Cree un Flujo de Trabajo de Incorporación de Empleados: Guía + Plantilla
Comenzar un nuevo trabajo es emocionante, pero también puede ser abrumador tanto para los empleados como para los empleadores.
De hecho, las investigaciones han descubierto que alrededor del 30% de los empleados han renunciado a sus trabajos en los primeros 90 días y que, en promedio, las organizaciones tienen 44 días para influir en la retención a largo plazo de una nueva contratación.
Todo esto quiere decir que la incorporación va más allá del papeleo y las presentaciones; es la base para integrar a los nuevos empleados en la cultura de tu empresa, establecer expectativas y permitirles tener éxito en sus funciones.
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Sin embargo, a pesar de su importancia, muchas organizaciones enfrentan desafíos en la incorporación, como la falta de estructura, una comunicación deficiente o saturar a los nuevos empleados con información.
En este artículo, exploraremos por qué optimizar tu flujo de trabajo de incorporación es clave tanto para el éxito del empleado como para el crecimiento organizacional, los obstáculos comunes que enfrentan las empresas y cómo crear un flujo de trabajo que prepare a los nuevos empleados —y a tu equipo— para el éxito.
¿Qué es el flujo de trabajo de incorporación?
Un flujo de trabajo de incorporación de empleados es un proceso estructurado que guía a los nuevos empleados durante su periodo inicial en la empresa, garantizando una transición fluida y eficiente a sus funciones.
Establece los pasos, tareas y objetivos que los nuevos empleados deben completar para integrarse exitosamente en la organización.
Como veremos, en las empresas de primer nivel, el flujo de trabajo de incorporación comienza después de que el nuevo empleado ha aceptado la oferta y puede extenderse hasta un año en algunos casos.
Las actividades habituales incluyen tareas administrativas básicas como completar los formularios necesarios hasta ceremonias de graduación.
Etapas clave del flujo de trabajo de incorporación
Para facilitar las cosas, es más sencillo dividir el flujo de trabajo de incorporación en diferentes etapas con un check-in o encuesta al final de cada una.
Preincorporación
¿Recuerdas que mencioné que las mejores empresas inician la incorporación antes de que comience oficialmente el trabajo? La etapa de preincorporación se centra en hacer que el nuevo empleado se sienta preparado para su primer día y listo para comenzar con energía—o al menos con paso firme.
Esta fase incluye tareas administrativas como firmar contratos, completar formularios y preparar la configuración de TI (por ejemplo, cuentas de correo electrónico, acceso a software).
También incluye pequeños detalles para aliviar los nervios y causar una buena impresión, como enviar una carta de bienvenida, un calendario de la primera semana o un manual de la empresa para asegurar que se sientan informados y entusiasmados.
Una buena preincorporación demuestra la profesionalidad de tu organización y reduce los nervios del primer día.
Orientación
La primera semana se enfoca en causar una excelente primera impresión y en que el nuevo empleado se sienta bienvenido y valorado.
Las actividades pueden incluir una visita a las instalaciones, la presentación de la misión, valores y políticas de la empresa, así como conocer al equipo y a los principales interesados.
El objetivo es crear una experiencia positiva y atractiva, asegurando claridad sobre su rol y cómo contribuye a las metas de la organización.
Los estudios confirman que los empleados que se sienten bienvenidos el primer día tienen más probabilidades de mantenerse comprometidos y comprometidas a largo plazo.
Al establecer una conexión con la cultura de la empresa desde el principio, se sientan las bases para un compromiso significativo.
El artículo de Mike Gibbon sobre actividades de orientación para empleados es un gran recurso aquí.
0-30 días
Más allá de la orientación, veamos qué incluir en el flujo de trabajo de los primeros 30 días en el puesto de un nuevo empleado.
El primer mes se trata de ayudar a los nuevos empleados a adaptarse a su función, al equipo y a la cultura laboral.
Los gerentes brindan orientación directa, facilitan presentaciones interdepartamentales, y establecen sesiones periódicas de retroalimentación para resolver dudas y desafíos iniciales.
Habrá también mayor coincidencia en los temas abordados, independientemente del rol o nivel jerárquico, por lo que esta parte será la más sencilla al crear elementos reutilizables.
