Cómo contratar empleados: una guía completa

Antes de contratar empleados

1. Preparación legal y administrativa

Antes de poder contratar a alguien, primero debes cumplir un par de requisitos legales. Aunque recomendamos obtener asesoramiento jurídico, probablemente tendrás que completar los siguientes requisitos:

1.1 Registro fiscal

¡Sabías que esto iba a llegar! Por supuesto, para contratar legalmente a alguien debes rellenar los formularios necesarios para pagar los impuestos federales y estatales al Tío Sam.

Formularios federales (obligatorios para todas las empresas estadounidenses):

1. Formulario SS-4:
   • Finalidad: Solicitar un EIN (número de identificación del empleador) a través del IRS.
   • Presentación: sitio web del IRS.
2. Formulario 940:
   • Finalidad: Declarar y pagar el impuesto federal por desempleo (FUTA).
   • Periodicidad: Anual.
3. Formulario 941:
   • Finalidad: Declarar las retenciones del impuesto federal sobre la renta, la Seguridad Social y Medicare.
   • Periodicidad: Trimestral.
4. Formulario W-2:
   • Finalidad: Declarar los salarios pagados y los impuestos retenidos de los empleados.
   • Periodicidad: Anual (se presenta a los empleados y al IRS).
5. Formulario 1099-NEC (si corresponde):
   • Finalidad: Declarar los pagos realizados a contratistas independientes.
   • Periodicidad: Anual.

Formularios fiscales estatales (varían según el estado):

1. Formularios de registro de impuestos sobre nóminas estatales:
   • Finalidad: Registrarse para las cuentas de retención del impuesto estatal sobre la renta.
   • Presentación: Sitio web del Departamento de Hacienda o de la Oficina Tributaria de tu estado.
2. Registro del seguro estatal de desempleo (SUI):
   • Finalidad: Registrarse para pagar los impuestos del seguro de desempleo.
   • Presentación: Sitio web del Departamento de Trabajo o de la Agencia de Empleo del estado.
3. Registro del seguro estatal de incapacidad (SDI) (si es obligatorio):
   • Estados incluidos: California, Nueva York, Nueva Jersey, Rhode Island y Hawái.
4. Formulario de notificación de nuevas contrataciones:
   • Finalidad: Notificar a tu Registro Estatal de Nuevas Contrataciones los empleados recién contratados.
   • Presentación: Sitio web de la Oficina de Manutención Infantil o de la Oficina de Trabajo del estado.
5. Formularios de impuestos locales y licencias comerciales:
   • Finalidad: Registrarse para los requisitos fiscales locales sobre nóminas o empresas, si corresponde.

1.2. Configurar la nómina

Los empleados no se quedarán mucho tiempo si no les pagas. Configurar la nómina implica crear un proceso para calcular y pagar los salarios de los empleados y garantizar al mismo tiempo el cumplimiento de las leyes fiscales federales, estatales y locales. 

Recomendamos elegir un servicio de nóminas o proveedor o utilizar software de nóminas para automatizar los cálculos, las declaraciones fiscales y los depósitos directos.

1.3 Comprender las leyes laborales

Familiarízate con las leyes laborales a nivel federal, estatal y local. Estas leyes abarcan aspectos como el salario mínimo, el pago de horas extra, las políticas contra la discriminación, las normas de seguridad en el lugar de trabajo y las certificaciones o comprobaciones de antecedentes requeridas para tu sector.

Entre los lugares adecuados para encontrar información se incluyen sitios oficiales como el Departamento de Trabajo de Estados Unidos (DOL), la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) y el departamento de trabajo de tu estado.

1.4 Contratar un seguro de accidentes laborales

El seguro de accidentes laborales cubre los gastos médicos y los salarios perdidos de los empleados en caso de lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.

La mayoría de los estados exige que las empresas con empleados tengan este seguro (aunque los requisitos varían considerablemente), y no contar con esta cobertura puede tener como consecuencia multas importantes y consecuencias legales.

Contacta con un proveedor de seguros autorizado en tu estado para comparar pólizas y primas.

