Mitarbeitendendaten: Typen, Verwendungen und bewährte Methoden
Kürzlich hat People Managing People mit einer Reihe von HR-Führungskräften darüber gesprochen, wie HR einen größeren Einfluss in Organisationen ausüben kann.
Nahezu alle betonten die Bedeutung der Nutzung von Daten für fundierte Entscheidungsfindung, was mit dem Aufstieg des Fachgebiets People Analytics einhergeht.
Mitarbeiterdaten werden aus rechtlichen Gründen benötigt, aber sie erzählen auch eine Geschichte darüber, was in Ihrer Organisation passiert, und dienen als Richtungsgeber für Ihre Talentmanagement-Strategie.
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Doch was sind Mitarbeiterdaten eigentlich genau und wie werden sie erfasst? Und welche ethischen Überlegungen gibt es, sowie wie bleiben die Daten sicher?
Arten von Mitarbeiterdaten
Beginnen wir unsere Reise durch die Welt der Mitarbeiterdaten mit einem genaueren Blick auf die verschiedenen Arten von Datenpunkten, mit denen wir täglich zu tun haben.
Wir tauchen hier nicht in komplexe Datentheorien ein – sehen Sie dies eher als lockere Lunch-and-Learn-Session.
Persönliche Informationen:
- Die Grundlagen: Name, Geburtsdatum, Adresse usw.
Beschäftigungsinformationen:
- Stellenbeschreibung, Jobtitel und Abteilung
- Eintrittsdatum
- Beschäftigungsdetails und Status (Vollzeit, Teilzeit, Vertrag, usw.)
- Vergütungsdetails (Gehalt, Boni, Sozialleistungen)
- Arbeitsort und Bürozuordnung
Bildungs- und beruflicher Hintergrund:
- Akademische Qualifikationen (Abschlüsse, besuchte Schulen)
- Berufliche Zertifizierungen
- Frühere Berufserfahrung
Leistungs- und Beschäftigungsverlauf:
- Leistungsbeurteilungen und Bewertungen
- Arbeitsaufträge und Projekte
- Gehaltsverlauf
- Beförderungen und Versetzungen
- Disziplinarmaßnahmen und Abmahnungen
Zeiterfassung und Anwesenheitsnachweise:
- Stundenzettel und Anwesenheitsaufzeichnungen
- Überstunden- und Abwesenheitsanträge
- Mitarbeiterzeiten und Anwesenheitshistorie
Leistungen und Vergütung:
- Informationen zur Krankenversicherung
- Einzelheiten zur Altersvorsorge
- Aktienoptionen oder Beteiligungsprogramme
- Angaben zur Steuerabzugsberechnung
- Abzüge und Beiträge
Notfallkontaktinformationen:
- Namen und Kontaktdaten der nächsten Angehörigen oder Notfallkontakte
Vielfalt und demografische Informationen:
- Geschlecht
- Rasse/Ethnie
- Behinderungsstatus
- Veteranenstatus (falls relevant)
Personalinformation
- Personalbestand
Rechtliche und Compliance-Dokumente:
- Arbeitsverträge
- Verschwiegenheitsvereinbarungen (NDAs)
- Geheimhaltungsvereinbarungen
- I-9-Formulare (Nachweis der Beschäftigungsberechtigung)
- Steuerformulare (W-4, W-2, 1099, usw.)
Leistungskennzahlen und Ziele:
- Leistungskennzahlen (KPIs)
- Ziele und Zielsetzungen
- Leistungsbeurteilungen einschließlich Leistungsdaten
- Leistungsverbesserungspläne (PIPs)
Schulung und Weiterbildung:
- Schulungsverlauf und Zertifikate
- Kompetenz- und Fähigkeitsbewertungen
Austritts- und Kündigungsunterlagen:
- Austrittsgespräche
- Beschäftigungsdauer
- Kündigungsgründe
- Informationen zur letzten Vergütung und zu den Leistungen
Mitarbeiterengagement
- Feedback aus Umfragen
- Feedback aus Interviews
- Employee Net Promoter Score
Recruiting-Kennzahlen
- Einstellungsquelle
- Annahmequote von Jobangeboten
- Kosten pro Einstellung
- Zeit bis zur Einstellung
Die oben genannten Daten können auf immer ausgefeiltere Weise kombiniert werden, um Prozesse sowie die gesamte Employee Experience zu verbessern.
