Die 10 besten Belegungsverfolgungs-Softwares im Jahr 2026

Software zur Belegungsverfolgung überwacht, wie Menschen Ihre Räume nutzen und sich darin bewegen, und liefert Ihnen Echtzeitdaten, um klügere Entscheidungen für den Arbeitsplatz zu treffen. Wenn Sie nach der besten Software zur Belegungsverfolgung suchen, stehen Sie wahrscheinlich vor der Herausforderung, Sicherheit, Effizienz und Kosten im Gleichgewicht zu halten und gleichzeitig eine flexible, produktive Umgebung zu fördern. Das richtige Tool hilft Ihnen dabei, mit sich ändernden Belegungsanforderungen Schritt zu halten, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und sowohl Platzverschwendung als auch Überfüllung zu vermeiden. In dieser Liste finden Sie bewährte Optionen, die diese Prioritäten adressieren – damit Sie sicher eine Lösung wählen können, die wirklich zu den Bedürfnissen Ihres Teams passt.

Beste Software zur Belegungsverfolgung – Zusammenfassung

Diese Vergleichstabelle fasst die Preisdaten meiner Top-Auswahlen an Software zur Belegungsverfolgung zusammen, damit Sie die beste Option für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen finden.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	deskbird	Am besten für flexible Arbeitsplatzbuchungen	Kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar Book Demo	Ab $3.75/aktiver Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung) Get Custom Pricing	Website
2	Spacewell	Am besten für umsetzbare Flächennutzungsdaten am Arbeitsplatz geeignet	Kostenlose Demo verfügbar	Preis auf Anfrage	Website
3	Eptura Workplace	Am besten für hybride Bürokoordination	Kostenlose Demo verfügbar	Preis auf Anfrage	Website
4	Skedda	Am besten für individuelle Zugriffsregeln für Räume	14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar	Ab $249/Raum/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
5	Kadence	Am besten für Teamanwesenheitsplanung	Kostenlose Demo verfügbar	Preis auf Anfrage	Website
6	VergeSense	Am besten geeignet für KI-gestützte Raumanalysen	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website

Featured Tools

1. 

   Remote People

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   5

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2. 

   Homebase

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   4.2

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3. 

   Paycom

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   4.3

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Bewertungen: Beste Software zur Belegungsverfolgung

Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Software zur Belegungsverfolgung, die es auf meine Shortlist geschafft haben. Meine Bewertungen bieten einen detaillierten Einblick in die Funktionen, Integrationen und Anwendungsfälle jeder Plattform, damit Sie die beste für sich finden können.

1

deskbird

Am besten für flexible Arbeitsplatzbuchungen

• Kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $3.75/aktiver Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

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Rating: 4.6/5

deskbird ist eine Plattform für das Management hybrider Arbeitsplätze, die Schreibtischbuchung, Besprechungsraumbuchung, Parkplatzreservierungen, Besuchermanagement und Echtzeit-Auslastungsanalysen über mehrere Bürostandorte hinweg abdeckt.

Für wen ist deskbird am besten geeignet?

deskbird eignet sich besonders für mittelgroße Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen, in denen Mitarbeitende ihre Schreibtisch- und Ressourcenbuchungen selbst verwalten sollen.

Warum ich deskbird ausgewählt habe

Ich habe deskbird in diese Liste aufgenommen, weil das flexible Buchungssystem tatsächlich die gesamte Bandbreite hybrider Arbeitsplatzszenarien abdeckt. Besonders gefällt mir, dass Sie Hot Desking und feste Sitzplätze auf demselben interaktiven Grundriss kombinieren können, sodass Teams mit Neighborhood-Modell nicht zwei verschiedene Systeme verwalten müssen. Die automatische Buchung und die intelligenten Schreibtisch-Empfehlungen, die Plätze basierend auf Teamplänen und bisherigen Gewohnheiten vorschlagen, machen den Buchungsprozess für Mitarbeitende sehr einfach. Und wenn Auslastungsdaten direkt ins Analyse-Dashboard einfließen, finde ich es wesentlich einfacher, auf Basis echter Nutzungsmuster zu handeln, anstatt anhand von Kopfzahlen zu schätzen.

