Kuinka viestiä tehokkaasti henkilöstöhallinnon tehtävissä

Lauren McMenemy

on Oct 6, 2026

Tehokas viestintä on jatkuvasti yksi keskeisistä HR-taidoista.

Mutta mitä HR-viestintä on, miksi se on niin tärkeää organisaatiolle ja miten voit viestiä tehokkaasti HR-ammattilaisena tai HR-osastona?

Mitä HR-viestintä on?

HR-viestintä tarkoittaa kaikkea HR-tiimin laajemmalle organisaatiolle lähettämää viestintää. Se on olennainen osa HR:n vaikutusvallan rakentamista ja ylläpitämistä organisaatiossa.

Se toimii parhaiten kaksisuuntaisena prosessina, jossa HR välittää tietoa työntekijöille ja antaa työntekijöille samalla mahdollisuuden antaa palautetta ja saada äänensä kuuluviin.

Se voi koostua monelle suunnatusta ja kahdenkeskisestä viestinnästä, esimerkiksi:

Tapahtumista, aloitteista ja tärkeistä päivämääristä tiedottaminen
Organisaation toimintaperiaatteiden tai prosessien päivityksistä viestiminen
Uusien työntekijöiden perehdyttäminen
Organisaatiorakenteen muutoksista viestiminen
Henkilöstöeduista viestiminen
Uusista tehtävämahdollisuuksista tiedottaminen, mukaan lukien yrityksen sosiaalisen median hyödyntäminen
Esihenkilöille annettavat neuvot
Työntekijäpalautteen pyytäminen ja siihen reagointi.

HR-viestintä ja sisäinen viestintä

Hetkinen, eikö kaikki tuo ole sisäistä viestintää? No, kyllä ja ei. Sekä HR-osaston viestinnällä että sisäisellä viestinnällä on yhteisiä tavoitteita, ja molemmilla pyritään välittämään viestejä, kannustamaan toimintaan ja tukemaan työntekijöitä kaikkialla organisaatiossa. Joskus sama tiimin jäsen voi vastata molemmista rooleista, erityisesti pienissä yrityksissä.

Tavoitteissa ja painopisteissä on kuitenkin pieni ero. HR käsittelee liiketoiminnan tarpeisiin keskittyviä viestejä, kun taas sisäinen viestintä menee syvemmälle ja toimii lähes organisaation sisäisenä PR-tehtävänä. Molemmilla pyritään rakentamaan luottamusta viestintätyökalujen ja -mallien avulla.

”Henkilöstöhallinnon ja sisäisen viestinnän välinen suhde ei ole koskaan ollut tärkeämpi”, sanoo sisäisen viestinnän asiantuntija Helen Deverell. ”Institute of Internal Communication (IoIC) julkaisi hiljattain ensimmäisen IC-indeksinsä, joka on kyselytutkimus Yhdistyneen kuningaskunnan työntekijöistä. Kolmesta aiheesta, joista työntekijät sanoivat haluavansa kuulla työpaikalla enemmän, kaksi olivat palkka ja henkilöstöedut sekä ura- ja kehittymismahdollisuudet – tämä ei juuri yllätä nykyisen elinkustannuskriisin keskellä. Jos ihmiset eivät ymmärrä, millaista tukea heille on tarjolla, he osallistuvat epätodennäköisemmin strategiaa ja liiketoimintaa koskeviin päivityksiin.”

Mihin tämä vastuu sijoittuu yrityksen hierarkiassa?

HR-viestinnästä vastaaminen voi koskettaa monia erilaisia liiketoiminta-alueita, sanoo henkilöstöjohtaja ja HR-konsultti Raahki Vadera.

”Toistaiseksi olen sisällyttänyt HR-viestintää kaikkeen työntekijöiden sitouttamisesta, mukaan lukien koko työntekijän elinkaari, sisäinen viestintä, rekrytointimarkkinointi, toimintaperiaatteet ja vaatimustenmukaisuus, kaikki työhön liittyvät tapahtumat, ulkoisten sidosryhmien hallinta sekä kriisiviestintä”, hän sanoo. ”HR:lta odotetaan usein panosta myös inklusiivisuuden näkökulmasta, joten HR-tiimin tarjoama viestinnällinen näkökulma on korvaamaton.”

Miksi HR-viestintä on tärkeää?

