Recursos humanos para pequeñas empresas: ¿los necesita su pequeña empresa? Una guía completa
Los propietarios de pequeñas empresas desempeñan múltiples funciones cada día, entre ellas ventas, atención al cliente, marketing, operaciones y finanzas. Intentar mantener todos estos frentes en marcha y gestionar las complejidades de los recursos humanos en pequeñas empresas se vuelve rápidamente abrumador.
Los propietarios de pequeñas empresas se enfrentan con frecuencia a algún tipo de problema de recursos humanos, ya sea la contratación, la capacitación, la creación de paquetes de compensación, el cumplimiento de las leyes laborales o la resolución de conflictos en el lugar de trabajo.
Llega un momento en el que es necesario crear un departamento de recursos humanos para establecer un enfoque estructurado que permita gestionar estos problemas, externalizar los recursos humanos o utilizar un software innovador de recursos humanos.
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Introducción a los recursos humanos en pequeñas empresas
Reconocer el papel de los recursos humanos en las operaciones de las pequeñas empresas puede ser clave para mantener el cumplimiento y fomentar la cultura empresarial a medida que crece tu negocio.
Para comprender mejor si tu empresa necesita contar con recursos humanos internos o puede considerar externalizarlos, es importante conocer todas las funciones de la gestión moderna de recursos humanos.
Además de los aspectos básicos de la contratación y la incorporación de empleados, los responsables de recursos humanos actuales son fundamentales para la estrategia empresarial. Se centran en cuestiones relacionadas con atraer y retener al mejor talento, fomentar un entorno laboral positivo y minimizar los riesgos legales.
Muchas empresas pequeñas dependen de soluciones gratuitas de recursos humanos para gestionar sus necesidades de recursos humanos sin exceder su presupuesto.
Para las pequeñas empresas, es fundamental contar con un sistema que funcione bien con sus datos. Las políticas deben ser una prioridad, no algo secundario, para crear una base sólida para el crecimiento.
Las áreas en las que los recursos humanos de las pequeñas empresas apoyan las operaciones incluyen:
- Reclutamiento y contratación de empleados
- Incorporación y capacitación de nuevas contrataciones
- Garantizar el cumplimiento de las leyes laborales locales, estatales y federales
- Establecer estándares para la gestión del desempeño y las evaluaciones anuales
- Gestionar las relaciones con los empleados
- Desarrollar y mantener manuales del empleado y políticas del lugar de trabajo
- Administrar los beneficios de los empleados
El principal problema es el tiempo. Los propietarios de empresas que ya no se ocupan de los recursos humanos tienen más tiempo para centrarse en cuestiones empresariales fundamentales, como establecer la estrategia, identificar oportunidades de mercado, aumentar la productividad y crear y promocionar mejores productos.
Procesar la nómina de un empleado puede ser rápido y sencillo, pero cuando creces hasta tener 10, 50, 100, 1000 o más empleados, necesitas contar con un sistema que pueda ampliarse.
Por qué tu pequeña empresa necesita recursos humanos
Si estás elaborando una justificación empresarial para adquirir un nuevo software de recursos humanos o creando un equipo de recursos humanos, querrás explicar cómo las responsabilidades y funciones de recursos humanos de estas soluciones ayudarán a impulsar los resultados de la empresa.
Por ejemplo, ¿cómo puede una función de recursos humanos reducir el riesgo de contratar a la persona equivocada? Una encuesta reciente de CareerBuilder reveló que el 75 % de las empresas admiten haberlo hecho.
La encuesta también informó que este error cuesta a las empresas, en promedio, $17,000 por cada contratación inadecuada.
Antes de desarrollar procesos formales de recursos humanos, es fundamental evaluar qué necesita tu empresa en este momento.
La creación de un departamento de recursos humanos comienza por comprender tus necesidades actuales. Incluso sin contratar a un profesional de recursos humanos a tiempo completo, es importante asignar la responsabilidad de áreas clave como la contratación, la nómina, el cumplimiento y las relaciones con los empleados.
Realizar una auditoría sencilla de lo que funciona y de lo que falta te ayuda a identificar las prioridades inmediatas.
A partir de ahí, define las funciones esenciales y establece indicadores clave de rendimiento iniciales, como el tiempo de contratación, la tasa de finalización de la incorporación o la precisión de la nómina. Esto dará estructura a tu función de recursos humanos, garantizará la responsabilidad y ayudará a que tu empresa crezca de manera más fluida.
