Software de gestión de la plantilla: tipos y características clave

¿Qué es la gestión de la plantilla?

La gestión de la plantilla (WFM) se refiere a la práctica de asignar, supervisar y optimizar estratégicamente el recurso más importante de una organización: sus personas. 

Una gestión eficaz de la plantilla garantiza que los empleados adecuados, con las competencias adecuadas, estén disponibles en el momento adecuado para cumplir los requisitos de sus puestos.

Aunque cada organización tiene sus propias prioridades, la eficiencia de los recursos es un objetivo que comparten la mayoría de las empresas.  

¿Por qué es importante la gestión de la plantilla?

Ya sea que tu lugar de trabajo sea un entorno corporativo consolidado, una startup en crecimiento o una empresa que emplea trabajadores por turnos, la gestión de la plantilla es una parte indispensable de tu estrategia de gestión empresarial.

Una gestión eficaz de la plantilla ayuda a las organizaciones a mantener su plantilla lo más productiva y rentable posible.

Unas políticas de plantilla incoherentes y una aplicación insuficiente de estas políticas pueden provocar problemas como:

• Falta de personal
• Empleados redundantes
• Empleados con competencias insuficientes
• Aumento de los costes de los proyectos
• Retraso en la entrega de los proyectos 
• Incumplimientos normativos
• Horas extraordinarias evitables
• Incidentes de seguridad en el lugar de trabajo 
• Empleados poco comprometidos
• Baja moral de los empleados o agotamiento
• Alta rotación de empleados.

Por ello, la planificación de la plantilla es un aspecto crucial de la gestión del talento, ya que ayuda a los profesionales de recursos humanos a:

• Optimizar la productividad de los empleados
• Garantizar que los proyectos cuenten con recursos de forma eficiente 
• Agilizar la gestión del rendimiento
• Mejorar las competencias de los empleados según sea necesario
• Abordar los problemas de personal desde el principio
• Obtener una visión precisa de los costes laborales 
• Reducir el riesgo organizativo 
• Promover la seguridad en el lugar de trabajo
• Cumplir las leyes y normativas laborales
• Implementar iniciativas de planificación de la sucesión
• Mejorar el compromiso de los empleados y reducir la rotación.

El proceso de gestión de la plantilla

En esencia, el proceso de gestión de la plantilla implica identificar las prioridades estratégicas clave de la organización y asignar los recursos en consecuencia. Esto requiere anticiparse a posibles desafíos relacionados con los recursos humanos y tomar medidas para mantener la eficiencia y evitar responsabilidades. 

El proceso de gestión de la plantilla incluye tareas como:

• Alineación estratégica
• Previsión de la demanda 
• Programación de empleados
• Registro de horas 
• Seguimiento de la asistencia
• Análisis de datos
• Empoderamiento de los empleados
• Gestión de habilidades
• Gestión de solicitudes de RR. HH.
• Gestión de nóminas
• Definición del alcance y presupuestación 
• Gestión de tareas.

¡Hay mucho que cubrir! 

La buena noticia es que todo esto se puede optimizar y automatizar con la ayuda del software de gestión de la plantilla. 

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¿Qué es el software de gestión de la plantilla?

Una solución de software de gestión de la plantilla (WFM) es una herramienta que permite a las organizaciones organizar sus políticas de gestión de la plantilla y automatizar muchas de las tareas y procesos de su sistema de gestión de la plantilla. 

Esto permite a los profesionales de recursos humanos desplegar su fuerza laboral de forma más eficaz, gestionar el tiempo de los trabajadores de manera más productiva y, en última instancia, alcanzar sus objetivos organizativos con menos complicaciones.   

¿Cuáles son las ventajas del software de gestión de la plantilla?

Algunas ventajas clave del software de gestión de la plantilla incluyen facilitar que la dirección optimice la programación, gestione la asistencia y el registro del tiempo, realice un seguimiento de la productividad, optimice la gestión del rendimiento, lleve a cabo las operaciones de nómina, garantice el cumplimiento normativo y fomente la seguridad de los empleados. 

