10 beste Software zur Erfassung bezahlter Freistellungen im Test 2026
Die beste Software zur Erfassung von PTO im Überblick
Die Erfassung der PTO von Mitarbeitenden kann für jedes Personalteam (HR) eine Herausforderung sein. Bei unzähligen Anfragen und Compliance-Problemen fühlt man sich schnell überfordert. Software zur Erfassung von PTO kann helfen, indem sie den Prozess vereinfacht und für Ordnung sorgt.
Ich habe verschiedene Lösungen zur Erfassung von PTO getestet und geprüft und stelle Ihnen hier meine Favoriten vor. Mein Ziel ist es, Ihnen einen unvoreingenommenen, gründlich recherchierten Leitfaden zu bieten, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können.
In diesem Artikel finden Sie eine Auswahl der besten Tools zur Erfassung von PTO, die jeweils über einzigartige Funktionen verfügen, um Ihren Anforderungen gerecht zu werden. Ganz gleich, ob Sie ein kleines Team oder eine große Organisation verwalten – es gibt eine passende Lösung für Sie. Sehen wir uns die Optionen an und finden das richtige Tool für Ihr Team.
Weshalb Sie unseren Software-Bewertungen vertrauen können
Wir testen und bewerten HR-Software-Systeme seit 2019. Als HR-Experten wissen wir, wie kritisch und schwierig es ist, bei der Softwareauswahl die richtige Entscheidung zu treffen. Wir investieren viel Zeit in gründliche Recherchen, um unserer Zielgruppe bei besseren Software-Kaufentscheidungen zu helfen. Wir haben mehr als 2.000 Tools für verschiedene Anwendungsfälle im HR-Management getestet und über 1.000 umfassende Software-Bewertungen verfasst. Erfahren Sie, wie wir Transparenz garantieren & unsere Methodik für Softwarebewertungen.
Zusammenfassung der besten Software zur Erfassung von PTO
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner bevorzugten Softwarelösungen zur Erfassung von PTO zusammen und hilft Ihnen dabei, die beste Lösung für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen zu finden.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten mit anpassbaren Open-API-Integrationen | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $8/Nutzer/Monat | Website | |
| 2 | Am besten für die Integration mit Slack und Teams | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $5/Mitarbeiter/Monat | Website | |
| 3 | Am besten für unbegrenzten Urlaub | Kostenloser Plan verfügbar | Ab $2/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 4 | Am besten für Remote-Teams geeignet | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $2/Nutzer/Monat | Website | |
| 5 | Beste kostenlose Option | Kostenloser Tarif verfügbar | Ab $3.49/Nutzer/Monat | Website | |
| 6 | Am besten für individuelle Anpassungen | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 7 | Am besten geeignet für die Integration der Lohnabrechnung | 30 Tage kostenlos testen | Ab $19/Monat | Website | |
| 8 | Am besten geeignet für Großunternehmen | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 9 | Am besten für Echtzeit-Updates der PTO-Salden | Kostenloser Tarif verfügbar | Ab $1.50/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 10 | Am besten geeignet für kleine Unternehmen | Kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $10/Nutzer/Monat | Website |
Bewertungen der besten Software zur Erfassung von PTO
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Softwarelösungen zur Erfassung von PTO, die es in meine Auswahl geschafft haben. Meine Bewertungen bieten einen detaillierten Einblick in die wichtigsten Funktionen, Vor- und Nachteile, Integrationen und idealen Einsatzmöglichkeiten jedes Tools, damit Sie die beste Lösung für Ihre Anforderungen finden.
Am besten mit anpassbaren Open-API-Integrationen
Factorial ist eine HR-Software für Unternehmen, die eine flexible PTO-Verfolgung, anpassbare Richtlinien, Echtzeit-Teamkalender und automatisierte Urlaubsverwaltungs-Workflows benötigen.
Für wen ist Factorial am besten geeignet?
HR-Teams in kleinen bis mittelständischen Unternehmen, die eine zentrale PTO-Verfolgung und flexible Verwaltung von Urlaubsrichtlinien wünschen.
Warum ich Factorial ausgewählt habe
Ich habe Factorial als eines der besten ausgewählt, weil ich PTO-Richtlinien und Genehmigungsprozesse für mehrere Länder und Standorte individuell anpassen und das PTO-Modul schnell über die anpassbare Open-API von Factorial mit vorhandenen Lohnabrechnungsprogrammen verbinden kann.
Wichtige Funktionen von Factorial
- Team-Abwesenheitskalender: Zeigt alle PTO und Abwesenheiten des Teams in einer zentralen, filterbaren Kalenderansicht an.
- Echtzeit-Verfolgung von Urlaubsansprüchen: Nachverfolgung von Ansprüchen, Nutzung und verbleibenden PTO-Kontingenten für jede*n Mitarbeiter*in in Echtzeit.
