Incorporación de empleados: guía completa + plantilla

¿Qué es la incorporación?

La incorporación es el proceso de integrar a un nuevo empleado en una organización. Implica proporcionarle el tiempo, la información, la formación y los recursos necesarios para comprender el negocio, su función dentro de este y establecer vínculos con sus compañeros.

¿Por qué es importante la incorporación?

La incorporación es importante porque ayuda a los nuevos miembros del equipo a comenzar de la mejor manera posible. Una incorporación eficaz puede:

Aumentar la retención

Una incorporación adecuada reduce la rotación al ayudar a que las nuevas contrataciones se sientan bien recibidas y respaldadas.

Según una investigación de Brandon Hall Group, las empresas con un sólido proceso de incorporación pueden mejorar la retención de las nuevas contrataciones en un 82 %.

Seamos sinceros: si llegas el primer día y todo el mundo parece sorprendido por tu llegada, empiezan a sonar las alarmas. 

Aumentar la productividad

Una incorporación eficaz permite que los nuevos trabajadores aprendan mejor y más rápido sus funciones y responsabilidades y, por tanto, se conviertan en trabajadores productivos en menos tiempo.

El mismo estudio de Brandon Hall Group descubrió que una incorporación eficaz puede aumentar la productividad de las nuevas contrataciones en más de un 70 %.

Contribuir a una marca empleadora más sólida

Cuando los empleados se sienten bien recibidos, respaldados y preparados para alcanzar el éxito, es más probable que recomienden tu empresa en las redes sociales y dejen reseñas positivas en sitios como Glassdoor.

¿Cuánto dura la incorporación?

La incorporación dura aproximadamente 90 días para la mayoría de los puestos, pero puede prolongarse hasta un año en el caso de puestos más complejos o cargos directivos.

«Muchas organizaciones tratan erróneamente la incorporación como un acontecimiento puntual en lugar de como un proceso continuo», afirma la consultora de operaciones de personal Rita Wittek. «Se centran demasiado en el papeleo y la configuración logística, y descuidan elementos humanos fundamentales como crear conexiones e integrar a las nuevas contrataciones en la cultura».

La duración depende de factores como la complejidad del puesto, el tamaño de la organización y el nivel de apoyo proporcionado.

Un programa de incorporación de 30, 60 y 90 días bien estructurado suele incluir una fase previa a la incorporación, una orientación inicial (la primera semana), seguida de apoyo continuo, formación y revisiones periódicas durante los primeros meses.

Actividades habituales de incorporación

Hay bastante que organizar para lograr una incorporación exitosa. Este es un resumen de las diferentes actividades de incorporación en cada etapa del proceso.

Etapa previa a la incorporación

• Enviar correos electrónicos o paquetes de bienvenida.
• Proporcionar la documentación necesaria (contratos, formularios fiscales, etc.).
• Compartir un calendario de la primera semana.
• Configurar las cuentas de correo electrónico, software y sistemas.

Configuración y formación de TI

• Configurar los puestos de trabajo, el software y los equipos necesarios.
• Ofrecer formación introductoria sobre las herramientas, el software y los sistemas internos.
• Ofrecer formación sobre ciberseguridad y privacidad de datos.

Orientación

• Descripción general de la empresa: misión, visión y valores.
• Introducción a las políticas de la empresa (RR. HH., seguridad, etc.).
• Visita a la oficina (o visita virtual para trabajadores remotos).
• Conocer a los miembros del equipo o a colegas clave.

Cumplimiento y formación legal

• Formación en seguridad (para sectores específicos).
• Políticas contra el acoso y sobre diversidad e inclusión.
• Formación sobre el cumplimiento legal específico del país o del sector.

Formación específica para el puesto

• Procesos y expectativas específicos del puesto.
• Revisión de las responsabilidades y los objetivos del puesto.
• Mentoría o colaboración con un colega con más experiencia para recibir orientación.

Establecimiento de expectativas y objetivos

• Reunión inicial con un gerente para revisar los objetivos a corto y largo plazo.
• Establecimiento de indicadores clave de rendimiento (KPI) para alcanzar el éxito en el puesto.

