10 beste Software zur Belegungsverfolgung im Jahr 2026

Software zur Belegungsverfolgung überwacht, wie Menschen Ihre Räumlichkeiten nutzen und sich darin bewegen, und liefert Ihnen Echtzeitdaten für fundiertere Entscheidungen am Arbeitsplatz. Wenn Sie nach der besten Software zur Belegungsverfolgung suchen, stehen Sie wahrscheinlich vor der Herausforderung, Sicherheit, Effizienz und Kosten in Einklang zu bringen und gleichzeitig eine flexible, produktive Umgebung zu unterstützen. Das richtige Tool hilft Ihnen, sich an veränderte Belegungsanforderungen anzupassen, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und ungenutzte Flächen oder Überbelegung zu vermeiden. In dieser Liste finden Sie bewährte Optionen, die diese Prioritäten berücksichtigen, damit Sie sicher eine Lösung auswählen können, die wirklich zu den Anforderungen Ihres Teams passt.

Zusammenfassung der besten Software zur Belegungsverfolgung

Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen für meine Auswahl der besten Software zur Belegungsverfolgung zusammen, damit Sie die beste Lösung für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen finden.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	deskbird	Am besten für flexible Arbeitsplatzbuchungen	Kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar Book Demo	Ab $3.75/aktiver Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung) Get Custom Pricing	Website
2	Spacewell	Am besten für umsetzbare Flächennutzungsdaten am Arbeitsplatz geeignet	Kostenlose Demo verfügbar	Preis auf Anfrage	Website
3	Eptura Workplace	Am besten für hybride Bürokoordination	Kostenlose Demo verfügbar	Preis auf Anfrage	Website
4	Skedda	Am besten für individuelle Zugriffsregeln für Räume	14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar	Ab $249/Raum/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
5	Kadence	Am besten für Teamanwesenheitsplanung	Kostenlose Demo verfügbar	Preis auf Anfrage	Website
6	VergeSense	Am besten geeignet für KI-gestützte Raumanalysen	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website

Featured Tools

1. 

   Justworks

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   4.6

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2. 

   Paycom

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   4.3

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3. 

   HiBob

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   4.5

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Bewertungen der besten Software zur Belegungsverfolgung

Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Softwarelösungen zur Belegungsverfolgung, die es in meine Auswahlliste geschafft haben. Meine Bewertungen bieten einen detaillierten Überblick über die Funktionen, Integrationen und optimalen Einsatzmöglichkeiten jeder Plattform, damit Sie die beste Lösung für sich finden.

1

deskbird

Am besten für flexible Arbeitsplatzbuchungen

• Kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $3.75/aktiver Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

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Rating: 4.6/5

deskbird ist eine Plattform für das Management hybrider Arbeitsplätze, die Schreibtischbuchung, Besprechungsraumbuchung, Parkplatzreservierungen, Besuchermanagement und Echtzeit-Auslastungsanalysen über mehrere Bürostandorte hinweg abdeckt.

Für wen ist deskbird am besten geeignet?

deskbird eignet sich besonders für mittelgroße Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen, in denen Mitarbeitende ihre Schreibtisch- und Ressourcenbuchungen selbst verwalten sollen.

Warum ich deskbird ausgewählt habe

Ich habe deskbird in diese Liste aufgenommen, weil das flexible Buchungssystem tatsächlich die gesamte Bandbreite hybrider Arbeitsplatzszenarien abdeckt. Besonders gefällt mir, dass Sie Hot Desking und feste Sitzplätze auf demselben interaktiven Grundriss kombinieren können, sodass Teams mit Neighborhood-Modell nicht zwei verschiedene Systeme verwalten müssen. Die automatische Buchung und die intelligenten Schreibtisch-Empfehlungen, die Plätze basierend auf Teamplänen und bisherigen Gewohnheiten vorschlagen, machen den Buchungsprozess für Mitarbeitende sehr einfach. Und wenn Auslastungsdaten direkt ins Analyse-Dashboard einfließen, finde ich es wesentlich einfacher, auf Basis echter Nutzungsmuster zu handeln, anstatt anhand von Kopfzahlen zu schätzen.