deskbird Hauptfunktionen

• Besprechungsraumbuchung: Reservieren Sie Besprechungsräume direkt aus dem Grundriss oder in der Kalenderansicht, mit Echtzeit-Verfügbarkeit und Kapazitätsangaben vor der Buchung.
• Wochenplanung: Mitarbeitende können ihre Büro- und Homeoffice-Tage für die kommende Woche im Voraus planen, wodurch Führungskräfte Einblick in die Anwesenheitsmuster des Teams erhalten.
• Besuchermanagement: Gäste können digital eingecheckt und nachverfolgt werden, mit Benachrichtigungen an den Gastgeber und Besucherprotokollen, die bestimmten Bürostandorten zugeordnet sind.
• Parkplatzbuchung: Mitarbeitende können zusammen mit ihrem Arbeitsplatz auch Parkplätze reservieren; dabei gelten die gleichen Buchungs- und Freigaberegeln für die Parkplatzbelegung.

deskbird Integrationen

deskbird bietet eine umfangreiche Auswahl an Integrationen, darunter Microsoft Teams, Slack, Microsoft Outlook, Google Kalender, MS Entra ID, Google Workspace, Okta, BambooHR, Personio und HiBob sowie Dutzende weitere HRIS-, SSO-, Zutrittskontroll- und Hardware-Integrationen. Für individuelle Integration steht eine API zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Interaktive Grundrisse mit Ausstattungsfiltern
• Mitarbeitende können Büroanwesenheit koordinieren
• Automatische Freigabe stornierter Buchungen bei Nichterscheinen

Cons:

• Analysefunktionen bieten für große Teams zu wenig Tiefe
• Preisgestaltung pro Nutzer skaliert schnell hoch

LEARN MORE ABOUT DESKBIRD:

• Check out deskbird on their website
• Read my in-depth review of deskbird
• deskbird vs. Tactic
• deskbird vs. Skedda
• deskbird vs. Officely

2

Spacewell

Am besten für umsetzbare Flächennutzungsdaten am Arbeitsplatz geeignet

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preis auf Anfrage

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Rating: 4.6/5

Spacewell ist eine Smart-Building-Plattform, die Arbeitsplatzmanagement, IoT-basierte Belegungsüberwachung, Überwachung der Raumluftqualität, Arbeitsplatz- und Raumreservierungen sowie Analysen zur Flächennutzung für Gebäudebestände kombiniert.

Für wen ist Spacewell am besten geeignet?

Spacewell eignet sich besonders für Facility Manager und Teams im Bereich Corporate Real Estate in mittleren bis großen Unternehmen, die sich bei Flächenentscheidungen auf IoT-Sensordaten verlassen.

Warum habe ich Spacewell ausgewählt

Ich habe Spacewell als eines der besten Tools ausgewählt, weil es eines der wenigen Belegungs-Tracking-Tools ist, das rohe IoT-Sensordaten in wirklich umsetzbare Erkenntnisse verwandelt. Mir gefällt, dass der Opportunity Simulator es ermöglicht, die Flächenleistung des gesamten Portfolios zu vergleichen und Szenarien für Flächenkonsolidierung zu simulieren, bevor Entscheidungen getroffen werden. Auch das Zeitraffer-Feature hebt sich für mich hervor: Man kann vergangene Auslastungstrends abspielen, um zu verstehen, wie Flächen im zeitlichen Verlauf tatsächlich genutzt werden – nicht nur im Moment. Diese Kombination aus historischer Playback-Funktion und standortübergreifendem Benchmarking macht es besonders stark für datenbasierte Immobilienentscheidungen.

Spacewell Hauptfunktionen

• Sensor Management-Konsole: Konfigurieren, überwachen und beheben Sie Probleme angeschlossener Belegungssensoren im gesamten Gebäude über eine zentrale Oberfläche.
• Überwachung der Raumluftqualität: Überwachen Sie CO2-Werte, Temperatur, Luftfeuchtigkeit und Geräusche in Echtzeit gemeinsam mit Belegungsdaten.
• Arbeitsplatz- und Raumreservierungen: Ermöglichen Sie Mitarbeitenden die Buchung von Arbeitsplätzen über ein Self-Service-Portal – die Belegungsdaten fließen direkt in die Anzeige der Verfügbarkeiten ein.
• Workplace App: Mitarbeitende können die Flächenverfügbarkeit prüfen, sich im Gebäude zurechtfinden und Serviceanfragen per Mobilgerät stellen.