Raakhi jatkaa: ”HR:n tehtävänä on tehdä työntekijäkokemuksesta kaikissa vaiheissa niin ’helppo’, että ihmiset voivat keskittyä tehtävään, johon heidät on palkattu. Tavoitteellinen viestintä HR:n näkökulmasta auttaa ylläpitämään myönteistä työkulttuuria, houkuttelemaan ja pitämään osaajia, ratkaisemaan ongelmia, täyttämään lainsäädännön vaatimukset sekä tukemaan työntekijöiden kasvua ja hyvinvointia. Sanoisin jopa, että se on sellaisen HR-toiminnon perusta, joka varmistaa kaikkien olevan samalla sivulla.”

Eli HR-viestintä on siis melko tärkeää! Halusin perehtyä aiheeseen syvällisemmin, joten kysyin joukolta HR:n ja viestinnän eri osa-alueiden asiantuntijoita heidän näkemyksiään siitä, miksi HR-viestintä on tärkeää. Löydät heidän ajatuksiaan tämän artikkelin eri kohdista.

Viestintäkonsultti Imogen Hitchcock ilmaisee asian selkeästi: ”Voitko kuvitella HR-toiminnon, joka ei viestisi lainkaan? Ei tietoa perusasioista (kuten palkasta, henkilöstöeduista, lomista ja niin edelleen). Ei tietoa yrityksessä meneillään olevista suurista muutoksista. Ei tietoa siitä, millaista käyttäytymistä ja kulttuuria ihmisiltä odotetaan. Ei tunnustusta niille erilaisille ihmisille, jotka muodostavat henkilöstön. Työskentelisitkö kyseisessä yrityksessä? En minäkään…”

”Henkilöstöhallinto, joka työskentelee tiiviisti viestintätoiminnon kanssa, on tärkeässä roolissa organisaation kulttuurin muovaamisessa. Se toimii työntekijöiden äänenä. Se auttaa luomaan työyhteisön, joka on tuottava, ennakoiva ja tyytyväinen työhönsä. Jos henkilöstöhallinto ei ole yhteydessä niihin ihmisiin, joilla on eniten merkitystä (heidän työntekijöihinsä ja potentiaalisiin työntekijöihinsä), liiketoiminta epäonnistuu pohjimmiltaan.”

Viestintäkumppanuus

Henkilöstöhallinto ei voi toimia siilossa. Ollakseen tehokas sen on tehtävä yhteistyötä organisaation kaikilla tasoilla toimivien sidosryhmien kanssa, jotka voivat puolestaan auttaa edistämään käytäntöjä, uusia aloitteita tai muutoksia.

Tämä tarkoittaa vahvoja suhteita johtoryhmään, luoviin tiimeihin ja keskijohtoon.

Lisäksi tarvitaan tiimien välisiä suhteita oppimisen ja kehittämisen, hyvinvoinnin, DE&I:n ja muiden toimintojen välillä. Tehokkaan henkilöstöhallinnon viestinnän kannalta olennaista on kuitenkin ylimmän johdon ääni; ilman johdon tukea henkilöstöhallinnon ammattilaiset kohtaavat esteitä joka käänteessä.

”Henkilöstöhallinnon näkökulman kautta vaikuttavan viestinnän kirjo on laaja ja edellyttää monia kumppanuuksia – erityisesti sisäisen viestinnän tiimin, ylimmän johdon ja lähiesihenkilöiden kanssa”, sanoo työpaikkakulttuurin asiantuntijayritys Firgunin perustaja Danny Wareham.

Suhde laajempaan viestintätiimiin on aivan yhtä tärkeä, sanoo Imogen Hitchcock: ”Kyse ei ole vain loputtomien sähköpostien lähettämisestä kaikille siinä toivossa, että sinut kuullaan. Viestinnän on oltava kohdennettua ja merkityksellistä, ja siinä on oltava selkeä toimintakehotus. Mitä haluat ihmisten ajattelevan, tuntevan tai tekevän sen seurauksena, mitä olet sanonut? Jos et tiedä… miksi viestit?” Palaamme tähän tarkemmin strategiavinkeissä!

