Was ist ein HRMS-System? Funktionen, Vorteile und Hintergrund
Ein HRMS (Personalverwaltungssystem) ist eine Software, die dabei hilft, HR-Aufgaben wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Leistungsverwaltung, Recruiting und Leistungserfassung zu optimieren. In diesem Artikel erkläre ich, was ein HRMS ist, wie es funktioniert, und zeige Ihnen genau, wie es Ihre HR-Prozesse einfacher und effizienter machen kann.
Was ist ein HRMS?
Ein Personalverwaltungssystem (HRMS) ist eine Softwareanwendung, die von HR-Fachleuten bei der Verwaltung der Humanressourcen, also der Mitarbeitenden, eingesetzt wird. Diese Systeme integrieren mehrere miteinander verbundene HR-Funktionen in einer einzigen Plattform.
HRMS-Systeme unterstützen verschiedene Funktionen Ihrer HR-Abteilung, wie etwa die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Personalbeschaffung, die Verwaltung von Zusatzleistungen, die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, die Leistungsverwaltung von Mitarbeitenden, Schulungen und die Erfassung von Kompetenzen.
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Was ist der Unterschied zwischen einem HRMS und einem HRIS?
HRIS ist ein Akronym für Human Resource Information System und wird synonym mit HRMS verwendet. Die Verwendung des Begriffs geht auf die 1980er-Jahre zurück, als IT-Lösungen üblicherweise als Managementinformationssysteme (MIS) bezeichnet wurden. Später, als HR-Managementsysteme aufgerüstet wurden, wurde MIS durch HRIS ersetzt.
Heute, nach der weiteren technologischen Entwicklung des HR-Managementsystems über die Speicherung von Mitarbeiterdaten hinaus, wird HRIS zur Beschreibung grundlegenderer HR-Managementsysteme verwendet, während der Begriff HRMS Systeme mit fortschrittlicheren Funktionen bezeichnet. Für jemanden wie einen HRMS-Analysten gibt es Überschneidungen beim benötigten Wissen, doch für den Erfolg in dieser Rolle ist spezialisiertes Wissen über jedes System erforderlich.
Trotz der wichtigen Unterschiede zwischen HRIS und HRMS werden die beiden Begriffe häufig synonym verwendet, um die von einer Organisation zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten eingesetzte HR-Software zu beschreiben.
Geschichte des HRMS
Die Geschichte von HRMS-Systemen lässt sich bis in die 1970er-Jahre zurückverfolgen, als Unternehmen hofften, die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu automatisieren und ein besseres Personalmanagement einzuführen. Der Einsatz von Computern war damals begrenzt, und Unternehmen verließen sich bei der Durchführung von Mitarbeiterbewertungen auf die manuelle Dateneingabe.
Großrechner kamen auf und wurden eingesetzt, um Abzüge und Arbeitnehmereinkommen zu berechnen, Verbindlichkeiten aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erfassen und Schecks auf Papier zu drucken.
Zu den ersten Unternehmen, die ein vollständiges HR-System entwickelten, gehörte PeopleSoft im Jahr 1987. Ihr System umfasste die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, die Verwaltung von Zusatzleistungen, Arbeitszeit und Anwesenheit, die Personalbeschaffung, Compliance-Berichte, die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Vergütungsdetails. HR-Fachleute konnten nun den Lebenszyklus von Mitarbeitenden besser automatisieren und außerdem Personalentscheidungen verbessern.
Die rasante Entwicklung der Internetnutzung gegen Ende der 1990er-Jahre verbesserte die HR-Prozesse. Stellenanzeigen auf Papier wurden schnell abgeschafft und durch elektronische Stellenbörsen ersetzt. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wurde bis zum Jahr 2000 vollständig elektronisch, als Self-Service-Funktionen für Mitarbeitende und Tools für Direktüberweisungen weit verbreitet waren.
Cloudbasierte HR-Dienste kamen um diese Zeit auf und waren in den 2010er-Jahren zum Standard geworden, der Organisationen jeder Größe zu erschwinglichen Preisen zur Verfügung stand.