Spacewell Integrationen

Spacewell bietet vorgefertigte Konnektoren für Microsoft 365, Google Workspace, SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, ServiceNow, Jira, Freshservice, Workday und SuccessFactors und unterstützt außerdem Anbindungen an AutoCAD, Revit und BMS-Plattformen. Für individuelle Integrationen stehen REST-APIs, SDKs und Webhook-Unterstützung zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• IoT-Sensor-agnostische Plattform unterstützt jede Hardware
• Echtzeit-Luftqualität und Belegung kombiniert
• Modulares Design ist auf mehrere Gebäude skalierbar

Cons:

• Komplexe Ersteinrichtung erfordert technisches Know-how
• Mobile App bietet nicht alle fortschrittlichen Desktop-Funktionen

LEARN MORE ABOUT SPACEWELL:

• Check out Spacewell on their website

3

Eptura Workplace

Am besten für hybride Bürokoordination

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preis auf Anfrage

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Eptura Workplace ist eine Plattform für Arbeitsplatzbetrieb und Flächenmanagement, die Schreibtischbuchungen, Raumreservierungen, Belegungsanalysen, Flächenplanung und Umzugsmanagement für einzelne und standortübergreifende Bürobereiche vereint.

Für wen ist Eptura Workplace am besten geeignet?

Eptura Workplace eignet sich besonders gut für große Unternehmen, die komplexe, standortübergreifende Büroportfolios verwalten, bei denen Immobilienentscheidungen durch aktuelle Belegungs- und Nutzungsdaten abgesichert werden müssen.

Warum habe ich Eptura Workplace ausgewählt

Ich habe Eptura Workplace in meine besten Empfehlungen aufgenommen, weil die Koordination hybrider Büros hier besser gelingt als bei den meisten anderen von mir getesteten Tools. Der KI-gestützte Copilot ermöglicht es Mitarbeitenden, Schreibtische und Räume per natürlicher Sprache zu buchen, und mit der Funktion für Teamtage sehen Kolleginnen und Kollegen, wer ins Büro kommt, und können ihre Anwesenheit gemeinsam planen. Außerdem gefallen mir die Arbeitsplatz-Analysen, die Spitzentage, No-Show-Raten und Auslastungstrends an einem Ort zeigen, sodass Flächenentscheidungen auf tatsächlichem Verhalten und nicht auf Annahmen basieren.

Eptura Workplace Hauptfunktionen

• Umzugsmanagement: Planen und steuern Sie Mitarbeitenden-Umzüge von der Sitzplatzzuweisung bis zum Abteilungswechsel, mit integrierter Nachverfolgung in allen Schritten.
• Wegfindung: Mitarbeitende können mithilfe interaktiver Grundrisspläne im Büro navigieren und Schreibtische, Räume sowie Kolleginnen und Kollegen finden.
• Serviceanfragen: Arbeitsplatzerhaltungs- oder Facility-Anfragen können direkt in der Plattform gestellt und nachverfolgt werden.
• Flächenplanung: Grundrisse umgestalten und Sitzszenarien modellieren – auf Basis von Live-Belegungsdaten und interaktiven Layoutwerkzeugen.

Eptura Workplace Integrationen

Eptura Workplace bietet ein breites Technologiepartner-Ökosystem mit Integrationen in Bereichen wie Zugangskontrolle, Sensorik, Kalender, Zusammenarbeitstools, HR und SSO. Zu den nativen Integrationen gehören Microsoft Teams, Microsoft Outlook, Google Calendar, Slack, Okta, Power BI und VergeSense, und die Plattform lässt sich mit Zugangskontrollanbietern wie Brivo, Genetec und Gallagher verbinden. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Interaktive Grundrisse zeigen verfügbare Schreibtische in Echtzeit
• Individuelle Dashboards für Belegungsberichte
• Pro-Büro-Richtlinieneinstellungen an mehreren Standorten

