41 Políticas y Mejores Prácticas Clave de RRHH (Con Ejemplos)
Cuando cualquier startup o pequeña empresa se expande, los retos en la gestión de recursos humanos a los que te enfrentas se vuelven cada vez más complejos.
A medida que más personas se unen a la organización, se hace cada vez más difícil garantizar la coherencia y gestionar los asuntos de los empleados caso por caso. La solución es crear algunas políticas de empresa.
Este artículo te ayudará precisamente a eso: ofrecerte una visión general de las políticas y procedimientos de recursos humanos, con ejemplos incluidos.
Sigue leyendo—y sigue liderando de manera más inteligente
Crea una cuenta gratuita para terminar este artículo y unirte a una comunidad de líderes visionarios que están desbloqueando herramientas, guías prácticas e ideas para prosperar en la era de la IA.
Have an account? Log In
Empecemos por lo básico.
¿Qué son las políticas de recursos humanos?
Las políticas de recursos humanos son reglas y procesos que rigen la relación laboral entre el empleador y el empleado. La creación de políticas es uno de los pilares fundamentales de RR.HH..
¿Por qué son importantes las políticas de RR.HH.?
Las políticas de recursos humanos son una parte importante de cómo está estructurada y regulada tu empresa para garantizar el cumplimiento y acciones coherentes con la cultura. Algunos beneficios de las políticas de RR.HH. incluyen:
- Describir los derechos y responsabilidades tanto de empleadores como de empleados
- Guiar a empleados y líderes, aclarando los comportamientos esperados
- Ayudar a promover un lugar de trabajo feliz y saludable
- Proporcionar un marco para resolver disputas y quejas
- Ayudar a agilizar varios procesos de RR.HH.
- Ayudar a mantener el cumplimiento de leyes y regulaciones.
¿Quién gestiona las políticas de RR.HH.?
El equipo de recursos humanos de una organización (o quien sea responsable de las actividades de RR.HH.) suele ser el responsable de crear y mantener las políticas de recursos humanos. La mayoría de las políticas de RR.HH. se aplican a todos los empleados permanentes, temporales, a tiempo parcial y a tiempo completo.
Además de la creación de políticas de RR.HH., necesitarás una plataforma de gestión documental o un sistema de gestión de políticas de RR.HH. para ayudar al equipo de RR.HH. a mantener, administrar y procesar información detallada de los empleados, documentos de recursos humanos, políticas y procedimientos.
Los equipos de RR.HH. pueden usar sistemas de gestión de casos de RR.HH. para monitorear el cumplimiento de las políticas de la empresa y resolver problemas de manera eficaz.
Tipos de políticas de RR.HH.
Existen muchos tipos de políticas y procedimientos de RR.HH. que una empresa (y sus empleados) puede beneficiarse de implementar con el tiempo, como salud y seguridad, seguridad, uso de tecnología, conducta de los empleados, ausencias, reclutamiento y selección, y despidos.
A continuación se muestran algunos ejemplos más detallados de políticas de RR.HH.:
| Área de política de RR.HH. | Ejemplos específicos de políticas de RR.HH. |
|---|---|
| Reclutamiento y selección | Diversidad, equidad e inclusión Prácticas de contratación Promociones y traslados |
| Ausencias y tiempo libre | Vacaciones Días festivos legales Permiso familiar Permiso de maternidad/paternidad Permiso por fallecimiento Permiso médico/enfermedad Permiso personal Servicio de jurado |
| Salud, seguridad y protección | Salud y seguridad Violencia en el lugar de trabajo Drogas y alcohol Tabaco Protocolos COVID-19 |
| Conducta de los empleados | Acoso Acoso sexual Conflicto de intereses Confidencialidad y no divulgación Tiempo y asistencia Comidas y pausas Trae tu propio dispositivo Horas laborales Trabajo remoto Código de vestimenta Espacios libres de armas |
| Gestión del desempeño | Gestión del desempeño Desarrollo profesional Empleo a voluntad Terminación Medidas disciplinarias |
| Uso de tecnología | Uso y seguridad de computadoras Dispositivos personales en el trabajo Uso de redes sociales para asuntos laborales y personales Privacidad de datos |
| Viajes de trabajo | Autorización de viajes Reembolso de gastos Hoteles y alquiler de autos Comidas y dietas Trabajo remoto |
11 beneficios de las políticas de RRHH
Las políticas de RRHH (Recursos Humanos) pueden desempeñar un papel crucial en la gestión eficaz de una organización a medida que crece. Aquí tienes algunos de los beneficios a considerar.