Zum Beispiel könnten Sie sich die Fluktuationsraten bestimmter demografischer Gruppen ansehen oder prüfen, ob Mitarbeitende kurz nach einer Beförderung das Unternehmen verlassen.
Anschließend können Sie diese Daten den relevanten Stakeholdern präsentieren und Ressourcen entsprechend zuweisen.
Warum sind Mitarbeiterdaten nützlich?
Mitarbeiterdaten sind entscheidend, um kluge Personalentscheidungen zu treffen und die Einhaltung von Arbeitsgesetzen, Steuervorschriften und Datenschutzbestimmungen sicherzustellen.
Organisationen müssen beispielsweise genaue Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten pflegen, einschließlich gezahlter Löhne, Steuerabzüge und Arbeitgeberbeiträge, um gesetzeskonform zu bleiben und die ordnungsgemäße Berichterstattung an Behörden zu gewährleisten.
Das ist zwar der langweilige Teil, aber wie eingangs angedeutet, können Mitarbeiterdaten wie Demografie, Fluktuationsraten und andere HR-Kennzahlen genutzt werden, um eine Geschichte darüber zu erzählen, was in Ihrer Organisation passiert und um daraus strategische Entscheidungen abzuleiten.
So hat beispielsweise IBM eine tiefgehende Analyse der Mitarbeiterfluktuation durchgeführt, um Schlüsselfaktoren für den Personalwechsel zu ermitteln. Sie fanden heraus, dass Mitarbeitende, die häufig reisten, eine 2,4-mal höhere Fluktuationsrate aufwiesen als jene, die selten reisten.
Zudem zeigten Mitarbeitende der Personalabteilung eine höhere Tendenz, das Unternehmen zu verlassen. Diese Erkenntnisse ermöglichten es IBM, gezielt Maßnahmen zu ergreifen und Strategien zur Senkung der Fluktuation zu entwickeln.
Wie sammelt man Mitarbeiterdaten?
Die gute Nachricht ist: Mit den richtigen Tools ist das Sammeln all dieser Daten ziemlich unkompliziert.
Personalinformationssystem (HRIS)
Ein HRIS hilft Ihnen, alle Mitarbeiterdaten digital und zentral zu organisieren und zu speichern, sodass sie leicht zugänglich und aktuell sind.
Es automatisiert alltägliche Personalaufgaben wie die Zeiterfassung und Verwaltung von Mitarbeiterakten und ermöglicht es, mit wenigen Klicks Berichte zu erstellen, um Trends zu erkennen oder gesetzeskonform zu bleiben.
Personalmanagementsystem (HRMS)
Ein HRMS ist eine umfassendere Lösung als ein HRIS und integriert zusätzliche Geschäftsbereiche. Es unterstützt nicht nur die Datenerfassung, sondern fördert auch die Personalplanung, Lohnabrechnung und Einhaltung von Compliance-Vorgaben.
Bewerbermanagementsysteme (ATS)
Eine Schlüsselrolle in der frühen Phase der Datenerfassung – insbesondere während der Rekrutierung – kommt dem ATS zu. Es erleichtert die Erfassung von Daten zu Qualifikationen, Erfahrungen und Interview-Feedback potenzieller Kandidaten. Diese Daten können nach der Einstellung eines neuen Mitarbeitenden in das HRIS oder HRMS übertragen werden.
People Analytics Software
Spezialisierte People Analytics Software ermöglicht es Ihnen nicht nur, Mitarbeiterdaten zu erfassen, sondern auch zu analysieren, um Erkenntnisse über Trends in der Belegschaft, Leistungskennzahlen und prädiktive Analysen zu gewinnen. Oft hoch spezialisiert, ermöglichen diese Tools HR-Teams, strategische Entscheidungen zu treffen, die den Unternehmenserfolg vorantreiben.
