Was ist ein HRMS-System? Funktionen, Vorteile und Hintergrund
Ein HRMS (Human Resources Management System) ist eine Software, die dabei hilft, HR-Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Benefits-Verwaltung, Recruiting und Leistungsüberwachung zu optimieren. In diesem Artikel erkläre ich, was ein HRMS ist, wie es funktioniert und zeige Ihnen genau, wie es Ihre HR-Prozesse einfacher und effizienter machen kann.
Was ist ein HRMS?
Ein Human Resources Management System (HRMS) ist eine Softwareanwendung, die von HR-Fachleuten für das Management von Humanressourcen, also Menschen, genutzt wird. Sie funktioniert, indem sie verschiedene verwandte HR-Funktionen auf einer einzigen Plattform integriert.
HRMS-Systeme sind darauf ausgelegt, verschiedene Funktionen Ihrer HR-Abteilung zu unterstützen, wie Gehaltsabrechnung, Recruiting, Benefits-Verwaltung, Mitarbeiterdatenmanagement, Mitarbeiterleistungsmanagement, Weiterbildung und Kompetenzverfolgung.
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Was ist der Unterschied zwischen einem HRMS und einem HRIS?
HRIS ist das Akronym für Human Resources Information System und wird oft synonym mit HRMS verwendet. Die Nutzung reicht zurück bis in die 1980er Jahre, als IT-Lösungen üblicherweise als Management Information Systems (MIS) bezeichnet wurden. Später, als HR-Managementsysteme weiterentwickelt wurden, wurde aus MIS das HRIS.
Heute, nach weiteren technologischen Entwicklungen über die bloße Speicherung von Mitarbeiterdaten hinaus, beschreibt HRIS eher grundlegende HR-Managementsysteme, während der Begriff HRMS für Systeme mit fortgeschritteneren Funktionen verwendet wird. Für jemanden wie einen HRMS-Analysten gibt es zwar Überschneidungen beim Wissen, aber spezialisiertes Fachwissen ist für jedes System notwendig, um in der Rolle erfolgreich zu sein.
Trotz der wichtigen Unterschiede zwischen HRIS und HRMS werden die beiden Begriffe häufig synonym verwendet, um die HR-Software zu beschreiben, die eine Organisation zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten nutzt.
Geschichte des HRMS
Die Geschichte von HRMS-Systemen beginnt in den 1970er Jahren, als Unternehmen hofften, Gehaltsabrechnungen zu automatisieren und ein besseres Management der Belegschaft zu erreichen. Der Computereinsatz war damals noch begrenzt, und Unternehmen vertrauten bei der Mitarbeiterbeurteilung auf manuelle Eingaben.
Dann kamen Mainframe-Computer auf und wurden genutzt, um Abzüge und Arbeitnehmerverdienste zu berechnen, Lohnverbindlichkeiten zu verfolgen und Papier-Schecks zu drucken.
Zu den ersten Unternehmen, die ein vollständiges HR-System entwickelten, gehörte PeopleSoft im Jahr 1987. Ihr System umfasste Personalaktenverwaltung, Benefits-Administration, Zeiterfassung und Anwesenheit, Mitarbeiterrekrutierung, Compliance-Reporting, Gehaltsabrechnung und Vergütungsdetails. HR-Fachleute waren nun in der Lage, den Mitarbeiterlebenszyklus besser zu automatisieren und auch Personalentscheidungen zu optimieren.
Die rasante Entwicklung der Internetverfügbarkeit Ende der 1990er Jahre verbesserte die HR-Prozesse erheblich. Papierbasierte Stellenanzeigen wurden rasch durch elektronische Jobbörsen ersetzt. Die Gehaltsabrechnung wurde bis zum Jahr 2000 vollständig elektronisch abgewickelt, als Mitarbeiter-Self-Service und Direktüberweisungstools weit verbreitet waren.
Cloud-basierte HR-Dienste kamen in dieser Zeit auf und wurden in den 2010er Jahren zum Mainstream, zugänglich für Organisationen jeder Größe zu erschwinglichen Preisen.
