Cómo Elegir un Software de Nómina: Guía de un Experto
Como bien sabrás, procesar la nómina puede ser una tarea compleja y que consume mucho tiempo, propensa a errores, complicaciones de cumplimiento y cargas administrativas.
Un estudio encontró que el 88% de las empresas sufrieron errores de nómina en 2022 que podrían haberse evitado utilizando software de nómina.
Por eso, muchas organizaciones recurren a software para agilizar el proceso y reducir el estrés. Pero con tantas opciones disponibles, ¿cómo encontrar la que mejor se adapte a tus necesidades?
Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Utiliza esta guía para ayudarte a navegar tu investigación y seleccionar la mejor solución de nómina para simplificar tus operaciones y garantizar la precisión.
11 cosas que debes tener en cuenta al elegir un software de nómina
Al elegir un software de nómina, no solo eliges una herramienta, sino un sistema central que afecta el cumplimiento, las finanzas, la confianza de los empleados y la continuidad del negocio.
Voy a suponer que ya conoces las principales características del software de nómina, así que no entraré en detalle aquí.
Si yo estuviera eligiendo un nuevo software de nómina para mi organización, esto es en lo que me fijaría:
1. ¿Puede soportar eficazmente múltiples tipos de empleados?
Puede que contrates una mezcla de empleados asalariados, por hora y también contratistas. Dado que los empleados se clasifican según sus horas de trabajo, beneficios y tipo de puesto, tu software de RRHH con nómina debe poder abordar las necesidades específicas de tu fuerza laboral.
Algunos sistemas están diseñados específicamente para las necesidades de nóminas de empleados a tiempo completo o de contrato, mientras que otros ofrecen opciones flexibles de categorización.
Además, algunos servicios incluyen portales de autoservicio para que los empleados puedan enviar información fiscal y consultar sus horas y períodos de pago.
2. ¿El software se integra fácilmente con otros sistemas?
El software de nómina se integra con sistemas de RRHH, software de contabilidad, sistemas de control de tiempo y asistencia, plataformas de declaración de impuestos, software para gestión de beneficios, sistemas ERP, sistemas de depósito directo, herramientas de cumplimiento, aplicaciones móviles y sistemas de gestión de aprendizaje.
Si eliges usar un sistema de nómina independiente, necesitarás que comparta información con tu sistema de RRHH o HRIS, tu sistema contable o tu software de control de tiempo. Si es así, vale la pena comprobar qué tan fáciles son estas integraciones.
3. ¿Se calculan, retienen y presentan los impuestos?
Gestionar los impuestos de nómina es realmente un punto conflictivo. Un sistema de nómina confiable simplifica el proceso de calcular, retener y presentar impuestos, evitando errores costosos.
También debe gestionar sin contratiempos los embargos de nómina, asegurando el cumplimiento de deducciones ordenadas por un tribunal para manutención de hijos, impuestos u otras obligaciones.
Busca un proveedor que no solo retenga las cantidades correctas, sino que también las declare ante las agencias gubernamentales correspondientes.
Algunas cosas a tener en cuenta:
- ¿El proveedor es un "Reporting Agent" registrado ante el IRS?
- ¿La precisión en la presentación de impuestos está ‘garantizada’, es decir, el proveedor cubrirá los costos de cualquier error?
4. ¿Ofrece depósito directo?
Según una encuesta de la American Payroll Association, el 93% de los empleados reciben sus pagos mediante depósito electrónico. Por tanto, esto es una característica clave que buscaría en una solución de nómina.
5. ¿Ofrece opciones de nómina flexibles?
Puedes necesitar pagar a los empleados semanal, quincenal, dos veces al mes o mensualmente según sea necesario. Por lo tanto, la capacidad de procesar nóminas ilimitadas y en múltiples frecuencias resulta muy conveniente.
Además, el pago a demanda es un beneficio muy apreciado que brinda a los trabajadores una mayor flexibilidad financiera.
6. ¿Soporta múltiples ubicaciones?
Si tu organización opera en diferentes territorios (o crees que lo hará en el futuro, como abrir una nueva franquicia de restaurante que requiera nómina), ¿puede el software calcular y distribuir el pago donde cada empleado trabaja?
