10 beste Softwarelösungen für Rechnungsstellung und Gehaltsabrechnung im Jahr 2026

QuickBooks Workforce ist eine Lohn- und Gehaltsabrechnungs- sowie Mitarbeiter-Self-Service-Plattform, die Lohnabrechnung, Steuererklärung, Rechnungsstellung, Zeiterfassung und Leistungsverwaltung innerhalb des QuickBooks-Ökosystems abdeckt.

Für wen ist QuickBooks Workforce am besten geeignet?

QuickBooks Workforce eignet sich besonders für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die bereits QuickBooks Online nutzen und Lohnabrechnung sowie Rechnungsstellung in einem zusammenhängenden System wünschen.

Warum ich QuickBooks Workforce ausgewählt habe

Ich habe QuickBooks Workforce als eine der besten Lösungen für den Echtzeit-Zugriff auf Lohnabrechnungen ausgewählt, weil das Mitarbeiterportal jedem Teammitglied sofortigen Einblick in Gehaltsabrechnungen und W-2-Formulare bietet – sowohl auf dem Desktop als auch in der mobilen App, sobald die Lohnabrechnung durchgeführt wurde. In Kombination mit der Option auf Überweisung am nächsten oder gleichen Tag müssen Mitarbeitende nicht mehr warten oder rätseln, wann sie ihr Gehalt erhalten. Außerdem gefällt mir, dass Mitarbeitende ihre Bankverbindung für die Gehaltsüberweisung und ihre Steuerdaten direkt im Portal selbst aktualisieren können, was den Austausch zwischen Mitarbeitenden und der Personalabteilung reduziert.

Wichtige Funktionen von QuickBooks Workforce

• Automatische Lohnabrechnung: Führt die Lohnabrechnung für festangestellte Mitarbeitende mit Direktüberweisung nach einem festgelegten Zeitplan automatisch aus, ohne dass bei jedem Zyklus manuelle Eingaben erforderlich sind.
• Automatisierte Steuererklärung: Berechnet, übermittelt und bezahlt Bundes- und Landeslohnsteuern in Ihrem Auftrag, einschließlich der Jahresendmeldungen.
• 1099-Einreichung elektronisch: Erstellt und übermittelt 1099-Formulare für Auftragnehmer direkt über die Plattform elektronisch.
• Rechnungsstellungs-Integration: Verbindet Lohnabrechnungsdaten mit QuickBooks Online, sodass Sie Rechnungsstellung, Ausgaben und Lohnabrechnung aus einem einzigen Konto verwalten können.

QuickBooks Workforce Integrationen

QuickBooks integriert sich über seinen App-Marktplatz mit über 800 beliebten Business-Apps, darunter Tools wie Shopify, PayPal, Square, Mailchimp, Gusto, QuickBooks Time, Amazon Business und Housecall Pro. Es ist außerdem auf Zapier verfügbar und ein API steht für kundenspezifische Integrationen bereit.

Keka HR ist eine umfassende HR-, Lohnabrechnungs- und Professional Services Automation-Plattform, die US-weite Lohn- und Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung, Projektabrechnung und Kundenrechnung in einem einzigen System vereint.

Für wen ist Keka HR am besten geeignet?

Keka HR eignet sich besonders für Professional-Services-Firmen – wie Agenturen, Beratungsunternehmen und IT-Dienstleister –, die ihren Kunden die Arbeitsstunden der Mitarbeitenden in Rechnung stellen und die Lohnabrechnung im selben System abwickeln möchten.

Warum habe ich Keka HR ausgewählt?

Ich habe mich für Keka HR entschieden, weil es den gesamten Prozess der Projektabrechnung nativ abbildet. Abrechenbare Stunden fließen direkt und ohne manuelle Exporte aus den Stundenzetteln in T&M- oder Meilensteinrechnungen. Das Retainer-Abrechnungsmodell gefällt mir ebenfalls, weil mein Team damit wiederkehrende Kundenrechnungen nach festem Zeitplan parallel zu den regulären Lohnläufen einrichten kann. Diese Kombination sehe ich selten bei HR-Plattformen.

