HRIS-, HRMS- ja HCM-järjestelmät: mikä on ero?
HCM:n ja HRIS:n vertailu: HCM (henkilöstöpääoman hallinta) ja HRIS (henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä) ovat kaksi henkilöstöhallinnon ohjelmistotyyppiä, mutta ne palvelevat hieman eri tarkoituksia. HRIS keskittyy työntekijätietojen tallentamiseen ja hallintaan sekä keskeisten henkilöstöhallinnon tehtävien, kuten palkanlaskennan ja etujen, hoitamiseen. HCM menee tätä pidemmälle tarjoamalla näiden perusominaisuuksien lisäksi osaamisen hallintaa, työntekijöiden kehittämistä ja strategista työvoimasuunnittelua. Tässä artikkelissa autan sinua havaitsemaan nopeasti erot ja selvittämään, mikä järjestelmä sopii parhaiten henkilöstöhallintosi tavoitteisiin.
Mikä on HRIS?
Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä (HRIS) on henkilöstöhallinnon ohjelmistotyyppi, jota käytetään henkilöstöhallinnon keskeisten toimintojen, kuten työntekijätietojen tallentamisen, hallintaan.
Tallentamalla kaikki työntekijätiedot yhteen paikkaan HRIS poistaa useiden laskentataulukoiden, tietokantojen ja paperitöiden aiheuttaman kuormituksen sekä tarjoaa helposti saatavilla olevat ja yhdenmukaiset tiedot.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vaikka jokainen ohjelmistojärjestelmä on erilainen, HRIS-järjestelmän käyttöönotto voi auttaa henkilöstöhallinnon tiimejä järjestämällä seuraavat toiminnot:
- Keskeinen henkilöstöhallinto ja palkanlaskenta
- Henkilöstöetujen hallinta
- Koulutustiedot
- Henkilöstöhallinnon analytiikka ja raportit
- Työajan seuranta ja poissaolojen hallinta
- Työntekijöiden perehdytys
HRIS-järjestelmän hyödyt
HRIS-ohjelmiston tärkein hyöty on, että sen avulla henkilöstöosastosi voi käyttää työntekijöiden tietoja yhdessä paikassa. Tämä poistaa tarpeen hallinnoida päällekkäisiä järjestelmiä seurattaessa tietoja eri osa-alueista, joita henkilöstöhallinnon asiantuntijasi tarvitsevat liiketoimintapäätösten tekemiseen.
HRIS-järjestelmän avulla toimintojen yhdenmukaistaminen lisää tuottavuutta, parantaa koko organisaation yhtenäisyyttä ja tarjoaa paremman työntekijäkokemuksen.
Mikä on HRMS?
Henkilöstöhallinnon johtamisjärjestelmä (HRMS) on kehittyneempi henkilöstöhallinnon järjestelmätyyppi, joka auttaa organisaatioita hallitsemaan työntekijätietojaan sekä keskeisiä henkilöstöhallinnon prosesseja, kuten rekrytointia, palkanlaskentaa, henkilöstöetuja, koulutusta ja suoritusten arviointia.
Ne muistuttavat HRIS-järjestelmiä siinä, että ne kattavat samat henkilöstöhallinnon keskeiset osa-alueet. Niiden välillä on kuitenkin joitakin merkittäviä eroja.
HRMS-järjestelmät tarjoavat paremmat mahdollisuudet automatisoida henkilöstöhallinnon tehtäviä työntekijän koko elinkaaren aikana, kun taas HRIS-järjestelmät keskittyvät enemmän helpottamaan henkilöstöhallinnon tiimien tiedonsyöttöön ja tiedonhallintaan liittyviä haasteita.
Kehittyneempien toimintojensa vuoksi HRMS-järjestelmät ovat yleensä henkilöstöhallinnon ohjelmistojen kallein vaihtoehto.
HRMS-järjestelmän hyödyt
HRMS-järjestelmän käyttö voi tarjota henkilöstöhallinnon tiimeille lukuisia hyötyjä. Yhdistettyjen moduuliensa ansiosta ne voivat automatisoida monia hallinnollisia tehtäviä ja vähentää aikaa, jonka henkilöstösi joutuu käyttämään aikaa vieviin tehtäviin.
