Was ist ein HRMS-System? Funktionen, Vorteile und Hintergrund
Wurden Sie schon einmal gefragt: „Was ist ein HRMS-System?“ Ich schon – und zwar oft! In diesem Artikel werde ich daher erklären, was ein HRMS-System ist, wie es funktioniert und welche Vorteile es Ihnen bieten kann.
Wir behandeln folgende Themen:
- Was ist ein HRMS?
- Was ist der Unterschied zwischen einem HRMS und einem HRIS?
- Geschichte des HRMS
- Funktionen eines HRMS
- Vorteile eines HRMS
- Auswahl eines HRMS
Los geht’s…
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Was ist ein HRMS?
Ein Human Resource Management System (HRMS) ist eine Softwareanwendung, die von HR-Fachleuten für das Management von Personalressourcen, sprich Menschen, eingesetzt wird. Es funktioniert, indem verschiedene miteinander verbundene HR-Funktionen auf einer einzigen Plattform integriert werden.
HRMS-Systeme sind dafür ausgelegt, verschiedene Aufgabenbereiche Ihrer Personalabteilung zu unterstützen – wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Recruiting, Leistungsverwaltung, Verwaltung von Sozialleistungen, Mitarbeiterdatenmanagement, Leistungsbeurteilung der Mitarbeitenden, Schulungen und Kompetenzmanagement.
Was ist der Unterschied zwischen einem HRMS und einem HRIS?
HRIS ist die Abkürzung für Human Resource Information System und wird oft synonym mit HRMS verwendet. Diese Bezeichnung stammt aus den 1980er Jahren, als IT-Lösungen üblicherweise als Management Information Systems (MIS) bezeichnet wurden. Später, als HR-Managementsysteme weiterentwickelt wurden, wandelte sich der Begriff von MIS zu HRIS.
Heute, nach weiteren technologischen Entwicklungen von HR-Managementsystemen über die reine Speicherung von Mitarbeiterdaten hinaus, beschreibt der Begriff HRIS eher grundlegende HR-Managementsysteme, während HRMS für Systeme mit erweiterten Funktionen steht. Für Aufgaben wie die eines HRMS Analysten gibt es zwar Überschneidungen im Know-how, aber für den Erfolg in der jeweiligen Rolle ist spezialisiertes Wissen über beide Systeme erforderlich.
Trotz der entscheidenden Unterschiede zwischen HRIS und HRMS werden die beiden Begriffe häufig synonym verwendet, um die in einer Organisation eingesetzte HR-Software zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten zu beschreiben.
Geschichte des HRMS
Die Geschichte von HRMS-Systemen reicht zurück bis in die 1970er Jahre, als Unternehmen die Gehaltsabrechnung automatisieren und ein besseres Personalmanagement einführen wollten. Damals war die Computernutzung noch sehr begrenzt, und Unternehmen stützten sich bei Mitarbeiterbewertungen auf manuelle Eingaben.
Großrechner (Mainframes) kamen auf und wurden dazu verwendet, Abzüge und Arbeitnehmervergütungen zu berechnen, Lohn- und Gehaltsverbindlichkeiten zu verfolgen und Papierchecks zu drucken.
Unter den ersten Unternehmen, die ein vollständiges HR-System entwickelten, war PeopleSoft im Jahr 1987. Ihr System umfasste Mitarbeiterdatenverwaltung, Sozialleistungen, Zeiterfassung und Anwesenheitskontrolle, Recruiting, Compliance-Berichte, Gehaltsabrechnung und Vergütungsdetails. HR-Fachleute konnten nun den Mitarbeiterlebenszyklus besser automatisieren und fundiertere Personalentscheidungen treffen.
Die rasante Ausbreitung der Internetnutzung gegen Ende der 1990er Jahre verbesserte HR-Prozesse erheblich. Papierbasierte Stellenausschreibungen wurden schnell durch elektronische Jobbörsen abgelöst. Die Gehaltsabrechnung wurde bis zum Jahr 2000 vollständig digitalisiert, als Mitarbeiter-Self-Service und Tools zur Direktüberweisung weit verbreitet wurden.
