Cómo elegir un software de nómina: guía de un experto’s
Para elegir un software de nóminas, céntrese en encontrar una solución que simplifique las tareas de nómina, reduzca los errores y le ayude a cumplir la normativa. Con tantas opciones disponibles, necesita un software que se adapte al tamaño y las necesidades de su empresa, agilice sus procesos y le facilite la vida. Esta guía le ayudará a analizar sus opciones con confianza y a seleccionar el mejor software de nóminas para gestionar las nóminas de forma precisa y sin estrés.
11 aspectos que debe tener en cuenta al elegir un software de nóminas
Al elegir un software de nóminas, no solo está seleccionando una herramienta: está eligiendo un sistema central que afecta al cumplimiento normativo, las finanzas, la confianza de los empleados y la continuidad de la empresa.
Voy a suponer que conoce las principales funciones del software de nóminas, así que no las explicaré aquí.
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Si tuviera que elegir un nuevo software de nóminas para mi organización, esto es lo que tendría en cuenta:
1. ¿Puede gestionar eficazmente varios tipos de empleados?
Es posible que contrate una combinación de empleados asalariados y por horas, además de contratistas. Dado que los empleados se clasifican según sus horas de trabajo, prestaciones y tipos de puesto, su software de RR. HH. con nóminas debe poder abordar las necesidades específicas de su plantilla.
Algunos sistemas se ocupan específicamente de las necesidades de nómina de empleados a tiempo completo o contratados, mientras que otros ofrecen opciones flexibles de categorización.
Además, algunos servicios incluyen portales de autoservicio para que los empleados puedan enviar información fiscal y consultar sus horas y periodos de pago.
2. ¿Se integra fácilmente el software con otros sistemas?
El software de nóminas se integra con sistemas de gestión de recursos humanos, software de contabilidad, sistemas de control horario y asistencia, plataformas de presentación de impuestos, software de administración de prestaciones, sistemas ERP, sistemas de depósito directo, herramientas de cumplimiento normativo, aplicaciones móviles y sistemas de gestión del aprendizaje.
Si decide utilizar un sistema de nóminas independiente, deberá compartir información con su sistema de gestión de recursos humanos o sistema de información de recursos humanos, sistema de contabilidad o software de seguimiento del tiempo. En ese caso, conviene comprobar la facilidad de estas integraciones.
3. ¿Se calculan, retienen y presentan los impuestos?
Gestionar los impuestos sobre las nóminas es un verdadero problema. Un sistema de nóminas fiable simplifica el proceso de calcular, retener y presentar los impuestos, evitando errores costosos.
También debe gestionar sin problemas los embargos de nómina, garantizando el cumplimiento de las deducciones ordenadas por los tribunales para la manutención de hijos, los gravámenes fiscales u otras obligaciones.
Busque un proveedor que no solo retenga las cantidades correctas, sino que también las presente ante los organismos gubernamentales correspondientes.
Un par de aspectos que debe tener en cuenta:
- ¿Es el proveedor un agente registrado para la presentación de informes ante el IRS?
- ¿Está «garantizada» la exactitud de la presentación de impuestos, es decir, cubrirá el proveedor los costes de cualquier error?
4. ¿Ofrece depósito directo?
Según una encuesta de la Asociación Estadounidense de Nóminas, el 93 % de los empleados recibe su salario mediante depósito electrónico. Por ello, esta es una función clave que tendría en cuenta en una solución de nóminas.
5. ¿Ofrece opciones de nómina flexibles?
Puede que necesite pagar a los empleados semanalmente, quincenalmente, dos veces al mes o mensualmente, según sea necesario. Por ello, resulta práctico poder ejecutar nóminas ilimitadas con varias frecuencias.
Además, el pago bajo demanda es un beneficio muy apreciado que brinda a los trabajadores una mayor flexibilidad financiera.
6. ¿Admite varias ubicaciones?
Si tu organización opera en distintos territorios (o crees que podría hacerlo en el futuro, por ejemplo, al abrir una nueva franquicia de restaurante que necesite gestionar la nómina), ¿puede el software calcular y distribuir los pagos según el lugar donde trabaja cada empleado?
7. ¿Qué capacidades de generación de informes ofrece el sistema?
