Mitarbeiterdaten: Arten, Verwendungszwecke und Best Practices

Finn Bartram

on May 7, 2026

Haben Sie das Gefühl, Ihnen fehlen Daten über Daten? Nutzen Sie diesen Leitfaden, um Mitarbeiterdaten zu verstehen und zu erfahren, wie sie Ihrem Unternehmen zugutekommen können.

TABLE OF CONTENTS Arten Warum sind Mitarbeiterdaten nützlich? Wie sammelt man Mitarbeiterdaten? Best Practices

Kürzlich sprach People Managing People mit einer Reihe von HR-Führungskräften darüber, wie das Personalwesen einen größeren Einfluss in Organisationen ausüben kann.

Fast alle von ihnen betonten die Wichtigkeit, Daten als Grundlage für Entscheidungen zu nutzen – ein Zeichen für den Aufstieg der Disziplin People Analytics.

Mitarbeiterdaten sind aus rechtlichen Gründen erforderlich, aber sie erzählen auch eine Geschichte darüber, was in Ihrem Unternehmen geschieht und leiten Ihre Talentmanagement-Strategie.

Doch was genau sind Mitarbeiterdaten und wie erfassen Sie diese? Und welche ethischen Überlegungen gibt es und wie halten Sie die Daten sicher?

Arten von Mitarbeiterdaten

Beginnen wir unsere Reise durch die Welt der Mitarbeiterdaten mit einem genaueren Blick auf die verschiedenen Datenpunkte, mit denen wir täglich zu tun haben.

Wir steigen hier nicht in komplexe Datentheorie ein – sehen Sie dies vielmehr als eine lockere Lunch-and-Learn-Session.

Persönliche Informationen:

Die Grundlagen: Name, Geburtsdatum, Adresse und so weiter.

Beschäftigungsinformationen:

Stellenbeschreibung, -titel und Abteilung
Eintrittsdatum
Beschäftigungsdetails und Status (Vollzeit, Teilzeit, Vertrag usw.)
Vergütungsdetails (Gehalt, Boni, Zusatzleistungen)
Arbeitsort und Bürozuweisung

Ausbildung und beruflicher Werdegang:

Akademische Qualifikationen (Abschlüsse, besuchte Schulen)
Berufliche Zertifikate
Frühere Berufserfahrung

Leistung und beruflicher Werdegang:

Leistungsbeurteilungen und -bewertungen
Arbeitsaufträge und Projekte
Gehaltsverlauf
Beförderungen und Versetzungen
Disziplinarmaßnahmen und Abmahnungen

Zeiterfassung und Anwesenheitsaufzeichnungen:

Stundenzettel und Anwesenheitsaufzeichnungen
Überstunden- und Abwesenheitsanträge
Historie von Arbeitszeiten und Anwesenheit

Leistungen und Vergütung:

Informationen zur Krankenversicherung
Details zum Pensionsplan
Aktienoptionen oder Beteiligungsprogramme
Informationen zur Steuerabzugsberechnung
Abzüge und Beiträge

Notfallkontaktinformationen:

Namen und Kontaktdaten der Angehörigen oder Notfallkontakte

Vielfalt und demografische Informationen:

Geschlecht
Rasse/Ethnie
Behinderungsstatus
Status als Veteran (falls relevant)

Personaldaten

Personalbestand

Rechtliche und Compliance-Dokumente:

Arbeitsverträge
Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs)
Vertraulichkeitsvereinbarungen
I-9-Formulare (Nachweis der Arbeitsberechtigung)
Steuerformulare (W-4, W-2, 1099, etc.)

Leistungskennzahlen und Ziele:

Leistungskennzahlen (KPIs)
Ziele und Zielsetzungen
Leistungsbeurteilungen einschließlich Leistungsdaten
Pläne zur Leistungsverbesserung (PIPs)

Schulung und Entwicklung:

Schulungsverlauf und Zertifizierungen
Kompetenz- und Fähigkeitsbewertungen

Austritts- und Kündigungsunterlagen:

Austrittsgespräche
Beschäftigungsdauer
Kündigungsgründe
Informationen zur Schlusszahlung und zu Leistungen

Mitarbeiterbindung

Rückmeldungen aus Umfragen
Rückmeldungen aus Interviews
Mitarbeiter-Netto-Promoter-Score

Kennzahlen im Recruiting

Einstellungsquelle
Annahmequote von Jobangeboten
Kosten pro Neueinstellung
Dauer bis zur Einstellung

Die obigen Daten lassen sich auf immer fortschrittlichere Weise kombinieren, um Prozesse und das gesamte Mitarbeitererlebnis zu verbessern.

