Wie man einen Manager einstellt: Ein Leitfaden für Personalvermittler
Die Einstellung eines Managers ist eine entscheidende Aufgabe, die den Erfolg Ihres Unternehmens maßgeblich beeinflussen kann. Ein großartiger Manager kann ein Team zu neuen Höchstleistungen führen, während ein schlechter Manager für Chaos und geringe Moral sorgen kann.
Zertifizierte Recruiter-Programme können HR-Teams darauf vorbereiten, die Komplexität der Einstellung von Führungskräften zu meistern. Aber was können Sie jetzt sofort tun?
In diesem Artikel helfe ich Ihnen dabei, den Prozess der Manager-Einstellung anhand eines schrittweisen Vorgehens und meiner eigenen Erfahrungen effektiv zu durchlaufen.
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Was macht einen guten Manager aus?
Im Jahr 2023 zeigte eine Umfrage des Pew Research Center, dass 80% der amerikanischen Arbeitnehmer ihren direkten Manager oder Vorgesetzten als gut, sehr gut oder ausgezeichnet bewerteten.
Für die restlichen 20% weiß ich nur zu gut, wie sie sich gefühlt haben.
Vor einigen Jahren arbeitete ich in einem mittelständischen Unternehmen mit etwa 200 Mitarbeitern. Eines Tages unterhielt ich mich in der Mittagspause mit einer Kollegin, Janine, darüber, welche Erfahrungen jeder von uns mit seinen Managern machte. Ich erinnere mich, wie groß der Unterschied zwischen unseren Erlebnissen war.
Janine erzählte von ihren Tagen unter einer Führungskraft, die ein Talent dafür hatte, das große Ganze zu sehen und das Team zu inspirieren. Diese Managerin war eine echte Stütze, hörte immer zu und gab konstruktives Feedback.
Als Janine ein besonders herausforderndes Projekt zu bewältigen hatte, konnte sie ihre Managerin um Rat und klare, umsetzbare Tipps bitten. Dieses Verständnis stärkte ihr Vertrauen in die eigene Arbeit. Die Stimmung im Team war gut, alle fühlten sich wertgeschätzt und motiviert.
Die andere Erfahrung
Ich hingegen machte mit meinem früheren Vorgesetzten weniger positive Erfahrungen. Er war oft unnahbar, kommunizierte selten klar und rühmte sich regelmäßig der Erfolge des Teams, gab aber die Schuld bei Misserfolgen – die meist auf seine ständigen Störungen im Arbeitsablauf zurückzuführen waren – an andere weiter.
Dies führte zu einem toxischen Arbeitsklima, in dem Schuldzuweisungen an der Tagesordnung waren und ich sowie der Rest meines Teams sich entmutigt und nicht wertgeschätzt fühlten. Der andauernde Stress und fehlende Rückhalt bewegten schließlich viele talentierte Mitarbeitende, mich eingeschlossen, dazu, sich nach neuen Chancen umzusehen.
Aus dem Vergleich unserer Erfahrungen habe ich mitgenommen, wie tiefgreifend ein Manager das Wohlbefinden und die Produktivität seines Teams beeinflussen kann.
Ein Führungsstil förderte Wachstum und Zufriedenheit, der andere kann als Missmanagement beschrieben werden und schuf ein schädliches Umfeld, das Potenziale bremste und Mitarbeiter vertrieb.
Die Einhaltung von rechtlichen Standards im Recruiting bei der Manager-Einstellung stellt sicher, dass Unternehmen teure Fehler vermeiden und ihre Glaubwürdigkeit bewahren.
5 Eigenschaften eines guten Managers
Was einen guten Manager ausmacht, ist ziemlich subjektiv. Für manche ist es die Fähigkeit, so zu kommunizieren, dass man sich wohl oder geschätzt fühlt. Für andere ist es Transparenz und die Fähigkeit, bei Entscheidungen das große Ganze im Auge zu behalten.
Für die Expertin für Talententwicklung und Performance, Elena Agaragimova, gibt es jedoch einige unverzichtbare Anforderungen hinsichtlich Persönlichkeit und Erfahrung des Kandidaten.