Integración social

• Almuerzo del equipo o reunión virtual para tomar un café.
• Eventos sociales de presentación para ayudar a la nueva persona contratada a integrarse en la cultura.
• Presentación de los grupos de recursos para empleados o de las redes internas.

Seguimiento y comentarios

• Reuniones periódicas de seguimiento con el gerente o el departamento de RR. HH. durante las primeras semanas o meses.
• Recopilación de comentarios para ayudar a optimizar la incorporación.
• Revisión del progreso de la nueva persona contratada y abordaje de cualquier dificultad.

Consejo profesional

El primer paso consiste en realizar una auditoría del puesto para determinar qué tareas desempeñará realmente la nueva persona empleada, en lugar de basarse en responsabilidades obsoletas o en «la forma en que siempre se ha hecho». Si es tu primera contratación, empieza enumerando las tareas para las que no tienes tiempo o las habilidades necesarias para realizar por tu cuenta. Esto ayuda a aclarar el puesto y garantiza que la incorporación tenga un propósito. – Lindsay Mastrogiovanni, estratega de personas en ConsciousHR

Proceso de incorporación de nuevos empleados

La incorporación solo dura el primer día o la primera semana, ¿verdad? ¡Falso!

«La incorporación no termina al final del primer día de trabajo», afirma Alice Ferretti, de HumansR. «Por lo general, las nuevas personas contratadas tardan hasta 3 meses en incorporarse plenamente a la empresa; esto incluye estar completamente inscritas en las ventajas y beneficios, establecer relaciones con las personas con las que trabajan habitualmente y, finalmente, familiarizarse con su puesto y sus responsabilidades.

Esto significa que el apoyo inicial que se brinda a una nueva persona contratada, aunque puede reducirse gradualmente, debería seguir presente; hacer un seguimiento periódico puede marcar la diferencia».

Aunque no hay dos procesos de incorporación iguales y más adelante ofreceré un ejemplo bastante singular, a la mayoría de las organizaciones les resulta útil dividir la incorporación en fases para ayudar a desarrollar actividades y medir el progreso en cada etapa.

Preparación previa a la incorporación

La preparación previa a la incorporación es la fase entre la aceptación de una oferta de trabajo por parte de una nueva persona contratada y su primer día de trabajo. Ayuda a que las nuevas personas empleadas se sientan bien recibidas y preparadas, facilitando su transición a la empresa.

Entre las tareas habituales de la preparación previa a la incorporación se incluyen:

1. Documentación: Envío y recopilación de documentación para nuevas contrataciones, como contratos, formularios fiscales y acuses de recibo de las políticas.
2. Comunicación de bienvenida: Envío de un correo electrónico o paquete de bienvenida con información de la empresa, una presentación del equipo y detalles del primer día.
3. Configuración tecnológica: Preparación de las herramientas necesarias, como un ordenador de trabajo, una cuenta de correo electrónico, acceso al software y el espacio de trabajo.
4. Recursos de la empresa: Compartir materiales como un manual del empleado, las políticas de la empresa y los organigramas.
5. Presentaciones: Proporcionar información sobre los miembros del equipo, los responsables y los contactos clave para ayudar a la nueva contratación a familiarizarse con sus futuros compañeros.

Orientación

La orientación es la fase inicial de la incorporación que tiene lugar el primer día de la nueva contratación y se extiende durante la primera semana. Se centra en presentarle la empresa, su cultura y los procedimientos operativos básicos.

Entre las tareas habituales de orientación se incluyen:

1. Descripción general de la empresa: Presentar la historia, la misión, los valores y los objetivos de la empresa para ayudar a la nueva contratación a comprender la identidad y el propósito de la organización.
2. Presentaciones: Presentar a la nueva contratación a los miembros del equipo, los responsables y el personal clave, fomentando un sentido de pertenencia.
3. Revisión de políticas: Repasar las políticas de la empresa, los procedimientos y el código de conducta, incluidos temas como el código de vestimenta, el horario laboral y la seguridad en el lugar de trabajo.
4. Recorrido por la oficina: Realizar un recorrido por el lugar de trabajo (o un recorrido virtual para empleados remotos) para familiarizar a la nueva contratación con las instalaciones, las salas de reuniones y las áreas clave.
5. Beneficios y remuneración: Explicar los beneficios para empleados, la estructura de remuneración y cómo acceder a los recursos relacionados.
6. Descripción general del puesto: Revisar las responsabilidades laborales de la nueva contratación, la estructura del equipo y las expectativas de rendimiento.
7. Calendario de formación: Detallar las sesiones de formación iniciales, los recursos y las herramientas que utilizará en su puesto.

