Die 10 besten Onboarding- und Offboarding-Softwarelösungen 2026
Shortlist für Onboarding- und Offboarding-Software
Onboarding- und Offboarding-Software ist eine Software, die Teams dabei unterstützt, Mitarbeiterein- und -austritte von Anfang bis Ende zu verwalten. Diese Tools unterstützen das Personalmanagement, indem sie Aufgaben automatisieren, Fortschritte nachverfolgen und die Einhaltung von Vorschriften vom ersten Tag eines neuen Mitarbeiters bis zu seinem endgültigen Austritt sicherstellen. Durch die Reduzierung manueller Arbeit und Standardisierung von Prozessen helfen sie Unternehmen, keine wichtigen Schritte zu übersehen und ein reibungsloseres, einheitlicheres Erlebnis für Mitarbeitende und HR-Teams zu schaffen. Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, die besten Lösungen zu vergleichen, die Unterschiede zu verstehen und die passende Lösung für die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens zu finden.
Weshalb Sie unseren Software-Bewertungen vertrauen können
Wir testen und bewerten HR-Software-Systeme seit 2019. Als HR-Experten wissen wir, wie kritisch und schwierig es ist, bei der Softwareauswahl die richtige Entscheidung zu treffen. Wir investieren viel Zeit in gründliche Recherchen, um unserer Zielgruppe bei besseren Software-Kaufentscheidungen zu helfen. Wir haben mehr als 2.000 Tools für verschiedene Anwendungsfälle im HR-Management getestet und über 1.000 umfassende Software-Bewertungen verfasst. Erfahren Sie, wie wir Transparenz garantieren & unsere Methodik für Softwarebewertungen.
Zusammenfassung: Beste Onboarding- und Offboarding-Software
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner besten Onboarding- und Offboarding-Software-Auswahl zusammen, damit Sie die beste Lösung für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen finden.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten mit integrierten, KI-gestützten HR-Analysen | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $8/Nutzer/Monat | Website | |
| 2 | Am besten für globale HR-Compliance-Verwaltung | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $5/Mitarbeiter/Monat | Website | |
| 3 | Am besten für anpassbares, audit-sicheres Onboarding | Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab $10/Person/Monat | Website | |
| 4 | Am besten mit optionalen KI-Tools für HR-Aufgaben | Kostenloser Tarif verfügbar | Ab $2/Nutzer/Monat | Website | |
| 5 | Am besten geeignet für globale Compliance bei Auftragnehmern | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $5/Mitarbeiter/Monat | Website | |
| 6 | Am besten geeignet für die Verwaltung von SaaS-Lizenzen | Kostenlose Demo + 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 7 | Am besten für die Bereitstellung von Apple-Geräten | Kostenlose 14-Tage-Testversion verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 8 | Am besten geeignet für große Unternehmensintegrationen | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 9 | Am besten mit granularen SaaS-Zugriffskontrollen | 21-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 10 | Am besten für das Tracking des Mitarbeiterlebenszyklus in KMUs | Kostenlose Demo + kostenlose Testphase verfügbar | Ab $8/Nutzer/Monat | Website |
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Justworks
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Paycom
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HiBob
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Onboarding- und Offboarding-Software – Bewertungen
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Onboarding- und Offboarding-Software, die es auf meine Shortlist geschafft haben. Meine Rezensionen bieten einen detaillierten Einblick in Funktionen, beste Anwendungsfälle und Integrationen jeder Plattform, damit Sie die beste Auswahl für sich finden können.
Factorial ist eine HR-Plattform für Onboarding und Offboarding, die Workflow-Automatisierung, Dokumentenmanagement, Aufgabenverfolgung, E-Signaturen und von künstlicher Intelligenz unterstützte Analysen vereint.
Für wen ist Factorial am besten geeignet?
HR-Teams in kleinen und mittelständischen Unternehmen, die eine umfassende Onboarding- und Offboarding-Lösung mit starker Automatisierung und Analysefunktionen suchen.
Warum ich Factorial ausgewählt habe
Ich habe Factorial als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich mich auf die integrierten, KI-gestützten HR-Analysen verlasse, um den Onboarding-Fortschritt zu verfolgen, Risikofaktoren bei Mitarbeitenden zu analysieren und Compliance-Prüfungen in jeder Phase des Mitarbeiterlebenszyklus zu automatisieren.
Factorial Hauptfunktionen
- Individuell anpassbare Onboarding-Workflows: Erstellen Sie Vorlagen, um Aufgaben und Anforderungen für neue Mitarbeitende in verschiedenen Rollen zu automatisieren.
- Dokumentenmanagement für Mitarbeitende: Verträge, Ausweise und Richtlinien hochladen, speichern und organisieren – inklusive Versionskontrolle.
- Aufgabenzuweisung und -verfolgung: Weisen Sie Aufgaben an HR-, IT-Teams oder Führungskräfte zu und überwachen Sie die Erledigung bereichsübergreifend.
- Integrierte E-Signaturen: Sammeln Sie benötigte Unterschriften für Onboarding- und Offboarding-Dokumente direkt in der Plattform.
