Aday veritabanları, işe alım süresini ve işe alım maliyetini azaltmak, daha nitelikli adaylar bulmak ve kurumsal verimliliği artırmak için mükemmel araçlardır.
Gerçek dünyada bir işe alım adayı veritabanı çözümü uygulamak istiyorsanız, size yardımcı olabilirim!
Bu makalede, hem işletmeler hem de ajanslar için sıfırdan bir aday veritabanını nasıl oluşturabileceğinizi ve sürdürebileceğinizi, ayrıca pek çok ipucu ve gerçek hayattan örnekle ele alacağız.
Aday Veritabanı Nedir?
Aday veritabanları; iletişim bilgileri, özgeçmiş, notlar vb. aday bilgilerini depolamak, onlarla ilişki kurmaya yardımcı olmak ve daha sonra farklı pozisyonlar için işe almak amacıyla kullanılan araçlardır.
İki tür İK veritabanı sistemi kullanabilirsiniz:
- Yerleşik veritabanları: LinkedIn veya Indeed gibi bir platformda iş ilanı yayınladığınızda başvuranların bilgilerini görüntüleyebilir ve yönetebilirsiniz. Bunlar, söz konusu uygulamalara özgü küçük aday veritabanlarıdır.
- Merkezi veritabanları: Bir merkezi personel veritabanı; gelen başvurular, aday bulma, referanslar, çevrimdışı etkinlikler vb. gibi birden fazla kaynaktan gelen başvuruları bir araya getirir. Büyük şirketler ve personel ajansları bu çözümleri kullanır.
Merkezi veritabanları daha pahalıdır, ancak arama özellikleri, iletişim geçmişi, işe alım hunisi görünürlüğü, otomatik veri temizliği ve diğer uygulamalarla entegrasyonlar gibi yerleşik veritabanlarına kıyasla çok daha gelişmiş işlevler sunar. Ancak en önemli konu, veritabanını nasıl kullandığınızdır.
People & Culture Lideri ve işe alım danışmanı Kirsi Maharaj'a göre aday veritabanlarını kullanmanın iki yaklaşımı vardır:
- İşlemsel: Tüm iş başvurusunda bulunanları veritabanınıza eklersiniz.
- İlişki Kurma: Veritabanına kimlerin gireceğini seçerek belirler ve ardından onlarla uzun vadeli ilişkiler kurarsınız. Personel ajansları genellikle bu yaklaşımı kullanır. Bir işe alım ajansı işletiyorum ve adaylar hakkında daha fazla bilgi edinmek, kişilikleri hakkında fikir sahibi olmak ve sonunda uygun adayları işe alım ajansı yazılımımızdaki veritabanına eklemek için adaylarla görüşmeler yapmaya çalışıyorum.
Aday Veritabanının Faydaları
Artık “ne” olduğunu netleştirdiğimize göre, bir aday veritabanına neden ihtiyaç duyduğunuzu inceleyelim.
İlk avantajı, aday bulma sürecini çok daha kolay hâle getirebilmesidir.
Uzmanlaşmış aday bulma yazılımı kullansanız bile aday bulmak sinir bozucu ve zaman alıcı bir süreç olabilir; ayrıca daha önce varlığınızdan haberdar olmuş birine ulaşmak, hiç tanımadığınız birine ilk kez ulaşmaktan her zaman daha kolaydır.
Bu nedenle, hakkında hâlihazırda bilgi sahibi olduğunuz ve bir ölçüde ilişki kurduğunuz adayların bulunduğu bir veritabanına sahip olmak son derece mantıklıdır.
Bir aday işe alım sürecinizin büyük bölümünü tamamlamış olabilir ancak herhangi bir nedenle o dönemde ekibinize katılmamış olabilir. Belki de belirli bir alanda deneyimi eksikti ve başka biri daha nitelikliydi.
Yine de o kişi hakkında çok miktarda bilginiz vardır ve umarız harika bir deneyim sunmuşsunuzdur; dolayısıyla gelecekte uygun bir pozisyon açıldığında yeniden iletişime geçebilirsiniz.
İkinci ve bununla yakından ilişkili avantaj, genel olarak kaynaklardan tasarruf sağlamasıdır; çünkü aday bulmaya daha az zaman harcarsınız ve işe alım ajansları, iş ilanı panoları ve LinkedIn gibi diğer maliyetlere olan bağımlılığınız azalır.
