41 Políticas Clave de RRHH y Mejores Prácticas (Con Ejemplos)
Cuando cualquier startup o pequeña empresa crece, los retos de gestión de recursos humanos a los que te enfrentas se vuelven cada vez más complejos.
A medida que más personas se suman a la organización, se vuelve cada vez más difícil garantizar la coherencia y gestionar los problemas de los empleados caso por caso. La solución es crear algunas políticas de la empresa.
Este artículo te ayudará precisamente con eso: te proporcionará una visión general de las políticas y procedimientos de recursos humanos, acompañada de ejemplos.
Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Comencemos por lo básico.
¿Qué son las políticas de Recursos Humanos?
Las políticas de recursos humanos son normas y procesos que rigen la relación laboral entre el empleador y el empleado. La creación de políticas es uno de los pilares clave de RRHH.
¿Por qué son importantes las políticas de RRHH?
Las políticas de RRHH son una parte importante sobre cómo se estructura y regula tu empresa para garantizar el cumplimiento y acciones consistentes con la cultura. Algunos beneficios de las políticas de RRHH incluyen:
- Describen los derechos y responsabilidades tanto del empleador como de los empleados
- Guían a empleados y líderes, aclarando los comportamientos esperados
- Ayudan a promover un ambiente de trabajo feliz y saludable
- Proporcionan un marco para la resolución de disputas y quejas
- Ayudan a agilizar varios procesos de RRHH
- Ayudan a mantener el cumplimiento de las leyes y regulaciones.
¿Quién gestiona las políticas de RRHH?
El equipo de recursos humanos de una organización (o quien sea responsable de las actividades de RRHH) suele ser el encargado de crear y mantener las políticas de RRHH. La mayoría de las políticas de RRHH se aplican a todos los empleados permanentes, temporales, a tiempo parcial y a tiempo completo.
Junto con la creación de políticas de RRHH, necesitarás una plataforma de gestión documental o un sistema de gestión de políticas de RRHH para ayudar al equipo de RRHH a mantener, gestionar y procesar la información detallada de los empleados, documentos de recursos humanos, políticas y procedimientos.
Los equipos de RRHH pueden usar sistemas de gestión de casos de RRHH para monitorizar el cumplimiento de las políticas de la empresa y resolver problemas de manera eficaz.
Tipos de políticas de RRHH
Existen muchos tipos de políticas y procedimientos de RRHH de los que una empresa (y sus empleados) puede beneficiarse al implementarlas a lo largo del tiempo, como salud y seguridad, protección, uso de la tecnología, conducta del empleado, permisos, reclutamiento y selección, y desvinculación.
A continuación, algunos ejemplos más detallados de políticas de RRHH:
| Área de política de RRHH | Ejemplos específicos de políticas de RRHH |
|---|---|
| Reclutamiento y selección | Diversidad, equidad e inclusión Prácticas de contratación Promociones y traslados |
| Permisos y ausencias | Vacaciones Días festivos legales Permiso familiar Permiso parental Permiso por duelo Permiso médico/enfermedad Permiso personal Jurado |
| Salud, seguridad y protección | Salud y seguridad Violencia laboral Drogas y alcohol Tabaco Protocolos COVID-19 |
| Conducta del empleado | Acoso Acoso sexual Conflicto de intereses Confidencialidad y no divulgación Tiempo y asistencia Pausas y comida Dispositivos personales Jornada laboral Trabajo remoto Código de vestimenta Lugar de trabajo libre de armas |
| Gestión del desempeño | Gestión del desempeño Desarrollo profesional Empleo a voluntad Desvinculación Acción disciplinaria |
| Uso de la tecnología | Uso y seguridad de computadoras Dispositivos personales en el trabajo Uso de redes sociales (laboral y personal) Privacidad de datos |
| Viajes de trabajo | Autorización de viajes Reembolso de gastos Hoteles y alquiler de autos Comidas y viáticos Trabajo remoto |
11 beneficios de las políticas de RR. HH.
Las políticas de RR. HH. (Recursos Humanos) pueden desempeñar un papel crucial en la gestión eficaz de una organización a medida que crece. Aquí tienes algunos de los beneficios a considerar.