Cloud-basierte HR-Services etablierten sich um diese Zeit und ab den 2010er Jahren waren diese Dienste weit verbreitet und für Unternehmen jeder Größe zu erschwinglichen Preisen zugänglich.
Heute haben HRMS und HRIS den Markt vollständig übernommen und werden ständig mit neuesten Technologien weiterentwickelt. Umfassende HR-Software beispielsweise bietet heute integrierte prädiktive Analysen und künstliche Intelligenz, die Organisationen bei Aufgaben wie der Erkennung von Arbeitstrends und der Kandidatenauswahl im Recruiting unterstützen.
Funktionen eines HRMS
Ein HRMS unterstützt Ihre Personalabteilung dabei, effizienter und genauer zu arbeiten, indem es sichere Aufzeichnungen ermöglicht und grundlegende Prozesse automatisiert. Ein gut entwickeltes HRMS unterstützt HR-Teams in folgenden Bereichen:
Mitarbeiterlebenszyklus-Management
Das beste HRMS-System unterstützt Mitarbeitende während ihres gesamten Mitarbeiterlebenszyklus – von der Bewerbung über fortlaufende Schulungen und Beförderungen bis hin zur Verwaltung von Zusatzleistungen. Das Personalmanagement umfasst zudem das Sammeln, Speichern und Analysieren von Mitarbeiterdokumenten und -daten.
Eine weitere beliebte Funktion von HRMS ist der Employee Self Service: Mitarbeitende erhalten die Möglichkeit, ihre eigenen Informationen einzusehen und zu aktualisieren, Urlaub zu beantragen usw.
Arbeitskräfteverwaltung
Funktionen zur Arbeitskräfteverwaltung in einem HRMS helfen Unternehmen dabei, Mitarbeitendenpläne, Anwesenheit und Arbeitsverteilung effizient zu steuern. Dank Automatisierung und Echtzeit-Aktualisierungen werden Konflikte minimiert, die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben sichergestellt und die Produktivität der Belegschaft erhalten. Fortschrittliche Analysen ermöglichen bessere Ressourcenprognosen, senken Kosten und erhöhen die operative Effizienz.
Es gibt auch eigenständige Arbeitskräfteverwaltungssysteme, falls Sie ausschließlich diesen Bedarf haben.
Mitarbeiterbindung
HRMS können dazu beitragen, die Mitarbeitenden nachhaltig zu binden, indem sie beim Ausbau neuer Fähigkeiten, bei der Entwicklung eines Karrierewegs sowie bei der Anerkennung (z. B. durch Mitarbeiterbewertungen oder Auszeichnungen) unterstützen. Anlässe wie Einstellung, Kündigung und Ruhestand sollten nicht die einzigen Kontaktpunkte mit Mitarbeitenden bleiben. Ein HRMS fördert positive Feedbackzyklen, kontinuierliches Wachstum und persönliche Zufriedenheit.
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Eine der Hauptfunktionen von HRMS-Software ist seit jeher die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Über die Self-Service-Funktionen im HRMS-System können Mitarbeitende freiwillige Abzüge, Steuerabzüge und Konten für Direktüberweisungen ändern sowie ihre Gehaltsabrechnungen abrufen.
Leistungsmanagement
HRMS-Plattformen beinhalten oft Tools, um klare Mitarbeitendenziele zu setzen, sie mit den Unternehmenszielen zu verknüpfen und regelmäßige Leistungsbeurteilungen durchzuführen. Die Systeme bieten strukturierte Feedback-Mechanismen, damit Führungskräfte Stärken und Verbesserungspotenziale in Echtzeit erkennen können. Durch die Förderung der kontinuierlichen Weiterentwicklung unterstützen sie das berufliche Wachstum und sorgen dafür, dass Mitarbeitende engagiert und motiviert bleiben.
Personalplanung
Um Top-Talente zu binden und die Mitarbeiterbindung zu verbessern, treiben viele Unternehmen die Optimierung ihrer Belegschaft voran und bleiben so in Zeiten des Wandels flexibel (dies wird auch als Human Capital Management oder Personalplanung bezeichnet). Mit HRMS-Systemen erhalten Sie die betriebswirtschaftlichen Informationen, mit denen Sie erkennen, was in Ihrer Belegschaft funktioniert und wo Optimierungsbedarf besteht.