Cons:

• Manuelles Importieren von CAD-Dateien notwendig
• Raumbuchungen in Outlook werden nicht immer zurück synchronisiert

LEARN MORE ABOUT EPTURA WORKPLACE:

• Check out Eptura Workplace on their website

4

Skedda

Am besten für individuelle Zugriffsregeln für Räume

• 14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $249/Raum/Monat (jährliche Abrechnung)

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Rating: 4.8/5

Skedda ist eine Plattform für Raumbuchung und Terminplanung, die Schreibtischreservierungen, Buchungen von Besprechungsräumen, Besuchermanagement und die Nachverfolgung der Raumnutzung mit einer anpassbaren Regel- und Berechtigungs-Engine abdeckt.

Für wen ist Skedda am besten geeignet?

Skedda eignet sich für Facility- und Arbeitsplatzteams in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die eine detaillierte Kontrolle darüber benötigen, wer auf gemeinsam genutzte Bereiche zugreifen und diese buchen kann.

Warum ich Skedda gewählt habe

Ich habe Skedda als eines der besten Tools ausgewählt, weil die Regel- und Rollen-Engine die detaillierteste ist, die ich in diesem Bereich gesehen habe. Ich kann Buchungsbedingungen nach Team festlegen (zum Beispiel: Nur das Marketingteam darf Schreibtische zwischen 9 und 17 Uhr buchen), die Nutzung durch Einzelne durch Kontingente begrenzen und für bestimmte Räume eine Admin-Genehmigung verlangen. Für Organisationen, in denen nicht jeder Bereich für jede/n Mitarbeiter:in zugänglich sein soll, ist genau dieses Maß an Zugangskontrolle das zentrale Merkmal des Tools.

Skedda Hauptfunktionen

• Interaktive Grundrisskarte: Durchsuchen Sie eine visuelle Karte Ihrer Räume, um die aktuelle Verfügbarkeit von Schreibtischen und Räumen vor der Buchung zu sehen.
• Besuchermanagement: Gäste registrieren und verfolgen, Einladungen versenden und Besucheraktivitäten zusammen mit internen Raumbuchungen protokollieren.
• Wiederkehrende Buchungen: Wiederholende Reservierungen täglich oder wöchentlich einrichten, ohne jede Buchung neu zu erstellen.
• Kalendersynchronisierung: Buchungen mit Google Kalender oder Microsoft 365 verbinden, sodass Reservierungen im bestehenden Zeitplan erscheinen.

Skedda Integrationen

Skedda bietet native (direkte) Integrationen mit Microsoft 365, Microsoft Teams, Microsoft Entra ID, Google Workspace, Slack, Zoom, Stripe, Okta, OneLogin und JumpCloud sowie Drittanbieter-Schnittstellen zu ServiceNow, Kisi, QuickBooks, Xero und Trello. Es verbindet sich außerdem mit Zapier und unterstützt Webhooks für individuelle Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

• WLAN-basierte Anwesenheitserfassung ohne zusätzliche Hardware
• Granulare Buchungsregeln je Team und Rolle
• Automatisierte Freigabe ungenutzter Räume bei Nichterscheinen

Cons:

• Besuchermanagement ist als Zusatz kostenpflichtig
• Keine native HRIS-Integration über Aggregatoren

New Product Updates from Skedda

June 7 2026

Skedda Adds Microsoft Sync Approvals

Skedda now supports booking approval rules for Microsoft two-way synced spaces, keeping Outlook bookings tentative until approved in Skedda and then syncing as accepted. For more information, visit Skedda's official site.

LEARN MORE ABOUT SKEDDA:

• Check out Skedda on their website
• Read my in-depth review of Skedda
• Explore best alternatives to Skedda

5

Kadence

Am besten für Teamanwesenheitsplanung

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preis auf Anfrage

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Rating: 4.6/5

Kadence ist eine Arbeitsplatzmanagement-Plattform, die Schreibtisch- und Raumreservierung, Teamplanung, Belegungsanalysen, Besuchermanagement und KI-basierte Raumplanung in einem einzigen System vereint.

