Cómo Elegir un Software de Nómina: Guía de un Experto
Para elegir un software de nómina, céntrate en encontrar una solución que simplifique las tareas de nómina, reduzca errores y te mantenga en cumplimiento. Con tantas opciones disponibles, buscas un software que se adapte al tamaño de tu empresa y a tus necesidades, optimice tu proceso y facilite tu vida. Esta guía te ayudará a revisar tus opciones con confianza y a elegir el mejor software de nómina para gestionar tu nómina con precisión y sin estrés.
11 aspectos a considerar al elegir un software de nómina
Al elegir un software de nómina, no solo estás seleccionando una herramienta, estás eligiendo un sistema central que impacta el cumplimiento, las finanzas, la confianza de los empleados y la continuidad del negocio.
Supongo que ya conoces las principales características del software de nómina, así que no entraré en detalles aquí.
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Si yo tuviera que elegir un nuevo software de nómina para mi organización, esto es lo que consideraría:
1. ¿Puede gestionar eficazmente múltiples tipos de empleados?
Puedes contratar una combinación de empleados asalariados, por hora y también contratistas. Como los empleados se clasifican según sus horas de trabajo, beneficios y tipos de puesto, tu software de RRHH con nómina debe ser capaz de abordar las necesidades específicas de tu fuerza laboral.
Algunos sistemas están enfocados específicamente en las necesidades de nómina de empleados de tiempo completo o contratistas, mientras que otros ofrecen opciones de categorización flexibles.
Además, algunos servicios incluyen portales de autoservicio para que los empleados puedan enviar información fiscal y consultar sus horas y períodos de pago.
2. ¿El software se integra fácilmente con otros sistemas?
El software de nómina se integra con HRMS, software de contabilidad, sistemas de tiempo y asistencia, plataformas de declaración de impuestos, software de administración de beneficios, sistemas ERP, sistemas de depósito directo, herramientas de cumplimiento, aplicaciones móviles y sistemas de gestión de aprendizaje.
Si eliges utilizar un sistema de nómina independiente, necesitarás que comparta información con tu HRMS o HRIS, sistema contable o software de control de tiempo. Si es así, vale la pena verificar qué tan fáciles serán estas integraciones.
3. ¿Se calculan, retienen y presentan los impuestos?
Gestionar los impuestos de la nómina suele ser un verdadero dolor de cabeza. Un sistema de nómina confiable simplifica el proceso de calcular, retener y presentar los impuestos, evitando errores costosos.
También debe gestionar los embargos salariales de manera eficiente, asegurando el cumplimiento con deducciones judiciales para manutención de hijos, gravámenes fiscales u otras obligaciones.
Busca un proveedor que no solo retenga los importes correctos, sino que también los presente ante las agencias gubernamentales correspondientes.
Un par de cosas en las que fijarse:
- ¿El proveedor es un Agente Registrado de Reporte ante el IRS?
- ¿La precisión en el archivo de impuestos está “garantizada”, es decir, el proveedor cubrirá los costos de cualquier error?
4. ¿Ofrece depósito directo?
Según una encuesta de la American Payroll Association, el 93% de los empleados reciben su pago mediante depósito electrónico. Por lo tanto, esta es una característica clave que buscaría en una solución de nómina.
5. ¿Ofrece opciones de nómina flexibles?
Puedes necesitar pagar a los empleados semanalmente, quincenalmente, dos veces al mes o mensualmente, según lo necesites. Por lo tanto, la capacidad de ejecutar nóminas ilimitadas y en múltiples frecuencias es muy útil.
Además, el pago bajo demanda es un beneficio muy valorado que otorga a los trabajadores mayor flexibilidad financiera.
6. ¿Admite múltiples ubicaciones?
Si tu organización opera en diferentes territorios (o crees que en el futuro podrías hacerlo, por ejemplo, abriendo una nueva franquicia de restaurante que necesita nómina), ¿puede el software calcular y distribuir el pago según el lugar donde trabaje cada empleado?
7. ¿Qué capacidades de informes ofrece el sistema?