Keka HR Hauptfunktionen

• Self-Service-Portal für Mitarbeitende: Mitarbeitende können online auf Gehaltsabrechnungen, Steuerformulare, Stundenzettel und erstattungsfähige Ausgaben zugreifen.
• Automatisierte Spesenrückerstattung: Unterstützt das Tagging von Ausgaben für Projekte und das automatische Verknüpfen genehmigter Rückerstattungen mit Lohnabrechnungen oder Rechnungen.
• Individuelle Berichte und Analysen: Teams können Dashboards zur Verfolgung von Lohnkosten, Rechnungsstatus und finanziellen KPIs erstellen.
• Datenschutzkonforme Sicherheit: Entspricht den SOC 2- und ISO 27001-Standards zum Schutz von Abrechnungs- und Rechnungsdaten.

Keka HR Integrationen

Keka HR bietet native Integrationen mit QuickBooks, ADP, Gusto, Paylocity, Paychex, Paycom, Salesforce und Slack. Eine API ist für individuelle Integrationen verfügbar.

Gusto hilft kleinen und mittelständischen Unternehmen, sowohl Rechnungsstellung als auch Lohnabrechnung auf einer Plattform abzuwickeln, sodass Sie nicht mehrere Systeme für die Abrechnung mit Kund:innen und die Bezahlung Ihres Teams jonglieren müssen. Besonders nützlich ist es, wenn Ihr Unternehmen einfache Tools benötigt, die eingehende Zahlungen und Lohnsteuern ohne komplizierte Arbeitsabläufe verwalten.

Warum ich Gusto ausgewählt habe

Ich habe Gusto ausgewählt, weil es Lohnabrechnungs- und Rechnungsfunktionen auf eine Weise kombiniert, die für kleine Geschäftsinhaber:innen oder HR-Teams, die neu in diesen Aufgaben sind, leicht zu nutzen ist. Sie können gebrandete Rechnungen erstellen, Kund:innen per Banküberweisung oder Kreditkarte bezahlen lassen und Zahlungen direkt über die Rechnungsfunktionen auf Ihr Bankkonto erhalten.

Auf der Lohnabrechnungsseite unterstützt Gusto unbegrenzte Lohnläufe, automatisierte Steuerberechnung und -abführungen sowie Direktüberweisungen, sodass Sie Mitarbeitende und Dienstleister:innen sicher bezahlen können. Das Lohnabrechnungs-Dashboard synchronisiert sich mit Sozialleistungen und Zeiterfassung, wodurch Sie weniger Zeit mit Systemwechseln und Datenkorrekturen verbringen. Außerdem können Mitarbeitende selbst auf Lohnabrechnungen, Steuerformulare und Informationen zu Sozialleistungen zugreifen, was Verwaltungsanfragen reduziert.

Hauptfunktionen von Gusto

Hier sind einige der wichtigsten Funktionen im Überblick:

• Individuelle Rechnungsstellung: Erstellen und versenden Sie gebrandete Rechnungen und Zahlungslinks, sodass Ihre Kund:innen per Banküberweisung oder Karte zahlen können.
• Automatisierte Steuererklärung: Gusto berechnet, behält ein und führt bundes-, bundesland- und kommunale Lohnsteuern automatisch ab.
• Self-Service für Mitarbeitende: Teammitglieder können Lohnabrechnungen, Steuerformulare und Details zu Sozialleistungen ohne Zutun der Personalabteilung einsehen.
• Zeiterfassung synchronisiert mit Lohn: Wenn Sie Stunden oder Abwesenheiten hinzufügen, fließen diese direkt in die Lohnabrechnung ein und reduzieren manuelle Eingaben.

Gusto-Integrationen

Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, FreshBooks, Expensify, Homebase, Deputy, TSheets (QuickBooks Time) und Asana.

Remofirst ist eine globale Plattform für Beschäftigungsdienstleistungen, die Tools zur Einstellung und Verwaltung eines internationalen Teams bietet, darunter Employer-of-Record-Services, Gehaltsabrechnung, Leistungsverwaltung und Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften.