Für wen ist Kadence am besten geeignet?

Kadence eignet sich besonders für mittelständische und große Unternehmen, die hybride Teams über mehrere Bürostandorte hinweg koordinieren.

Warum habe ich Kadence ausgewählt?

Ich habe Kadence als eines der besten Tools ausgewählt, weil es sowohl die Teamanwesenheitsplanung als auch die Belegungsverfolgung hervorragend unterstützt. Die Funktion Team Kadences ermöglicht es Managern, Bürotage für ihre Teams vorzuschlagen und abzustimmen, sodass echte Anwesenheitsabsichten schon vor dem Tag sichtbar werden. Sehr hilfreich finde ich auch die Büroaktivitätsansicht, die Team-Buchungen über die Woche hinweg darstellt und einen Echtzeit-Überblick gibt, wie ausgelastet die Räume tatsächlich sein werden.

Wichtige Funktionen von Kadence

• Schreibtischreservierung: Buchen Sie einzelne Schreibtische nach Datum, Standort oder Etage direkt über die Plattform, mit automatischer Freigabe bei Nichterscheinen.
• Kapazitätsbegrenzungen: Legen Sie Belegungsgrenzen pro Etage oder Bereich für jeden Tag fest, um Überfüllung im Büro zu vermeiden.
• Kadence Sense: Erfasst reale Arbeitsplatznutzung ohne physische Sensoren und liefert präzise Nutzungsdaten allein durch das Buchungsverhalten.
• Szenarienplanung: Simuliert 'Was-wäre-wenn'-Szenarien wie Personalwachstum oder Richtlinienänderungen, um Auswirkungen auf Flächen und Kosten vorab zu bewerten.

Kadence Integrationen

Kadence bietet native Integrationen mit Microsoft Teams, Slack, Google Calendar, Microsoft Outlook, Google Workspace, Microsoft Azure, BambooHR, Rippling, Workday und Okta sowie SSO-Anbietern wie OneLogin, JumpCloud und Ping Identity und Ticketing-Tools wie Zendesk, Jira, ServiceNow und Freshdesk. Auch eine öffentliche API für individuelle Integrationen ist verfügbar.

Pros and Cons

Pros:

• Belegungserfassung ohne Sensoren über Buchungsdaten
• KI schlägt die besten Tage für das Pendeln vor
• Standortübergreifendes Management über ein zentrales Dashboard

Cons:

• Einrichtung von Grundrissen erfordert manuellen Aufwand
• Erweiterter Support nur in Enterprise-Tarifen verfügbar

LEARN MORE ABOUT KADENCE:

• Check out Kadence on their website
• Read my in-depth review of Kadence

6

VergeSense

Am besten geeignet für KI-gestützte Raumanalysen

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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VergeSense ist eine Plattform für Belegungsintelligenz, die Sensordaten, Zugangsbadge-Daten, WLAN und Buchungssysteme vereint, um Unternehmen in Echtzeit und vorausschauend Einblicke zu geben, wie ihre Räume genutzt werden.

Für wen eignet sich VergeSense am besten?

VergeSense ist besonders geeignet für große Unternehmen und Corporate-Real-Estate-Teams, die komplexe, multi-site Büroportfolios managen.

Warum ich VergeSense ausgewählt habe

VergeSense verdient sich seinen Platz auf meiner Auswahlliste dank seiner Meridian-Plattform, die KI-gestützte, vorausschauende Planung einsetzt, um den künftigen Raumbedarf zu modellieren, bevor Immobilienentscheidungen getroffen werden. Besonders gefällt mir, wie Sensor-, Badge-, WLAN- und Buchungsdaten zu einer einzigen Belegungsintelligenzschicht kombiniert werden, wodurch ein vollständiges Bild über alle Stockwerke und Standorte hinweg entsteht. Die Infinity Area Sensors erkennen Anwesenheit auf sehr detailliertem Niveau, sodass ich genau feststellen kann, welche Zonen, Besprechungsräume oder Bereiche ungenutzt bleiben.

