Hvad er tidsregistrering, og hvordan kan det gavne dig?
Tidsregistrering er processen med at registrere det antal timer, medarbejdere arbejder, over en bestemt periode eller på et bestemt projekt.
Hvis du tænker på, at medarbejdere stempler ind for hinanden på et fabrikskort, når du hører “tidsregistrering”, er det ikke det eneste, vi vil fokusere på her. Vi går i dybden med, hvad tidsregistrering er, og hvorfor det er afgørende for virksomhedsejere og HR-ledere.
Hvorfor er tidsregistrering vigtig?
Julen nærmer sig, og jeg prøver at afslutte arbejdet tidligt de fleste dage. Jeg skriver til min ven, efter jeg har fået fri, og spørger, om han vil spise en bid mad efter arbejdstid.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
“Tag mad med!” sagde han. Og så tog jeg af sted.
Mens vi spiste noget lækker thailandsk mad, kom vi til at tale sammen. Jeg spurgte ham, om hans leder var utilfreds med, at han holdt en uplanlagt pause midt på dagen. “Næh, jeg har kun en times arbejde tilbage på projektet.”
Et øjeblik tænkte jeg, at det bare var en harmløs pause… men er den det?
Personlige pauser giver flere fordele. Men min hjerne er indstillet til at tænke som en revisor. Det blev straks klart for mig, hvor min vens personlige pause til sidst vil kunne ses – på virksomhedens bundlinje.
Hvordan? Godt, du spørger.
Lad os for eksempel sige, at din virksomhed bruger standardkalkulation til præcis prissætning. Uden tidsregistreringssoftware har virksomheden ikke de data, der skal til for at medregne uproduktive timer – eller normal tomgangstid, som det hedder på regnskabssprog – i standardomkostningen. Som følge heraf vil standardomkostningen ikke afspejle virksomhedens reelle omkostninger.
Det, du har brug for for at overvinde denne og flere andre udfordringer, er tidsregistrering.
Hvordan kan tidsregistreringssoftware hjælpe?
Alle virksomheder deler de fælles mål om at opnå strømlinede HR-arbejdsgangssystemer, lave lønomkostninger og minimere produktivitetstab. Men uden data er du ikke i stand til at synge med på den sang. For at nå dine mål for produktivitet og effektivitet har du brug for pålidelige tidsdata.
Lad os derfor tale om, hvordan tidsregistreringssoftware skaber værdi for virksomheder og hjælper dem med at nå deres mål.
Automatisér timesedler og fakturering
At slippe for et bjerg af papirarbejde er den primære og mest åbenlyse fordel ved en tidsregistreringsapp. Hvem har brug for papirspor eller Excel-regneark, når medarbejderne selv kan registrere fakturerbare timer?
Traditionelle regneark er ikke længere tilstrækkelige. Du har brug for en robust tidsregistreringsløsning, der er automatiseret, giver adgang til medarbejdernes tidsdata i realtid og tilbyder integrationer til dine fakturerings- og projektstyringsværktøjer.
Jo oftere medarbejderne udfylder deres timesedler, desto mere nøjagtige er de.
“Personer, der registrerer deres tid mindst én gang om dagen, er 66 procent nøjagtige, mens personer, der registrerer deres tid ugentligt, kun er 47 procent nøjagtige, og personer, der udfylder deres timeseddel sjældnere end én gang om ugen, kun er 35 procent nøjagtige,” ifølge en undersøgelse foretaget af AffinityLive.
Disse tal understreger vigtigheden af at bruge tidsregistrering i realtid, og hvordan det kan reducere risikoen for fejl og spare din virksomhed for en masse penge.
Hvis du har ansat freelancere eller kontraktansatte og aftalt at betale dem en timeløn, kan de registrere deres fakturerbare tid, så den sendes direkte videre til din projektleder.