Heute haben HRMS und HRIS vollständig die Führung übernommen und integrieren weiterhin die neuesten Technologien. So verfügen beispielsweise KI-gestützte HRMS-Plattformen inzwischen über integrierte prädiktive Analysen und künstliche Intelligenz, die Organisationen bei Aufgaben wie der Erkennung von Personaltrends und der Analyse von Bewerberinnen und Bewerbern während der Personalbeschaffung unterstützen.
Funktionen eines HRMS
Ein HRMS unterstützt Ihre HR-Funktion dabei, effizienter und genauer zu arbeiten, indem es sichere Datenaufzeichnungen führt und grundlegende Prozesse automatisiert. Ein gut entwickeltes HRMS unterstützt HR-Teams in folgenden Bereichen:
Verwaltung des Mitarbeiterlebenszyklus
Das beste HRMS bietet Unterstützung für Mitarbeitende während ihres gesamten Beschäftigungslebenszyklus, von der Bewerbung über laufende Schulungen und Beförderungen bis hin zur Verwaltung von Zusatzleistungen. Die Mitarbeiterverwaltung kann auch die Erfassung, Speicherung und Analyse von Dokumenten und Daten der Belegschaft umfassen.
Eine weitere beliebte Funktion von HRMS ist der Self-Service für Mitarbeitende, der es ihnen ermöglicht, auf ihre eigenen Informationen zuzugreifen und diese zu aktualisieren, Urlaub zu buchen usw.
Personalmanagement
Funktionen zur Belegschaftsverwaltung in einem HRMS helfen Unternehmen dabei, Arbeitspläne, Anwesenheit und Arbeitslastverteilung effizient zu verwalten. Durch Automatisierung und Aktualisierungen in Echtzeit minimieren sie Konflikte, gewährleisten die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und erhalten die Produktivität der Belegschaft. Fortschrittliche Analysen ermöglichen eine bessere Prognose des Ressourcenbedarfs, senken Kosten und verbessern die betriebliche Effizienz.
Es gibt auch eigenständige Systeme zur Belegschaftsverwaltung, falls Sie nur diese Funktion benötigen.
Mitarbeiterengagement
Ein HRMS kann dazu beitragen, dass Ihre Mitarbeitenden engagiert bleiben, indem es sie beim Erwerb neuer Fähigkeiten und bei der Entwicklung eines Karrierewegs unterstützt und ihnen Anerkennung (z. B. durch Beurteilungen oder Auszeichnungen) zukommen lässt. Die Einstellung, Entlassung und der Ruhestand sollten nicht die einzigen Gelegenheiten sein, mit Mitarbeitenden in Kontakt zu treten. Ein HRMS erleichtert positive Feedbackzyklen, kontinuierliche Weiterentwicklung und persönliche Zufriedenheit.
Gehaltsabrechnungsverwaltung
Eine der wichtigsten Funktionen von HRMS-Software seit ihrer Einführung ist die Gehaltsabrechnungsverwaltung. Über die Selbstbedienungsfunktionen des HRMS-Systems können Mitarbeitende freiwillige Abzüge und Steuerabzüge ändern, Konten für direkte Einzahlungen verwalten und ihre Gehaltsabrechnungen abrufen.
Leistungsmanagement
HRMS-Plattformen bieten häufig Tools, mit denen klare Ziele für Mitarbeitende festgelegt, an den Unternehmenszielen ausgerichtet und regelmäßige Leistungsbeurteilungen durchgeführt werden können. Diese Systeme stellen strukturierte Feedbackmechanismen bereit und helfen Führungskräften dabei, Stärken und Verbesserungsbereiche in Echtzeit zu erkennen. Indem sie eine kontinuierliche Weiterentwicklung fördern, unterstützen sie das berufliche Wachstum und sorgen dafür, dass Mitarbeitende engagiert und motiviert bleiben.
Belegschaftsplanung
Um talentierte Mitarbeitende zu halten und das Mitarbeiterengagement zu verbessern, übernehmen die meisten Unternehmen die Optimierung ihrer Belegschaft, damit diese auch in Zeiten des Wandels widerstandsfähig bleibt (manchmal auch als Humankapitalmanagement oder Belegschaftsplanung bezeichnet). HRMS-Systeme können Ihnen die erforderlichen Geschäftsinformationen und Daten bereitstellen, damit Sie erkennen, was in Ihrer Belegschaft funktioniert und was verbessert werden muss.