„Ich bewerte, welche Teams diese Person bereits geführt hat, in welchen Rahmenbedingungen (remote/hybrid), wie sie den Erfolg ihres Teams gemessen hat, wie sie das Wachstum und die Beförderungen im Team geplant hat und wie hoch die Mitarbeiterbindung im Team ist“, sagt sie.
„Außerdem schaue ich auf deren zwischenmenschliche Fähigkeiten – wie sie Stakeholder managen und interne wie externe Beziehungen gestalten. Es ist auch wichtig zu verstehen, wie sie ihr Team durch Veränderungen führen. Ich möchte wissen, wie sie Veränderungen im eigenen Leben begegnen, wie sie ihr Wohlbefinden priorisieren, um den Anforderungen der Arbeit zu begegnen, welche Reaktionen sie auf Stress und Konflikte zeigen, wie sie mit Misserfolgen umgehen. Diese Aspekte sind gute Indikatoren dafür, wie sie mit ihren Teammitgliedern umgehen werden.“
Es gibt zwar keine einfache Antwort darauf, was einen guten Manager ausmacht, aber so würde ich es betrachten.
Führungskompetenzen
Klingt vage genug? Gut, lassen Sie uns das noch etwas präzisieren. Eine gute Führungskraft weiß, dass ihre Rolle darin besteht, Dinge zu gestalten – seien es Verbindungen zwischen Kollegen, Pläne für ein neues Produkt, Projektteams oder ein Gefühl der Zugehörigkeit innerhalb des Teams.
Aber wahrscheinlich ist die wichtigste Führungsqualität die Selbstwahrnehmung. Meine ich damit das Verständnis dafür, wie das eigene Verhalten, die eigenen Emotionen und Ängste das Team und die Kollegen im Management beeinflussen? Oder meine ich die Kenntnis der eigenen Stärken und Schwächen in Bezug auf Anpassungsfähigkeit, Zuhörvermögen und Zeitmanagement? Die Antwort ist: ja, all das.
Als Führungskraft befinden Sie sich auf einer Ebene, auf der Sie wissen müssen, wann brutale Ehrlichkeit angebracht ist, wann delegiert werden sollte, wann Sie offen für neue Herausforderungen sein sollten und wie Sie Ihre Mitarbeitenden in unterschiedlichsten Situationen unterstützen, damit sie aufblühen können. Führungskompetenz ist ein äußerst aufgeladener Begriff. Überlegen Sie also, welche Fähigkeiten die Führungspersonen auszeichneten, die Sie in Ihrer Laufbahn am meisten beeindruckt haben, und entwickeln Sie eine eigene Definition davon, wie eine gute Führungskraft für Ihr Team aussehen sollte.
„Die allerbesten Führungskräfte, mit denen ich gearbeitet habe oder die ich selbst hatte, sind Menschenmenschen“, sagt Chris Williams, ehemaliger Vice President of HR bei Microsoft, nach seiner jüngsten Ask the Expert-Session. „Sie sind diejenigen, die mich als Menschen verstanden haben. Man kann das ein Stück weit vermitteln, aber die Wahrheit ist: Es gibt einfach Menschen, die bleiben Stinkstiefel.“
Kommunikationsfähigkeit
Genau, Kommunikation ist keine Fertigkeit. Es ist eine Fähigkeit. Menschen können sie erlernen, aber je weiter Sie in der Führungs- und Managementebene aufsteigen, desto mehr wird es sich wie etwas anfühlen, das man entweder besitzt oder eben nicht.
Das klingt einschränkend und ist sicherlich keine populäre Meinung. Jeder möchte glauben, dass Kommunikationsfähigkeit etwas ist, das man sich aneignen kann. Aber Tatsache ist: Das Wichtigste an Ihrer Kommunikation ist, dass sie authentisch ist.
