¿Qué es un ATS? Características, Beneficios y Mejores Prácticas
Una de las herramientas que más utilizo como profesional de contratación es el sistema de seguimiento de candidatos (ATS) y siempre hay mucha discusión sobre cuál es el mejor.
Bueno, la respuesta es "Depende de lo que necesites". Sin embargo, con tantas opciones en el mercado, ¿cómo eliges el adecuado para tus necesidades?
Aquí te explicaré qué es un ATS así como sus beneficios, características clave y cómo elegir el mejor ATS para ti.
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¿Qué es un ATS?
Los sistemas de seguimiento de candidatos son un tipo de software de reclutamiento que te ayudan a planificar, hacer seguimiento y ejecutar planes de contratación.
Los sistemas básicos incluyen un rastreador de candidatos y una herramienta para crear publicaciones de empleo. Sin embargo, los sistemas de adquisición de talento más avanzados ofrecen complementos para el sitio de carreras, herramientas de búsqueda integradas, comparadores de candidatos respaldados por IA y análisis de reclutamiento avanzados.
Según mi experiencia, una vez que los procesos de contratación superan cierto umbral, un ATS te ayudará a crear un proceso de contratación más eficiente y te permitirá ofrecer una mejor experiencia al candidato.
Además, existen leyes adicionales de protección de datos en la UE, y muchos ATS incluyen herramientas que te ayudan a cumplir con la normativa (algo que una hoja de cálculo no puede hacer).
Características clave de un ATS
Las principales características de un ATS son:
- Seguimiento de candidatos: Es un sistema donde creas etapas en el proceso de postulación que reflejan tu proceso de reclutamiento (por ejemplo, "postulado", "preseleccionado", "primera entrevista", etc.). Puedes mover a los candidatos a través del proceso de aplicación y asegurarte de que reciban la comunicación adecuada.
- Publicación de ofertas: Bolsas de empleo integradas o una página de empleos que luego puedes vincular a bolsas de empleo como LinkedIn o Remotive.
- Mensajería: Algunos sistemas ATS incluyen capacidades de mensajería o correo integradas para gestionar la comunicación con los candidatos desde el propio sistema.
- Organización de entrevistas: Una función esencial si tienes varias entrevistas al mismo tiempo y quieres asegurarte de llevar un control adecuado de los datos. Puedes organizar entrevistas desde el sistema y enviar un kit de entrevista (con el currículum del candidato y preguntas para hacer en esa etapa de la entrevista).
- Página de empleos: Es importante tener una página donde los candidatos puedan informarse sobre tus vacantes, tu historia como empleador y tu marca. Algunos ATS ofrecen opciones para crear tu página de empleos como parte del sitio web de la empresa.
- Análisis: Las herramientas de análisis de reclutamiento integradas te ayudan a medir tus métricas de reclutamiento y tomar decisiones informadas para mejorar tu proceso de contratación; por ejemplo, si las personas visitan tu página de empleos pero no aplican, ¿a qué se debe esto?
- Integración con HRIS: La mayoría de ATS ofrecen integración con sistemas HRIS, HRMS o software para onboarding, de modo que, una vez que una persona es contratada, puede pasar automáticamente a otros sistemas de tu ecosistema tecnológico de RRHH. También puede funcionar al revés: en cuanto aparece una vacante en el HRIS, el puesto se abre en el ATS.
- Encuestas a candidatos: Durante épocas de crecimiento, es buena idea monitorear cómo está siendo la experiencia de los candidatos. A menudo, esto se gestiona mediante emails automatizados que recogen feedback sobre tu proceso.
- Base de datos de relaciones con candidatos: Los ATS avanzados pueden incluir un sistema CRM para reclutamiento donde creas una reserva de candidatos calificados y los mantienes conectados mediante emails periódicos sobre las novedades de tu empresa y nuevas vacantes.
- Herramientas de búsqueda: Estas combinan diferentes fuentes de candidatos (por ejemplo, LinkedIn y Github) para ayudarte a encontrar candidatos potenciales directamente desde el sistema y enviarles mensajes desde allí mismo.
- Funciones de cumplimiento: Herramientas que ayudan a mantener el cumplimiento de las leyes laborales locales, nacionales e internacionales, incluido el RGPD.
¿Cómo funcionan los ATS?
Los ATS funcionan mediante la combinación de varias tecnologías clave para gestionar el proceso de reclutamiento de manera eficiente.
En esencia, el sistema emplea gestión de bases de datos y algoritmos de búsqueda para almacenar y recuperar información de los candidatos, como nombre, currículum, vacantes a las que ha postulado, estado de la solicitud, comunicaciones y retroalimentación de entrevistas.