VergeSense Hauptfunktionen

• Analyse-Dashboards: Anzeige der Höchstzahl an Personen, Kapazitätsauslastung und Nutzungstrends über Stockwerke, Bereiche, Gebäude und einzelne Räume hinweg.
• Workplace Assistant: Eine generative KI-Schnittstelle, die Belegungstrends analysiert und personalisierte Empfehlungen für Raumnutzungsentscheidungen liefert.
• Raumengpass-Ereignisverfolgung: Überwachung, welche Raumtypen knapp werden, wie oft und wann, damit Sie wiederkehrende Kapazitätsengpässe angehen können.
• Bereichsanalyse: Überwachung von Auslastung, Anwesenheit und Nutzungsmustern innerhalb bestimmter Zonen auf einem Grundriss im Zeitverlauf.

VergeSense Integrationen

VergeSense bietet Dutzende native Integrationen in seinem Workplace-Tech-Stack, darunter ServiceNow, Microsoft Places, Archibus von Eptura, Condeco von Eptura, Accruent EMS, Cisco, Cisco Meraki, Aruba, Crestron und AppSpace. Eine offene API und Webhooks stehen ebenfalls für benutzerdefinierte Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Starke Branchen-Benchmarks im Vergleich zum Wettbewerb
• Vorausschauende Planungsmodelle für Portfolioentscheidungen
• Fasst mehrere Datenquellen in einer Ansicht zusammen

Cons:

• Kamerasensoren können Datenschutzüberprüfungen auslösen
• Analysen sind eher rückblickend als in Echtzeit

LEARN MORE ABOUT VERGESENSE:

• Check out VergeSense on their website

Kriterien für die Auswahl von Software zur Belegungsverfolgung

Bei der Auswahl der besten Software zur Belegungsverfolgung für diese Liste habe ich typische Anforderungen und Schmerzpunkte von Käufern berücksichtigt, wie z. B. die Überwachung der Belegung in Echtzeit und die Einhaltung von Richtlinien für hybride Teams. Ich habe außerdem folgendes Schema verwendet, um meine Bewertung strukturiert und fair zu gestalten:

Kernfunktionen (25 % der Gesamtbewertung)
Um in diese Liste aufgenommen zu werden, musste jede Lösung die folgenden Anwendungsfälle abdecken:

• Echtzeit-Belegungsdaten erfassen
• Schreibtisch- und Raumreservierungen ermöglichen
• Berichte zur historischen Nutzung anzeigen
• Visualisierung von Grundrissen ermöglichen
• Kapazitätsgrenzen für Räume verwalten

Zusätzliche besondere Funktionen (25 % der Gesamtbewertung)
Um die Auswahl weiter einzugrenzen, habe ich zusätzlich auf folgende Besonderheiten geachtet:

• KI-gestützte Anwesenheitsplanung
• Belegungsverfolgung ohne Sensoren
• Automatisierte Freigabe von Buchungen bei Nichterscheinen
• Integrationen mit Zutrittskontrollsystemen
• Verwaltung mehrerer Standorte und Stockwerke

Benutzerfreundlichkeit (10 % der Gesamtbewertung)
Um die Benutzerfreundlichkeit jeder Lösung einzuschätzen, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Übersichtliche und intuitive Benutzeroberfläche
• Verfügbarkeit und Qualität von mobilen Apps
• Minimale erforderliche Benutzerschulungen
• Logische Navigation zwischen den Funktionen
• Übersichtliche Anzeige von Belegungsdaten auf einen Blick

Onboarding (10 % der Gesamtbewertung)
Um die Einführungserfahrung jeder Plattform zu bewerten, habe ich Folgendes beachtet:

• Verfügbarkeit von Schulungsvideos und Tutorials
• Hilfreiche Onboarding-Checklisten und Produkttouren
• Live-Chat oder Chatbot-Anleitung
• Zugang zu Onboarding-Webinaren
• Qualität der Vorlagenbibliotheken für häufige Anwendungsfälle

Kundensupport (10 % der Gesamtpunktzahl)
Um die Kundenserviceleistungen jedes Softwareanbieters zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Reaktionsschnelligkeit des Support-Teams
• Verfügbarkeit von Live-Chat oder telefonischem Support
• Qualität der Inhalte in der Online-Wissensdatenbank
• Verfügbarkeit von Onboarding-Spezialist:innen
• Zuverlässige Eskalation bei dringenden Problemen