0-30 días

Durante los primeros 0-30 días de la incorporación, el objetivo es ayudar a la nueva contratación a adaptarse a su puesto, establecer relaciones y comenzar a contribuir al equipo. Este periodo es fundamental para sentar las bases de su éxito.

Entre las actividades clave de esta fase se incluyen:

1. Formación específica del puesto: Proporcionar formación detallada relacionada con el puesto específico de la nueva contratación, incluidas las herramientas, el software y los procesos que deberá utilizar.
2. Establecimiento de objetivos: Analizar los objetivos y las expectativas a corto plazo con la nueva contratación, a menudo junto con su responsable, para ofrecerle un enfoque claro durante sus primeros meses.
3. Revisiones periódicas: Programar reuniones frecuentes con los responsables o el departamento de RR. HH. para resolver dudas, ofrecer comentarios y brindar apoyo durante su adaptación.
4. Asignación de un mentor o compañero de apoyo: Emparejar a la nueva contratación con un compañero o mentor que le proporcione orientación, responda a sus preguntas y le ayude a adaptarse a la cultura de la empresa.
5. Integración en el equipo: Fomentar la participación en reuniones del equipo, proyectos y encuentros informales para ayudar a la nueva contratación a establecer relaciones y comprender la dinámica del equipo.
6. Comentarios y ajustes: Ofrecer comentarios sobre el desempeño y realizar los ajustes necesarios en su formación o carga de trabajo para apoyar su progreso.

Esta fase tiene como objetivo desarrollar la confianza, aclarar las expectativas y fomentar un sentido de pertenencia dentro del equipo.

30-60 días

Durante el periodo de 30-60 días de la incorporación, el objetivo pasa a ser profundizar en la comprensión del puesto por parte de la nueva contratación, aumentar sus contribuciones e integrarla aún más en el equipo y la cultura de la empresa.

Entre las actividades clave de esta fase se incluyen:

1. Formación avanzada para el puesto: Proporcionar una formación más profunda y específica del puesto para mejorar las habilidades y los conocimientos de la nueva persona contratada. Esto puede incluir tareas, herramientas o sistemas complejos relevantes para su puesto.
2. Ampliación de responsabilidades: Asignar gradualmente tareas o proyectos más desafiantes para ayudar a la nueva persona contratada a ganar confianza y demostrar sus capacidades.
3. Seguimientos continuos: Mantener reuniones periódicas con los responsables para hablar sobre los avances, abordar los desafíos y proporcionar comentarios constructivos. Estas reuniones ayudan a garantizar que la nueva persona contratada se sienta respaldada y valorada.
4. Creación de redes profesionales: Animar a la nueva persona contratada a reunirse con colegas de otros departamentos para comprender mejor las operaciones generales de la empresa y crear una red profesional.
5. Revisión y ajuste de objetivos: Revisar los objetivos iniciales y ajustarlos en función de los avances de la nueva persona contratada, alineándolos tanto con los objetivos individuales como con los del equipo.
6. Integración cultural: Fomentar la participación en eventos de la empresa, actividades de formación de equipos o reuniones sociales para fortalecer su conexión con la cultura de la empresa.
7. Solicitud de comentarios: Pedir a la nueva persona contratada su opinión sobre su experiencia de incorporación hasta el momento para identificar áreas de mejora en el proceso.

Este periodo es clave para fomentar las relaciones, consolidar su comprensión del puesto y garantizar que sepa dónde encontrar la información.

60-90 días

Durante el periodo de 60 a 90 días de la incorporación, la atención se centra en reforzar la autonomía de la nueva persona contratada, garantizar que esté plenamente integrada en su puesto y sentar las bases para su éxito a largo plazo dentro de la empresa.

