Krav til HR-software: Forstå dine behov
Det er vigtigt at forstå HR's rolle i små virksomheder og store virksomheder, når man vurderer omkostningerne ved HR-software, så man sikrer, at løsningen passer til virksomhedens budget og målsætninger.
For at imødekomme disse ændrede behov udvikler HR-software sig også. Det handler ikke længere kun om lønadministration – selvom det stadig er en vigtig kernefunktion inden for HR.
Det er i dag vigtigere end nogensinde at implementere HR-software for at sikre, at din virksomhed forbliver en konkurrencedygtig arbejdsgiver på arbejdsmarkedet i forandring.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vigtige krav til HR-software
Alle virksomheder har unikke behov, når det gælder funktionerne og egenskaberne i en HR-løsning. Der er dog nogle fællestræk, når det handler om at sikre, at den HR-software, du vælger, øger produktiviteten og tilfredsheden i hele virksomheden.
Afklarende spørgsmål ved valg af HR-software
Uanset hvilken type HR-administrationssoftware du har brug for, bør du overveje følgende overordnede forhold for at sikre, at du får alle fordelene ved HR-administrationssoftware:
- Er det nemt for både dine HR-medarbejdere og ansatte at bruge?
- Kan det integreres med dine andre HR-softwaresystemer?
- Kan det skaleres og tilpasses, hvis din virksomheds behov ændrer sig?
- Er det skybaseret eller hostet lokalt?
- Findes der en mobilapp?
- Overholder det standarderne for datasikkerhed, såsom GDPR?
- Vil det forbedre effektiviteten af HR-driften (dvs. eliminere regneark)?
- Tilbyder det automatiseringer til typiske tidskrævende opgaver?
Når du har besvaret disse spørgsmål, kan du gå videre til næste trin i udvælgelsesprocessen og begynde at se på de enkelte softwarefunktioner.
Vigtige egenskaber ved effektiv HR-software
HR-software kan tilpasses, og der findes mange forskellige muligheder, der passer til din virksomheds specifikke behov. Der er dog nogle funktioner, som vi mener er nyttige i næsten alle tilfælde:
- Selvbetjeningsportal for medarbejdere: Når medarbejderne får direkte adgang til at gennemgå vigtige dokumenter, se deres arbejdsplan, anmode om fri og følge deres uddannelse, vil de kun kontakte dit HR-team om alvorlige sager.
- Arbejdsgange for rekruttering og introduktion: Se efter indbyggede værktøjer, der hjælper med at standardisere og effektivisere rekrutterings- og introduktionsprocessen, herunder jobopslag, ansættelsesbreve, digitale underskrifter og tjeklister for nyansatte – alt samlet ét sted.
- Funktioner baseret på kunstig intelligens (AI): Mere avancerede HR-værktøjer omfatter nu AI til at hjælpe med opgaver som gennemgang af CV’er, prædiktiv analyse af medarbejderomsætning og personaliserede læringsanbefalinger – så du kan træffe bedre og hurtigere beslutninger.
- Tidsstyring: Automatiseret tidsstyring kan forbedre arbejdsgangene, især når medarbejderne har direkte adgang. Mange HR-systemer omfatter teamkalendere og fraværsnotifikationer, der hjælper med at minimere effekten af fravær.
- Administration af tilmelding til personalegoder: Selvbetjening ved tilmelding til personalegoder giver medarbejderne mulighed for at se, vælge og opdatere deres fordelspakker uden at skulle gå gennem HR. Det reducerer frem og tilbage-kommunikation og sikrer overholdelse af frister for personalegoder.
- Muligheder for læring: I en undersøgelse foretaget af Quantum Workplace angav medarbejderne udviklingsmuligheder som en af de vigtigste årsager til medarbejderengagement. Overvej en HR-løsning med et integreret læringsstyringssystem (LMS) eller et træningsmodul, der hjælper dine medarbejdere med at udvikle deres færdigheder over tid.
- Analyse og rapportering: HR-software indsamler mange medarbejderdata, men du bør ikke være nødt til at eksportere dem til et andet system for at finde ud af, hvad de betyder. Den bedste HR-software indeholder dataoversigter og indbyggede analysefunktioner.
