Mitarbeiterdaten: Arten, Verwendung und bewährte Verfahren
Kürzlich sprach People Managing People mit einer Reihe von Führungskräften im Personalwesen darüber, wie HR in Organisationen einen größeren Einfluss ausüben kann.
Fast alle von ihnen sprachen über die Bedeutung der Nutzung von Daten als Grundlage für Entscheidungen, was mit dem Aufstieg der Disziplin People Analytics einhergeht.
Mitarbeiterdaten werden aus rechtlichen Gründen benötigt, helfen aber auch dabei, eine Geschichte darüber zu erzählen, was in Ihrer Organisation geschieht, und unterstützen Ihre Talentmanagementstrategie.
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Aber was genau sind Mitarbeiterdaten und wie erfasst man sie? Welche ethischen Aspekte gilt es außerdem zu berücksichtigen und wie hält man die Daten sicher?
Arten von Mitarbeiterdaten
Beginnen wir unsere Reise durch die Welt der Mitarbeiterdaten mit einem genaueren Blick auf die verschiedenen Arten von Datenpunkten, mit denen wir täglich zu tun haben.
Wir tauchen hier nicht in die komplexe Datentheorie ein – betrachten Sie das eher als lockere Mittagspause mit Lerninhalten.
Persönliche Informationen:
- Die Grundlagen: Name, Geburtsdatum, Adresse und so weiter.
Beschäftigungsinformationen:
- Stellenbeschreibung, Berufsbezeichnung und Abteilung
- Eintrittsdatum
- Beschäftigungsdetails und -status (Vollzeit, Teilzeit, Vertrag usw.)
- Vergütungsdetails (Gehalt, Boni, Zusatzleistungen)
- Arbeitsort und Bürozuordnung
Ausbildung und beruflicher Hintergrund:
- Akademische Qualifikationen (Abschlüsse, besuchte Schulen)
- Berufliche Zertifizierungen
- Frühere Berufserfahrung
Leistungs- und Beschäftigungsverlauf:
- Leistungsbewertungen und Beurteilungen
- Arbeitsaufgaben und Projekte
- Gehaltsverlauf
- Beförderungen und Versetzungen
- Disziplinarmaßnahmen und Verwarnungen
Zeiterfassung und Anwesenheitsaufzeichnungen:
- Stundenzettel und Anwesenheitsaufzeichnungen
- Überstunden und Anträge auf Freistellung
- Arbeitszeit- und Anwesenheitsverlauf der Mitarbeiter
Zusatzleistungen und Vergütung:
- Informationen zur Krankenversicherung
- Details zur Altersvorsorge
- Aktienoptionen oder Aktienzuteilungen
- Informationen zum Steuerabzug
- Abzüge und Beiträge
Informationen zu Notfallkontakten:
- Namen und Kontaktdaten von nächsten Angehörigen oder Notfallkontakten
Informationen zu Vielfalt und Demografie:
- Geschlecht
- Ethnische Zugehörigkeit
- Grad der Behinderung
- Veteranenstatus (falls relevant)
Personalinformationen
- Anzahl der Mitarbeiter
Rechts- und Compliance-Dokumente:
- Arbeitsverträge
- Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs)
- Vertraulichkeitsvereinbarungen
- I-9-Formulare (Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung)
- Steuerformulare (W-4, W-2, 1099 usw.)
Leistungskennzahlen und Ziele:
- Wichtige Leistungsindikatoren (KPIs)
- Ziele und Vorgaben
- Leistungsbeurteilungen einschließlich Leistungsdaten
- Pläne zur Leistungsverbesserung (PIPs)
Schulung und Entwicklung:
- Schulungshistorie und Zertifizierungen
- Bewertungen von Fähigkeiten und Kompetenzen
Aufzeichnungen zu Ausscheiden und Beendigung:
- Austrittsgespräche
- Beschäftigungsdauer
- Gründe für die Beendigung
- Informationen zu abschließender Vergütung und Leistungen
Mitarbeiterengagement
- Feedback aus Umfragen
- Feedback aus Vorstellungsgesprächen
- Net Promoter Score der Mitarbeiter
Rekrutierungskennzahlen
- Quelle der Einstellung
- Annahmequote von Jobangeboten
- Kosten pro Einstellung
- Zeit bis zur Einstellung
Die oben genannten Daten können auf zunehmend fortschrittliche Weise kombiniert werden, um Prozesse und das gesamte Mitarbeitererlebnis zu verbessern.