- Consistencia y equidad: Las políticas de RRHH garantizan que todos los empleados sean tratados de forma justa y consistente, lo que ayuda a mantener un sentido de justicia e igualdad, importante para la moral y satisfacción de los empleados.
- Directrices claras: Estas políticas proporcionan directrices claras para la toma de decisiones y el comportamiento esperado. Esta claridad ayuda a reducir la confusión y los malentendidos entre empleados y la dirección.
- Cumplimiento legal y regulatorio: Las políticas de RRHH ayudan a las organizaciones a cumplir con las leyes laborales locales y internacionales, brindando protección legal no solo para la empresa sino también para sus empleados—fundamental para evitar problemas legales y multas.
- Eficiencia mejorada: Las políticas estandarizadas agilizan varios procesos de RRHH, como la contratación, la incorporación y las evaluaciones de desempeño, lo que puede llevar a una mayor eficiencia.
- Resolución de conflictos: Proporcionan un marco para abordar y resolver problemas y conflictos laborales. Esto ayuda a mantener un ambiente de trabajo armonioso.
- Gestión de riesgos: Las políticas de RRHH bien definidas ayudan a mitigar riesgos relacionados con asuntos laborales. Ofrecen directrices sobre cómo manejar temas sensibles como el acoso, la discriminación y las quejas de los empleados.
- Gestión del desempeño: Las políticas de RRHH ayudan a establecer estándares claros de desempeño y proporcionan una base para evaluar la actuación de los empleados. Esto contribuye a la productividad general de la organización.
- Cultura organizacional: Las políticas ayudan a formar la cultura de una organización. Establecen expectativas para el comportamiento y las interacciones, lo cual puede fomentar un ambiente de trabajo positivo y productivo.
- Desarrollo de empleados: Las políticas relacionadas con la formación y el desarrollo garantizan que los empleados tengan oportunidades para aprender y crecer, lo que puede aumentar la satisfacción laboral y la retención.
- Contratación y retención: Políticas de RRHH claras pueden hacer que una organización resulte más atractiva para los candidatos. También desempeñan un papel en la retención del personal al asegurar un trato justo y proporcionar un camino claro para el crecimiento y desarrollo.
- Mejora del compromiso de los empleados: Las políticas centradas en el bienestar, la diversidad y la inclusión pueden potenciar el compromiso y la implicación de los empleados con la organización.
Las políticas de RRHH son fundamentales para el funcionamiento fluido y eficiente de una organización a medida que crece y cambia. Proporcionan la estructura para gestionar eficazmente a las personas en un entorno laboral feliz, productivo y conforme a la ley.
Posibles desventajas de las políticas de RRHH a considerar
Tus políticas de RRHH pueden resultar contraproducentes si no se redactan, implementan o gestionan adecuadamente.
Aquí tienes algunas posibles dificultades a tener en cuenta.
- Sobrerregulación y burocracia: Un exceso de políticas de RRHH puede crear un entorno laboral rígido y burocrático, sofocando la creatividad y la innovación, y provocando ineficiencias y frustración por la lentitud en la toma de decisiones.
- Enfoque único para todos: Las políticas estandarizadas pueden no abordar las necesidades únicas de diferentes departamentos o individuos, lo que puede llevar a insatisfacción y una menor eficacia frente a desafíos específicos.
- Resistencia al cambio: Los empleados pueden oponerse a políticas que consideren excesivamente restrictivas o innecesarias, especialmente si se implementan sin suficiente comunicación o sin tener en cuenta la opinión de los empleados, lo que puede generar falta de aceptación y conflictos.
- Impacto negativo en la moral y la imagen del empleador: Las políticas estrictas o punitivas pueden dañar la moral de los empleados y la reputación de la organización como empleador, dificultando la atracción y retención de talento.