So könnten Sie beispielsweise die Fluktuationsrate in bestimmten demografischen Gruppen prüfen oder analysieren, ob Mitarbeitende kurz nach einer Beförderung das Unternehmen verlassen.

Anschließend können Sie diese Daten den entsprechenden Stakeholdern präsentieren und Ressourcen gezielt zuweisen.

Warum sind Mitarbeiterdaten nützlich?

Mitarbeiterdaten sind entscheidend, um fundierte Personalentscheidungen zu treffen und die Einhaltung von Arbeitsgesetzen, Steuervorschriften und Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten.

Zum Beispiel müssen Organisationen genaue Lohn- und Gehaltsunterlagen führen, einschließlich gezahlter Löhne, Steuerabzüge und Arbeitgeberbeiträge, um steuerkonform zu bleiben und eine ordnungsgemäße Meldung an Behörden sicherzustellen.

Das ist der langweilige Teil, aber wie im Einleitungstext angedeutet, können Mitarbeiterdaten wie Demografie, Fluktuationsraten und andere HR-Kennzahlen genutzt werden, um eine Geschichte darüber zu erzählen, was in Ihrer Organisation passiert, und darauf aufbauend strategische Entscheidungen zu treffen.

So hat beispielsweise IBM eine umfassende Analyse der Mitarbeiterfluktuation durchgeführt, um Schlüsselfaktoren für Kündigungen zu identifizieren. Dabei stellte sich heraus, dass Mitarbeitende, die häufig reisen mussten, eine 2,4-mal höhere Fluktuationsrate aufwiesen als jene, die selten unterwegs waren.

Außerdem zeigten Mitarbeitende in der Personalabteilung eine höhere Tendenz, das Unternehmen zu verlassen. Diese Erkenntnisse ermöglichten es IBM, gezielt auf spezifische Problemfelder einzugehen und Strategien zur Senkung der Fluktuation zu entwickeln.

Wie lassen sich Mitarbeiterdaten erfassen?

Die gute Nachricht ist: Die Erfassung all dieser Daten ist ziemlich unkompliziert, sofern die richtigen Tools vorhanden sind.

Personalinformationssystem (HRIS)

Ein HRIS hilft dabei, sämtliche Mitarbeiterdaten digital an einem zentralen Ort zu organisieren und zu speichern, sodass diese leicht zugänglich und aktuell gehalten werden können.

Es automatisiert alltägliche HR-Aufgaben wie das Tracking von Abwesenheiten und die Verwaltung von Personalakten. Zudem lassen sich schnelle Auswertungen durchführen, um Trends zu erkennen oder die Einhaltung von Arbeitsgesetzen sicherzustellen.

Personalmanagementsystem (HRMS)

Ein HRMS ist eine noch umfassendere Lösung, die über ein HRIS hinausgeht und weitere Geschäftsbereiche integriert. Es unterstützt nicht nur bei der Datenerhebung, sondern auch bei der Personalplanung, Gehaltsabrechnung und dem Einhalten gesetzlicher Vorgaben.

Bewerbermanagementsysteme (ATS)

Solche Systeme spielen eine entscheidende Rolle in der frühen Phase der Datenerhebung, insbesondere während des Bewerbungsprozesses. Ein ATS erleichtert die Erfassung von Daten zu Qualifikationen, Erfahrungen und Feedback aus Vorstellungsgesprächen. Nach der Einstellung können diese Daten in ein HRIS oder HRMS übertragen werden.

People-Analytics-Software

Spezialisierte People-Analytics-Software ermöglicht es Ihnen nicht nur, Mitarbeitendendaten zu erfassen, sondern auch zu analysieren, um Einblicke in Trends in der Belegschaft, Leistungskennzahlen und prädiktive Analysen zu gewinnen. Oft hoch spezialisiert, unterstützen diese Tools HR-Teams dabei, strategische Entscheidungen zu treffen, die den Unternehmenserfolg fördern.

Recruiting-Analyse-Software

Spezialisierte Recruiting-Analyse-Software, entwickelt mit fortschrittlichen Recruitment-Analytics-Funktionen, um die Einstellungsprozesse im Detail zu analysieren.

HR-Fachkräfte und Recruiting-Teams nutzen diese, um Einblicke in ihre Rekrutierungsstrategien zu gewinnen und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Umfragen und Mitarbeitendengespräche

Methoden wie Umfragen, Skip-Level-Meetings und Bleibeinterviews liefern Ihnen wertvolles Mitarbeiter-Feedback, Einschätzungen sowie Vorschläge.

