Työntekijätiedot: tyypit, käyttötarkoitukset ja parhaat käytännöt

Mutta mitä työntekijätiedot tarkalleen ovat ja miten niitä kerätään? Entä mitä eettisiä näkökohtia asiaan liittyy ja miten tiedot pidetään turvassa?

Työntekijätietojen tyypit

Aloitetaan matkamme työntekijätietojen maailmaan tarkastelemalla lähemmin erilaisia tietoja, joita käsittelemme päivittäin. 

Emme sukeltaa tässä monimutkaiseen tietoteoriaan – ajattele tätä pikemminkin epämuodollisena lounas- ja oppimistilaisuutena. 

Henkilötiedot:

• Perustiedot: nimi, syntymäaika, osoite ja niin edelleen.

Työsuhdetiedot:

• Työtehtävän kuvaus, tehtävänimike ja osasto
• Aloituspäivä
• Työsuhteen tiedot ja tila (kokoaikainen, osa-aikainen, sopimusperusteinen jne.)
• Palkitsemisen tiedot (palkka, bonukset, henkilöstöedut)
• Työskentelypaikka ja toimistopaikka

Koulutus- ja ammatillinen tausta:

• Akateeminen pätevyys (tutkinnot, oppilaitokset)
• Ammatilliset sertifioinnit
• Aiempi työkokemus

Suoriutuminen ja työhistoria:

• Suoritusarvioinnit ja arviointikeskustelut
• Työtehtävät ja projektit
• Palkkahistoria
• Ylennykset ja siirrot
• Kurinpitotoimet ja varoitukset

Työajan seuranta- ja läsnäolotiedot:

• Työaikakirjanpidot ja läsnäolotiedot
• Ylityö- ja poissaolopyynnöt
• Työntekijän työaika- ja läsnäolohistoria

Henkilöstöedut ja palkitseminen:

• Sairausvakuutustiedot
• Eläkesuunnitelman tiedot
• Osakeoptiot tai osakeavustukset
• Ennakonpidätystiedot
• Vähennykset ja maksut

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Hätäyhteystiedot:

• Lähiomaisten tai hätäyhteyshenkilöiden nimet ja yhteystiedot

Monimuotoisuus- ja demografiatiedot:

• Sukupuoli
• Rotu/etninen tausta
• Vammaisuuden tila
• Veteraanistatus (jos relevantti)

Henkilöstötiedot

• Henkilöstömäärä

Laki- ja vaatimustenmukaisuusasiakirjat:

• Työsopimukset
• Salassapitosopimukset (NDAs)
• Luottamuksellisuussopimukset
• I-9-lomakkeet (työnteko-oikeuden todentaminen)
• Verolomakkeet (W-4, W-2, 1099 jne.)

Suorituskykymittarit ja tavoitteet:

• Keskeiset suorituskykyindikaattorit (KPI:t)
• Tavoitteet ja päämäärät
• Suorituskykyarvioinnit, mukaan lukien suorituskykytiedot
• Suorituskyvyn parantamissuunnitelmat (PIP:t)

Koulutus ja kehittyminen:

• Koulutushistoria ja sertifioinnit
• Taito- ja osaamisarvioinnit

Työsuhteen päättymistä ja irtisanomista koskevat tiedot:

• Lähtöhaastattelut
• Työsuhteen kesto
• Irtisanomisen syyt
• Loppupalkan ja etujen tiedot

Työntekijöiden sitoutuminen

• Kyselypalaute
• Haastattelupalaute
• Työntekijöiden nettosuositteluindeksi

Rekrytointimittarit

• Rekrytoinnin lähde
• Työtarjouksen hyväksymisaste
• Kustannukset rekrytointia kohden
• Rekrytointiin kuluva aika

Edellä mainittuja tietoja voidaan yhdistää yhä kehittyneemmillä tavoilla prosessien ja yleisen työntekijäkokemuksen parantamiseksi.

Voit esimerkiksi tarkastella vaihtuvuusasteita tietyissä väestöryhmissä tai selvittää, lähtevätkö ihmiset pian ylennyksen saamisen jälkeen.

Voit sitten esitellä nämä tiedot asiaankuuluville sidosryhmille ja kohdentaa resurssit asianmukaisesti.

Miksi työntekijätiedot ovat hyödyllisiä?

Työntekijätiedot ovat keskeisiä järkevien työvoimaa koskevien päätösten tekemisessä sekä työlainsäädännön, verosääntöjen ja tietosuojasäännösten noudattamisessa.

Organisaatioiden on esimerkiksi pidettävä tarkkoja palkkatietoja, mukaan lukien maksetut palkat, pidätetyt verot ja työnantajan maksut, verolakien noudattamiseksi ja asianmukaisen raportoinnin varmistamiseksi viranomaisille.