Las actividades principales durante esta fase incluyen:

1. Mayor autonomía: Permitir gradualmente que la nueva persona contratada asuma la responsabilidad de sus proyectos y tareas, demostrando confianza en sus capacidades y habilidades para tomar decisiones.
2. Evaluación del desempeño: Realizar una evaluación formal del desempeño para valorar los avances, los puntos fuertes y las áreas de mejora de la nueva persona contratada. Esta evaluación ayuda a alinear las expectativas y establece un punto de referencia para el desempeño futuro.
3. Comentarios continuos: Proporcionar comentarios constructivos y prácticos para ayudar a la nueva persona contratada a seguir desarrollando sus habilidades y adaptarse a cualquier desafío que haya encontrado.
4. Conversaciones sobre el desarrollo profesional: Iniciar conversaciones sobre los objetivos profesionales de la nueva persona contratada y las posibles oportunidades de crecimiento dentro de la empresa para mostrarle un camino a seguir.
5. Ampliación de la red profesional: Fomentar una mayor interacción con equipos multifuncionales, partes interesadas y otros departamentos para profundizar en su comprensión de las operaciones de la empresa y de su papel dentro del contexto general.
6. Mejora de habilidades: Identificar oportunidades adicionales de formación o desarrollo en función de su desempeño y sus futuras aspiraciones profesionales.
7. Participación en proyectos: Involucrar a la nueva persona contratada en proyectos más complejos o colaborativos, destacando su integración y preparación para contribuir en un nivel superior.

Esta fase consolida el papel de la nueva persona contratada en la empresa, apoya su crecimiento profesional y garantiza que se sienta plenamente implicada y preparada para alcanzar el éxito a largo plazo.

Más de 90 días

Después de los primeros 90 días, la atención se centra en la integración a largo plazo, el desarrollo continuo y la gestión del desempeño. Durante este periodo:

1. Transición a las evaluaciones periódicas del desempeño: La nueva persona contratada pasa de los seguimientos frecuentes al ciclo estándar de evaluación del desempeño de la empresa, centrado en el establecimiento de objetivos, los comentarios continuos y las conversaciones sobre el desarrollo profesional.
2. Desarrollo de habilidades y formación: Se siguen proporcionando oportunidades de formación para mejorar las habilidades de la nueva persona contratada, alineándolas con su crecimiento profesional y con los objetivos a largo plazo de la empresa.
3. Integración más profunda: La nueva persona contratada participa plenamente en proyectos de equipo, colaboraciones entre departamentos e iniciativas de la empresa, consolidando su papel y sus contribuciones dentro de la organización.

9 mejores prácticas para la incorporación de empleados

Hablamos con algunos expertos en recursos humanos para conocer algunas mejores prácticas de incorporación que ayuden a garantizar un proceso eficaz y eficiente:

1. Empezar antes del primer día (preincorporación)

«Las organizaciones subestiman la importancia de la preincorporación —el periodo anterior al primer día de una nueva persona contratada—», afirma Wittek. «Proporcionar recursos, presentaciones y acceso a las herramientas con antelación puede reducir considerablemente la ansiedad del primer día y ayudar a las nuevas personas contratadas a sentirse preparadas y seguras. Si la persona contratada es de la zona, también se le podría invitar a pasar a comer o a tomar algo el viernes antes de su fecha de incorporación; siempre ha sido una invitación bien recibida en todos los lugares donde he trabajado».

Y, si se trata de contratar trabajadores internacionales, la fase previa a la incorporación se vuelve aún más importante.

“Una historia que me viene a la mente es cuando incorporamos a un nuevo desarrollador que acababa de mudarse a otro país para unirse a nosotros”, recuerda Tetiana Burda, CAO en Syndicode. “Además de la configuración habitual, le ayudamos a encontrar vivienda, transporte y lugares interesantes para explorar los fines de semana. Ese esfuerzo adicional dio sus frutos, tanto en su satisfacción como en la rapidez con la que se adaptó a nuestra cultura laboral. Momentos como estos me recuerdan por qué la incorporación es tan importante”.