- Riesgos legales y de cumplimiento: Políticas mal redactadas, desactualizadas o no conformes pueden derivar en problemas legales y de cumplimiento en RRHH, suponiendo riesgos significativos para la organización.
Para mitigar estas desventajas, es importante que las organizaciones:
- Revisen y actualicen regularmente sus políticas de RRHH
- Garanticen una comunicación clara y comprensión por parte de todos
- Mantengan un equilibrio entre la regulación necesaria y la flexibilidad.
Involucrar a los empleados en la elaboración de estas políticas también puede ayudar a asegurar que sean bien recibidas y relevantes para las necesidades de la plantilla.
¿Una política de RRHH es lo mismo que una política o directriz corporativa?
Los términos “política de RRHH”, “política corporativa”, “política de empresa” y “política de lugar de trabajo” a menudo se usan de manera intercambiable y se refieren a lo mismo.
Sin embargo, algunas políticas corporativas pueden aplicarse a operaciones más generales de la organización, y pueden ser creadas y mantenidas por un departamento distinto al de RRHH (por ejemplo, acceso a las instalaciones, seguridad informática, preparación ante desastres, etc.).
Las políticas son un conjunto de reglas, no directrices.
Según el experto en RRHH Tim Reitsma, “Cuando escucho la palabra política, puede percibirse como una palabra restrictiva. Pero si reemplazamos ‘política’ por ‘directriz’, lamentablemente, no tiene el peso que debería tener.”
¿Dónde se suelen encontrar las políticas de RRHH?
Una parte clave de la lista de verificación para nuevas contrataciones y del programa de orientación es revisar, junto con la persona empleada, las políticas específicas que podrían afectarle en su primer día o durante su primera semana.
Las políticas de RRHH pueden existir como políticas escritas, digitales y/o imprimibles, y en ubicaciones fácilmente accesibles para los empleados.
Pueden guardarse en el software de RRHH, o a veces en la intranet de la empresa o unidades compartidas. A menudo se encuentran en los contratos de trabajo, manuales del empleado y manuales de políticas de la empresa. Sin embargo, el nivel de detalle en cada uno de estos varía.
¿Por qué no se incluyen todas las políticas de RRHH en el contrato laboral?
El contrato de trabajo de tu empresa podría definir cuántos días de vacaciones tiene derecho a tomar un miembro del equipo, mientras que una política de vacaciones aparte describirá cómo puede solicitarse, cómo se aprueba, qué ocurre si no se utilizan todas, etc.
Esta separación asegura que el contrato de trabajo no sea excesivamente largo y complejo. También permite personalizar ciertos aspectos del empleo de una persona, como cuántos días de vacaciones recibirá (contrato laboral), y mantener esto separado de la política general de ausencias (manual del personal).
Documentar políticas fuera del contrato laboral también permite que se actualicen con el tiempo, sin tener que modificar el acuerdo de cada persona individualmente.
También es útil ofrecer una versión resumida de tu manual del empleado especialmente para nuevas contrataciones, para evitar saturarles con demasiada información desde el primer día.
¿Cuándo deberías desarrollar políticas de recursos humanos?
Algunas políticas de RRHH pueden estar determinadas por las necesidades de la organización, o cuando ciertos aspectos de la relación laboral se vuelven demasiado difíciles de manejar caso por caso.
Otras políticas deberían desarrollarse de forma proactiva para ayudar a guiar, empoderar o proteger a los empleados; aportar claridad a temas organizativos; o proteger los intereses más amplios de la organización.
A continuación, te dejamos algunas pautas generales sobre cuándo deberías crear políticas de RRHH.
Crea políticas relacionadas directamente con el contrato laboral
Un buen punto de partida es crear políticas que estén directamente relacionadas con los beneficios de los empleados y los derechos y responsabilidades tanto del empleado como del empleador, según lo establecido en el contrato laboral.
Por ejemplo, muchos contratos laborales especifican elegibilidad para vacaciones, varios tipos de licencias y cómo puede finalizarse la relación laboral (por ejemplo, empleo a voluntad).