Luego, la información se presenta en una interfaz intuitiva que los equipos de reclutamiento pueden usar para hacer seguimiento a los candidatos y automatizar el proceso de reclutamiento mediante funciones como la revisión de currículums con IA, programación de entrevistas y envío automático de correos y recordatorios.
Funciones adicionales de este software de reclutamiento incluyen constructores de páginas de carreras, análisis avanzados e integraciones con bolsas de trabajo y otros sistemas de software de RRHH.
6 beneficios de usar un ATS
¡Los ATS son una bendición para muchos equipos de contratación! Los beneficios de un ATS incluyen:
1. Mayor eficiencia
Un buen ATS debe automatizar y simplificar tu proceso de contratación, ahorrándote el tiempo que de otra manera pasarías en hojas de cálculo, calendario y correo electrónico revisando todo manualmente.
Intentar programar entrevistas, especialmente durante periodos de reclutamiento de alto volumen, puede consumir mucho tiempo, por lo que tener un sistema que ayude con esa tarea ¡te cambiará la vida!
2. Ayuda a encontrar candidatos
Un buen ATS debería poder publicar tus descripciones de puestos automáticamente al menos en varios portales de empleo, aumentando el alcance de tus anuncios laborales. Algunos ATS también cuentan con herramientas que te ayudan a buscar candidatos en múltiples fuentes, incluyendo tu propia base de talentos seleccionados.
3. Análisis de currículums
Este es un tema algo controvertido ya que los currículums vienen en muchos formatos y estilos. He visto análisis de CV que han salido tan mal que el gerente de contratación pensó que el candidato había presentado un currículum con formato horrible.
Afortunadamente, yo sabía que fue el análisis el que arruinó el formato, así que lo expliqué. También te podría pasar, ¡así que estate atento! Aparte de eso, es útil para recopilar datos básicos como nombres, datos de contacto y datos laborales y generar un perfil del candidato.
4. Correos electrónicos y automatización
Algunos ATS cuentan con mensajería incorporada para ayudarte a gestionar todas tus comunicaciones. Puedes establecer una plantilla automática para enviarla, por ejemplo, a todos los candidatos que se hayan postulado, o a todos los rechazados en cierta etapa.
5. Mejorar la experiencia del candidato
Puedes incluir mucha información en las plantillas de correo automatizadas o en la página de carreras, así como programar entrevistas fácilmente y brindar retroalimentación relevante y oportuna.
Todo esto es exactamente lo que los candidatos desean, por lo que podrás cumplirlo en cada proceso. ¡Además, puedes evaluar la experiencia del candidato con una encuesta automatizada!
6. Página de carreras
Donde puedes mostrar quién eres, quizás a algunos miembros del equipo, y también un poco más sobre tu cultura de trabajo.
Muchos equipos de RRHH exploran las ventajas de un ATS en conferencias de personal, donde pueden ver el software más reciente en acción. Asistir a conferencias suele ayudar a los profesionales de RRHH a obtener una comprensión integral de cómo un ATS mejora la eficiencia de la contratación.
Cómo elegir un ATS
¡Hay muchísimas plataformas de ATS disponibles! Algunas vienen incluidas como parte de un HRIS o un HRMS; otras son independientes y algunas incluyen CRM.
Hay opciones para todo tipo de presupuestos y necesidades, ¿entonces cómo elegir?
Aquí tienes algunas preguntas que debes responder para iniciar, orientar tus conversaciones con los proveedores en la dirección adecuada y elegir el ATS que mejor se adapte a ti.
¿A cuántas personas necesitas contratar en los próximos 6–12 meses?
Es un buen comienzo porque, si solo planeas contratar a 5 personas en el próximo año, eso es menos de una persona cada dos meses y probablemente aún no necesites un ATS.
Sin embargo, si el volumen es significativo, deberías considerar adquirir un ATS. No puedo determinar qué es considerable para ti, pero tal vez alrededor de 15-20 por año podría servirte de guía.
El número de personas que necesitas contratar y el tiempo que dispones para hacerlo también pueden ayudarte a decidir si requieres un ATS muy completo en funciones. (Y si este es tu caso, también podrías necesitar saber cómo redactar un RFP para ATS para empezar con el proceso).
Por ejemplo, si eres una sola persona y debes contratar a 100 personas en un año, quizá te convenga optar por un ATS que incluya funciones de búsqueda de candidatos y publicación automática en portales de empleo para maximizar tu alcance y poder cubrir todas esas vacantes.
¿Dónde vas a reclutar?