Vorteile eines HRMS
HRMS werden als eine Art Kern-HR-Software betrachtet. Sie sorgen für reibungslose Abläufe in modernen Unternehmen. Zu den Vorteilen eines HRMS zählen unter anderem:
Zeitersparnis
Personalverantwortliche müssen weniger Zeit für Routineaufgaben aufwenden, wie zum Beispiel die manuelle Aktualisierung von Personaldaten. HRMS-Systeme erfassen und integrieren alle Informationen zuverlässig.
Genauigkeit
Fehlerfreie Finanzdatenauswertungen gehören zu den Vorteilen, die Unternehmen durch die Nutzung moderner HRMS-Systeme genießen können.
Employee Self-Service
Sichere Self-Service-Funktionen, die in HRMS-Systeme integriert sind, führen zu mehr Produktivität. Es wird weniger Zeit damit verschwendet, HR-Fachkräfte zu konsultieren, da viele Informationen und Dokumente direkt im HRMS zugänglich sind. Angestellte können zum Beispiel selbstständig Formulare wie W-2s abrufen und Zahlungsnachweise generieren.
Zentralisierte Speicherung
Alle Mitarbeitendendaten werden an einem Ort integriert, sodass sie mit nur wenigen Klicks abgerufen und geteilt werden können. Das erhöht die Sicherheit sensibler Inhalte, denn der Zugriff kann verschlüsselt und über Berechtigungen gesteuert werden.
On-Demand-Reporting
Berichte mit anderen Abteilungen zu teilen, ist so einfach wie ein Mausklick. Das mühsame Sortieren verschiedener Excel-Dateien entfällt.
Fördert eine Self-Service-Kultur
Mitarbeitende verlassen sich für verschiedene Aufgaben auf sich selbst, z. B. beim Erstellen von Zahlungsnachweisen oder W-2-Formularen.
Verbesserte Datenverwaltung
Personalverantwortliche können mithilfe einer HRMS-Lösung große Datenmengen durchsuchen und verwalten. Auch das Suchen, Filtern und Berichtswesen werden erheblich erleichtert.
Weniger Systeme zu verwalten
Ein gutes HRMS reicht aus, um ein gesamtes Unternehmen für eine Vielzahl wichtiger Zwecke zu bedienen. HR-Prozesse werden vereinheitlicht, anstatt getrennte Tools für Lohn- und Gehaltsabrechnung, Einstellung, Leistungsverwaltung usw. zu nutzen. Das Verständnis der Kostenstruktur von HRMS-Lösungen hilft Unternehmen, fundierte Entscheidungen über diesen einheitlichen Ansatz zu treffen.
Schnelle Onboarding-Prozesse
HR-Fachleute können sich auf Automatisierungslösungen für das Onboarding verlassen, die einen Teil der administrativen Belastung beim Onboarding neuer Mitarbeitender nehmen, ohne den Einstellungsprozess zu beeinträchtigen.
HRMS-Sicherheit
Sicherheit ist eine der wichtigsten Funktionen eines HRMS, die Unternehmen nicht außer Acht lassen sollten. Ihr HRMS sollte rollenbasierte Zugriffe für die Belegschaft, Systemsegmentierung für verschiedene Abteilungen, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Datenverschlüsselung und ein sicheres Passwort mit guten Rücksetzrichtlinien bieten.
Ein HRMS auswählen
Ich hoffe, Sie haben jetzt eine gute Antwort auf die Frage „Was ist ein HRMS-System?“ sowie deren Funktionen und Vorteile. Nun sind Sie bereit für den nächsten Schritt, nämlich herauszufinden, wie Sie das beste HRMS-System für Ihre Bedürfnisse auswählen.
Zum Glück haben wir die Recherche bereits für Sie erledigt. Werfen Sie also einen Blick auf unsere Liste der besten HRMS oder der besten HRMS für kleine Unternehmen. Diese Listen helfen Ihnen, die besten Systeme einfach miteinander zu vergleichen, damit Sie die Lösung finden, die Ihren Anforderungen am besten entspricht.
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