- Consistencia y equidad: Las políticas de RR. HH. garantizan que todos los empleados sean tratados de manera justa y consistente, lo que ayuda a mantener un sentido de justicia e igualdad, importante para la moral y la satisfacción de los empleados.
- Directrices claras: Estas políticas proporcionan directrices claras para la toma de decisiones y el comportamiento esperado. Esta claridad ayuda a reducir la confusión y los malentendidos entre los empleados y la dirección.
- Cumplimiento legal y regulatorio: Las políticas de RR. HH. ayudan a las organizaciones a cumplir con las leyes laborales locales e internacionales, proporcionando protección legal no solo para la empresa sino también para sus empleados—lo que es crucial para evitar problemas legales y sanciones.
- Mejora de la eficiencia: Las políticas estandarizadas agilizan varios procesos de RR. HH., como el reclutamiento, la incorporación y las evaluaciones de desempeño, lo que puede llevar a una mayor eficiencia.
- Resolución de conflictos: Proporcionan un marco para abordar y resolver problemas y conflictos en el lugar de trabajo. Esto ayuda a mantener un ambiente laboral armonioso.
- Gestión de riesgos: Las políticas de RR. HH. bien definidas ayudan a mitigar riesgos relacionados con cuestiones laborales. Ofrecen directrices sobre cómo manejar asuntos delicados como acoso, discriminación y quejas de los empleados.
- Gestión del desempeño: Las políticas de RR. HH. ayudan a establecer estándares de desempeño claros y sirven como base para evaluar el desempeño de los empleados. Esto contribuye a la productividad general de la organización.
- Cultura organizacional: Las políticas ayudan a moldear la cultura de una organización. Establecen expectativas sobre el comportamiento e interacciones, lo que puede fomentar un ambiente de trabajo positivo y productivo.
- Desarrollo de los empleados: Las políticas relacionadas con la formación y el desarrollo aseguran que los empleados tengan oportunidades para aprender y crecer, lo que puede aumentar la satisfacción y la retención laboral.
- Reclutamiento y retención: Las políticas de RR. HH. claras pueden hacer que una organización sea más atractiva para potenciales empleados. También ayudan a retener al personal al garantizar un trato justo y proporcionar un camino claro para el crecimiento y desarrollo.
- Mejora del compromiso de los empleados: Las políticas que se centran en el bienestar, la diversidad y la inclusión pueden mejorar el compromiso y la implicación de los empleados con la organización.
Las políticas de RR. HH. son fundamentales para el funcionamiento fluido y eficiente de una organización a medida que crece y cambia. Proporcionan la estructura para gestionar eficazmente a las personas en un entorno laboral feliz, productivo y conforme a la ley.
Posibles desventajas de las políticas de RR. HH. a considerar
Tus políticas de RR. HH. pueden salir mal si no están bien redactadas, implementadas o gestionadas.
A continuación, algunos posibles inconvenientes a tener en cuenta.
- Regulación excesiva y burocracia: Un exceso de políticas de RR. HH. puede crear un entorno laboral rígido y burocrático, ahogando la creatividad e innovación, y provocando ineficiencias y frustración debido a la lentitud en la toma de decisiones.
- Enfoque único para todos: Las políticas estandarizadas pueden no abordar las necesidades únicas de diferentes departamentos o individuos, generando insatisfacción y reduciendo la efectividad para afrontar retos específicos.
- Resistencia al cambio: Los empleados pueden resistirse a las políticas que consideran excesivamente restrictivas o innecesarias, especialmente si se implementan sin suficiente comunicación ni consideración del feedback de los empleados, lo que puede generar falta de compromiso y posibles conflictos.
- Impacto negativo en la moral y la imagen del empleador: Las políticas estrictas o punitivas pueden dañar la moral de los empleados y la reputación de la organización como empleadora, dificultando así la captación y retención de talento.
- Riesgos legales y de cumplimiento: Las políticas mal redactadas, desactualizadas o no conformes a la ley pueden dar lugar a desafíos legales y problemas de cumplimiento de RR. HH., lo que supone riesgos importantes para la organización.