Gute Führungskräfte kommunizieren auf ihre eigene Art und sorgen dafür, dass ihre Botschaften für jeden Kontakt zugänglich sind. Sie versuchen nicht, einem Führungs-Guru nachzueifern oder Tipps aus einem Buch über bessere Führung umzusetzen. Sie überlegen sich keine Methoden, um sich beliebt zu machen (peinliche Witze, gespieltes Lachen etc.) und sie zeigen stets Respekt vor der Zeit und den Bemühungen anderer in ihrer Art der Kommunikation.
Einfach gesagt: Es ist eine Fähigkeit, denn wenn jemand mit sich selbst und seiner Art der Kommunikation im Reinen ist, lernt er, wie er das Beste aus den Menschen herausholt – auf eine Weise, die zu seiner Persönlichkeit passt – und ist somit auf seine eigene Weise ein wirkungsvoller Kommunikator im Management.
Wenn ich jemanden für eine Leitungsposition einstelle, achte ich auf eine gewisse Selbstsicherheit und ein gutes Selbstwertgefühl – ohne dabei überheblich zu wirken. Es klingt wie ein schmaler Grat, auf dem sich die Person bewegen muss, aber ich stelle hier keinen Junior Analysten ein. Ich suche jemanden, der die Fähigkeit hat, ein Team zu begeistern und mitzureißen.
Problemlösungskompetenz
Wenn Probleme auftreten – und das werden sie –, an wen wenden sich die Leute? An Führungskräfte, genau. Und Probleme werden auftreten: Sei es zwischen Teams, bei der Zeiteinteilung, durch schlechte Leistungen, verpasste Termine oder Missverständnisse. Das passiert einfach.
Wie ein Managementkandidat darüber denkt, ist fast genauso wichtig wie das, was er dann tut. In der Praxis gibt es viele Einflussfaktoren – der Kontext oder das Umfeld einer Situation, Anweisungen von weiter oben in der Organisation usw. Der Ausgangspunkt ist jedoch, wie jemand denkt, und es gibt einige wichtige Interviewfragen, mit denen Sie Einblick in das Denkvermögen gewinnen können. Zum Beispiel:
- Können Sie von einer Situation berichten, in der Ihr Team mit einer bedeutenden Herausforderung konfrontiert war? Wie sind Sie vorgegangen und welche Schritte haben Sie unternommen, um das Problem zu lösen?
- Erzählen Sie mir von einer Zeit, in der Sie eine schwierige Entscheidung treffen mussten, die bei Ihrem Team unpopulär war. Wie sind Sie damit umgegangen und was war das Ergebnis?
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie ein potenzielles Problem erkannt haben, bevor es zu einer größeren Angelegenheit wurde. Welche Maßnahmen haben Sie ergriffen und wie haben Sie Ihre Erkenntnisse dem Team kommuniziert?
- Wie gehen Sie mit Konflikten im Team um? Können Sie ein Beispiel nennen, bei dem Sie erfolgreich als Vermittler aufgetreten sind und was das Ergebnis war?
- Können Sie ein Beispiel für ein Projekt nennen, das nicht wie geplant verlaufen ist? Was waren die Schlüsselfaktoren und wie haben Sie Ihr Team dazu geführt, die Herausforderungen zu überwinden?
Emotionale Intelligenz
Die Fähigkeit zur Empathie hilft uns in vielen Lebensbereichen, aber offensichtlich nirgends mehr als im Umgang mit anderen Menschen. Und als Führungskraft besteht der Großteil Ihrer Aufgaben daraus, genau mit Menschen umzugehen.
Ein hoher EQ hilft Kandidat:innen, die Abwehr- und Bewältigungsmechanismen anderer zu durchdringen, die oft als Barrieren für eine positive Kommunikation auftreten, und Schlüsselbeziehungen aufzubauen, die Zusammenarbeit und Kreativität fördern.
Um die emotionale Intelligenz einer Person einzuschätzen, geht es teilweise darum, auch die eigene emotionale Kompetenz als Interviewende:r zu schärfen und sehr genau darauf zu achten, wie auf situative Fragen reagiert wird. Achten Sie auch auf den Stil der nonverbalen Kommunikation, nicht nur auf gesagte Worte. Das gibt Ihnen einen Einblick, wie sicher die Person mit schwierigen Fragen und komplexen Szenarien umgeht.
