Was ist ein HRMS-System? Funktionen, Vorteile und Hintergrund
Ein HRMS (Personalverwaltungssystem) ist eine Software, die dabei hilft, HR-Aufgaben wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Zusatzleistungen, Recruiting und Leistungserfassung zu optimieren. In diesem Artikel erläutere ich, was ein HRMS ist, wie es funktioniert und zeige Ihnen genau, wie es Ihre HR-Prozesse einfacher und effizienter gestalten kann.
Was ist ein HRMS?
Ein Personalverwaltungssystem (HRMS) ist eine Softwareanwendung, die von HR-Fachkräften bei der Verwaltung von Personal bzw. Mitarbeitenden eingesetzt wird. Es integriert mehrere miteinander verbundene HR-Funktionen in einer einzigen Plattform.
HRMS-Systeme unterstützen verschiedene Funktionen Ihrer Personalabteilung, darunter die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Recruiting, die Verwaltung von Zusatzleistungen, die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Mitarbeiterleistungsmanagement, Schulungen und die Erfassung von Kompetenzen.
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Was ist der Unterschied zwischen einem HRMS und einem HRIS?
HRIS ist ein Akronym für Personalinformationssystem und wird synonym mit HRMS verwendet. Die Verwendung des Begriffs reicht bis in die 1980er-Jahre zurück, als IT-Lösungen häufig als Managementinformationssysteme (MIS) bezeichnet wurden. Später, als Personalverwaltungssysteme weiterentwickelt wurden, wurde MIS durch HRIS ersetzt.
Heute, nach der weiteren technologischen Entwicklung von Personalverwaltungssystemen über die Speicherung von Mitarbeiterdaten hinaus, wird HRIS zur Beschreibung grundlegenderer Personalverwaltungssysteme verwendet, während der Begriff HRMS Systeme mit fortschrittlicheren Funktionen bezeichnet. Für jemanden wie einen HRMS-Analysten gibt es Überschneidungen bei den erforderlichen Kenntnissen, doch für den Erfolg in dieser Rolle sind spezialisierte Kenntnisse der jeweiligen Systeme notwendig.
Trotz der wichtigen Unterschiede zwischen HRIS und HRMS werden die beiden Begriffe häufig synonym verwendet, um die von einer Organisation zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten eingesetzte HR-Software zu beschreiben.
Geschichte des HRMS
Die Geschichte von HRMS-Systemen lässt sich bis in die 1970er-Jahre zurückverfolgen, als Unternehmen hofften, die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu automatisieren und ein besseres Workforce-Management einzuführen. Die Nutzung von Computern war damals noch eingeschränkt, und Unternehmen verließen sich bei der Durchführung von Mitarbeiterbewertungen auf manuelle Dateneingabe.
Mainframe-Computer kamen zum Einsatz, um Abzüge und Arbeitnehmereinkünfte zu berechnen, Verbindlichkeiten aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu verfolgen und Schecks auf Papier zu drucken.
Zu den ersten Unternehmen, die ein vollständiges HR-System entwickelten, gehörte PeopleSoft im Jahr 1987. Das System umfasste die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, die Verwaltung von Zusatzleistungen, Arbeitszeit und Anwesenheit, Mitarbeiter-Recruiting, Compliance-Berichte, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Vergütungsdetails. HR-Fachkräfte konnten nun den Lebenszyklus der Mitarbeitenden besser automatisieren und Entscheidungen zur Belegschaft verbessern.
Die rasante Entwicklung der Internetnutzung gegen Ende der 1990er-Jahre verbesserte HR-Prozesse. Stellenanzeigen auf Papier wurden schnell abgeschafft und durch elektronische Stellenbörsen ersetzt. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wurde bis zum Jahr 2000 vollständig elektronisch, als Self-Service-Funktionen für Mitarbeitende und Tools für Direktüberweisungen weit verbreitet waren.
Cloudbasierte HR-Dienste kamen etwa zu dieser Zeit auf, und in den 2010er-Jahren waren sie zum Standard geworden und für Organisationen jeder Größe zu erschwinglichen Preisen zugänglich.