Para mitigar estas desventajas, es importante que las organizaciones:
- Revisen y actualicen periódicamente sus políticas de RR. HH.
- Garanticen que sean comunicadas y comprendidas claramente
- Mantengan un equilibrio entre la regulación necesaria y la flexibilidad.
Involucrar a los empleados en el desarrollo de estas políticas también puede ayudar a asegurar que sean bien recibidas y relevantes para las necesidades del equipo de trabajo.
¿Es una política de RR. HH. lo mismo que una política o directriz corporativa?
Los términos “política de RR. HH.”, “política corporativa”, “política de la empresa” y “política laboral” suelen usarse indistintamente y se refieren a lo mismo.
Sin embargo, algunas políticas corporativas pueden aplicarse a operaciones más generales de la organización, y pueden ser creadas y mantenidas por un departamento diferente de RRHH (por ejemplo, acceso a las instalaciones, seguridad informática, preparación ante desastres, etc.).
Las políticas son un conjunto de reglas, no directrices.
Según el experto en RRHH Tim Reitsma, “Cuando escucho la palabra política, puede percibirse como una palabra restrictiva. Pero si reemplazamos “política” por “directriz”, desafortunadamente, no tiene el peso que debe tener.”
¿Dónde se encuentran habitualmente las políticas de RRHH?
Una parte clave de la lista de verificación y el programa de orientación para nuevas contrataciones es revisar, junto al empleado, las políticas específicas que podrían impactarle en su primer día o en su primera semana.
Las políticas de RRHH pueden existir como políticas escritas, digitales y/o imprimibles, y en ubicaciones que sean fácilmente accesibles para los empleados.
Pueden estar guardadas dentro del software de RRHH, o a veces dentro de una intranet corporativa o unidades compartidas. A menudo se encuentran en contratos de trabajo, manuales para empleados y manuales de políticas de la empresa. Sin embargo, el nivel de detalle en cada uno de ellos puede variar.
¿Por qué no todas las políticas de RRHH están incluidas en el contrato de trabajo?
El contrato laboral de tu empresa podría definir cuántos días de vacaciones le corresponden a un miembro del equipo, mientras que una política de vacaciones aparte describiría cómo un empleado puede solicitarlas, cómo se aprueban, qué sucede si no se utilizan todas, etc.
La separación asegura que el contrato de trabajo no sea excesivamente largo ni complejo. También permite personalizar ciertos aspectos del empleo individual, como la cantidad de días de vacaciones que recibirá (contrato de trabajo), y mantener esto separado de la política general de permisos (manual del personal).
Documentar políticas fuera del contrato de trabajo también permite que dichas políticas se actualicen con el tiempo, sin necesidad de cambiar el acuerdo individual de cada persona.
También es útil ofrecer una versión resumida de tu manual de bienvenida para empleados específicamente para nuevas contrataciones, para evitar sobrecargarles con demasiada información desde el primer día.
¿Cuándo deberías desarrollar políticas de recursos humanos?
Algunas políticas de RRHH podrían estar determinadas por las necesidades de la organización, o cuando ciertos aspectos de la relación laboral se vuelven demasiado difíciles de gestionar caso por caso.
Otras políticas deberían desarrollarse de manera proactiva para ayudar a guiar, empoderar o proteger a los empleados; aportar claridad sobre temas organizacionales; o proteger los intereses generales de la organización.
A continuación se muestran algunas pautas generales sobre cuándo deberías crear políticas de RRHH.
Crea políticas directamente relacionadas con el contrato de trabajo
Un buen punto de partida es crear políticas que estén directamente relacionadas con los beneficios para los empleados y los derechos y responsabilidades tanto del empleado como del empleador, según lo descrito en el contrato de trabajo.
Por ejemplo, muchos contratos de trabajo especificarán la elegibilidad para vacaciones, varios tipos de prestaciones por permisos y cómo puede finalizar la relación laboral (por ejemplo, empleo a voluntad).
Las políticas de RRHH relacionadas profundizarán en los procedimientos asociados a estos temas.
