Incorporación de empleados: guía completa + plantilla

¿Qué es la incorporación?

La incorporación es el proceso de integrar a un nuevo empleado en una organización. Consiste en proporcionarle el tiempo, la información, la capacitación y los recursos necesarios para comprender la empresa, su función dentro de ella y establecer vínculos con sus compañeros.

¿Por qué es importante la incorporación?

La incorporación es importante porque ayuda a los nuevos miembros del equipo a comenzar de la mejor manera posible. Una incorporación eficaz puede:

Aumentar la retención

Una incorporación adecuada reduce la rotación al ayudar a que las nuevas contrataciones se sientan bien recibidas y respaldadas.

Según una investigación de Brandon Hall Group, las empresas con un sólido proceso de incorporación pueden mejorar en un 82 % la retención de las nuevas contrataciones.

Seamos realistas: si llegas el primer día y todos parecen sorprendidos por tu llegada, empiezan a sonar las alarmas. 

Aumentar la productividad

Una incorporación eficaz permite que los nuevos trabajadores aprendan mejor y más rápido sus funciones y responsabilidades y, por tanto, se conviertan en trabajadores productivos en menos tiempo.

El mismo estudio de Brandon Hall Group descubrió que una incorporación eficaz puede aumentar la productividad de las nuevas contrataciones en más de un 70 %.

Contribuir a una marca empleadora más sólida

Cuando los empleados se sienten bien recibidos, respaldados y preparados para alcanzar el éxito, es más probable que recomienden tu empresa en las redes sociales y dejen reseñas positivas en sitios como Glassdoor.

¿Cuánto dura la incorporación?

En realidad, la incorporación suele durar alrededor de 90 días para la mayoría de los puestos, pero puede extenderse hasta un año en el caso de funciones más complejas o puestos sénior.

“Muchas organizaciones tratan erróneamente la incorporación como un evento único en lugar de como un proceso continuo”, afirma la consultora de operaciones de personal Rita Wittek. “Se centran demasiado en el papeleo y la preparación logística y descuidan elementos humanos esenciales, como establecer conexiones e integrar a las nuevas contrataciones en la cultura.”

La duración depende de factores como la complejidad del puesto, el tamaño de la organización y el nivel de apoyo proporcionado.

Un programa de incorporación de 30, 60 y 90 días bien estructurado suele incluir una fase previa a la incorporación, una orientación inicial (la primera semana), seguida de apoyo continuo, capacitación y revisiones periódicas durante los primeros meses.

Actividades habituales de incorporación

Hay bastante que organizar para lograr una incorporación exitosa. A continuación, presentamos un resumen de las diferentes actividades de incorporación en cada etapa del proceso.

Preparación previa a la incorporación

• Enviar correos electrónicos o paquetes de bienvenida.
• Proporcionar la documentación necesaria (contratos, formularios fiscales, etc.).
• Compartir un calendario de la primera semana.
• Configurar las cuentas de correo electrónico, programas y sistemas.

Configuración y capacitación informática

• Configurar los puestos de trabajo, los programas y el equipo necesario.
• Capacitación introductoria sobre las herramientas, los programas y los sistemas internos.
• Capacitación sobre ciberseguridad y privacidad de datos.

Orientación

• Descripción general de la empresa: misión, visión y valores.
• Introducción a las políticas de la empresa (RR. HH., seguridad, etc.).
• Recorrido por la oficina (o recorrido virtual para trabajadores remotos).
• Encuentro con miembros del equipo o compañeros clave.

Capacitación sobre cumplimiento y asuntos legales

• Capacitación sobre seguridad (para sectores específicos).
• Políticas contra el acoso, de diversidad e inclusión.
• Capacitación sobre cumplimiento legal específico del país o del sector.

Capacitación específica del puesto

• Procesos y expectativas específicos del puesto.
• Revisión de las responsabilidades y los objetivos del puesto.
• Mentoría o colaboración con un compañero con más experiencia para recibir orientación.

Establecimiento de expectativas y objetivos

• Reunión inicial con un gerente para revisar los objetivos a corto y largo plazo.
• Establecimiento de indicadores clave de rendimiento (KPIs) para alcanzar el éxito en el puesto.