A continuación, algunas cosas que querrás que los nuevos empleados cubran en esos primeros 30 días:
- Obtén claridad sobre el rol y las responsabilidades (súper importante)
- Conoce las políticas para empleados y los comportamientos esperados
- Adquiere un entendimiento de la tecnología, el software y las herramientas que utiliza tu organización y de los procesos que seguirán
- Infórmate sobre la misión, visión, valores, productos, modelo de negocio y clientes de tu organización
- Adquiere un entendimiento de los grupos de interés de la organización
- Conoce los proyectos actuales en los que la organización está enfocada y cuáles serán los que competirán dentro de tu rol
- Ten reuniones semanales con tu responsable directo
- Desarrolla una comprensión de la cultura de la empresa y las normas del equipo
- Conoce al resto del equipo y aprende a quién acudir para cada asunto
- Identifica brechas de habilidades y elabora algunos objetivos a corto y largo plazo para el resto del plan.
Dado que los primeros 30 días serán los primeros del nuevo empleado en la oficina (presencial o virtual), vale la pena desarrollar algunas actividades reutilizables de orientación para empleados como presentaciones de bienvenida, lectura del manual del empleado, y almuerzos de equipo.
De 30 a 60 días
Ahora que los nuevos empleados han superado el umbral de los 30 días, es el momento de que se involucren más en el día a día.
El conocimiento adquirido en los primeros 30 días ahora se afianza y se pone en práctica, permitiéndoles involucrarse más en proyectos y empezar a expresar más sus ideas y opiniones.
¿Las funciones y responsabilidades que revisaron al inicio? Ahora pueden comenzar a avanzar en ese terreno.
¿Los KPIs, objetivos y hitos marcados en los primeros 30 días? Empezarán a progresar respecto a ellos.
En esta parte del plan de 30, 60, 90 días, cada plan comienza a diferenciarse según el departamento, la persona o el nivel de puesto.
De 60 a 90 días
En esta etapa, el nuevo empleado sigue avanzando en los KPIs, objetivos concretos e hitos establecidos durante los primeros 30 días.
Dado que este periodo prioriza mucho más la independencia, esta sección del plan será mucho más abierta y personalizada para cada persona.
Los nuevos integrantes estarán trabajando en proyectos con menos supervisión, se involucrarán más con sus equipos y la organización en conjunto, y harán un seguimiento con sus responsables para asegurarse de que están cumpliendo sus objetivos.
En este punto, los miembros del equipo pueden empezar a recurrir al nuevo integrante por su experiencia. Quizá incluso forme su propio equipo para un proyecto en el que esté trabajando.
Seguirán cometiendo errores y eso está bien. Todavía son nuevos en la organización y aún tienen mucho que aprender.
Dicho esto, debe haber un mayor nivel de responsabilidad comparado con el comienzo del plan de 90 días, que solo aumentará con el tiempo.
Más allá de los 90 días
Los estudios muestran que aproximadamente el 72% de los nuevos empleados ya se ha asentado en su nuevo rol en 3 meses, el 22% lo hace en 9 meses y el resto entre los 10 y 12 meses.
Así que, aunque serán bastante independientes, algunas personas pueden necesitar aún un poco más de guía y acompañamiento.
En general, sin embargo, los gerentes ahora enfocan su atención en apoyar las aspiraciones profesionales a largo plazo, ofreciendo formación avanzada, oportunidades de liderazgo o roles de mentoría.
Las revisiones individuales regulares, las evaluaciones de desempeño y las discusiones sobre carrera aseguran una alineación continua con los objetivos de la empresa.
Las investigaciones confirman que enfocarse en el desarrollo continuo no solo incrementa la retención sino que también mejora la satisfacción general y las contribuciones de los empleados.
Una de las mejores acciones que tu organización puede implementar después del período de 90 días es la entrevista de permanencia.
La entrevista de permanencia consiste en entrevistar a los empleados sobre lo que ha funcionado bien y dónde se pueden realizar mejoras.
La entrevista de permanencia es una excelente manera de mejorar tu proceso de integración. Es un gran momento para hacer preguntas sobre cómo se planificó el proceso, cómo se ejecutó y dónde puede mejorarse.
La retroalimentación de las entrevistas de permanencia puede ser reforzada por otro método de retroalimentación como las encuestas de onboarding.
Pasos para crear un flujo de trabajo de onboarding efectivo
Si, como yo, consideras la experiencia del empleado como un producto al que las personas se suscriben cuando se unen a una organización, el onboarding es como lo que ocurre cuando compras un nuevo paquete de software de RRHH, por ejemplo.
