis portalı sunmalıdır. Bu, İK ekibinin zamanını serbest bırakır ve hataları azaltır. 

İş araçlarıyla güçlü entegrasyonlar

Seçtiğiniz WFM çözümü, kuruluşunuzun hâlihazırda kullandığı İK yazılımı ve iş araçlarıyla sorunsuz şekilde çalışabilmelidir. Bu, özellikle kapsamlı bir iş gücü yönetimi paketiniz yoksa ve çeşitli uzmanlaşmış araçlar kullanıyorsanız önemlidir.

Doğru yazılım, iş gücü yönetimi sisteminizi uygulama, takip etme ve geliştirme sürecini çok daha verimli ve ödüllendirici hâle getirir. 

Mutlu Bir Çalışan Kadrosu Başarılı Bir İşletmenin Anahtarıdır

Etkili iş gücü yönetimi, işletmenizin stratejik ihtiyaçlarını karşılamanın yanı sıra çalışanları mutlu etmeyi de amaçlar.

Operasyonlarının bu yönünü başarıyla yönetebilen şirketler daha verimli, yenilikçi ve dayanıklı olacaktır.

En küçük işletmeler dışındaki tüm işletmeler için teknoloji kullanılması önerilir. Başlamanıza yardımcı olmak için en iyi iş gücü yönetimi yazılımları kısa listemize ve iş gücünüzün zamanını ve devamlılığını etkili bir şekilde yönetip optimize etmenize yönelik zaman ve devamlılık yazılımı önerilerimize göz atın.

İlgili okuma: PTO Takibi İçin En İyi İzin Yönetimi Yazılımı