Lopuksi on syytä korostaa henkilöstöhallinnon viestinnän merkitystä työntekijöiden hyvinvoinnille ja uusille työntekijöille. Tämä on Georgia Emmsin erityisalaa. Hän sanoo, että henkilöstöhallinnolla voi olla viestittäväksi työntekijöiden tukiohjelma, mutta sen rooli ulottuu tällaisia toimenpiteitä laajemmalle. On tärkeää pohtia, miten mielenterveydestä ja hyvinvoinnista työpaikalla puhutaan ja miten ne tehdään osaksi normaalia arkea.

”Uusien käytäntöjen tai käytäntömuutosten toteuttamisella ja viestimisellä voi olla suuri vaikutus niiden käyttöönottoon”, Georgia sanoo. ”Ei ole mitään järkeä ottaa käyttöön uutta mielenterveyssyistä myönnettävää sairauslomakäytäntöä tai isyyslomakäytäntöä, jos niiden käyttämiseen liittyy pelkoa. Keskustelen edelleen ihmisten kanssa, jotka epäröivät pitää mielenterveyssyistä sairauslomaa työpaikalla, koska he pelkäävät muiden ajattelevan heistä jotain tai koska he ovat huolissaan siitä, että heidät leimataan ihmisiksi, jotka "eivät kestä paineita", ja jotka mieluummin vain peittävät todelliset tunteensa ja puskevat eteenpäin.”

Henkilöstöhallinnon viestintästrategian tehtävänä on tehdä psykologisesta turvallisuudesta ja työntekijöiden hyvinvoinnista normaali osa työelämää, ei ajaa työntekijöitä äärirajoille tuottavuuden ja voiton nimissä.

Miten kehitetään tehokas henkilöstöhallinnon viestintästrategia

Olemme käsitelleet henkilöstöhallinnon viestinnän merkitystä ja tarvetta tehdä yhteistyötä liiketoiminnan muiden osa-alueiden kanssa tehokkaan henkilöstöhallinnon viestinnän luomiseksi.

Seuraavaksi siirrymme siihen, miten henkilöstöhallinnon viestintästrategia luodaan – se toimii majakkana kaikille henkilöstöhallinnon viestintäpyrkimyksille ja palauttaa kaikki keskeisen tavoitteen ja tehtävän äärelle.

Seuraavassa on vinkkejä tehokkaan henkilöstöhallinnon viestintäsuunnitelman kehittämiseen alusta alkaen niin, että se tukee liiketoiminnan tavoitteita ja päämääriä.

Psst! Hyödynnä asiakirjahallinta-alustoja paremman viestinnän ja asiakirjojen jakamisen helpottamiseksi henkilöstöhallinnon tiimeissä.

Segmentoi työntekijäsi

Yleisön segmentointi on prosessi, jossa ihmiset jaetaan alaryhmiin määriteltyjen kriteerien perusteella.

Segmentointi voi perustua työtehtävään, osastoon, toimipaikan sijaintiin tai tiettyyn oppimis- ja kehittämisohjelmaan ilmoittautumiseen.

Tämän avulla voit mukauttaa viestintäsi kohdeyleisöllesi. Voit esimerkiksi käyttää intranetiä niiden työntekijöiden kanssa, joilla on pääsy tietokoneelle, mutta etulinjan työntekijät, kuljettajat, koneenkäyttäjät ja muut vastaavat eivät istu tietokoneen ääressä koko päivää.

Tämän työntekijäsegmentin kohdalla voit haluta käyttää viestintäsovellusta, jota he voivat käyttää puhelimellaan, tai välittää tärkeät viestit esihenkilöiden tiedotustilaisuuksien ja tiimikokousten avulla.

On myös ajateltava vanhan koulukunnan painettuja materiaaleja! Ne voivat auttaa työntekijöiden tyytyväisyyden ylläpitämisessä, erityisesti työpisteeseen sitomattomien työntekijöiden kohdalla.

Päätä viestintäkanavista

Käyttämäsi viestintäkanavat vaihtelevat viestinnän tyypin ja käytettävissäsi olevien vaihtoehtojen mukaan, ja todellisuudessa on yleensä parasta hyödyntää useita kanavia, jotta viesti varmasti huomataan.

Esimerkiksi tulevasta IT-katkosta tulisi ilmoittaa intranetissä ja lähettää sähköpostitse kaikille, joita se koskee, ja esihenkilöiden tulisi muistuttaa asiasta työntekijöitä. Voit harkita myös pikaviestiä tai työpöytähälytystä.