Integración social

• Almuerzo del equipo o reunión virtual para tomar un café.
• Eventos sociales de bienvenida para ayudar a la persona recién incorporada a integrarse en la cultura.
• Introducción a los grupos de recursos para empleados o a las redes internas.

Seguimiento y comentarios

• Reuniones periódicas de seguimiento con el gerente o el departamento de RR. HH. durante las primeras semanas o meses.
• Recopilación de comentarios para ayudar a optimizar la incorporación.
• Revisión del progreso de la persona recién incorporada y abordaje de cualquier desafío.

Consejo profesional

El primer paso es realizar una auditoría del puesto para determinar qué tareas desempeñará realmente la persona nueva, en lugar de basarse en funciones obsoletas o en «la forma en que siempre se ha hecho». Si es tu primera contratación, empieza haciendo una lista de las tareas para las que no tienes tiempo o habilidades suficientes para gestionar por tu cuenta. Esto ayuda a definir claramente el puesto y garantiza que la incorporación tenga un propósito. – Lindsay Mastrogiovanni, estratega de personas en ConsciousHR

Proceso de incorporación de nuevos empleados

La incorporación solo dura el primer día o la primera semana, ¿verdad? ¡Falso!

«La incorporación no termina al final del primer día de trabajo», afirma Alice Ferretti, de HumansR. «Por lo general, las personas recién contratadas tardan hasta 3 meses en incorporarse plenamente a la empresa; esto incluye estar completamente inscritas en las ventajas y prestaciones, establecer relaciones con las personas con las que trabajan habitualmente y, finalmente, familiarizarse con su puesto y sus funciones.

Esto significa que el apoyo inicial ofrecido a una persona nueva, aunque puede reducirse gradualmente, debe seguir presente; hacer un seguimiento periódico de la persona recién incorporada puede marcar la diferencia».

Aunque no habrá dos procesos de incorporación iguales y más adelante ofreceré un ejemplo bastante particular, a la mayoría de las organizaciones les resulta útil dividir la incorporación en fases para ayudar a desarrollar actividades y medir el progreso en cada etapa.

Preparación previa a la incorporación

La preparación previa a la incorporación es la fase entre la aceptación de una oferta de empleo por parte de una persona nueva y su primer día de trabajo. Ayuda a que las nuevas personas empleadas se sientan bienvenidas y preparadas, facilitando su transición a la empresa.

Entre las tareas habituales de la preparación previa a la incorporación se incluyen:

1. Documentación: Envío y recopilación de la documentación para nuevas contrataciones, como contratos, formularios fiscales y acuses de recibo de las políticas.
2. Comunicación de bienvenida: Envío de un correo electrónico o paquete de bienvenida con información de la empresa, una presentación del equipo y detalles del primer día.
3. Configuración tecnológica: Preparación de las herramientas necesarias, como una computadora de trabajo, una cuenta de correo electrónico, acceso al software y el espacio de trabajo.
4. Recursos de la empresa: Compartir materiales como un manual del empleado, las políticas de la empresa y los organigramas.
5. Presentaciones: Proporcionar información sobre los miembros del equipo, los gerentes y los contactos clave para ayudar a la nueva persona contratada a familiarizarse con sus futuros colegas.

Orientación

La orientación es la fase inicial de la incorporación que tiene lugar el primer día de la nueva persona contratada y se extiende durante la primera semana. Se centra en presentarle la empresa, su cultura y los procedimientos operativos básicos.

Entre las tareas habituales de orientación se incluyen:

1. Descripción general de la empresa: Presentar la historia, la misión, los valores y los objetivos de la empresa para ayudar a la nueva persona contratada a comprender la identidad y el propósito de la organización.
2. Presentaciones: Presentar a la nueva persona contratada a los miembros del equipo, los gerentes y el personal clave, fomentando un sentido de pertenencia.
3. Revisión de las políticas: Repasar las políticas de la empresa, los procedimientos y el código de conducta, incluidos temas como el código de vestimenta, el horario laboral y la seguridad en el lugar de trabajo.
4. Recorrido por la oficina: Realizar un recorrido por el lugar de trabajo (o un recorrido virtual para las personas empleadas a distancia) para familiarizar a la nueva persona contratada con las instalaciones, las salas de reuniones y las áreas clave.
5. Beneficios y remuneración: Explicar los beneficios para empleados, la estructura de remuneración y cómo acceder a los recursos relacionados.
6. Descripción general del puesto: Revisar las responsabilidades laborales de la nueva persona contratada, la estructura del equipo y las expectativas de desempeño.
7. Calendario de capacitación: Detallar las sesiones iniciales de capacitación, los recursos y las herramientas que utilizará en su puesto.