La simplicidad es clave para las pequeñas empresas que están construyendo una base estable. Buscas crecer sin sentirte abrumado. Te centras en las soluciones más rentables, ya que tus procesos todavía no son tan sólidos ni dependen tanto de la tecnología.
Veamos algunos de estos aspectos con más detalle.
Contratación y selección de personal
Contar con una persona o un equipo de RR. HH. dedicado, ya sea interno o mediante un proveedor externo de RR. HH., mejora de inmediato la calidad de tus esfuerzos de contratación para startups.
Pueden ayudar a desarrollar una imagen positiva de la empresa promocionándola como un excelente lugar para trabajar, además de investigar a los competidores y el sector para desarrollar un paquete salarial y de beneficios competitivo para las nuevas contrataciones.
También se aseguran de que una pequeña empresa ofrezca beneficios adicionales adecuados para el sector, como horarios de trabajo flexibles y opciones de trabajo remoto.
En el proceso de contratación para pequeñas empresas, pueden:
- Crear descripciones de puestos
- Agilizar el proceso de solicitud
- Evaluar eficazmente a los candidatos
- Estructurar el proceso de entrevistas y evaluaciones.
Los RR. HH. en las pymes se benefician enormemente de adoptar software de contratación para pequeñas empresas con el fin de gestionar eficazmente la adquisición de talento.
Incorporación de empleados
Un equipo de RR. HH. puede desarrollar un proceso integral de incorporación para ayudar a las nuevas contrataciones a integrarse sin problemas en la empresa mediante la gestión de diversas tareas de RR. HH.
También aprenderán a utilizar software HRMS para pequeñas empresas con el fin de agilizar el proceso, incluidas soluciones para la introducción de datos y las tareas repetitivas asociadas a la contratación de un nuevo empleado.
Formación y desarrollo
Los profesionales de RR. HH. desempeñan un papel crucial en la gestión de los programas de formación y desarrollo, que son componentes fundamentales para el éxito y el crecimiento tanto de las pequeñas empresas como de sus empleados.
Un equipo de RR. HH. dedicado automatizará muchos de los procesos utilizados en L&D, aprovechando distintos tipos de software de RR. HH. para gestionar y supervisar la formación y el desarrollo como un ciclo continuo.
La formación mejora el rendimiento y la productividad, al tiempo que proporciona a los empleados más motivación y satisfacción en su trabajo. Un buen programa de formación puede ayudar a atraer y retener a empleados talentosos que desean crecer profesionalmente.
Para los gerentes, contar con empleados bien formados también significa dedicar menos tiempo a supervisarlos en exceso.
Nómina y compensación
Agilizar los procesos de RR. HH. es posible con un software de nóminas gratuito, ideal para los presupuestos de nóminas de pequeñas empresas.
Los paquetes de compensación competitivos son importantes para atraer a trabajadores talentosos, pero también para conservarlos. Cuando los empleados sienten que reciben una compensación justa, es más probable que permanezcan más tiempo en la empresa, lo que reduce las tasas de rotación y los costes asociados a la contratación y formación de nuevos empleados.
Los propietarios de pequeñas empresas pueden considerar que gestionar ellos mismos las nóminas es la mejor solución hasta que puedan hacer frente a la ampliación de su equipo; después, RR. HH. puede encargarse de las nóminas o, al menos, un especialista en nóminas o contabilidad.
Cumplimiento normativo de RR. HH. y consideraciones legales
Es posible que las pequeñas empresas no tengan que afrontar todos los problemas legales y de cumplimiento normativo que una empresa de la lista Fortune 500 debe gestionar, pero aun así existen numerosos obstáculos relacionados con el cumplimiento de la normativa de recursos humanos.
Una preocupación primordial es el cumplimiento de las leyes salariales, incluida la Ley de Normas Justas de Trabajo, que establece requisitos sobre el salario mínimo, el pago de horas extra y el mantenimiento de registros. El incumplimiento puede dar lugar a sanciones costosas y demandas.
Además, las pequeñas empresas deben cumplir con las leyes contra la discriminación, como el Título VII de la Ley de Derechos Civiles, la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) y la Ley contra la Discriminación por Edad en el Empleo (ADEA).
En conjunto, prohíben la discriminación por motivos de raza, color, religión, sexo, origen nacional, discapacidad y edad.