- Verwaltung mehrerer Urlaubsrichtlinien: Einrichtung und Verwaltung unbegrenzter Arten von Urlaub und Regeln für verschiedene Mitarbeitergruppen.
- Benachrichtigungen zum Antragsstatus: Automatische Benachrichtigung von Manager*innen und Mitarbeiter*innen bei ausstehenden, genehmigten oder abgelehnten PTO-Anträgen.
Factorial Integrationen
Factorial bietet native Integrationen mit ADP, PayFit, Sage, QuickBooks, Google Kalender, Slack und Microsoft Outlook. Für individuelle Integrationen steht eine Open-API zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Automatisierte Richtlinien unterstützen gesetzliche Vorgaben in mehreren Ländern
- Erweiterte Genehmigungsketten für komplexe Teamstrukturen
- Detaillierte Urlaubsansprüche und Teamkalender
Cons:
- Individuelle Berichterstellung teilweise eingeschränkt
- Mitunter verzögerte Antworten des Kundensupports
Deel HR
Am besten für die Integration mit Slack und Teams
Für Unternehmen, die globale Teams verwalten, bietet Deel eine PTO-Tracking-Lösung, die sich in Kollaborations-Tools wie Slack und Microsoft Teams integriert. Mitarbeitende können Urlaubsanträge direkt in den Plattformen, die sie bereits nutzen, einreichen und verwalten, was den Abstimmungsaufwand reduziert. Deel unterstützt zudem die Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze und kann genehmigte Abwesenheiten in die Gehaltsabrechnung übernehmen – ein besonderes Plus für international verteilte Teams.
Warum ich Deel gewählt habe
Ich habe mich für Deel entschieden, weil es ermöglicht, PTO direkt in Slack und Microsoft Teams zu verwalten, was die Freistellungsverwaltung für verteilte Teams zugänglicher macht. Außerdem gefällt mir, dass genehmigte Abwesenheiten automatisch mit der Lohnabrechnung synchronisiert werden, sodass Ihre Aufzeichnungen in allen Regionen korrekt bleiben. Wenn Sie international tätig sind, hilft Ihnen Deel, unterschiedliche Abwesenheitsarten zu verfolgen und dabei lokale Vorschriften sowie interne Richtlinien einzuhalten.
Deel Hauptfunktionen
Zusätzlich zur Integration mit Kommunikationsplattformen bietet Deel weitere wichtige Funktionen für das PTO-Management:
- Urlaubsanträge: Mitarbeitende können Abwesenheiten sofort in der Plattform beantragen und genehmigen lassen, was den Freigabeprozess beschleunigt.
- Mitarbeiterdaten aktualisieren: Aktualisierungen von Mitarbeitendendaten können in Sekunden genehmigt werden, wodurch Ihre Aufzeichnungen stets aktuell bleiben.
- Zeiterfassung: Arbeitszeiten können mühelos erfasst werden – dies liefert wertvolle Einblicke in Arbeitspensum und PTO-Nutzung.
- Ausgabenmanagement: Spesen können schneller erstattet werden, indem das Finanzmanagement mit HR-Prozessen verknüpft wird.
Deel-Integrationen
Zu den Integrationen gehören Slack, Microsoft Teams, BambooHR, Greenhouse, QuickBooks, Xero, Workday, Gusto, Lever und Expensify.
Pros and Cons
Pros:
- Weltweite Lohnabrechnung in 150 Ländern
- Integrierte Compliance- und Vertragsverwaltung
- Integriert sich mit führenden HR-Systemen
Cons:
- Berichtsfunktionen mit eingeschränkten Filtermöglichkeiten
- Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten des Verzeichnisses
New Product Updates from Deel HR
Deel Expands Stablecoin Wallet to 80+ Countries
Deel expands its Stablecoin Wallet to 80+ countries with dollar-backed balances and optional rewards. This gives eligible contractors more ways to hold and manage earnings inside Deel. For more information, visit Deel’s official site.
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Am besten für unbegrenzten Urlaub
Vacation Tracker ist ein Urlaubsverwaltungstool, das für Teams entwickelt wurde, die Slack nutzen. Es vereinfacht die Verwaltung von Urlaubstagen, indem Benutzer direkt in Slack Urlaube beantragen und genehmigen können. Das macht es ideal für technikaffine Teams.
Warum ich Vacation Tracker ausgewählt habe: Dieses Tool integriert sich nahtlos in Slack und eignet sich daher hervorragend für Teams, die diese Plattform bereits für die Kommunikation nutzen. Benachrichtigungen und das Einsehen der Urlaubshistorie können direkt in Slack verwaltet werden. Durch diese direkte Integration beeinträchtigt die Urlaubsverwaltung den Arbeitsablauf des Teams nicht.
Hervorstechende Funktionen und Integrationen:
Funktionen umfassen anpassbare Urlaubsarten, mit denen Sie spezifische Urlaubskategorien nach den Richtlinien Ihres Unternehmens definieren können. Sie können außerdem verschiedene Urlaubsrichtlinien für mehrere Abteilungen oder Standorte festlegen, was Flexibilität bietet. Das Tool stellt zudem detaillierte Urlaubsberichte zur Verfügung, damit Sie alle Anträge und Genehmigungen leicht im Blick haben.