0-30 días

Durante el período de 0 a 30 días de la incorporación, el objetivo es ayudar a la nueva persona contratada a adaptarse a su puesto, establecer relaciones y comenzar a contribuir al equipo. Este período es crucial para sentar las bases de su éxito.

Entre las actividades clave durante esta fase se incluyen:

1. Capacitación específica del puesto: Proporcionar capacitación detallada relacionada con el puesto específico de la nueva persona contratada, incluidas las herramientas, el software y los procesos que deberá utilizar.
2. Establecimiento de objetivos: Analizar los objetivos y las expectativas a corto plazo con la nueva persona contratada, a menudo junto con su gerente, para darle un enfoque claro durante sus primeros meses.
3. Revisiones periódicas: Programar revisiones frecuentes con los gerentes o el departamento de recursos humanos para responder preguntas, ofrecer comentarios y brindar apoyo mientras se adapta.
4. Asignación de un mentor o compañero: Emparejar a la nueva persona contratada con un compañero o mentor que le brinde orientación, responda sus preguntas y le ayude a familiarizarse con la cultura de la empresa.
5. Integración en el equipo: Fomentar la participación en reuniones de equipo, proyectos y encuentros informales para ayudar a la nueva persona contratada a establecer relaciones y comprender la dinámica del equipo.
6. Comentarios y ajustes: Ofrecer comentarios sobre el desempeño y realizar los ajustes necesarios en su capacitación o carga de trabajo para apoyar su progreso.

Esta fase tiene como objetivo generar confianza, aclarar las expectativas y fomentar un sentido de pertenencia dentro del equipo.

30-60 días

Durante el período de 30 a 60 días de la incorporación, el enfoque cambia hacia profundizar la comprensión del puesto por parte de la nueva persona contratada, aumentar sus contribuciones e integrarla aún más en el equipo y la cultura de la empresa.

Entre las actividades clave durante esta fase se incluyen:

1. Capacitación avanzada para el puesto: Proporcionar una capacitación más detallada y específica para el puesto con el fin de mejorar las habilidades y los conocimientos de la persona recién contratada. Esto puede incluir tareas, herramientas o sistemas complejos relevantes para su puesto.
2. Responsabilidades ampliadas: Asignar gradualmente tareas o proyectos más exigentes para ayudar a la persona recién contratada a ganar confianza y demostrar sus capacidades.
3. Seguimientos continuos: Continuar realizando reuniones periódicas con los responsables para analizar el progreso, abordar dificultades y proporcionar comentarios constructivos. Estas reuniones ayudan a garantizar que la persona recién contratada se sienta respaldada y valorada.
4. Establecimiento de contactos: Animar a la persona recién contratada a reunirse con colegas de otros departamentos para comprender mejor las operaciones generales de la empresa y crear una red profesional.
5. Revisión y ajuste de objetivos: Revisar los objetivos iniciales y ajustarlos en función del progreso de la persona recién contratada, alineándolos tanto con los objetivos individuales como con los del equipo.
6. Integración cultural: Fomentar la participación en eventos de la empresa, actividades de formación de equipos o reuniones sociales para fortalecer su conexión con la cultura de la empresa.
7. Solicitud de comentarios: Pedir a la persona recién contratada su opinión sobre su experiencia de incorporación hasta el momento para identificar áreas de mejora en el proceso.

Este periodo es clave para fomentar las relaciones, consolidar su comprensión del puesto y asegurarse de que sepa dónde encontrar la información.

De 60 a 90 días

Durante el periodo de 60 a 90 días de la incorporación, el objetivo es reforzar la autonomía de la persona recién contratada, garantizar que esté plenamente integrada en su puesto y sentar las bases para su éxito a largo plazo dentro de la empresa.