Los datos de nómina son una mina de oro para la planificación financiera, las auditorías de cumplimiento y la estrategia de la fuerza laboral. Pregunta por informes integrados, como resúmenes de nómina, obligaciones fiscales, deducciones de beneficios y análisis de costos laborales. Comprueba si los informes se pueden personalizar o programar automáticamente.
Además, averigua si los informes se pueden exportar a CSV o integrar directamente con tus herramientas contables.
Créeme, la capacidad de generar informes claros y prácticos puede ahorrar tiempo y mejorar la toma de decisiones, por lo que definitivamente es algo que debes tener en cuenta incluso si eliges un software de nómina para una pequeña empresa.
8. ¿Son escalables los planes de precios?
Por supuesto, los requisitos de un software de nómina compatible con una pequeña empresa local serán bastante diferentes de los de una organización grande y multinacional.
Es probable que los proveedores que evalúes tengan varias opciones de precios para sistemas de nómina, según el tamaño y los requisitos de la empresa.
Por lo general, los planes de suscripción incluyen una tarifa base mensual y una tarifa mensual por empleado. Un buen ejemplo de proveedor de software de nómina que sigue este modelo es Gusto, que cobra a las empresas una tarifa base de $40 al mes más $6 por cada empleado. Por lo tanto, una empresa con 100 empleados pagaría $640 al mes.
Muchos planes de suscripción mensual incluyen varios niveles, como los destinados a empresas emergentes o grandes empresas, y cada uno ofrece diferentes funciones y servicios de nómina. Los planes más costosos pueden incluir asistencia técnica adicional, mayor apoyo de RR. HH., varias ubicaciones y un contador personal para preparar y presentar los impuestos.
El modelo de suscripción mensual es el preferido por las empresas, independientemente de su tamaño, debido a su bajo costo mensual y sus opciones de escalabilidad.
Al evaluar distintos proveedores, revisar comparaciones exhaustivas de software de nómina puede ayudarte a encontrar la opción que mejor se adapte a tu organización.
Como alternativa, una solución de nómina sin costo puede ofrecer todas las funciones esenciales que necesitas sin el elevado costo de los sistemas tradicionales, aunque podrías perderte funciones más avanzadas.
9. ¿Qué tan seguro es?
El software de nómina almacena información confidencial de los empleados, por lo que es importante asegurarse de que cualquier solución que estés considerando ofrezca las siguientes medidas de seguridad:
- Cumplimiento de PCI
- MFA (autenticación multifactor)
- Cifrado de datos
- Protección mediante contraseñas
- Permisos de acceso limitados
10. ¿Qué tan bueno es el servicio de atención al cliente?
Hacer las cosas bien cuando gestionas la nómina por tu cuenta es bastante fundamental, por lo que cualquier problema debe resolverse rápidamente. Por eso, siempre analizo el nivel de asistencia al cliente disponible y leo reseñas relacionadas con la atención al cliente.
Algunos factores que debes evaluar:
- Artículos y videos útiles
- Líneas de atención al cliente
- Chat en línea
- Expertos internos en nómina.
11. ¿Se puede personalizar?
El software de nómina que elijas debe poder personalizarse según las necesidades específicas de tu empresa. A menudo, se pueden añadir actualizaciones o complementos al software para adaptarlo a horarios, monedas o configuraciones fiscales particulares.
También querrás buscar paneles de análisis personalizables para la generación de informes de compensación que puedan adaptarse a necesidades específicas.
Opciones de nómina que debes considerar
Con lo anterior en mente, aquí tienes algunas opciones de nómina que debes considerar:
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Para obtener más información, consulta nuestra lista de los mejores software de nómina.
Proceso de 5 pasos para elegir un software de nómina
Por último, sigue este proceso de 5 pasos para ayudarte a elegir el software adecuado.
Paso uno: Identifica las necesidades
Antes de comenzar a investigar proveedores, tómate el tiempo necesario para comprender las necesidades específicas de las partes interesadas, incluidos los miembros de tu equipo de nómina, líderes, gerentes y empleados habituales.
Preguntas que te ayudarán a identificar tus necesidades:
- ¿Cuáles son los desafíos más habituales a los que se enfrenta el departamento de recursos humanos/nómina/contabilidad?