Los gerentes de producto hablan con el usuario final y analizan los datos para crear experiencias de onboarding fluidas para sus clientes, ¡así que es momento de ponerte ese sombrero!
1. Define los objetivos
Para crear un flujo de trabajo de onboarding significativo, comienza por definir claramente lo que deseas lograr.
Por ejemplo, los objetivos pueden incluir familiarizar a los nuevos empleados con las regulaciones de cumplimiento, integrarlos en la cultura de la empresa o asegurar que todo el entrenamiento requerido en nuevas herramientas y procesos sea completado.
Mejores prácticas:
- Identifica indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir el éxito, como la tasa de finalización de formación o un determinado eNPS.
- Alinea los objetivos de onboarding con los objetivos generales de la empresa, como incrementar la retención o mejorar la colaboración en el equipo.
- Utiliza aportaciones de gerentes, RRHH y nuevos empleados para garantizar que los objetivos aborden desafíos reales.
2. Diseña el proceso
El diseño del flujo de trabajo de onboarding debe ser una colaboración entre RRHH, los gerentes y el equipo de L&D, ya que todos aportan experiencia en desarrollo de empleados y necesidades específicas del rol.
Involucrar a partes interesadas de diferentes departamentos asegura que el proceso sea integral y esté alineado con los objetivos de la organización, y facilita asignar responsabilidades claras a RRHH, gerentes y otras partes involucradas para evitar cuellos de botella.
Por ejemplo, asegúrate de que alguien capacitado supervise la formación en cumplimiento y que la documentación relevante esté disponible de inmediato.
Para cada etapa, en la medida de lo posible, trata de especificar las tareas, objetivos y materiales necesarios.
Mejores prácticas:
- Crea una lista de verificación de onboarding para ayudar a estandarizar el proceso y asegurar que no se pase nada por alto.
- Prepara recursos como un manual del empleado, materiales de capacitación y guías de configuración de IT con anticipación. Haz que sean fácilmente accesibles en, por ejemplo, una intranet para empleados.
- Incluye flexibilidad para adaptar el onboarding a diferentes roles, como puestos técnicos o posiciones de liderazgo.
3. Implementa el flujo de trabajo
Una implementación fluida requiere coordinación entre departamentos para proporcionar a los nuevos empleados todo lo que necesitan.
Utiliza tecnología como plataformas de gestión de servicios de TI (ITSM) (por ejemplo, Jira) para gestionar el acceso a hardware, software y redes de forma eficiente y software de onboarding, HRMS o LMS para hacer seguimiento del progreso y ayudar a gestionar el flujo de trabajo.
Estas herramientas pueden automatizar tareas de onboarding como enviar papeleo o notificar a las partes interesadas sobre tareas pendientes, asegurando la consistencia en la experiencia de onboarding.
Son una forma relativamente sencilla de aumentar el ROI del onboarding.
Mejores prácticas:
- Programa y comunica las tareas de incorporación con suficiente antelación para evitar problemas de última hora.
- Asigna un punto de contacto dedicado para que las nuevas contrataciones puedan resolver rápidamente sus dudas o inquietudes.
4. Monitorea y recopila retroalimentación
Recoge regularmente la retroalimentación de los nuevos empleados y sus supervisores para evaluar la efectividad del proceso de incorporación.
Combina datos de encuestas de incorporación, entrevistas individuales y métricas de desempeño para identificar áreas de mejora.
Pon especial atención a si los nuevos empleados se sienten preparados para tener éxito y tienen confianza en pedir ayuda.
Mejores prácticas:
- Utiliza métricas de desempeño como el tiempo hasta la productividad o las tasas de retención en los primeros 90 días para medir el éxito.
- Organiza reuniones periódicas con los supervisores para hablar sobre el progreso de los nuevos empleados y obtener información útil sobre lo que está funcionando bien.
5. Evalúa y perfecciona
Utiliza la retroalimentación y los datos de desempeño para medir en qué medida el proceso de incorporación cumple con los objetivos iniciales.
Identifica debilidades, como deficiencias en la capacitación o expectativas poco claras, y ajusta el flujo de trabajo en consecuencia.
La retroalimentación de los empleados que egresan también puede aportar información valiosa para la mejora.
Mejores prácticas:
- Programa revisiones trimestrales del proceso de incorporación para asegurar que siga siendo relevante y efectivo.
