Crea Un Flujo De Trabajo De Incorporación De Empleados: Guía + Plantilla
Las investigaciones han encontrado que alrededor del 30 % de los empleados han renunciado a sus trabajos dentro de los primeros 90 días y que, en promedio, las organizaciones tienen 44 días para influir en la retención a largo plazo de una nueva contratación.
La incorporación va más allá de la documentación y las presentaciones; es la base para integrar a los nuevos empleados en la cultura de tu empresa, establecer expectativas y permitir que tengan éxito en sus funciones. Sin embargo, a pesar de su importancia, muchas organizaciones enfrentan dificultades en el onboarding, como la falta de estructura, la mala comunicación o la sobrecarga de información a los nuevos empleados.
En este artículo, exploraremos por qué optimizar tu flujo de trabajo de onboarding es un factor clave tanto para el éxito de los empleados como para el crecimiento organizacional, los obstáculos más comunes que enfrentan las empresas y cómo crear un flujo de trabajo que prepare a los nuevos empleados —y a tu equipo— para el éxito.
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¿Qué es el flujo de trabajo de onboarding?
Un flujo de trabajo de onboarding de empleados es un proceso estructurado que guía a los nuevos integrantes a través de su período inicial en una empresa, garantizando una transición fluida y eficiente a sus funciones.
Describe los pasos, tareas y objetivos que los nuevos empleados deben completar para integrarse exitosamente en la organización.
Como veremos, en las organizaciones líderes, el flujo de trabajo de onboarding comienza después de que el nuevo empleado acepta la oferta y, en algunos casos, puede durar hasta un año.
Las actividades habituales incluyen tareas administrativas básicas como completar la documentación necesaria hasta ceremonias de graduación.
Etapas clave del flujo de trabajo de onboarding
Para facilitar el proceso, es mejor dividir el flujo de trabajo de onboarding en diferentes etapas, con una verificación o encuesta al final de cada una.
Preboarding
¿Recuerdas que mencioné que las organizaciones ejemplares comienzan el onboarding antes de la incorporación oficial? La etapa de preboarding se trata de hacer que el nuevo empleado se sienta preparado para su primer día y listo para comenzar —o por lo menos, para dar sus primeros pasos con confianza.
Esta fase incluye tareas administrativas como firmar contratos, completar papeleo y preparar los accesos de TI (por ejemplo, cuentas de correo electrónico, acceso a software).
También son esos pequeños detalles para aliviar los nervios y causar una buena impresión, como enviar al nuevo empleado una carta de bienvenida, un cronograma para su primera semana o un manual de la empresa para que se sienta informado y entusiasmado.
Un preboarding bien preparado demuestra el profesionalismo de tu organización y reduce los nervios del primer día.
Orientación
La primera semana se centra en causar una excelente primera impresión y hacer que el nuevo empleado se sienta bienvenido y valorado.
Las actividades pueden incluir un recorrido por las instalaciones, la presentación de la misión, los valores y las políticas de la empresa, así como conocer al equipo y a los principales actores clave.
El objetivo es crear una experiencia positiva y atractiva, proporcionando claridad sobre su función y cómo contribuye a los objetivos de la organización.
Los estudios confirman que los empleados que se sienten bienvenidos desde el primer día tienen más probabilidades de mantenerse comprometidos y leales a largo plazo.
Al establecer un vínculo con la cultura de la empresa desde el principio, se sientan las bases para un compromiso significativo.
El artículo de Mike Gibbon sobre actividades de orientación de empleados es un gran recurso en este ámbito.
0-30 días
Más allá de la orientación, veamos qué incluir en el flujo de trabajo de los primeros 30 días de la nueva contratación.
El primer mes se trata de ayudar a los nuevos empleados a adaptarse a su puesto, al equipo y a la cultura laboral.
Los gestores ofrecen orientación práctica, aseguran presentaciones interdepartamentales y organizan sesiones periódicas de retroalimentación para resolver dudas y desafíos iniciales.
En esta etapa suele haber más coincidencia en los temas que se cubren, sin importar el puesto o el nivel, así que será más sencillo crear elementos reutilizables.