2. Crea un plan semiestandarizado

Prepara un plan semiestandarizado de 30, 60 y 90 días que detalle las tareas específicas del puesto, la formación, los objetivos y las reuniones clave de cada etapa del flujo de trabajo de incorporación.

Hay ciertas actividades, como las presentaciones, que todas las personas que se incorporen deberán completar, pero obviamente algunas serán específicas del puesto.

Consejo profesional: Rita Wittek

Crea listas de comprobación para la incorporación para garantizar la coherencia de la experiencia de incorporación de todas las nuevas personas empleadas.

3. Automatiza y agiliza las tareas administrativas

“Tenemos herramientas para automatizar tareas repetitivas, como enviar correos electrónicos de bienvenida, organizar módulos de formación o firmar contratos digitalmente antes del primer día”, afirma Burda. “A menudo se subestima cuánto trabajo innecesario se puede eliminar con una automatización sencilla. Esto permite que RR. HH. se concentre en lo importante: la conexión humana”.

Aprovecha el software de RR. HH. o de incorporación para agilizar tareas repetitivas como el papeleo, la inscripción en los beneficios y la formación.

4. Permite que las nuevas personas empleadas hablen sobre sí mismas 

Todo el mundo quiere ser conocido y valorado, afirma Reid Walsh, director de Recursos Humanos en NEOGOV. “Facilita esto dando a las nuevas personas empleadas la oportunidad de hablar sobre sí mismas:

• Crea un formulario de incorporación para que las nuevas personas empleadas respondan preguntas sobre sus preferencias laborales (por ejemplo, comunicación por correo electrónico, teléfono, en persona o mediante una herramienta de chat), sus rasgos de personalidad, sus cosas favoritas (cómo toman el café, aperitivos, películas, etc.), etc.
• Comparte cada semana con el equipo perfiles destacados de las nuevas personas empleadas por correo electrónico, en reuniones o mediante herramientas de chat.
• Realiza una actividad de creación de equipos en la que todo el departamento complete una prueba de personalidad como StrengthsFinder o el Eneagrama y comparta sus resultados.
• Pide a las nuevas personas empleadas (y a su equipo) que creen y presenten una presentación con viñetas y fotos sobre sus intereses, pasatiempos, familia y trayectoria”.

5. Asigna a la nueva persona empleada un compañero de oficina

“Emparejar a las nuevas personas empleadas con alguien con experiencia, un mentor o un compañero puede hacer que se sientan bienvenidas desde el primer día”, afirma Walsh. “Incluso puedes poner en contacto a las nuevas personas empleadas con su compañero de antemano para que vean una cara conocida el primer día.

Un compañero de oficina puede enseñarles las instalaciones y presentarles a otros miembros del equipo durante los primeros días, pero el papel puede prolongarse varias semanas. Tener preparadas preguntas para romper el hielo o temas de conversación puede ayudar a romper el hielo durante estas presentaciones.

Los compañeros también pueden ofrecer un apoyo valioso en un entorno remoto, por ejemplo, mediante llamadas semanales para responder preguntas, explicar las funciones de otros empleados o usar la pantalla compartida para mostrar herramientas importantes”.

6. Comparte las tareas

La creación del plan de incorporación debe ser un esfuerzo conjunto entre departamentos como RR. HH., TI y finanzas, así como los responsables y, en ocasiones, los altos ejecutivos.

Del mismo modo, su implementación también debe ser un esfuerzo conjunto y supone una oportunidad para ayudar a desarrollar a los miembros actuales del equipo:

“Hay muchas personas colaboradoras individuales que buscan oportunidades para liderar o gestionar proyectos, y la incorporación de nuevos miembros al equipo es una gran oportunidad para delegar en alguien que todavía no es responsable ni líder, pero quiere serlo”, afirma la experta en RR. HH. Maggie Michaels DeCan. “Esto les brinda la oportunidad de demostrar que pueden asumir más responsabilidades y liderar una tarea importante, al tiempo que liberan a un líder de una tarea importante, pero que a menudo se pasa por alto.  