Factorial Integrationen
Factorial bietet native Integrationen mit Google Workspace, Slack, Microsoft 365, Zapier, Xero, QuickBooks, Teamtailor und Zapier. Eine API für individuelle Integrationen ist ebenfalls verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- KI-gestützte Analysen zu Onboarding-Trends
- Anpassbare Workflows für verschiedene Berufsrollen
- Automatisierte Aufgabenverfolgung und Dokumentenanforderungen
Cons:
- Einige Nutzer berichten von langsamem Kundensupport
- Begrenzte Automatisierungsfunktionen für IT-Offboarding
Deel HR ist eine globale Personalplattform, die den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus verwaltet, einschließlich Onboarding, Offboarding, Dokumentenmanagement, Zugriffsbereitstellung, Lohnabrechnung und Compliance in über 150 Ländern.
Für wen ist Deel HR am besten geeignet?
Deel HR ist eine hervorragende Lösung für Unternehmen, die verteilte oder internationale Teams managen und eine rechtskonforme Ein- und Ausgliederung von Mitarbeitenden über mehrere Länder und Rechtssysteme hinweg benötigen.
Warum habe ich Deel HR ausgewählt
Deel HR erhält seinen Platz auf meiner Auswahlliste wegen seines Umgangs mit dem komplexen, regelkonformen Onboarding, das in einem einzigen Workflow mehrere Länder abdeckt. Mir gefällt besonders, dass sich lokalisierte Verträge automatisch aktualisieren, wenn sich lokale Gesetze ändern, sodass mein Team keine gesetzlichen Veränderungen in über 10 Rechtsgebieten manuell verfolgen muss. Der geführte Onboarding-Prozess sammelt länderspezifische Steuerformulare, Arbeitsverträge und Dokumente an einem Ort und wendet automatisch Compliance-Regeln an, basierend auf dem Standort und Vertragstyp des Mitarbeiters.
Hauptfunktionen von Deel HR
- Automatisierte Gerätebereitstellung: Bestellt und verschickt Laptops und Homeoffice-Ausstattung an neue Mitarbeitende in über 130 Ländern.
- Google Workspace-Integration: Erstellt Konten und weist Zugriffsrechte auf Apps für Angestellte im Laufe des Onboardings zu.
- Lokalisierte Compliance-Workflows: Wendet länderspezifische Felder und Dokumentenanforderungen für Remote- und Inlandsmitarbeitende an.
- Zentrales Dokumentenmanagement: Speichert Verträge, Richtlinienbestätigungen und Compliance-Formulare mit Zugriffssteuerungen.
Deel HR Integrationen
Deel HR bietet Integrationen mit QuickBooks, Xero, BambooHR, Expensify, NetSuite, Sage Intacct, Greenhouse, Workday, SAP und ADP sowie weitere über den eigenen App-Store an. Außerdem verbindet sich Deel HR mit Zapier und stellt eine API für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Automatische Compliance-Updates in über 150 Ländern
- Onboarding von Auftragnehmern und Mitarbeitenden auf einer Plattform
- Länderspezifische Onboarding-Workflows sind nativ integriert
Cons:
- Offboarding-Tools weniger ausgereift als Onboarding-Funktionen
- Kann für Teams in nur einem Land komplex sein
New Product Updates from Deel HR
Deel Expands Payroll, HR, and IT Capabilities
Deel adds real-time payroll, workforce planning and AI-enabled HR tools, plus device, endpoint security, and access management capabilities. These updates help global teams manage payroll, workforce operations, and IT from a connected system. For more information, visit Deel’s official site.
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BambooHR ist eine HR-Plattform für mittelständische Teams, die das gesamte Mitarbeitermanagement zentralisiert und spezielle Workflows für Onboarding und Offboarding, E-Signaturen, Compliance-Tracking sowie ein integriertes Bewerbermanagementsystem bietet.
Für wen ist BambooHR am besten geeignet?
Es ist besonders geeignet für HR-Operations-Manager in wachsenden Unternehmen mit 50 bis 1.000 Mitarbeitern, die strukturiertes und konformes Onboarding ohne großen IT-Aufwand benötigen.
Warum ich mich für BambooHR entschieden habe
Ich habe BambooHR als eines der besten ausgewählt, weil die Compliance-Infrastruktur wirklich in das Onboarding integriert und nicht einfach nachträglich hinzugefügt ist. Die I-9-Verifizierung läuft automatisch über Mitratech, und VirgilHR weist auf regulatorische Lücken hin, bevor sie zu Audit-Problemen werden. Neue Einstellungsunterlagen sind vollständig anpassbar, sodass ich Unterschrifts-Workflows, Richtlinienbestätigungen und rollenbasierte Formulare individuell gestalten kann, ohne sie jedes Mal neu zu erstellen.
BambooHR Hauptfunktionen
- Engagement-Portal für Neueinstellungen: Persönliches Portal liefert Willkommensinhalte, Einführungen und Checklisten vor dem Start an neue Mitarbeiter.
- Self-Service Mobile App: Mitarbeitende können Onboarding- und Offboarding-Aufgaben erledigen, Dokumente hochladen und ihren Fortschritt direkt am Handy verfolgen.
- Strukturierte Überprüfungszyklen: Eingebaute Tools ermöglichen es Managern, Meilenstein-Check-ins und Feedbackschleifen für neue Mitarbeiter zu planen.
- Nachverfolgung des Wissenstransfers: Offboarding-Workflows beinhalten spezielle Werkzeuge zur Dokumentation von Verantwortlichkeiten und zur Übergabe von Projekten.