Heute haben HRMS und HRIS sich vollständig durchgesetzt und integrieren weiterhin die neuesten Technologien. Beispielsweise verfügen KI-gestützte HRMS-Plattformen inzwischen über integrierte prädiktive Analysen und künstliche Intelligenz, die Organisationen bei Aufgaben wie der Erkennung von Trends in der Belegschaft und der Analyse von Bewerberprofilen während des Recruitings unterstützen.
Funktionen eines HRMS
Ein HRMS hilft Ihrer HR-Funktion, effizienter und genauer zu arbeiten, indem es sichere Aufzeichnungen führt und grundlegende Prozesse automatisiert. Ein gut entwickeltes HRMS unterstützt HR-Teams in den folgenden Bereichen:
Verwaltung des Mitarbeiterlebenszyklus
Das beste HRMS unterstützt Mitarbeitende während ihres gesamten Beschäftigungslebenszyklus – von der Bewerbung über laufende Schulungen und Beförderungen bis hin zur Verwaltung von Zusatzleistungen. Die Mitarbeiterverwaltung kann auch die Erfassung, Speicherung und Analyse von Dokumenten und Daten der Belegschaft umfassen.
Eine weitere beliebte Funktion von HRMS ist der Self-Service für Mitarbeitende, der es ihnen ermöglicht, auf ihre eigenen Informationen zuzugreifen und diese zu aktualisieren, Urlaub zu beantragen usw.
Personalmanagement
Funktionen für das Workforce-Management in einem HRMS helfen Unternehmen dabei, Mitarbeiterpläne, Anwesenheit und Arbeitslastverteilung effizient zu verwalten. Durch Automatisierung und Echtzeitaktualisierungen minimieren sie Konflikte, gewährleisten die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und erhalten die Produktivität der Belegschaft. Fortschrittliche Analysen ermöglichen eine bessere Prognose des Ressourcenbedarfs, senken Kosten und verbessern die betriebliche Effizienz.
Es gibt auch eigenständige Workforce-Management-Systeme, falls Sie nur das benötigen.
Mitarbeiterengagement
Ein HRMS kann dazu beitragen, dass Ihre Mitarbeiter engagiert bleiben, indem es sie beim Erwerb neuer Fähigkeiten, bei der Entwicklung eines Karrierewegs und bei der Anerkennung (z. B. durch Beurteilungen oder Auszeichnungen) unterstützt. Einstellungen, Kündigungen und der Ruhestand sollten nicht die einzigen Gelegenheiten sein, mit Mitarbeitern in Kontakt zu treten. Ein HRMS erleichtert positive Feedbackzyklen, kontinuierliches Wachstum und persönliche Zufriedenheit.
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Eine der wichtigsten Funktionen von HRMS-Software war seit ihrer Einführung die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Über die Self-Service-Funktionen im HRMS-System können Mitarbeiter freiwillige Abzüge und Steuerabzüge ändern, Konten für direkte Einzahlungen verwalten und außerdem ihre Verdienstabrechnungen abrufen.
Leistungsmanagement
HRMS-Plattformen enthalten häufig Werkzeuge, um klare Mitarbeiterziele festzulegen, sie an den Unternehmenszielen auszurichten und regelmäßige Leistungsbeurteilungen durchzuführen. Diese Systeme bieten strukturierte Feedbackmechanismen und helfen Führungskräften dabei, Stärken und Verbesserungsbereiche in Echtzeit zu erkennen. Indem sie eine kontinuierliche Entwicklung fördern, unterstützen sie das berufliche Wachstum und stellen sicher, dass Mitarbeiter engagiert und motiviert bleiben.
Personalplanung
Um Top-Talente zu halten und das Mitarbeiterengagement zu verbessern, übernehmen die meisten Unternehmen die Optimierung ihrer Belegschaft, damit diese während Veränderungen widerstandsfähig bleibt (manchmal auch als Human-Capital-Management oder Personalplanung bezeichnet). HRMS-Systeme können Ihnen die Geschäftsinformationen liefern, die Sie benötigen, um zu erkennen, was in Ihrer Belegschaft funktioniert und was verbessert werden muss.