A continuación, algunas cosas que querrás que los nuevos empleados cubran en sus primeros 30 días:
- Obtén claridad sobre el rol y las responsabilidades (súper importante)
- Conoce las políticas para empleados y los comportamientos esperados
- Adquiere una comprensión de la tecnología, el software y las herramientas que utiliza tu organización y de los procesos que seguirán
- Infórmate sobre la misión, visión, valores, productos, modelo de negocio y clientes de tu organización
- Adquiere una comprensión de los grupos de interés de la organización
- Obtén una visión general de los proyectos actuales en los que se está enfocando la organización y en los que vas a centrarte en tu puesto
- Ten reuniones semanales con tu gerente
- Desarrolla un entendimiento de la cultura de la empresa y de las normas del equipo
- Conoce a los miembros de tu equipo y averigua a quién acudir para cada tema
- Identifica brechas de habilidades y elabora algunos objetivos a corto y largo plazo para el resto del plan.
Como los primeros 30 días serán los primeros del nuevo empleado en la oficina (física o virtual), vale la pena desarrollar algunas actividades reutilizables de orientación para empleados como presentaciones de bienvenida, lectura del manual del empleado y almuerzos en equipo.
El Rango de 30-60 Días
Ahora que los nuevos empleados han pasado el umbral de los 30 días, es momento de que se involucren aún más.
Los conocimientos adquiridos durante los primeros 30 días ahora se reforzarán y pondrán en práctica, podrán participar más en proyectos y empezar a proponer sus ideas y opiniones.
¿Las funciones y responsabilidades que revisaron al principio? Ahora pueden comenzar a avanzar en ellas.
¿Los KPIs, objetivos y hitos que se establecieron en los 30 días previos? Empezarán a trabajar en ellos.
Esta es la parte del plan de 30-60-90 días donde cada plan empieza a diferenciarse según el departamento, la persona o el nivel de responsabilidad.
El Rango de 60-90 Días
En esta etapa, el nuevo empleado sigue avanzando con los KPIs, objetivos específicos y hitos que se establecieron en los primeros 30 días.
Como este periodo pone mucho más énfasis en la independencia, esta sección del plan será mucho más abierta y personalizada según cada persona.
Los nuevos empleados trabajarán en proyectos con menos supervisión, estarán más involucrados con sus equipos y la organización en general, y harán el seguimiento con sus gerentes para asegurarse de que están cumpliendo sus métricas.
En este punto, los miembros del equipo pueden empezar a recurrir al nuevo empleado por su experiencia. Quizás incluso formen un nuevo equipo para un proyecto en el que trabajan.
Todavía se cometerán errores y eso está bien. Siguen siendo nuevos en la organización y aún les queda mucho por aprender.
Dicho esto, es necesario un mayor nivel de responsabilidad comparado con las etapas anteriores del plan de 90 días, y esta seguirá aumentando con el tiempo.
Más Allá de los 90 Días
Los estudios muestran que alrededor del 72% de los nuevos empleados ya se habrán adaptado a su nuevo puesto dentro de los 3 meses, un 22% lo hará en 9 meses, y el resto entre los 10 y 12 meses.
Así que, aunque serán bastante independientes, algunas personas aún pueden necesitar algo de paciencia y orientación extra.
En general, sin embargo, los gerentes ahora cambian el enfoque hacia apoyar las aspiraciones profesionales a largo plazo, ofreciendo formación avanzada, oportunidades de liderazgo o funciones de mentoría.
Las reuniones periódicas 1:1, evaluaciones de desempeño y conversaciones sobre el desarrollo profesional aseguran la alineación continua con los objetivos de la empresa.
Las investigaciones confirman que enfocarse en el desarrollo continuo no solo aumenta la retención sino que también mejora la satisfacción general de los empleados y sus contribuciones.
Una de las mejores prácticas que tu organización puede implementar después del período de 90 días es la entrevista de permanencia.
La entrevista de permanencia consiste en entrevistar a los empleados sobre aquello que ha funcionado bien y en qué aspectos se pueden hacer mejoras.
La entrevista de permanencia es una excelente manera de mejorar tu proceso de integración (onboarding). Es un momento ideal para hacer preguntas sobre cómo se estructuró el plan, cómo se ejecutó y dónde podría mejorarse.
La retroalimentación de las entrevistas de permanencia puede reforzarse mediante otros métodos de feedback, como las encuestas de integración (onboarding).
Pasos para crear un flujo de trabajo de integración (onboarding) efectivo
Si, como yo, consideras que la experiencia del empleado es como un producto al que las personas se suscriben al unirse a una organización, la integración (onboarding) es similar a lo que sucede cuando adquieres un nuevo software de recursos humanos, por ejemplo.
