Cómo Elegir un Software de Nómina: Guía de un Experto
Para elegir un software de nómina, céntrate en encontrar una solución que simplifique las tareas de nómina, reduzca errores y garantice el cumplimiento normativo. Con tantas opciones disponibles, necesitas un software que se adapte al tamaño y las necesidades de tu empresa, optimice tus procesos y te facilite la vida. Esta guía te ayudará a analizar tus opciones y seleccionar el mejor software de nómina para una gestión precisa y sin estrés.
11 cosas a tener en cuenta al elegir un software de nómina
Al elegir un software de nómina, no solo estás seleccionando una herramienta—estás eligiendo un sistema central que afecta el cumplimiento normativo, las finanzas, la confianza de los empleados y la continuidad del negocio.
Voy a asumir que ya conoces las características principales del software de nómina, así que no entraré en detalles aquí.
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Si yo estuviera eligiendo un nuevo software de nómina para mi organización, esto sería lo que tendría en cuenta:
1. ¿Puede soportar eficazmente múltiples tipos de empleados?
Es posible que contrates una combinación de empleados asalariados, por hora y también contratistas. Como los empleados se clasifican según sus horas de trabajo, beneficios y tipos de puesto, tu software de RRHH con nómina debe poder abordar las necesidades específicas de tu plantilla.
Algunos sistemas están diseñados específicamente para las necesidades de nómina de empleados a tiempo completo o contratistas, mientras que otros ofrecen opciones flexibles de categorización.
Adicionalmente, algunos servicios incluyen portales de autoservicio para que los empleados puedan presentar información fiscal y consultar sus horas y periodos de pago.
2. ¿El software se integra fácilmente con otros sistemas?
El software de nómina se integra con sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS), software de contabilidad, sistemas de control de tiempo y asistencia, plataformas para la declaración de impuestos, software de administración de beneficios, sistemas ERP, sistemas de depósito directo, herramientas de cumplimiento, aplicaciones móviles y sistemas de gestión de aprendizaje.
Si decides utilizar un sistema de nómina independiente, necesitarás que comparta información con tu HRMS o HRIS, sistema de contabilidad o software de control de tiempo. Por ello, conviene comprobar qué tan fáciles serán estas integraciones.
3. ¿Se calculan, retienen y presentan los impuestos?
Gestionar los impuestos sobre la nómina es un verdadero dolor de cabeza. Un sistema de nómina confiable simplifica el proceso de calcular, retener y presentar los impuestos, evitando errores costosos.
También debería gestionar embargos de nómina de manera fluida, garantizando el cumplimiento normativo con deducciones ordenadas por el tribunal, como manutención de menores, gravámenes fiscales u otras obligaciones.
Busca un proveedor que no solo retenga los importes correctos, sino que también los presente ante las agencias gubernamentales correspondientes.
Algunos aspectos a considerar:
- ¿El proveedor es un agente de reporte registrado ante el IRS?
- ¿La precisión de la declaración de impuestos está "garantizada", es decir, el proveedor cubre los costes de cualquier error?
4. ¿Ofrece depósito directo?
Según una encuesta de la American Payroll Association, el 93% de los empleados reciben su pago mediante depósito electrónico. Por lo tanto, esta es una característica clave que yo buscaría en una solución de nómina.
5. ¿Ofrece opciones de nómina flexibles?
Puedes querer pagar a los empleados semanal, quincenal, dos veces al mes o mensualmente según lo necesites. Por lo tanto, la capacidad de ejecutar nóminas ilimitadas y en múltiples frecuencias es muy útil.
Además, el pago a demanda es un beneficio muy valorado que brinda a los empleados mayor flexibilidad financiera.
6. ¿Admite múltiples ubicaciones?
Si tu organización opera en diferentes territorios (o crees que podrías hacerlo en el futuro, como abrir una nueva franquicia de restaurante que necesite nómina), ¿el software puede calcular y distribuir el pago según el lugar donde trabaja cada empleado?
7. ¿Qué tipo de capacidades de informes ofrece el sistema?