Beispielsweise könnten Sie die Fluktuationsraten in bestimmten demografischen Gruppen untersuchen oder prüfen, ob Mitarbeiter kurz nach einer Beförderung kündigen.
Anschließend können Sie diese Daten den relevanten Stakeholdern präsentieren und Ressourcen entsprechend zuweisen.
Warum sind Mitarbeiterdaten nützlich?
Mitarbeiterdaten sind entscheidend, um fundierte Entscheidungen zur Belegschaft zu treffen und die Einhaltung von Arbeitsgesetzen, Steuervorschriften und Datenschutzbestimmungen sicherzustellen.
Beispielsweise müssen Organisationen genaue Gehaltsabrechnungsunterlagen führen, einschließlich gezahlter Löhne, einbehaltener Steuern und Arbeitgeberbeiträge, um die Steuergesetze einzuhalten und eine ordnungsgemäße Berichterstattung an staatliche Stellen sicherzustellen.
Das ist zwar der langweilige Teil, aber wie bereits in der Einleitung angedeutet, können Mitarbeiterdaten wie demografische Angaben, Fluktuationsraten und andere HR-Kennzahlen genutzt werden, um zu zeigen, was in Ihrer Organisation geschieht, und darauf basierend strategische Entscheidungen zu treffen.
Beispielsweise führte IBM eine eingehende Analyse der Mitarbeiterfluktuation durch, um die wichtigsten Faktoren zu ermitteln, die die Fluktuation beeinflussen. Dabei stellte das Unternehmen fest, dass Mitarbeiter, die häufig reisten, eine 2,4-mal höhere Fluktuationsrate aufwiesen als Mitarbeiter, die selten reisten.
Darüber hinaus zeigten Mitarbeiter in der Personalabteilung eine höhere Neigung zu kündigen. Diese Erkenntnisse ermöglichten es IBM, konkrete Probleme anzugehen und Strategien zur Verringerung der Fluktuation zu entwickeln.
So erfassen Sie Mitarbeiterdaten
Die gute Nachricht ist, dass die Erfassung all dieser Daten mit den richtigen Tools ziemlich unkompliziert ist.
Personalinformationssystem (HRIS)
Ein HRIS hilft Ihnen, alle Mitarbeiterdaten digital an einem zentralen Ort zu organisieren und zu speichern, sodass sie leicht abgerufen und aktualisiert werden können.
Es automatisiert alltägliche Personalaufgaben wie die Erfassung von Abwesenheiten und die Verwaltung von Mitarbeiterdaten. Außerdem können Sie schnell Berichte erstellen, um Trends zu erkennen oder die Einhaltung von Arbeitsgesetzen sicherzustellen.
Personalmanagementsystem (HRMS)
Ein HRMS ist eine umfassendere Lösung, die über ein HRIS hinausgeht, indem sie andere Geschäftsbereiche integriert. Es unterstützt nicht nur die Datenerfassung, sondern auch die Personalplanung, die Lohnabrechnung und das Compliance-Management.
Bewerbermanagementsysteme (ATS)
In den frühen Phasen der Datenerfassung, insbesondere während der Rekrutierung, spielt ein ATS eine entscheidende Rolle, da es die Erfassung von Daten zu den Qualifikationen, Erfahrungen und Interview-Feedbacks von Bewerber:innen ermöglicht. Sobald ein:e Bewerber:in eingestellt wurde, können diese Daten in ein HRIS oder HRMS übertragen werden.
Software für Personalanalysen
Spezialisierte Software für Personalanalysen ermöglicht es Ihnen, Mitarbeiterdaten nicht nur zu erfassen, sondern auch zu analysieren, um Erkenntnisse über Trends in der Belegschaft, Leistungskennzahlen und prädiktive Analysen zu gewinnen. Diese Lösungen sind häufig hochspezialisiert und ermöglichen es HR-Teams, strategische Entscheidungen zu treffen, die den Unternehmenserfolg fördern.
Software für Rekrutierungsanalysen
Spezialisierte Software für Rekrutierungsanalysen, die mit fortschrittlichen Funktionen für Rekrutierungsanalysen entwickelt wurde, um tiefgehende Einblicke in den Einstellungsprozess zu gewinnen.