Consulta la siguiente sección para ver algunos ejemplos que te ayudarán a entender cómo la implementación de políticas difiere entre el contrato de trabajo y el manual del empleado.
Crea políticas requeridas por las leyes laborales
En caso de duda, utiliza las leyes aplicables (leyes provinciales/estatales, leyes federales) y las prácticas habituales de relaciones laborales como otro punto de partida para crear la política.
Existen muchas leyes laborales tanto en Canadá como en EE. UU. que establecen los requisitos mínimos para los empleadores respecto a muchas de estas políticas, tales como:
Crea políticas que tengan un impacto positivo en los empleados y la organización
Joerg Clement, un líder senior en la industria de la visión artificial, lo resume de la mejor manera:
“Implementar procesos y políticas es la base del compromiso de una organización con la mejora continua. Los requisitos y expectativas de los clientes y empleados evolucionan con el tiempo. Es importante poder responder rápidamente a los cambios en los mercados, y eso se logra alineando tus procesos y políticas para alcanzar resultados exitosos.”
Concéntrate en aquellas políticas de RRHH que generan el mayor impacto positivo en los empleados y en la organización. Al considerar una nueva política, plantéate las siguientes preguntas:
- ¿Cómo empoderará y protegerá esta política a los empleados?
- ¿Cómo contribuirá a crear una cultura laboral sólida y de alto rendimiento?
- ¿Se apoyan los valores organizacionales y los principios?
- ¿Cómo ayuda esta política a crear un equipo exitoso y cohesionado?
- ¿Minimizará esta política los riesgos para el negocio?
- ¿Cumplirá esta política los requisitos legales aplicables?
Si respondes “sí” a todas estas preguntas, ¡probablemente sea una política que vale la pena crear!
¿Qué políticas de RRHH deben estar en tu manual del empleado?
Necesitarás crear políticas escritas directamente relacionadas con el contrato laboral o exigidas por la legislación laboral.
Las siguientes seis políticas pueden impactar positivamente a empleados tanto de tiempo completo como de medio tiempo, y a las organizaciones que las implementan.
- Política de Diversidad, Equidad e Inclusión
- Política de Acoso
- Política de Trabajo Remoto / Teletrabajo
- Política de Uso de Redes Sociales
- Política de Seguridad y Salud en el Trabajo
- Política de Permisos y Ausencias Laborales
En caso de duda, utiliza la legislación laboral, otras leyes aplicables (leyes locales, provinciales/estatales, federales) y las prácticas habituales de relaciones laborales como punto de partida
Por ejemplo, leyes laborales como la Family and Medical Leave Act (FMLA) y la Ley de Estadounidenses con Discapacidades en Estados Unidos, y la Ley de Normas Laborales de BC en Canadá, establecen los requisitos mínimos para los empleadores respecto a muchas de estas políticas.
Política de Diversidad, Equidad e Inclusión
El impulso hacia la igualdad en el lugar de trabajo, ya sea en cuestiones de raza o género, nunca ha sido mayor. Dados los recientes movimientos y protestas a nivel mundial contra el racismo sistémico y movimientos como Black Lives Matter, también debería estar entre tus prioridades.
La mayoría de las investigaciones, como este estudio de Glassdoor, demuestra que los candidatos quieren saber que los empleadores potenciales se preocupan por la diversidad, la equidad y la inclusión.
Según PwC, el 87% de las empresas a nivel mundial afirma que la diversidad e inclusión es una prioridad organizacional.
Las ofertas de empleo solicitando profesionales en diversidad, equidad e inclusión se han vuelto más frecuentes en los últimos años.
Empresas de portales de empleo como Glassdoor y ZipRecruiter reconocen esto, y Glassdoor ha lanzado nuevos productos diseñados para ayudar a crear espacios de trabajo más equitativos. Reconocen que crear una política y un programa integrales, y hacerlos públicos, puede marcar la diferencia al atraer a los mejores talentos.
Salesforce cuenta con un Director de Igualdad, lo que demuestra su compromiso con la igualdad y su apoyo al más alto nivel de liderazgo, y su política de “Igualdad para Todos” está disponible en su sitio web, donde describen sus valores y creencias en derechos iguales, igualdad salarial, educación igualitaria e igualdad de oportunidades.