deskbird Hauptfunktionen

• Besprechungsraumbuchung: Reservieren Sie Besprechungsräume direkt aus dem Grundriss oder in der Kalenderansicht, mit Echtzeit-Verfügbarkeit und Kapazitätsangaben vor der Buchung.
• Wochenplanung: Mitarbeitende können ihre Büro- und Homeoffice-Tage für die kommende Woche im Voraus planen, wodurch Führungskräfte Einblick in die Anwesenheitsmuster des Teams erhalten.
• Besuchermanagement: Gäste können digital eingecheckt und nachverfolgt werden, mit Benachrichtigungen an den Gastgeber und Besucherprotokollen, die bestimmten Bürostandorten zugeordnet sind.
• Parkplatzbuchung: Mitarbeitende können zusammen mit ihrem Arbeitsplatz auch Parkplätze reservieren; dabei gelten die gleichen Buchungs- und Freigaberegeln für die Parkplatzbelegung.

deskbird Integrationen

deskbird bietet eine umfangreiche Auswahl an Integrationen, darunter Microsoft Teams, Slack, Microsoft Outlook, Google Kalender, MS Entra ID, Google Workspace, Okta, BambooHR, Personio und HiBob sowie Dutzende weitere HRIS-, SSO-, Zutrittskontroll- und Hardware-Integrationen. Für individuelle Integration steht eine API zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Interaktive Grundrisse mit Ausstattungsfiltern
• Mitarbeitende können Büroanwesenheit koordinieren
• Automatische Freigabe stornierter Buchungen bei Nichterscheinen

Cons:

• Analysefunktionen bieten für große Teams zu wenig Tiefe
• Preisgestaltung pro Nutzer skaliert schnell hoch

LEARN MORE ABOUT DESKBIRD:

• Check out deskbird on their website
• Read my in-depth review of deskbird
• deskbird vs. Tactic
• deskbird vs. Skedda
• deskbird vs. Officely

2

Spacewell

Am besten für umsetzbare Flächennutzungsdaten am Arbeitsplatz geeignet

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preis auf Anfrage

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Rating: 4.6/5

Spacewell ist eine Smart-Building-Plattform, die Arbeitsplatzmanagement, IoT-basierte Belegungsüberwachung, Überwachung der Raumluftqualität, Arbeitsplatz- und Raumreservierungen sowie Analysen zur Flächennutzung für Gebäudebestände kombiniert.

Für wen ist Spacewell am besten geeignet?

Spacewell eignet sich besonders für Facility Manager und Teams im Bereich Corporate Real Estate in mittleren bis großen Unternehmen, die sich bei Flächenentscheidungen auf IoT-Sensordaten verlassen.

Warum habe ich Spacewell ausgewählt

Ich habe Spacewell als eines der besten Tools ausgewählt, weil es eines der wenigen Belegungs-Tracking-Tools ist, das rohe IoT-Sensordaten in wirklich umsetzbare Erkenntnisse verwandelt. Mir gefällt, dass der Opportunity Simulator es ermöglicht, die Flächenleistung des gesamten Portfolios zu vergleichen und Szenarien für Flächenkonsolidierung zu simulieren, bevor Entscheidungen getroffen werden. Auch das Zeitraffer-Feature hebt sich für mich hervor: Man kann vergangene Auslastungstrends abspielen, um zu verstehen, wie Flächen im zeitlichen Verlauf tatsächlich genutzt werden – nicht nur im Moment. Diese Kombination aus historischer Playback-Funktion und standortübergreifendem Benchmarking macht es besonders stark für datenbasierte Immobilienentscheidungen.

Spacewell Hauptfunktionen

• Sensor Management-Konsole: Konfigurieren, überwachen und beheben Sie Probleme angeschlossener Belegungssensoren im gesamten Gebäude über eine zentrale Oberfläche.
• Überwachung der Raumluftqualität: Überwachen Sie CO2-Werte, Temperatur, Luftfeuchtigkeit und Geräusche in Echtzeit gemeinsam mit Belegungsdaten.
• Arbeitsplatz- und Raumreservierungen: Ermöglichen Sie Mitarbeitenden die Buchung von Arbeitsplätzen über ein Self-Service-Portal – die Belegungsdaten fließen direkt in die Anzeige der Verfügbarkeiten ein.
• Workplace App: Mitarbeitende können die Flächenverfügbarkeit prüfen, sich im Gebäude zurechtfinden und Serviceanfragen per Mobilgerät stellen.