HR-Fachkräfte und Rekrutierungsteams nutzen sie, um Erkenntnisse über ihre Rekrutierungsstrategien zu gewinnen und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
Umfragen und Mitarbeiterinterviews
Methoden wie Umfragen, Gespräche mit der nächsthöheren Führungsebene und Mitarbeiterbindungsgespräche liefern Ihnen wertvolles Feedback, Einschätzungen und Vorschläge von Mitarbeitenden.
Diese qualitativen Daten aus Tools wie Software für Mitarbeiterumfragen ergänzen die in HRIS/HMRS gespeicherten quantitativen Daten und vermitteln ein ganzheitliches Bild der Erfahrungen und Wahrnehmungen von Mitarbeitenden.
Software für Leistungsbeurteilungen
Tools für Leistungsmanagement helfen dabei, wichtige Mitarbeiterdaten wie Ziele, Feedback, Beurteilungen und Entwicklungspläne an einem zentralen, zugänglichen Ort zu erfassen und zu speichern.
Dadurch lassen sich Trends leichter erkennen, die Entwicklung fördern und fundierte Entscheidungen über Beförderungen oder Schulungen treffen.
Bewährte Verfahren für Mitarbeiterdaten
Die Verwaltung von Mitarbeiterdaten erfordert ein ausgewogenes Vorgehen, um bewährte Verfahren einzuhalten, die Datensicherheit und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten sowie die Belegschaft ethisch zu behandeln.
Bewährte Verfahren für Datenhygiene
Datenhygiene ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Qualität, Genauigkeit und Nutzbarkeit Ihrer Daten. Eine mangelhafte Datenhygiene kann zu allen möglichen Fehlern, Ineffizienzen und verpassten Chancen führen.
Das sollten Sie tun:
- Datengenauigkeit und -integrität: Halten Sie genaue und aktuelle Mitarbeiterdatensätze aufrecht. Führen Sie dazu regelmäßig Prüfungen und Überprüfungen der Daten durch, um ihre Genauigkeit sicherzustellen. Ungenaue Daten können zu Fehlern bei der Gehaltsabrechnung und bei Sozialleistungen sowie zu Problemen führen (d. h. zu einer Katastrophe).
- Richtlinien zur Datenaufbewahrung: Entwickeln Sie klare Richtlinien zur Datenaufbewahrung, in denen festgelegt wird, wie lange Sie Mitarbeiterdaten aufbewahren und wann sie sicher gelöscht oder archiviert werden sollten. Dies gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und reduziert die Datenflut.
- Datenentsorgung: Befolgen Sie bei der Entsorgung physischer oder elektronischer Aufzeichnungen sichere Verfahren zur Datenvernichtung. Schreddern Sie Papierdokumente und löschen Sie elektronische Datenträger sicher, um Datenlecks zu verhindern.
- Datensicherungen: Sichern Sie Mitarbeiterdaten regelmäßig, um bei Systemausfällen oder Datenbeschädigungen einen Verlust zu verhindern. Testen Sie die Verfahren zur Datenwiederherstellung, um die Wiederherstellbarkeit der Daten sicherzustellen.
Sicherheit
Sicherheit betrifft uns alle, und es ist besonders wichtig, die sensiblen Daten Ihrer Organisation zu schützen.
Vor diesem Hintergrund finden Sie hier einige bewährte Verfahren, die Sie bei der Behandlung von Sicherheitsfragen berücksichtigen sollten:
- Regelmäßige Datenrisikobewertungen: Führen Sie regelmäßige Bewertungen von Datenrisiken und Schwachstellen durch, um potenzielle Bedrohungen und Schwächen in Ihren Datenverwaltungspraktiken zu erkennen und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Wenn Sie Hilfe bei der Einrichtung dieser Systeme benötigen, wenden Sie sich an eine Beratung für Daten-Governance, um die notwendige Unterstützung zu erhalten.
- Plan zur Reaktion auf Vorfälle: Entwickeln und dokumentieren Sie einen umfassenden Plan zur Reaktion auf Vorfälle, um Datenschutzverletzungen oder Sicherheitsvorfälle umgehend zu beheben. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeitenden die im Falle einer Datenschutzverletzung zu befolgenden Schritte kennen, und verankern Sie den Plan in Ihrer Unternehmenskultur.
- Cybersicherheitsmaßnahmen: Setzen Sie robuste Cybersicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Firewalls und Multifaktor-Authentifizierung ein, um sensible Informationen zu schützen.