Los datos de nómina son una mina de oro para la planificación financiera, auditorías de cumplimiento y estrategias de fuerza laboral. Pregunta por los informes integrados como resúmenes de nómina, responsabilidad fiscal, deducciones de beneficios y análisis del costo laboral. Observa si los informes pueden personalizarse o programarse automáticamente.
Asimismo, consulta si los informes pueden exportarse a CSV o integrarse directamente con tus herramientas contables.
Te lo digo por experiencia, la capacidad de generar informes limpios y útiles puede ahorrar tiempo y mejorar la toma de decisiones, así que es algo en lo que debes fijarte, incluso si eliges un software de nómina para una pequeña empresa.
8. ¿Los planes de precios son escalables?
Por supuesto, los requisitos del software de nómina para una pequeña empresa local serán bastante diferentes a los de una organización grande y multinacional.
Es probable que los proveedores que evalúes tengan varias opciones de precios para sistemas de nómina según el tamaño y las necesidades del negocio.
Normalmente, los planes de suscripción incluyen una tarifa base mensual y una tarifa mensual por empleado. Un buen ejemplo de un proveedor de software de nómina que sigue este modelo es Gusto, que cobra a las empresas una tarifa base de $40 al mes más $6 por cada empleado. Así, una empresa con 100 empleados pagaría $640 al mes.
Muchos planes de suscripción mensual incluyen diferentes niveles, como los dirigidos a startups o grandes empresas, y cada uno ofrece distintas funciones y servicios de nómina. Los planes más caros pueden incluir ayuda técnica adicional, soporte adicional de RR. HH., múltiples ubicaciones y un contador personal para preparar y presentar los impuestos.
El modelo de suscripción mensual es preferido por las empresas, sin importar su tamaño, debido al bajo costo mensual y las opciones de escalabilidad.
Al evaluar diferentes proveedores, revisar comparaciones completas de software de nómina puede ayudarte a encontrar la mejor opción para tu organización.
Alternativamente, una solución de nómina sin costo puede ofrecerte todas las funciones esenciales que necesitas sin el alto precio de los sistemas tradicionales, aunque podrías perderte funciones más avanzadas.
9. ¿Qué tan seguro es?
El software de nómina almacena información sensible de empleados, por lo que es importante asegurar que cualquier solución que consideres ofrezca las siguientes medidas de seguridad:
- Cumplimiento PCI
- MFA (autenticación multifactor)
- Cifrado de datos
- Protección con contraseña
- Permisos de acceso limitados
10. ¿Qué tan bueno es el servicio al cliente?
Hacer las cosas bien si te encargas tú mismo de la nómina es fundamental, así que cualquier problema debe resolverse rápidamente. Por eso siempre reviso el nivel de soporte al cliente disponible y leo opiniones relacionadas con la atención al cliente.
Algunos factores a considerar:
- Artículos y videos útiles
- Líneas de atención al cliente
- Chat en línea
- Expertos internos en nómina.
11. ¿Es personalizable?
El software de nómina que elijas debe ser personalizable para adaptarse a las necesidades únicas de tu empresa. Las actualizaciones o añadidos suelen poder incorporarse al software para acomodar horarios, monedas o configuraciones fiscales particulares.
También querrás buscar paneles de control analíticos personalizables para informes de compensación que puedan ajustarse a necesidades específicas.
Opciones de nómina a considerar
Teniendo en cuenta lo anterior, aquí tienes algunas opciones de nómina a considerar:
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Para más información, revisa nuestra lista corta del mejor software de nómina.
Proceso de 5 pasos para elegir un software de nómina
Por último, sigue este proceso de 5 pasos para ayudarte a elegir el software adecuado.
Primer paso: Identificar necesidades
Antes de sumergirte en la investigación de proveedores, tómate el tiempo para comprender las necesidades específicas de tus grupos de interés, incluyendo los miembros del equipo de nómina, líderes, gerentes y empleados.
Preguntas que te ayudarán a identificar tus necesidades:
- ¿Cuáles son los desafíos más comunes que enfrenta el departamento de recursos humanos/nómina/contabilidad?