Entre las actividades clave de esta fase se incluyen:

1. Mayor autonomía: Permitir gradualmente que la persona recién contratada asuma la responsabilidad de sus proyectos y tareas, demostrando confianza en sus capacidades y habilidades para tomar decisiones.
2. Evaluación del desempeño: Realizar una evaluación formal del desempeño para valorar el progreso, los puntos fuertes y las áreas de mejora de la persona recién contratada. Esta evaluación ayuda a alinear las expectativas y establece un punto de referencia para el desempeño futuro.
3. Comentarios continuos: Proporcionar comentarios constructivos y prácticos para ayudar a la persona recién contratada a seguir desarrollando sus habilidades y adaptarse a cualquier dificultad que haya encontrado.
4. Conversaciones sobre el desarrollo profesional: Iniciar conversaciones sobre los objetivos profesionales de la persona recién contratada y las posibles oportunidades de crecimiento dentro de la empresa para mostrarle un camino a seguir.
5. Ampliación de la red de contactos: Fomentar que siga estableciendo contactos con equipos interdisciplinarios, partes interesadas y otros departamentos para profundizar en su comprensión de las operaciones de la empresa y de su función dentro de un contexto más amplio.
6. Mejora de habilidades: Identificar oportunidades adicionales de capacitación o desarrollo en función de su desempeño y sus aspiraciones profesionales futuras.
7. Participación en proyectos: Involucrar a la persona recién contratada en proyectos más complejos o colaborativos, destacando su integración y preparación para contribuir en un nivel superior.

Esta fase consolida el papel de la persona recién contratada en la empresa, respalda su crecimiento profesional y garantiza que se sienta plenamente implicada y preparada para alcanzar el éxito a largo plazo.

Más de 90 días

Después de los primeros 90 días, el enfoque cambia hacia la integración a largo plazo, el desarrollo continuo y la gestión del desempeño. Durante este periodo:

1. Transición a las evaluaciones periódicas del desempeño: La persona recién contratada pasa de los seguimientos frecuentes al ciclo estándar de evaluación del desempeño de la empresa, centrado en el establecimiento de objetivos, los comentarios continuos y las conversaciones sobre el desarrollo profesional.
2. Desarrollo de habilidades y capacitación: Se siguen proporcionando oportunidades de capacitación para mejorar las habilidades de la persona recién contratada, alineándolas con su crecimiento profesional y los objetivos de la empresa a largo plazo.
3. Integración más profunda: La persona recién contratada participa plenamente en proyectos de equipo, colaboraciones entre departamentos e iniciativas de la empresa, consolidando su función y sus aportaciones dentro de la organización.

9 mejores prácticas para la incorporación de empleados

Hablamos con algunos expertos en recursos humanos para conocer algunas mejores prácticas de incorporación que ayuden a garantizar un proceso eficaz y eficiente:

1. Comenzar antes del primer día (incorporación previa)

«Las organizaciones subestiman la importancia de la incorporación previa, es decir, el periodo anterior al primer día de la persona recién contratada», afirma Wittek. «Proporcionar recursos, presentaciones y acceso a las herramientas con antelación puede reducir significativamente la ansiedad del primer día y ayudar a las nuevas incorporaciones a sentirse preparadas y seguras. Si la persona contratada es de la zona, también se le podría invitar a pasar a almorzar o a tomar algo el viernes antes de su fecha de inicio; siempre ha sido una invitación bien recibida en todos los lugares donde he trabajado».

Y, si se contrata a trabajadores internacionales, la fase de preparación previa a la incorporación se vuelve aún más importante.

“Una historia que me viene a la mente es cuando incorporamos a un nuevo desarrollador que acababa de mudarse a otro país para unirse a nosotros”, recuerda Tetiana Burda, directora administrativa (CAO) en Syndicode. “Además de la configuración habitual, le ayudamos a encontrar vivienda, transporte y lugares interesantes para explorar los fines de semana. Ese esfuerzo adicional se reflejó en su felicidad y en la rapidez con la que se adaptó a nuestra cultura de trabajo. Momentos como estos me recuerdan por qué la incorporación es tan importante.”