Los responsables de producto hablan con el usuario final y revisan los datos para crear experiencias de incorporación (onboarding) fluidas para sus clientes, ¡así que es momento de ponerse ese sombrero!
1. Definir los objetivos
Para crear un flujo de trabajo de integración (onboarding) significativo, comienza definiendo claramente lo que deseas lograr.
Por ejemplo, los objetivos pueden incluir familiarizar a los nuevos empleados con las normativas de cumplimiento, integrarlos en la cultura de la empresa o asegurar que completen toda la formación requerida sobre nuevas herramientas y procesos.
Mejores prácticas:
- Identifica los indicadores clave de desempeño (KPI) para medir el éxito, como la tasa de finalización de la formación o un determinado eNPS.
- Alinea los objetivos de integración (onboarding) con los objetivos generales de la empresa, como aumentar la retención o mejorar la colaboración del equipo.
- Utiliza la opinión de gerentes, RRHH y nuevas contrataciones para garantizar que los objetivos aborden desafíos reales.
2. Diseñar el proceso
El diseño del flujo de trabajo de integración (onboarding) debe ser una colaboración entre RRHH, los gerentes y el equipo de L&D, ya que todos aportan experiencia en el desarrollo de empleados y en las necesidades específicas del puesto.
Involucrar a personas interesadas de distintos departamentos garantiza que el proceso sea integral y alineado con los objetivos de la organización, además de facilitar la asignación clara de responsabilidades a RRHH, gerentes y otras partes para evitar cuellos de botella.
Por ejemplo, asegúrate de que alguien con conocimientos supervise la formación de cumplimiento y que la documentación relevante esté disponible fácilmente.
En cada etapa, en la medida de lo posible, trata de especificar las tareas, objetivos y materiales necesarios.
Mejores prácticas:
- Crea una lista de verificación de integración (onboarding) para ayudar a estandarizar el proceso y asegurar que no se pase nada por alto.
- Prepara recursos como un manual del empleado, materiales de formación y guías de configuración de TI con anticipación. Haz que estos sean fácilmente accesibles a través de una intranet para empleados o similar.
- Ten en cuenta la flexibilidad para adaptar la integración (onboarding) a diferentes puestos, como posiciones técnicas vs. de liderazgo.
3. Implementar el flujo de trabajo
Una implementación fluida requiere la coordinación entre departamentos para proporcionar a los nuevos empleados todo lo que necesitan.
Utiliza tecnología como plataformas de gestión de servicios IT (ITSM) (por ejemplo, Jira) para administrar de manera eficiente el acceso a hardware, software y redes, así como software de integración (onboarding), HRMS o LMS para hacer seguimiento del progreso y ayudar a gestionar el flujo de trabajo.
Estas herramientas pueden ayudar a automatizar tareas de integración (onboarding) como el envío de papeleo o la notificación a los interesados sobre tareas pendientes, asegurando la coherencia en las experiencias de incorporación (onboarding).
Son una manera relativamente sencilla de incrementar el retorno de inversión (ROI) de la integración (onboarding).
Mejores prácticas:
- Programa y comunica las tareas de incorporación con suficiente antelación para evitar problemas de última hora.
- Designa un punto de contacto dedicado para las nuevas incorporaciones que pueda responder rápidamente a sus dudas o inquietudes.
4. Supervisa y recopila feedback
Recoge regularmente feedback de los nuevos empleados y de sus responsables para evaluar la eficacia del proceso de incorporación.
Combina datos de encuestas de incorporación, entrevistas personales e indicadores de rendimiento para identificar áreas de mejora.
Pon especial atención a si los nuevos empleados se sienten capacitados para tener éxito y cómodos al solicitar ayuda.
Mejores prácticas:
- Utiliza métricas de rendimiento como el tiempo hasta la productividad o la tasa de retención en los primeros 90 días para medir el éxito.
- Organiza reuniones periódicas con los responsables para hablar sobre el progreso de las nuevas incorporaciones y obtener información sobre lo que está funcionando bien.
5. Evalúa y mejora
Utiliza el feedback y los datos de rendimiento para medir en qué grado el proceso de incorporación cumple sus objetivos iniciales.
Identifica debilidades, como carencias en la formación o expectativas poco claras, y ajusta el flujo de trabajo en consecuencia.
El feedback de los empleados que dejan la empresa también puede aportar información valiosa para la mejora.
Mejores prácticas:
- Programa revisiones trimestrales del proceso de incorporación para asegurarte de que sigue siendo relevante y eficaz.