Una persona dedicada a RR. HH. utilizará sus conocimientos para garantizar el cumplimiento y que toda la documentación de RR. HH. requerida esté presente y sea correcta.
Clasificación de los trabajadores
Clasificar incorrectamente a los empleados puede dar lugar a importantes problemas legales y sanciones económicas, ya que afecta las obligaciones fiscales y la elegibilidad para recibir prestaciones y protecciones.
El cumplimiento de normativas como la Ley de Seguridad de los Ingresos de Jubilación de los Empleados (ERISA) también es una preocupación clave, ya que estas normativas regulan las obligaciones de los empleadores en relación con los planes de jubilación y prestaciones de salud.
La documentación adecuada de los contratos de los empleados y de otros registros relacionados con RR. HH. garantiza el cumplimiento legal, aclara las expectativas y protege tanto a los empleadores como a los empleados.
Crear una cultura laboral positiva
No es imposible crear una cultura laboral coherente y positiva sin un departamento de recursos humanos, pero sin duda es mucho más fácil contar con uno.
Un equipo dedicado de RR. HH. fomenta la transparencia, el reconocimiento y el desarrollo profesional de los empleados de pequeñas empresas.
Ampliar una empresa manteniendo su cultura es uno de los mayores desafíos para las empresas en crecimiento. Mantener la esencia cultural mientras se incorporan nuevos talentos y líderes requiere un delicado equilibrio.
También definen y articulan la cultura y los valores de una empresa, asegurándose de que se integren en las operaciones diarias y en los procesos de toma de decisiones. Todo esto ayuda a generar confianza entre los empleados, haciéndoles sentir valorados y escuchados.
Otras actividades de las que se encargan los equipos de RR. HH. y que influyen en la cultura incluyen:
- Crear programas centrados en la creación de equipos, el reconocimiento y las recompensas por los logros de los empleados.
- Fomentar el reconocimiento entre compañeros y las oportunidades para que los empleados muestren su trabajo
- Establecer políticas y prácticas para la resolución de conflictos.
Una mala cultura laboral puede tener consecuencias importantes, incluidos problemas como un mayor absentismo y una menor productividad, lo que cuesta a las empresas en Estados Unidos más de $300 mil millones al año. Al crear una cultura laboral positiva, puedes minimizar estos costos para tu empresa.
Tecnología y herramientas de RR. HH. para pequeñas empresas
Las innovadoras herramientas y tecnologías de RR. HH. ayudan a gestionar las tareas de recursos humanos, lo que facilita la vida de los responsables de RR. HH. y de los propietarios de pequeñas empresas. Algunos de los tipos más comunes de software de RR. HH. son los siguientes.
Sistema de información de recursos humanos (HRIS)
Los HRIS (y otros tipos de sistemas de gestión de RR. HH.) integran diversas funciones de recursos humanos, como la gestión de datos de los empleados, las nóminas, la contratación, la administración de prestaciones y el cumplimiento normativo. El mejor HRIS sirve como repositorio central de los registros de los empleados y automatiza muchas tareas administrativas.
Consulta también el software de RR. HH. para empresas emergentes para ver algunos ejemplos adicionales y de alta valoración.
Sistema de contratación o seguimiento de candidatos (ATS)
El software ATS agiliza el proceso de contratación al gestionar las ofertas de empleo, las solicitudes y el seguimiento de los candidatos. Los beneficios de los ATS incluyen ayudar a los profesionales de RR. HH. a gestionar el proceso de contratación, desde el anuncio de empleo hasta la selección de candidatos, garantizando un proceso de contratación más eficiente y organizado.
Además de un ATS sencillo, existen otros tipos de herramientas de contratación para pequeñas empresas que ofrecen funciones adicionales sin dejar de ser asequibles.
Software de nóminas
El software de nóminas automatiza el cálculo de los salarios de los empleados, las retenciones fiscales y otras deducciones. Garantiza una gestión de nóminas puntual y precisa para pequeñas empresas, reduciendo la probabilidad de errores y garantizando el cumplimiento de la legislación laboral.
Cada vez vemos más pequeñas empresas que utilizan sistemas de nóminas y RR. HH. para simplificar el trabajo administrativo. La mayoría de los propietarios de empresas solo quieren centrarse en sus tareas principales, no en la administración de RR. HH.