2. Crea un plan semiestandarizado

Ten un plan semiestandarizado de 30, 60 y 90 días que describa las tareas específicas del puesto, la formación, los objetivos y las reuniones clave en cada etapa del flujo de incorporación.

Hay ciertas actividades, como las presentaciones, que todas las personas que se incorporan tendrán que completar, pero, obviamente, algunas serán específicas del puesto.

Consejo profesional: Rita Wittek

Crea listas de comprobación para la incorporación para garantizar la coherencia en la experiencia de incorporación de todas las nuevas contrataciones.

3. Automatiza y simplifica las tareas administrativas

“Tenemos herramientas para automatizar tareas repetitivas, como enviar correos electrónicos de bienvenida, organizar módulos de formación o firmar contratos digitalmente antes del primer día”, afirma Burda. “A menudo se subestima cuánta fricción se puede eliminar con una automatización sencilla. Esto permite que Recursos Humanos se concentre en lo importante: la conexión humana.”

Aprovecha el software de Recursos Humanos o de incorporación para simplificar tareas repetitivas como el papeleo, la inscripción en los beneficios y la formación.

4. Permite que las nuevas personas empleadas hablen sobre sí mismas 

Todo el mundo quiere ser conocido y valorado, afirma Reid Walsh, director de Recursos Humanos en NEOGOV. “Facilita esto dando a las nuevas contrataciones la oportunidad de hablar sobre sí mismas:

• Crea un formulario de incorporación para que las nuevas personas empleadas respondan preguntas sobre sus preferencias laborales (por ejemplo, comunicación por correo electrónico, teléfono, en persona o mediante una herramienta de chat), rasgos de personalidad, cosas favoritas (pedido de café, aperitivos, películas, etc.), etc.
• Comparte cada semana con el equipo perfiles destacados de las nuevas personas empleadas por correo electrónico, en reuniones o mediante herramientas de chat.
• Realiza una actividad de creación de equipos en la que todo el departamento complete una prueba de personalidad, como StrengthsFinder o el eneagrama, y comparta sus resultados.
• Pide a las nuevas contrataciones (y a su equipo) que creen y presenten una presentación con viñetas y fotos sobre sus intereses, aficiones, familia y trayectoria.”

5. Asigna a la nueva persona empleada un compañero de oficina

“Emparejar a las nuevas personas empleadas con un compañero de trabajo con experiencia, mentor o compañero de apoyo puede hacer que se sientan bienvenidas desde el primer día”, afirma Walsh. “Incluso puedes poner en contacto a las nuevas contrataciones con su compañero de apoyo con antelación para que vean una cara conocida el primer día.

Un compañero de oficina puede enseñarles las instalaciones y presentarles a otros miembros del equipo durante los primeros días, pero el papel puede prolongarse varias semanas. Tener preparadas preguntas para romper el hielo o temas para iniciar conversaciones puede ayudar a romper el hielo durante estas presentaciones.

Los compañeros de apoyo también pueden ofrecer una ayuda valiosa en un entorno remoto, por ejemplo, mediante llamadas semanales para responder preguntas, explicar las funciones de otros empleados o usar la pantalla compartida para mostrar herramientas importantes.”

6. Comparte las tareas

La creación del plan de incorporación debe ser un esfuerzo conjunto entre departamentos como Recursos Humanos, TI y finanzas, así como los responsables y, en ocasiones, la alta dirección.

Del mismo modo, su implementación también debe ser un esfuerzo conjunto, y representa una oportunidad para ayudar a desarrollar a los miembros actuales del equipo:

“Hay muchas personas colaboradoras individuales que buscan oportunidades para dirigir o gestionar proyectos, y la incorporación de nuevos miembros del equipo es una gran oportunidad para delegar en alguien que aún no es gerente ni líder, pero quiere serlo”, afirma la experta en Recursos Humanos Maggie Michaels DeCan. “Esto les brinda la oportunidad de demostrar que pueden asumir más responsabilidades y liderar una tarea importante, al mismo tiempo que descargan de los hombros de un líder una responsabilidad importante, pero a menudo pasada por alto.  