Las políticas de RRHH relacionadas abundarán en más detalles sobre los procedimientos vinculados a estos temas.
Consulta la sección siguiente para ver algunos ejemplos que te ayuden a entender cómo difiere la implementación de las políticas entre el contrato laboral y el manual del empleado.
Crea políticas exigidas por las leyes laborales
En caso de duda, utiliza las leyes aplicables (leyes provinciales/estatales, leyes federales) y las prácticas habituales de relaciones laborales como otro punto de partida para crear la política.
Existen multitud de normativas laborales tanto en Canadá como en Estados Unidos que establecen los requisitos mínimos para los empleadores en relación con muchas de estas políticas, tales como:
Crea políticas que impacten positivamente a los empleados y a la organización
Joerg Clement, un alto directivo en la industria de visión artificial, lo resume perfectamente:
“Implementar procesos y políticas es la base del compromiso de una organización con la mejora continua. Los requerimientos y expectativas de clientes y empleados evolucionan con el tiempo. Es importante poder responder rápidamente a los cambios en los mercados, y eso se logra alineando tus procesos y políticas para alcanzar resultados exitosos.”
Céntrate en aquellas políticas de RR. HH. que tengan el mayor impacto positivo en los empleados y la organización. Al considerar una nueva política, hazte las siguientes preguntas:
- ¿Cómo empoderará y protegerá esta política a los empleados?
- ¿Cómo creará una cultura organizacional sólida y de alto rendimiento?
- ¿Se apoyan los valores organizacionales y los principios?
- ¿Cómo ayuda esta política a crear un equipo exitoso y cohesionado?
- ¿Minimizará esta política los riesgos para el negocio?
- ¿Cumplirá esta política con los requisitos legales aplicables?
Si respondiste “sí” a todas estas preguntas, ¡probablemente sea una política que merece ser creada!
¿Qué Políticas de RR. HH. Deben Estar en Tu Manual del Empleado?
Necesitarás crear políticas escritas directamente relacionadas con el contrato laboral o requeridas por la legislación laboral.
Las siguientes seis políticas pueden impactar positivamente tanto a empleados de tiempo completo como a tiempo parcial, así como a las organizaciones que las implementan.
- Política de Diversidad, Equidad e Inclusión
- Política Contra el Acoso
- Política de Trabajo Remoto / Teletrabajo
- Política de Uso de Redes Sociales
- Política de Salud y Seguridad en el Trabajo
- Política de Licencias y Permisos
En caso de duda, utiliza leyes laborales, otras normas aplicables (leyes locales, provinciales / estatales, leyes federales) y prácticas comunes en relaciones laborales como punto de partida
Por ejemplo, legislaciones como la Ley de Ausencia Familiar y Médica (FMLA) y la Ley de Estadounidenses con Discapacidades en Estados Unidos, y la Ley de Normas Laborales de Columbia Británica en Canadá, establecen los requisitos mínimos para los empleadores respecto a muchas de estas políticas.
Política de Diversidad, Equidad e Inclusión
El impulso hacia la igualdad en el lugar de trabajo, ya sea racial o de género, nunca ha sido más fuerte. Dados los recientes movimientos globales contra el racismo sistémico y movimientos como Black Lives Matter, también debería estar entre tus prioridades.
La mayoría de las investigaciones, como este estudio de Glassdoor, muestran que los buscadores de empleo quieren saber que los empleadores potenciales se preocupan por la diversidad, la equidad y la inclusión.
Según PwC, el 87% de las empresas a nivel mundial dice que la diversidad e inclusión es una prioridad organizacional.
Las ofertas de trabajo que solicitan profesionales en diversidad, equidad e inclusión se han vuelto más comunes en los últimos años.
Empresas de portales de empleo como Glassdoor y ZipRecruiter reconocen esto, con Glassdoor lanzando nuevos productos diseñados para ayudar a crear lugares de trabajo más equitativos. Reconocen que crear una política y un programa integral, y hacerlo público, puede marcar la diferencia a la hora de atraer el mejor talento.