BambooHR Integrationen
BambooHR bietet über 150 native Integrationen, darunter Checkr, Remote, Slack, Cronofy, Zendesk, Paychex, QuickBooks, Microsoft 365, Google Workspace, Risotto und mehr. Eine API für individuelle Integrationen ist verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Anpassbare Onboarding-Checklisten nach Rolle oder Abteilung
- Preboarding-Portal bindet neue Mitarbeitende frühzeitig ein
- Integrierte 30/60/90-Check-ins zur Nachverfolgung der Einarbeitungsphase
Cons:
- Offboarding-Tools weniger ausgereift als Onboarding
- Erweiterte Berichtsanpassungen erfordern zusätzliche Konfiguration
New Product Updates from BambooHR®
BambooHR Adds EasyLlama Course Retirement Management
BambooHR adds retirement and end-of-life management for EasyLlama courses, with alerts, replacement workflows, and clearer employee guidance. The update helps admins replace retiring training before it disrupts required learning. For more information, visit BambooHR’s official site.
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TalentHR ist eine cloudbasierte Software für Onboarding und Offboarding, die speziell für HR-Teams entwickelt wurde, welche automatisierte Workflows, Mitarbeiterdatenverwaltung, Urlaubsverwaltung und zentrale Compliance-Tools in einem System benötigen.
Für wen ist TalentHR am besten geeignet?
HR-Teams in kleinen und mittelständischen Unternehmen, die schlanke und zentrale Tools für Onboarding und Offboarding mit optionaler Automatisierung wünschen.
Warum habe ich TalentHR ausgewählt?
Ich habe TalentHR als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich mit den optionalen KI-Tools wiederkehrende Schritte beim On- und Offboarding automatisieren kann – zum Beispiel das automatische Erstellen von Onboarding-Dokumenten oder das Versenden von Benachrichtigungen. Das bedeutet in der Praxis, dass mein Team weniger Zeit für administrative Aufgaben aufwenden muss.
Wichtige Funktionen von TalentHR
- Self-Service-Portal für Mitarbeiter: Teammitglieder können ihre Daten selbst aktualisieren und direkt auf Onboarding-Materialien zugreifen.
- Individuelle Onboarding-Workflows: HR-Teams können schrittweise Onboarding-Prozesse für verschiedene Rollen erstellen.
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Sie bestimmen, wer sensible Onboarding- und Personaldaten sehen und bearbeiten darf.
- Digitale Dokumentenverwaltung: Mitarbeiterverträge und Compliance-Dokumente können gespeichert, organisiert und abgerufen werden.
TalentHR-Integrationen
TalentHR bietet native Integrationen mit Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Greenhouse und PayFit. Es verbindet sich mit Zapier und stellt eine API für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- KI-Tools automatisieren wiederkehrende Onboarding-Schritte
- Individuell anpassbare Onboarding- und Offboarding-Workflows
- Self-Service-Portal für schnelleres Onboarding
Cons:
- Native Integrationen sind begrenzt
- Offboarding-Funktionen stehen weniger im Fokus der Produktentwicklung
Am besten geeignet für globale Compliance bei Auftragnehmern
Deel ist eine globale Workforce-Plattform, die für HR-, Finanz- und Operationsteams entwickelt wurde, die internationale Auftragnehmer und Mitarbeitende einstellen, bezahlen und verwalten müssen und dabei die Einhaltung von Vorschriften in mehreren Ländern sicherstellen müssen.
Für wen ist Deel am besten geeignet?
Globale HR- und Finanzteams, die internationale Auftragnehmer und Mitarbeitende in verschiedenen Ländern betreuen.
Warum ich Deel ausgewählt habe
Ich habe Deel als eines der besten Tools ausgewählt, weil ich Auftragnehmer in über 150 Ländern einstellen kann und dabei mit den örtlichen Arbeitsgesetzen und Steuerbestimmungen konform bleibe. Ich finde es gut, dass ich lokalisierte Verträge erstellen, die Sammlung von Dokumenten automatisieren sowie Offboarding-Aufgaben wie Schlusszahlungen und Zugriffsentzug über ein zentrales Dashboard verwalten kann. In der Praxis kann mein Team so Verträge mit Auftragnehmern, Zahlungen und Compliance-Dokumentation bearbeiten, ohne verschiedene Systeme verwenden zu müssen.
Deel Hauptfunktionen
- Self-Service-Portal für Mitarbeitende: Ermöglicht Beschäftigten das Hochladen von Dokumenten, die Einsicht in Verträge und die Verwaltung von Onboarding-Aufgaben.
- Individuelle Onboarding-Checklisten: Sie können Onboarding-Schritte für jede neue Einstellung zuweisen und nachverfolgen.
- E-Signatur-Erfassung: Digitale Unterzeichnung von Verträgen und Compliance-Dokumenten direkt auf der Plattform.
- Automatisierung des Offboarding-Workflows: Automatisiert Schlusszahlungen, die Rückforderung von Dokumenten und Zugriffsentzug für ausscheidende Mitarbeitende.
Deel Integrationen
Deel bietet native Integrationen mit Workday, UKG Ready, Zoom, Human Interest, Humaans, FaceUp, ReFresh OS, Keeper, Squarepeg App und Stello AI und stellt außerdem eine API für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Lokalisierte Vertragvorlagen für über 150 Länder
- Integrierte Compliance-Prüfungen für die Onboarding-Prozesse von Auftragnehmern
- Offboarding umfasst automatisierte Aufgaben für Zugriffs- und Zahlungsabwicklung
Cons:
- Keine integrierten Schulungsmodule für Mitarbeitende
- Bei Zahlungen über Drittanbieter kann es zu Verzögerungen kommen
1Password ist eine SaaS-Management-Plattform, die für IT- und Betriebsteams entwickelt wurde, die das Onboarding und Offboarding automatisieren und gleichzeitig Transparenz über die Nutzung und den Zugriff auf Anwendungen im gesamten Unternehmen gewinnen möchten.