Integrationen umfassen Slack, Microsoft Teams, Google Workspace und mehr.
Pros and Cons
Pros:
- Gute Kalenderübersicht
- Anpassbare Urlaubsrichtlinien
- Verfügbar in mehreren Zeitzonen
Cons:
- Einfache Berichte und Anpassungen
- Begrenzte Unterstützung für flexible Urlaubsregelungen
TalentHR
Am besten für Remote-Teams geeignet
TalentHR ist eine HR-Management-Plattform, die speziell für Remote-Teams entwickelt wurde. Sie stellt Werkzeuge für die Verwaltung von Abwesenheiten, Mitarbeiterdaten und Performance bereit und ist damit ideal für verteilte Belegschaften.
Warum ich TalentHR gewählt habe: TalentHR überzeugt mit intuitiven Funktionen zur Urlaubsverwaltung, die besonders für Remote-Teams von Vorteil sind. Die Plattform liefert Analysen zu Abwesenheitsmustern, und das benutzerfreundliche Design ermöglicht auch Teams ohne eigene HR-Abteilung einen einfachen Zugang.
Herausragende Funktionen und Integrationen:
Zu den Funktionen gehören Benachrichtigungen in Echtzeit, die dein Team über Änderungen beim Urlaubsstatus informieren. Es können verschiedene Arten von Abwesenheiten eingerichtet werden, um unterschiedlichen Bedürfnissen gerecht zu werden. Die Plattform bietet außerdem Performance-Tracking, damit die Entwicklung und das Wachstum der Mitarbeitenden im Blick behalten werden können.
Integrationen sind u.a. Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, WordPress und mehr.
Pros and Cons
Pros:
- Zentralisierte Mitarbeiter- und Abwesenheitsinformationen
- Integrierte Berichtswerkzeuge
- Transparente Preisgestaltung
Cons:
- Eingeschränkte Erfassung von Teilabwesenheiten
- Hoher anfänglicher Einrichtungsaufwand erforderlich
Jibble
Beste kostenlose Option
Jibble ist ein Zeiterfassungs- und Anwesenheitsmanagement-Tool, das sich an Unternehmen jeder Größe richtet. Es bietet einen PTO-Tracker als Teil seiner Suite, mit dem Teams Abwesenheitsanträge effizient verwalten können.
Warum ich Jibble gewählt habe: Jibble bietet einen kostenlosen Tarif und ist damit eine hervorragende Wahl für preisbewusste Teams. Sie können PTO zusammen mit Arbeitsstunden erfassen, um Zeit zu sparen. Das Tool stellt automatisierte Erinnerungen für ausstehende Genehmigungen bereit, sodass alle informiert bleiben. Die benutzerfreundliche Oberfläche vereinfacht den Prozess sowohl für Manager als auch für Mitarbeitende.
Herausragende Funktionen und Integrationen:
Funktionen beinhalten detaillierte Berichte, die Ihnen helfen, Abwesenheitsmuster zu analysieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Sie können außerdem anpassbare Genehmigungs-Workflows einrichten, die auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Teams zugeschnitten sind. Das Tool unterstützt biometrische Anwesenheit, was der Zeiterfassung eine zusätzliche Sicherheitsebene verleiht.
Integrationen umfassen Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, Asana, Trello, monday.com, Xero, QuickBooks Online, Salesforce und viele mehr.
Pros and Cons
Pros:
- Kostenloser Tarif für unbegrenzte Nutzer
- Zugriff von mehreren Geräten
- Unterstützung biometrischer Anwesenheit
Cons:
- Begrenzte erweiterte Anpassungsmöglichkeiten
- Kein integriertes Kommunikationstool
HR Cloud
Am besten für individuelle Anpassungen
HR Cloud ist eine HR-Management-Plattform, die für Unternehmen entwickelt wurde, die anpassbare Lösungen benötigen. Sie bietet Tools zur Verwaltung von Urlaubsansprüchen (PTO), zum Onboarding und zur Mitarbeiterbindung und geht damit auf unterschiedliche organisatorische Anforderungen ein.
Warum ich HR Cloud ausgewählt habe: HR Cloud bietet umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten und eignet sich daher besonders für Unternehmen mit speziellen Anforderungen. Sie können Urlaubsrichtlinien individuell anpassen, und durch die Flexibilität der Plattform passt sie sich unterschiedlichen Unternehmensstrukturen an. Die Analysetools bieten Einblicke in das Engagement der Mitarbeitenden und in Abwesenheitsmuster, sodass Sie fundierte Entscheidungen treffen können.