Entscheidungsfähigkeit
Der schwierigste Teil jeder Führungsposition ist, Entscheidungen treffen zu müssen. Entscheidungen, die Folgen nach sich ziehen, die die Arbeit anderer beeinflussen, die Leistungen beeinflussen und die Mitarbeitende dazu bringen, etwas Unbequemes oder Neues zu wagen.
Das gehört einfach zum Job dazu. Um einschätzen zu können, ob jemand dazu in der Lage ist, stellt man oft ein hypothetisches Szenario vor, in dem die Person eine klare Entscheidung treffen und ihre Beweggründe erläutern soll. Es ist natürlich wichtig, im Gespräch zu sehen, wie jemand in Echtzeit reagiert und welche Art von Entscheidung er trifft. Doch ein ganz entscheidender Schritt, den Sie hier nicht auslassen sollten, ist das Einholen von Referenzen – fragen Sie gezielt nach der Entscheidungsfähigkeit der Person.
Von jemand anderem davon zu hören, kann Ihnen auch Einblick darin geben, wie diese Person ihre Entscheidungen kommuniziert und von ihren Kolleg:innen wahrgenommen wird.
9 Schritte zur Einstellung einer Führungskraft
Okay, Sie wissen im Grunde, wonach Sie suchen, aber bevor wir zu weit gehen, legen wir den Prozess offen dar, damit Sie alles auf dem Schirm haben, was zu erledigen ist.
Sie können Führungspositionen effizient mit Recruiting-Software für kleine Unternehmen oder kostenlosen Recruiting-Lösungen besetzen, die auf die Bedürfnisse Ihres wachsenden Teams abgestimmt sind.
Oder so erledigen Sie alles selbst:
Schritt 1: Definieren Sie die Rolle und Anforderungen
Beginnen Sie damit, die Verantwortlichkeiten und Erwartungen an die Führungsposition klar zu definieren. Identifizieren Sie die wesentlichen Fähigkeiten und Qualifikationen, die für die Stelle erforderlich sind. Dies hilft dabei, Kandidat:innen anzuziehen, die gut passen.
Schritt 2: Erstellen Sie eine überzeugende Stellenbeschreibung
Eine effektive Stellenbeschreibung zu schreiben, ist entscheidend, um qualifizierte Kandidat:innen zu gewinnen. Heben Sie Vorteile und Möglichkeiten der Rolle hervor, etwa berufliche Entwicklung, Unternehmenskultur und besondere Benefits, die Ihr Unternehmen bietet.
Schritt 3: Kandidat:innen finden
Nutzen Sie verschiedene Strategien für das Recruiting, darunter interne und externe Jobbörsen, Social-Media-Recruiting, Mitarbeiterempfehlungen und professionelle Netzwerke.
Mitarbeiterempfehlungen und die Berücksichtigung interner Kandidat:innen sind äußerst wertvoll, da diese die Unternehmenskultur und Abläufe bereits kennen.
Tools für Mitarbeiterempfehlungen können den Empfehlungsprozess automatisieren und es Mitarbeitenden erleichtern, qualifizierte Personen für offene Stellen weiterzuempfehlen.
Schritt 4: Vorauswahl und Shortlisting
Sie können die CV-Screening-Funktionen Ihrer Recruiting-Software nutzen, um Top-Kandidat:innen zu identifizieren. Wenn Sie Ihren Ablauf mit der Technologie optimiert haben, führen Sie erste Telefon- oder Video-Interviews durch, um die Liste weiter einzugrenzen.
Das spart Zeit und Ressourcen in der intensiveren Interviewphase.
Die Optimierung Ihres Recruiting-Funnels mit Plattformen zur Lebenslauf-Analyse hilft, ungeeignete Kandidat:innen früh auszusieben.
Schritt 5: Durchführung von Interviews
Zunächst ist ein effizientes Tool zur Interviewplanung entscheidend, um Interviews auf Führungsebene ohne Lücken oder Überschneidungen zu organisieren.