Für wen ist 1Password am besten geeignet?
IT-Teams in mittelgroßen und großen Unternehmen, die den Zugriff auf SaaS und Lizenzen über mehrere Abteilungen hinweg verwalten.
Warum habe ich 1Password ausgewählt?
Ich habe 1Password als eines der besten ausgewählt, weil ich damit die Nutzung von SaaS-Lizenzen überwachen und Onboarding- sowie Offboarding-Aufgaben von einem einzigen Dashboard aus automatisieren kann. Mir gefällt, dass ich mit 1Password ungenutzte Lizenzen beim Offboarding zurückfordern kann, was die Kosten im Griff hält. Mein Team nutzt die Workflow-Automatisierung, um sicherzustellen, dass jede Zuordnung und Entfernung von Anwendungen protokolliert und prüfbar ist.
1Password Schlüsselfunktionen
- Automatisierte App-Erkennung: Erkennt alle im Unternehmen verwendeten SaaS-Anwendungen.
- Individuelle Onboarding-Checklisten: Ermöglicht das Erstellen von Schritt-für-Schritt-Aufgaben für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender.
- Workflows für Zugriffsüberprüfungen: Plant und verwaltet regelmäßige Zugriffsüberprüfungen für Compliance-Zwecke.
- Integration mit HRIS-Systemen: Synchronisiert Mitarbeiterdaten, um automatisierte Onboarding- und Offboarding-Aktionen auszulösen.
1Password Integrationen
1Password bietet native Integrationen mit Google Workspace, Okta, Microsoft 365, Slack, BambooHR, Workday, Salesforce, Jira, Zendesk und Zapier. Eine API steht ebenfalls für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Überwacht Lizenznutzung und gibt ungenutzte Plätze frei
- Stellt Audit-Logs für Compliance-Berichte bereit
- Bietet zentrale Transparenz über die Nutzung von SaaS-Anwendungen
Cons:
- Eingeschränkte Anpassung der Offboarding-Workflows
- Unvollständige Unterstützung für lokal gehostete Legacy-Anwendungen
Jamf ist eine Geräteverwaltungsplattform, die für IT-Teams in Organisationen entwickelt wurde, die Apple-Geräte bereitstellen, einführen und ausmustern. Sie hilft dabei, die Einrichtung, Sicherheit und Compliance für Macs, iPhones und iPads zu automatisieren.
Für wen ist Jamf am besten geeignet?
IT-Administratoren im Bildungswesen, im Gesundheitswesen und in Unternehmen, die große Mengen an Apple-Geräten verwalten.
Warum ich Jamf ausgewählt habe
Ich habe Jamf als eines der besten Tools ausgewählt, weil ich damit die Bereitstellung von Apple-Geräten für neue Mitarbeitende automatisieren und Geräte bei der Ausmusterung aus der Ferne löschen oder neu zuweisen kann. Mir gefällt, dass Jamf in Apple Business Manager integriert werden kann, sodass mein Team Macs und iPads sofort und ohne Berührungseingriff einsetzen kann. Ich nutze außerdem die Sicherheits- und Compliance-Kontrollen von Jamf, um Unternehmensrichtlinien bei der Einführung und Ausmusterung durchzusetzen.
Wichtige Funktionen von Jamf
- Self-Service-App: Ermöglicht Mitarbeitenden, genehmigte Apps und Ressourcen eigenständig auf ihren Geräten zu installieren.
- Fernverriegelung und -entsperrung: IT kann Geräte bei Ausmusterungen oder Notfällen sichern oder entsperren.
- Inventarverwaltung: Verfolgt den Status, Besitz und die Zuordnung von Geräten in der gesamten Organisation.
- Automatisierte Software-Updates: Plant und verteilt OS- und App-Updates auf Apple-Geräte.
Jamf-Integrationen
Jamf bietet native Integrationen mit Apple Business Manager, Microsoft Azure Active Directory, Google Workspace und Okta. Eine API steht ebenfalls für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Automatisiert die berührungslose Einrichtung von Apple-Geräten
- Unterstützt Fernverriegelung und Löschung von Geräten
- Bietet granulare Geräteinventar-Nachverfolgung
Cons:
- Beschränkt auf Apple-Geräteumgebungen
- Kein integriertes Onboarding-Aufgabenmanagement
Workday ist eine cloudbasierte HR-Plattform, die von großen Unternehmen zur Automatisierung von Onboarding und Offboarding, zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten und zur Koordination komplexer Personalprozesse in globalen Teams genutzt wird.
Für wen ist Workday am besten geeignet?
Personal- und IT-Teams in globalen Unternehmen, die komplexe Onboarding- und Offboarding-Workflows steuern.
Warum ich Workday ausgewählt habe
Ich habe Workday als eines der Besten ausgewählt, weil ich damit das Onboarding und Offboarding für globale Teams im großen Maßstab automatisieren kann, mit Workflows, die HR, IT und Finanzen verbinden. Besonders gefällt mir, dass das Integrations-Framework von Workday meinem Team ermöglicht, Mitarbeiterdaten über mehrere Unternehmenssysteme hinweg zu synchronisieren. In der Praxis bedeutet das, dass wir Berechtigungs- und Entzugsaufgaben automatisch auslösen können, sobald Personen beitreten oder ausscheiden – selbst in stark regulierten Branchen.