Preis-Leistungs-Verhältnis (10 % der Gesamtpunktzahl)
Zur Bewertung des Preis-Leistungs-Verhältnisses jeder Plattform habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Konkurrenzfähige Preise für enthaltene Funktionen
• Verfügbarkeit skalierbarer Tarife
• Transparente und vorhersagbare Abrechnung
• Option für kostenlose Testphase oder Demo
• Flexibilität bei Anpassung der Nutzeranzahl oder Module

Kundenbewertungen (10 % der Gesamtpunktzahl)
Um ein Gefühl für die allgemeine Kundenzufriedenheit zu bekommen, habe ich bei der Lektüre von Kundenbewertungen auf Folgendes geachtet:

• Konstanz positiver Rückmeldungen zur Zuverlässigkeit
• Berichtete Praxistauglichkeit der Belegungsgenauigkeit
• Leichte Integration mit anderen Tools
• Qualität der Onboarding-Unterstützung nach dem Kauf
• Schnelligkeit der Problemlösung durch den Anbieter

Wie wählt man eine Belegungsverfolgungssoftware aus?

Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen zu verlieren. Damit Sie bei Ihrem individuellen Auswahlprozess fokussiert bleiben, finden Sie hier eine Checkliste mit Faktoren, die Sie im Auge behalten sollten:

Was ist eine Belegungsverfolgungssoftware?

Belegungsverfolgungssoftware ist ein digitales Werkzeug, das überwacht, aufzeichnet und verwaltet, wie Personen gemeinsam genutzte Räume innerhalb eines Arbeitsplatzes oder einer Einrichtung nutzen. Diese Systeme liefern Echtzeit- und historische Daten zu Belegungsmustern, unterstützen die Buchung von Arbeitsplätzen oder Räumen und helfen Teams bei der Durchsetzung von Kapazitäts- und Sicherheitsrichtlinien. Mit diesen Informationen können Organisationen ihre Raumnutzung optimieren, das Arbeitserlebnis verbessern und fundierte Entscheidungen zur Bürogestaltung und Ressourcenplanung treffen.

Funktionen von Belegungsverfolgungssoftware

Achten Sie bei der Auswahl einer Belegungsverfolgungssoftware auf folgende Schlüsselfunktionen:

• Echtzeit-Überwachung der Belegung: Verfolgt die Anzahl der Personen in einem Bereich zu jedem beliebigen Zeitpunkt mithilfe von Sensoren, Nutzer-Check-ins oder Systemintegrationen und unterstützt so eine sichere und effiziente Nutzung der Räume.
• Reservierung von Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen: Ermöglicht es Mitarbeitenden, bestimmte Arbeitsplätze oder Meetingräume im Voraus zu buchen, um Konflikte zu vermeiden, hybrides Arbeiten zu unterstützen und einen klaren Überblick über zukünftige Belegungen zu erhalten.
• Interaktive Grundrisse: Bietet digitale Karten, die in Echtzeit freie und belegte Flächen anzeigen, sodass Mitarbeitende leicht passende Arbeitsplätze oder Besprechungsräume finden und buchen können.
• Durchsetzung von Kapazitätsgrenzen: Begrenzung von Reservierungen oder automatisierte Warnungen, wenn die maximale Auslastung beinahe erreicht ist, um die Einhaltung von Sicherheits- oder Abstandsregeln zu unterstützen.
• Nutzungsanalysen und Berichte: Liefern Daten und visuelle Dashboards zur Raumnutzung über die Zeit hinweg, damit HR und Facility-Teams Trends, Unterauslastung oder Engpässe erkennen können.
• Besuchermanagement: Erfasst externe Gäste beim Betreten des Arbeitsplatzes, sorgt für genaue Belegungsaufzeichnungen, reibungslose Check-ins und erhöhte Sicherheit für Mitarbeitende sowie Besucher.
• Mobiler Zugriff: Ermöglicht Nutzern, Verfügbarkeiten zu prüfen, Reservierungen vorzunehmen und Benachrichtigungen unterwegs zu erhalten – besonders wichtig für hybride oder flexible Arbeitsmodelle.
• Integration mit Kalendern: Synchronisiert Reservierungen sowie Belegungsdaten mit bestehenden Kalendersystemen, sodass Buchungsinformationen direkt mit Besprechungen und Mitarbeiterplänen angezeigt werden.

