Wie man eine Kandidatendatenbank aufbaut: 5-Schritte-Anleitung
Kandidatendatenbanken sind ausgezeichnete Werkzeuge, um die Time-to-Hire und Cost-per-Hire zu reduzieren, qualifiziertere Kandidaten zu finden und die organisatorische Effizienz zu steigern.
Wenn Sie eine Rekrutierungs-Kandidatendatenbank-Lösung in der Praxis implementieren möchten, sind Sie hier genau richtig!
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Kandidatendatenbank von Grund auf für Unternehmen und Agenturen aufbauen und pflegen können – mit vielen Tipps und Beispielen aus der Praxis.
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Was ist eine Kandidatendatenbank?
Kandidatendatenbanken sind Tools, um Informationen über Bewerber zu speichern, wie Kontaktdaten, Lebenslauf, Notizen usw., und dabei zu helfen, Beziehungen zu ihnen aufzubauen und sie später für verschiedene Rollen einzustellen.
Sie können zwei Arten von HR-Datenbanksystemen nutzen:
- Integrierte Datenbanken: Wenn Sie eine Stelle auf Plattformen wie LinkedIn oder Indeed ausschreiben, können Sie die Bewerberdaten einsehen und verwalten. Das sind kleine, auf die jeweilige App spezialisierte Kandidatendatenbanken.
- Zentrale Datenbanken: Eine zentralisierte Personaldatenbank sammelt Bewerber aus verschiedenen Quellen, wie eingehende Bewerbungen, Sourcing, Empfehlungen, Offline-Events usw. Große Unternehmen und Personalvermittlungen nutzen solche Lösungen.
Zentrale Datenbanken sind teurer, bieten aber weitaus umfangreichere Funktionen als integrierte Datenbanken, wie z.B. Suchfunktionen, Kommunikationshistorie, Einblicke in den Einstellungsprozess, automatisierte Datenpflege und Integrationen mit anderen Anwendungen. Am wichtigsten ist jedoch, wie Sie die Datenbank nutzen.
Laut Kirsi Maharaj, People & Culture Leader und Recruiting-Beraterin, gibt es zwei Ansätze für den Umgang mit Kandidatendatenbanken:
- Transaktional: Sie fügen alle Bewerber Ihrer Datenbank hinzu.
- Beziehungsorientiert: Sie wählen gezielt aus, wer in die Datenbank aufgenommen wird, und bauen dann langfristige Beziehungen zu diesen Personen auf. Personaldienstleister nutzen meistens diesen Ansatz. Ich leite eine Personalagentur und telefoniere gerne mit Kandidaten, um mehr über sie zu erfahren, ihre Persönlichkeiten einzuschätzen und schließlich die geeigneten in die Datenbank in unserer Recruiting-Agentur-Software aufzunehmen.
Vorteile einer Kandidatendatenbank
Da Sie nun wissen, was eine Kandidatendatenbank ist, wollen wir uns anschauen, warum Sie eine benötigen.
Der erste Vorteil ist, dass das Sourcing wesentlich einfacher wird.
Selbst mit spezialisierter Sourcing-Software kann die Suche nach Kandidaten frustrierend und zeitaufwändig sein, und die Ansprache unbekannter Personen ist immer schwieriger als die Kontaktaufnahme zu solchen, die Ihre Organisation schon kennen.
Es ist also eine klare Sache, eine Datenbank mit Kandidaten zu haben, über die Sie bereits Informationen und eine gewisse Beziehung besitzen.
Manchmal durchlaufen Bewerber fast den gesamten Einstellungsprozess, treten aber aus welchen Gründen auch immer am Ende doch nicht bei. Vielleicht fehlte ihnen Erfahrung in einem bestimmten Bereich und jemand anderes war besser qualifiziert.
Sie haben jedoch noch viele Informationen und haben hoffentlich einen guten Eindruck hinterlassen, sodass Sie sich bei einer passenden Position zu einem späteren Zeitpunkt wieder melden können.
Der zweite – damit verbundene – Vorteil ist die Ressourceneinsparung, da Sie weniger Zeit für das Sourcing aufwenden und weniger abhängig von anderen kostenpflichtigen Kanälen wie Personalagenturen, Jobbörsen und LinkedIn sind.
Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, Ihren Recruiting-Prozess kontinuierlich zu verbessern. Recruiting-Analytics-Software liefert wertvolle Einblicke, um Ihre Strategie weiter zu optimieren.
Gaurav Bhardwaj, Recruiting-Leiter bei Innovaccer, ist überzeugt: „Kandidatendatenbanken sind eine hervorragende Grundlage für aussagekräftige Analysen und Berichte. Sie können Ihren Recruiting-Prozess entsprechend anpassen. Sie können zum Beispiel Kanäle identifizieren, über die die besten Kandidaten kommen, und sich gezielt darauf konzentrieren, während Sie andere reduzieren.“
In meiner Agentur habe ich persönlich festgestellt, dass ich die besten Kandidaten aus branchenspezifischen Communities wie Slack-Gruppen und Subreddits wie Reddit bekomme. Dort kann man meist kostenlos offene Stellen posten, und es sind wenig genutzte Quellen – ganz im Gegensatz zu Indeed oder LinkedIn.
Daten aus der Kandidatendatenbank haben diese Erkenntnis überhaupt erst möglich gemacht.
Wie man eine Kandidatendatenbank aufbaut und verwaltet
Bevor wir uns in die Details des Aufbaus einer Kandidatendatenbank stürzen, sollten wir ein Thema betrachten, das oft zu kurz kommt: den Business Case für eine Kandidatendatenbank.
Sie wissen, dass Ihre Organisation in eine Datenbank investieren sollte. Aber es wird nicht passieren, solange Sie das nicht Ihren Führungskräften vermitteln können.
Und die einzige Sprache, die sie verstehen, sind Zahlen!
Bei ihrem früheren Unternehmen stellt Kirsi fest, dass sie über 150.000 $ für Vermittlungsgebühren ausgegeben hatten. Hätten sie dieses Budget in eine Datenbank umgeleitet, hätten sie ihre Abhängigkeit von LinkedIn, Agenturen usw. verringert und eine Verbesserung bei wichtigen Recruiting-KPIs festgestellt.
Boom! Ihr CEO hat die Investition in ein hochentwickeltes Kandidaten-Datenbanksystem genehmigt!
Also los, bauen wir jetzt unsere Datenbank!
Schritt eins: Herausfinden, welche Tools man nutzt
Kandidaten-Datenbanken können von äußerst einfach bis unglaublich komplex reichen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie man sie implementieren kann.
Ich verwende ein Bewerbermanagementsystem (ATS) namens Zoho Recruit, um Stellen auszuschreiben, Bewerbungen zu erhalten und Daten potenzieller Kandidaten zu speichern.
Es gibt außerdem eine Vielzahl von Recruiting-CRMs und sogar Recruitment-Marketing-Plattformen, die vergleichbare Leistungen bieten und Sie beim Recruitment-Marketing unterstützen.
Wenn das Budget sehr knapp ist, können Sie eine Google-Tabelle als Kandidaten-Datenbank in Betracht ziehen, aber ich würde das nicht empfehlen. Es ist aufwendig in der Skalierung, Sie benötigen separate Recruiting-Automatisierungssoftware, und es fehlen die unterstützenden Funktionen, die spezialisierte Recruiting-Software mitbringt.
Ist Ihr Budget jedoch begrenzt, sind Recruiting-Lösungen für kleine Unternehmen in der Regel günstiger und definitiv ausgefeilter als Google Sheets oder Excel.
Schritt zwei: Kandidatendaten erfassen
Kandidatendaten können aus verschiedenen Quellen in Ihre Datenbank aufgenommen werden. Bewerbungen, Empfehlungen, aktives Sourcing/Outreach, Lebensläufe von Agenturen, Jobbörsen usw. sind beliebte Wege.
Je weiter eine Person im Bewerbungsprozess fortschreitet, desto mehr Informationen haben Sie über sie. Achten Sie darauf, dass diese Informationen ordnungsgemäß erfasst und gespeichert werden.
Ein ‘geheimer’ Tipp, den ich nutze, um passive Kandidaten zu gewinnen, ist die Einrichtung von „Initiativbewerbungen“ auf der Karriereseite meines Unternehmens. So können Menschen ihre Daten auch dann einreichen, wenn nicht aktiv Stellen ausgeschrieben sind – und diese Informationen landen in Ihrer Datenbank.