7. ¿Qué tipo de capacidades de informes ofrece el sistema?
La información de nómina es una mina de oro para la planificación financiera, auditorías de cumplimiento y estrategias de personal. Pregunta por los informes incorporados como resúmenes de nómina, obligaciones fiscales, deducciones de beneficios y análisis de costos laborales. Averigua si los informes se pueden personalizar o programar automáticamente.
También pregunta si los informes son exportables a CSV o si se integran directamente con tus herramientas de contabilidad.
Te lo digo por experiencia: la capacidad de generar informes claros y útiles puede ahorrar tiempo y mejorar la toma de decisiones, así que definitivamente es algo que debes tener en cuenta, incluso si eliges un software de nómina para una pequeña empresa.
8. ¿Los planes de precios son escalables?
Por supuesto, los requerimientos del software de nómina para una pequeña empresa local serán muy diferentes de los de una organización multinacional grande.
Es probable que los proveedores que evalúes tengan varias opciones de precios de sistemas de nómina según el tamaño de la empresa y sus necesidades.
Normalmente, los planes de suscripción incluyen una tarifa base mensual y una tarifa mensual por empleado. Un buen ejemplo de proveedor de software de nómina que sigue este modelo es Gusto, que cobra a las empresas una tarifa base de $40 por mes más $6 por cada empleado. Así, una empresa con 100 empleados pagaría $640 al mes.
Muchos planes de suscripción mensual incluyen varios niveles, como los orientados a startups o a grandes empresas, cada uno ofreciendo diferentes funcionalidades y servicios de nómina. Los planes más caros pueden incluir ayuda técnica adicional, soporte extra en RR. HH., múltiples ubicaciones, y un contador personal para preparar y presentar impuestos.
El modelo de suscripción mensual es preferido por las empresas, sin importar su tamaño, debido al bajo costo mensual y las opciones de escalabilidad.
Al evaluar distintos proveedores, revisar comparaciones completas de software de nómina puede ayudarte a encontrar la mejor opción para tu organización.
De forma alternativa, una solución de nómina gratuita puede ofrecerte todas las funciones esenciales que necesitas sin el alto costo de los sistemas tradicionales, aunque podrías perderte algunas funciones avanzadas.
9. ¿Qué tan seguro es?
El software de nómina almacena información confidencial de los empleados, por lo que es importante asegurarse de que cualquier solución que consideres ofrezca las siguientes medidas de seguridad:
- Cumplimiento PCI
- MFA (autenticación multifactor)
- Cifrado de datos
- Protección mediante contraseñas
- Permisos de acceso limitados
10. ¿Qué tan bueno es el servicio al cliente?
Hacer todo correctamente si gestionas la nómina tú mismo es fundamental, así que cualquier problema debe solucionarse rápidamente. Por eso siempre reviso el nivel de soporte al cliente disponible y leo reseñas relacionadas con el soporte al cliente.
Algunos factores a evaluar:
- Artículos y vídeos útiles
- Líneas de atención al cliente
- Chat en línea
- Expertos internos en nómina.
11. ¿Es personalizable?
El software de nómina que elijas debe ser personalizable para las necesidades específicas de tu empresa. Las actualizaciones o funciones adicionales pueden agregarse al software para adecuarse a diferentes horarios, monedas o configuraciones de impuestos.
También deberás buscar paneles de análisis personalizables para informes de compensaciones que se adapten a necesidades específicas.
Opciones de nómina a considerar
Con lo anterior en mente, aquí tienes algunas opciones de nómina para considerar:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Para más información, consulta nuestra lista corta del mejor software de nómina.
Proceso en 5 pasos para elegir un software de nómina
Por último, sigue este proceso en 5 pasos para ayudarte a elegir el software adecuado.
Paso uno: identifica las necesidades
Antes de sumergirte en la investigación de proveedores, tómate el tiempo para entender las necesidades específicas de tus partes interesadas, incluyendo miembros del equipo de nómina, líderes, gerentes y empleados regulares.
Preguntas que te ayudarán a identificar tus necesidades:
- ¿Cuáles son los desafíos más comunes que enfrentan los departamentos de recursos humanos/nómina/contabilidad?