Política de Acoso
Al igual que la diversidad, equidad e inclusión, las políticas contra el acoso nunca han sido más importantes.
El propósito de una política de acoso, como esta de Google, es definir la posición de la empresa respecto a la conducta adecuada y respetuosa en el lugar de trabajo, y reforzar las responsabilidades de todas las partes para lograr y mantener un ambiente laboral positivo.
Según el Código Laboral de Canadá, acoso y violencia se definen como:
"Cualquier acción, conducta o comentario, incluido de índole sexual, que razonablemente pueda considerarse que causa ofensa, humillación u otra lesión o enfermedad física o psicológica a un empleado, incluyendo cualquier acción, conducta o comentario prescrito."
El acoso sexual es una de las formas más comunes de acoso. El movimiento #MeToo ha sacado a la luz muchos problemas graves y el daño significativo que el acoso y la violencia pueden causar en las personas.
Por lo tanto, considera tener una política de empresa separada, o una sección dentro de una política más general, que aborde el acoso sexual.
Una buena política contra el acoso también cubrirá otros tipos de acoso, incluyendo insultos raciales, amenazas físicas y bromas despectivas.
Política de Trabajo Remoto / Teletrabajo
El coronavirus COVID-19 ha causado una crisis de proporciones globales, afectando a personas, empresas y economías mundiales.
Como resultado, muchas empresas han optado por implementar políticas de trabajo desde casa (WFH) y políticas de trabajo remoto para gestionar esta crisis.
Se espera que esta tendencia continúe más allá de la pandemia actual. Una encuesta realizada en marzo de 2020 a CFOs por Gartner, Inc. reveló que el 74% de los encuestados trasladará al menos al 5% de su fuerza laboral que anteriormente trabajaba de forma presencial a puestos remotos de manera permanente después de la COVID-19. Grandes empresas como Shopify, Microsoft y Facebook están trasladando permanentemente a más empleados a trabajar desde casa. Shopify, con sede en Canadá, incluso ha publicado muchas de sus estrategias y sistemas de trabajo remoto en su sitio web.
Una política de trabajo remoto de RR.HH., como este ejemplo proporcionado por Remote.co, debe incluir:
- Historia de la empresa con el trabajo remoto
- Quién es elegible para el trabajo remoto
- Con qué frecuencia / durante cuánto tiempo un miembro del equipo puede trabajar de forma remota
- Cómo solicitar un acuerdo de trabajo remoto
- Protocolos y normas de comunicación con los miembros del equipo
- Herramientas, equipamiento y recursos necesarios para apoyar el trabajo remoto.
Política de Redes Sociales
Las redes sociales son un componente importante de cualquier estrategia de marketing digital. La forma en que tu empresa se representa en línea, tanto por ti como por los miembros de tu equipo, puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de la marca.
Definir algunas reglas para los miembros del equipo respecto a cómo usan las redes sociales, tanto a nivel personal como profesional, minimiza los riesgos para tu empresa, tu marca y la motivación y compromiso de los miembros de tu equipo.
Nadie quiere sentirse avergonzado de la organización en la que trabaja por las actividades de un compañero de trabajo en redes sociales.
La mayoría de las políticas de RR.HH. son “políticas vivas”; necesitan actualizarse y mantenerse relevantes de forma regular. Dicho esto, las políticas de RR.HH. sobre redes sociales suelen necesitar más actualizaciones que la mayoría, debido al cambio constante del panorama de las redes sociales.
Hootsuite, una plataforma de gestión de redes sociales con sede en Vancouver, ofrece excelentes pautas para desarrollar tu propia política de redes sociales, así como una plantilla útil para políticas de redes sociales.
Política de Salud y Seguridad en el Trabajo
Una política de salud y seguridad ocupacional, como esta de Lyft, a menudo describirá procedimientos, condiciones laborales, información de contacto para emergencias y otros requisitos especiales (por ejemplo, protocolos de seguridad COVID-19) necesarios para proteger a los empleados.
