5 udfordringer ved ledelse af fjernteams (og sådan løser du dem)

5 udfordringer ved at lede fjernteams

...og hvordan du overvinder dem

Udfordring nr. 1: Tillid

Tillid er det fundament, som alt vellykket fjernarbejde bygger på. Efter min erfaring er det at opbygge tillid også en af de største udfordringer ved at lede medarbejdere på afstand, fordi den gammeldags, traditionelle tankegang siger, at man ikke kan sikre produktiviteten, hvis man ikke arbejder på det samme kontor og faktisk kan se folk arbejde.

Jeg kommer til at tænke på en ældre grundlægger og administrerende direktør, jeg kender, som installerede overvågningskameraer overalt på sit produktionsanlæg, så han kunne overvåge sine medarbejdere når som helst og hvor som helst.

Hvis han ikke så nogen gøre præcis det, han mente, de burde gøre på det pågældende tidspunkt, ringede han til dem og “slog i bordet”. Det er overflødigt at sige, at “tillid” ikke ville være et ord, jeg ville bruge til at beskrive hans virksomhedskultur!

For effektivt at lede medarbejdere på afstand skal du have tillid til, at de kan få lige så stor succes ved at arbejde hjemmefra eller fra et fjernkontor, som de ville have ved at arbejde fra virksomhedens hovedkontor, og at de gør det rigtige for deres team og organisationen. 

I et interview med Victor Tam, medstifter af D2C-bagagemærket Monos, fortæller Tam, hvordan de arbejder med tillid til deres medarbejdere: 

"Der er tillid til, at de tager virksomhedens interesser med i de beslutninger, de træffer, og der er tillid til hinanden; tillid til, at ens teammedlemmer ved, at de også vil yde deres bedste."

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Sådan overvinder du tillidsproblemer og opbygger tillid i fjernteams

Det er ikke nemt at opbygge tillid, og det kræver tid, tålmodighed og vedholdenhed. En detaljeret gennemgang af alle måder at opbygge tillid på er en artikel i sig selv, men opbygning af tillid begynder som regel med at antage positive intentioner.

Executive Coaching Network beskriver det således: “At antage positive intentioner betyder, at man handler ud fra antagelsen om, at den person, man mødes med, er tillidsvækkende og en holdspiller – at vedkommende deler ens ønske om det bedst mulige resultat for organisationen. Man “handler, som om” vedkommende vil opføre sig effektivt og positivt.”

Det er en ændring i tankegang, der er nødvendig for at begynde tillidscyklussen med fjernteammedlemmer. Hvis du kan antage positive intentioner, er nogle tillidsskabende aktiviteter:

1. Opret en levende tillidsaftale og teamnormer.
2. Fastlæg SMART-mål og OKR'er (målsætninger og nøgleresultater), som medarbejderne kan forpligte sig til og følge op på.
3. Vær åben og transparent, vis sårbarhed, og vær villig til at indrømme dine egne fejl.
4. Kommunikér fra organisationens øverste niveauer, at du har tillid til dine medarbejdere, sådan som Airbnb-medstifter og administrerende direktør Brian Chesky gjorde i sin e-mail til medarbejderne.

Udfordring nr. 2: Kommunikation

Da jeg var fjernleder, ansatte vi internationale medarbejdere i Tyskland og Japan, så jeg begyndte ofte min dag tidligt for at komme i kontakt med det tyske team og sluttede den sent for at mødes med folk i Japan.

Videokonferenceforbindelserne kunne være ustabile, sproget var ofte en udfordring, og det var nogle gange vanskeligt for folk at holde deres tidsplaner og kalendere opdateret, så der var plads til spontane samtaler.

Kommunikation kan være en stor udfordring ved ledelse af medarbejdere på afstand på grund af alle de forskellige aspekter ved fjernarbejde, som kan blive påvirket af den, såsom:

• Individuel kommunikation: Hvordan bør du kommunikere med folk 1:1? Hvilken indvirkning har tidszoner og sprog på kommunikationen? Hvordan giver du plads til ad hoc-samtaler? 
• Teamkommunikation: Hvordan bør du organisere og lede møder for fjernteams? Hvordan kan du kommunikere organisatoriske (f.eks. nye HR-politikker) eller teamrelaterede (f.eks. nye teammedlemmer) oplysninger konsekvent til alle?
• Projektledelse: Hvordan håndterer du arbejdsprioriteter på tværs af teammedlemmer? Hvordan sikrer du effektiv projektledelse og levering i overensstemmelse med forpligtelser?