Recruiting-Analytik-Software
Spezialisierte Recruitment Analytics Software, ausgestattet mit fortschrittlichen Recruitment-Analytik-Funktionen, um tief in den Einstellungsprozess einzutauchen.
HR-Profis und Recruiting-Teams nutzen diese, um Einblicke in ihre Rekrutierungsstrategien zu gewinnen und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
Umfragen und Mitarbeitergespräche
Methoden wie Umfragen, Skip-Level-Meetings und Bleibegespräche liefern wertvolles Feedback, Meinungen und Vorschläge von Mitarbeitenden.
Diese qualitativen Daten aus Tools wie Mitarbeiter-Umfragesoftware ergänzen die quantitativen Daten, die im HRIS/HMRS gespeichert sind, und bieten eine ganzheitliche Sicht auf Mitarbeitererfahrungen und -wahrnehmungen.
Leistungsbeurteilungssoftware
Leistungsmanagement-Tools helfen dabei, wichtige Mitarbeiterdaten wie Ziele, Feedback, Beurteilungen und Entwicklungspläne an einem zugänglichen Ort zu verfolgen und zu speichern.
Das macht es einfacher, Trends zu erkennen, Wachstum zu unterstützen und fundierte Entscheidungen über Beförderungen oder Schulungen zu treffen.
Best Practices für Mitarbeiterdaten
Die Verwaltung von Mitarbeiterdaten ist ein Balanceakt zwischen der Einhaltung von Best Practices und der Gewährleistung von Datensicherheit, der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und einem ethischen Umgang mit Ihrer Belegschaft.
Best Practices für Datenhygiene
Datenhygiene ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Qualität, Genauigkeit und Nützlichkeit Ihrer Daten. Schlechte Datenhygiene kann zu Fehlern, Ineffizienzen und verpassten Chancen führen.
Das sollten Sie tun:
- Datengenauigkeit und -integrität: Halten Sie genaue und aktuelle Mitarbeiterunterlagen. Überprüfen und auditieren Sie die Daten regelmäßig, um deren Genauigkeit sicherzustellen. Ungenaue Daten können zu Fehlern bei Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und Problemen (z. B. Katastrophen) führen.
- Datenspeicherungsrichtlinien: Entwickeln Sie klare Richtlinien, wie lange Mitarbeiterdaten gespeichert und wann sie sicher gelöscht oder archiviert werden sollen. So stellen Sie die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen sicher und reduzieren Datenansammlungen.
- Datenentsorgung: Folgen Sie bei der Entsorgung von physischen oder elektronischen Aufzeichnungen sicheren Verfahren zur Datenvernichtung. Papierdokumente schreddern und elektronische Medien sicher löschen, um Datenlecks zu verhindern.
- Datensicherung: Sichern Sie Mitarbeiterdaten regelmäßig, um Datenverlust bei Systemausfällen oder Datenkorruption vorzubeugen. Testen Sie die Wiederherstellungsprozesse, um die Datenwiederherstellbarkeit sicherzustellen.
Sicherheit
Sicherheit betrifft uns alle und ist besonders wichtig, wenn es um die Sicherung sensibler Unternehmensdaten geht.
Beachten Sie dazu folgende Best Practices für den Umgang mit Sicherheit:
- Regelmäßige Risikoanalysen der Daten: Führen Sie regelmäßige Bewertungen von Risiken und Schwachstellen Ihrer Daten durch, um potenzielle Bedrohungen und Schwächen im Datenmanagement zu identifizieren und geeignete Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Benötigen Sie Unterstützung bei der Implementierung solcher Systeme, wenden Sie sich an einen Data Governance Consultant, um sich die nötige Unterstützung zu sichern.
- Vorfallreaktionsplan: Entwickeln und dokumentieren Sie einen umfassenden Vorfallreaktionsplan, um Datenpannen oder Sicherheitsvorfälle umgehend zu adressieren. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden die notwendigen Schritte im Falle einer Datenpanne kennen, und verankern Sie dieses Vorgehen in Ihrer Unternehmenskultur.
- IT-Sicherheitsmaßnahmen: Setzen Sie robuste IT-Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Firewalls und Multi-Faktor-Authentifizierung zum Schutz sensibler Informationen ein.