Vorteile eines HRMS
HRMS-Systeme gelten als eine Art zentraler HR-Software. Sie helfen heute dabei, reibungslos funktionierende Unternehmen am Laufen zu halten. Zu den Vorteilen eines HRMS gehören:
Zeitersparnis
HR-Spezialisten müssen nicht mehr so viel Zeit für routinemäßige Aktualisierungen aufwenden, beispielsweise für die manuelle Aktualisierung von Mitarbeiterinformationen. HRMS-Systeme erfassen und integrieren alle Informationen präzise in das System.
Genauigkeit
Fehlerfreie Finanzdatenberichte gehören zu den zahlreichen Vorteilen, die Organisationen durch den Einsatz moderner HRMS-Systeme genießen konnten.
Self-Service für Mitarbeiter
Sichere Self-Service-Funktionen, die in HRMS-Systeme integriert sind, haben zu einer höheren Produktivität geführt. Es wird weniger Zeit damit verschwendet, HR-Fachleute zu Dingen zu konsultieren, die bereits über die HRMS-Systeme zugänglich sind. Mitarbeiter können beispielsweise Formulare wie W-2-Formulare problemlos selbst abrufen und außerdem Zahlungsabrechnungen erstellen.
Zentralisierte Speicherung
Alle Mitarbeiterdaten werden an einem Ort integriert, sodass sie mit wenigen Klicks abgerufen und geteilt werden können. Dies verbessert die Sicherheit sensibler Informationen, da der Zugriff auf verschiedene Dateien und Informationen verschlüsselt und durch zugewiesene Berechtigungen geschützt werden kann.
Berichterstellung nach Bedarf
Das Teilen von Berichten mit anderen Abteilungen ist so einfach wie ein Klick mit der Computermaus. Es entfällt die mühsame Arbeit, verschiedene Excel-Tabellen sortieren zu müssen.
Fördert eine Self-Service-Kultur
Mitarbeiter erledigen verschiedene Aufgaben selbst, beispielsweise das Erstellen von Zahlungsabrechnungen und W-2-Formularen.
Verbessertes Datenmanagement
HR-Fachleute können mithilfe einer HRMS-Lösung große Datenmengen durchsuchen und verwalten. Auch das Suchen, Filtern und Erstellen von Berichten zu Daten wird dadurch wesentlich einfacher.
Weniger zu verwaltende Systeme
Ein gutes HRMS reicht aus, um eine gesamte Organisation für eine Vielzahl wichtiger Zwecke zu unterstützen. HR-Prozesse werden vereinheitlicht, anstatt separate Tools für die Lohnabrechnung, die Einstellung, die Verwaltung von Leistungen und Ähnliches zu verwenden. Das Verständnis der Kostenstruktur von HRMS-Lösungen hilft Organisationen, fundierte Entscheidungen über diesen einheitlichen Ansatz zu treffen.
Schnelle Einarbeitungsprozesse
Personalverantwortliche können sich auf Lösungen zur Automatisierung der Einarbeitung verlassen, die einige der administrativen Belastungen bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender beseitigen, ohne den Einstellungsprozess zu beeinträchtigen.
HRMS-Sicherheit
Sicherheit gehört zu den wichtigsten HRMS-Funktionen, die Unternehmen nicht außer Acht lassen sollten. Ihr HRMS sollte über einen rollenbasierten Zugriff auf die Belegschaft, eine Systemsegmentierung für verschiedene Abteilungen, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, Datenverschlüsselung sowie ein sicheres Passwortsystem mit guten Richtlinien zum Zurücksetzen von Passwörtern verfügen.
Ein HRMS auswählen
Ich hoffe, Sie haben nun eine gute Antwort auf die Frage „Was ist ein HRMS-System?“ sowie auf die Frage nach seinen Funktionen und Vorteilen. Jetzt sind Sie bereit für den nächsten Schritt, nämlich herauszufinden, wie Sie das beste HRMS-System für Ihre Anforderungen auswählen.
Zum Glück haben wir die Vorarbeit bereits für Sie erledigt. Werfen Sie als Nächstes einen Blick auf unsere Liste der besten HRMS oder der besten HRMS für kleine Unternehmen. Diese Listen helfen Ihnen dabei, die besten verfügbaren Systeme einfach zu vergleichen und die Option zu finden, die am besten zu Ihren Anforderungen passt.
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