Specifikke krav til forskellige typer HR-software
Selvom du måske kun leder efter en løsning til medarbejderadministration til problemer inden for et af disse områder, falder kerne-HR-software generelt i fire grundlæggende kategorier:
- Administration af HR-data (f.eks. informationssystemer til menneskelige ressourcer eller HRIS)
- Løn-, finans- og regnskabssoftware
- Software til rekruttering, ansættelse og introduktion af medarbejdere
- Software til styring af medarbejderes præstationer
Hver softwaretype har forskellige krav. Men hvad er kravene til de enkelte typer, og hvad skal du se efter, når du vælger din centrale HR-softwareløsning?
Krav til software til administration af menneskelige ressourcer
Software til administration af menneskelige ressourcer (HRMS) er en pakke af applikationer, der håndterer forskellige HR-processer, herunder ansættelse, præstationsvurderinger, vedligeholdelse af medarbejderoplysninger og mange andre opgaver.
HRMS-software løsninger varierer meget, fra grundlæggende HRMS-software (også kendt som HRIS-software) til meget avancerede og komplekse løsninger.
Da HRMS-software varierer så meget, skal du, før du kan evaluere det, udarbejde en RFP for HR-software, der definerer, hvad din virksomhed har brug for. Almindelige funktioner i HRMS-software omfatter:
- Lønbehandling
- Administration af medarbejdergoder
- Værktøjer til rekruttering og ansættelse
- Værktøjer til introduktion og oplæring
- Et læringsstyringssystem (LMS)
- Lagring af medarbejderdata
- Fremmøderegistrering eller digitale timesedler
- HR-målepunkter og analyser
Start med at se på virksomhedens prioriteter og målsætninger. Hvor er din virksomhed mest effektiv? Og hvor har den svært ved at opnå effektivitet? Fokuser på de områder, hvor du har brug for hjælp, og lav en kravliste for at registrere de funktioner, du har mest brug for.
Se derefter på virksomhedens tekniske krav. Hvor mange medarbejderposter skal gemmes? Og hvor mange brugere vil din HR-software have?
Hvis du har brug for, at din HRMS-software understøtter bestemte sprog eller hjælper dig med specifikke lovgivningsmæssige forhold, skal det stå på din kravliste og også indgå i din businesscase.
Ikke alle HRMS-softwareløsninger omfatter funktioner som lønadministration eller administration af medarbejdergoder som en del af deres grundlæggende tjeneste, så hvis det er nødvendigt, skal du tilføje dem til din liste.
Krav til løn- og medarbejdergodesoftware
Software til løn og medarbejdergoder hjælper dig med at følge de månedlige omkostninger til medarbejdergoder, behandle løn, beregne og indberette lønskatter samt administrere relaterede økonomiske opgaver.
Med denne type software kan følgende spørgsmål hjælpe dig med at fastslå virksomhedens krav:
- Hvor mange medarbejdere har I?
- Har I sæsonansatte eller midlertidigt ansatte?
- Tilbyder I medarbejdergoder?
- Hvor erfaren er jeres lønadministrator?
- Hvilken lovgivning skal I overholde?
- Hvilken type analyser har I brug for?
- Udbetaler I salgsbelønninger eller bonusser?
For at hjælpe dig med at sammenligne disse oplysninger fra flere leverandører anbefaler jeg, at du indhenter løntilbud fra mindst dine 3 bedste valg for at forenkle processen.
Virksomheder har typisk brug for løn- og medarbejdergodesoftware, der tilbyder følgende funktioner:
- Integration med eksisterende HR-databaser
- Understøttelse af overholdelse af skatteregler
- Registrering af ferie og sygefravær
- Selvbetjeningsadgang for medarbejdere til lønsedler og skatteblanketter
- Automatisk registrering af medarbejderes ret til medarbejdergoder
Når lønsystemer skaleres, er det afgørende at gennemføre en risikoanalyse og udarbejde en kravspecifikation, før man vælger en leverandør. Udarbejd et robust evalueringsskema for at vælge den rette partner til dine behov.
Krav til rekrutteringssoftware
Funktioner i rekrutteringssoftware omfatter ofte et ansøgersporingssystem (ATS), kandidatrelationsstyring og software til jobsamtaler.