Herausragende Funktionen und Integrationen:
Funktionen sind u. a. anpassbare Workflows, mit denen Sie wiederkehrende Aufgaben automatisieren können. Dies verringert menschliche Fehler und beugt administrativer Überlastung vor. Mit den Engagement-Tools der Plattform können Sie außerdem die Team-Motivation und die Kommunikation stärken. Ausführliche Analysen liefern Einblicke in die Nutzung von PTO und Mitarbeitenden-Trends, wodurch Sie Ihre HR-Strategie optimieren können.
Integrationen bestehen u. a. mit Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, QuickBooks und mehr.
Pros and Cons
Pros:
- Bietet automatisierte Workflows
- Inklusive Engagement-Tools
- Unterstützt vielfältige Organisationsstrukturen
Cons:
- Eingeschränkte mobile Funktionen
- Komplexe, spezielle Berichtsfunktionen
Am besten geeignet für die Integration der Lohnabrechnung
QuickBooks ist eine Finanzverwaltungssoftware, die hauptsächlich von kleinen bis mittelgroßen Unternehmen genutzt wird. Sie bietet Funktionen zur Nachverfolgung von bezahlter Freistellung (PTO), die sich direkt in die Lohnabrechnung integrieren lassen. Dadurch wird die Verwaltung von Mitarbeiterabwesenheiten vereinfacht und eine genaue Gehaltsabrechnung sichergestellt.
Warum ich QuickBooks gewählt habe: QuickBooks ist ideal für Unternehmen, die ihre PTO-Verwaltung mit der Lohnverarbeitung verknüpfen möchten. Das Tool aktualisiert die Gehaltsabrechnung automatisch mit genehmigten Abwesenheiten, wodurch Fehler reduziert und Zeit gespart wird. Durch die Integration in die Lohnabrechnung stellen Sie korrekte Aufzeichnungen und die Einhaltung von Vorschriften sicher.
Herausragende Funktionen und Integrationen:
Funktionen umfassen anpassbare Urlaubsrichtlinien, mit denen Sie Regeln entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens festlegen können. Das Tool bietet Echtzeit-Updates zu Urlaubssalden, sodass Ihr Team immer über verbleibende Freistellungen informiert ist. Zusätzlich halten automatisierte Benachrichtigungen Manager und Mitarbeitende über Änderungen am Urlaubsstatus auf dem Laufenden.
Integrationen umfassen QuickBooks Time, Shopify, Square, PayPal, Amazon, HubSpot, Salesforce, Mailchimp, Etsy, Stripe und weitere.
Pros and Cons
Pros:
- Vereinfachte Lohn-Integration
- Automatisierte Benachrichtigungen
- Mitarbeiterselbstbedienung
Cons:
- PTO-Ansparung nur für jährliche Richtlinien einstellbar
- Kein direkter professioneller Support
ADP
Am besten geeignet für Großunternehmen
ADP ist eine Lösung für das Workforce Management, die für Großunternehmen entwickelt wurde. Sie übernimmt die Erfassung von Arbeitszeiten und Anwesenheit, die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie das Management von Urlaubs- und Abwesenheitstagen und bietet eine einheitliche Plattform für HR-Prozesse.
Warum ich ADP gewählt habe: ADP eignet sich für große Unternehmen, die eine skalierbare Lösung zur Nachverfolgung von Abwesenheiten benötigen. Die Fähigkeit, komplexe Anforderungen an die Lohn- und Gehaltsabrechnung zusammen mit der Abwesenheitsverwaltung abzubilden, sorgt für reibungslose HR-Prozesse. Sie können individuelle Urlaubsrichtlinien an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen.
Herausragende Funktionen und Integrationen:
Funktionen umfassen erweiterte Planungsmöglichkeiten, mit denen Sie Schichten und Urlaubsanträge einfach verwalten können. Das Tool bietet außerdem Echtzeit-Analysen, die Einblicke in Anwesenheits- und Abwesenheitsdaten liefern. Das Compliance-Management stellt sicher, dass Ihr Team die arbeitsrechtlichen Vorgaben einhält.
Integrationen umfassen Workday, Oracle, SAP SuccessFactors, Microsoft Dynamics, QuickBooks, Salesforce, Xero, BambooHR, Netsuite und weitere.
Pros and Cons
Pros:
- Skalierbar für große Unternehmen
- Erweiterte Planungsfunktionen
- Automatisiertes Compliance-Management
Cons:
- Preisinformationen sind nicht transparent
- Mobile und Web-Oberflächen können nicht synchron sein
Am besten für Echtzeit-Updates der PTO-Salden
actiPLANS vereinfacht die Verwaltung der Abwesenheiten Ihres Teams. Entwickelt für Organisationen jeder Größe, ist actiPLANS ideal für HR- und Lohnbuchhaltungsteams, die das Abwesenheitsmanagement automatisieren und die Planung vereinfachen möchten. Ob Sie komplexe Urlaubsrichtlinien verwalten oder einfach eine effizientere Methode zur Nachverfolgung von Abwesenheiten suchen – actiPLANS bietet die Lösungen, die Sie benötigen, um Ihr Team organisiert und informiert zu halten.