Cuando se implementa y utiliza de forma eficaz, la solución adecuada de gestión de la plantilla puede ayudar a los empleadores a:

• Automatizar las tareas manuales para ahorrar tiempo, eliminar cuellos de botella y reducir los errores.
• Recopilar datos precisos y actualizados de la plantilla y tomar mejores decisiones basadas en el análisis de datos en tiempo real.
• Implementar una gestión omnicanal de la plantilla para ofrecer un mayor acceso a la plantilla híbrida o móvil. 
• Mejorar la eficiencia entre equipos para mejorar la colaboración y el compromiso de los empleados, al tiempo que se eliminan los compartimentos estancos y se reduce la redundancia.
• Reducir los costes operativos (derivados del exceso de personal, las horas extra excesivas y la externalización) mediante previsiones y asignaciones de recursos más precisas. Las soluciones WFM avanzadas incluso actualizan los presupuestos en función de los cambios en la programación.
• Optimizar la experiencia del cliente mediante un enrutamiento basado en habilidades que pone a los clientes en contacto con el experto adecuado del centro de atención
• Repartir la carga administrativa mediante portales de autoservicio para responsables y empleados que proporcionan a los usuarios acceso a determinadas funciones

• Mejorar la precisión de las nóminas conciliando automáticamente el registro del tiempo, los permisos retribuidos, las horas extra registradas, etc., y reduciendo los casos de error humano que pueden producirse por la introducción y los cálculos manuales de datos. 
• Detectar y abordar de forma proactiva los problemas de programación con antelación mediante la consulta de datos de programación del personal en tiempo real y la realización de ajustes para evitar problemas como la falta de personal. El mejor software de gestión de la plantilla incluso permite a los responsables crear horarios inteligentes filtrando por departamento, proyecto, puesto o ubicación.
• Mantener registros precisos y detallados que ayuden a demostrar el cumplimiento normativo en caso de auditoría. 

¿Cuáles son los tipos de software de gestión de la plantilla?

Existe una amplia variedad de herramientas de software WFM. Algunas son productos independientes que ofrecen una o varias de las funciones que se indican a continuación, mientras que otras ofrecen una solución más integral e integrada.

• Software de programación
• Software de control de asistencia
• Herramientas de gestión de proyectos (Kanban, etc.) y comunicación
• Software de registro del tiempo
• Soluciones de gestión de ausencias
• Software de nóminas
• Herramientas de compromiso de los empleados
• Herramientas de gestión de relaciones con los clientes
• Soluciones de gestión de tickets de atención y asistencia al cliente
• Software de seguimiento de incidentes de seguridad en el lugar de trabajo.

Las organizaciones grandes pueden necesitar software empresarial de gestión de la plantilla diseñado para coordinar estas funciones en plantillas complejas o distribuidas.

¿Cuáles son las funciones clave del software de gestión de la plantilla?

Las mejores soluciones de software de gestión de la plantilla permiten a las empresas modernas organizar y hacer un seguimiento de todas las actividades necesarias para mantener una plantilla eficiente, rentable y productiva. 

Existen varias opciones de precios del software de gestión de la plantilla que permiten desbloquear más usuarios o distintas funciones.

A continuación se presentan algunas de las funciones clave que conviene buscar al elegir un software de gestión de la plantilla.

Previsión de las necesidades de personal

Una solución WFM adecuada debería ayudarte a detectar tendencias y prever factores que afectan a las necesidades y la disponibilidad de personal, como los cambios en los plazos de los proyectos, las variaciones estacionales en la disponibilidad de los trabajadores, las fluctuaciones en la demanda de los consumidores o clientes, y mucho más. Al anticiparte a estos escenarios, puedes planificar mejor los presupuestos de personal y asignar al equipo de forma más eficiente. 