Funktioner, der går igen i mange undertyper af rekrutteringssoftware, omfatter automatisk offentliggørelse af jobopslag på websteder og sociale medier, mulighed for at modtage CV'er online samt værktøjer til at frasortere ukvalificerede kandidater og sammenligne kvalificerede kandidater med hinanden.
Ifølge Business News Daily bør virksomheder søge efter rekrutteringssoftware, der opfylder følgende krav:
- Kan offentliggøre opslag på bestemte jobportaler
- Har en mobilvenlig brugerflade
- Har fleksible priser
- Har en hurtig ansøgningsproces
- Sikrer overholdelse af ansættelseslovgivningen
Hvis prisen desuden er en begrænsende faktor for din softwareinvestering, er de mest prisvenlige rekrutteringsværktøjer som regel rekrutteringssystemer til små virksomheder.
Krav til software til performanceledelse
Software til performanceledelse hjælper virksomheder med bedre at forstå medarbejdernes præstationer. En af de vigtigste fordele ved værktøjer til performanceledelse er, at de giver virksomhedsledere mulighed for at følge og analysere medarbejderdata samt evaluere de enkelte medarbejdere.
For denne type software omfatter de vigtigste krav følgende:
- Brugervenlighed
- Mulighed for at opstille mål
- Funktioner til opfølgning på fremskridt
- Mulighed for at give løbende feedback
- Automatiske påmindelser om frister for medarbejdervurderinger
- Nem kommunikation mellem medarbejdere og ledere
Du vil naturligvis også have, at din software til performanceledelse er fleksibel, tilpasningsdygtig og kompatibel med dine andre systemer. Prisen på systemer til performanceledelse er også afgørende, da du har brug for noget, der passer til dit budget. Det samme gælder for al HR-software, du udvælger!
Dernæst gennemgår vi disse krav og ser på, hvordan du kan evaluere dem.
Sådan evaluerer du HR-software
Hvordan kan du evaluere en HR-løsning med hensyn til fleksibilitet og tilpasningsdygtighed? Og hvad bør du overveje, når du fastlægger de samlede omkostninger ved en HR-løsning? Lad os se nærmere på det.
Kompatibilitet med eksisterende HR-systemer
Implementering af en HR-administrationsløsning vil sandsynligvis betyde, at den skal integreres med andre systemer, der allerede er i brug, såsom ERP-, økonomistyrings- og CRM-software. Det giver dig mulighed for at dele oplysninger mere effektivt og få et langt mere komplet billede af din virksomheds analyser.
En leverandør bør kunne fortælle dig, om softwaren er kompatibel med de andre systemer, du bruger, og give dig mulighed for at teste den, før du forpligter dig til et køb. Du bør også bekræfte, at leverandøren vil yde løbende support og levere opdateringer for at sikre kompatibilitet med systemer, du eventuelt implementerer i fremtiden.
Fleksibilitet og tilpasningsdygtighed
Virksomheder står ikke stille, så din HR-software kan heller ikke være statisk. Den skal vokse (eller skrumpe) i takt med dine behov. Når du leder efter en HR-løsning, bør du overveje, hvilke nøglefunktioner og hvilket omfang du forventer at få brug for i fremtiden. Hvis softwaren har de ekstra funktioner, du ønsker, hvor meget vil det så koste at implementere dem, når tiden kommer?
Fleksibilitet er afgørende. Dine HR-processer kan udvikle sig over tid, og systemet bør give dig mulighed for at tilpasse dig uden at skulle gennemføre en komplet omlægning. Du skal kunne tilpasse arbejdsgange og rapporter, så de passer til dine skiftende behov.
Omkostningsfaktorer, du bør overveje
Omkostningerne ved HR-software kan beregnes på forskellige måder, og det er vigtigt at have dette in mente, når du undersøger mulighederne.
For mange typer software betaler virksomheder et månedligt gebyr pr. bruger eller medarbejder ud over et grundlæggende månedligt gebyr. Nogle systemer opkræver også et implementeringsgebyr for at opsætte softwaren i overensstemmelse med dine systemkrav. En forståelse af HRIS-prismodeller kan hjælpe dig med at lægge et effektivt budget for din investering i HR-teknologi.