Organizaciones como la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA) del Departamento de Trabajo de EE. UU. también exigen que se establezcan ciertos estándares mínimos para proteger el bienestar de los empleados.
La violencia en el lugar de trabajo está directamente relacionada con la salud, seguridad y protección de los empleados, pero generalmente cuenta con su propia política separada.
Por ejemplo, el manual de políticas para empleados de Disney tiene toda una sección dedicada a la salud, seguridad y protección, e incluye una política sobre la violencia en el lugar de trabajo.
Política de Permisos y Ausencias Laborales
La realidad es que las personas ocasionalmente necesitan ausentarse del trabajo para atender problemas de salud o emergencias familiares, ¡o simplemente para irse de vacaciones a algún destino tropical!
Contar con políticas de permisos claras y completas puede ayudar a los miembros de tu equipo al eliminar el estrés de saber cómo los apoyarás en los momentos difíciles, como los vividos durante la pandemia de coronavirus COVID-19.
Estas políticas de recursos humanos describen la elegibilidad de los empleados para los permisos y los procesos para tomarlos. Estas políticas son independientes de los sistemas de información de recursos humanos que registran los permisos de los empleados, pero tanto el sistema como la política deben coincidir.
A continuación, algunas de las diferentes políticas de permisos que deberías considerar crear, en un orden aproximado de prioridad. (Ten en cuenta que todos estos tipos de permisos cuentan con leyes laborales asociadas que establecen requisitos mínimos).
Tipos de Políticas de Permisos
- Feriados oficiales: días festivos reconocidos por el gobierno como Acción de Gracias y Navidad
- Vacaciones: tiempo programado fuera del trabajo para descansar y relajarse
- Permiso médico / por enfermedad: tiempo fuera del trabajo debido a enfermedad u hospitalización
- Permiso familiar: relacionado con el cuidado, la salud o la educación de un familiar
- Permiso parental: tiempo para que un padre biológico cuide de un recién nacido
- Permiso por duelo: relacionado con el fallecimiento de un familiar
- Licencia o permiso sin goce de sueldo: ausencias prolongadas y no remuneradas por motivos personales.
Las políticas de permisos también pueden resultar algo controvertidas dependiendo de cómo se implementen. La próxima sección sobre “políticas a evitar” abordará lo que hay que evitar al crear políticas de permisos.
Así que esto es lo que debes incluir en el manual del empleado. Muchas empresas optan por utilizar software para manuales del empleado para ayudar con la creación, actualización y difusión del suyo propio.
¿Qué Políticas Deberías Evitar Incluir en el Manual del Empleado?
Además de aquellas políticas que son importantes y necesarias para incluir en tu manual del empleado, también es esencial conocer cuáles podrían impactar negativamente tu cultura organizacional, desmotivar a los empleados o disuadir a potenciales empleados de unirse.
Deberías evitar crear políticas demasiado burocráticas y rígidas, las que no demuestran confianza hacia los miembros del equipo o que simplemente están desactualizadas y ya no son relevantes en organizaciones modernas, centradas en las personas y progresistas.
A continuación, algunas políticas de recursos humanos que deberías evitar por completo o abordar con cautela cuando llegue el momento de definirlas.
Código de Vestimenta Estricto
Hay situaciones donde pautas respecto a la vestimenta siguen siendo adecuadas, por ejemplo, en reuniones con clientes o ferias comerciales, pero en general han quedado atrás los tiempos en los que una empresa podía dictar el color de los pantalones de una persona o si podía usar vaqueros o no.
Mary Barra, la CEO de General Motors, redujo el código de vestimenta de 10 páginas de la automotriz a solo dos palabras que aplican en la mayoría de las organizaciones: “vístase apropiadamente”.
Permiso de Ausencia Inflexible
Ofrece a tus empleados asalariados flexibilidad cuando necesiten tomarse un poco de tiempo aquí y allá para ir a una cita médica o asistir a una entrevista de padres y maestros.
A diferencia de los empleados por horas, no es necesario que registren cada hora que trabajan o no trabajan, como si fueran movimientos de crédito y débito en una cuenta bancaria.