Warum ich Remofirst gewählt habe: Mir gefällt, dass Remofirst eine All-in-One-HRIS-Plattform besitzt, die Funktionen wie automatische Gehaltsabrechnung, Compliance-Prüfungen und persönliche Ansprechpersonen für den Support umfasst. Außerdem erleichtert die Fähigkeit der Plattform, lokale Gesetze und Vorschriften für Arbeitsverträge und Leistungsmanagement abzudecken, das internationale Einstellen – egal ob Festangestellte oder Auftragnehmer.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen Werkzeuge zur Verwaltung von Visa und Arbeitserlaubnissen, Workforce Management und Bereitstellung von Equipment, wodurch Unternehmen ihren internationalen Personalbedarf effizient verwalten können. Es gibt auch einen Kostenkalkulator für Mitarbeitende, um die Beschäftigungskosten in verschiedenen Ländern zu berechnen.

Integrationen umfassen ADP.

Deel ermöglicht Ihnen die Durchführung von Gehaltsabrechnungen, das Bezahlen von Auftragnehmern und das Verwalten von Rechnungen in über 150 Ländern, während lokale Steuervorschriften, Verträge und Compliance für Sie abgewickelt werden. Wenn Ihr Team mit internationalen Angestellten oder Auftragnehmern arbeitet, hilft Deel, weltweite Gehaltsabrechnungen und Zahlungen an einem Ort zu zentralisieren.

Warum ich Deel gewählt habe

Ich habe Deel gewählt, weil es globale Gehaltsabrechnung und Rechnungsstellung für Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind, überschaubar macht. Sie können Mitarbeiter und Auftragnehmer in lokalen Währungen bezahlen, während Deel landesspezifische Steuerberechnungen und gesetzliche Abzüge im Hintergrund übernimmt.

Mit den integrierten Rechnungserstellungstools können Auftragnehmer konforme Rechnungen direkt auf der Plattform einreichen, wodurch manueller Aufwand reduziert wird. Außerdem gefällt mir, dass Deel Employer of Record (EOR) unterstützt, sodass Sie festangestellte Mitarbeiter im Ausland beschäftigen können, ohne dort eigene Gesellschaften zu gründen. Für Teams, die international wachsen, ist diese Kombination aus Gehaltsabrechnung, Rechnungsstellung und Compliance-Unterstützung kaum zu übertreffen.

Deel Hauptfunktionen

Hier sind einige wichtige Funktionen, die hervorzuheben sind:

• Globale Gehaltsabrechnung: Führen Sie konforme Gehaltsabrechnungen in mehreren Ländern mit automatisierter Steuer- und Abzugsverarbeitung durch.
• Rechnungsstellung für Auftragnehmer: Auftragnehmer erstellen direkt in Deel Rechnungen auf Basis genehmigter Verträge und Zahlungsbedingungen.
• Multiwährungszahlungen: Bezahlen Sie Arbeitskräfte in ihrer bevorzugten Währung per lokaler Banküberweisung oder unterstützter Zahlungsmethoden.
• Compliance-Management: Wendet automatisch die lokalen Arbeitsgesetze, Steuervorschriften und erforderliche Dokumentation je Land an.

Deel Integrationen

Zu den Integrationen gehören QuickBooks, Xero, NetSuite, BambooHR, Greenhouse, HiBob, Workday, Ashby und Expensify.

Rippling Spend unterstützt Finanz- und Betriebsteams dabei, unternehmensweite Ausgaben, Rechnungszahlungen, Firmenkreditkarten, Spesenrückerstattungen und gehaltgebundene Rückerstattungen auf einer Plattform zu verwalten.

Warum ich Rippling Spend gewählt habe

Ich habe Rippling Spend gewählt, weil es alle wichtigen Funktionen zur Ausgabenkontrolle in einem einzigen System vereint, anstatt einzelne Einzellösungen zu verwenden. Sie können virtuelle und physische Firmenkarten mit voreingestellten Limits ausgeben, die an Rollen und Abteilungen gebunden sind, sodass Ihr Team ohne ständige Kontrolle im Budget bleibt.

Automatisierte Genehmigungs-Workflows nutzen Mitarbeiterdaten (wie Abteilung oder Rolle), um Ausgaben oder Rechnungen direkt an die richtige Genehmigungsperson weiterzuleiten, was monatlich Stunden manueller Nachverfolgung spart. Die enge Integration mit der Lohnabrechnung sorgt dafür, dass Rückerstattungen automatisch in den Gehaltsläufen erscheinen, sodass separate Schritte für die Lohn- oder Lohn-Spesen-Abstimmung entfallen. Mit Richtlinienkontrollen, die unverhältnismäßige Ausgaben im Voraus blockieren, müssen Sie Fehler nicht nachträglich suchen.