Strukturieren und führen Sie ausführliche Interviews durch, um Kandidat:innen umfassend zu bewerten. Nutzen Sie Verhaltens- und situative Fragen, um ihre Führungskompetenzen und den Umgang mit realen Situationen abzufragen.
Mariya Hristova, People and Operations Lead bei Focaldata, stellt gezielte Fragen „um zu verstehen, wie Kandidat:innen für Führungspositionen über die Motivation von Teams, Management und Leistung denken.“ Fragen wie:
- Wie balancieren Sie das Management eines Teams mit individuellen Bedürfnissen, während Sie gleichzeitig sicherstellen, dass Sie die Unternehmenskultur wahren?
- Erklären Sie, woran Sie erkennen, dass jemand nicht zur Stelle passt, anstatt dass Sie den richtigen Coaching-Ansatz vielleicht nicht gefunden haben?
- Erzählen Sie mir von einem Fall, in dem Sie eine leistungsschwache Person zu einer Top-Performance gebracht haben? (vor allem wichtig bei Manager:innen mit 3-4 Jahren oder mehr Erfahrung)
- Wie motivieren Sie Ihre Teams und können Sie mir ein Beispiel geben, wann diese Methode für Sie am effektivsten war?
„Im Allgemeinen sollte mindestens die Hälfte der Bewertung (abhängig von der Rolle) den Führungsqualitäten gewidmet sein – sowohl bei der Leitung von Menschen als auch bei der strategischen Führung“, sagt Hristova.
Während des Interviews möchten Sie natürlich im Gespräch präsent sein. Agaragimova hat jedoch einige Tipps, worauf Sie achten sollten.
Schritt 6: Bewertung von Fähigkeiten und Kompetenzen
Sie können Assessments und Tests nutzen, um die Fähigkeiten der Kandidatinnen und Kandidaten zu bewerten. Integrieren Sie praktische Übungen und stellenbezogene Aufgaben, um zu sehen, wie sie sich in Situationen verhalten, denen sie später im Job begegnen würden.
Die Nutzung von Einstellungstests ist eine weitere Möglichkeit, um Ihre Einschätzung der Kompetenzen weiter zu verfeinern.
Software für Einstellungstests kann hier helfen, indem sie individuelle Assessments, automatisierte Bewertung und Berichterstellung für mehr Effizienz sowie Integrationsmöglichkeiten mit Personalmanagementsystemen bietet.
Schritt 7: Überprüfung von Referenzen und Hintergrund
Überprüfen Sie den beruflichen Werdegang und die Referenzen der Kandidatinnen und Kandidaten, um deren Glaubwürdigkeit sicherzustellen. Es gibt eine Vielzahl von Software-Lösungen für Hintergrundüberprüfungen und Programme für Referenzprüfungen, mit denen speziell entwickelte Tools für diese Aufgabe eingesetzt werden können.
Schritt 8: Das Angebot unterbreiten
Machen Sie ein Stellenangebot und verhandeln Sie die Rahmenbedingungen wirkungsvoll. Eine klare Kommunikation in dieser Phase ist entscheidend, um Erwartungen zu steuern und Missverständnisse zu vermeiden.
Schritt 9: Onboarding des neuen Managers
Sorgen Sie für einen reibungslosen Start und eine erfolgreiche Integration der neuen Führungskraft, indem Sie umfassende Schulungen und Ressourcen bereitstellen. Ein gut strukturierter Manager-Onboarding-Prozess hilft ihnen, sich schnell einzugewöhnen und zum Erfolg des Teams beizutragen.
Beurteilung Ihrer Führungskandidatin bzw. Ihres Führungskandidaten
Gut, Sie haben also die Schritte, die Sie befolgen werden – aber worauf achten Sie eigentlich im Hinblick darauf, wie die Person zur Rolle und zu Ihrem Unternehmen passt?
Es gibt ein paar Dinge, die ich dabei im Kopf behalte, aber zunächst ein wichtiger Vorbehalt: Als jemand, der an der Auswahl einer Führungskraft beteiligt war, während ich selbst in der Position tätig war, die die neue Person später übernehmen sollte, suche ich nicht nach einem Abbild von mir selbst oder jemandem aus dem bisherigen Team.