Sistema de gestión del desempeño
Este software realiza el seguimiento y evalúa el desempeño de los empleados, establece objetivos y proporciona comentarios. A menudo incluye herramientas para llevar a cabo revisiones del desempeño, gestionar evaluaciones y realizar un seguimiento del progreso de los empleados, facilitando la mejora y el desarrollo continuos.
Sistema de gestión del aprendizaje (LMS)
El software LMS se utiliza para impartir, realizar un seguimiento y gestionar programas de formación y desarrollo de los empleados. Proporciona una plataforma para el aprendizaje en línea, ayudando a mejorar las competencias de los empleados y a garantizar el cumplimiento de los requisitos de formación.
Software de administración de beneficios
Este software gestiona los programas de beneficios para empleados, incluidos los seguros médicos, los planes de jubilación y otras ventajas. Simplifica el proceso de inscripción, realiza un seguimiento del uso de los beneficios y garantiza el cumplimiento de la normativa.
Software de compromiso de los empleados
El software de compromiso de los empleados se centra en mejorar la satisfacción, la moral y, obviamente, el compromiso de los empleados. Incluye herramientas para realizar encuestas, recopilar comentarios, reconocer logros y promover una cultura laboral positiva.
Soluciones de software de RR. HH. para pequeñas empresas
Has visto los anuncios de todas las grandes soluciones de software de RR. HH. y simplemente no estás seguro de si son adecuadas para tu empresa y tus necesidades. Bueno, puede que tengas razón. Por eso nos hemos tomado el tiempo de analizar diversas herramientas que pueden beneficiar específicamente a las pequeñas empresas y de señalar cuáles creemos que te gustarán más.
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Externalización de servicios de RR. HH.
Las pequeñas empresas deberían considerar la externalización de RR. HH. si carecen de los recursos necesarios para gestionar los RR. HH. internamente.
Entre los factores habituales que impulsan la externalización se incluyen:
- Crecimiento rápido
- La necesidad de cumplir con leyes laborales complejas
- El deseo de permitir que los directivos se centren en las operaciones principales del negocio
- Cuando se enfrentan dificultades para contratar y retener talento.
La externalización puede significar externalizar una o más funciones de HR a otra empresa. La externalización del proceso de contratación, por ejemplo, normalmente implica asistencia para buscar candidatos y guiarlos durante el proceso de entrevistas.
Para quienes desean minimizar las tareas administrativas de HR o están contratando en nuevas jurisdicciones, una Organización Profesional de Empleadores (PEO) o un Empleador Registrado (EOR) podría ser una opción. Cada alternativa ofrece diversas opciones en cuanto a modelos de precios, servicios ofrecidos, beneficios y riesgos.
Tendrás que sopesar el costo de los servicios de PEO frente al costo de contar con HR interno o al costo de los servicios de EOR y, potencialmente, de emplear a personas en distintos países mientras analizas qué implicaría externalizar tu función de HR.
Uno de los mayores beneficios de externalizar el área de HR de una pequeña empresa es el ahorro de costos en comparación con contratar un equipo de HR interno a tiempo completo. A medida que tu empresa crece, encargarte de las tareas de HR por tu cuenta se vuelve ineficiente y arriesgado. Delegar las responsabilidades de HR no consiste únicamente en liberar tiempo; también se trata de crear operaciones más inteligentes.
Entre los beneficios de delegar el área de HR en pequeñas empresas se incluyen:
- Ahorro de tiempo: Delegar las tareas administrativas diarias, como la nómina, la incorporación y la gestión de políticas, brinda a los propietarios y gerentes de empresas más tiempo para centrarse en el crecimiento y la estrategia.
- Cumplimiento y reducción de riesgos: Los especialistas en HR o los proveedores externos están mejor preparados para mantenerse al día con las leyes laborales, lo que reduce la posibilidad de cometer errores costosos.
- Una mejor experiencia para los empleados: La atención dedicada de HR se traduce en respuestas más rápidas a las necesidades de los empleados, una incorporación más coherente y una mejor cultura laboral general.
- Escalabilidad a largo plazo: La delegación permite desarrollar conocimientos especializados de HR internos con el tiempo, preparando a la empresa para un crecimiento sostenido con una estructura más profesional.
Delegar no siempre significa contratar un equipo completo de HR; puede comenzar poco a poco, con una persona interna de confianza o un socio externo fiable. La clave es dejar de hacerlo todo por tu cuenta.