Este enfoque colaborativo es especialmente importante al desarrollar estrategias globales de incorporación que deben tener en cuenta diferentes zonas horarias, consideraciones culturales y normativas locales.

7. Revisiones periódicas

Una investigación de Microsoft descubrió que los nuevos empleados tienen 3,5 veces más probabilidades de declarar estar satisfechos si sus responsables desempeñan un papel activo en su incorporación, un hallazgo con el que DeCan está de acuerdo:

“En última instancia, no hay sustituto para que el responsable de contratación reserve un espacio en su calendario para pasar a ver al nuevo empleado después del primer día, volver a comprobar cómo está y hacerlo de nuevo después de la primera semana, del primer mes y, posteriormente, de forma periódica, para saber cómo van las cosas y demostrar que se preocupa por su transición.”

8. Iniciar conversaciones sobre el desarrollo profesional

Según Sasha Robinson, vicepresidenta de Personas en Trainual, la incorporación es el momento perfecto para consolidar el compromiso de los empleados iniciando conversaciones sobre el desarrollo profesional:

“Los empleados con gran potencial pueden identificarse desde el principio al ponerlos en contacto con el liderazgo y mostrarles oportunidades de crecimiento. Programar reuniones individuales con los responsables de equipo durante la incorporación brinda a los nuevos empleados la oportunidad de conectar con las personas más destacadas y brillantes de su equipo y visualizar las trayectorias disponibles para ellos. Complementar esto con documentación clara sobre los itinerarios profesionales, las trayectorias de crecimiento y las expectativas de liderazgo les muestra hasta dónde pueden llegar y les inspira a aspirar a lo más alto.”

9. Utilizar datos para perfeccionar el proceso

Por último, utilizando las herramientas disponibles, es bastante sencillo hacer un seguimiento de métricas como el tiempo hasta alcanzar la productividad, las tasas de finalización de tareas y los comentarios de los trabajadores para ayudar a identificar cuellos de botella y áreas de mejora, lo que permite tomar decisiones basadas en datos para perfeccionar el proceso.

• Tiempo hasta alcanzar la productividad: Mide cuánto tarda un nuevo empleado en alcanzar la productividad plena. Haz un seguimiento estableciendo hitos para las tareas clave y supervisando cuándo los nuevos empleados comienzan a desempeñar su trabajo de forma independiente.
• Tasa de retención de nuevos empleados: El porcentaje de nuevos empleados que completan satisfactoriamente la incorporación (por supuesto, esto también se ve afectado por la calidad del proceso de contratación).
• Satisfacción de los nuevos empleados: Evalúa la experiencia de incorporación del nuevo empleado mediante encuestas de incorporación o formularios de comentarios. Utiliza encuestas periódicas de seguimiento para obtener información sobre su experiencia, compromiso y cualquier dificultad a la que se hayan enfrentado.
• Tasa de finalización de las tareas de incorporación: Realiza un seguimiento de si los nuevos empleados completan las actividades de incorporación asignadas, como los módulos de formación y la documentación.

Tiempo necesario para completar la incorporación: Mide cuánto dura todo el proceso de incorporación. Registra el tiempo transcurrido desde la fecha de inicio del nuevo empleado hasta la finalización de su última actividad de incorporación para hacer un seguimiento de la eficiencia del proceso.

Herramientas de incorporación

Aunque la incorporación consiste, en gran medida, en trabajar con personas, existen varias herramientas que pueden ayudar a automatizar la incorporación y hacer que el proceso sea más agradable y eficaz.