- Involucra a todos los actores relevantes—Recursos Humanos, responsables e incluso nuevas incorporaciones recientes—para idear soluciones a los problemas detectados.
- Actualiza de forma continua los materiales de formación y los flujos de trabajo para reflejar cambios en las políticas o herramientas de la empresa.
Mejores Prácticas para el Flujo de Incorporación
La incorporación es una vorágine de actividades que implica a varios actores, por lo que es fácil pasar por alto algo o crear ineficiencias.
Sin embargo, si sigues algunas buenas prácticas, podrás lograr que el proceso sea más fluido y eficaz:
- Comienza temprano: Inicia la incorporación antes del primer día del nuevo empleado entregando materiales de bienvenida, configurando sus cuentas y proporcionando un horario para reducir el estrés del primer día.
- Asigna responsables claros: Asegúrate de que Recursos Humanos, responsables y líderes de equipo conozcan sus funciones en cada etapa para prevenir retrasos o confusiones.
- Personaliza la experiencia: Siempre que sea posible, adapta el proceso a los distintos roles y preferencias. Una buena idea es utilizar un cuestionario para averiguar, por ejemplo, la comida o snack favorito del nuevo empleado, y así personalizar un almuerzo o regalo de bienvenida acorde a ese dato.
- Aprovecha la tecnología: Utiliza herramientas como software de onboarding, sistemas de gestión de aprendizaje (LMS), plataformas de gestión de servicios de TI (ITSM) y HRIS para automatizar tareas y hacer seguimiento del progreso.
- Da prioridad a la integración cultural: No descuides las actividades que destaquen los valores de la empresa, como eventos de team building, programas de mentoría y debates abiertos sobre los objetivos de la organización.
- Proporciona feedback regular: Programa revisiones constantes para evaluar el progreso, responder dudas y adaptar los planes de incorporación según sea necesario.
- Extiende más allá de los 90 días: Considera la incorporación como un proceso continuo, ofreciendo oportunidades de desarrollo a largo plazo, capacitaciones avanzadas y discusiones sobre crecimiento profesional para mantener a los empleados comprometidos.
Herramientas y Recursos:
Por último, aquí tienes un resumen de herramientas y recursos útiles para ayudarte a crear un excelente proceso de incorporación:
- Software de incorporación: Los beneficios de las plataformas de onboarding como Sapling, Enboarder o Rippling son que ofrecen soluciones integrales de incorporación y permiten integrar tareas de RR. HH., la participación de los empleados y flujos de trabajo automatizados.
- Sistemas de gestión del aprendizaje (LMS): Herramientas como Leapsome, Docebo o TalentLMS ayudan a entregar materiales de formación, realizar el seguimiento del progreso y asegurar que los empleados completen los cursos obligatorios.
- HRIS/HRMS: Plataformas como BambooHR, Workday o UKG optimizan tareas administrativas como la gestión de documentos, la inscripción de beneficios y la configuración de nóminas.
- Software de gestión de tareas: Herramientas como Asana, Trello o Monday organizan listas de verificación para la incorporación y permiten monitorear el cumplimiento de tareas en los diferentes departamentos.
- Plataformas de gestión de servicios de TI (ITSM): Soluciones como Jira Service Management garantizan la configuración fluida de hardware, software y acceso a red para nuevos empleados.
- Encuestas y retroalimentación de empleados: Herramientas de encuesta para empleados como SurveyMonkey, Qualtrics o Culture Amp recopilan información sobre la experiencia de incorporación para mejorar los procesos.
- Plataformas de firma digital: Servicios como DocuSign o Adobe Sign simplifican la firma de contratos, acuerdos de confidencialidad (NDAs) y otros documentos de onboarding de manera remota.
- Herramientas para compartir conocimiento: Wikis o plataformas de intranet como Confluence o Notion centralizan los materiales de incorporación y los hacen accesibles para los nuevos empleados.
- Herramientas de mentoría y colaboración: Aplicaciones como Together Platform o MentorcliQ facilitan el emparejamiento entre mentores y aprendices, y fomentan la colaboración durante el proceso de onboarding.
Si te sientes abrumado con tantas opciones, también podemos brindarte consejos sobre cómo seleccionar software de onboarding. O bien, también puedes descargar nuestra útil plantilla del plan 30-60-90 días para ayudarte a comenzar a diseñar tu flujo de trabajo de onboarding:
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