Wichtige Funktionen von Workday
- Dashboard für Aufgabenmanagement: Verfolgt Onboarding- und Offboarding-Aufgaben für jeden Mitarbeitenden.
- Dokumentenmanagement: Speichert, teilt und verwaltet Mitarbeiterdokumente sicher.
- Rollenbasierte Zugriffskontrollen: Berechtigungen werden basierend auf Jobrollen und Verantwortlichkeiten vergeben.
- Automatisierte Benachrichtigungen: Versendet Benachrichtigungen und Erinnerungen für wichtige Onboarding- und Offboarding-Schritte.
Workday-Integrationen
Workday bietet native Integrationen mit ServiceNow, Salesforce, Okta, ADP, SAP, DocuSign, Greenhouse, LinkedIn, Slack sowie native Integrationen in das Microsoft-Ökosystem einschließlich Microsoft 365 und Azure. Für individuelle Integrationen ist auch eine API verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Automatisiert Compliance-Aufgaben und Dokumentenerfassung
- Erfüllt komplexe, globale Onboarding-Anforderungen
- Verfolgt den Onboarding-Fortschritt mit Echtzeit-Dashboards
Cons:
- Systemaktualisierungen können maßgeschneiderte Integrationen beeinträchtigen
- Begrenzte Flexibilität für die Bedürfnisse mittelgroßer Unternehmen
BetterCloud ist eine SaaS-Management-Plattform, die für IT- und Sicherheitsteams in mittelgroßen und großen Unternehmen entwickelt wurde, die die Automatisierung von Onboarding, Offboarding und die Durchsetzung von Sicherheitsrichtlinien über mehrere Cloud-Anwendungen hinweg benötigen.
Für wen ist BetterCloud am besten geeignet?
IT- und Sicherheitsteams in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die mehrere SaaS-Anwendungen verwalten.
Warum habe ich BetterCloud ausgewählt?
Ich habe BetterCloud als eines der besten Tools ausgewählt, weil ich damit sehr detaillierte SaaS-Zugriffskontrollen für das Onboarding und Offboarding bis hinunter zu einzelnen Benutzerberechtigungen und app-spezifischen Richtlinien einrichten kann. Ich schätze, dass ich Deprovisionierungs-Schritte über Dutzende von SaaS-Tools hinweg automatisieren kann und so gewährleiste, dass kein Zugriff zurückbleibt. Mein Team nutzt die Richtlinien-Engine von BetterCloud, um Sicherheitsstandards durchzusetzen und Benachrichtigungen auszulösen, wenn Offboarding-Schritte nicht wie gefordert abgeschlossen werden.
BetterCloud Hauptfunktionen
- Workflow-Builder: Erstellen Sie automatisierte Onboarding- und Offboarding-Workflows mit Drag-and-Drop-Aktionen.
- Audit-Logs: Verfolgen Sie jede Änderung und Aktion während der Benutzerlebenszyklus-Ereignisse.
- Vorgefertigte SaaS-Konnektoren: Stellen Sie eine direkte Verbindung zu beliebten Cloud-Anwendungen für Benutzerbereitstellung und Datenverwaltung her.
- Rollenbasierte Zugriffskontrollen: Weisen Sie Admins und Managern Berechtigungen basierend auf ihrer Funktion zu.
BetterCloud Integrationen
BetterCloud bietet über 100 native Integrationen, darunter Google Workspace, Okta, Slack, Dropbox und Zapier. Eine API ist für individuelle Integrationen verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Automatisiert Onboarding und Offboarding über SaaS-Anwendungen hinweg
- Protokolliert und prüft alle Aktionen im Benutzerlebenszyklus
- Ermöglicht die Erstellung individueller Workflows für IT-Teams
Cons:
- Keine mobile App für Workflow-Management
- Erfordert technischen Aufwand für fortgeschrittene Automatisierungen
Factorial ist eine All-in-One-HR-Plattform, die für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde, die Onboarding, Offboarding und jede Phase des Mitarbeiterlebenszyklus an einem Ort verwalten möchten.
Für wen ist Factorial am besten geeignet?
HR-Teams wachsender kleiner und mittlerer Unternehmen, die das Onboarding, Offboarding und das Lebenszyklusmanagement von Mitarbeitenden zentralisieren möchten.
Warum ich Factorial gewählt habe
Ich habe Factorial zu den besten gewählt, weil ich jede Phase der Mitarbeitendenreise verfolgen kann – von Onboarding-Aufgaben und Dokumentensammlung bis hin zu Offboarding-Checklisten, alles in einem Dashboard. Ich finde es praktisch, dass ich Vertragsdokumente automatisch generieren und Onboarding-Workflows nach Rolle oder Abteilung zuweisen kann. Mein Team nutzt Factorial, um den Fortschritt zu überwachen und die Compliance bei jedem Ereignis im Mitarbeiterlebenszyklus sicherzustellen.
Wichtige Funktionen von Factorial
- E-Signatur-Workflows: Sammeln von digitalen Unterschriften auf Verträgen und Richtliniendokumenten.
- Individuelle Onboarding-Vorlagen: Erstellen und Wiederverwenden von Onboarding-Aufgabenlisten für verschiedene Rollen.
- Mitarbeiter-Dokumentensafe: Mitarbeiterunterlagen zentral und sicher an einem Ort speichern und verwalten.
- Automatisierte Benachrichtigungen: Erinnerungen für Onboarding- und Offboarding-Fristen auslösen.