Muita HRMS-ohjelmiston käytön hyötyjä ovat:
- Parantuneet tiedonhallintakäytännöt
- Automaattiset vaatimustenmukaisuuden valvontailmoitukset
- Tehostettu työntekijöiden itsepalvelu
- Integroituun data-analytiikkaan perustuva parempi päätöksenteko
HRIS- ja HRMS-järjestelmien lyhyt historia
1960- ja 1970-luvuilla suuret yritykset alkoivat hallita työntekijätietojaan henkilöstöhallinnon ohjelmistojen avulla. Tuolloin niiden päätavoitteena oli helpottaa tietojen hallintaa ja täyttää lakisääteiset dokumentointivaatimukset.
Varhaiset henkilöstöhallinnon ohjelmistot keskittyivät pääasiassa palkanlaskentaan, ja niitä käytettiin keskustietokoneissa, jotka toimivat keskitettyinä tietovarastoina ja joiden kyky käsitellä tietoja tai olla vuorovaikutuksessa järjestelmän kanssa oli vähäinen.
HRIS-järjestelmät yleistyivät entisestään 1980-luvulla, kun yrityksen resurssien suunnittelu (ERP) -järjestelmät saavuttivat jalansijaa liike-elämässä. Tämä käynnisti siirtymän keskuskonejärjestelmistä asiakas–palvelin-teknologiaan.
Yritykset pystyivät nyt hahmottamaan kokonaiskuvan yrityksensä tarpeista, ja johtajat alkoivat ymmärtää, että ihmisten – työntekijöiden ja asiakkaiden – välisillä suhteilla oli suuri merkitys heidän menestyksensä tasoon.
Nykyään termiä HRIS käytetään vaihtokelpoisesti henkilöstöresurssien hallintajärjestelmän (HRMS) kanssa.
Mikä HCM-ohjelmisto on?
Inhimillisen pääoman hallinta (HCM) hyödyntää samoja prosesseja kuin HRIS ja sisältää lahjakkuuksien ja työvoiman hallinnan. HCM-ratkaisussa korostetaan strategista lähestymistapaa työntekijöiden hallintaan.
HCM-ohjelmiston kattamiin osa-alueisiin kuuluvat muun muassa:
- Lahjakkuuksien hankinta
- ATS (hakijanseurantajärjestelmä)
- Perehdytys
- Lahjakkuuksien hallinta
- Yrityskulttuurin rakentaminen
- Urasuunnittelu
- Osaamiskartoitus
- Seuraajasuunnittelu
HCM:n hyödyt
HRIS-järjestelmän hyötyjen lisäksi HCM-ohjelmisto tarjoaa tietoja ja analytiikkaa, joita voidaan käyttää liiketoiminnan pitkän aikavälin tavoitteiden suunnitteluun. Muita HCM-ohjelmiston hyötyjä ovat:
- Parempi tietoon perustuva päätöksenteko
- Työntekijöiden parempi tyytyväisyys
- Parantuneet työntekijöiden pysyvyysluvut
- Tehokkaampi työvoiman suunnittelu
- Vahvempi yrityskulttuuri
HCM:n lyhyt historia
1950- ja 1960-luvuilla termi ”inhimillinen pääoma” syntyi, kun yritysjohtajat alkoivat ymmärtää työntekijöiden arvon.
Johto alkoi nähdä eri toimialojen työntekijät arvokkaina tiimin jäseninä, joiden taidot ja kyvyt auttoivat vauhdittamaan yritysten kasvua – eivätkä vain tuotantolinjalla työskentelevinä henkilöinä tai helposti korvattavina työntekijöinä.
Kun internetin käyttö alkoi yleistyä 1990-luvulla, myös johtajien tarve muuttaa toimintatapojaan kasvoi. Kaikki rekrytoinnista, lahjakkuuksien hallinnasta, sitouttamisesta ja työntekijöiden pysyvyydestä oli arvioitava uudelleen ja päivitettävä.
HCM-järjestelmät otettiin käyttöön näiden henkilöstöhallinnon tarpeiden hallitsemiseksi sujuvalla tavalla.
Miten HRIS-, HRMS- ja HCM-järjestelmät ovat samanlaisia?