Salesforce cuenta con un Director de Igualdad, lo que demuestra su compromiso con la igualdad y su apoyo al más alto nivel de liderazgo, y su política de “Igualdad para Todos” está disponible en su sitio web, donde describen sus valores y creencias en los derechos iguales, la igualdad salarial, la igualdad educativa y la igualdad de oportunidades.
Política de Acoso
Al igual que la diversidad, la equidad y la inclusión, las políticas contra el acoso nunca han sido más importantes.
El propósito de una política de acoso, como esta de Google, es detallar la posición de la empresa respecto a la conducta apropiada y respetuosa en el lugar de trabajo y reforzar las responsabilidades de todas las partes para lograr y mantener un ambiente laboral positivo.
Según el Código Laboral de Canadá, el acoso y la violencia se definen como:
"Cualquier acción, conducta o comentario, incluso de índole sexual, que razonablemente pueda causar ofensa, humillación u otro daño físico o psicológico, enfermedad o lesión a un empleado, incluyendo cualquier acción, conducta o comentario prescrito."
El acoso sexual es una de las formas más comunes de acoso. El movimiento #MeToo ha sacado a la luz muchos problemas graves y el daño significativo que el acoso y la violencia pueden causar en las personas.
Como resultado, considera tener una política empresarial separada, o una sección dentro de una política más general, para abordar el acoso sexual.
Una buena política de acoso también debe abordar otros tipos de acoso, incluyendo insultos raciales, amenazas físicas y chistes despectivos.
Política de Trabajo Remoto / Teletrabajo
El coronavirus COVID-19 ha provocado una crisis de proporciones globales, afectando a individuos, empresas y economías en todo el mundo.
Como resultado, muchas empresas han optado por adoptar el trabajo desde casa (WFH) y políticas de trabajo remoto para ayudar a gestionar durante esta crisis.
Se espera que esta tendencia continúe más allá de la pandemia actual. Una encuesta de CFOs realizada en marzo de 2020 por Gartner, Inc. reveló que el 74% de los encuestados trasladará al menos al 5% de su plantilla previamente presencial a puestos completamente remotos tras la COVID-19. Grandes empresas como Shopify, Microsoft y Facebook están trasladando permanentemente a más empleados al trabajo desde casa. Shopify, con sede en Canadá, incluso ha publicado muchas de sus estrategias de sistemas de trabajo remoto en su sitio web.
Una política de RR. HH. sobre trabajo remoto, como este ejemplo proporcionado por Remote.co, debe incluir:
- Historia de la empresa con el teletrabajo
- Quién es elegible para teletrabajar
- Con qué frecuencia / cuánto tiempo un miembro del equipo puede trabajar en remoto
- Cómo solicitar un arreglo de trabajo remoto
- Protocolos y estándares de comunicación con los miembros del equipo
- Herramientas, equipos y recursos necesarios para apoyar el trabajo remoto.
Política de Redes Sociales
Las redes sociales son un componente importante de cualquier estrategia de marketing digital. Cómo se representa tu empresa en línea, por ti y por tus colaboradores, puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso de la marca.
Establecer algunas reglas para los colaboradores sobre cómo usan las redes sociales, tanto a nivel personal como profesional, minimiza los riesgos para tu empresa, tu marca y la motivación y compromiso de tus colaboradores.
Nadie quiere sentirse avergonzado por la organización para la que trabaja debido a las actividades en redes sociales de un compañero.
La mayoría de las políticas de RR. HH. son “políticas vivas”; deben actualizarse con regularidad y mantenerse relevantes. Dicho esto, las políticas de RR. HH. sobre redes sociales generalmente necesitan actualizarse más a menudo que otras, debido a la naturaleza cambiante de las redes sociales.
Hootsuite, empresa de Vancouver dedicada a la gestión de redes sociales, ofrece excelentes pautas para desarrollar tu propia política de redes sociales, así como una plantilla útil de política de redes sociales.
Política de Salud y Seguridad en el Lugar de Trabajo
Una política de salud y seguridad ocupacional, como esta de Lyft, a menudo describe los procedimientos, condiciones laborales, información de contacto de emergencia y otros requisitos especiales (por ejemplo, protocolos de seguridad COVID-19) necesarios para proteger a los empleados.