- ¿Cómo usará cada parte interesada el nuevo software?, ¿es software de nómina empresarial una mejor opción?
- ¿En qué falla el sistema o proceso actual de recursos humanos? (El mapeo de procesos puede ayudar aquí)
- ¿Cuáles son las quejas más frecuentes relacionadas con la nómina?
- ¿Cómo se integrará cualquier nuevo software que adquieras en tu pila tecnológica de RR.HH.?
- ¿Cuáles son las políticas y requisitos regulatorios de tu empresa respecto a la seguridad de datos, diversidad de proveedores, contratos con proveedores, etc.?
- ¿Qué tan experto en tecnología es tu equipo? El software que selecciones no debería ser más complejo de configurar y usar de lo que tu equipo pueda manejar.
- ¿Cuál es tu presupuesto?
- ¿Qué tipo de retorno de inversión (ROI) esperas obtener?
Hacerte estas preguntas te ayudará a determinar exactamente qué necesitas de tu software de RR.HH., incluyendo el subtipo de software de nómina que probablemente necesitas más.
Obtén la opinión de tus partes interesadas (TI y finanzas siempre son útiles) y utiliza sus comentarios para escribir casos de uso y construir una matriz que compare lo que es importante para cada grupo de interés.
Ahora podrás liderar la conversación con los proveedores y proporcionarles una lista de características imprescindibles y deseables para cada usuario.
Paso dos: Investiga a los proveedores
Es momento de hacer una investigación de mercado y familiarizarte con las principales empresas de nómina para tu caso de uso. Hay muchos sitios web (¡como el nuestro!) que se dedican a enumerar las mejores opciones de software para diversas necesidades y casos.
Por ejemplo, si buscas reducir los errores humanos y disminuir el trabajo administrativo en tus procesos de nómina, deberías considerar comparar y elegir entre varias herramientas de software de nómina automatizada disponibles.
Mientras que estarías investigando un conjunto completamente diferente de opciones de proveedores de nómina si planeas externalizar la nómina por completo. Existen pros y contras de externalizar la nómina a una empresa secundaria que deberás comprender.
Tómate el tiempo de estudiar cada sitio web de los proveedores y toma nota de cualquiera de tus dudas. ¿Hay estudios de caso y reseñas que demuestren el principal uso o punto de venta de la herramienta?
También puedes unirte a comunidades en línea o recurrir a tu red de contactos para pedir recomendaciones.
Algunas preguntas específicas para hacer a los proveedores:
- ¿Quiénes son los principales proveedores para tu caso de uso?
- ¿Cuáles son los mejor calificados en su categoría?
- ¿Cuál es la característica mejor valorada de cada herramienta?
- ¿La herramienta está dirigida a pequeñas y medianas empresas o está más orientada a grandes empresas?
- ¿Qué dicen las opiniones y testimonios de los clientes? ¿Cuáles son los beneficios y desventajas más reportados?
- ¿Qué tipo de integración, capacitación, soporte y otros recursos ofrece el proveedor?
- ¿Hay documentación robusta disponible?
- ¿Las características de la herramienta cubren tus necesidades?
- ¿El software se integra con las herramientas de RR. HH. que ya utilizas?
- ¿La interfaz de usuario es visualmente atractiva?
- ¿La experiencia de usuario es positiva?
- ¿Es intuitivo de navegar y fácil de usar?
- ¿Esta herramienta es demasiado simple o compleja para tus necesidades de gestión de recursos humanos?
- ¿Ofrece la flexibilidad o personalización que necesitas?
- ¿Ofrece estándares de seguridad sólidos y cumple con las regulaciones y mejores prácticas de privacidad de datos? ¿Existe una opción local disponible?
- ¿El precio se ajusta a tu presupuesto? ¿La estructura de precios es clara?
- ¿El precio está justificado en función de las capacidades del software? ¿Algunas funcionalidades clave solo están en los planes más caros?
- ¿Ofrece una demostración o prueba gratuita?
Paso tres: Haz una lista corta y contacta
Ahora que ya has identificado algunos proveedores potenciales, es momento de profundizar un poco más y reservar algunas llamadas de demostración.