- ¿Cómo utilizará cada parte interesada el nuevo software? ¿Es el software de nómina empresarial una opción más adecuada?
- ¿En qué aspectos se queda corto el sistema o proceso actual de RR. HH.? El mapeo de procesos puede ser útil en este caso.
- ¿Cuáles son las quejas relacionadas con la nómina más frecuentes?
- ¿Cómo encajará cualquier software nuevo que adquieras en tu conjunto de tecnologías de RR. HH.?
- ¿Cuáles son las políticas y los requisitos normativos de tu empresa con respecto a la seguridad de los datos, la diversidad de proveedores, los contratos con proveedores, etc.?
- ¿Qué conocimientos tecnológicos tiene tu equipo? El software que selecciones no debería ser más complejo de configurar y utilizar de lo que tu equipo pueda gestionar.
- ¿Cuál es tu presupuesto?
- ¿Qué tipo de retorno de la inversión (ROI) esperas obtener?
Estas preguntas te ayudarán a determinar exactamente qué necesitas de tu software de RR. HH., incluido el subtipo de software de nómina que probablemente necesites más.
Recaba las opiniones de las partes interesadas —los equipos de TI y finanzas siempre son útiles— y utiliza sus comentarios para redactar casos de uso y crear una matriz que compare qué es importante para cada grupo de partes interesadas.
Ahora podrás liderar la conversación con los proveedores y darles una lista de características imprescindibles y deseables para cada usuario.
Paso dos: Investiga a los proveedores
Es hora de investigar el mercado y familiarizarte con las principales empresas de nóminas para tu caso de uso. Muchos sitios web (¡como el nuestro!) se dedican a enumerar las mejores opciones de software para distintas necesidades y casos de uso.
Por ejemplo, los equipos que necesitan acceso desde cualquier lugar a través de la aplicación o el navegador podrían comparar software de nóminas en línea, mientras que quienes buscan reducir los errores humanos y disminuir la carga administrativa pueden considerar herramientas de software de nóminas automatizadas.
En cambio, investigarás un conjunto completamente diferente de opciones de proveedores de nóminas si externalizas las nóminas por completo. Hay ventajas y desventajas de externalizar las nóminas a una empresa externa que tendrás que comprender.
Tómate el tiempo necesario para estudiar el sitio web de cada proveedor y anota cualquier pregunta que surja. ¿Hay casos prácticos y reseñas que demuestren el uso principal o el argumento de venta de la herramienta?
También puedes unirte a comunidades en línea o recurrir a tu red de contactos para obtener recomendaciones.
Algunas preguntas específicas para los proveedores:
- ¿Cuáles son los principales proveedores para tu caso de uso?
- ¿Cuáles tienen las mejores calificaciones de su categoría?
- ¿Cuál es la característica mejor valorada de cada herramienta?
- ¿La herramienta está dirigida a pequeñas y medianas empresas o es más adecuada para grandes empresas?
- ¿Qué dicen las reseñas y los testimonios de los clientes? ¿Cuáles son las ventajas y desventajas mencionadas con mayor frecuencia?
- ¿Qué tipo de incorporación, formación, asistencia y otros recursos ofrece el proveedor?
- ¿Hay documentación completa disponible?
- ¿Las características de la herramienta satisfacen tus necesidades?
- ¿El software se integra con las herramientas de recursos humanos que ya utilizas?
- ¿La interfaz de usuario es visualmente atractiva?
- ¿La experiencia del usuario es positiva?
- ¿Es intuitivo navegar por ella y fácil de usar?
- ¿Esta herramienta es demasiado sencilla o compleja para tus necesidades de gestión de recursos humanos?
- ¿Ofrece la flexibilidad o capacidad de personalización que necesitas?
- ¿Ofrece estándares de seguridad sólidos y cumple con las normativas y buenas prácticas de privacidad de datos? ¿Hay una opción local disponible?
- ¿El precio se ajusta a tu presupuesto? ¿Los precios son claros?
- ¿El precio está justificado en función de las capacidades del software? ¿Ciertas características clave solo están disponibles en niveles de precios más caros?
- ¿Ofrece una demostración o prueba gratuita?