Warum ich actiPLANS gewählt habe
Ich habe mich für actiPLANS entschieden, weil es PTO-Salden in Echtzeit aktualisiert, was das Problem löst, sowohl Mitarbeiter als auch Management stets auf dem Laufenden zu halten. Die automatisierten Abläufe für Abwesenheiten reduzieren manuelle Aufgaben, wodurch HR-Profis mehr Zeit für andere Tätigkeiten gewinnen. Zudem sorgt die zentrale Erfassung der Abwesenheitsdaten dafür, dass alle Informationen leicht zugänglich sind – eine praktische Wahl für alle, die ihre PTO-Verwaltung verbessern möchten.
actiPLANS Hauptfunktionen
Neben den automatisierten Abläufen und Echtzeit-Updates habe ich außerdem weitere Funktionen gefunden, die actiPLANS besonders machen:
- Visuelle Einsatzplanung: Bietet Ihnen die Möglichkeit, Zeitpläne und Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden auf einen Blick zu erfassen und zu verwalten.
- Mühelose Schichteinteilung: Vereinfacht die Zuweisung von Schichten, damit Ihr Team jederzeit ausreichend besetzt ist.
- Einfache Ereignisplanung: Hilft dabei, Team-Events und Meetings zu organisieren, ohne dass sie mit Urlaubszeiten kollidieren.
- Unbegrenzte Gruppierung der Teammitglieder: Ermöglicht es, Mitarbeitende in Gruppen zu kategorisieren, um Verwaltung und Berichterstattung zu erleichtern.
actiPLANS Integrationen
Zu den Integrationen gehören iCal, Microsoft Outlook, Google Kalender und mehr.
Pros and Cons
Pros:
- Automatisierte PTO-Abläufe reduzieren den manuellen Aufwand für HR-Teams
- Visuelle Einsatzplanung unterstützt eine effektive Ressourcenplanung
- Anpassbare Regeln berücksichtigen spezifische Organisationsrichtlinien
Cons:
- Fehlende native Integrationen könnten die Konnektivität einschränken
- PTO-Salden sind im kostenlosen Tarif nicht verfügbar
BambooHR ist eine HR-Softwarelösung, die speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Sie bietet Funktionen wie Urlaubsverwaltung, Mitarbeiterdatenmanagement und Leistungsbeurteilungen, um HR-Aufgaben zu vereinfachen.
Warum ich BambooHR gewählt habe: BambooHR eignet sich ideal für kleine Unternehmen, die eine umfassende HR-Plattform suchen. Das System ermöglicht einfache Urlaubsanträge und -genehmigungen, sodass Sie die Abwesenheiten Ihrer Teammitglieder mühelos verwalten können. Automatisierte Erinnerungen stellen sicher, dass keine Urlaubsanfrage übersehen wird, und die Berichtsfunktionen bieten Einblicke in Urlaubsstatistiken. Die benutzerfreundliche Oberfläche macht die Plattform auch für Teams ohne eigene HR-Abteilung zugänglich.
Hervorstechende Funktionen und Integrationen:
Funktionen sind unter anderem anpassbare Mitarbeiterakten, mit denen Sie alle wichtigen Informationen an einem Ort speichern und Ihre Abhängigkeit von Tabellenkalkulationen reduzieren können. Mit den integrierten Bewertungstools können Sie außerdem die Mitarbeiterleistung verfolgen. Detaillierte Analysen liefern Einblicke in verschiedene HR-Kennzahlen und unterstützen fundierte Entscheidungen.
Integrationen umfassen unter anderem QuickBooks, Xero, Slack, Okta, Google Workspace, LinkedIn und weitere.
Pros and Cons
Pros:
- Mobile App für Android verfügbar
- Flexible Berichtsmöglichkeiten
- Anpassbare Mitarbeiterakten
Cons:
- Keine integrierte Schichtplanung
- Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten beim Urlaubsworkflow
Weitere Software zur Erfassung von PTO
Hier finden Sie einige weitere Optionen für Software zur Erfassung von PTO, die es nicht in meine Auswahl geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:
- TimeOff
E Wahl für Einfachheit
- Flamingo
Am besten für die Integration mit Slack geeignet
- Buddy Punch
Am besten für Benutzerfreundlichkeit
- Connecteam
Am besten geeignet für mobile Teams
- Paycom
Ideal für Self-Service-Verwaltung durch Mitarbeitende
Wie ich PTO-Tracking-Software bewerte
Ich bewerte PTO-Tools auf zwei Ebenen – ob sie Ansparungen, Antragsworkflows und Salden zuverlässig verwalten und was eine Option wirklich besser macht als eine andere.