- ¿Cómo usará cada parte interesada el nuevo software?, ¿el software de nómina empresarial es una mejor opción?
- ¿En qué aspectos el sistema o proceso actual de RRHH se está quedando corto? (El mapeo de procesos puede ayudar aquí)
- ¿Cuáles son las quejas más frecuentes relacionadas con la nómina?
- ¿Cómo encajará cualquier software nuevo que compres en tu stack tecnológico de RRHH?
- ¿Cuáles son las políticas y requisitos regulatorios de tu empresa en cuanto a seguridad de datos, diversidad de proveedores, contratos de proveedores, etc.?
- ¿Qué tan “tecnológicos” son los miembros de tu equipo? El software que elijas no debe ser más complejo de configurar y usar de lo que tu equipo puede manejar.
- ¿Cuál es tu presupuesto?
- ¿Qué tipo de retorno de inversión (ROI) esperas ver?
Plantearte estas preguntas te ayudará a determinar exactamente qué necesitas de tu software de RRHH, incluyendo el subtipo de software de nómina que probablemente necesitas más.
Recoge las aportaciones de tus partes interesadas (IT y finanzas siempre son útiles) y utiliza sus comentarios para redactar casos de uso y crear una matriz comparando lo que es importante para cada grupo de interés.
Ahora podrás llevar la conversación con los proveedores y darles una lista de funciones imprescindibles y deseables para cada usuario.
Paso dos: Investiga a los proveedores
Es momento de hacer una investigación de mercado y familiarizarte con las principales compañías de nómina para tu caso de uso. Muchos sitios web (¡como el nuestro!) se dedican a listar las mejores opciones de software para diferentes necesidades y usos.
Por ejemplo, si buscas reducir errores humanos y disminuir la carga administrativa en tus procesos de nómina, querrás comparar y elegir entre varias herramientas de software de nómina automatizada.
Por otro lado, estarás investigando un conjunto completamente diferente de opciones de proveedores de nómina si decides externalizar la nómina por completo. Hay ventajas y desventajas de externalizar la nómina a una empresa secundaria que tendrás que comprender.
Tómate el tiempo para analizar cada sitio web de proveedor y toma nota de cualquier pregunta que surja. ¿Hay estudios de caso y reseñas que demuestren el principal uso del sistema o su punto de venta?
También puedes unirte a comunidades en línea o recurrir a tu red de contactos para obtener recomendaciones.
Algunas preguntas específicas para hacerles a los proveedores:
- ¿Quiénes son los principales proveedores para tu caso de uso?
- ¿Cuáles son los mejor valorados en su categoría?
- ¿Cuál es la característica mejor valorada de cada herramienta?
- ¿La herramienta está diseñada para pequeñas y medianas empresas o es más adecuada para uso empresarial?
- ¿Qué dicen las opiniones y testimonios de los clientes? ¿Cuáles son los beneficios y desventajas más reportados?
- ¿Qué tipo de incorporación, capacitación, soporte y otros recursos ofrece el proveedor?
- ¿Existe documentación detallada?
- ¿Las características de la herramienta cumplen con tus necesidades?
- ¿El software se integra con las herramientas de RRHH que ya utilizas?
- ¿La interfaz de usuario es visualmente atractiva?
- ¿La experiencia del usuario es positiva?
- ¿Es intuitiva de navegar y fácil de usar?
- ¿Esta herramienta es demasiado simple o compleja para las necesidades de gestión de recursos humanos de tu empresa?
- ¿Ofrece la flexibilidad o personalización que necesitas?
- ¿Ofrece estándares de seguridad robustos y cumple con regulaciones y buenas prácticas de privacidad de datos? ¿Existe una opción on-premise?
- ¿El precio se ajusta a tu presupuesto? ¿La estructura de precios es clara?
- ¿El precio está justificado según las capacidades del software? ¿Algunas funciones clave solo están disponibles en planes de precio más elevados?
- ¿Ofrece una demo o prueba gratuita?
Paso tres: Haz una preselección y contacta
Ahora que has identificado algunos proveedores potenciales, es momento de profundizar y agendar algunas llamadas demo.