- Zugriffskontrolle: Führen Sie strenge Zugriffskontrollen ein, um einzuschränken, wer auf Mitarbeiterdaten zugreifen kann. Sie sollten den Zugriff nur autorisiertem Personal auf Grundlage seiner Rollen und Verantwortlichkeiten gewähren. Überprüfen und aktualisieren Sie die Zugriffsberechtigungen regelmäßig, um das Risiko von Datenschutzverletzungen zu minimieren.
- Risikomanagement für Anbieter und Dritte: Wenn Sie HR-Software oder -Dienstleistungen von Drittanbietern nutzen, führen Sie eine sorgfältige Prüfung durch, um deren Datensicherheitspraktiken zu bewerten. Achten Sie beispielsweise auf Zertifizierungen wie ISO 27001 und SOC 2 und stellen Sie sicher, dass sie dieselben Datenschutzstandards einhalten, die Sie intern befolgen.
- Einhaltung des Datenschutzes: Halten Sie sich über Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung), den CCPA (California Consumer Privacy Act) und andere relevante Gesetze auf dem Laufenden. Stellen Sie sicher, dass Sie Mitarbeiterdaten im Einklang mit diesen Vorschriften erheben, speichern und verarbeiten. Denken Sie daran, dass Sie, sofern erforderlich, eine Einwilligung einholen müssen. Für Fachkräfte, die für diese Anforderungen verantwortlich sind, können Compliance-Zertifizierungen dabei helfen, Fachkenntnisse in Bereichen wie Datenschutz und Datensicherheit zu formalisieren.
- Prüfpfade und Protokollierung: Führen Sie Prüfpfade und Protokolle über Datenzugriffe und Änderungen. Diese Aufzeichnungen können bei der Untersuchung von Sicherheitsvorfällen und beim Nachweis der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen hilfreich sein.
Ethik
Stellen Sie ethische Überlegungen in allen Aspekten Ihres Umgangs mit Daten in den Vordergrund, um Fairness, Respekt und Vertrauen in die Praktiken Ihrer Organisation zu gewährleisten.
- Fördern Sie von Anfang an verantwortungsvolle Datenpraktiken (bei der Einarbeitung von Mitarbeitenden) und wirken Sie jeglichem Missbrauch oder der unbefugten Weitergabe von Mitarbeiterinformationen entgegen.
- Holen Sie eine informierte Einwilligung der Mitarbeitenden ein, bevor Sie ihre Daten erheben und verarbeiten. Seien Sie transparent darüber, wie ihre Daten verwendet werden, und stellen Sie transparente Datenschutzhinweise bereit.
- Bieten Sie HR-Fachkräften und Mitarbeitenden Schulungsprogramme an zum Speichern von Daten und zu bewährten Datenschutzpraktiken. Fördern Sie in Ihrem gesamten Arbeitsumfeld eine Kultur des Datenschutzbewusstseins, um das Risiko einer versehentlichen Offenlegung von Daten zu minimieren.
Mitarbeiterdaten: Eine nachlässige Verwaltung kann Ihnen zum Verhängnis werden
Im Arbeitsalltag sammeln und verwalten wir ganz selbstverständlich eine Vielzahl von Mitarbeiterdaten. Dabei ist es wichtig zu bedenken, dass dies keine beiläufige Aufgabe ist, die man nach Belieben erledigen oder vernachlässigen kann.
Die Verwaltung von Mitarbeiterdaten ist eine vielschichtige Aufgabe, die ein sorgfältiges Gleichgewicht zwischen rechtlicher Compliance, Datensicherheit und ethischen Überlegungen erfordert. Sie ist nichts für schwache Nerven.
Denken Sie also daran: Bei Mitarbeiterdaten ist es besser, übervorsichtig zu sein, als nachlässig vorzugehen. Das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden und der Ruf Ihrer Organisation hängen davon ab.
Damit wir nicht mit einem so ernsten Ton enden, denken Sie auch daran, dass Mitarbeiterdaten wie eine Superkraft sind, die der HR dabei hilft, zu einem strategischeren Partner zu werden. Sie können damit sogar ein wenig Spaß haben.
Erfahren Sie in Liams Reeses ausgezeichnetem Artikel über die HR-Datenanalyse, wie Sie Daten am besten präsentieren können.
Vielleicht möchten Sie Ihre Datenkompetenz durch die Teilnahme an einer Konferenz zu People Analytics oder durch die Absolvierung eines HR-Analytics-Kurses und/oder einer Zertifizierung im Records Management erweitern.
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