Diese qualitativen Daten aus Tools wie Mitarbeiter-Umfragesoftware ergänzen die quantitativen Daten, die im HRIS/HMRS gespeichert sind, und ermöglichen einen ganzheitlichen Überblick über die Erfahrungen und Wahrnehmungen der Mitarbeitenden.

Leistungsbeurteilungssoftware

Performance-Management-Tools helfen dabei, wichtige Mitarbeitendendaten wie Ziele, Feedback, Beurteilungen und Entwicklungspläne an einem zentralen Ort zu verfolgen und zu speichern.

Dadurch lassen sich Trends leichter erkennen, die Entwicklung unterstützen und fundierte Entscheidungen über Beförderungen oder Schulungen treffen.

Best Practices für Mitarbeiterdaten

Die Verwaltung von Mitarbeitendendaten ist ein Balanceakt: Es gilt, sich an Best Practices zu halten und gleichzeitig Datensicherheit, die Einhaltung von Vorschriften und einen ethischen Umgang mit Ihrer Belegschaft zu gewährleisten.

Best Practices für Datenhygiene

Datenhygiene ist unerlässlich, um die Qualität, Genauigkeit und Nützlichkeit Ihrer Daten zu gewährleisten. Schlechte Datenhygiene kann zu allerlei Fehlern, Ineffizienzen und entgangenen Chancen führen.

Das sollten Sie tun:

Genauigkeit und Integrität der Daten: Führen Sie stets genaue und aktuelle Personaldaten. Auditen und überprüfen Sie die Daten regelmäßig, um ihre Korrektheit sicherzustellen. Ungenaue Daten können zu Fehlern bei Gehaltsabrechnungen, Sozialleistungen und Problemen (also zum Desaster) führen.
Aufbewahrungsrichtlinien für Daten: Entwickeln Sie klare Richtlinien zur Datenaufbewahrung, die festlegen, wie lange Sie Mitarbeitendendaten aufbewahren und wann sie sicher gelöscht oder archiviert werden sollen. Dies gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und reduziert die Datenmenge.
Datenvernichtung: Wenn Sie physische oder elektronische Unterlagen entsorgen, halten Sie sichere Verfahren zur Datenvernichtung ein. Schreddern Sie Papierdokumente und löschen Sie elektronische Datenträger sicher, um Datenlecks zu verhindern.
Datensicherungen: Sichern Sie Mitarbeitendendaten regelmäßig, um Verlust bei Systemausfällen oder Datenbeschädigungen vorzubeugen. Testen Sie die Wiederherstellungsverfahren, um die Datenwiederherstellung sicherzustellen.

Profi-Tipp

Legen Sie einen Plan fest, um Ihre Dokumentation regelmäßig und in einem für Sie passenden Rhythmus abzuheften. Zum Beispiel: Wenn mein Team Änderungen an Mitarbeitendendaten verarbeitet, archivieren sie die Unterlagen jeweils direkt während der Bearbeitung, statt alles bis zum Ende des Tages aufzuheben und dann gesammelt abzulegen. Wir haben festgestellt, dass dies ein viel effektiverer Weg ist, um daran zu denken, alle Dokumente zur jeweiligen Änderung korrekt abzulegen. — Jessica Cieslinski, Human Resources Generalist, Arhaus

Sicherheit

Sicherheit geht uns alle an – und besonders wichtig ist es, die sensiblen Daten Ihres Unternehmens zu schützen.

Im Folgenden finden Sie einige Best Practices, die Sie beim Thema Sicherheit berücksichtigen sollten:

Regelmäßige Datenrisikoanalysen: Führen Sie regelmäßig Bewertungen von Datenrisiken und -schwachstellen durch, um potenzielle Bedrohungen und Schwächen in Ihren Datenmanagement-Praktiken zu erkennen und entsprechende Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Wenn Sie Unterstützung bei der Einrichtung solcher Systeme benötigen, wenden Sie sich an eine:n Data-Governance-Berater:in für die notwendige Unterstützung.