Vorteile eines HRMS
HRMS-Systeme gelten als eine Form von zentraler HR-Software. Sie tragen dazu bei, dass Unternehmen heute reibungslos funktionieren. Zu den Vorteilen eines HRMS gehören:
Zeitersparnis
HR-Fachkräfte müssen nicht mehr so viel Zeit für routinemäßige Aktualisierungen aufwenden, etwa für die manuelle Aktualisierung von Mitarbeiterdaten. HRMS-Systeme erfassen und integrieren sämtliche Informationen präzise in das System.
Genauigkeit
Fehlerfreie Finanzdatenberichte gehören zu den vielen Vorteilen, die Organisationen durch den Einsatz moderner HRMS-Systeme genießen können.
Selbstbedienung für Mitarbeitende
Sichere Selbstbedienungsfunktionen, die in HRMS-Systeme integriert sind, haben zu einer höheren Produktivität geführt. Es wird weniger Zeit damit verschwendet, HR-Fachkräfte zu Dingen zu befragen, die bereits über die HRMS-Systeme zugänglich sind. Mitarbeitende können beispielsweise Formulare wie W-2 selbstständig abrufen und auch Gehaltsabrechnungen erstellen.
Zentraler Speicher
Alle Mitarbeiterdaten werden an einem Ort integriert, sodass sie mit nur wenigen Klicks leicht abgerufen und geteilt werden können. Dies verbessert die Sicherheit sensibler Informationen, da der Zugriff auf verschiedene Dateien und Informationen verschlüsselt und durch zugewiesene Berechtigungen geschützt werden kann.
Berichte auf Abruf
Das Teilen von Berichten mit anderen Abteilungen ist so einfach wie ein Klick mit der Computermaus. Kein mühsames Sortieren verschiedener Excel-Tabellen mehr.
Fördert eine Kultur der Selbstbedienung
Mitarbeitende erledigen verschiedene Aufgaben selbst, etwa das Erstellen von Gehaltsabrechnungen und W-2-Formularen.
Verbessertes Datenmanagement
HR-Fachkräfte können mithilfe einer HRMS-Lösung große Datenmengen durchsuchen und verwalten. Auch das Suchen, Filtern und Erstellen von Berichten zu Daten wird dadurch wesentlich einfacher.
Weniger zu verwaltende Systeme
Ein gutes HRMS reicht aus, um eine gesamte Organisation für eine Vielzahl wichtiger Zwecke zu unterstützen. HR-Prozesse werden vereinheitlicht, anstatt separate Tools für die Lohnabrechnung, die Einstellung, die Verwaltung von Zusatzleistungen und mehr zu verwenden. Das Verständnis der Kostenstruktur von HRMS-Lösungen hilft Organisationen, fundierte Entscheidungen über diesen einheitlichen Ansatz zu treffen.
Schnelle Einarbeitungsprozesse
HR-Fachleute können sich auf Lösungen zur Automatisierung der Einarbeitung verlassen, die einige administrative Belastungen bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter reduzieren, ohne den Einstellungsprozess zu beeinträchtigen.
HRMS-Sicherheit
Sicherheit ist eine der wichtigsten HRMS-Funktionen, die Unternehmen nicht übersehen sollten. Ihr HRMS sollte rollenbasierten Zugriff auf die Belegschaft, eine Systemsegmentierung für verschiedene Abteilungen, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, Datenverschlüsselung und ein sicheres Passwort mit guten Richtlinien zum Zurücksetzen bieten.
Auswahl eines HRMS
Ich hoffe, Sie haben jetzt eine gute Antwort auf die Frage „Was ist ein HRMS-System?“ sowie auf die Frage nach seinen Funktionen und Vorteilen. Nun sind Sie bereit für den nächsten Schritt: herauszufinden, wie Sie das beste HRMS-System für Ihre Anforderungen auswählen.
Zum Glück haben wir Ihnen diese Arbeit bereits abgenommen. Sehen Sie sich als Nächstes unsere Liste der besten HRMS oder der besten HRMS für kleine Unternehmen an. Diese Listen helfen Ihnen dabei, die besten verfügbaren Systeme einfach zu vergleichen und die Option zu ermitteln, die am besten zu Ihren Anforderungen passt.
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