Heute haben HRMS und HRIS die Arbeitswelt vollständig übernommen und entwickeln sich stetig mit den neuesten Technologien weiter. So verfügen umfangreiche HR-Softwarelösungen heutzutage über integrierte prädiktive Analysen und künstliche Intelligenz, die Unternehmen bei Aufgaben wie der Erkennung von Belegschaftstrends oder der Vorauswahl von Bewerbern im Recruiting unterstützen.
Funktionen eines HRMS
Ein HRMS hilft dabei, Ihre HR-Abteilung effizienter und präziser arbeiten zu lassen, indem es sichere Daten speichert und grundlegende Prozesse automatisiert. Ein gut entwickeltes HRMS unterstützt HR-Teams unter anderem in folgenden Bereichen:
Mitarbeiter-Lebenszyklusmanagement
Das beste HRMS-System bietet Unterstützung für Mitarbeiter während ihres gesamten Beschäftigungslebenszyklus – von der Bewerbung über kontinuierliche Weiterbildung und Beförderungen bis hin zur Verwaltung von Benefits. Das Mitarbeiter-Management kann auch das Erfassen, Speichern und Analysieren von Personaldokumenten und -daten umfassen.
Eine weitere beliebte Funktion eines HRMS ist der Mitarbeiter-Self-Service, der es Angestellten ermöglicht, eigene Informationen einzusehen und zu aktualisieren, Urlaub zu beantragen usw.
Personalmanagement
Workforce-Management-Funktionen in einem HRMS helfen Unternehmen, Mitarbeitereinsatzpläne, Anwesenheit und Arbeitslastverteilung effizient zu verwalten. Mit Automatisierung und Echtzeit-Aktualisierungen werden Konflikte minimiert, die Einhaltung von Arbeitsgesetzen sichergestellt und die Produktivität der Belegschaft aufrechterhalten. Fortschrittliche Analysen ermöglichen eine bessere Prognose des Ressourcenbedarfs, wodurch Kosten gesenkt und die betriebliche Effizienz verbessert werden.
Es gibt auch eigenständige Workforce-Management-Systeme, falls Sie nur diese Funktion benötigen.
Mitarbeiterengagement
Ein HRMS kann dabei helfen, Ihre Mitarbeitenden zu binden, indem es sie beim Erwerb neuer Fähigkeiten unterstützt, Karrierepfade entwickelt und Anerkennung (z. B. Bewertungen oder Auszeichnungen) ermöglicht. Das Einstellen, Entlassen und Pensionieren sollte nicht die einzige Möglichkeit sein, mit Mitarbeitenden in Kontakt zu treten. Ein HRMS erleichtert positive Feedbackzyklen, kontinuierliches Wachstum und persönliche Zufriedenheit.
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Eine der Hauptfunktionen von HRMS-Software seit ihrer Einführung ist die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Über die Self-Service-Funktionen im HRMS-System können Mitarbeitende freiwillige Abzüge, Steuerabzüge sowie Konten für Direktüberweisungen ändern und zudem ihre Verdienstabrechnungen abrufen.
Leistungsmanagement
HRMS-Plattformen beinhalten häufig Werkzeuge, um klare Mitarbeiterziele zu setzen, sie mit Unternehmenszielen zu verknüpfen und regelmäßige Leistungsbeurteilungen durchzuführen. Diese Systeme bieten strukturierte Feedbackmechanismen, die Führungskräften helfen, Stärken und Verbesserungsbereiche in Echtzeit zu erkennen. Durch die Förderung kontinuierlicher Entwicklung unterstützen sie das berufliche Wachstum und stellen sicher, dass Mitarbeitende engagiert und motiviert bleiben.
Personalplanung
Um Top-Talente zu halten und das Mitarbeiterengagement zu fördern, optimieren die meisten Unternehmen ihre Belegschaft stetig, um bei Veränderungen widerstandsfähig zu bleiben (manchmal auch als Human Capital Management oder Personalplanung bezeichnet). HRMS-Systeme können Ihnen die Geschäftsdaten liefern, die Sie benötigen, um zu sehen, was in Ihrer Belegschaft funktioniert und was verbessert werden sollte.