Los datos de nómina son una mina de oro para la planificación financiera, auditorías de cumplimiento y estrategias de fuerza laboral. Pregunta por los informes integrados, como resúmenes de nómina, obligaciones fiscales, deducciones de beneficios y análisis de costos laborales. Consulta si los informes pueden personalizarse o programarse automáticamente.
También pregunta si los informes se pueden exportar a CSV o si se integran directamente con tus herramientas de contabilidad.
Créeme, la capacidad de generar informes claros y accionables puede ahorrar tiempo y mejorar la toma de decisiones, por lo que definitivamente es algo que deberías buscar incluso si eliges un software de nómina para una pequeña empresa.
8. ¿Son escalables los planes de precios?
Por supuesto, los requerimientos del software de nómina para una pequeña empresa local serán muy distintos a los de una organización multinacional grande.
Es probable que los proveedores que evalúes ofrezcan varias opciones de precios de sistemas de nómina según el tamaño y las necesidades del negocio.
Normalmente, los planes de suscripción incluyen una tarifa base mensual y una tarifa mensual por empleado. Un buen ejemplo de proveedor de software de nómina que sigue este modelo es Gusto, que cobra a las empresas una tarifa base de $40 por mes más $6 por cada empleado. Así, una empresa con 100 empleados pagaría $640 al mes.
Muchos planes de suscripción mensual incluyen varios niveles, como los dirigidos a startups o a empresas grandes, ofreciendo diferentes funciones y servicios de nómina. Los planes más caros pueden incluir ayuda técnica adicional, más soporte de RR. HH., varias ubicaciones y un contador personal para preparar y presentar los impuestos.
El modelo de suscripción mensual es preferido por las empresas, independientemente de su tamaño, debido al bajo costo mensual y las opciones de escalabilidad.
Al evaluar distintos proveedores, revisar comparativas completas de software de nómina puede ayudarte a encontrar la mejor opción para tu organización.
De manera alternativa, una solución de nómina gratuita puede proporcionarte todas las funciones esenciales que necesitas sin el alto coste de los sistemas tradicionales, aunque podrías perderte algunas características más avanzadas.
9. ¿Qué tan seguro es?
El software de nómina almacena información confidencial de los empleados, por lo que es fundamental asegurarse de que cualquier solución que consideres ofrezca las siguientes medidas de seguridad:
- Cumplimiento PCI
- MFA (autenticación multifactor)
- Cifrado de datos
- Protección mediante contraseñas
- Permisos de acceso limitados
10. ¿Qué tan bueno es el servicio de atención al cliente?
Hacerlo bien si gestionas tú mismo la nómina es fundamental, por lo que cualquier inconveniente debe resolverse rápidamente. Por eso siempre reviso el nivel de soporte al cliente disponible y leo reseñas relacionadas con el servicio de atención al cliente.
Algunos factores para evaluar:
- Artículos y videos útiles
- Líneas de soporte al cliente
- Chat en línea
- Expertos en nómina internos.
11. ¿Es personalizable?
El software de nómina que elijas debe poder adaptarse a las necesidades específicas de tu empresa. A menudo, se pueden agregar mejoras o funciones adicionales al software para ajustarse a horarios únicos, monedas diferentes o configuraciones fiscales especiales.
También querrás buscar paneles de análisis personalizables para la elaboración de informes de compensación que puedan adaptarse a necesidades específicas.
Opciones de nómina a considerar
Teniendo en cuenta lo anterior, aquí hay algunas opciones de nómina para considerar:
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Para más información, consulta nuestra lista seleccionada del mejor software de nómina.
Proceso de 5 pasos para elegir un software de nómina
Por último, sigue este proceso de 5 pasos para ayudarte a elegir el software adecuado.
Paso uno: Identifica tus necesidades
Antes de comenzar la investigación de proveedores, tómate el tiempo para comprender las necesidades específicas de tus partes interesadas, incluyendo a los miembros de tu equipo de nómina, líderes, gerentes y empleados en general.
Preguntas que pueden ayudarte a identificar tus necesidades:
- ¿Cuáles son los desafíos más comunes que enfrenta el departamento de recursos humanos/nómina/contabilidad?