Cada vez más soluciones de contratación buscan ser globales y pueden operar en varias jurisdicciones. Pero si te encuentras en la UE (y el Reino Unido), el RGPD ha tenido un gran impacto en cómo almacenas y procesas los datos de los candidatos (por ejemplo, necesitas obtener permiso si usas esos datos para futuras vacantes).
Estados Unidos tiene requisitos específicos por estado (por ejemplo, Nueva York y Colorado requieren información salarial). Por ello, debes pensar en dónde vas a contratar y si el ATS puede respaldar tus necesidades de cumplimiento.
Nota adicional: Si vas a contratar de forma remota, asegúrate de hablarlo con el proveedor para comprobar si han habilitado integraciones con portales de empleo remotos y si puedes publicar tu puesto de trabajo como remoto en general.
¿Cómo es tu proceso de entrevistas?
¿Tienes un proceso bastante sencillo de 2-3 entrevistas con una persona cada vez durante aproximadamente una hora y sin tareas, etc.? Si es así, un diseño más simple y un programador de entrevistas pueden funcionar.
Sin embargo, si tu proceso de entrevistas debe involucrar a personas senior y dos personas al mismo tiempo, por ejemplo, o dos personas de un grupo más pruebas técnicas, ¡eso es más complejo!
En este punto, debes tomar nota de tus requisitos para las entrevistas y comentarlos con los proveedores durante la llamada (quizá preguntarles si puedes enviar pruebas automáticamente o paquetes de entrevistas).
¿Quién será el principal usuario del ATS?
¿Será recursos humanos, un equipo dedicado de talento o directamente los responsables de contratación?
Si es el último caso, quizás una forma más visual como un tablero Kanban con "swimlanes" y un diseño simple de candidatos para ayudar a los responsables de contratación a moverse más rápido resulte útil.
Además, tu ATS debe ser fácil de usar con otras funciones, como el seguimiento de entrevistas y de comentarios y la programación de entrevistas, para que la gente lo utilice de forma constante, mantenga mejores datos y cumpla con las normativas.
Si hay un equipo de Talento, funciones más avanzadas como analítica y desempeño empiezan a ser más importantes para que el equipo pueda monitorear la efectividad de sus esfuerzos. También querrás complementar su acceso a la herramienta con formación específica en ATS.
Anonimización
Una nota rápida sobre la anonimización, o cuando el ATS elimina los nombres y otros detalles de un candidato para minimizar los sesgos.
Puede ser útil si no has tenido tiempo de formar a todos los responsables de contratación en la minimización de sesgos, pero personalmente opino que esto es solo una solución temporal y se necesita formación continua y general en esta materia.
¿Qué tan desarrollada está tu marca empleadora?
Si cuentas con una marca empleadora avanzada, puede que quieras revisar cómo es el constructor de página de carreras y si el ATS permite incrustar la página de carreras directamente en tu web en vez de tenerla alojada en su dominio.
Si no es tan avanzada, quizás un generador de página de carreras menos personalizable, pero más robusto y mejor soportado, pueda ayudarte.
Si este no es tu primer ATS, ¿qué necesitas que cambie?
Puedes tener ya un sistema, pero que simplemente no te ayuda a lograr lo que necesitas.
Si es así, antes de salir al mercado, es importante considerar qué funciona bien, qué quieres mantener y qué necesita cambiar. Esto ayudará a que tus conversaciones con los nuevos proveedores sean más fluidas y enfocadas.
Invierte la pregunta: ¿cuáles son sus propuestas de valor?
Siempre es bueno ver en qué ha decidido centrarse cada proveedor cuando crearon el sistema y descubrir qué características tienen que ni siquiera habías considerado posibles.
6 mejores prácticas para el ATS
Los ATS son solo herramientas, lo que más importa es cómo los usas. Aquí tienes algunas buenas prácticas para sacarle el máximo partido a tu ATS.
1. Promueve su uso
Cuanta más gente use el ATS, mejores serán los datos y la experiencia tanto para ti como para los candidatos. Asegúrate de ayudar a las personas a entender que toda la comunicación, feedback e información de los candidatos debe quedar recogida en el ATS.
2. Destina tiempo para configurarlo bien
Asegúrate de tomarte tu tiempo al inicio del proceso de configuración y colabora con tu proveedor para ajustarlo exactamente a tus necesidades. La mayoría de los sistemas tienen alguna opción de personalización, así que asegúrate de que el tuyo se adapte a las necesidades de tu organización.