Spacewell Integrationen

Spacewell bietet vorgefertigte Konnektoren für Microsoft 365, Google Workspace, SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, ServiceNow, Jira, Freshservice, Workday und SuccessFactors und unterstützt außerdem Anbindungen an AutoCAD, Revit und BMS-Plattformen. Für individuelle Integrationen stehen REST-APIs, SDKs und Webhook-Unterstützung zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• IoT-Sensor-agnostische Plattform unterstützt jede Hardware
• Echtzeit-Luftqualität und Belegung kombiniert
• Modulares Design ist auf mehrere Gebäude skalierbar

Cons:

• Komplexe Ersteinrichtung erfordert technisches Know-how
• Mobile App bietet nicht alle fortschrittlichen Desktop-Funktionen

LEARN MORE ABOUT SPACEWELL:

• Check out Spacewell on their website

3

Eptura Workplace

Am besten für hybride Bürokoordination

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preis auf Anfrage

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Eptura Workplace ist eine Plattform für Arbeitsplatzbetrieb und Flächenmanagement, die Schreibtischbuchungen, Raumreservierungen, Belegungsanalysen, Flächenplanung und Umzugsmanagement für einzelne und standortübergreifende Bürobereiche vereint.

Für wen ist Eptura Workplace am besten geeignet?

Eptura Workplace eignet sich besonders gut für große Unternehmen, die komplexe, standortübergreifende Büroportfolios verwalten, bei denen Immobilienentscheidungen durch aktuelle Belegungs- und Nutzungsdaten abgesichert werden müssen.

Warum habe ich Eptura Workplace ausgewählt

Ich habe Eptura Workplace in meine besten Empfehlungen aufgenommen, weil die Koordination hybrider Büros hier besser gelingt als bei den meisten anderen von mir getesteten Tools. Der KI-gestützte Copilot ermöglicht es Mitarbeitenden, Schreibtische und Räume per natürlicher Sprache zu buchen, und mit der Funktion für Teamtage sehen Kolleginnen und Kollegen, wer ins Büro kommt, und können ihre Anwesenheit gemeinsam planen. Außerdem gefallen mir die Arbeitsplatz-Analysen, die Spitzentage, No-Show-Raten und Auslastungstrends an einem Ort zeigen, sodass Flächenentscheidungen auf tatsächlichem Verhalten und nicht auf Annahmen basieren.

Eptura Workplace Hauptfunktionen

• Umzugsmanagement: Planen und steuern Sie Mitarbeitenden-Umzüge von der Sitzplatzzuweisung bis zum Abteilungswechsel, mit integrierter Nachverfolgung in allen Schritten.
• Wegfindung: Mitarbeitende können mithilfe interaktiver Grundrisspläne im Büro navigieren und Schreibtische, Räume sowie Kolleginnen und Kollegen finden.
• Serviceanfragen: Arbeitsplatzerhaltungs- oder Facility-Anfragen können direkt in der Plattform gestellt und nachverfolgt werden.
• Flächenplanung: Grundrisse umgestalten und Sitzszenarien modellieren – auf Basis von Live-Belegungsdaten und interaktiven Layoutwerkzeugen.

Eptura Workplace Integrationen

Eptura Workplace bietet ein breites Technologiepartner-Ökosystem mit Integrationen in Bereichen wie Zugangskontrolle, Sensorik, Kalender, Zusammenarbeitstools, HR und SSO. Zu den nativen Integrationen gehören Microsoft Teams, Microsoft Outlook, Google Calendar, Slack, Okta, Power BI und VergeSense, und die Plattform lässt sich mit Zugangskontrollanbietern wie Brivo, Genetec und Gallagher verbinden. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Interaktive Grundrisse zeigen verfügbare Schreibtische in Echtzeit
• Individuelle Dashboards für Belegungsberichte
• Pro-Büro-Richtlinieneinstellungen an mehreren Standorten

Cons:

• Manuelles Importieren von CAD-Dateien notwendig
• Raumbuchungen in Outlook werden nicht immer zurück synchronisiert

LEARN MORE ABOUT EPTURA WORKPLACE:

• Check out Eptura Workplace on their website

4

Skedda

Am besten für individuelle Zugriffsregeln für Räume

• 14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $249/Raum/Monat (jährliche Abrechnung)

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Rating: 4.8/5

Skedda ist eine Plattform für Raumbuchung und Terminplanung, die Schreibtischreservierungen, Buchungen von Besprechungsräumen, Besuchermanagement und die Nachverfolgung der Raumnutzung mit einer anpassbaren Regel- und Berechtigungs-Engine abdeckt.