Este enfoque colaborativo es especialmente importante al desarrollar estrategias globales de incorporación que deben tener en cuenta las diferentes zonas horarias, las consideraciones culturales y las normativas locales.

7. Seguimientos periódicos

Una investigación de Microsoft descubrió que las nuevas contrataciones tienen 3,5 veces más probabilidades de manifestar satisfacción si sus responsables desempeñan un papel activo en su incorporación, un hallazgo con el que DeCan coincide:

“En última instancia, no hay sustituto para que el responsable de contratación anote en su calendario que debe pasar a saludar después del primer día, volver a ponerse en contacto después de la primera semana y del primer mes, y luego hacerlo periódicamente para comprobar cómo van las cosas y demostrar que le importa su transición.”

8. Inicia conversaciones sobre el desarrollo profesional

Según Sasha Robinson, vicepresidenta de Personas en Trainual, la incorporación es el momento perfecto para consolidar el compromiso de los empleados comenzando conversaciones sobre el desarrollo profesional:

“Los empleados con un alto potencial pueden identificarse pronto exponiéndolos al liderazgo y mostrándoles oportunidades de crecimiento. Programar reuniones individuales con los responsables de equipo durante la incorporación brinda a las nuevas contrataciones la oportunidad de conectar con los mejores talentos de tu equipo e imaginar las trayectorias que tienen a su alcance. Complementar esto con documentación clara sobre las escalas profesionales, las trayectorias de crecimiento y las expectativas de liderazgo les muestra hasta dónde pueden llegar y les inspira a aspirar a lo más alto.”

9. Utiliza los datos para perfeccionar el proceso

Por último, utilizando las herramientas disponibles, es bastante sencillo realizar un seguimiento de métricas como el tiempo hasta alcanzar la productividad, las tasas de finalización de tareas y los comentarios de los trabajadores para ayudar a identificar cuellos de botella y áreas de mejora, lo que permite tomar decisiones basadas en datos para perfeccionar el proceso.

• Tiempo hasta alcanzar la productividad: Mide cuánto tarda una nueva contratación en alcanzar la productividad plena. Realiza un seguimiento estableciendo hitos para las tareas clave y supervisando cuándo los nuevos empleados empiezan a desempeñar su trabajo de forma independiente.
• Tasa de retención de nuevas contrataciones: El porcentaje de nuevas contrataciones que completan satisfactoriamente la incorporación (por supuesto, esto también depende de la calidad del proceso de contratación).
• Satisfacción de las nuevas contrataciones: Evalúa la experiencia de incorporación de las nuevas contrataciones mediante encuestas de incorporación o formularios de comentarios. Utiliza encuestas periódicas breves para recopilar información sobre su experiencia, compromiso y cualquier dificultad a la que se hayan enfrentado.
• Tasa de finalización de las tareas de incorporación: Realiza un seguimiento de si las nuevas contrataciones completan las actividades de incorporación asignadas, como módulos de formación y documentación.

Tiempo necesario para completar la incorporación: Mide cuánto dura todo el proceso de incorporación. Registra el tiempo transcurrido desde la fecha de inicio de la nueva contratación hasta la finalización de su última actividad de incorporación para evaluar la eficiencia del proceso.

Herramientas de incorporación

Aunque la incorporación depende en gran medida de las personas, existen varias herramientas que pueden ayudar a automatizar la incorporación y hacer que el proceso sea más agradable y eficaz.