Al mismo tiempo, la externalización brinda a los propietarios de pequeñas empresas acceso a personas con experiencia en HR, lo que garantiza que las empresas reciban servicios de alta calidad y cumplan las leyes y normativas.
Mejores prácticas de HR para pequeñas empresas
A continuación se presentan algunas áreas clave de HR para pequeñas empresas que son cruciales para las compañías pequeñas. Los líderes empresariales querrán asegurarse de que, independientemente de la solución de HR que elijan, la empresa haya reflexionado lo suficiente sobre estas importantes prácticas de HR.
Creación de un manual del empleado
Un manual del empleado es un documento fundamental para cualquier organización, ya que proporciona directrices y expectativas claras para los empleados. Entre sus elementos clave se incluyen los siguientes.
- Descripción general y misión de la empresa. Expone la misión, los valores y los objetivos de la empresa, proporcionando a los empleados una idea del propósito y la cultura de la organización.
- Políticas laborales. Detalla las políticas de igualdad de oportunidades, no discriminación y acoso, garantiza el cumplimiento de las normas legales y promueve un entorno laboral justo.
- Código de conducta. Establece las expectativas sobre el comportamiento de los empleados, incluido el código de vestimenta, la asistencia y la etiqueta en el lugar de trabajo. Define las normas de conducta profesional dentro de la organización,
- Compensación y beneficios. Proporciona información sobre la nómina, los beneficios, las políticas de permisos y otros detalles relacionados con la compensación.
- Políticas de seguridad y salud en el lugar de trabajo. Incluye directrices para mantener un entorno laboral seguro y saludable, incluidos los procedimientos de emergencia y las políticas relacionadas con accidentes y enfermedades laborales.
- Procedimientos disciplinarios. Los procedimientos disciplinarios claramente definidos describen los pasos que seguirá la empresa en respuesta a una conducta indebida o problemas de desempeño de los empleados, proporcionando transparencia y equidad.
- Uso de la tecnología y las redes sociales. Las políticas sobre el uso aceptable de la tecnología de la empresa y las redes sociales garantizan que los empleados comprendan los límites relacionados con el uso de estas herramientas en un contexto profesional.
Gestión del desempeño
La gestión eficaz del desempeño en las pequeñas empresas implica establecer objetivos claros y alcanzables, alineados con los objetivos empresariales. Las reuniones periódicas de seguimiento y las sesiones de retroalimentación son fundamentales para mantener el compromiso de los empleados.
Los gerentes deben proporcionar comentarios constructivos y prácticos, así como reconocer los logros de los empleados para elevar la moral.
Algunos de los aspectos clave de una buena gestión del desempeño incluyen:
- Crear una cultura de comunicación abierta que anime a los empleados a compartir sus inquietudes y aspiraciones.
- Abordar los problemas de rendimiento de forma rápida y profesional.
- Ofrecer oportunidades de desarrollo profesional y establecer vías claras de progresión profesional.
- Garantizar que las evaluaciones de rendimiento sean imparciales y se basen en criterios objetivos.
Estrategias de retención de empleados
Los profesionales de recursos humanos pueden ayudar a las pequeñas empresas a crear una plantilla más comprometida e involucrada siguiendo algunas ideas inteligentes que han demostrado conducir a una mejor retención de empleados.
- Crear un entorno de trabajo positivo y ofrecer oportunidades de crecimiento.
- Ofrecer una remuneración y unos beneficios competitivos.
- Ofrecer modalidades de trabajo flexibles, como opciones de trabajo remoto.
- Reconocer y recompensar periódicamente los logros de los empleados.
- Invertir en el desarrollo profesional mediante formación y oportunidades de promoción profesional.
- Mantener canales de comunicación abiertos y una cultura de retroalimentación que anime a los empleados a expresar sus inquietudes y a sentirse escuchados.
- Fomentar una cultura empresarial de apoyo que esté alineada con los valores de los empleados y promueva el trabajo en equipo.
Los servicios de recursos humanos externalizados también pueden adaptarse al crecimiento de la empresa, proporcionando el apoyo necesario sin tener que contratar personal adicional.
Algunas de las desventajas de la externalización incluyen la pérdida de control sobre ciertos aspectos de la gestión de los empleados y las barreras de comunicación que pueden provocar malentendidos y retrasos a la hora de abordar problemas de recursos humanos.