- Involucra a todos los interesados—recursos humanos, supervisores e incluso recientes contrataciones—para idear soluciones a los problemas identificados.
- Actualiza de manera continua los materiales de capacitación y los flujos de trabajo para reflejar cambios en las políticas o herramientas de la empresa.
Mejores Prácticas para el Flujo de Incorporación
La incorporación es un torbellino de actividades que involucran a múltiples actores, por lo que es fácil pasar algo por alto o crear ineficiencias.
Sin embargo, seguir algunas buenas prácticas puede ayudar a hacer el proceso más fluido y efectivo:
- Comienza temprano: Inicia la incorporación antes del primer día de la nueva contratación proporcionando materiales de bienvenida, configurando cuentas y compartiendo un cronograma para reducir el estrés del primer día.
- Asigna responsabilidades claras: Asegúrate de que recursos humanos, supervisores y líderes de equipo conozcan sus responsabilidades en cada etapa para evitar retrasos o confusión.
- Personaliza la experiencia: En la medida de lo posible, adapta el proceso a los roles y preferencias individuales. Un buen detalle es utilizar un cuestionario para descubrir el alimento o bocadillo favorito de la nueva contratación, por ejemplo, y así organizar un almuerzo o regalo de bienvenida acorde.
- Apóyate en la tecnología: Utiliza herramientas como software de incorporación, sistemas de gestión de aprendizaje (LMS), plataformas de gestión de servicios IT (ITSM) y HRIS para automatizar tareas y seguir el progreso.
- Prioriza la integración cultural: No descuides actividades que muestren los valores de la empresa, como eventos de integración, programas de mentoría y discusiones abiertas sobre los objetivos organizacionales.
- Proporciona retroalimentación regular: Programa reuniones de seguimiento consistentes para evaluar el progreso, responder preguntas y ajustar los planes de incorporación según sea necesario.
- Extiende más allá de 90 días: Considera la incorporación como un proceso continuo, ofreciendo oportunidades de desarrollo a largo plazo, capacitación avanzada y discusiones sobre crecimiento profesional para mantener a los empleados comprometidos.
Herramientas y Recursos:
Por último, aquí tienes un resumen de herramientas y recursos útiles para que puedas crear un excelente flujo de trabajo de incorporación:
- Software de incorporación: Las ventajas de las plataformas de incorporación como Sapling, Enboarder o Rippling son que ofrecen soluciones de incorporación de extremo a extremo e integran tareas de RRHH, interacción con empleados y flujos de trabajo automatizados.
- Sistemas de gestión de aprendizaje (LMS): Herramientas como Leapsome, Docebo o TalentLMS ayudan a proporcionar materiales de formación, realizar seguimiento del progreso y asegurar que los empleados completen los cursos requeridos.
- HRIS/HRMS: Plataformas como BambooHR, Workday o UKG simplifican tareas administrativas como la gestión de documentos, inscripción de beneficios y configuración de nómina.
- Software de gestión de tareas: Herramientas como Asana, Trello o Monday organizan listas de verificación de incorporación y hacen seguimiento del cumplimiento de tareas entre departamentos.
- Plataformas de gestión de servicios de TI (ITSM): Soluciones como Jira Service Management aseguran la configuración adecuada de hardware, software y acceso a la red para nuevas incorporaciones.
- Encuestas y feedback para empleados: Las herramientas de encuestas para empleados como SurveyMonkey, Qualtrics o Culture Amp recopilan opiniones sobre la experiencia de incorporación y permiten mejorar los procesos.
- Plataformas de firma digital: Servicios como DocuSign o Adobe Sign facilitan la firma remota de contratos, acuerdos de confidencialidad (NDA) y otra documentación de incorporación.
- Herramientas para compartir conocimiento: Wikis o plataformas de intranet como Confluence o Notion centralizan materiales de incorporación y los ponen a disposición de los nuevos empleados.
- Herramientas de mentoría y colaboración: Aplicaciones como Together Platform o MentorcliQ facilitan la relación entre mentores y aprendices y fomentan la colaboración durante la incorporación.
Si te sientes abrumado ante tantas opciones, también podemos ofrecerte consejos para elegir un software de incorporación. O bien, puedes descargar nuestra útil plantilla de plan de 30-60-90 días para ayudarte a empezar a diseñar tu proceso de incorporación:
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