Factorial-Integrationen
Factorial bietet native Integrationen mit Google Workspace, Microsoft Outlook, Microsoft Power BI, Sage 200, a3innuva Nómina, DATEV LODAS, Payflow, TravelPerk, Figures, Teamtailor und Zapier. Eine API steht für individuelle Integrationen ebenfalls zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Bietet anpassbare Onboarding-Checklisten nach Rolle
- Verfolgt Onboarding-Fortschritt mit visuellen Dashboards
- Integriert Onboarding mit Lohnabrechnung und Abwesenheiten
Cons:
- Keine automatisierte Bereitstellung oder Entziehung von Zugriffsrechten
- Offboarding bietet keine Funktionen zur Nachverfolgung von Hardware-Rückgaben
Weitere Onboarding- und Offboarding-Software
Hier sind weitere Optionen für Onboarding- und Offboarding-Software, die es nicht auf meine Shortlist geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:
- Stitchflow
Am besten geeignet zur Automatisierung komplexer Workflow-Schritte
- Rippling
Am besten für einheitliche HR- und IT-Aktionen
- Auvik
Am besten für die Überwachung von netzwerkverbundenen SaaS-Anwendungen
- Gusto
Am besten für Lohnabrechnungs-getriebene Übergänge
- Axero
Am besten geeignet für Wissensdatenbank-Onboarding
- Mitratech
Am besten für richtliniengesteuerte Prozessautomatisierung
- SailPoint
Am besten für richtliniengesteuerte Zugriffszertifizierung
Wie ich Onboarding- und Offboarding-Software bewerte
Ich teile meine Bewertung in grundlegende Anforderungen – wie automatisierte Workflows und E-Signatur-Unterstützung – und in die Unterscheidungsmerkmale, die Tools für HR-Teams hervorheben, die ein hohes Volumen oder globale Einstellungen verwalten.
Kernfunktionen (Grundvoraussetzungen für diese Liste)
Wenn ich Tools für meine Liste auswähle, bewerte ich jedes einzelne auf einer Skala von 0 (bietet die Funktion nicht an) bis 5 (übertrifft in diesem Bereich) für jede der unten aufgeführten Kernfunktionen. Anschließend berechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools als Prozentsatz. Jedes Tool muss eine Mindestgesamtpunktzahl von 65 % erreichen, um für die Aufnahme berücksichtigt zu werden.
- Automatisierung des Onboarding-Workflows: Ich achte auf rollenbasierte Aufgabenabfolgen, die bei Hinzufügen eines neuen Mitarbeiters automatisch ausgelöst werden und mit Erinnerungen Manager, IT und Facility Management einbeziehen, ohne dass eine manuelle Nachverfolgung nötig ist.
- Automatisierung des Offboarding-Workflows: Exit-Workflows sollten die Rückgabe von Arbeitsmitteln, Zugriffsentzug und Aufgaben zur Wissensübergabe abteilungsübergreifend koordinieren, statt sich auf eine reine HR-Checkliste zu verlassen.
- Dokumenten- & E-Signatur-Management: Ich prüfe, ob das Tool es ermöglicht, Angebotsbriefe, Steuerformulare und Richtlinienbestätigungen zur E-Signatur entweder gesammelt oder einzeln zu versenden – mit sicherer Speicherung und Prüfprotokollen.
- Zugriffs- & Bereitstellungsmanagement: Tools sollten die Bereitstellung von Applikationen und Systemen bei Einstellung automatisieren sowie den Zugriff bei Austritt entziehen – nativ oder über Integrationen mit Identitätsanbietern wie Okta oder Azure AD.
- Compliance- & Prüfungsnachverfolgung: Ich achte auf automatische Nachverfolgung erforderlicher Formulare und Erfüllungsstände sowie auf prüfsichere Protokolle, die regionale Arbeits- und Datenschutzanforderungen unterstützen.
- HRIS- & Drittanbieter-Integrationen: Die Plattform sollte Mitarbeitendendaten bidirektional mit Ihrem HRIS, der Gehaltsabrechnung und dem ATS synchronisieren, damit Sie bei Ein- oder Austritten nicht manuell in mehreren Systemen aktualisieren müssen.
Sobald ich eine Liste der Tools habe, die die Kriterien erfüllen, berücksichtige ich, was jede Plattform besonders macht.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter unterscheidet)
So vergleiche und bewerte ich verschiedene Anbieter:
Herausragende Funktionen
Preboarding-Portale stechen hervor, weil sie neuen Mitarbeitenden ermöglichen, Aufgaben zu erledigen, ihr Team kennenzulernen und die Unternehmenskultur bereits vor dem ersten Arbeitstag zu erleben. Ich achte ebenso auf integrierte Check-in-Rhythmen nach 30/60/90 Tagen, die Führungskräften eine strukturierte Möglichkeit bieten, den Fortschritt beim Onboarding nachzuvollziehen und frühzeitige Anzeichen von Demotivation zu erkennen. Berichte über den Mitarbeitendenlebenszyklus runden das Bild ab – Dashboards, die Aufgabenabschlussquoten, Time-to-Productivity und Trends aus Exit-Interviews abbilden, helfen HR-Teams, Onboarding- und Offboarding-Maßnahmen mit messbaren Ergebnissen zu verknüpfen.