Vorteile eines HRMS
HRMS werden als eine Art Kern-HR-Software betrachtet. Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf moderner Unternehmen. Vorteile eines HRMS sind unter anderem:
Zeitersparnis
HR-Fachkräfte müssen einen Großteil ihrer Zeit nicht mehr für routinemäßige Aktualisierungen wie die manuelle Pflege von Mitarbeiterdaten aufwenden. HRMS-Systeme erfassen und integrieren alle Informationen exakt ins System.
Genauigkeit
Fehlerfreie Finanzdatenberichte gehören zu den vielen Vorteilen, die Organisationen durch den Einsatz moderner HRMS-Systeme genießen können.
Mitarbeiterselbstservice
Sichere Self-Service-Funktionen, die in HRMS-Systeme integriert sind, führen zu mehr Produktivität. Es wird weniger Zeit darauf verwendet, HR-Fachkräfte zu konsultieren, da viele Informationen direkt aus dem HRMS-System abrufbar sind. Mitarbeitende können beispielsweise eigenständig Formulare wie W-2s abrufen oder Zahlungsabrechnungen generieren.
Zentralisierte Speicherung
Sämtliche Mitarbeiterdaten sind an einem Ort integriert und können mit nur wenigen Klicks abgerufen und geteilt werden. Dadurch wird die Sicherheit sensibler Daten erhöht, da der Zugriff auf unterschiedliche Dateien und Informationen verschlüsselt und von festgelegten Berechtigungen abhängig gemacht werden kann.
Berichte auf Abruf
Das Teilen von Berichten mit anderen Abteilungen ist so einfach wie ein Mausklick. Es entfällt die mühsame Aufgabe, verschiedene Excel-Tabellen sortieren zu müssen.
Fördert eine Kultur des Selbstservice
Mitarbeitende verlassen sich für verschiedene Aufgaben auf sich selbst, wie das Generieren von Zahlungsabrechnungen und W-2-Formularen.
Verbessertes Datenmanagement
HR-Fachkräfte können mithilfe einer HRMS-Lösung große Datenmengen durchsuchen und verwalten. Das Suchen, Filtern und Berichten von Daten wird dadurch erheblich erleichtert.
Weniger Systeme zu verwalten
Ein gutes HRMS reicht aus, um ein ganzes Unternehmen für eine Vielzahl wichtiger Zwecke zu unterstützen. HR-Prozesse werden vereinheitlicht, statt separate Tools für Lohnabrechnung, Einstellung, Leistungsverwaltung usw. zu verwenden. Das Verständnis der Kostenstruktur von HRMS-Lösungen hilft Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu diesem ganzheitlichen Ansatz zu treffen.
Schnelle Onboarding-Prozesse
HR-Fachleute können auf Automatisierungslösungen für das Onboarding zurückgreifen, die einige der administrativen Aufgaben beim Onboarding neuer Mitarbeitender abnehmen, ohne den Einstellungsprozess zu beeinträchtigen.
HRMS-Sicherheit
Sicherheit ist eines der wichtigsten HRMS-Features, das Unternehmen nicht vernachlässigen sollten. Ihr HRMS sollte rollenbasierte Zugriffsrechte für die Belegschaft, Systemsegmentierung für verschiedene Abteilungen, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Datenverschlüsselung sowie starke Passwörter mit guten Richtlinien für das Zurücksetzen bieten.
Die Auswahl eines HRMS
Ich hoffe, Sie haben jetzt eine gute Antwort auf die Frage „Was ist ein HRMS-System?“ sowie Einblicke in deren Funktionen und Vorteile. Nun sind Sie bereit für den nächsten Schritt – nämlich herauszufinden, wie Sie das beste HRMS für Ihre Anforderungen auswählen.
Zum Glück haben wir bereits die Vorarbeit für Sie erledigt. Schauen Sie sich also unsere Liste der besten HRMS oder das beste HRMS für kleine Unternehmen an. Diese Listen helfen Ihnen dabei, die besten Systeme einfach miteinander zu vergleichen und die Option zu identifizieren, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.
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