Häufige KI-Funktionen in Belegungsüberwachungssoftware

Über die oben genannten Standardfunktionen hinaus integrieren viele dieser Lösungen mittlerweile KI mit Features wie:

• Vorausschauende Nutzungsanalysen für Räume: Nutzt KI, um historische Belegungstrends zu analysieren und den zukünftigen Flächenbedarf vorherzusagen, sodass Sie Stoßzeiten besser planen und Büroflächen optimieren können.
• Intelligente Buchungsempfehlungen: Empfiehlt die am besten verfügbaren Arbeitsplätze oder Besprechungsräume auf Basis von Mitarbeiterpräferenzen, Arbeitsmustern und Teamkalendern – das spart Zeit und verbessert die Zufriedenheit am Arbeitsplatz.
• Automatisierte Anomalie-Erkennung: Überwacht Belegungsdaten auf ungewöhnliche Muster, wie dauerhaft überbelegte oder untergenutzte Bereiche, und markiert auffällige Fälle zur Prüfung und Nachverfolgung.
• KI-basierte Durchsetzung von Richtlinien: Setzt maschinelles Lernen ein, um Zugangsberechtigungen und Buchungsregeln automatisch an veränderte Arbeitsplatzvorgaben oder tatsächliche Nutzung anzupassen.
• Nutzungsabhängige Reinigungsplanung: Plant Reinigungs- oder Wartungsarbeiten basierend auf der aktuellen sowie prognostizierten Raumnutzung, sodass besonders stark frequentierte Bereiche vorrangig gepflegt werden.

Vorteile von Belegungsüberwachungssoftware

Die Einführung von Belegungsüberwachungssoftware bietet Ihrem Team und Unternehmen zahlreiche Vorteile. Auf diese können Sie sich freuen:

• Effizientere Raumnutzung: Erhalten Sie Echtzeit- und historische Daten zur Optimierung Ihrer Arbeitsbereiche, beseitigen Sie Leerstände und passen Sie Ressourcen an die Teamgröße an.
• Verbesserte Sicherheit und Compliance: Erzwingen Sie automatisch Kapazitätsgrenzen und verfolgen Sie Belegungen, um Gesundheitsrichtlinien, Notfallpläne und interne Vorschriften einzuhalten.
• Bessere Mitarbeitererfahrung: Machen Sie es Mitarbeitenden leichter, passende Arbeitsbereiche zu finden und zu buchen – für flexible Arbeitsformen und bessere Zusammenarbeit.
• Fundierte Entscheidungsgrundlagen: Nutzen Sie Analysen und Prognosen, um Büroerweiterungen, Konsolidierungen oder Umgestaltungen basierend auf tatsächlichen Belegungstrends und -bedarfen zu planen.
• Geringerer administrativer Aufwand: Automatisieren Sie Routinetätigkeiten wie Arbeitsplatzbuchungen, Besucherverwaltung und Berichtswesen, sodass HR und Facility-Teams mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben haben.
• Kosteneinsparungen bei Flächen: Identifizieren Sie untergenutzte Bereiche und Möglichkeiten zur Verkleinerung oder Umwidmung von Flächen, um Miet- und Betriebskosten langfristig zu senken.
• Mehr Sicherheit am Arbeitsplatz: Überwachen Sie, wer sich vor Ort aufhält, steuern Sie Besuchszugänge und führen Sie genaue Protokolle zur Unterstützung von Notfällen oder Audits.

Kosten und Preise für Belegungsüberwachungssoftware

Die Auswahl einer Belegungsüberwachungssoftware setzt ein Verständnis der unterschiedlichen Preismodelle und Tarife voraus. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Erweiterungen und mehr. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, deren Durchschnittspreise sowie typische Funktionen von Lösungen zur Belegungsüberwachung zusammen:

Tarifvergleichstabelle für Belegungsüberwachungssoftware