Für wen ist Skedda am besten geeignet?

Skedda eignet sich für Facility- und Arbeitsplatzteams in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die eine detaillierte Kontrolle darüber benötigen, wer auf gemeinsam genutzte Bereiche zugreifen und diese buchen kann.

Warum ich Skedda gewählt habe

Ich habe Skedda als eines der besten Tools ausgewählt, weil die Regel- und Rollen-Engine die detaillierteste ist, die ich in diesem Bereich gesehen habe. Ich kann Buchungsbedingungen nach Team festlegen (zum Beispiel: Nur das Marketingteam darf Schreibtische zwischen 9 und 17 Uhr buchen), die Nutzung durch Einzelne durch Kontingente begrenzen und für bestimmte Räume eine Admin-Genehmigung verlangen. Für Organisationen, in denen nicht jeder Bereich für jede/n Mitarbeiter:in zugänglich sein soll, ist genau dieses Maß an Zugangskontrolle das zentrale Merkmal des Tools.

Skedda Hauptfunktionen

• Interaktive Grundrisskarte: Durchsuchen Sie eine visuelle Karte Ihrer Räume, um die aktuelle Verfügbarkeit von Schreibtischen und Räumen vor der Buchung zu sehen.
• Besuchermanagement: Gäste registrieren und verfolgen, Einladungen versenden und Besucheraktivitäten zusammen mit internen Raumbuchungen protokollieren.
• Wiederkehrende Buchungen: Wiederholende Reservierungen täglich oder wöchentlich einrichten, ohne jede Buchung neu zu erstellen.
• Kalendersynchronisierung: Buchungen mit Google Kalender oder Microsoft 365 verbinden, sodass Reservierungen im bestehenden Zeitplan erscheinen.

Skedda Integrationen

Skedda bietet native (direkte) Integrationen mit Microsoft 365, Microsoft Teams, Microsoft Entra ID, Google Workspace, Slack, Zoom, Stripe, Okta, OneLogin und JumpCloud sowie Drittanbieter-Schnittstellen zu ServiceNow, Kisi, QuickBooks, Xero und Trello. Es verbindet sich außerdem mit Zapier und unterstützt Webhooks für individuelle Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

• WLAN-basierte Anwesenheitserfassung ohne zusätzliche Hardware
• Granulare Buchungsregeln je Team und Rolle
• Automatisierte Freigabe ungenutzter Räume bei Nichterscheinen

Cons:

• Besuchermanagement ist als Zusatz kostenpflichtig
• Keine native HRIS-Integration über Aggregatoren

New Product Updates from Skedda

August 9 2026

Skedda Expands Visit Exports With Custom Field Data

Skedda adds Summary and Breakdown visit exports with custom field data, filter support, and XLSX or CSV formats. These updates give teams more flexibility when exporting visit- and visitor-level information for reporting and analysis. For more information, visit Skedda’s official site.

LEARN MORE ABOUT SKEDDA:

• Check out Skedda on their website
• Read my in-depth review of Skedda
• Explore best alternatives to Skedda

5

Kadence

Am besten für Teamanwesenheitsplanung

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preis auf Anfrage

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Rating: 4.6/5

Kadence ist eine Arbeitsplatzmanagement-Plattform, die Schreibtisch- und Raumreservierung, Teamplanung, Belegungsanalysen, Besuchermanagement und KI-basierte Raumplanung in einem einzigen System vereint.

Für wen ist Kadence am besten geeignet?

Kadence eignet sich besonders für mittelständische und große Unternehmen, die hybride Teams über mehrere Bürostandorte hinweg koordinieren.

Warum habe ich Kadence ausgewählt?