Sådan overvinder du udfordringer ved kommunikation med fjernmedarbejdere

Kommunikation har mange aspekter, og hvert aspekt har sine egne udfordringer og måder at overvinde dem på. Her er nogle idéer, du kan overveje:

1. Bed dine teammedlemmer, der arbejder på afstand, om at sikre, at deres onlinekalendere er opdaterede, så det bliver lettere for alle at planlægge tilbagevendende, enkeltstående eller ad hoc-møder.
2. Brug den rigtige software til videokonferencer (f.eks. Google Meet), der passer til den måde, dit team arbejder på.
3. Fastlæg klare retningslinjer for kommunikation for, hvornår og hvordan fjernmedarbejdere bør bruge chatbeskeder kontra e-mail kontra telefon kontra videokonference.
4. Brug en passende intranetsoftwareplatform (f.eks. Microsoft Teams), der muliggør effektiv deling af arbejdsressourcer og information.
5. Fjern bureaukrati og unødigt papirarbejde, der resulterer i unødvendig kommunikation (der findes HR-apps, som kan hjælpe med dette).
6. Som Zack McGill påpeger i en artikel om ledelse af fjernsalgsteams: "Selvom det er lettere at koordinere ugentlige møder i arbejdstiden, kan månedlige sociale arrangementer være en udfordring. Det hjælper at have en “fast” dato hver måned, f.eks. den tredje onsdag."

En fremragende podcast om optimering af din interne kommunikation: Sådan forbedrer du forretningsdriften gennem intern kommunikation.

Udfordring nr. 3: Fællesskab og tilhørsforhold

En af de største udfordringer ved at lede fjernmedarbejdere er at genskabe den samme følelse af fællesskab og tilhørsforhold, som kan eksistere på fysiske arbejdspladser. Ledelse af distribuerede teams kræver, at man håndterer potentielle problemer med isolation, som kan opstå blandt teammedlemmer.

Med en arbejdsstyrke, der arbejder på afstand, er det sværere at have uformel kontakt med folk over frokosten i pauserummet eller ved at standse op for en snak på gangen. Denne type relationsskabende aktiviteter er vigtige for at skabe og fastholde din virksomhedskultur. 

Nogle af de bedste tilbagemeldinger fra medarbejdere, jeg nogensinde har fået, er opstået under en uformel kaffesamtale eller en gåtur udenfor.

Fjernarbejde gør det også mere udfordrende at arrangere begivenheder og fejringer, der kan forbedre din virksomhedskultur, især hvis du har valgt at outsource din HR-funktion.

Ved hjælp af platforme til virtuelle arrangementer er disse begivenheder ekstremt vigtige for at fremme en stærk følelse af fællesskab og tilhørsforhold i din organisation.

Hvordan overvinder du udfordringerne ved at fremme en følelse af fællesskab og tilhørsforhold blandt fjernmedarbejdere?

Den bedste måde at besvare dette spørgsmål på er at se på, hvordan nogle store, kendte virksomheder håndterer det, især fordi det ofte kan blive mere udfordrende at skabe en følelse af tilhørsforhold, efterhånden som organisationen vokser.

De musikalske medarbejdere hos Spotify taler om betydningen af tilhørsforhold som en del af deres “Arbejd hvor som helst”-program:

“Vi ønsker, at alle, der arbejder her, skal føle, at de hører til, uanset om de tilbringer størstedelen af deres tid hjemme eller på kontoret. Vi har tilpasset den måde, vi arbejder med dette område på, og flyttet fokus fra fysiske arrangementer til virtuelle oplevelser, der skaber muligheder for fællesskab og tilhørsforhold og fejrer forskellige kulturelle begivenheder året rundt.”

I en nylig meddelelse fortæller samkørselsvirksomheden Lyft, hvordan de støtter deres fjernmedarbejdere med en fuldt fleksibel arbejdsplads:

“Vores udgiftspolitikker vil understøtte rejser til og fra teamsamlinger cirka én gang i kvartalet. Selvom fysisk deltagelse er valgfri, forventer vi, at mange teammedlemmer vil se frem til muligheden for at samarbejde, brainstorme og fejre sammen fysisk ved disse og andre lejligheder.”

Her er nogle flere idéer til at fremme en følelse af tilhørsforhold og fællesskab blandt din distancemedarbejderstab:

• Livestream alle medarbejder- eller rådhusmøder, og indhent aktivt spørgsmål og feedback fra distancemedarbejdere gennem virtuel Q&A
• Understøt fysisk deltagelse ved virksomhedsarrangementer, fejringer, medarbejdermøder osv., hvor det er muligt.
• Skab feedbackmekanismer for medarbejdere specifikt til distancemedarbejdere, så de kan dele deres tanker når som helst og hvor som helst.