Käytettävissäsi on myös sujuvampia kanavia vain tarvittaville tiedoille, kuten kokous- ja tapahtumatilojen varausohjelmiston käyttäminen, jotta kaikki näitä resursseja käyttävät pysyvät ajan tasalla niiden saatavuudesta, käyttökatkoista tai viime hetken muutoksista.

Ja mikä tärkeintä, varmista, että viestisi ovat tarvittaessa löydettävissä kaikilla viestintäalustoilla, sanoo Jonathan Davies: ”Aivan kuten viihteestä on tullut tarvittaessa saatavaa, myös viestien tulisi olla sitä. Yrityksen intranet sopii tähän erinomaisesti – edellyttäen, että siinä on tehokas hakutoiminto. Sähköposti sen sijaan on tähän todella huono.”

Määrittele suhteesi

Mitkä tiimit sinun on otettava mukaan tähän strategiaan? Keneen luotat saadaksesi viestit perille? Keiden on osallistuttava hyväksyntään? Palauta mieleesi tässä artikkelissa aiemmin käsittelemämme tärkeät kumppanuudet.

Tavoitteet ja mittarit: miltä onnistuminen näyttää?

Mikään strategia ei ole valmis, ennen kuin olet päättänyt, miltä onnistuminen näyttää ja sinulla on käytössäsi parannusprosessi, sanoo Imogen Hitchcock.

”Ainoa tapa arvioida viestintäsi tehokkuutta on yleisösi kautta. He päättävät, onko viesti kiinnostava, onko se ymmärrettävä ja toimivatko he sen perusteella”, hän sanoo ja lisää, että arviointimenetelmät tulisi sisällyttää suunnitelmaan ja niitä tulisi seurata johdonmukaisesti. Tämä auttaa sinua korjaamaan ja kehittämään viestintääsi, jotta se todella saavuttaa tavoitteesi.

Suunnittele keskeiset toiminnot

Käytitpä laskentataulukkoa, kalenteria tai räätälöityä alustaa, tee sisältösuunnitelma. Henkilöstöviestinnän tiimisi kiittää sinua.

Merkitse vuoden tärkeät päivämäärät, kuten palkanmaksupäivät, toimiston sulkemiset, virkistyspäivät ja niin edelleen. Tässä vaiheessa suunnitelma on tarkoitettu vain sinulle, joten lisää mukaan myös asiat, jotka saattavat aiheuttaa viestintätarpeita, kuten hallituksen kokoukset ja eläköitymispäivät.

Kun tärkeät päivämäärät on kirjattu, voit siirtyä kampanjoihin. Järjestätkö jotakin mielenterveystietoisuusviikolla? Onko horisontissa muutos, joka edellyttää hallittua valmistelua? Lisää nämäkin kalenteriin.

Tästä voit aloittaa keskeisten toimintojen viestinnän suunnittelun: mitä kanavia ja välineitä käytät ja mihin kohderyhmään viestintä suunnataan. Harkitse säännöllisen ja ennakoitavan ajankohdan määrittämistä esimerkiksi henkilöstöhallinnon tiimin uutiskirjeelle, jotta työntekijät tietävät, milloin sitä voi odottaa.

Arvioi myös sisältösi säännöllisesti, sanoo L&D-johtaja Helen Bailey: ”Mieti, kuinka kauan viestintä on ollut esillä ja onko se edelleen ajankohtaista.” Merkitse nämäkin päivämäärät kalenteriin!

Mitä resursseja tarvitset?

Viestintäsuunnitelma auttaa sinua myös ymmärtämään tarvitsemasi resurssit budjetista alustoihin ja henkilöstömäärään.

Helen Bailey ehdottaa, että sinun on huomioitava organisaation sisäinen HR-brändi, jotta työntekijät tunnistavat HR-viestinnän välittömästi – varmista kuitenkin, että se on yhdenmukainen organisaation laajemman brändin kanssa. Tarvittava resurssi: aikaa markkinointiviestinnän tiimin kanssa.

Kun strategia ja suunnitelma ovat käsillä, pystyt määrittämään tarvitsemasi budjetin, mahdolliset uudet työntekijät, joita haluat tiimiisi, sekä uuden teknologian, joka auttaa sinua työskentelemään tehokkaammin. Tarvitsetko aikaa toiselta tiimiltä? Muista lisätä sekin.