Licencia por Luto con Desconfianza
“Hmm, ¿de verdad falleció tu abuela?” Eso es lo último que cualquiera de nosotros quisiera escuchar tras una pérdida personal devastadora, pero es exactamente lo que estás preguntando si implementas una política de licencia por luto que requiere pruebas de la muerte, como un certificado de defunción.
Muchas organizaciones progresistas también ofrecen a sus empleados una licencia por luto remunerada, para que no tengan que usar valioso tiempo de vacaciones (que debería ser destinado al descanso y la relajación) o tiempo por enfermedad para afrontar una crisis familiar.
Uso Personal del Teléfono Móvil e Internet
Las políticas de recursos humanos que prohíben a los empleados usar sus teléfonos móviles personales en el trabajo o utilizar los ordenadores de la empresa para acceder a internet con fines personales están quedando rápidamente obsoletas.
La investigación en psicología ha demostrado que tomar descansos en el trabajo es necesario para mantener la energía, la motivación y la concentración.
Dar un paseo, hacer estiramientos o meditar son excelentes maneras de tomar un descanso mental.
Si el clima no acompaña, navegar por internet, recorrer las redes sociales o hablar con un amigo fuera del trabajo también son buenas alternativas.
Por supuesto, hacer demasiado de estas actividades no está bien, pero estos casos suelen ser raros y pueden abordarse individualmente con el miembro del equipo.
Y… Recuerda la Importancia de la Claridad, el Lenguaje y el Tono
Ten en cuenta que las políticas, sin importar lo positivas que sean sus intenciones, aún pueden percibirse como autoritarias y burocráticas.
Por lo tanto, la manera en que se redactan y presentan tus políticas puede tener un gran impacto en cómo son recibidas por las personas de tu organización y en la cultura organizacional que intentas desarrollar.
Carla Nordean, directora de Personas y Cultura en Squirrel Systems, señala: “El tono general del manual tiene un gran impacto en la cultura. Si tu manual está redactado con un lenguaje opresivo ("los empleados deben / no deben..."), los nuevos empleados pueden preguntarse si han ingresado a la organización adecuada.”
Tim Reitsma añade: “El lenguaje que utilizamos en nuestras organizaciones importa cuando redactamos políticas. Hay algunas que son 'debes', pero podemos suavizar el lenguaje para que sea algo como, 'eres responsable de’.”
Cómo redactar tus políticas de RRHH
Redactar políticas de RRHH efectivas implica un proceso reflexivo que tenga en cuenta las necesidades específicas de tu organización, el cumplimiento de normativas y regulaciones, y las mejores prácticas en gestión de recursos humanos.
Aquí tienes una guía paso a paso para ayudarte a redactar políticas de RRHH:
1. Identifica la necesidad
- Comienza identificando las áreas dentro de tu organización que requieren políticas formalizadas. Esto puede estar motivado por requisitos legales, necesidades organizacionales o retroalimentación de los empleados.
2. Investigación
- Investiga las leyes y regulaciones relevantes para asegurar el cumplimiento
- Consulta los estándares de la industria y las mejores prácticas
- Revisa las políticas de organizaciones similares para obtener ideas.
3. Consulta con las partes interesadas
- Involucra a diversas partes interesadas, incluyendo la dirección, los empleados y posiblemente asesores legales, para recopilar opiniones y comprender diferentes perspectivas
4. Redacta la política
Utiliza este formato para ayudarte a redactar la política.
- Título: Exponga claramente de qué trata la política.
- Propósito: Explique por qué se implementa la política y su importancia.
- Alcance: Defina a quiénes se aplica la política (por ejemplo, a todos los empleados, ciertos departamentos).
- Declaración de la política: Describa la postura de la organización o las reglas respecto al asunto específico.
- Procedimientos: Detalle los pasos o procedimientos que deben seguir los empleados y la dirección en relación con la política.
- Responsabilidades: Especifique las responsabilidades de las distintas partes interesadas (empleados, RRHH, gerentes) bajo la política.
- Aplicación: Explique cómo se hará cumplir la política y las consecuencias en caso de incumplimiento.