Auch wenn das verlockend klingt, kann jemand, der ähnliche Eigenschaften wie die aktuellen Teammitglieder besitzt, die Vielfalt von Perspektiven und Erfahrungen einschränken und weniger zur Teamkultur beitragen als eine Person mit einem anderen Hintergrund – sei es kulturell oder durch bisherige Erfahrungen.
Bedeutung von Branchenerfahrung
Eine Führungskraft mit Branchenerfahrung kann direkt durchstarten. Sie versteht die spezifischen Besonderheiten und Herausforderungen der Branche, was zu effektiverem Management und schnellerer Problemlösung führt.
Zum Beispiel kennt eine Führungskraft mit Erfahrung im Einzelhandel die saisonalen Entwicklungen und das Kundenverhalten, die in diesem Sektor einzigartig sind.
Gleichzeitig gefallen Ihnen vielleicht einige der Gewohnheiten nicht, die neue Führungskräfte mitbringen, oder ihr Wunsch, Prozesse aus ihrem früheren Unternehmen zu übernehmen, die nicht zu Ihrer Organisation passen. Überlegen Sie sorgfältig, wie wichtig Branchenerfahrung für den Erfolg ist und ob die Person anpassungsfähig genug erscheint, um sich zu verändern.
Kulturelle Übereinstimmung
Die Werte einer Führungskraft an die Unternehmenskultur anzupassen, trägt entscheidend zum langfristigen Erfolg bei. Im Einstellungsprozess können Sie die kulturelle Übereinstimmung beurteilen, indem Sie Fragen zu ihren Werten, ihrer Arbeitsmoral und ihrem Umgang mit bestimmten Situationen stellen.
Wenn Sie eine Testaufgabe bereitstellen, sollte ein Ziel darin bestehen, zu prüfen, wie gut ihre Denkweise mit der Arbeitsweise Ihrer Teams harmoniert.
So stellen Sie sicher, dass sie gut ins Team passen und positiv zur Unternehmenskultur beitragen.
Schließlich kann es auch wertvoll sein, einen kollaborativen Einstellungsprozess einzuführen, da so verschiedene Perspektiven aus dem Unternehmen dazu beitragen können, wie diese Person mit der kulturellen Identität der Organisation harmoniert.
Bewährte Erfolgsgeschichte
Die Bewertung der bisherigen Leistungen und Erfolge einer Kandidatin oder eines Kandidaten ist ein guter Indikator für dessen mögliches Abschneiden in Ihrer Organisation.
Über das Einholen von Referenzen und Erfahrungsberichten ehemaliger Arbeitgeber hinaus, um Einblicke in Arbeitsmoral und Erfolge zu gewinnen, sollten Sie den Kandidaten oder die Kandidatin ermuntern, eine strukturierte Antwort zu geben, die den Erfolg detailliert beschreibt.
Im Folgenden habe ich ein Beispiel für die Art von Struktur erstellt, die Sie anstreben sollten.
Erfolg: Erfolgreiche Leitung eines bereichsübergreifenden Teams beim Launch einer neuen Produktlinie, was den Unternehmensumsatz um 25 % steigerte.
Details:
- Leitung eines bereichsübergreifenden Teams mit 15 Mitgliedern aus den Bereichen Marketing, Produktentwicklung und Vertrieb.
- Einführung agiler Projektmanagementmethoden, um den Produktentwicklungsprozess zu beschleunigen.
- Durchführung von Marktforschung sowie Analyse von Kundenfeedback, um wichtige Funktionen und Verbesserungen zu identifizieren.
- Abstimmung mit Lieferanten und Budgetverantwortung, sodass das Projekt termingerecht und im Kostenrahmen abgeschlossen wurde.
- Entwicklung und Umsetzung einer umfassenden Marketingstrategie, was innerhalb von sechs Monaten nach Produkteinführung zu einer Umsatzsteigerung von 25 % führte.
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