• Software de incorporación: Herramientas especializadas de incorporación que ayudan a desarrollar un proceso de incorporación estructurado con listas de comprobación personalizadas, automatización de tareas y mecanismos de retroalimentación.
• Solución de flujo de trabajo de RR. HH.: Automatiza todo, desde el envío de correos electrónicos de bienvenida personalizados hasta el seguimiento de la finalización de tareas y la garantía de que se presenten todos los documentos de cumplimiento.
• HRMS/HRIS: Estas plataformas ofrecen módulos integrales de incorporación que gestionan la documentación, la inscripción en beneficios y el cumplimiento, al tiempo que realizan un seguimiento del progreso de las nuevas contrataciones. Para obtener más información, consulta nuestra selección de los mejores HRMS y los mejores HRIS.
• Gestión documental: Los sistemas de gestión documental ayudan a agilizar el papeleo, permitiendo que las nuevas contrataciones firmen y envíen electrónicamente contratos, políticas y otros documentos necesarios.
• Sistemas de gestión del aprendizaje: Estos sistemas ayudan a facilitar la formación específica para el puesto y el desarrollo de habilidades, permitiendo que las nuevas contrataciones accedan a contenido educativo, completen cursos, desarrollen planes personalizados y realicen un seguimiento de su progreso.
• Software de formación de empleados: El software de gestión de la formación incluye módulos para crear, organizar y ofrecer contenido formativo, así como para supervisar qué empleados han revisado el material y cuándo.
• Herramientas de encuestas: Ayudan a recopilar comentarios sobre la experiencia de incorporación y a supervisar el compromiso de las nuevas contrataciones para identificar áreas de mejora. Consulta nuestra selección de las mejores herramientas de encuestas para empleados.
• Software de administración de beneficios y nóminas: Ya sean combinados o independientes, el software de nóminas y los sistemas de gestión de beneficios permiten que las nuevas contrataciones introduzcan información personal, seleccionen beneficios y configuren sus preferencias de nómina. Estas herramientas automatizan el cumplimiento de la incorporación, agilizan la inscripción en beneficios y ofrecen portales de autoservicio para acceder fácilmente a los detalles de la remuneración y los beneficios.
• Plantilla de lista de comprobación: La plantilla de lista de comprobación para nuevas contrataciones de People Managing People.

Y si te sientes un poco abrumado por las opciones, también podemos darte consejos sobre cómo seleccionar un software de incorporación .

Estudio de caso interesante sobre la incorporación: Zappos

Zappos es un minorista de ropa en línea con un proceso de incorporación interesante que se centra en los valores y la cultura, especialmente en el servicio al cliente.

En la práctica, esto significa que TODAS las nuevas contrataciones, incluso los ingenieros, tienen que pasar las primeras 4 semanas en el equipo de fidelización de clientes respondiendo consultas. 

Es una inversión bastante increíble cuando lo piensas, pero Zappos considera que vale la pena para que todos en la organización comprendan a sus clientes y entiendan que su dedicación al servicio al cliente es el núcleo del negocio.

La etapa en el servicio al cliente se complementa con sesiones sobre la historia de la empresa, la filosofía respecto a los clientes, la cultura, los procesos y sesiones de preguntas y respuestas con altos cargos. 

También incorporan elementos de gamificación y algo de diversión con búsquedas del tesoro, lanzamientos de huevos y horas felices (todo ello se anima a compartirlo en las redes sociales para ayudar a impulsar la marca empleadora).

Creating a Memorable Onboarding Experience | Zappos Stories

Después de este periodo, para descartar a quienes tengan dudas, Zappos ofrece a la nueva contratación $4000 por renunciar—una prueba de su compromiso con la visión y la cultura.

Si continúan, hay una fiesta de graduación y pasan a recibir más formación en sus respectivos equipos.

El proceso de incorporación de Zappos representa los valores de servicio al cliente y diversión de la organización, garantizando que las nuevas contrataciones se incorporen correctamente tanto a la empresa como a sus equipos.

El romance de la incorporación

Si lo piensas, la incorporación es, en gran medida, el periodo de luna de miel en la relación entre el empleado y la empresa. 

Han decidido que se gustan lo suficiente como para intentarlo y están emocionados por conocerse mejor.

La incorporación es un reflejo de tu cultura, ¡así que no seas tímido! Hay muchas formas en las que esto puede manifestarse en tu proceso.

Por ejemplo, Google todavía envía a las nuevas contrataciones, llamadas «Nooglers», el famoso sombrero de Noogler.

Tu proceso de incorporación evolucionará con el tiempo en función de tus métricas de éxito y los comentarios de las nuevas incorporaciones. 

Es conveniente contar con una estructura de algún tipo con elementos estándar, pero dejando espacio para adaptarla en función del puesto.

Puedes utilizar nuestra plantilla de 30, 60 y 90 días para empezar a diseñar la tuya.

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