Ich habe Kadence als eines der besten Tools ausgewählt, weil es sowohl die Teamanwesenheitsplanung als auch die Belegungsverfolgung hervorragend unterstützt. Die Funktion Team Kadences ermöglicht es Managern, Bürotage für ihre Teams vorzuschlagen und abzustimmen, sodass echte Anwesenheitsabsichten schon vor dem Tag sichtbar werden. Sehr hilfreich finde ich auch die Büroaktivitätsansicht, die Team-Buchungen über die Woche hinweg darstellt und einen Echtzeit-Überblick gibt, wie ausgelastet die Räume tatsächlich sein werden.

Wichtige Funktionen von Kadence

• Schreibtischreservierung: Buchen Sie einzelne Schreibtische nach Datum, Standort oder Etage direkt über die Plattform, mit automatischer Freigabe bei Nichterscheinen.
• Kapazitätsbegrenzungen: Legen Sie Belegungsgrenzen pro Etage oder Bereich für jeden Tag fest, um Überfüllung im Büro zu vermeiden.
• Kadence Sense: Erfasst reale Arbeitsplatznutzung ohne physische Sensoren und liefert präzise Nutzungsdaten allein durch das Buchungsverhalten.
• Szenarienplanung: Simuliert 'Was-wäre-wenn'-Szenarien wie Personalwachstum oder Richtlinienänderungen, um Auswirkungen auf Flächen und Kosten vorab zu bewerten.

Kadence Integrationen

Kadence bietet native Integrationen mit Microsoft Teams, Slack, Google Calendar, Microsoft Outlook, Google Workspace, Microsoft Azure, BambooHR, Rippling, Workday und Okta sowie SSO-Anbietern wie OneLogin, JumpCloud und Ping Identity und Ticketing-Tools wie Zendesk, Jira, ServiceNow und Freshdesk. Auch eine öffentliche API für individuelle Integrationen ist verfügbar.

Pros and Cons

Pros:

• Belegungserfassung ohne Sensoren über Buchungsdaten
• KI schlägt die besten Tage für das Pendeln vor
• Standortübergreifendes Management über ein zentrales Dashboard

Cons:

• Einrichtung von Grundrissen erfordert manuellen Aufwand
• Erweiterter Support nur in Enterprise-Tarifen verfügbar

LEARN MORE ABOUT KADENCE:

• Check out Kadence on their website
• Read my in-depth review of Kadence

6

VergeSense

Am besten geeignet für KI-gestützte Raumanalysen

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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VergeSense ist eine Plattform für Belegungsintelligenz, die Sensordaten, Zugangsbadge-Daten, WLAN und Buchungssysteme vereint, um Unternehmen in Echtzeit und vorausschauend Einblicke zu geben, wie ihre Räume genutzt werden.

Für wen eignet sich VergeSense am besten?

VergeSense ist besonders geeignet für große Unternehmen und Corporate-Real-Estate-Teams, die komplexe, multi-site Büroportfolios managen.

Warum ich VergeSense ausgewählt habe

VergeSense verdient sich seinen Platz auf meiner Auswahlliste dank seiner Meridian-Plattform, die KI-gestützte, vorausschauende Planung einsetzt, um den künftigen Raumbedarf zu modellieren, bevor Immobilienentscheidungen getroffen werden. Besonders gefällt mir, wie Sensor-, Badge-, WLAN- und Buchungsdaten zu einer einzigen Belegungsintelligenzschicht kombiniert werden, wodurch ein vollständiges Bild über alle Stockwerke und Standorte hinweg entsteht. Die Infinity Area Sensors erkennen Anwesenheit auf sehr detailliertem Niveau, sodass ich genau feststellen kann, welche Zonen, Besprechungsräume oder Bereiche ungenutzt bleiben.

VergeSense Hauptfunktionen

• Analyse-Dashboards: Anzeige der Höchstzahl an Personen, Kapazitätsauslastung und Nutzungstrends über Stockwerke, Bereiche, Gebäude und einzelne Räume hinweg.
• Workplace Assistant: Eine generative KI-Schnittstelle, die Belegungstrends analysiert und personalisierte Empfehlungen für Raumnutzungsentscheidungen liefert.
• Raumengpass-Ereignisverfolgung: Überwachung, welche Raumtypen knapp werden, wie oft und wann, damit Sie wiederkehrende Kapazitätsengpässe angehen können.
• Bereichsanalyse: Überwachung von Auslastung, Anwesenheit und Nutzungsmustern innerhalb bestimmter Zonen auf einem Grundriss im Zeitverlauf.