Kernfunktionen (Grundvoraussetzungen für diese Liste)
Wenn ich Tools für meine Liste auswähle, bewerte ich jedes auf einer Skala von 0 (bietet diese Funktion nicht) bis 5 (übertrifft Erwartungen in diesem Bereich) für jede unten aufgeführte Kernfunktion. Anschließend rechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools in einen Prozentsatz um. Jedes Tool muss eine Mindestgesamtpunktzahl von 65 % erreichen, um in die engere Auswahl zu kommen.
- Automatisierung von Ansparregeln: Ich überprüfe, ob jedes Tool gestaffelte Ansparlogiken handhaben kann – wie dienstzeitbasierte Stufen, stündliche Ansparungen oder Übertragsgrenzen – ohne manuelle Anpassungen in jedem Abrechnungszeitraum.
- Workflow für Freistellungsanträge: Die Genehmigungskette ist entscheidend, daher achte ich auf konfigurierbare Weiterleitungen, Möglichkeiten zur Stellvertretung von Vorgesetzten und integrierte Erinnerungen, die verhindern, dass Anträge unbeantwortet bleiben.
- Sichtbarkeit der Urlaubssalden: Mitarbeiter und Vorgesetzte sollten sowohl Echtzeitsalden, ausstehende Anträge als auch Nutzungshistorie sehen, ohne dass sie für eine einfache Saldenabfrage HR kontaktieren müssen.
- Unterstützung mehrerer Richtlinien: Ich bewerte, wie gut das Tool unterschiedliche Urlaubsarten verwaltet – Urlaub, Krankheit, Elternzeit, Trauerfall – jede mit eigenen Ansparregeln, Anspruchskriterien und Grenzen.
- Teamkalender & Konflikterkennung: Ein gemeinsamer Abwesenheitskalender mit Hinweis auf Überschneidungen hilft Vorgesetzten dabei, zu vermeiden, dass drei Personen in einer Fünfergruppe gleichzeitig Urlaub haben.
- Lohn- & HRIS-Integration: Ich prüfe, ob Urlaubsdaten mit Lohn- und HR-Systemen synchronisiert werden, damit Salden und Abzüge korrekt bleiben, ohne doppelte Dateneingabe.
Sobald ich eine Liste von Tools habe, die diese Kriterien erfüllen, schaue ich mir an, was jede Plattform besonders macht.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter besonders macht)
So vergleiche und bewerte ich verschiedene Anbieter:
Herausragende Funktionen
Integrationen in Slack und Microsoft Teams machen einen echten Unterschied – wenn Mitarbeiter Salden prüfen oder Anträge direkt im Chat stellen können, steigt die Akzeptanz und HR erhält weniger wiederkehrende Rückfragen. Ich achte zudem auf die Tiefe der Berichte, insbesondere ob ein Tool Fehlzeiten nach Abteilung aufschlüsseln oder Teams mit ungewöhnlich geringer PTO-Nutzung kennzeichnen kann. Für verteilte Teams lohnt sich auch die Lokalisierung von Feiertagskalendern, da damit HR die manuelle Zuweisung von Feiertagen in mehreren Regionen erspart bleibt.
Jenseits von Funktionen
Die Tiefe der Integration ist hier besonders wichtig. Ein PTO-Tool, das sich nativ mit Lohnbuchhaltung und HRIS verbindet, sorgt dafür, dass Urlaubskürzungen korrekt erfolgen und keine manuelle Nachbearbeitung am Monatsende nötig ist. Auch die Unterstützung beim Onboarding spielt eine Rolle – die Übernahme bestehender Ansprüche und Richtlinien aus Tabellen ist mühselig, daher sparen Anbieter, die eine geführte Einrichtung oder Vorlagen für Policy-Migration bieten, den HR-Teams wertvolle Zeit. Ich prüfe außerdem die Preistransparenz, insbesondere ob die Pro-Mitarbeiter-Kosten mit steigendem Personalbestand vorhersehbar bleiben oder ob wichtige Funktionen nur in höheren Preiskategorien verfügbar sind.