Organizaciones como la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA) del Departamento de Trabajo de EE. UU. también exigen que se cumplan ciertos estándares mínimos para proteger el bienestar de los empleados.
La violencia en el lugar de trabajo está directamente relacionada con la salud, la seguridad y la protección de los empleados, pero normalmente tiene su propia política separada.
Por ejemplo, el manual de políticas para empleados de Disney tiene toda una sección dedicada a la salud, seguridad y protección, e incluye una política para la violencia en el lugar de trabajo.
Política de permisos y ausencias laborales
La realidad es que las personas ocasionalmente necesitan tiempo fuera del trabajo para atender problemas de salud o emergencias familiares, o simplemente para irse de vacaciones a algún lugar tropical.
Tener políticas claras y completas de permisos puede ayudar a los miembros de tu equipo eliminando el estrés de saber cómo los apoyarás durante tiempos difíciles, como los que enfrentaron durante el coronavirus COVID-19.
Estas políticas de recursos humanos describen la elegibilidad de los empleados para los permisos y los procesos mediante los cuales los toman. Estas políticas son independientes de los sistemas de información de RR. HH. que registran las ausencias, pero tanto el sistema como la política deben coincidir.
A continuación te presentamos algunos de los diferentes tipos de políticas de permisos que deberías considerar crear, en un orden aproximado de prioridad. (Ten en cuenta que todos estos tipos de permisos tienen leyes laborales asociadas que establecen requisitos mínimos).
Tipos de políticas de permisos
- Días festivos oficiales: feriados reconocidos por el gobierno como Acción de Gracias y Navidad
- Vacaciones: periodo programado fuera del trabajo para descansar y relajarse
- Permiso médico/enfermedad: tiempo fuera del trabajo debido a enfermedad u hospitalización
- Permiso familiar: relacionado con el cuidado, la salud o la educación de un familiar
- Permiso parental: tiempo para que un padre/madre biológico cuide de un recién nacido
- Permiso por duelo: relacionado con el fallecimiento de un miembro de la familia
- Licencia sin sueldo: tiempo prolongado y no remunerado fuera del trabajo por razones personales.
Las políticas de permisos también pueden ser algo controvertidas, dependiendo de cómo se implementen. La siguiente sección, sobre “políticas a evitar”, hablará de lo que debes evitar al crear políticas de permisos.
Así que eso es lo que deberías incluir en tu manual del empleado. Muchas empresas optan por utilizar software para manuales del empleado para facilitar la creación, actualización y difusión del suyo.
¿Qué políticas deberías evitar incluir en tu manual del empleado?
Además de aquellas políticas que son importantes y necesarias de incluir en tu manual de empleados, también es crucial saber cuáles podrían tener un impacto negativo en la cultura de tu empresa, desmotivar a los empleados o disuadir a posibles candidatos de unirse.
Deberías evitar crear políticas que sean demasiado burocráticas y rígidas, que no demuestren confianza en los miembros de tu equipo o que simplemente estén obsoletas y ya no sean relevantes en organizaciones modernas, centradas en las personas y progresistas.
A continuación te mostramos algunas políticas de RR. HH. que deberías dejar fuera por completo o tratar con precaución cuando llegue el momento de definirlas.
Código de vestimenta estricto
Existen algunas situaciones en las que las pautas de vestimenta aún son adecuadas, por ejemplo en reuniones con clientes o ferias comerciales, pero en general han quedado atrás los días en que una empresa podía dictar el color de los pantalones de una persona o si podía o no usar vaqueros.
Mary Barra, la CEO de General Motors, redujo el código de vestimenta de 10 páginas del fabricante a solo dos palabras que aplican para la mayoría de organizaciones: “vístete apropiadamente”.
Permiso Inflexible
Ofrece a tus empleados asalariados flexibilidad cuando necesiten tomarse un poco de tiempo ocasionalmente para asistir a una cita médica o acudir a una reunión de padres y maestros.
A diferencia de los empleados por hora, no necesitas que registren cada hora que trabajan o no trabajan, como si fueran movimientos de crédito y débito en una cuenta bancaria.