VergeSense Integrationen

VergeSense bietet Dutzende native Integrationen in seinem Workplace-Tech-Stack, darunter ServiceNow, Microsoft Places, Archibus von Eptura, Condeco von Eptura, Accruent EMS, Cisco, Cisco Meraki, Aruba, Crestron und AppSpace. Eine offene API und Webhooks stehen ebenfalls für benutzerdefinierte Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Starke Branchen-Benchmarks im Vergleich zum Wettbewerb
• Vorausschauende Planungsmodelle für Portfolioentscheidungen
• Fasst mehrere Datenquellen in einer Ansicht zusammen

Cons:

• Kamerasensoren können Datenschutzüberprüfungen auslösen
• Analysen sind eher rückblickend als in Echtzeit

LEARN MORE ABOUT VERGESENSE:

• Check out VergeSense on their website

So wählen Sie Software zur Belegungsverfolgung aus

Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen zu verlieren. Damit Sie bei der Arbeit an Ihrem individuellen Auswahlprozess den Überblick behalten, finden Sie hier eine Checkliste mit Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:

Was ist Software zur Belegungsverfolgung?

Software zur Belegungsverfolgung ist ein digitales Werkzeug, das überwacht, erfasst und verwaltet, wie Menschen gemeinsam genutzte Bereiche innerhalb eines Arbeitsplatzes oder einer Einrichtung nutzen. Diese Systeme liefern Echtzeit- und historische Daten zu Belegungsmustern, unterstützen die Reservierung von Schreibtischen oder Räumen und helfen Teams dabei, Kapazitäts- und Sicherheitsrichtlinien durchzusetzen. Mithilfe dieser Informationen können Organisationen die Raumnutzung optimieren, die Arbeitsplatzgestaltung verbessern und fundierte Entscheidungen über Büroaufteilungen und die Ressourcenplanung treffen.

Funktionen von Software zur Belegungsverfolgung

Achten Sie bei der Auswahl einer Software zur Belegungsverfolgung auf die folgenden wichtigen Funktionen:

• Belegungsüberwachung in Echtzeit: Erfasst mithilfe von Sensoren, Benutzeranmeldungen oder Systemintegrationen die Anzahl der Personen, die sich zu einem bestimmten Zeitpunkt in einem Bereich befinden, und hilft Ihnen dabei, eine sichere und effiziente Raumnutzung zu gewährleisten.
• Schreibtisch- und Raumbuchung: Ermöglicht Mitarbeitenden, bestimmte Schreibtische oder Besprechungsräume im Voraus zu reservieren, wodurch Konflikte reduziert, hybride Arbeitsmodelle unterstützt und klare Einblicke in die zukünftige Belegung ermöglicht werden.
• Interaktive Grundrisse: Bietet digitale Karten, die in Echtzeit verfügbare und belegte Bereiche anzeigen, sodass Mitarbeitende problemlos Arbeitsplätze oder Besprechungsbereiche finden und buchen können, die ihren Anforderungen entsprechen.
• Durchsetzung von Kapazitätsgrenzen: Begrenzt Reservierungen automatisch oder sendet Warnungen, wenn Bereiche ihre maximale Belegung zu überschreiten drohen, und unterstützt so die Einhaltung von Sicherheits- oder Abstandsregeln.
• Nutzungsanalysen und Berichte: Stellt Daten und visuelle Dashboards darüber bereit, wie Bereiche im Laufe der Zeit genutzt werden, und ermöglicht es Personal- und Facility-Management-Teams, Trends, eine unzureichende Auslastung oder Engpässe zu erkennen.
• Besucherverwaltung: Erfasst externe Gäste, die den Arbeitsplatz betreten, und gewährleistet genaue Belegungsaufzeichnungen, reibungslosere Anmeldungen sowie mehr Sicherheit für Mitarbeitende und Besucher.
• Mobiler Zugriff: Ermöglicht es Benutzern, unterwegs die Verfügbarkeit zu prüfen, Reservierungen vorzunehmen und Benachrichtigungen zu erhalten, was für hybride oder flexible Arbeitsumgebungen entscheidend ist.
• Integration in Kalender: Synchronisiert Reservierungen und Belegungsdaten mit Ihren bestehenden Kalendersystemen, sodass Buchungsinformationen neben Besprechungen und Mitarbeitendenplänen angezeigt werden.