- Zugriffskontrolle: Implementieren Sie strenge Zugriffskontrollen, um einzuschränken, wer auf Mitarbeiterdaten zugreifen darf. Sie sollten den Zugriff ausschließlich autorisiertem Personal entsprechend ihrer Rolle und Verantwortung gewähren. Überprüfen und aktualisieren Sie die Zugriffsberechtigungen regelmäßig, um das Risiko von Datenpannen zu minimieren.
- Risikomanagement bei Anbietern und Dritten: Wenn Sie HR-Software von Drittanbietern oder Dienstleistungen nutzen, sollten Sie Sorgfalt walten lassen und deren Datenschutzpraktiken überprüfen. Achten Sie beispielsweise auf Zertifizierungen wie ISO 27001, SOC 2 und stellen Sie sicher, dass sie dieselben Datenschutzstandards erfüllen, wie Sie sie intern anwenden.
- Datenschutz-Compliance: Bleiben Sie über Datenschutzvorschriften wie DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung), CCPA (California Consumer Privacy Act) und andere relevante Gesetze informiert. Stellen Sie sicher, dass Sie Mitarbeiterdaten im Einklang mit diesen Vorschriften erheben, speichern und verarbeiten. Denken Sie daran, erforderlichenfalls eine Einwilligung einzuholen.
- Protokollierung und Prüfpfade: Führen Sie Protokolle und Prüfpfade über Datenzugriffe und Änderungen. Diese Aufzeichnungen helfen bei der Untersuchung von Sicherheitsvorfällen und dienen als Nachweis für die Einhaltung von Datenschutzvorschriften.
Ethik
Stellen Sie ethische Überlegungen in den Mittelpunkt Ihrer Datenverarbeitung, um Fairness, Respekt und Vertrauen in den Praktiken Ihrer Organisation zu gewährleisten.
- Fördern Sie verantwortungsbewusste Datenpraktiken von Anfang an (Mitarbeitereinarbeitung) und unterbinden Sie jeglichen Missbrauch oder die unbefugte Weitergabe von Mitarbeiterinformationen.
- Holen Sie eine informierte Einwilligung von Mitarbeitenden ein, bevor Sie deren Daten erfassen und verarbeiten. Seien Sie transparent darüber, wie die Daten verwendet werden, und stellen Sie verständliche Datenschutzhinweise bereit.
- Schulungen für HR-Fachleute und Mitarbeiter/innen, wie Daten gespeichert werden und die besten Praktiken für Datenschutz. Fördern Sie eine Kultur des Datenschutzbewusstseins in Ihrem Arbeitsumfeld, um das Risiko versehentlicher Datenoffenlegung zu minimieren.
Mitarbeiterdaten: Wer sie leichtfertig behandelt, riskiert viel
Im Arbeitsalltag sammeln und verwalten wir zahlreiche Mitarbeiterdaten, und es ist wichtig, daran zu denken, dass es sich hierbei nicht um eine Belanglosigkeit handelt, die man nach Belieben behandeln oder ignorieren kann.
Das Management von Mitarbeiterdaten ist eine vielschichtige Aufgabe, die eine sensible Balance zwischen rechtlicher Compliance, Datensicherheit und ethischen Überlegungen erfordert. Diese Aufgabe ist nichts für schwache Nerven.
Denken Sie also daran: Wenn es um Mitarbeiterdaten geht, ist übertriebene Vorsicht besser als Nachlässigkeit. Das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden und der Ruf Ihrer Organisation hängen davon ab.
Um das Thema nicht allzu ernst enden zu lassen: Mitarbeiterdaten sind auch wie eine Superkraft, die HR dazu verhelfen kann, ein strategischerer Partner zu werden. Sie dürfen dabei sogar ein wenig Spaß haben.
Lesen Sie, wie Sie Daten am besten präsentieren können, in Liam Reeses ausgezeichnetem Artikel über HR-Datenanalyse.
Verbessern Sie Ihre Datenkompetenz, indem Sie an einer Konferenz für People Analytics teilnehmen oder einen HR-Analytics-Kurs und/oder eine Zertifizierung im Records Management absolvieren.
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