Permiso Por Luto Desconfiado
“Hmm, ¿así que realmente falleció tu abuela?” Eso es lo último que cualquiera querría escuchar después de una pérdida personal devastadora, pero es exactamente lo que estás preguntando si implementas una política de permiso por luto que requiere prueba de defunción, como un certificado de defunción.
Muchas organizaciones progresistas también ofrecen a sus empleados permiso por luto remunerado, para que no tengan que usar valiosos días de vacaciones (que deberían aprovechar para descansar y relajarse) o días de enfermedad para afrontar una crisis familiar.
Uso Personal Del Teléfono Móvil E Internet
Las políticas de recursos humanos que prohíben a los empleados usar teléfonos móviles personales en el trabajo, o utilizar ordenadores de la empresa para acceder a internet con fines personales, están quedando rápidamente obsoletas.
La investigación en psicología ha demostrado que tomar descansos en el trabajo es necesario para mantener la energía, la motivación y la concentración.
Salir a caminar, hacer estiramientos o meditar son excelentes maneras de tomar un descanso mental.
Si el clima no lo permite, navegar en internet, revisar redes sociales o charlar con un amigo fuera del trabajo también son buenas alternativas.
Por supuesto, hacer en exceso cualquiera de estas cosas no está bien, pero estos casos suelen ser raros y pueden abordarse individualmente con el miembro del equipo.
Y… Recuerda la Importancia de la Claridad, el Lenguaje y el Tono
Ten en cuenta que las políticas, sin importar cuán positiva sea su intención, aún pueden percibirse como autoritarias y burocráticas.
Por lo tanto, la manera en que se redactan y presentan tus políticas puede tener un gran impacto en cómo las reciben las personas de tu organización, y en la cultura organizacional que intentas desarrollar.
Carla Nordean, Directora de Personas y Cultura en Squirrel Systems, señala: “El tono general del manual tiene un gran impacto en la cultura. Si tu manual está redactado con un lenguaje opresivo ("los empleados deben / no deben..."), los nuevos empleados pueden preguntarse si han elegido la organización correcta.”
Tim Reitsma añade: “El lenguaje que utilizamos en nuestras organizaciones importa cuando redactamos políticas. Hay algunas que son 'debes', pero podemos suavizar el lenguaje a algo como, 'eres responsable de’.”
Cómo Redactar Tus Políticas de RR. HH.
Redactar políticas de recursos humanos efectivas implica un proceso reflexivo que tenga en cuenta las necesidades específicas de tu organización, el cumplimiento de leyes y regulaciones y las mejores prácticas en la gestión de RR. HH.
Aquí tienes una guía paso a paso para ayudarte a redactar políticas de recursos humanos:
1. Identifica la necesidad
- Comienza identificando las áreas dentro de tu organización que requieren políticas formalizadas. Esto puede estar motivado por requisitos legales, necesidades organizacionales o comentarios de los empleados.
2. Investiga
- Investiga las leyes y regulaciones relevantes para asegurar el cumplimiento
- Consulta los estándares de la industria y las mejores prácticas
- Revisa políticas de organizaciones similares para obtener ideas.
3. Consulta a las partes interesadas
- Involucra a diferentes partes interesadas, incluyendo la gerencia, empleados y posiblemente asesores legales, para recopilar opiniones y comprender diferentes perspectivas
4. Redacta la política
Utiliza este formato para ayudarte a redactar la política.
- Título: Declara claramente de qué trata la política.
- Propósito: Explica por qué se implementa la política y su importancia.
- Alcance: Define a quién se aplica la política (ejemplo: a todos los empleados, a ciertos departamentos).
- Declaración de la política: Describe la postura o las normas de la organización respecto al tema específico.
- Procedimientos: Detalla los pasos o procedimientos que deben seguir los empleados y la dirección en relación con la política.
- Responsabilidades: Especifica las responsabilidades de los distintos interesados (empleados, RRHH, gerentes) bajo la política.
- Aplicación: Explica cómo se hará cumplir la política y las consecuencias de no cumplirla.
- Revisión y modificación: Indica cómo y cuándo se revisará y actualizará la política.