1.5 Preparar contratos de trabajo

Redacta contratos de trabajo o cartas de oferta que describan claramente las funciones del puesto, la remuneración, los beneficios y las políticas de la empresa.

Aunque no son obligatorios para la mayoría de los empleos, los acuerdos laborales pueden ayudar a establecer expectativas y reducir la probabilidad de conflictos.

Entre los aspectos que se deben incluir se encuentran las condiciones relativas a la confidencialidad, la propiedad intelectual y las condiciones de rescisión, cuando sean pertinentes.

Considera utilizar plantillas legales o trabajar con un abogado para garantizar el cumplimiento de las leyes laborales estatales y federales.

2. Preparación financiera

2.1 Elaborar un presupuesto para salarios y beneficios

Para elaborar un presupuesto para salarios y beneficios, empieza investigando los salarios estándar del sector para cada puesto según la experiencia y la ubicación, utilizando herramientas como la Oficina de Estadísticas Laborales (BLS) o sitios de empleo como Glassdoor.

Añade los costes obligatorios del empleador, como los impuestos sobre las nóminas (la Seguridad Social, Medicare y el seguro de desempleo), así como beneficios como el seguro médico, las aportaciones para la jubilación y el tiempo libre remunerado.

2.2 Establecer los beneficios para empleados

Para establecer los beneficios para empleados, identifica los beneficios obligatorios exigidos por ley, como los accidentes laborales, el seguro de desempleo y las aportaciones a la Seguridad Social.

A continuación, considera qué beneficios voluntarios ofrecerás, como seguro médico, planes de jubilación, tiempo libre remunerado y programas de bienestar, en función de los estándares del sector en tu ubicación o ubicaciones y de tu presupuesto.

Colabora con proveedores de beneficios de buena reputación y con una trayectoria sólida en la prestación de servicios a empresas de tu sector o de un tamaño similar al de tu empresa.

Otro aspecto que debes comprobar es cuánto tiempo llevan en el mercado y si están especializados en tipos concretos de beneficios, como seguros médicos, planes de jubilación o programas de bienestar.

3. Políticas y procedimientos

3.1 Elaborar un manual del empleado

Crea un manual del empleado que describa las políticas de la empresa, las expectativas en el lugar de trabajo, los derechos de los empleados y procedimientos como la asistencia, la conducta y los permisos. Incluye políticas legales como las relativas a la no discriminación, la prevención del acoso y las directrices de seguridad en el lugar de trabajo.

Es importante que el manual sea claro, conciso y accesible, y que se actualice periódicamente a medida que cambien las políticas—Slite, Notion u otras herramientas específicas para manuales del empleado son perfectas para ello.

Si tu empresa tiene muchas políticas para empleados que debe controlar, considera crear un manual del empleado independiente para las nuevas incorporaciones con el fin de evitar una sobrecarga de información el primer día del proceso de incorporación.

3.2 Establecer normas de seguridad en el lugar de trabajo

Asegúrate de que tu lugar de trabajo cumpla las normas de seguridad establecidas por la OSHA o por las autoridades específicas del sector. 

Realiza evaluaciones de seguridad, proporciona el equipo de protección necesario, crea procedimientos de respuesta ante emergencias, capacita periódicamente a los empleados sobre los protocolos de seguridad y documenta el cumplimiento para evitar posibles infracciones.

4. Preparación para la contratación y la incorporación

4.1 Crear una descripción del puesto

Redacta una descripción detallada del puesto que defina claramente las responsabilidades del cargo (y cómo contribuirán al éxito de la organización), las cualificaciones, las competencias necesarias y los resultados esperados.

Asegúrate de utilizar un lenguaje claro, orientado a la acción e imparcial para atraer a los candidatos adecuados y establecer expectativas claras desde el principio. 

Obtén más información sobre cómo redactar descripciones de puestos eficaces en el excelente artículo de Mariya Hristova sobre cómo redactar una descripción del puesto.

4.2 Diseñar un proceso de contratación

Empieza a desarrollar un proceso de contratación estructurado que incluya la creación de ofertas de empleo, la revisión de currículos, la realización de entrevistas y la administración de evaluaciones de competencias.