- Revisión y modificación: Mencione cómo y cuándo se revisará y actualizará la política.
6. Revisar y corregir
- Haga que el borrador sea revisado por profesionales de RRHH y asesores legales para asegurar que cumpla los requisitos legales y los objetivos organizacionales.
- Revise la política en base a los comentarios recibidos.
7. Aprobar y distribuir
- Obtenga la aprobación de la alta dirección.
- Comunique la política a todos los empleados a través de los canales apropiados (por ejemplo, correo electrónico, intranet de la empresa, reuniones de personal).
- Ofrezca sesiones de formación si la política requiere cambios en el comportamiento o los procesos.
8. Implementar y monitorear
- Implemente la política y supervise su efectividad.
- Esté preparado para responder preguntas y proveer aclaraciones según sea necesario.
9. Revisión y actualización periódica
- Revise regularmente la política para asegurar que siga siendo relevante y cumpla con las leyes y normativas.
- Actualice la política según sea necesario, informando a los empleados sobre cambios significativos.
Mejores prácticas para redactar políticas de RRHH
1. Alinear con los objetivos y valores de la organización
- Asegúrese de que cada política esté alineada con la misión, visión y valores fundamentales de su organización. Las políticas deben apoyar los objetivos estratégicos generales y mejorar la cultura de la organización.
2. Sea claro y conciso
- Utilice un lenguaje sencillo y directo. Evite tecnicismos legales o términos complejos que puedan confundir a los empleados. El objetivo es que las políticas sean lo más claras y accesibles posibles para garantizar su comprensión y cumplimiento.
3. Garantizar el cumplimiento legal
- Asegúrese de que sus políticas cumplan con todas las leyes y regulaciones locales, estatales y federales pertinentes. Esto puede requerir consultar con profesionales jurídicos o expertos en RRHH para evitar problemas legales.
4. Involucrar a las partes interesadas en el proceso de desarrollo
- Involucre a un grupo diverso de partes interesadas, incluidos empleados de diferentes niveles y departamentos, en el proceso de desarrollo de políticas. Esto ayuda a garantizar que las políticas sean realistas, prácticas y aborden las necesidades y preocupaciones de toda la plantilla.
5. Mantener flexibilidad
- Aunque las políticas deben brindar pautas claras, también deben permitir cierto grado de flexibilidad para acomodar circunstancias excepcionales. Ser demasiado rígido puede crear limitaciones innecesarias y dificultar la toma de decisiones efectiva.
6. Centrarse en la experiencia del empleado
- Considere cómo impactarán las políticas en la experiencia del empleado. Las políticas deben ser justas, fomentar un entorno de trabajo positivo y apoyar el bienestar de los empleados.
7. Proporcione ejemplos
- Cuando sea apropiado, incluya ejemplos para aclarar la aplicación de la política. Esto puede ayudar a evitar malentendidos y mostrar cómo se debe interpretar la política en situaciones prácticas.
8. Defina responsabilidades y consecuencias
- Defina claramente quién es responsable de qué en cada política, así como las consecuencias del incumplimiento. Este marco de responsabilidad ayuda a que la política se tome en serio y se cumpla.
9. Comunica y capacita
- Una vez desarrolladas, comunica las políticas de manera efectiva a todos los empleados. Considera realizar sesiones de formación o talleres para asegurar que todos comprendan las políticas y cómo se aplican a sus funciones.
10. Revisa y actualiza regularmente
- Revisa regularmente tus políticas de RR. HH. para asegurarte de que sigan siendo relevantes, efectivas y cumplan las leyes vigentes. Actualízalas cuando sea necesario, especialmente ante cambios en la legislación, la estructura organizativa o los objetivos estratégicos.
11. Garantiza la accesibilidad
- Asegúrate de que todos los empleados tengan fácil acceso a las políticas, ya sea a través del intranet, manual del empleado u otro formato accesible.
12. Fomenta la transparencia y la comunicación abierta
- Incentiva la retroalimentación sobre las políticas y mantén una política de puertas abiertas para preguntas o inquietudes relacionadas con las políticas de RR. HH. Esto fomenta una cultura de transparencia y mejora continua.