Vorfallreaktionsplan: Entwickeln und dokumentieren Sie einen umfassenden Vorfallreaktionsplan, um Datenpannen oder Sicherheitsvorfälle umgehend zu adressieren. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeitenden die notwendigen Schritte im Fall einer Datenpanne kennen, und verankern Sie dies in Ihrer Unternehmenskultur.
Cybersicherheitsmaßnahmen: Verwenden Sie robuste Cybersicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Firewalls und Multi-Faktor-Authentifizierung, um sensible Informationen zu schützen.
Zugangskontrolle: Implementieren Sie strenge Zugangskontrollen, um den Zugriff auf Personaldaten zu beschränken. Zugang sollte nur autorisiertem Personal entsprechend ihrer Funktion und Verantwortung gewährt werden. Überprüfen und aktualisieren Sie die Zugriffsrechte regelmäßig, um das Risiko von Datenpannen zu minimieren.
Risikomanagement von Dienstleistern und Dritten: Wenn Sie HR-Software von Drittanbietern oder entsprechende Dienstleistungen nutzen, führen Sie eine sorgfältige Prüfung der Datensicherheitsmaßnahmen dieser Anbieter durch. Achten Sie zum Beispiel auf Zertifizierungen wie ISO 27001 oder SOC 2 und darauf, dass diese die gleichen Datenschutzstandards erfüllen, die Sie auch intern anwenden.
Einhaltung der Datenschutzbestimmungen: Bleiben Sie stets über geltende Datenschutzgesetze wie die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung), den CCPA (California Consumer Privacy Act) und andere relevante Vorschriften informiert. Stellen Sie sicher, dass Sie Mitarbeitendendaten im Einklang mit diesen Regelungen erheben, speichern und verarbeiten. Beachten Sie, dass eine Einwilligung einzuholen ist, wenn dies erforderlich ist.
Audit-Trails und Protokollierung: Führen Sie Protokolle und Audit-Trails über Zugriffe auf Daten und Änderungen. Diese Aufzeichnungen helfen sowohl bei der Untersuchung von Sicherheitsvorfällen als auch beim Nachweis der Einhaltung von Datenschutzvorgaben.

Ethik

Stellen Sie ethische Überlegungen bei allen Aspekten Ihres Datenmanagements in den Vordergrund, um Fairness, Respekt und Vertrauen in die Praktiken Ihrer Organisation zu sichern.

Fördern Sie verantwortungsbewusste Datenpraktiken von Anfang an (Mitarbeitereinarbeitung) und unterbinden Sie jeglichen Missbrauch oder unbefugtes Teilen von Mitarbeitendendaten.
Holen Sie eine informierte Einwilligung der Mitarbeitenden ein, bevor Sie deren Daten erheben und verarbeiten. Erklären Sie transparent, wie die Daten verwendet werden, und stellen Sie verständliche Datenschutzhinweise bereit.
Schulungsprogramme für HR-Fachkräfte und Mitarbeitende über sichere Datenspeicherung und Best Practices im Datenschutz. Etablieren Sie eine Kultur des Datenschutzbewusstseins in Ihrem Arbeitsumfeld, um das Risiko unbeabsichtigter Datenoffenlegung zu minimieren.

Mitarbeitendendaten: Nachlässiger Umgang birgt Risiken

Im Arbeitsalltag erfassen und pflegen wir wie selbstverständlich zahlreiche Mitarbeitendendetails – doch es ist wichtig, sich immer vor Augen zu halten, dass dies keine beiläufige Aufgabe ist, die man einfach nebenbei machen kann.

Der Umgang mit Mitarbeitendendaten ist eine komplexe Aufgabe, die ein sensibles Gleichgewicht zwischen rechtlichen Vorgaben, Datensicherheit und ethischen Erwägungen erfordert. Es ist nichts für Zögerliche.

Denken Sie also daran: Beim Thema Mitarbeitendendaten gilt – besser zu vorsichtig als zu sorglos. Das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden und der Ruf Ihrer Organisation hängen davon ab.

Damit das Ganze nicht zu ernst klingt: Mitarbeitendendaten sind auch wie eine Superkraft, die HR zu einem strategischeren Partner machen können. Man darf damit sogar ein wenig Spaß haben.

Lesen Sie, wie Sie Daten am besten präsentieren, im exzellenten Artikel von Liam Reese zu HR-Datenanalyse.

Sie können Ihre Datenkompetenz auch erweitern, indem Sie an einer Fachtagung zu People Analytics teilnehmen oder einen HR-Analytics-Kurs und/oder eine Zertifizierung im Records Management absolvieren.

Mehr zu Mitarbeitendendaten und strategischem Talentmanagement finden Sie in unserem wöchentlichen Newsletter für HR- und Business-Leader. Sie erhalten all unsere aktuellen Beiträge, um Ihre Karriere voranzubringen und mehr Wirkung in Ihrer Organisation zu erzielen.

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