- Envía a cada proveedor una solicitud de información (RFI) para poder comparar tus opciones punto por punto
- Si quieres ser realmente minucioso, envía a cada proveedor preseleccionado una solicitud de propuesta (RFP). Esto incluirá información clave sobre tu empresa, tus necesidades específicas, un cuestionario para el proveedor y cualquier regla de envío que deban seguir, como fechas límite.
- Agenda una reunión con su representante de ventas y revisa tus preguntas.
Estas llamadas, que idealmente deberían incluir demostraciones del producto en acción, también te ayudarán a conocer al proveedor y saber si puedes crear una buena alianza.
Para ayudarte a comparar proveedores, utiliza esta práctica plantilla de evaluación.
Paso cuatro: Presenta el caso de negocio
Con todos los datos anteriores reunidos, es momento de preparar tu caso de negocio. No tiene que ser un documento de 10 páginas, puede ser tan sencillo como un memorándum de una sola página (porque, ¿quién tiene tiempo de leer 10 páginas, de todos modos?).
Quienes toman las decisiones buscan respuestas a las siguientes preguntas:
- ¿Cuánto cuesta?
- ¿Qué problemáticas resolverá el software?
- Si no invertimos en el software, ¿qué pasaría?
- ¿Cuánto tiempo llevará implementar el sistema?
- ¿Por qué necesitamos invertir ahora?
- ¿Cuál es el ROI de implementar este software?
Puede que no tengas las respuestas al tema del coste; sin embargo, solicitar la aprobación en esta etapa te preparará para el éxito.
Aquí tienes una plantilla de caso de negocio que puedes usar para un software de automatización de nómina:
- Resumen ejecutivo: Breve resumen de la propuesta, los principales beneficios del software de nómina y conclusiones.
- Situación actual y declaración del problema: Descripción del estado actual y los retos o problemas específicos a abordar.
- Solución propuesta y beneficios: Descripción detallada de la solución propuesta y sus beneficios esperados, incluyendo un análisis de coste-beneficio.
- Plan de implementación y evaluación de riesgos: Estrategia de implementación paso a paso, cronograma y resumen de los riesgos potenciales junto con los planes de mitigación.
- Conclusiones y recomendaciones: Resumen conciso del caso de negocio con recomendaciones finales para quienes tomen la decisión.
Paso cinco: Implementa y haz onboarding
Asegúrate de que los implicados conozcan tu nueva solución y se sientan seguros utilizándola.
La principal razón por la que las empresas no logran ver el ROI de las compras de software es no llevar a cabo la implementación del software de nómina de manera adecuada para integrar la nueva herramienta en la operativa diaria.
La gestión eficaz del cambio es crucial. Para que los empleados usen tu nuevo software, necesitan entender cómo les beneficia (por ejemplo, cómo les ahorra tiempo, cómo sus solicitudes de PTO serán aprobadas más rápido, etc.) y saber cómo utilizarlo.
Aquí tienes algunos consejos para ayudarte con esto:
- Comunica claramente que vas a adoptar el nuevo sistema y lo que esto significará para los empleados. Invita a que expongan cualquier duda.
- Aprovecha cualquier recurso de onboarding y capacitación ofrecida por el proveedor del software de nómina y haz que sea obligatorio para los empleados completar esta formación dentro de un plazo razonable.
- Designa a una persona responsable de liderar la implementación y de ser el punto de contacto para cualquier pregunta (o comentario) que puedan tener los empleados.
- Informa a los empleados de todos los recursos de autoservicio disponibles y asegúrate de que sepan cómo registrar un ticket de soporte en caso de tener dificultades.
¿Qué sigue?
Si estás en proceso de investigar cómo elegir el software de nómina, contacta con un asesor de SoftwareSelect para recomendaciones gratuitas.
Completa un formulario y tendrás una conversación rápida donde se profundiza en tus necesidades específicas. Luego recibirás una lista corta de software para analizar. Incluso te acompañarán durante todo el proceso de compra, incluidas las negociaciones de precio.