Tehokas HR-viestintä on avainasemassa, ja voit hyödyntää esimerkiksi työntekijäpalautteen keräämisjärjestelmiä, suojattuja sisäisen viestinnän alustoja (lisätietoja sisäisen viestinnän työkalujen hyödyistä täällä) ja jopa esimerkiksi haastattelujen hallintatyökaluja.

Luo palautesilmukka

Tämä on ehkä HR-viestintästrategiasi tärkein osa: sen on oltava kaksisuuntainen prosessi.

Imogen Hitchcock sanoo: ”Älä unohda kuunnella. Viestinnässä ei ole kyse vain puhumisesta. Viestintä tarkoittaa kysymysten esittämistä, ideoiden jakamista, muiden ajatusten kuuntelemista, käsitysten muuttamista ja toiminnan edistämistä. Varmista, että käytössä on riittävästi palautemekanismeja. Vaikka yritys ei ole aivan demokratia, sen ei pitäisi olla myöskään diktatuuri.”

Testaa ja opi

Ainoa tapa löytää menestys ja selvittää, onko henkilöstöviestintästrategiasi tehokas, on ryhtyä toimeen. Hyödynnä ”testaa ja opi” -periaatetta: kokeile jotakin, mittaa sen onnistumista, arvioi uudelleen ja opi kokemuksesta, jotta tuleva viestintä olisi entistä vaikuttavampaa.

”Astukaa askel taaksepäin ja tarkastelkaa itseänne myös työntekijöinä”, Raakhi Vadera sanoo. ”On niin helppoa ajatella viestintää vain rastina ruudussa henkilöstöhallinnon hankkeelle tai viestille, mutta jos haluatte viestin vaikuttavan ja menevän perille, sen on oltava helposti ymmärrettävää ja selkeää. Älkää unohtako, että teidän odotetaan toimivan organisaationne työntekijöiden puolestapuhujina ja parantavan heidän kokemustaan – ja te olette yksi heistä. Johdatkaa viestintästrategiaanne selkeydellä ja ystävällisyydellä, niin kaikki muu seuraa perässä!”.

Henkilöstöviestinnän parhaat käytännöt

Strategia on nyt käsitelty; entä toteutus? Asiantuntijamme jakoivat runsaasti parhaita käytäntöjä, joiden avulla henkilöstöviestinnästäsi tulee tehokasta.

Hyödynnä viestinnän koko kirjoa

Muista, että henkilöstöviestintä on muutakin kuin sähköpostin lähettämistä koko henkilöstölle tai henkilöstötilaisuuden järjestämistä. Viestintää on neljänlaista:

Alhaalta ylöspäin suuntautuvaa, jolloin työntekijät voivat saada äänensä kuuluviin
Ylhäältä alaspäin suuntautuvaa, jolloin johto tai henkilöstöhallinto tiedottaa työntekijöille
Diagonaalista, jolloin hierarkian eri tasot viestivät keskenään
Horisontaalista, jolloin viestintää tapahtuu osastojen välillä

Viestintä voi olla myös kahdenkeskistä tai yhdeltä monelle suuntautuvaa – ero on yhdelle työntekijälle suoraan lähetetyssä henkilökohtaisessa viestissä ja ylhäältä alaspäin suuntautuvan viestinnän tiedotetyyppisissä viesteissä.

Arvioi tarkkaan, mikä viestintätapa toimii parhaiten viestisi välittämiseen. Se voi olla perinteinen koko henkilöstön tilaisuus tai tiedon välittäminen esihenkilöiden kautta henkilökohtaisemman kokemuksen aikaansaamiseksi. Se voi myös olla yhdistelmä ylhäältä alaspäin suuntautuvaa palautetta koskevia kysymyksiä ja työntekijöille esitettyjä kehotteita.

Monikanavainen lähestymistapa

Tämä johdattaa meidät nykyisin käytettävissä oleviin eri kanaviin. Sähköposti on ollut henkilöstöviestinnän ensisijainen kanava jo pitkään, mutta nykyään vaarana ovat sekavat sähköpostilaatikot.

Työntekijät saavat työpäivän aikana keskimäärin 74 sähköpostia. Kuinka todennäköisesti henkilöstöhallinnon lähettämä sähköposti luetaan tärkeiden asiakasviestien edellä?