Bir diğer avantaj ise işe alım sürecinizi iyileştirebilme olanağıdır. İşe alım analitiği yazılımı, stratejilerinizi daha da optimize etmeniz için değerli içgörüler sağlayabilir.
Innovaccer İşe Alım Lideri Gaurav Bhardwaj, “Aday veritabanları, kapsamlı analizler ve raporlar için harika kaynaklardır. İşe alım sürecinizi buna göre düzenleyebilirsiniz. Örneğin, en yüksek kaliteli adaylara ulaşmanızı sağlayan kaynakları belirleyebilir ve diğerlerine ayırdığınız çabayı azaltırken bu kaynaklara daha fazla odaklanabilirsiniz.” diyor.
Şahsen ajansımda, en iyi adayları Slack grupları ve Reddit'teki subreddit'ler gibi sektörle ilgili topluluklardan bulduğumu fark ettim. Burada iş ilanı yayınlamak çoğu zaman ücretsizdir ve bu kaynaklar Indeed veya LinkedIn'in aksine henüz yeterince kullanılmamaktadır.
Aday veritabanındaki veriler bunu tespit etmemi sağladı.
Have an account? Log In
Aday Veritabanı Nasıl Oluşturulur ve Yönetilir?
Bir aday veritabanı oluşturmanın ayrıntılarına girmeden önce, daha fazla ele alınması gereken bir konuyu incelemeliyiz: bir aday veritabanı için iş gerekçesi oluşturmak.
Kuruluşunuzun bir veritabanına yatırım yapması gerektiğini biliyorsunuz. Ancak bunu yöneticilerinize anlatmadığınız sürece bu gerçekleşmeyecektir.
Onların anladığı tek dil ise sayılardır!
Önceki şirketinde Kirsi, işe alım uzmanı ücretlerine 150.000 doların üzerinde harcama yaptıklarını belirtiyor. Bu bütçeyi bir veritabanına yeniden tahsis etselerdi LinkedIn'e, ajanslara vb. olan bağımlılıklarını azaltabilir ve temel işe alım KPI'larında iyileşme görebilirlerdi.
Harika! CEO'su, gelişmiş bir aday veritabanı sistemi için yapılacak yatırımı onayladı!
Pekâlâ, şimdi veritabanımızı oluşturalım!
Birinci adım: hangi araçların kullanılacağına karar verme
Aday veritabanları son derece basit sistemlerden inanılmaz derecede karmaşık sistemlere kadar çeşitlilik gösterebilir. Bunları uygulamaya koymanın çeşitli yolları vardır.
İlan yayınlamak, başvuru almak ve potansiyel adayların verilerini depolamak için aday takip sistemi (ATS) adı verilen Zoho Recruit'u kullanıyorum.
Ayrıca benzer bir hizmet sunan ve işe alım pazarlamanıza yardımcı olacak çeşitli işe alım CRM'leri ve hatta işe alım pazarlama platformları da mevcut.
Bütçeniz gerçekten kısıtlıysa aday veritabanı olarak bir Google E-Tablosu kullanmayı düşünebilirsiniz, ancak bunu önermem. Büyük ölçekte kullanımı zaman alıcıdır, ayrı bir işe alım otomasyon yazılımına ihtiyacınız olur ve özel işe alım yazılımlarıyla birlikte gelen destekleyici araçlara sahip değildir.
Ancak bütçeniz kısıtlıysa, küçük işletmeler için tasarlanmış işe alım yazılımları genellikle Google E-Tablolar veya Excel'den daha uygun fiyatlı ve kesinlikle daha gelişmiştir.
İkinci adım: aday verilerini toplama
Aday verilerini çeşitli kaynaklardan veritabanınıza ekleyebilirsiniz. İş başvuruları, referanslar, aday arama/iletişim çalışmaları, ajanslardan alınan özgeçmişler, iş ilanı panoları vb. yaygın kaynaklardan bazılarıdır.
Bir kişi işe alım sürecinizde ilerledikçe onun hakkında daha fazla bilgiye sahip olursunuz; bu nedenle bu bilgilerin doğru şekilde yakalandığından ve saklandığından emin olun.