- ¿Cómo usará cada parte interesada el nuevo software? ¿Es el software de nómina empresarial una mejor opción?
- ¿En qué aspectos falla el sistema o proceso de RRHH actual? (Aquí puede ayudar el mapeo de procesos)
- ¿Cuáles son las quejas más frecuentes relacionadas con la nómina?
- ¿Cómo encajará cualquier nuevo software que adquieras en tu pila tecnológica de RRHH?
- ¿Cuáles son las políticas y requisitos regulatorios de tu empresa respecto a la seguridad de datos, diversidad de proveedores, contratos de proveedores, etc.?
- ¿Qué tan experto en tecnología es tu equipo? El software que selecciones no debe ser más complejo de instalar y usar de lo que tu equipo pueda manejar.
- ¿Cuál es tu presupuesto?
- ¿Qué tipo de retorno de inversión (ROI) esperas obtener?
Hacerte estas preguntas te ayudará a determinar exactamente qué necesitas de tu software de RRHH, incluyendo el subtipo de software de nómina que probablemente más necesitas.
Recoge opiniones de tus partes interesadas (TI y finanzas siempre resultan útiles) y utiliza sus comentarios para redactar casos de uso y crear una matriz comparando lo que es importante para cada grupo de interés.
Ahora podrás liderar la conversación con los proveedores y proporcionarles una lista de características imprescindibles y deseables para cada usuario.
Paso dos: Investiga a los proveedores
Es momento de hacer un estudio de mercado y familiarizarte con las principales empresas de nómina para tu caso de uso. Muchos sitios web (¡como nosotros!) se dedican a enumerar las mejores opciones de software para diferentes necesidades y casos.
Por ejemplo, si buscas reducir los errores humanos y disminuir la carga administrativa en tus procesos de nómina, querrás pensar en comparar y elegir entre varias herramientas de nómina automatizada.
En cambio, investigarás un conjunto completamente diferente de proveedores de nómina si decides externalizar el proceso por completo. Existen ventajas y desventajas de externalizar la nómina con una empresa secundaria que deberás comprender.
Tómate el tiempo de estudiar la web de cada proveedor y toma nota de cualquier pregunta que surja. ¿Hay estudios de caso y reseñas que demuestren el principal uso o punto de venta de la herramienta?
También puedes unirte a comunidades en línea o recurrir a tu red de contactos para obtener recomendaciones.
Preguntas específicas para hacer a los proveedores:
- ¿Quiénes son los principales proveedores para tu caso de uso?
- ¿Cuáles son los mejores valorados en su categoría?
- ¿Cuál es la función mejor valorada de cada herramienta?
- ¿La herramienta está dirigida a pequeñas y medianas empresas o está más orientada al uso empresarial?
- ¿Qué dicen las reseñas y testimonios de clientes? ¿Cuáles son los beneficios y desventajas más comúnmente reportados?
- ¿Qué tipo de incorporación, capacitación, soporte y otros recursos ofrece el proveedor?
- ¿Está disponible una documentación completa?
- ¿Las funciones de la herramienta satisfacen tus necesidades?
- ¿El software se integra con las herramientas de RRHH que ya utilizas?
- ¿La interfaz de usuario es visualmente atractiva?
- ¿La experiencia de usuario es positiva?
- ¿Es intuitivo navegar y fácil de usar?
- ¿Esta herramienta es demasiado simple o compleja para tus necesidades de gestión de recursos humanos?
- ¿Ofrece la flexibilidad o personalización que necesitas?
- ¿Cuenta con estándares de seguridad sólidos y cumple con las regulaciones y mejores prácticas de privacidad de datos? ¿Existe una opción local (on-premise)?
- ¿El precio se ajusta a tu presupuesto? ¿La estructura de precios es clara?
- ¿El precio está justificado según las capacidades del software? ¿Ciertas funciones clave solo están disponibles en planes más caros?
- ¿Ofrece una demo o prueba gratuita?
Paso tres: Haz una preselección y contacta
Ahora que has identificado algunos proveedores probables, es momento de profundizar un poco más y agendar algunas llamadas de demostración.