”Tunnistakaa, että kuten monissa muissakin asioissa, yksi kaikille sopiva lähestymistapa ei tule toimimaan”, sanoo työntekijöiden sitoutumisen ja hyvinvoinnin konsultti Georgia Emms. ”Me kaikki etsimme parhaillaan tapoja levittää tietoa kiinnostavalla tavalla lukuisten eri viestintäkanavien kautta, ja joillekin meistä siitä on tulossa ylivoimaista. Työntekijöiden informoimisen, yhteydenpidon ja ajan tasalla pitämisen sekä sen välillä, että heitä ei pommiteta jälleen yhdellä lukematta jäävällä sähköpostilla, on hieno raja.”

Käytä useita kanavia sähköpostilaatikosta intranetiin, pikaviesteihin, foorumeihin ja keskusteluryhmiin, mutta myös tosielämän kanavia, kuten esihenkilöiden tiedotustilaisuuksia ja työntekijöiden kahdenkeskisiä tapaamisia, taukotilan seinille kiinnitettäviä julisteita, uusien hankkeiden lanseerauksiin liittyviä mainostuotteita ja niin edelleen.

Kerro miksi

Siitä lähtien, kun Simon Sinek astui TED-lavalle ja kehotti meitä ”aloittamaan miksi-kysymyksestä”, viestijät ympäri maailmaa ovat keskittyneet lisäämään ”miksi”-näkökulman viestintästrategioihin. Henkilöstöviestintä ei ole poikkeus. Miksi siis viestit tätä asiaa? Miksi se on tärkeää? Ja miksi työntekijöiden pitäisi välittää siitä?

”Varmista, ettei se ole epämääräinen tai ympäripyöreä”, sanoo Jonathan Davies. ”Ihannetapauksessa sen pitäisi liittyä läheisesti johonkin mitattavaan tai olla itsessään mitattavissa. Jos kyseessä on tarkoitusta koskeva lausuma, varmista, että tämä tarkoitus ohjaa toimintaa. Jos jonkun on tehtävä päätös, hänen pitäisi pystyä vertaamaan päätöksen lopputulosta tarkoitukseen. Jos lopputulos ei vastaa tarkoitusta, hän tietää, ettei päätöstä pidä toteuttaa.”

Mittaa aina

Jos et tarkastele, miten asia sujui, miten voit tietää, kannattaako se tehdä uudelleen tulevaisuudessa? Kuten eräs entinen esihenkilöni tapasi sanoa: jos teet aina sen, mitä olet aina tehnyt, saat aina sen, mitä olet aina saanut! Testaa, opi ja kehitä toimintaasi perustamalla päätöksesi vankkaan, tosielämästä saatavaan tietoon.

Viestinnän tehokkuutta voi mitata esimerkiksi seuraavilla tavoilla:

Työntekijöiden sitoutumista koskevien kyselyiden tulokset
eNPR eli työntekijöiden nettosuositteluasteet
Sähköpostien avausasteet
Intranetin lukutilastot
Vaaditun tehtävän suorittaneiden prosenttiosuus
Sivukäynnit tai kirjautumiset
Uusien ohjelmien tai hankkeiden käyttöönottoasteet.

Anna työntekijöiden äänen kuulua

“Tärkeintä on, että ihmiset kokevat tulleensa kuulluiksi ja että heidän näkemyksensä on otettu huomioon – vaikka lopputulos ei olisikaan sellainen, jota yksilö olisi toivonut. Suora puhe, läpinäkyvyys sekä muiden näkökulmien kuunteleminen ja kuuleminen – kaikki nämä asiat johtavat onnistuneempiin lopputuloksiin, oli kyse mistä tahansa,” sanoo Heartfelt HR:n Jill Aburrow, joka on myös teoksen Redundancy With Love kirjoittaja.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että työntekijöille on tarjottava kanava antaa palautetta HR:lle, esimerkiksi intranet-sivun, säännöllisten tapaamisten, kyselyiden tai jonkin muun kaksisuuntaisen viestintämenetelmän kautta.

Harkitse, että osoitat työntekijöille selkeästi kuulleesi, mitä he sanoivat. Muistan, kuinka eräällä työpaikalla toteutimme “Te sanoitte, me teimme” -kampanjoita osoittaaksemme, että työntekijöiden ääntä oli kuultu ja että sen perusteella oli toimittu.