Mehr als nur Funktionen
Compliance und Datenschutz sind hier wichtige Aspekte, weil Onboarding- und Offboarding-Workflows mit sensiblen personenbezogenen Daten umgehen. Ich prüfe auf SOC 2 Typ II-Zertifizierung und konfigurierbare Aufbewahrungsfristen für Daten. Skalierbarkeit ist ein weiterer Schlüsselfaktor – Teams, die Auftragnehmer, saisonale Arbeitskräfte und Festangestellte in mehreren Regionen einstellen, benötigen Workflows, die sich ohne vollständigen Neuaufbau anpassen lassen. Ebenfalls bewerte ich die Implementierungszeiten, da ein Tool mit vorgefertigten Vorlagen und geführtem Setup HR-Teams während der Hochsaison schneller handlungsfähig macht.
So wählen Sie Onboarding- und Offboarding-Software aus
Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplexen Preismodellen zu verlieren. Damit Sie den Fokus bei Ihrer individuellen Auswahl nicht verlieren, finden Sie hier eine Checkliste mit wichtigen Faktoren:
| Faktor | Worauf achten? |
|---|---|
| Skalierbarkeit | Kann die Software Ihre aktuelle und zukünftige Mitarbeiteranzahl abdecken? Fragen Sie nach Benutzerlimits und etwaigen Preissprüngen mit dem Wachstum Ihres Unternehmens. |
| Integrationen | Lässt sich die Software nativ an Ihr HRIS, Ihre Gehaltsabrechnung, Ihren Identity Provider und weitere wichtige Systeme anbinden? Achten Sie auf Lücken, die zu manuellen Prozessen führen könnten. |
| Anpassbarkeit | Können Sie Workflows, Benachrichtigungen und Zugriffsregeln an Ihre internen Richtlinien anpassen? Vermeiden Sie unflexible Tools, die Workarounds erzwingen. |
| Benutzerfreundlichkeit | Werden HR, IT und Führungskräfte die Oberfläche intuitiv finden? Testen Sie mit echten Nutzern, um verwirrende Schritte oder versteckte Einstellungen zu erkennen. |
| Implementierung & Onboarding | Wie lange dauert die Einrichtung und welche Ressourcen sind erforderlich? Fragen Sie nach Migrationsunterstützung, Schulungen und durchschnittlichen Einführungszeiten. |
| Kosten | Sind alle notwendigen Funktionen im Angebot enthalten? Achten Sie auf Zusatzkosten, Mindestnutzerzahlen oder langfristige Vertragsbindungen. |
| Sicherheitsvorkehrungen | Bietet das Tool Verschlüsselung, Audit-Logs und rollenbasierte Rechtevergabe? Prüfen Sie, ob es die Sicherheitsstandards Ihres Unternehmens erfüllt. |
| Support-Verfügbarkeit | Welche Support-Kanäle stehen zu welchen Zeiten zur Verfügung? Überlegen Sie, ob Sie eventuell auch außerhalb der normalen Geschäftszeiten Unterstützung benötigen. |
Was ist Onboarding- und Offboarding-Software?
Onboarding- und Offboarding-Software ist ein digitales Werkzeug, das die Prozesse zur Einführung neuer Mitarbeitender in ein Unternehmen sowie zur sicheren Entfernung von Zugriffsrechten beim Austritt automatisiert und verwaltet. Diese Plattformen helfen HR- und IT-Teams dabei, Aufgaben zu koordinieren, Systemberechtigungen zu vergeben oder wieder zu entziehen, Fortschritte nachzuverfolgen und die Einhaltung interner Richtlinien sowie gesetzlicher Anforderungen sicherzustellen.
Funktionen von Onboarding- und Offboarding-Software
Achten Sie bei der Auswahl von Onboarding- und Offboarding-Software auf die folgenden Hauptfunktionen:
- Automatisierte Benutzerbereitstellung: Erstellt automatisch Konten und weist neuen Mitarbeitenden den Zugang zu Systemen, Anwendungen und Geräten basierend auf ihrer Rolle oder Abteilung zu.
- Automatisierte Sperrung: Hebt den Zugang zu allen verbundenen Systemen unmittelbar auf und entfernt Konten, wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt, wodurch Sicherheitsrisiken reduziert werden.
- Workflow-Management: Ermöglicht die Gestaltung, Zuweisung und Nachverfolgung von Onboarding- und Offboarding-Aufgaben über HR, IT und andere Abteilungen hinweg, damit nichts übersehen wird.
- Integration mit Identitätsanbietern: Verbindet sich direkt mit Plattformen wie Active Directory oder Okta, um Benutzerzugriffe und Zugangsdaten zu synchronisieren.
- Rollenbasierte Zugriffskontrollen: Ermöglichen es, Berechtigungen und Zugriffsebenen nach Aufgabenbereich zu vergeben, sodass Mitarbeitende nur auf das zugreifen, was sie benötigen.
- Prüfpfade und Berichterstellung: Zeichnet detaillierte Protokolle aller Onboarding- und Offboarding-Aktionen für Compliance, Sicherheitsprüfungen und Prozessverbesserungen auf.
- Anpassbare Vorlagen: Stellt vorkonfigurierte oder bearbeitbare Vorlagen für Onboarding- und Offboarding-Checklisten, E-Mails und Dokumentation bereit.
- Self-Service-Portale: Bieten neuen Mitarbeitenden und ausscheidenden Angestellten einen zentralen Ort, um Formulare auszufüllen, Dokumente hochzuladen und ihren Fortschritt nachzuverfolgen.