- Envía a cada proveedor una solicitud de información (RFI) para poder comparar tus opciones punto por punto
- Si quieres ser realmente exhaustivo, envía a cada proveedor preseleccionado una solicitud de propuesta (RFP). Esto incluirá información clave sobre tu empresa, tus necesidades específicas, un cuestionario para el proveedor y cualquier regla específica para la presentación de propuestas que deban seguir, como fechas límite.
- Programa una reunión con su representante de ventas y repasa tus preguntas.
Estas llamadas, que idealmente deberían incluir demostraciones del producto en acción, también te ayudarán a conocer al proveedor y saber si podrás establecer una buena relación de colaboración.
Para ayudar a comparar proveedores, puedes usar esta práctica plantilla de evaluación.
Paso cuatro: Presenta el caso de negocio
Con todos los datos anteriores recopilados, es hora de armar tu caso de negocio. No tiene que ser un documento de 10 páginas, puede ser tan simple como un memorando de una página (porque ¿quién tiene tiempo para leer 10 páginas de todas formas?).
Los responsables de la toma de decisiones buscan respuestas a las siguientes preguntas:
- ¿Cuánto cuesta?
- ¿Qué problemas solucionará el software?
- Si no invertimos en el software, ¿entonces qué?
- ¿Cuánto tiempo tomará implementarlo?
- ¿Por qué necesitamos invertir ahora?
- ¿Cuál es el ROI de implementar este software?
Puede que no sepas la respuesta a la pregunta de costos; sin embargo, buscar la aprobación en esta etapa te preparará para el éxito.
Aquí tienes una plantilla de caso de negocio que puedes usar para software de automatización de nómina:
- Resumen Ejecutivo: Breve descripción de la propuesta, principales beneficios del software de nómina y conclusiones.
- Situación actual y declaración del problema: Descripción del estado actual y de los desafíos o problemas específicos que se abordan.
- Solución propuesta y beneficios: Descripción detallada de la solución propuesta y sus beneficios esperados, incluyendo un análisis de coste-beneficio.
- Plan de implementación y evaluación de riesgos: Estrategia de implementación paso a paso, cronograma y resumen de los riesgos potenciales con sus planes de mitigación.
- Conclusión y recomendaciones: Resumen conciso del caso de negocio con recomendaciones finales para los responsables de la toma de decisiones.
Paso cinco: Implementa e integra
Asegúrate de que las partes interesadas conozcan tu nueva solución y se sientan seguras utilizándola.
La principal razón por la que las empresas no ven retorno sobre la inversión en la compra de software es no llevar a cabo la implementación de software de nómina para integrar correctamente su flamante herramienta en las operaciones diarias.
La gestión efectiva del cambio es crucial. Para que los empleados utilicen tu nuevo software, necesitan entender cómo les beneficia (por ejemplo, cómo les ahorra tiempo, cómo sus solicitudes de PTO se aprueban más rápido, etc.) y saber cómo usarlo.
Aquí tienes algunos consejos para ayudar con esto:
- Comunica claramente que vas a adoptar el nuevo sistema y qué significará esto para los empleados. Invita a los empleados a que hagan preguntas.
- Aprovecha cualquier proceso de incorporación y formación ofrecida por el proveedor de software de nómina, y haz que sea obligatorio para los empleados completar dicha formación en un plazo realista.
- Designa a alguien con la responsabilidad de liderar la implementación y ser el punto de contacto para cualquier pregunta (y comentarios) que los empleados puedan tener.
- Haz que los empleados conozcan todos los recursos de autoservicio disponibles y asegúrate de que sepan cómo registrar un ticket de soporte si encuentran dificultades.
¿Qué sigue?
Si estás en pleno proceso de investigar cómo elegir un software de nómina, conéctate con un asesor de SoftwareSelect para recibir recomendaciones gratuitas.
Solo tienes que rellenar un formulario y tener una breve charla donde profundizarán en tus necesidades específicas. Después recibirás una lista corta de software para revisar. Incluso te apoyarán durante todo el proceso de compra, incluyendo la negociación de precios.