6. Revisar y Modificar
- Haz que el borrador sea revisado por profesionales de RRHH y asesores legales para asegurar que cumple con los requisitos legales y los objetivos de la organización.
- Revisa la política basándote en los comentarios recibidos.
7. Aprobar y distribuir
- Obtén la aprobación de la alta dirección.
- Comunica la política a todos los empleados a través de los canales adecuados (por ejemplo, correo electrónico, intranet corporativa, reuniones de personal).
- Ofrece sesiones de formación si la política requiere cambios en el comportamiento o en los procesos.
8. Implementar y monitorear
- Implementa la política y monitorea su efectividad.
- Prepárate para responder preguntas y proporcionar aclaraciones según sea necesario.
9. Revisión y actualización periódicas
- Revisa regularmente la política para asegurarte de que siga siendo relevante y cumpla con las leyes y normativas vigentes.
- Actualiza la política según sea necesario, informando a los empleados sobre los cambios importantes.
Mejores Prácticas para Redactar Políticas de RRHH
1. Alinear con los objetivos y valores organizacionales
- Asegúrate de que cada política esté alineada con la misión, la visión y los valores fundamentales de tu organización. Las políticas deben apoyar los objetivos estratégicos generales y mejorar la cultura de la organización.
2. Sé claro y conciso
- Utiliza un lenguaje sencillo y directo. Evita la jerga legal o los términos complejos que puedan confundir a los empleados. El objetivo es que las políticas sean lo más claras y accesibles posible para asegurar su comprensión y cumplimiento.
3. Garantizar el cumplimiento legal
- Asegúrate de que tus políticas cumplan todas las leyes y regulaciones locales, estatales y federales aplicables. Esto puede requerir consultar con profesionales legales o expertos en RRHH para evitar problemas legales.
4. Involucra a las partes interesadas en el proceso de desarrollo
- Involucra a un grupo diverso de interesados, incluyendo empleados de diferentes niveles y departamentos, en el proceso de desarrollo de la política. Esto ayuda a garantizar que las políticas sean realistas, prácticas y aborden las necesidades y preocupaciones de toda la plantilla.
5. Mantén la flexibilidad
- Aunque las políticas deben proporcionar directrices claras, también necesitan permitir cierta flexibilidad para acomodar circunstancias excepcionales. Ser demasiado rígido puede crear restricciones innecesarias y dificultar la toma de decisiones eficaz.
6. Céntrate en la experiencia del empleado
- Considera cómo las políticas impactarán en la experiencia de los empleados. Las políticas deben ser justas, promover un entorno laboral positivo y fomentar el bienestar del personal.
7. Proporciona ejemplos
- Cuando resulte adecuado, incluye ejemplos para clarificar la aplicación de la política. Esto puede ayudar a evitar malentendidos y mostrar cómo debe interpretarse la política en situaciones prácticas.
8. Especifica responsabilidades y consecuencias
- Define claramente quién es responsable de qué en cada política, así como las consecuencias de no cumplirlas. Este marco de responsabilidad ayuda a garantizar que la política se tome en serio y se cumpla.
9. Comunica y capacita
- Una vez desarrolladas, comunica las políticas de manera eficaz a todos los empleados. Considera realizar sesiones de capacitación o talleres para asegurar que todos comprendan las políticas y cómo se aplican a sus funciones.
10. Revisa y actualiza periódicamente
- Revisa regularmente tus políticas de RR.HH. para asegurarte de que sigan siendo relevantes, efectivas y conforme a la ley. Actualízalas cuando sea necesario, especialmente si hay cambios en las leyes, en la estructura organizativa o en los objetivos estratégicos.
11. Garantiza la accesibilidad
- Asegúrate de que todos los empleados tengan fácil acceso a las políticas, ya sea a través de una intranet, un manual del empleado u otro formato accesible.
12. Fomenta la transparencia y la comunicación abierta
- Anima a dar retroalimentación sobre las políticas y mantén una política de puertas abiertas para cuestiones o inquietudes relacionadas con las políticas de RR.HH. Esto promueve una cultura de transparencia y mejora continua.