So wählen Sie Software zur Erfassung von PTO aus
Bei langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen verliert man leicht den Überblick. Damit Sie sich bei der Bearbeitung Ihrer individuellen Softwareauswahl auf das Wesentliche konzentrieren können, finden Sie hier eine Checkliste mit Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:
| Faktor | Was Sie berücksichtigen sollten |
|---|---|
| Skalierbarkeit | Kann die Software mit Ihrem Team wachsen? Berücksichtigen Sie zukünftige Erweiterungen und ob das Tool eine steigende Anzahl von Nutzern und Daten ohne zusätzliche Kosten oder technische Probleme bewältigen kann. |
| Integrationen | Lässt sie sich in Ihre bestehenden Tools integrieren? Prüfen Sie die Kompatibilität mit Lohnabrechnungs-, HR- und Kommunikationssystemen, um Unterbrechungen Ihrer Arbeitsabläufe zu vermeiden. |
| Anpassbarkeit | Können Sie die Software an Ihre Anforderungen anpassen? Achten Sie auf Tools, mit denen Sie Urlaubsrichtlinien, Genehmigungsabläufe und Benutzerrollen an die Prozesse Ihres Unternehmens anpassen können. |
| Benutzerfreundlichkeit | Ist die Benutzeroberfläche für alle Nutzer intuitiv verständlich? Wählen Sie eine Software mit übersichtlichem Design, um die Einarbeitungszeit zu verkürzen und die Akzeptanz zu erhöhen. |
| Implementierung und Einführung | Wie lange dauert die Einrichtung? Bewerten Sie die Unterstützung des Anbieters bei der Einführung, etwa durch Schulungsmaterialien und Kundensupport, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen. |
| Kosten | Wie hoch sind die Gesamtbetriebskosten? Berücksichtigen Sie nicht nur den Abonnementpreis, sondern auch versteckte Gebühren, etwa für zusätzliche Nutzer oder Premium-Support. |
| Sicherheitsvorkehrungen | Wie schützt die Software Ihre Daten? Stellen Sie sicher, dass sie die Datenschutzbestimmungen erfüllt und Verschlüsselung, Benutzerberechtigungen sowie regelmäßige Sicherheitsupdates zum Schutz vertraulicher Informationen bietet. |
| Verfügbarkeit des Supports | Ist Hilfe verfügbar, wenn Sie sie benötigen? Achten Sie auf Anbieter, die einen Support rund um die Uhr, mehrere Kontaktmöglichkeiten und ein reaktionsschnelles Kundenserviceteam zur Lösung von Problemen anbieten. |
Was ist Software zur Erfassung von PTO?
Software zur PTO-Verfolgung ist ein Tool, das die PTO der Mitarbeitenden verwaltet und verfolgt. Personalverantwortliche und Führungskräfte verwenden diese Tools im Allgemeinen, um die Urlaubsverwaltung zu vereinfachen und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicherzustellen.
Automatisierte Urlaubsanträge, die Verfolgung von Urlaubssalden und Integrationsmöglichkeiten unterstützen die Dokumentation, verringern Fehler und verbessern die Effizienz. Insgesamt bieten diese Tools eine zentrale Lösung für die effektive Verwaltung der Abwesenheitszeiten von Mitarbeitenden.
Funktionen
Achten Sie bei der Auswahl einer Software zur PTO-Verfolgung auf die folgenden wichtigen Funktionen:
- Verfolgung von Urlaubssalden: Aktualisiert und zeigt die Urlaubssalden der Mitarbeitenden automatisch an, sodass Führungskräfte und Mitarbeitende informiert bleiben.
- Automatisierte Urlaubsanträge: Vereinfachen den Antrags- und Genehmigungsprozess, reduzieren administrative Aufgaben und minimieren Fehler.
- Anpassbare Urlaubsrichtlinien: Passen Sie Richtlinien an die individuellen Anforderungen Ihrer Organisation an und stellen Sie die Einhaltung der Unternehmensregeln sicher.
- Echtzeitbenachrichtigungen: Halten alle über Änderungen des Urlaubsstatus auf dem Laufenden, sorgen für Transparenz und reduzieren Missverständnisse.
- Integrationsmöglichkeiten: Stellen eine Verbindung zu bestehenden Personalverwaltungssystemen und zur Lohnabrechnung her, gewährleisten einen reibungslosen Datenfluss und reduzieren die manuelle Dateneingabe.
- Detaillierte Berichte: Bieten Einblicke in Urlaubsmuster und -trends und helfen Führungskräften, fundierte Entscheidungen zu treffen.
- Mobiler Zugriff: Ermöglicht Mitarbeitenden und Führungskräften, unterwegs auf PTO-Informationen und -Anträge zuzugreifen, und verbessert so die Flexibilität.
- Sicherheitsvorkehrungen: Schützen sensible Mitarbeiterdaten durch Verschlüsselung und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen.
- Benutzerfreundliche Oberfläche: Gewährleistet eine einfache Nutzung für alle Mitarbeitenden, verkürzt die Einarbeitungszeit und fördert die Akzeptanz.
- Biometrische Anwesenheitsverfolgung: Fügt der Zeiterfassung eine zusätzliche Ebene an Sicherheit und Genauigkeit hinzu, indem die Anwesenheit der Mitarbeitenden überprüft wird.
Vorteile
Die Einführung einer Software zur PTO-Verfolgung bietet Ihrem Team und Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:
- Verbesserte Genauigkeit: Die automatisierte Verfolgung von Urlaubssalden reduziert Fehler und gewährleistet korrekte Aufzeichnungen.
- Zeiteinsparung: Automatisierte Urlaubsanträge und Genehmigungen schaffen Zeit für Personalverantwortliche und Führungskräfte, da manuelle Aufgaben reduziert werden.
- Bessere Compliance: Anpassbare Urlaubsrichtlinien helfen sicherzustellen, dass Ihre Organisation Arbeitsgesetze und Unternehmensregeln einhält.