Rippling Spend – Hauptfunktionen

Hier sind einige hervorzuhebende Hauptfunktionen:

• Richtlinienbasierte Ausgabenkontrollen: Erstellen Sie individuelle Regeln anhand von Mitarbeiterattributen, um Ausgaben außerhalb der Richtlinie von vornherein zu blockieren.
• Mehrstufige Genehmigungs-Workflows: Definieren Sie Genehmigungsketten, die sich je nach Betrag, Kategorie oder Mitarbeiterrolle anpassen.
• Weltweite Rückerstattungen: Bezahlen und melden Sie Ausgaben in lokalen Währungen für Mitarbeiter weltweit.
• Hauptbuch-Synchronisierung: Synchronisieren Sie kategorisierte Ausgaben automatisch mit Ihrem Buchhaltungssystem, um den Monatsabschluss zu beschleunigen.

Rippling Spend-Integrationen

Zu den Integrationen gehören QuickBooks, Xero, Sage Intacct, Netsuite, Checkr, Jira, Slack und Microsoft 365.

TimeTrex ist eine umfassende Workforce-Management-Software, die Unternehmen eine All-in-One-Lösung für die Verwaltung von Lohnabrechnung, Rechnungsstellung, Zeiterfassung und weiteren HR-Funktionen bietet.

Warum ich TimeTrex gewählt habe: Die Plattform bietet eine ausgefeilte Lohnabrechnungs-Engine, die komplexe Vergütungsstrukturen und -prozesse bewältigen kann. Sie berechnet automatisch bundesstaatliche, staatliche und lokale Steuern und gewährleistet so die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen. Darüber hinaus ermöglichen die Rechnungsfunktionen von TimeTrex, Rechnungen direkt aus der Plattform zu erstellen und zu verwalten, wobei eine nahtlose Integration mit den Lohnabrechnungsdaten für eine präzise Abrechnung sorgt. 

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen beinhaltet Echtzeit-Lohnabrechnungsberechnungen, Mehrwährungsunterstützung, Direktüberweisung, individuelle Abzüge, automatisierte Steuererklärungen, digitale Lohnabrechnungen, anpassbare Berichte, ein Mitarbeiter-Self-Service-Portal, Zeiterfassung und Anwesenheit, Kostenstellenrechnung, Einsatzplanung, Abwesenheitsverwaltung, Dokumentenmanagement und Spesenverfolgung.

Integrationen umfassen QuickBooks, Sage, ADP, Xero, Microsoft Dynamics, Paychex, Gusto, FreshBooks, Zoho Books und NetSuite.

Patriot vereinfacht Buchhaltung und Lohnabrechnung für kleine Unternehmen, indem integrierte Produkte für Lohnabrechnung und Buchhaltung angeboten werden. Es ist für seine erschwinglichen Preise bekannt und bietet eine umfassende Lösung, ohne eine erhebliche finanzielle Belastung darzustellen.

Warum ich Patriot gewählt habe: Ich habe Patriot Software aufgrund des außergewöhnlichen Gleichgewichts von Kosten und Funktionalität ausgewählt. Es hebt sich von anderen Rechnungs- und Lohnabrechnungs-Tools durch seine wettbewerbsfähigen Preise ab und ist daher eine ideale Wahl für kleine Unternehmen. Ich halte es für die beste Lösung in Bezug auf Erschwinglichkeit, da es wesentliche Buchhaltungs- und Lohnabrechnungsfunktionen zu einem für kleinere Betriebe zugänglichen Preis bietet.

Die Buchhaltungs- und Lohnabrechnungsprodukte sind separat, aber eng miteinander verzahnt, wenn Sie beide erwerben.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen, die Patriot Software besonders machen, umfassen unbegrenztes Rechnungsstellen, kostenlosen Einrichtungsservice und Support sowie keine langfristigen Verträge. Es unterstützt sowohl Einnahmen-Überschuss-Rechnung als auch doppelte Buchführung, und Nutzer können die Lohnabrechnung in drei einfachen Schritten durchführen. Die Software integriert sich mit mehreren wichtigen Tools und steigert so ihren Nutzen für Unternehmen.