- Envía a cada proveedor una solicitud de información (RFI) para poder comparar tus opciones punto por punto
- Si quieres ser realmente minucioso, envía a cada uno de los proveedores preseleccionados una solicitud de propuesta (RFP). Esto incluirá información clave sobre tu empresa, tus necesidades específicas, un cuestionario para el proveedor y cualquier norma concreta que deban cumplir para la presentación, como fechas límite.
- Agenda una reunión con el representante de ventas y repasa tus preguntas.
Estas llamadas, que idealmente deberían incluir demostraciones del producto en funcionamiento, también te ayudarán a conocer mejor al proveedor y ver si puedes establecer una buena relación comercial.
Para ayudar a comparar proveedores, utiliza esta práctica plantilla de evaluación.
Paso cuatro: Presenta el caso de negocio
Con todos los datos anteriores recopilados, es hora de armar tu caso de negocio. No tiene que ser un documento de 10 páginas, puede ser tan simple como una nota de una sola página (porque, seamos sinceros, ¿quién tiene tiempo para leer 10 páginas?).
Quienes toman decisiones buscan respuestas a las siguientes preguntas:
- ¿Cuánto cuesta?
- ¿Qué problemas va a resolver el software?
- Si no invertimos en el software, ¿qué sucede?
- ¿Cuánto tiempo llevará implementar?
- ¿Por qué es necesario invertir ahora?
- ¿Cuál es el retorno de inversión (ROI) al implementar este software?
Puede que no tengas respuestas para la pregunta sobre el costo; sin embargo, buscar la aprobación en esta etapa te preparará para el éxito.
Aquí tienes una plantilla de caso de negocio que puedes usar para software de automatización de nóminas:
- Resumen ejecutivo: Breve resumen de la propuesta, los principales beneficios del software de nóminas y conclusiones.
- Situación actual y declaración del problema: Descripción del estado actual y de los retos o problemas específicos que se desean abordar.
- Solución propuesta y beneficios: Descripción detallada de la solución propuesta y sus beneficios esperados, incluyendo un análisis costo-beneficio.
- Plan de implementación y evaluación de riesgos: Estrategia de implementación paso a paso, cronograma, y un resumen de los posibles riesgos con sus respectivos planes de mitigación.
- Conclusión y recomendaciones: Un resumen conciso del caso de negocio junto con las recomendaciones finales para los responsables de la toma de decisiones.
Paso cinco: Implementar y poner en marcha
Asegúrate de que los interesados conozcan tu nueva solución y se sientan seguros al usarla.
La razón principal por la que las empresas no ven un ROI en las compras de software es no completar la implementación del software de nóminas y, por tanto, no integran adecuadamente la nueva herramienta en las operaciones diarias.
La gestión del cambio eficaz es fundamental. Para que los empleados utilicen el nuevo software, deben entender cómo les beneficia (por ejemplo, cómo les ahorra tiempo, cómo sus solicitudes de PTO se aprobarán más rápido, etc.) y saber cómo utilizarlo.
Aquí tienes algunos consejos para facilitar esto:
- Comunica claramente que se va a adoptar el nuevo sistema y qué implicará esto para los empleados. Invita a los empleados a plantear sus dudas.
- Aprovecha cualquier formación y capacitación ofrecida por el proveedor del software de nóminas e indica a los empleados que es obligatorio completar este entrenamiento en un plazo realista.
- Designa a una persona responsable de liderar la implementación y de ser el punto de contacto para las dudas (y comentarios) de los empleados.
- Haz que los empleados conozcan los recursos de autoservicio disponibles y asegúrate de que sepan cómo registrar un ticket de soporte si surgen dificultades.
¿Qué sigue?
Si estás investigando cómo elegir un software de nóminas, conéctate gratis con un asesor de SoftwareSelect para recibir recomendaciones.
Solo tienes que rellenar un formulario y tener una breve conversación para que conozcan en detalle tus necesidades. Luego recibirás una lista corta de software para revisar. Incluso te acompañarán durante todo el proceso de compra, incluyendo la negociación de precios.