Gängige KI-Funktionen von Software zur Belegungsverfolgung

Über die oben aufgeführten Standardfunktionen von Software zur Belegungsverfolgung hinaus integrieren viele dieser Lösungen KI-Funktionen wie:

• Prognosebasierte Analysen der Raumnutzung: Analysiert historische Belegungstrends mithilfe von KI und prognostiziert den zukünftigen Raumbedarf, sodass Sie sich auf stark ausgelastete Zeiten vorbereiten und Büroaufteilungen optimieren können.
• Intelligente Buchungsempfehlungen: Schlägt auf Grundlage von Mitarbeiterpräferenzen, Arbeitsmustern und Teamplänen die besten verfügbaren Schreibtische oder Besprechungsräume vor, spart Zeit und verbessert die Zufriedenheit am Arbeitsplatz.
• Automatisierte Anomalieerkennung: Überwacht Belegungsdaten auf ungewöhnliche Muster, etwa eine anhaltende Überschreitung der Kapazität oder untergenutzte Bereiche, und markiert anschließend Probleme zur Prüfung und Bearbeitung.
• KI-gestützte Richtliniendurchsetzung: Wendet Modelle des maschinellen Lernens an, um Zugriffsberechtigungen und Reservierungsregeln automatisch an sich ändernde Arbeitsplatzrichtlinien oder die tatsächliche Nutzung anzupassen.
• Belegungsbasierte Reinigungsplanung: Plant Reinigungs- oder Wartungsarbeiten auf Grundlage der Echtzeit- und prognostizierten Raumnutzung und stellt so sicher, dass stark frequentierte Bereiche aus Gründen des Gesundheits- und Sicherheitsschutzes priorisiert werden.

Vorteile von Software zur Belegungsverfolgung

Die Implementierung einer Software zur Belegungsverfolgung bietet Ihrem Team und Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:

• Effizientere Raumnutzung: Erhalten Sie Echtzeit- und historische Daten, um Büroaufteilungen zu optimieren, ungenutzte Flächen zu beseitigen und sicherzustellen, dass die Ressourcen dem Bedarf des Teams entsprechen.
• Verbesserte Sicherheit und Compliance: Setzen Sie Kapazitätsgrenzen automatisch durch und verfolgen Sie die Belegung, um Gesundheitsrichtlinien, die Notfallplanung und organisatorische Richtlinien zu unterstützen.
• Verbesserte Mitarbeitererfahrung: Erleichtern Sie es Mitarbeitenden, geeignete Arbeitsbereiche zu finden und zu reservieren, und unterstützen Sie dadurch flexible Arbeitsmodelle und die Zusammenarbeit.
• Fundierte Entscheidungsfindung: Nutzen Sie Analysen und Prognosen, um Erweiterungen, Zusammenlegungen oder Neugestaltungen von Büros auf Grundlage realer Belegungstrends und -anforderungen zu planen.
• Geringerer Verwaltungsaufwand: Automatisieren Sie Routineaufgaben wie Schreibtischbuchungen, Besucherverfolgung und Berichterstattung, sodass Personal- und Facility-Management-Teams mehr Zeit für Aufgaben mit höherem Mehrwert haben.
• Kosteneinsparungen bei den Einrichtungen: Ermitteln Sie untergenutzte Bereiche und Möglichkeiten, Flächen zu verkleinern oder anderweitig zu nutzen, und reduzieren Sie so langfristig Miet- und Betriebskosten.
• Mehr Sicherheit am Arbeitsplatz: Überwachen Sie, wer vor Ort ist, verwalten Sie den Besucherzugang und führen Sie genaue Protokolle zur Unterstützung der Notfallreaktion oder von Audits.

Kosten und Preise von Software zur Belegungsverfolgung

Die Auswahl einer Software zur Belegungsverfolgung setzt ein Verständnis der verschiedenen verfügbaren Preismodelle und Tarife voraus. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Zusatzoptionen und weiteren Faktoren. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, ihre durchschnittlichen Preise und typische in Lösungen zur Belegungsverfolgung enthaltene Funktionen zusammen:

Vergleichstabelle der Tarife für Software zur Belegungsverfolgung