- Benachrichtigungen und Erinnerungen: Versendet automatisierte Hinweise an Beteiligte über anstehende Aufgaben, Freigaben oder Fristen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
- Dokumentenmanagement: Speichert, teilt und verfolgt alle erforderlichen Onboarding- und Offboarding-Dokumente wie Verträge, Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) und Austritts-Checklisten.
Vorteile von Onboarding- und Offboarding-Software
Die Einführung von Onboarding- und Offboarding-Software bringt zahlreiche Vorteile für Ihr Team und Ihr Unternehmen. Hier sind einige der wichtigsten:
- Weniger manueller Aufwand: Automatisierte Workflows und Bereitstellungsvorgänge beseitigen wiederkehrende Aufgaben für HR- und IT-Teams.
- Erhöhte Sicherheit: Unverzügliche Sperrung und Prüfpfade helfen, unbefugten Zugriff und Datenlecks zu verhindern.
- Konsistentes Mitarbeitendenerlebnis: Standardisierte Checklisten und Vorlagen garantieren einen einheitlichen Onboarding- und Offboarding-Prozess für alle Mitarbeitenden.
- Schnellere Produktivität: Automatisierte Kontoerstellung und klare Aufgabenverteilung ermöglichen neuen Mitarbeitenden einen raschen Start.
- Bessere Compliance: Detaillierte Aktivitätsprotokolle und Berichte unterstützen regulatorische Anforderungen und interne Audits.
- Verbesserte bereichsübergreifende Zusammenarbeit: Zentralisierte Workflows und Benachrichtigungen halten HR, IT und Führungskräfte hinsichtlich Verantwortlichkeiten und Fristen auf dem gleichen Stand.
- Skalierbarkeit für Wachstum: Automatisierte Prozesse und Integrationen erleichtern das Management von Onboardings und Offboardings beim Wachstum Ihrer Organisation.
Kosten und Preismodelle von Onboarding- und Offboarding-Software
Die Auswahl von Onboarding- und Offboarding-Software erfordert ein Verständnis der verschiedenen verfügbaren Preismodelle und Tarife. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Zusatzleistungen und mehr. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, deren Durchschnittspreise und typische enthaltene Funktionen zusammen:
Tarifvergleichstabelle für Onboarding- und Offboarding-Software
| Tarifart | Durchschnittspreis | Typische Funktionen |
|---|---|---|
| Gratis-Tarif | $0 | Grundlegende Onboarding-Checklisten, eingeschränkte Benutzerbereitstellung, E-Mail-Benachrichtigungen und einfache Berichte. |
| Personal-Tarif | $5–$10/user/month | Automatisierte Onboarding-Workflows, grundlegende Integrationen, Self-Service-Portale und Standardsupport. |
| Business-Tarif | $15–$25/user/month | Erweiterte Workflow-Automatisierung, rollenbasierte Zugriffskontrollen, Protokollierung und Integration mit HRIS. |
| Enterprise-Tarif | $30–$50/user/month | Anpassbare Workflows, Massenbereitstellung, erweiterte Sicherheit, dedizierter Support und Compliance-Tools. |
FAQs zu Onboarding- und Offboarding-Software
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu Onboarding- und Offboarding-Software:
Wie verbessert Onboarding- und Offboarding-Software die Sicherheit?
Onboarding- und Offboarding-Software erhöht die Sicherheit, indem Zugriffsrechte automatisch vergeben und entzogen werden. So haben Mitarbeitende nur Zugriff auf das, was sie benötigen, und alle Berechtigungen werden sofort entzogen, sobald jemand das Unternehmen verlässt. Dies minimiert das Risiko unbefugter Zugriffe und Datenverstöße.
Kann Onboarding- und Offboarding-Software in meine bestehenden HR- und IT-Systeme integriert werden?
Ja, die meisten Onboarding- und Offboarding-Lösungen lassen sich mit HRIS-, Lohnabrechnungs-, Identitätsmanagement- und anderen wichtigen Geschäftssystemen integrieren. Diese Integrationen automatisieren die Erstellung, Aktualisierung und Löschung von Benutzerkonten und reduzieren manuelle Arbeit sowie Fehler.
Worauf sollte ich bei der Auswahl von Onboarding- und Offboarding-Software achten?
Achten Sie auf Skalierbarkeit, Integrationsmöglichkeiten, anpassbare Workflows, Benutzerfreundlichkeit und Sicherheitsmaßnahmen. Berücksichtigen Sie, wie gut die Software zur Größe Ihres Unternehmens, zu Ihren Prozessen und zu Compliance-Anforderungen passt und ob Support sowie Schulungen für Ihr Team angeboten werden.
Eignet sich Onboarding- und Offboarding-Software auch für kleine Unternehmen?
Ja, viele Lösungen bieten flexible Tarife und Funktionen, die auch für kleine Unternehmen geeignet sind. Achten Sie auf Werkzeuge mit einfacher Einrichtung, erschwinglichen Preisen und grundlegender Automatisierung, damit Ihr Team die Ein- und Ausstiegsprozesse effizient verwalten kann, ohne zusätzlichen Aufwand.
Wie lange dauert die Implementierung von Onboarding- und Offboarding-Software?
Die Implementierungsdauer variiert je nach Anbieter und Komplexität, aber die meisten cloudbasierten Lösungen lassen sich in wenigen Tagen bis Wochen einrichten. Faktoren wie Integrationen, Datenmigration und Workflow-Anpassungen können die Dauer beeinflussen. Fragen Sie Anbieter nach den üblichen Einführungszeiten.