Pidä asiat yksinkertaisina

Helen Bailey, Strategi Solutionsin oppimisesta ja kehittämisestä vastaava johtaja, kehottaa HR-viestinnän parissa työskenteleviä “pitämään asiat yksinkertaisina”.

“Jos käytät verkkosivua, mieti, kuinka monta napsautusta ihmisiltä vaaditaan tarvitsemansa tiedon löytämiseen. Mieti myös käytännössä, kuinka helppoa sisältöä olisi ylläpitää.” Hän kehottaa käyttämään monenlaisia menetelmiä – “videoita, animaatioita ja kuvia” – jotta sisältösi pysyy “tuoreena ja dynaamisena”.

Jonathan Davies kehottaa myös automatisoimaan aina kun mahdollista ja hyödyntämään markkinoilla nyt olevaa tekoälypohjaisten teknologioiden runsasta tarjontaa.

Muista ottaa monimuotoisuus huomioon

Ellet palkkaa mielelläsi klooneja, jokainen työntekijä on erilainen. Tämä tarkoittaa, että huomioon on otettava erilaiset oppimistyylit ja viestintäpreferenssit – jotkut eivät esimerkiksi pysty keskittymään ääneen, joten puheluita on täydennettävä kirjallisilla muistiinpanoilla tai videoista on tarjottava tekstitykset.

Kyse ei kuitenkaan ole vain tyylistä. Georgia Emms muistuttaa, että jokaisessa työntekijäryhmässä on myös monenlaisia näkemyksiä ja taustoja. Hänen mukaansa tosielämän esimerkkien käyttö ja tarinankerronnan voima voivat olla ”hauska, mukaansatempaava ja henkilökohtaisempi tapa viestiä”.

“Työskentelin asiakkaan kanssa hyödyntääksemme tarinankerronnan voimaa heidän pidennetyn isyysvapaakäytäntönsä käytön edistämisessä,” hän kertoo. “Yksi heidän johtoryhmänsä jäsenistä nauhoitti lyhyen videon ennen vapaalle jäämistään ja kertoi avoimesti, miksi vapaa oli tärkeä hänelle, hänen vaimolleen ja perheelleen. Video julkaistiin sisäisen viestinnän kanavalla yhdessä HR:n lähettämän käytäntöä koskevan seuranta- ja muistutusviestin kanssa. Sen lisäksi, että video muistutti itse käytännöstä, se vaikutti eniten siihen, että muutkin kokivat saavansa ‘luvan’ toimia samoin eivätkä pelänneet, että pidemmän vapaan pitämisellä voisi olla seurauksia heidän työroolinsa kannalta.”

Saa yleisösi tuntemaan ja toimimaan

Miltä haluat yleisösi tuntuvan tämän viestinnän seurauksena? Mihin toimiin haluat heidän ryhtyvän? Näiden kysymysten tulisi olla kaiken HR-viestinnän ytimessä, sanoo Danny Wareham:

Tunnista, onko viestintä tarpeen. Jos tarkoitus ei ole saada yleisöä tuntemaan, toimimaan tai ymmärtämään ja muistamaan tietoa eri tavalla, tarvitaanko viestintää?
Määritä, miltä hyvä lopputulos näyttää. Tämä tekee kyseisen lopputuloksen mittaamisesta vastuullista.
Poista viestintäkanava ja sisältö prosessista. Näin viestinnästä vastaava henkilö voi määrittää parhaan lähestymistavan, kanavan, aikataulun ja prosessin kyseisen viestin välittämiseksi tietylle yleisölle niin, että saavutetaan kyseinen mitattava lopputulos.

Hyödynnä teknologiaa HR-viestintästrategiasi tukena

Viestintäteknologian parissa työskentelevänä Jonathan Daviesilla on luonnollisesti paljon sanottavaa siitä, kuinka teknologiasta voi tulla HR:n tärkeä kumppani.

“Yrityksessäsi on jo lukuisia viestintäkanavia, ja jokaisella niistä on omat vahvuutensa ja heikkoutensa,” hän sanoo. “Sähköpostit ovat viestinnän odotettu muoto, mutta ne eivät sitouta eivätkä todellakaan mahdollista digitaalista kaksisuuntaista viestintää. Slack, Teams tai muut pikaviestintätyökalut sopivat erinomaisesti kevyempään viestintään sekä viestintään yhdeltä monelle tai yhdeltä ryhmälle, mutta ne täyttyvät usein lyhyistä viesteistä ja ajautuvat nopeasti pois aiheesta. Intranetissä voidaan julkaista suurempi valikoima viestityyppejä yhdessä paikassa, mutta sen käyttöönottoaste, ajantasaisuus tai yksinkertaisesti käyttäjätyytyväisyys voivat tuottaa vaikeuksia.