Paso tres: Haz una lista de preseleccionados y ponte en contacto
Ahora que has identificado algunos posibles proveedores, es hora de profundizar un poco más y programar algunas llamadas de demostración.
- Envía a cada proveedor una solicitud de información (RFI) para poder comparar tus opciones punto por punto
- Si quieres ser realmente minucioso, envía a cada uno de los proveedores preseleccionados una solicitud de propuesta (RFP). Esta incluirá información clave sobre tu empresa, tus necesidades específicas, un cuestionario para el proveedor y cualquier norma específica de presentación de propuestas que deban seguir, como las fechas límite de entrega.
- Programa una reunión con su representante de ventas y repasa tus preguntas.
Estas llamadas, que idealmente deberían incluir demostraciones del producto en acción, también te ayudarán a hacerte una idea del proveedor y de si pueden formar una buena asociación.
Para ayudarte a comparar proveedores, utiliza esta práctica plantilla de evaluación.
Paso cuatro: Prepare el caso de negocio
Con todos los datos anteriores recopilados, es hora de preparar su caso de negocio. No tiene que ser un documento de 10 páginas; puede ser tan sencillo como un memorando de una página (porque, de todos modos, ¿quién tiene tiempo para leer 10 páginas?).
Los responsables de la toma de decisiones buscan respuestas a las siguientes preguntas:
- ¿Cuánto cuesta?
- ¿Qué problemas resolverá el software?
- Si no invirtiéramos en el software, ¿qué ocurriría?
- ¿Cuánto tiempo llevará implementarlo?
- ¿Por qué debemos invertir ahora?
- ¿Cuál es el ROI de implementar este software?
Puede que no conozca las respuestas a la pregunta sobre los costos; sin embargo, buscar aprobación en esta etapa le preparará para el éxito.
Este es un modelo de caso de negocio que puede utilizar para el software de automatización de nóminas:
- Resumen ejecutivo: Breve descripción general de la propuesta, los principales beneficios del software de nóminas y las conclusiones.
- Situación actual y planteamiento del problema: Descripción del estado actual y de los desafíos o problemas específicos que se abordan.
- Solución propuesta y beneficios: Descripción detallada de la solución propuesta y sus beneficios previstos, incluido un análisis de costos y beneficios.
- Plan de implementación y evaluación de riesgos: Estrategia de implementación paso a paso, cronograma y resumen de los posibles riesgos junto con los planes de mitigación.
- Conclusión y recomendaciones: Resumen conciso del caso de negocio con las recomendaciones finales para los responsables de la toma de decisiones.
Paso cinco: Implemente y facilite la incorporación
Asegúrese de que las partes interesadas conozcan su nueva solución y se sientan seguras al utilizarla.
La principal razón por la que las empresas no logran obtener ROI de sus compras de software es que no completan adecuadamente la implementación del software de nóminas para integrar su nueva herramienta en las operaciones cotidianas.
Una gestión eficaz del cambio es crucial. Para que los empleados utilicen su nuevo software, deben entender cómo les beneficia (por ejemplo, cómo les ahorra tiempo, cómo se aprobarán más rápido sus solicitudes de tiempo libre, etc.) y saber cómo utilizarlo.
A continuación, encontrará algunos consejos que le ayudarán:
- Comunique claramente que va a adoptar el nuevo sistema y lo que esto significará para los empleados. Invítelos a plantear sus preguntas.
- Aproveche cualquier proceso de incorporación y capacitación ofrecida por el proveedor del software de nóminas y haga que sea obligatorio para los empleados completar esta capacitación dentro de un plazo realista.
- Designe a alguien responsable de dirigir la implementación y de actuar como punto de contacto para cualquier pregunta (y comentario) que puedan tener los empleados.
- Informe a los empleados sobre los recursos de autoservicio disponibles y asegúrese de que sepan cómo registrar un ticket de soporte si encuentran dificultades.
Lo siguiente:
Si está investigando cómo elegir un software de nóminas, póngase en contacto con un asesor de SoftwareSelect para recibir recomendaciones gratuitas.
Rellena un formulario y tendrás una breve conversación en la que se profundizará en los detalles de tus necesidades. Después, recibirás una lista breve de programas que podrás revisar. Incluso te ayudarán durante todo el proceso de compra, incluidas las negociaciones de precios.