Omvendt kan tidsregistrering fjerne behovet for manuelle timesedler, hvis du fakturerer dine kunder pr. time. Når du har afsluttet et projekt, genererer tidsregistreringssystemets integration med fakturering og lønadministration automatisk fakturaen.
Forbedret rentabilitet
Med et tidsregistreringssystem får du adgang til mere detaljeret indsigt i et projekts omkostninger, f.eks. omkostninger til omarbejde, kommunikation og produktion.
Når du har tilstrækkeligt med tidsregistreringsdata, er du bedre rustet til at udarbejde en præcis omkostningsstruktur for dine fremtidige projekter og prissætte dem mere konkurrencedygtigt.
Når du har dataene fra timesedlerne, kan du se på, hvor lang tid dine medarbejdere i gennemsnit tidligere har brugt på opgave X. Tilføj det gennemsnitlige antal normale inaktive timer, og beregn derefter lønomkostningerne for et projekt. Hvis du ikke medregner de inaktive timer, ender du med at underprise projektet.
Tidsregistreringsdata kan være en stor øjenåbner, der motiverer teams til at forbedre deres tidsstyring. Tænk over det – hvordan ville du have det med at opdage, at du bruger 30 minutter af din arbejdsdag på at scrolle gennem dit Twitter-feed?
Passende prissætning og bedre tidsstyring kan tilsammen forbedre rentabiliteten. Du kan endda beslutte dig for at benytte værktøjer til medarbejderovervågning, så registrering og rapportering bliver automatiseret.
Effektivisér projektstyringen med integrationer
Når medarbejdere ikke indtaster nøjagtige data i timesedlerne, koster det virksomheden mange penge. Derfor gør du dig selv en tjeneste, når du integrerer din tidsregistreringsapp med din projektstyringssoftware som Trello eller Asana.
Når integrationen er gennemført, udfylder tidsregistreringen automatisk projektstyringen med nøjagtige tidsdata.
Afhængigt af de opgaver, du tildeler dine medarbejdere, kan de også have brug for at registrere tid, når de arbejder uden for kontoret. En tidsregistrering med en mobilapp til alle enheder, herunder Android og iOS, giver dine medarbejdere mulighed for at fortsætte tidsregistreringen, uanset hvor de befinder sig.
Præstationsstyring
Præstationsstyring handler nu om forbedring frem for ansvarliggørelse. Dit mål er ikke at belære en medarbejder om ineffektivitet, men at have meningsfulde samtaler, der kan udvikle vedkommende til at præstere bedre i fremtiden.
For at hjælpe teammedlemmer med at forbedre sig har du naturligvis stadig brug for data. Du skal se på, hvor lang tid de brugte på en given opgave, og sammenligne det med et standardiseret tidskrav.
Med disse data kan du bruge værktøjer til præstationsstyring eller teknikker som afvigelsesanalyse. Når du har fået indsigt i medarbejdernes præstationer, kan du tilbyde incitamenter for at tilskynde dem til at blive mere produktive.
Sådan bruger du tidsdata
Du har udstyret dig selv med tidsdata om medarbejderne.
Så hvad nu?
Nu hvor du ved, hvordan tidsdata kan hjælpe, så lad os tale om, hvordan du kan bruge dem. Før du kan træffe beslutninger baseret på tidsdata, skal du forstå de forskellige typer tidsdata.
Tidsdata om medarbejdere kan kategoriseres som produktive eller uproduktive.
Produktive timer
Produktive timer er de timer, hvor tingene bevæger sig fremad. Det er timer, som en kunde gerne vil betale for. Tænk på arbejdstid, der bruges på at betjene en maskine, pakke et produkt eller yde kundesupport – afhængigt af, hvad din virksomhed beskæftiger sig med.
Uproduktive timer
Uproduktive timer omfatter alle timer, der betales for, men som ikke bruges på produktivt arbejde. Disse timer indgår i din prissætning, men ideelt set ville din kunde ikke ønske at betale for dem. Uproduktive timer er timer, der bruges på at tjekke e-mails, indhente godkendelser fra lederen eller holde personlige pauser.