“Mitä tahansa teetkin, älä lähetä vain yhtä HR-uutiskirjettä neljännesvuosittain ja odota sen riittävän. Markkinointi mukauttaa viestinsä useille eri kanaville saavuttaakseen yleisönsä laajasti ja saadakseen jonkin viestin menemään perille. Sinäkin voit tehdä niin.”

Varo haasteita

Riippumatta siitä, kuinka vahva strategiasi on, haasteita tulee aina vastaan. Asiantuntijamme kertoivat minulle uransa aikana havaitsemistaan puutteista ja ongelmista, kuten:

Prosessien johdonmukaisuuden puute
Selkeän tarkoituksen puute
Väärinkäsitykset, jotka voivat johtaa luottamuksen menettämiseen tai katkeruuteen
Vertaisuhteiden rikkoutuminen
Viestinnän epäjohdonmukaisuus, joka voi johtaa hämmennykseen
Ylhäältä alaspäin suuntautuvaan strategiaan tukeutuminen
Viestiminen vain siksi, että jotain sanotaan, mikä vain lisää kohinaa
Työntekijöiden jättäminen matkan ulkopuolelle
Henkilöstöhallinnon ja laajemman viestintätiimin välinen jännite siitä, kuka vastaa mistäkin
Viestinnän pitäminen muuttumattomana, jolloin se sulautuu taustaan
Liiallinen keskittyminen käytäntöihin ja menettelytapoihin ottamatta huomioon ihmistä kokonaisuutena
Siiloissa toimiminen, mikä johtaa heikkoon viestintään
Sisäisen viestinnän strategian huomioimatta jättäminen henkilöstöhallinnon viestintäsuunnitelmaa laadittaessa

Kuten Danny Wareham sanoo: “Viestintää tapahtuu riippumatta siitä, julkaisimmepa sitä tai emme.

Tyhjiössä ihmiset muodostavat omat tulkintansa. Ilman vahvaa ja tarkoituksellista viestintästrategiaa vaarannamme kertomuksen hallinnan – ja julkaistun sisällön oikaiseminen ”viidakkorumpujen” avulla on paljon vaikeampaa.”

Viestinnän lopuksi

Tehokas viestintä pitää maailman liikkeessä, ja se on erityisen tärkeää henkilöstöhallinnon tiimeille, joiden on viestittävä muutoksista tehokkaasti, vaalittava yrityskulttuuria ja pidettävä ihmiset sitoutuneina.

Henkilöstöhallinnon viestinnässä voi olla kyse paljon muustakin kuin työaikakirjauksista ja eduista; jalkautukaa organisaatioon ja rakentakaa suhteita johtoon, sisäisen viestinnän ja markkinoinnin tiimeihin.

Muodostakaa omat henkilöstöhallinnon viestinnän edustajanne auttamaan viestin välittämisessä. Muistakaa myös antaa työntekijöille ääni – työntekijöiden ääni ei ole koskaan ollut tärkeämpi, ja kehittämällä digitaalisia työntekijäyhteisöjä henkilöstöhallinto voi auttaa varmistamaan, että kaksisuuntainen viestintä kukoistaa.

Tämä aihe on niin tärkeä, että käsittelemme sitä laajasti. Mikset kuuntelisi podcastiamme siitä, miten liiketoiminnan toimintaa voidaan parantaa sisäisen viestinnän avulla, tai tutustuisi viimeisimpään luetteloomme parhaista työntekijäviestinnän ohjelmistoista tai viestintäohjelmistoista ja -sovelluksista.

Voit myös osallistua keskusteluun People Managing People -yhteisössä, joka on kannustava henkilöstöhallinnon ja liiketoiminnan johtajien yhteisö. Heitä yhdistää intohimo tulevaisuuden organisaatioiden rakentamiseen.

Lisäresurssit:

Kuinka viestiä tehokkaasti henkilöstöhallinnon tehtävissä