Das Buchhaltungsprodukt bietet außerdem Kontenabstimmung, Unterkonten, Kostenvoranschläge, Tools für wiederkehrende Rechnungen, Zahlungserinnerungen für Rechnungen und Belegverwaltungs-Tools.

Das Lohnabrechnungsprodukt deckt verschiedene Stundensätze ab, 2-tägige Direktüberweisung, Zahlungen an Mitarbeiter oder Dienstleister, elektronische oder druckbare W-2-Formulare sowie die Option, 1099-Formulare direkt an die IRS elektronisch einzureichen.

Integrationen umfassen QuickBooks Online, Shopify, WooCommerce, Xero, Zapier, Clover, Square, PayPal, Gusto und ADP.

QuickBooks ist eine umfassende Buchhaltungslösung, die das Finanzmanagement für Unternehmen optimiert. Es eignet sich am besten, weil es eine Reihe vielfältiger Geschäftswerkzeuge bietet, die unterschiedliche Anforderungen abdecken – von der Buchhaltung bis zur Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Warum ich QuickBooks ausgewählt habe: Ich habe QuickBooks in diese Liste aufgenommen, weil es ein robustes Funktionspaket bietet, das für Unternehmen jeder Größe unerlässlich ist. Seine Vielseitigkeit und die Vielzahl der verfügbaren Werkzeuge machen es zur herausragenden Wahl für das umfassende Finanzmanagement. Ich halte QuickBooks für am besten geeignet, wenn vielfältige Geschäftswerkzeuge benötigt werden, da es weit über die grundlegende Buchhaltung hinausgeht und unter anderem Funktionen wie Lohnabrechnung, Zeiterfassung und Zahlungsabwicklung in einer Plattform integriert.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen automatisierte Buchhaltung, Rechnungs- und Zahlungsabwicklung, Steuerabzüge und umfassende Berichterstattung. Diese Werkzeuge sind darauf ausgelegt, zeitaufwändige Aufgaben zu automatisieren, damit sich Unternehmer auf das Wachstum ihres Geschäfts konzentrieren können. 

Integrationen sind nativ mit zahlreichen anderen Tools möglich, darunter TurboTax, Shopify, Square, PayPal, TSheets, Gusto, Bill.com und viele mehr, wodurch ein effizienter Arbeitsablauf über verschiedene Unternehmensbereiche hinweg ermöglicht wird.

Xero ist eine umfassende, cloudbasierte Buchhaltungsplattform, die für kleine Unternehmen und Buchhalter entwickelt wurde. Sie eignet sich am besten für die Online-Buchhaltung, da sie in Echtzeit von überall Zugriff auf Finanzdaten bietet und so Finanzprozesse und Entscheidungen erleichtert.

Warum ich Xero ausgewählt habe: Ich habe Xero in diese Liste aufgenommen, weil es sich mit einer Vielzahl von Finanzinstituten weltweit integrieren lässt und damit eine herausragende Wahl ist. Ich bin der Meinung, dass Xero für cloudbasierte Buchhaltung ideal ist, da es einen einfachen Zugang, Echtzeit-Datenaktualisierungen und umfassende Finanzmanagement-Tools bietet, die den Anforderungen moderner Kleinunternehmer gerecht werden.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen sind unter anderem Online-Rechnungsstellung, Bankverbindungen, Mehrwährungsbuchhaltung und detaillierte Finanzberichte. Nutzer können Rechnungen pünktlich verfolgen und bezahlen, Ausgaben verwalten, Banktransaktionen abgleichen und erhalten einen klaren Überblick über ihren Cashflow sowie offene Forderungen und Verbindlichkeiten.

Integrationen sind standardmäßig mit einer Vielzahl von Tools verfügbar, darunter Gusto, Avalara, Wagepoint, Payevo, Jibble, Humi, Timedock, Oyster, Payworks, Knit, Rise, Rippling, Remote, Deel, Hubdoc, Stripe, PayPal, WorkflowMax, Square, Expensify, Vendy, Deputy und Shopify. Es besteht außerdem eine Anbindung zu über 21.000 Finanzinstituten weltweit, was automatisierte Bankkontoeinzüge und -abgleiche ermöglicht.