• Software de incorporación: Herramientas de incorporación especializadas que ayudan a desarrollar un proceso de incorporación estructurado con listas de verificación personalizadas, automatización de tareas y mecanismos de retroalimentación.
• Solución de flujo de trabajo de RR. HH.: Automatiza todo, desde el envío de correos electrónicos de bienvenida personalizados hasta el seguimiento de la finalización de tareas y la garantía de que se presenten todos los documentos de cumplimiento.
• HRMS/HRIS: Estas plataformas ofrecen módulos integrales de incorporación que gestionan la documentación, la inscripción en beneficios y el cumplimiento, al tiempo que realizan un seguimiento del progreso de las nuevas contrataciones. Para obtener más información, consulta nuestras selecciones de los mejores HRMS y los mejores HRIS.
• Gestión documental: Los sistemas de gestión documental ayudan a agilizar el papeleo, permitiendo que las nuevas contrataciones firmen y presenten electrónicamente contratos, políticas y otros documentos necesarios.
• Sistemas de gestión del aprendizaje: Estos sistemas ayudan a facilitar la formación específica para el puesto y el desarrollo de habilidades, permitiendo que las nuevas contrataciones accedan a contenido educativo, completen cursos, desarrollen planes personalizados y hagan un seguimiento de su progreso.
• Software de formación de empleados: El software de gestión de la formación incluye módulos para crear, organizar y ofrecer contenido formativo, así como para supervisar qué empleados han revisado el material y cuándo.
• Herramientas de encuestas: Ayudan a recopilar comentarios sobre la experiencia de incorporación y a supervisar la participación de las nuevas contrataciones para identificar áreas de mejora. Consulta nuestra selección de las mejores herramientas de encuestas para empleados.
• Software de administración de beneficios y nóminas: El software de nóminas y los sistemas de gestión de beneficios, ya sean combinados o independientes, permiten que las nuevas contrataciones introduzcan información personal, seleccionen beneficios y configuren sus preferencias de nómina. Estas herramientas automatizan el cumplimiento de la incorporación, agilizan la inscripción en beneficios y ofrecen portales de autoservicio para acceder fácilmente a los detalles de la remuneración y los beneficios.
• Plantilla de lista de verificación: La plantilla de lista de verificación para nuevas contrataciones de People Managing People.

Y si te sientes un poco abrumado por las opciones, también podemos darte consejos sobre cómo seleccionar software de incorporación .

Estudio de caso interesante sobre incorporación: Zappos

Zappos es un minorista de ropa en línea con un proceso de incorporación interesante que se centra en los valores y la cultura, especialmente en el servicio al cliente.

En la práctica, esto significa que TODAS las nuevas contrataciones, incluso los ingenieros, tienen que pasar las primeras 4 semanas en el equipo de fidelización de clientes respondiendo a sus consultas. 

Es una inversión bastante increíble cuando lo piensas, pero Zappos considera que vale la pena para que todos en la organización comprendan a sus clientes y entiendan que su dedicación al servicio al cliente es el núcleo del negocio.

La etapa en atención al cliente se complementa con sesiones sobre la historia de la empresa, la filosofía hacia el cliente, la cultura, los procesos y sesiones de preguntas y respuestas con empleados sénior. 

También convierten el proceso en un juego y añaden algo de diversión con búsquedas del tesoro, lanzamientos de huevos y horas felices (todo ello se anima a compartirlo en las redes sociales para ayudar a impulsar la marca empleadora).

Creating a Memorable Onboarding Experience | Zappos Stories

Después de este periodo, para descartar a quienes tengan dudas, Zappos ofrece a la nueva contratación $4000 por renunciar—una prueba de su compromiso con la visión y la cultura.

Si continúan, hay una fiesta de graduación y pasan a recibir más formación en sus respectivos equipos.

El proceso de incorporación de Zappos representa los valores de la organización relacionados con el servicio al cliente y la diversión, garantizando que las nuevas contrataciones se incorporen adecuadamente tanto a nivel de empresa como de equipo.

El romance de la incorporación

Si lo piensas, la incorporación es, en gran medida, el periodo de luna de miel en la relación entre el empleado y la empresa. 

Han decidido que se gustan lo suficiente como para intentarlo y les entusiasma conocerse mejor.

La incorporación es un reflejo de tu cultura, así que ¡no seas tímido! Hay muchas maneras en las que esto puede manifestarse en tu proceso.

Por ejemplo, Google todavía envía a las nuevas contrataciones, llamadas «Nooglers», el famoso sombrero de Noogler.

Tu proceso de incorporación evolucionará con el tiempo en función de tus métricas de éxito y los comentarios de las nuevas incorporaciones. 

Es útil contar con una estructura de algún tipo, con elementos estándar, pero dejando espacio para adaptarla según el puesto.

Puedes utilizar nuestra plantilla de 30, 60 y 90 días para comenzar a diseñar la tuya.

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