Pasif adayları bulmak için kullandığım bir ‘gizli’ ipucu, şirketimin kariyer sitesinde ‘açık başvurular’ oluşturmaktır. Böylece açık pozisyon olmasa bile kişiler bilgilerini gönderebilir ve bu bilgiler veritabanınıza aktarılabilir.
Bunu oluşturmanıza yardımcı olması için kullanıcı dostu iş ilanı panosu yönetim araçları sunan bir işe alım sistemi arayın.
Üçüncü adım: Veri hijyeni
Veri hijyeni, işe alım veritabanınızı kullanmanızda kritik bir faktördür. Çok fazla veriye sahip olmak veya verileri kötü yönetmek, doğru adayları bulmayı ve içgörü elde etmeyi zorlaştırır.
Öncelikle, veritabanınıza kimlerin girebileceğiyle ilgili katı kriterler belirleyin. Örneğin, veritabanına yalnızca iş ilanında belirtilen tüm gereklilikleri karşılayan yeni adaylar girebilir veya yalnızca deneme projesi gerçekleştirmiş kişiler kabul edilebilir.
Ardından, tüm alanların doldurulduğundan ve doğru veri türünün bulunduğundan düzenli olarak emin olmalısınız. Ayrıca adayların özgeçmişlerinin ve iletişim bilgilerinin güncel olduğundan emin olun.
Veritabanınızın alanlarını ve verilerini takip ve raporlama amacıyla kullandığınız için kuruluşunuzdaki kişileri bu işlemi yapmaları konusunda eğitmek çok önemlidir.
Son olarak, daha sonra Boole sorguları (evet/hayır soruları) ve gelişmiş aramalar gerçekleştirmeyi kolaylaştırmak için adayları becerilerine veya diğer özelliklerine göre etiketlemek iyi bir fikirdir.
En iyi HRIS sertifikaları, aday veritabanlarını düzenlemek ve bunlardan yararlanmak için gerekli becerileri sağlar.
Dördüncü adım: mevzuata uyumu sürdürme
Kullanıcı verilerini işlemek son derece hassas bir konudur. Yanlış yapılması durumunda ağır para cezalarına yol açabilir.
Veritabanınızda AB/İngiltere'den adaylar varsa GDPR'ye, Kaliforniya sakinleri için de CCPA'ya uymalısınız.
Adayların verilerini eklemeden önce her zaman onaylarını almalı, talep üzerine bilgilerini kaldırmaları için bir seçenek sunmalı ve bilgilerini yasalara uygun şekilde silmelisiniz.
Örneğin, Kanada'da adayın verilerini iki yılda bir silmeniz gerekir.
More Articles
Beşinci adım: adaylarla düzenli olarak iletişim kurma
Adaylarla uygun bir şekilde düzenli olarak iletişim kurmak, onlarla ilişkiler kurmanın en iyi yoludur. Kullanabileceğiniz bazı yöntemler şunlardır:
- Bunları şirket bültenlerine ekleyin ve şirket güncellemeleri, çalışan hikâyeleri vb. gibi ilgili mesajları paylaşın.
- Yüz yüze etkinliklere ve web seminerlerine ev sahipliği yapın
- Onların etkileşimde kalmasını ve veri toplanmasını sağlamak için işe alım süreci boyunca anketler düzenleyin
- En umut vadeden adaylarla (özellikle üst düzey olanlarla) ağ oluşturma görüşmeleri yapın
Umut vadeden adayları iletişimde kalmak için bazı Slack gruplarıma ekliyorum. E-postadan daha hızlı ve kullanışlı oluyor ve daha kişiselleştirilmiş bir aday deneyimi sağlıyor.
Ayrıca GDPR'yi bahane ederek adaylarla her 6 - 12 ayda bir iletişime geçebilirsiniz.
Sonuç
Aday veritabanı, işe alım araç setinin temel bir parçasıdır. En iyi yanı ise böyle bir veritabanı oluşturmanın oldukça kolay olması ve yardımcı olacak pek çok aracın bulunmasıdır.
Unutmayın, yalnızca bir veritabanına sahip olmak yeterli değildir. Önemli olan onu nasıl kullandığınızdır. İşinizi daha az stresli hâle getirmek ve KPI'ları iyileştirmek için harika bir araçtır.