Damit Sie das umsetzen können, sollten Sie nach einem Recruiting-System mit benutzerfreundlichen Tools für das Jobbörsen-Management suchen.
Schritt drei: Datenhygiene
Datenhygiene ist ein entscheidender Faktor für den Nutzen Ihrer Recruiting-Datenbank. Zu viele oder schlecht gepflegte Daten erschweren es, die passenden Kandidaten zu finden und Erkenntnisse zu gewinnen.
Definieren Sie zunächst strenge Kriterien, wer überhaupt in die Datenbank aufgenommen wird. Zum Beispiel: Nur neue Kandidaten, die alle im Stellenprofil geforderten Voraussetzungen erfüllen, werden aufgenommen – oder nur Personen, die ein Probeprojekt absolviert haben, usw.
Als Nächstes sollten Sie regelmäßig sicherstellen, dass alle Felder ausgefüllt und die richtigen Datentypen eingegeben sind. Halten Sie zudem Lebenslauf und Kontaktdaten der Kandidaten auf dem aktuellen Stand.
Die Schulung der Mitarbeitenden im Unternehmen ist dafür essenziell, da Sie die Felder und Daten Ihrer Datenbank für Nachverfolgung und Berichterstattung nutzen.
Abschließend empfiehlt es sich, Kandidaten anhand ihrer Fähigkeiten oder anderer Merkmale zu markieren, damit Sie später leichter boolesche Abfragen und fortgeschrittene Suchen durchführen können.
Die besten HRIS-Zertifizierungen vermitteln wichtige Fähigkeiten zur Organisation und Nutzung von Kandidaten-Datenbanken.
Schritt vier: Gesetzeskonform handeln
Der Umgang mit Nutzerdaten ist ein sehr sensibles Thema. Fehler können zu erheblichen Geldstrafen führen.
Haben Sie Kandidaten aus der EU oder dem Vereinigten Königreich in Ihrer Datenbank, müssen Sie sich an die DSGVO halten – und für Personen aus Kalifornien gilt der CCPA.
Sie müssen immer die Einwilligung der Kandidat:innen einholen, bevor Sie deren Daten aufnehmen, eine Option zur Löschung auf Wunsch anbieten und personenbezogene Daten entsprechend der geltenden Gesetze löschen.
In Kanada müssen Sie beispielsweise die Daten eines Kandidaten spätestens alle zwei Jahre löschen.
Schritt fünf: Kandidaten regelmäßig einbinden
Kandidaten regelmäßig und angemessen einzubinden ist die beste Möglichkeit, Beziehungen zu ihnen aufzubauen. Hier finden Sie einige Methoden, die Sie nutzen können:
- Fügen Sie sie zu Unternehmens-Newslettern hinzu und teilen Sie relevante Nachrichten wie Unternehmensupdates, Mitarbeitergeschichten usw.
- Veranstalten Sie persönliche Veranstaltungen und Webinare
- Führen Sie Umfragen während des gesamten Bewerbungsprozesses durch, um sie einzubinden und Daten zu erfassen
- Führen Sie Networking-Gespräche mit den vielversprechendsten Kandidaten (insbesondere mit Führungskräften)
Ich füge vielversprechende Kandidaten einigen meiner Slack-Gruppen hinzu, um mit ihnen in Kontakt zu bleiben. Es ist schneller und bequemer als E-Mail und führt zu einer persönlicheren Kandidaten-Erfahrung.
Sie können Kandidaten auch alle 6 - 12 Monate kontaktieren und sich dabei auf die DSGVO berufen.
Fazit
Eine Kandidatendatenbank ist ein unverzichtbarer Teil des Recruiting-Stacks. Und das Beste daran ist, dass der Aufbau ziemlich einfach ist und es zahlreiche Tools gibt, die dabei helfen.
Denken Sie daran: Allein eine Datenbank zu haben reicht nicht aus. Entscheidend ist, wie Sie sie nutzen. Sie ist ein hervorragendes Werkzeug, um Ihren Arbeitsalltag zu erleichtern und KPIs zu verbessern.