Løsninger målrettet større virksomheder kræver oftere et engangskøb til en fast pris, som ofte er baseret på virksomhedens størrelse. Husk også, at øget lagerkapacitet, implementering af ekstra funktioner og adgang til skræddersyet support fra softwareleverandøren sandsynligvis vil medføre yderligere omkostninger.
Mindre virksomheder kan opleve, at gratis software eller software med åben kildekode passer bedre, men der vil være begrænsninger. HR-software med åben kildekode giver dig kun adgang til softwarekoden, så du får brug for en person med programmeringskendskab til at omdanne den til en brugbar løsning.
Nogle leverandører tilbyder muligvis gratis eller billig HR-software, som er overkommelig at komme i gang med, men som kun indeholder meget grundlæggende funktioner. Med disse abonnementer vil det koste mere at tilføje ekstra funktioner.
Se vores artikel HR-teknologi for en grundig gennemgang af omkostningerne ved "Er din organisation klar til HR-teknologi?"
Sådan lancerer du ny HR-software
Det er svært at introducere ny software. Faktisk viste en McKinsey-rapport, at kun 16 % af respondenterne mente, at deres virksomheders digitale transformationer var vellykkede. Men en vellykket lancering af software giver store fordele. HR-software kan øge effektiviteten, sænke omkostningerne og forbedre medarbejdertilfredsheden og fastholdelsen. For at opnå disse fordele ved HCM-software eller HR-software er det afgørende at have en solid plan.
Implementering af din HR-software
Når du har valgt din HR-software, er det tid til at implementere den. PeopleGoal anbefaler et implementeringsforløb på seks uger.
Dette omfatter tid til konfiguration af konti og pilotafprøvning udført af din HR-afdeling, før du lancerer softwaren i hele virksomheden.
Ved at følge en velplanlagt proces og dokumentere hvert trin kan du sikre, at du støder på så få problemer som muligt.
Et pilotteam bestående af medarbejdere fra alle virksomhedens niveauer og med forskellige grader af teknisk viden vil hjælpe dig med at løse problemer under lanceringen.
Forskellige typer medarbejdere vil have forskellige krav til din HR-software og forskellige udfordringer, når det kommer til at bruge den.
Hvis du tager deres feedback i betragtning, hjælper det med at gøre din digitale HR-transformation til en succes.
Sådan introducerer du HR-software til dit team
Når du har opsat din software, testet den og håndteret eventuelle problemer, som dit pilotteam har påpeget, er det tid til at introducere den for resten af virksomheden.
I denne proces er god kommunikation afgørende for at skabe en positiv medarbejderoplevelse. Sørg for, at dine medarbejdere er bekendt med oplysningerne om lanceringen og ved, hvor de kan få hjælp, når de bruger din nye HR-løsning.
Dit team bør føle sig begejstret over de fordele, som din nye HR-software tilbyder. Vil den gøre det nemt for dem at anmode om ferie? Eller vil den hjælpe med at beskytte deres følsomme medarbejderoplysninger? Vil den sikre, at de modtager regelmæssigt planlagt coaching og dermed forbedre deres karriereudvikling?
Hvis dine medarbejdere føler, at der er noget i det for dem, vil du opnå højere medarbejderengagement og større opbakning fra virksomheden som helhed.
Det er især vigtigt for medarbejdertilfredsheden, at dine medarbejdere ved, at du lytter til dem.
Hvis en medarbejder føler, at vedkommende ikke har de nødvendige færdigheder til den nye software, skal du sørge for, at vedkommende får adgang til relevante oplæringsmuligheder.
Eller hvis en medarbejder har haft en dårlig oplevelse med tidligere softwarelanceringer, skal du lytte til vedkommendes bekymringer og tage hånd om dem.
Hver medarbejder, der er tilfreds med din HR-løsning, vil påvirke andre og dermed bidrage til medarbejdertilfredsheden som helhed.
Hvad er det næste?
Vil du holde dig opdateret om alt inden for HR-software? Sørg for at tilmelde dig People Managing People-nyhedsbrevet for at få alle de nyeste tendenser og indsigter om HR-teknologi direkte i din indbakke.