Define criterios de contratación claros, decide qué miembros del equipo participarán en el proceso de selección y estandariza los métodos de evaluación para garantizar la coherencia, la imparcialidad y el cumplimiento de la legislación laboral.

También querrás considerar la creación de un proceso de contratación adaptado al trabajo remoto.

Proceso de contratación

5.1 Buscar candidatos

La búsqueda de candidatos consiste en encontrar posibles contrataciones mediante el marketing de contratación y estrategias activas de búsqueda. 

El marketing de contratación incluye promocionar tu marca empleadora a través de bolsas de empleo, redes sociales y el sitio web de tu empresa, así como publicar actualizaciones periódicas, como testimonios de empleados y vídeos de la empresa, para mostrar el valor de tu organización como posible empleadora.

La búsqueda activa consiste en buscar candidatos directamente a través de tu red de contactos, cualquier recomendación de empleados existente, LinkedIn, foros profesionales y sitios de empleo específicos del sector.

 5.2 Seleccionar candidatos

El proceso de selección de candidatos comienza con la revisión de currículos y solicitudes para evaluar la experiencia laboral, las competencias y la formación académica de los candidatos. 

Los modernos sistemas de seguimiento de candidatos pueden ayudar a automatizar este paso filtrando los currículos y puntuándolos según palabras clave o requisitos específicos del puesto, como la elegibilidad. 

Tras la revisión inicial, una breve entrevista telefónica o por vídeo permite a los responsables de contratación evaluar las habilidades comunicativas, la disponibilidad y el interés de los candidatos por el puesto.

Durante esta conversación, aclara las expectativas del puesto y asegúrate de que el candidato comprende los valores de la empresa.

A continuación se elabora una lista de candidatos preseleccionados, que se clasifican según sus cualificaciones y los resultados de la selección. Este paso reduce el grupo a las personas más adecuadas para una evaluación posterior.

5.3 Realizar entrevistas

Las entrevistas consisten en reunirse con los candidatos preseleccionados para evaluar sus cualificaciones, competencias y adecuación cultural. 

Una entrevista bien estructurada incluye preguntas dirigidas a evaluar las capacidades técnicas, las habilidades para resolver problemas y los rasgos conductuales.

Las preguntas conductuales en las entrevistas pueden ser útiles para conocer cómo ha aplicado un candidato sus competencias y cómo ha afrontado situaciones de la vida real, lo que constituye un sólido indicador de su comportamiento futuro en situaciones similares y de cómo trabajaría en tu organización.

Las entrevistas pueden realizarse de forma individual, virtual o como parte de un panel en el que participen miembros clave del equipo y responsables de la toma de decisiones.

Para mantener la imparcialidad, los evaluadores deben utilizar un sistema de puntuación estandarizado o un formulario de comentarios. Esto garantiza que cada candidato sea juzgado según los mismos criterios, promoviendo un proceso de selección objetivo e inclusivo.

Lee más en el excelente artículo de Hristova sobre cómo entrevistar a alguien.

5.4 Haz una oferta

Has encontrado una coincidencia; ahora llega la fase ligeramente angustiosa de hacerle una oferta. Como señala Hristova en su excelente artículo sobre cómo hacer una oferta de trabajo, lo mejor es llamar primero a la persona para informarle antes de enviarle una carta formal con el  título del puesto, el salario, la fecha de inicio, los beneficios y las condiciones de empleo, etc.

Te recomiendo encarecidamente que leas el artículo de Hristova para ayudarte a abordar esta fase crucial y contratar a más candidatos de los que deseas.

5.5 Comprobaciones de antecedentes y elegibilidad

Antes de formalizar la contratación, realiza comprobaciones de antecedentes y elegibilidad para verificar las credenciales del candidato y su situación legal para trabajar.

El historial laboral y educativo debe confirmarse mediante registros oficiales o servicios de verificación acreditados.

Las comprobaciones de referencias proporcionan información sobre el desempeño laboral anterior, la ética profesional y el carácter del candidato mediante el contacto con empleadores anteriores o contactos profesionales.

Las comprobaciones de elegibilidad legal incluyen verificar el derecho a trabajar mediante el Formulario I-9 en EE. UU. o asegurarse de que se hayan obtenido los visados y permisos correspondientes.