Du bør sigte mod at minimere uproduktive timer som en del af din indsats for omkostningskontrol, men de kan ikke elimineres fuldstændigt, og det er heller ikke dit mål.
Du ønsker at minimere dem, ikke eliminere dem, fordi de ofte bidrager til at øge en medarbejders samlede produktivitet. Ideelt set bør uproduktive timer holdes inden for rimelighedens grænser. Og endnu vigtigere: Uproduktive timer skal medregnes, når du prissætter dit produkt eller din tjeneste.
Her er et enkelt eksempel på, hvordan du kan bruge tidsdata i din virksomhed.
Forestil dig, at du er konsulent. Du har prissat dine tjenester til $1000 for en bestemt type projekt – projekt A. Typisk har du brug for én medarbejder pr. kunde til projekttype A, som kræver ti produktive timer at gennemføre.
Din medarbejders aflønning er $1500 om ugen for en 30-timers arbejdsuge. Det betyder også, at medarbejderomkostningen for projekt A er $500 for dig. Hvis vi antager, at du ikke har nogen faste omkostninger, tjener du $500 pr. gennemført projekt A (dvs. en pris på $1000 minus $500 i medarbejderomkostninger).
Efter at du er begyndt at registrere tid, opdager du imidlertid, at din medarbejder faktisk bruger 12 timer på alle projekter af type A. Medarbejderen bruger to af sine timer på at kommunikere med kunden om projektet – give opdateringer, besvare spørgsmål og anmode om oplysninger.
Disse to ekstra timer koster dig $100 ekstra, hver gang du afslutter et projekt af type A. Uden tidsregistreringsdata ville du ikke vide, hvor meget tid din medarbejder bruger på et bestemt projekt, og derfor ville du ikke kunne prissætte det korrekt.
Tidsregistrering kan hjælpe dig med hurtigt at identificere huller i din prissætning for både store og små virksomheder. Når du har dataene, handler det om at regne på tallene. Du vil blive overrasket over, hvor indsigtsfulde tidsdata kan være, især når du begynder at bruge dem.
Men der er en hage – det kan ofte blive opfattet negativt, når medarbejderne skal have besked om, at deres tidsdata bliver registreret.
Hjælp medarbejderne med gradvist at vænne sig til tidsregistrering
Du kender fordelene ved tidsregistreringsværktøjer, men det gør dine medarbejdere ikke. Og de vil sandsynligvis ikke være begejstrede for at bruge et tidsregistreringsværktøj. Ingen bryder sig om at blive overvåget, så modstand er ikke helt overraskende.
Dine medarbejderes bekymringer bunder i den fejlagtige opfattelse, at tidsdataene vil blive brugt til overdreven detailstyring. Det er dog lederen, der har ansvaret for at forklare den rigtige begrundelse.
Det er vigtigt at forstå, at du ikke kan presse dem til det. Hjælp dem med at forstå, at tidsregistrering skaber værdi både for dem og for virksomheden, ved at tage samtaler før implementeringen af et tidsregistreringssystem. Kommunikation af forandringer er afgørende for at minimere friktion og gennemføre forandringen med succes.
Nu hvor du ved, hvad tidsregistrering er, hvilke fordele tidsregistrering har, og hvilke potentielle udfordringer der er ved at bruge tidsregistrering, bør du bruge noget tid på at lære mere om, hvordan du kan gøre forandringer lettere for dine medarbejdere og implementere dem uden driftsforstyrrelser.
Det er også værd at undersøge fordelene ved software til tidsregistrering og fremmøde som supplement til din tidsregistrering. Disse HR-apps & -værktøjer kan give et bredere perspektiv og hjælpe med at finjustere dine strategier, så produktivitet og effektivitet forbedres.