Planificación inteligente

Cualquier herramienta de software para la gestión de la plantilla que merezca la pena debería incluir funciones inteligentes de planificación que permitan a los responsables seleccionar personal para turnos o proyectos según criterios como disponibilidad, competencias, coste, experiencia, preferencias, ubicación y mucho más. Las herramientas de planificación de turnos también deberían ofrecer acceso de autoservicio para empleados, de modo que el personal pueda intercambiar turnos entre sí y garantizar una cobertura completa de los turnos. Algunas herramientas también pueden incluir funciones que incorporen IA para la gestión de la plantilla y la planificación.

Control del tiempo

Una herramienta de gestión de la plantilla debería incluir dispositivos y herramientas de control del tiempo, o poder integrarse con ellos, como escáneres de acceso, software de control del tiempo basado en la nube, quioscos, dispositivos de punto de venta (POS), aplicaciones móviles u hojas de horas en línea, para recopilar datos de control del tiempo y procesarlos automáticamente para gestionar las nóminas con precisión. Otra ventaja del software de control del tiempo son las alertas de horas extra, otra función útil que proporciona a los empleadores un mayor control sobre la aprobación y asignación de horas extra.

Gestión de la asistencia y las ausencias

El software de gestión de la plantilla debería registrar la asistencia de los empleados, automatizar las aprobaciones de las solicitudes de tiempo libre y contrastar el absentismo de los empleados con las políticas de la empresa sobre permisos de ausencia (como el tiempo libre remunerado (PTO)) y con la normativa gubernamental.   

Análisis de datos y elaboración de informes

La mayoría de las herramientas de gestión de la plantilla ofrecen a los usuarios una visión en tiempo real de los datos de la plantilla mediante paneles personalizables. Esto facilita la detección de posibles problemas de planificación o dotación de personal y su corrección mucho antes de que se conviertan en problemas.

Las mejores herramientas de gestión y análisis de la plantilla también permiten a los usuarios generar informes utilizando parámetros específicos, mejorando la inteligencia empresarial y la planificación de la plantilla mediante el análisis de datos históricos. 

Gestión móvil de la plantilla

Las herramientas WFM que ofrecen acceso mediante dispositivos móviles facilitan la gestión de horarios y la cobertura de turnos desde cualquier lugar, ayudando a garantizar una cobertura óptima de personal incluso en situaciones de emergencia. Estas son solo algunas de las muchas ventajas del software móvil de gestión de la plantilla.

Autoservicio para empleados 

Lo ideal es que tu plataforma o herramienta de gestión de la plantilla proporcione un portal de autoservicio para empleados que les permita introducir rápidamente sus propios datos siempre que sea posible, con el fin de liberar tiempo del departamento de RR. HH. y reducir errores. 

Integraciones potentes con herramientas empresariales

La solución WFM que elijas debería poder funcionar correctamente con el software de RR. HH. y las herramientas empresariales que tu organización ya utiliza. Esto es especialmente importante si no dispones de una plataforma integral de gestión de la plantilla y utilizas varias herramientas especializadas.

El software adecuado hará que el proceso de implementar, supervisar y mejorar tu sistema de gestión de la plantilla sea mucho más eficiente y satisfactorio. 

Una plantilla laboral feliz es clave para el éxito de una empresa

Una gestión eficaz de la plantilla tendrá como objetivo mantener la felicidad de los empleados y satisfacer las necesidades estratégicas de tu empresa.

Las empresas que dominen este aspecto de sus operaciones serán más eficientes, innovadoras y resilientes.

Se recomienda utilizar tecnología para todas las empresas, salvo las más pequeñas. Para ayudarte a empezar, consulta nuestra selección de los mejores programas de gestión de la plantilla y nuestras recomendaciones de software de control horario y asistencia para gestionar y optimizar eficazmente el tiempo y la asistencia de tu plantilla.

Lectura relacionada: El mejor software de gestión de permisos para realizar un seguimiento del tiempo libre (PTO)