¿Cómo funcionan los sistemas de seguimiento de candidatos?
Los sistemas de seguimiento de candidatos (ATSs) son utilizados por muchas organizaciones para ayudar a encontrar nuevas contrataciones y gestionar su progreso durante el proceso de contratación.
Si estás a cargo de la contratación dentro de una organización o trabajas como consultor externo, sin duda habrás oído hablar de los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS). Pero, como estás aquí, quizá no tengas del todo claro cómo funcionan.
En este artículo, te explicaremos cómo funcionan los sistemas de seguimiento de candidatos y cómo pueden ayudarte en cada etapa del proceso de contratación.
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¿Qué es un sistema de seguimiento de candidatos?
Un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) es un tipo de software de contratación diseñado para hacer que el proceso de contratación sea más eficiente, reducir el trabajo manual y mejorar la calidad de las contrataciones, ayudando a las empresas a identificar y gestionar rápidamente a los candidatos cualificados.
Los sistemas de seguimiento de candidatos funcionan automatizando y agilizando diversas tareas, como publicar ofertas de empleo, comunicarse con los candidatos, hacer un seguimiento de los candidatos durante las distintas etapas del proceso de contratación y organizar la información de los candidatos en una base de datos centralizada.
¿Cómo funcionan los sistemas de seguimiento de candidatos?
En esencia, el ATS está diseñado para ayudar a los responsables de selección a gestionar a los candidatos desde el contacto inicial hasta la entrevista final y, con suerte, la aceptación de una oferta.
Según la aplicación, también pueden ayudar a los responsables de contratación a publicar ofertas de empleo, buscar candidatos, analizar y evaluar candidatos, realizar entrevistas y hacer ofertas durante todo el proceso de contratación.
El núcleo de cualquier software de seguimiento de candidatos es una base de datos que almacena los datos del candidato y la información sobre su solicitud, como el currículum, la carta de presentación y los comentarios de la entrevista.
Los equipos de contratación pueden configurar la herramienta según su proceso de contratación y mover a los candidatos a medida que avanzan por cada etapa. ¡Se acabaron las tediosas hojas de cálculo!
Las automatizaciones del programa, como los recordatorios, ayudarán a garantizar que no se omita ningún paso y que nadie “se quede atrás”.
Otras funciones útiles incluyen la posibilidad de enviar rechazos masivos por correo electrónico según determinados criterios.
Los profesionales de RR. HH. que asisten a cumbres sobre soluciones de contratación suelen adquirir una comprensión más profunda de cómo integrar eficazmente los sistemas de seguimiento de candidatos. Asistir a estas cumbres puede revelar cómo los sistemas de seguimiento de candidatos agilizan la contratación y ayudan a identificar más rápidamente a los mejores talentos.
¿Cuáles son las principales funciones de un sistema de seguimiento de candidatos?
Como ocurre con cualquier software de contratación, cada proveedor de ATS ofrece distintas funciones y prestaciones.
Algunos, por ejemplo, te ayudarán a acceder al mercado y encontrar candidatos, además de analizar las solicitudes.
Otros te permitirán automatizar los procesos de contratación, como programar una entrevista con un candidato. Entre las principales funciones de los sistemas de seguimiento de candidatos se incluyen:
Publicación de ofertas de empleo
Algunos ATS también funcionan como plataformas de publicación de ofertas de empleo que te permiten publicar rápidamente las descripciones de puestos en la página de empleo de tu empresa, así como en un portal de empleo y en las redes sociales.
¡Los beneficios de esto —ahorrar muchísimo tiempo y mantener la coherencia de los anuncios de empleo— se perciben de inmediato!
Contacto por correo electrónico
Una vez que hayas encontrado una lista de candidatos potenciales, la mayoría de los ATS pueden ayudarte a estructurar, enviar, hacer un seguimiento y optimizar correos electrónicos personalizados como parte del proceso de adquisición de talento.
Base de datos de candidatos
La información de los candidatos, incluidas las interacciones con ellos, se conserva en los registros (aunque debes comprobar durante cuánto tiempo tienes permitido conservarla legalmente), lo que te permite crear una base de datos de candidatos y cultivar las relaciones con el tiempo. Por eso, a veces se hace referencia a los ATS como software de bases de datos de contratación.
Importación de currículums
Después de que los candidatos hayan empezado a responder a tu oferta de empleo, es probable que recibas currículums de muchas fuentes.
Algunos candidatos incluso pueden optar por el método tradicional y enviarte el suyo por correo postal o entregarte una copia impresa.
La mejor solución ATS tendrá opciones de importación flexibles, desde escanear copias impresas hasta incorporar solicitudes de Indeed a su base de datos. (El uso de software complementario de selección de currículos también puede hacer que este proceso sea más eficiente si se gestionan grandes volúmenes de candidatos).