Si se requieren comprobaciones de antecedentes penales, asegúrate de cumplir las leyes pertinentes y de que las comprobaciones sean adecuadas para el puesto (el software de comprobación de antecedentes o los servicios de pruebas de drogas pueden ayudarte en este caso).

La transparencia sobre el proceso genera confianza y garantiza que los candidatos estén informados en todo momento.

Después de contratar empleados

6.1 Comunica las nuevas contrataciones

¡Más tareas administrativas, qué bien! Esto es lo que tú y la persona recién contratada debéis completar desde el punto de vista legal:

Para el empleador (tus responsabilidades):

• Completa el Formulario I-9 (verificación de elegibilidad laboral):
  • Debes verificar la identidad del empleado y su autorización legal para trabajar en EE. UU.
  • Revisa y conserva documentos justificativos, como pasaportes o permisos de conducir.
• Comunica la nueva contratación a tu estado:
  • Registra al empleado en el Programa de Comunicación de Nuevas Contrataciones de tu estado en un plazo de 20 días desde la contratación (o antes, dependiendo de tu estado).
• Configura la nómina:
  • Regístrate en las cuentas fiscales federales y estatales para la nómina si aún no lo has hecho.
• Obtén un seguro de indemnización laboral:
  • Contrata este seguro si lo exige tu estado, para cubrir lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.
• Exhibe los carteles laborales obligatorios:
  • Coloca los avisos sobre la legislación laboral federal y estatal en un lugar visible, incluyendo información sobre el salario mínimo, la seguridad en el trabajo y las políticas contra la discriminación.
• Crea un expediente del empleado:
  • Mantén un expediente confidencial del empleado que incluya los formularios cumplimentados, las cartas de oferta firmadas y los registros de desempeño.
• Proporciona los beneficios obligatorios (si corresponde):
  • Ofrece beneficios como seguro médico, planes de jubilación y permisos retribuidos si la ley o la política de tu empresa lo exige.

Para el empleado (sus responsabilidades)

1. Completar el Formulario W-4 (Certificado de retención del empleado):
   • Este formulario determina cuánto impuesto federal sobre la renta debe retenerse de sus nóminas.
2. Completar los formularios estatales de retención de impuestos (si corresponde):
   • Dependiendo del estado, es posible que los empleados deban completar formularios de retención específicos del estado.
3. Proporcionar los documentos del Formulario I-9:
   • El empleado debe proporcionar documentos válidos que demuestren su identidad y elegibilidad para trabajar en un plazo de tres días desde su contratación.
4. Inscribirse en las prestaciones (si se ofrecen):
   • Los empleados deben revisar e inscribirse en las prestaciones patrocinadas por la empresa, como el seguro médico, los planes de jubilación y los permisos remunerados.
5. Firmar la carta de oferta o el contrato de trabajo:
   • Si es necesario, deben aceptar formalmente el puesto firmando el contrato de trabajo o la carta de oferta.
6. Reconocer las políticas de la empresa:
   • Los empleados deben firmar reconocimientos de políticas clave, como las relativas al acoso, la confidencialidad y la seguridad en el lugar de trabajo, si corresponde.

6.2 Incorporación

La incorporación abarca algunos de los requisitos legales y administrativos mencionados anteriormente, pero en realidad se trata de garantizar que la persona recién contratada comience de la mejor manera posible.

Esto significa proporcionarle las herramientas, los conocimientos y el apoyo necesarios para tener éxito. Entre los elementos habituales se incluyen la formación específica del puesto, las presentaciones a los miembros del equipo y una visión general de la cultura, los valores y las expectativas de la empresa. 

Un programa de incorporación bien estructurado mejora el compromiso de los empleados, la satisfacción laboral y la retención a largo plazo. Lee más en nuestro artículo sobre cómo crear un programa de incorporación eficaz de 30-60-90 días.

Cómo contratar empleados: 5 buenas prácticas

Las personas son personas y hacen cosas extrañas. No siempre está claro qué las motiva y la vida sigue su curso.

La contratación de ciclo completo eficaz se basa en la confianza, la transparencia, la organización, la perseverancia y la comunicación.