Udfordring nr. 4: Produktivitet

Den klassiske indvending mod fjernarbejde – en indvending, jeg selv har hørt fra personer, jeg tidligere har arbejdet for – er: “Hvordan ved jeg, om mine medarbejdere udfører deres arbejde, når jeg ikke kan se dem?”. 

Bekymringer om produktivitet og opfattelser af, at folk faktisk ikke arbejder hjemmefra, men i stedet slapper af i deres infinitybassiner (et andet eksempel fra det virkelige liv), kan være en udfordring, du står over for, når du enten overvejer et fjernarbejdsprogram eller leder distancemedarbejdere. 

Hvordan overvinder du udfordringen ved at lede distancemedarbejderes produktivitet?

I sin e-mail til medarbejderne om fjernarbejde sagde AirBnB's medstifter og administrerende direktør, Brian Chesky, følgende:

"For at kunne gennemføre denne grad af fleksibilitet har vi brug for rigelig struktur og koordinering. Uden det ville tingene udvikle sig til alles kamp mod alle. Ryggraden i vores måde at arbejde på vil fortsat være vores fælles virksomhedskalender med vores flerårige køreplan. Den er centreret omkring to større produktlanceringer hvert år – en lancering i maj og en lancering i november. Selvom ikke alle arbejder direkte på disse produktlanceringer, organiserer vi hele vores kalender omkring dem for at opretholde koordinering på tværs af virksomheden. Vores samarbejdssessioner, arrangementer uden for kontoret, sociale arrangementer og pauser vil blive planlagt på forhånd og tilrettelagt omkring denne kalender."

Disse kommentarer indeholder nogle gode idéer til, hvordan man sikrer produktivitet, effektiv koordinering og positivt samarbejde med distancemedarbejdere, herunder:

• Implementer CRA-ledelsesmodellen for at hjælpe fjernarbejdere med at samles om en klar vision og et klart formål, der driver specifikke mål og leverancer.
• Hav en fælles kalender, virtuelle samarbejdsværktøjer eller software til mobil arbejdsstyring for at opretholde koordineringen mellem fjernteams (dette er en af mange fordele ved software til mobil arbejdsstyring).
• Gennemfør regelmæssige 1:1-opfølgninger med dine medarbejdere, som giver dig indsigt i hinandens aktiviteter, men uden detailstyring. Se min guide til 1:1-møder med skabelon for hjælp.
• Brug Liz Lockhart Lances rammeværk for kaskaderende mål til at hjælpe dig med at opstille opnåelige, målbare mål.

Det er også vigtigt tidligt i ansættelsen at tydeliggøre dine forventninger til distancemedarbejdernes produktivitet, specifikt under din onboardingproces for fjernmedarbejdere. Det hjælper med at sætte tonen og giver dem klare og målbare produktivitetsmålepunkter at stræbe efter.

Udfordring nr. 5: Kulturel mangfoldighed

Sidst, men bestemt ikke mindst, på listen over udfordringer ved at lede distancemedarbejdere er kulturel mangfoldighed.

Tjenester for registrerede arbejdsgivere har gjort det lettere at integrere internationale medarbejdere i organisationen, men der er stadig en del arbejde tilbage, før de føler sig som en værdsat del af kulturen.

Hvordan overvinder du udfordringen med at håndtere kulturelle forskelle blandt mangfoldige distancemedarbejdere?

Jeg har oplevet udfordringerne ved at lede medarbejdere fra forskellige kulturer, lige fra et team af mennesker i Japan til en 62-årig babyboomer, der arbejder hjemmefra i Oregon. 

Ligesom deres kulturer er hver udfordring unik og forskellig, men den kan overvindes ved hjælp af nogle generelle ledelsesprincipper:

• Vær nysgerrig, empatisk og åben over for at lære, når det gælder nye kulturer og forskellige måder at gøre tingene på.
• Tilpas din kommunikationsstil for at imødekomme forskellige kulturer, især når det gælder feedback til medarbejdere eller instruktioner.
• Gennemfør tværkulturel træning for at hjælpe medlemmer af fjernteams med bedre at forstå hinanden.
• Undgå stereotyper og antagelser, såsom at antage, at alle babyboomere er bange for teknologi, eller at alle asiater er gode til tal.
• Få indsigt i kulturelle forskelle ved at benytte eventuelle samarbejdspartnere, såsom en ekstern arbejdsgiver, der formelt ansætter medarbejderne.

Tilmeld dig nyhedsbrevet People Managing People

Hvis du vil vide mere om ledelse på afstand og hybridledelse, kan du tilmelde dig vores ugentlige nyhedsbrev for HR- og virksomhedsledere. Du modtager alt vores nyeste indhold, som kan hjælpe dig med at udvikle din karriere og skabe større effekt i din organisation.