El software ATS facilita la recopilación de todas las solicitudes en un solo lugar.
Los currículos electrónicos se importan rápidamente al sistema, las copias impresas se convierten en documentos digitales que pueden escanearse para buscar palabras clave y métricas de experiencia adecuadas, y los datos de sitios web externos se transforman en algo útil y legible para el usuario final.
Análisis de currículos
La función de análisis de currículos es excelente cuando se reciben muchas solicitudes, ya que permite analizar cientos de currículos rápidamente utilizando criterios preseleccionados.
El escaneo ATS también resulta útil para encontrar información relevante allí donde se encuentre en el documento.
Aunque existen algunos estándares de formato para los currículos, cada uno es diferente. Por ejemplo, algunas personas enumeran sus habilidades debajo de cada experiencia laboral, mientras que otras crean un encabezado independiente para enumerarlas al final.
La función de análisis de currículos extrae palabras clave de cada currículo, independientemente del formato, y clasifica a cada candidato según quién se ajusta mejor a la descripción del puesto.
Programación de entrevistas
El ATS puede sincronizarse con los calendarios y utilizar software integrado de programación de entrevistas para automatizar la programación de entrevistas, así como el envío de la información y los recordatorios necesarios.
Seguimiento de candidatos
Un sistema ATS ayuda al equipo de recursos humanos a realizar un seguimiento de a quién ha contactado, en qué etapa se encuentra cada persona y cuándo podría ser una buena fecha para hacer un seguimiento. Esto ayuda a agilizar el proceso de contratación y garantiza una excelente experiencia del candidato.
Análisis de datos
Si tu equipo de RR. HH. tiene cuotas que cumplir, la plataforma ATS también debería poder realizar un seguimiento e informar sobre ellas.
Podrás realizar un seguimiento y generar informes sobre información clave de las métricas de contratación, como qué fuentes son más eficaces y en qué etapa abandonan el proceso la mayoría de los candidatos.
Los análisis más avanzados pueden tener un coste mayor, así que asegúrate de comprobar qué incluye el precio de tu ATS.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar un ATS?
Abordamos este tema con más detalle en nuestro artículo sobre las ventajas de los ATS, pero, en resumen, utilizar un ATS puede beneficiar a tu organización de las siguientes maneras:
- Eficiencia y ahorro de tiempo: Centraliza la gestión de datos y agiliza el proceso de contratación.
- Mejora de la experiencia del candidato: Simplifica el proceso de solicitud y automatiza las comunicaciones, lo que contribuye a una mejor experiencia del candidato.
- Mejor organización y colaboración: Estandariza los procesos y mejora la colaboración del equipo.
- Mejora de los informes y análisis: Herramientas integradas de análisis de contratación que proporcionan información basada en datos y garantizan el cumplimiento normativo.
- Escalabilidad: Gestiona grandes volúmenes y flujos de trabajo de RR. HH. personalizables.
- Reducción de costes: Reduce la dependencia de los reclutadores y los costes administrativos.
- Mejor calidad de los candidatos: Orienta la publicidad de puestos de trabajo y mejora la correspondencia de habilidades.
En general, un ATS agiliza la contratación, mejora las decisiones de contratación y refuerza la estrategia de contratación.
¿Utilizan muchas empresas software ATS?
Al menos el 40 % de las empresas utilizan actualmente una plataforma ATS. Sin embargo, esta cifra sigue aumentando, ya que las empresas de todo el mundo se están centrando en adquirir mayor relevancia tecnológica en la era de internet, los macrodatos y los ecosistemas en línea.
La mayoría de las grandes empresas llevan mucho tiempo utilizando ATS u otros tipos de software de contratación, ya sea un sistema externo o un portal de candidatos incorporado a su propio software de RR. HH.
Sin embargo, por suerte, ahora hay opciones disponibles para que las pequeñas y medianas empresas inviertan en estos sistemas y obtengan sus beneficios.
Por eso hemos elaborado esta útil lista de los mejores sistemas de seguimiento de candidatos para pequeñas empresas.
Una mejor experiencia de contratación para ambas partes
El software ATS puede ahorrarte tiempo y, por tanto, dinero, al automatizar gran parte del proceso de contratación de nuevos empleados.
Esto es especialmente cierto en el caso de los sistemas ATS modernos impulsados por IA, ya que pueden acelerar considerablemente el proceso de selección de candidatos.
Lo que resulta más eficiente para los equipos de contratación también lo es para los candidatos, y es probable que los ATS mejoren la experiencia de los candidatos y ayuden a garantizar que ninguno quede olvidado. Sin embargo, es importante elegir el mejor ATS para tus necesidades.
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