A continuación, encontrarás algunas buenas prácticas que te ayudarán a atraer y conservar el talento que necesitas:

1. Crear una propuesta de valor para el empleado (EVP) 

Una propuesta de valor para el empleado (EVP) es un conjunto de beneficios y ofertas únicos que una empresa se compromete a proporcionar a sus empleados a cambio de sus habilidades, conocimientos especializados y compromiso.

Es, en esencia, el valor que una organización ofrece a sus empleados a cambio de sus contribuciones.

La EVP ayuda a atraer, conservar y comprometer el talento al comunicar e impulsar eficazmente aquello que convierte a la organización en un lugar atractivo para trabajar. Abarca diversos componentes, como:

• Propósito, visión y misión
• Valores de la organización
• Compensación total
• Cultura
• Oportunidades de desarrollo profesional
• Flexibilidad
• Conciliación de la vida laboral y personal
• La experiencia general del empleado. 

Para profundizar, te recomiendo la excelente guía de Hristova sobre cómo crear una EVP.

2. Cultivar una marca empleadora sólida

Después de crear tu EVP, el siguiente paso es cultivar tu marca empleadora.

En esencia, tu marca empleadora es tu reputación como empleador. Es la forma en que te presentas en tus redes sociales, descripciones de puestos, entrevistas y en cualquier contenido dirigido a candidatos.

También es la forma en que actúas como empresa. ¿Eres ético? ¿Se trata bien a los trabajadores? ¿Vives de acuerdo con tus valores?

Una cita sobre la marca que siempre se me ha quedado grabada es la de Warren Buffet: «Se necesitan 20 años para construir una reputación y cinco minutos para arruinarla. Si piensas en eso, harás las cosas de otra manera».

Para profundizar, consulta la guía de Mariya sobre marca empleadora.

3. Utiliza un proceso de entrevistas estructurado

Ya mencionamos la importancia de las entrevistas y quiero reiterarlo aquí.

Es importante crear una estructura de entrevistas coherente para garantizar que todos los candidatos se evalúen según los mismos criterios. Esto ayuda a ofrecer una experiencia coherente a los candidatos y puede contribuir a reducir los sesgos y hacer que el proceso sea más justo.

4. Aprovecha la tecnología

Durante los primeros tiempos, probablemente puedas arreglártelas con un sencillo sistema de gestión de empleados que te ayude a crear tu equipo. Los sistemas de gestión de empleados ofrecen numerosas ventajas por sí solos.

Sin embargo, si el ritmo de contratación aumenta, existen algunas herramientas útiles que ayudan a mejorar el proceso para todas las partes implicadas y a realizar un seguimiento de los KPI de contratación para mantener tus esfuerzos alineados con los objetivos empresariales.

El rey o la reina indiscutible del software de contratación es el sistema de seguimiento de candidatos (ATS). Estos sistemas utilizan herramientas de automatización de la contratación para ayudar a publicar ofertas de empleo, programar entrevistas, hacer un seguimiento de los candidatos y comunicarse con ellos durante todo el proceso de contratación, filtrar currículos e interpretar los comentarios.

5. Recurre a profesionales

La contratación es notoriamente complicada, especialmente la parte de búsqueda de candidatos, por lo que a veces resulta beneficioso contratar o subcontratar a un profesional. En función de tu presupuesto de contratación, tienes varias opciones:

• Crear un equipo interno de contratación.
• Contratar los servicios de una agencia de contratación especializada, ya sea mediante una tarifa fija periódica o mediante pago por contratación. Estas agencias suelen ser especialmente útiles para contratar a ejecutivos o candidatos difíciles de encontrar.
• Recurrir a una organización profesional de empleadores o a un empleador registrado. Estas opciones son especialmente útiles para contratar talento fuera de tu jurisdicción de origen.

Para obtener más información, consulta nuestro artículo sobre cómo contratar a un reclutador, cómo contratar a un gerente o cómo contratar a un asistente.

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Preguntas frecuentes sobre cómo contratar empleados

¿Cuáles son algunas señales de que ha llegado el momento de contratar empleados?

¿Cuáles son algunas ventajas de contratar personal?