3. Ten en cuenta el tiempo de onboarding
Una vez que decidas adquirir un ATS, la implementación o cambio (si migras desde otro) probablemente tomará entre 2 y 6 semanas. Habla con cada proveedor individualmente, pero esto debe orientarte para que comiences antes de que realmente necesites contratar.
4. Usa plantillas y automatizaciones
La mayoría de los sistemas modernos de ATS tienen plantillas que puedes enviar a los candidatos, por ejemplo, en cuanto se postulan, si quieres darles más información o al ser rechazados. También puedes configurarlo para que estos correos se envíen automáticamente desde una bandeja genérica o la tuya propia en ciertas etapas.
Tenga cuidado con la automatización, ya que también puede salir mal. Sepa cuándo utilizarla y cuándo es mejor alejarse. Por ejemplo, cuanto más avanzado esté un candidato en su proceso de reclutamiento, menos debe depender de la automatización, ¡especialmente si necesita rechazarlo!
5. Cuidado con las empresas que hablan de puntuación automática de candidatos
Algunas cuentan con un sistema automatizado de revisión de currículums que intenta identificar palabras clave relevantes y otorgar al candidato una puntuación antes de que usted revise.
Sin embargo, esto puede limitar mucho su grupo de candidatos y podría perderse grandes talentos, así que asegúrese de que esta sea una función que pueda controlar y desactivar en cualquier momento.
6. Supervise el rendimiento de las vacantes y los equipos
Las métricas de reclutamiento, como la tasa de conversión, le indicarán si necesita cambiar algo en la oferta de empleo o en el proceso de entrevistas.
El Futuro de los Sistemas de Seguimiento de Candidatos
Como muchas herramientas de software de RR.HH., el futuro de los Sistemas de Seguimiento de Candidatos (ATS) estará fuertemente influenciado por los avances en inteligencia artificial y aprendizaje automático, lo que permitirá una correspondencia de candidatos más sofisticada y análisis predictivos.
Estas tecnologías permitirán que las plataformas de ATS aprendan de decisiones pasadas de contratación y realicen predicciones de personal más precisas, mejorando la exactitud en la identificación de los mejores candidatos y reduciendo los sesgos inconscientes.
Además, la experiencia del candidato será más personalizada y adaptable a dispositivos móviles, con una mayor integración entre diferentes herramientas de RR.HH., haciendo que todo el proceso de reclutamiento sea más eficiente y fácil de usar.
Preguntas frecuentes sobre sistemas de seguimiento de candidatos
¿Cuál es la diferencia entre un ATS y un CRM?
Un ATS gestiona el proceso de reclutamiento, centrándose en tareas como la publicación de ofertas, el cribado de currículums y el avance de candidatos en las etapas de contratación.
En cambio, un CRM (gestión de relaciones con candidatos) está diseñado para construir y nutrir relaciones a largo plazo con posibles candidatos, incluso aquellos que no están aplicando activamente a empleos.
Mientras que un ATS se enfoca en gestionar postulantes activos, un CRM está orientado a involucrar y mantener una cantera de talento para futuras necesidades de contratación.
¿Cómo funciona un verificador de currículum en un ATS?
Un verificador de currículum en un ATS funciona utilizando tecnología de análisis de currículums para escanear y extraer información clave del currículum de un candidato, como datos de contacto, experiencia laboral, educación y habilidades.
Después compara estos datos extraídos con la descripción del puesto utilizando coincidencia de palabras clave y criterios predefinidos para determinar cuán bien se adapta el currículum a los requisitos de la oferta.
El sistema clasifica o puntúa el currículum según la presencia de palabras clave relevantes, calificaciones y el grado general de coincidencia, ayudando a los reclutadores a identificar rápidamente a los candidatos más adecuados.
¿Quién usa un sistema de seguimiento de candidatos?
Los ATS son el software de reclutamiento número 1 utilizado por organizaciones de diferentes tamaños en todo el mundo. Dentro de las organizaciones, el ATS es utilizado principalmente por profesionales de RR.HH. y reclutadores, aunque los responsables de contratación también usan estas plataformas para revisar perfiles, dar feedback y colaborar con el equipo de reclutamiento.
Además, las agencias de empleo y firmas de reclutamiento suelen utilizar sistemas ATS para gestionar el gran volumen de postulaciones que reciben en nombre de varios clientes.
¿Los ATS son IA?
Si bien los sistemas de seguimiento de candidatos y los programas de inteligencia artificial son tecnologías fundamentalmente diferentes, algunos ATS aprovechan la inteligencia artificial para realizar tareas como el cribado de candidatos, asistentes virtuales y la generación de preguntas para entrevistas. Para más información, consulte nuestro artículo sobre reclutamiento con IA.