- Verbesserte Kommunikation: Echtzeitbenachrichtigungen halten alle auf dem Laufenden, reduzieren Missverständnisse und verbessern die Transparenz.
- Fundierte Entscheidungsfindung: Detaillierte Berichte bieten Einblicke in Urlaubstrends und helfen Führungskräften, datengestützte Entscheidungen zu treffen.
- Erhöhte Flexibilität: Der mobile Zugriff ermöglicht es Mitarbeitenden und Führungskräften, PTO-Anträge bequem unterwegs einzureichen.
- Datensicherheit: Sicherheitsvorkehrungen schützen sensible Mitarbeiterinformationen und gewährleisten die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen.
Kosten und Preise
Die Auswahl einer Software zur PTO-Verfolgung erfordert ein Verständnis der verschiedenen verfügbaren Preismodelle und Tarife. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Zusatzoptionen und weiteren Faktoren. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, ihre Durchschnittspreise und typische enthaltene Funktionen von Lösungen zur PTO-Verfolgung zusammen:
Vergleichstabelle der Tarife für Software zur PTO-Verfolgung
| Tarifart | Durchschnittspreis | Übliche Funktionen |
|---|---|---|
| Kostenloser Tarif | $0 | Grundlegende Urlaubsverfolgung, eingeschränkter Benutzerzugriff und einfache Berichte. |
| Persönlicher Tarif | $1-$19/Nutzer/Monat | Urlaubsverfolgung, mobiler Zugriff, anpassbare Urlaubsrichtlinien und grundlegende Integrationen. |
| Geschäftstarif | $25-$57.50/Monat | Erweiterte Berichte, automatisierte Benachrichtigungen, mehrere Integrationen und vorrangiger Support. |
| Unternehmenstarif | $8.99+/Nutzer/Monat | Umfassende Anpassbarkeit, dedizierte Kundenbetreuung, umfangreiche Sicherheitsfunktionen und erweiterte Analysen. |
Häufig gestellte Fragen zur PTO-Erfassungssoftware
Hier finden Sie Antworten auf häufige Fragen zur PTO-Erfassungssoftware.
Wie kann PTO-Erfassungssoftware in bestehende Systeme integriert werden?
PTO-Erfassungssoftware kann in bestehende Systeme wie Lohnabrechnungs- und Personalverwaltungssysteme integriert werden, um den Datenfluss zu vereinfachen und die manuelle Dateneingabe zu reduzieren. Achten Sie bei der Auswahl eines Softwaretools auf dessen Kompatibilität mit den Tools, die Ihr Team bereits verwendet. Dies gewährleistet einen reibungslosen Übergang und trägt zur Wahrung der Datengenauigkeit bei. Viele Anbieter bieten APIs oder direkte Integrationen mit beliebten Plattformen wie QuickBooks, ADP und Google Workspace an.
Benötige ich technisches Fachwissen, um PTO-Erfassungssoftware einzurichten?
Nein, die meisten Lösungen zur PTO-Erfassung wurden mit Blick auf Benutzerfreundlichkeit entwickelt, sodass Sie kein umfassendes technisches Fachwissen benötigen. Grundlegende Computerkenntnisse können jedoch hilfreich sein. Anbieter stellen häufig Einrichtungsanleitungen, Tutorials und Support zur Verfügung, um Sie zu unterstützen. Wenn Sie unsicher sind, fragen Sie den Anbieter nach dem Einführungsprozess und den verfügbaren Ressourcen.
Kann PTO-Erfassungssoftware verschiedene Abwesenheitsarten verwalten?
Ja, PTO-Erfassungssoftware kann verschiedene Abwesenheitsarten wie Urlaub, Krankheitstage und persönliche freie Tage verwalten. Sie können Abwesenheitskategorien und Richtlinien an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Diese Flexibilität trägt dazu bei, die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und Arbeitsgesetzen sicherzustellen. Prüfen Sie bei der Bewertung einer Software, ob sie eine einfache Anpassung ermöglicht und mehrere Abwesenheitsarten unterstützt.
Sind die in PTO-Erfassungssoftware gespeicherten Daten sicher?
Ja, seriöse Anbieter von PTO-Erfassungssoftware legen großen Wert auf Datensicherheit. Sie setzen Maßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsupdates ein, um vertrauliche Mitarbeiterdaten zu schützen. Überprüfen Sie vor dem Kauf die Sicherheitsprotokolle des Anbieters und dessen Einhaltung der Datenschutzbestimmungen.
Wie geht es weiter:
Wenn Sie gerade PTO-Erfassungssoftware recherchieren, wenden Sie sich an einen SoftwareSelect-Berater und erhalten Sie kostenlos Empfehlungen.
Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem Ihre spezifischen Anforderungen besprochen werden. Anschließend erhalten Sie eine Vorauswahl an Software, die Sie prüfen können. Die Berater unterstützen Sie sogar während des gesamten Kaufprozesses, einschließlich der Preisverhandlungen.