HRIS, HRMS ja HCM ovat kaikki henkilöstöhallinnon järjestelmiä, jotka tukevat monia samoja henkilöstöhallinnon toimintoja, kuten:
- Palkanlaskennan hallinta
- Työntekijöiden demografisten tietojen tallentaminen
- Suoritusten hallintaa koskevien tietojen kirjaaminen
- Itsepalveluvaihtoehtojen tarjoaminen
- Työntekijöiden koulutustietojen ylläpitäminen.
Kaikilla kolmella on ollut keskeinen rooli henkilöstöhallinnon digitaalisessa muutoksessa.
Miten HRIS-, HRMS- ja HCM-ohjelmistot eroavat toisistaan?
HRIS-, HCM- ja HRMS-työkalujen tärkein ero liittyy niiden HR-toimintojen kattavuuden syvyyteen ja laajuuteen. HRIS-järjestelmä käsittelee keskeisiä HR-toimintoja, kun taas HCM-järjestelmät keskittyvät syvemmin työntekijälähtöisiin prosesseihin ja HRMS-ohjelmistot tarjoavat vielä kattavampia ominaisuuksia.
HRIS kattaa kaikki HR:n perustoiminnot, mutta tiedonhallinnan ja tietojen keräämisen näkökulmasta. Kaikki työntekijöidesi tiedot ovat yhdessä paikassa, mutta sinulla on vähemmän työkaluja näiden tietojen hyödyntämiseen.
HCM-ohjelmisto antaa sinulle mahdollisuuden keskittyä täysin työntekijäkohtaiseen toimintaan esimerkiksi työntekijöiden suoriutumisen, analytiikan ja perehdytyksen alueilla, kun taas HRIS tarjoaa työntekijöistä perustason tietoja.
HRMS-järjestelmät menevät askeleen pidemmälle kuin HRIS- ja HCM-ohjelmistot. Ne tarjoavat laajemman valikoiman ominaisuuksia ja kehittyneempiä toimintoja, kuten työvoimatietoihin perustuvaa integroitua analytiikkaa strategisen suunnittelun tueksi.
Miten valitset HRIS-, HRMS- ja HCM-ratkaisujen välillä?
Käytettävän HR-ohjelmistoratkaisun valinta riippuu yrityksesi erityistarpeista.
Esitä itsellesi seuraavat kysymykset selvittääksesi, mikä ratkaisu sopii sinulle parhaiten:
- Mitkä ovat tärkeimmät HR-toimintosi ja erityistarpeesi?
- Mikä on HR-teknologiasi nykyinen tila?
- Onko työntekijöiden sitoutuminen yrityksesi kannalta olennainen tarve?
- Mitä yrityksesi osa-alueita voitaisiin tehostaa?
- Miten hallinnoit työntekijöiden tietoja?
- Miltä perehdytysprosessisi näyttää?
- Tarvitaanko yrityksessäsi osaamisen hallintaa?
- Onko seuraajasuunnittelulle tarvetta?
Parhaan HR-ohjelmiston löytäminen voi olla suhteellisen pitkä prosessi, mutta ajan käyttäminen tutkimiseen ja vertailuun auttaa varmistamaan, että teet HR-ammattilaistesi kannalta oikean päätöksen. Harkitse HR-ohjelmiston tarjouspyynnön laatimista toimittajan valintaprosessin tehostamiseksi.
Jos tiimisi on pieni tai uuden ohjelmiston budjettisi on rajallinen, tutustu pienyrityksille suunnattuihin HR-ohjelmistoihin, sillä ne tarjoavat yleensä kohtuullisen valikoiman ominaisuuksia ja ovat samalla edullisia. Saatat myös haluta tutustua tähän Peoplegurun vaihtoehtojen luetteloon.
Jos haluat hankkia sertifioinnin voidaksesi tehdä tällaisten päätösten kaltaisia ratkaisuja paremmin, tässä on luettelo useista HRIS-sertifiointikursseista, jotka voivat sopia täydellisesti kiinnostuksen kohteisiisi.
Pysy yhteydessä
People Managing People auttaa kokeneita esihenkilöitä, johtajia ja työyhteisökulttuurin rakentajia verkostoitumaan ja jakamaan tietoa.
Olemme sitoutuneet tarjoamaan resurssit ja tuen, joita tarvitset huolehtiaksesi ihmisistäsi hyvin. Liity People Managing People -uutiskirjeen tilaajaksi pysyäksesi ajan tasalla uusimmista ja tehokkaimmista HR-käytännöistä.