Tuo on tylsää perusasiaa, mutta kuten johdannossa vihjattiin, työntekijätietoja, kuten demografisia tietoja, vaihtuvuusasteita ja muita HR-mittareita, voidaan käyttää kertomaan, mitä organisaatiossasi tapahtuu, ja hyödyntää strategisten päätösten tekemisessä.

IBM esimerkiksi teki perusteellisen analyysin työntekijöiden vaihtuvuudesta tunnistaakseen henkilöstön vaihtuvuuteen vaikuttavia keskeisiä tekijöitä. He havaitsivat, että usein matkustaneiden työntekijöiden vaihtuvuusaste oli 2,4 kertaa suurempi kuin harvoin matkustaneilla. 

Lisäksi henkilöstöhallinnon työntekijöillä oli suurempi taipumus lähteä. Näiden havaintojen ansiosta IBM pystyi puuttumaan tiettyihin ongelmiin ja kehittämään strategioita vaihtuvuuden vähentämiseksi. ​

Miten työntekijätietoja kerätään?

Hyvä uutinen on, että kaikkien näiden tietojen kerääminen on melko suoraviivaista, jos käytössäsi on oikeat työkalut.

Henkilöstötietojärjestelmä (HRIS)

HRIS auttaa järjestämään ja tallentamaan kaikki työntekijätiedot digitaalisesti yhteen keskitettyyn paikkaan, josta niitä on helppo käyttää ja päivittää. 

Se automatisoi päivittäisiä HR-tehtäviä, kuten poissaolojen seurannan ja työntekijätietojen hallinnan, ja sen avulla voit luoda nopeasti raportteja trendien havaitsemiseksi tai työlainsäädännön noudattamisen varmistamiseksi.

Henkilöstöhallintojärjestelmä (HRMS)

HRMS on kattavampi ratkaisu, joka menee HRIS-järjestelmää pidemmälle integroimalla sen muihin liiketoimintatoimintoihin. Se ei ainoastaan auta tietojen keräämisessä, vaan tukee myös työvoiman suunnittelua, palkanlaskentaa ja vaatimustenmukaisuuden hallintaa.

Hakijaseurantajärjestelmät (ATS) 

ATS toimii keskeisessä roolissa tiedonkeruun alkuvaiheissa, erityisesti rekrytoinnin aikana, ja se helpottaa tietojen keräämistä ehdokkaiden pätevyydestä, kokemuksesta ja haastattelupalautteesta. Nämä tiedot voidaan siirtää HRIS- tai HRMS-järjestelmään, kun ehdokkaasta tulee uusi työntekijä.

Henkilöanalytiikkaohjelmisto 

Erikoistuneen henkilöanalytiikkaohjelmiston avulla voit paitsi kerätä myös analysoida työntekijätietoja ja saada tietoa työvoiman trendeistä, suorituskykymittareista ja ennakoivasta analytiikasta. Nämä usein pitkälle erikoistuneet ratkaisut auttavat HR-tiimejä tekemään strategisia päätöksiä, jotka edistävät organisaation menestystä.

Rekrytointianalytiikkaohjelmisto 

Erikoistunut rekrytointianalytiikkaohjelmisto on suunniteltu edistyneillä rekrytointianalytiikan ominaisuuksilla, joiden avulla rekrytointiprosessia voidaan tarkastella perusteellisesti.

HR-ammattilaiset ja rekrytointitiimit käyttävät sitä saadakseen tietoa rekrytointistrategioistaan ja tehdäkseen tietoon perustuvia päätöksiä.

Kyselyt ja työntekijähaastattelut

Kyselyt, ohittamalla esihierarkian tehdyt keskustelut ja sitouttamishaastattelut tarjoavat arvokasta tietoa työntekijöiden palautteesta, tuntemuksista ja ehdotuksista. 

Työntekijäkyselyohjelmiston kaltaisilla työkaluilla kerätty laadullinen tieto täydentää HRIS-/HRMS-järjestelmään tallennettua määrällistä tietoa ja tarjoaa kokonaisvaltaisen kuvan työntekijöiden kokemuksista ja näkemyksistä.

Suoritusarviointiohjelmisto

Suorituksenhallintatyökalut auttavat seuraamaan ja tallentamaan työntekijöiden keskeisiä tietoja, kuten tavoitteita, palautetta, arviointeja ja kehityssuunnitelmia, yhteen helposti käytettävään paikkaan.

Näin on helpompi havaita trendejä, tukea kehittymistä ja tehdä perusteltuja päätöksiä ylennyksistä tai koulutuksesta.

Työntekijätietojen parhaat käytännöt

Työntekijätietojen hallinnassa on löydettävä tasapaino parhaiden käytäntöjen noudattamisen, tietoturvan varmistamisen, säädöstenmukaisuuden ja työvoiman eettisen kohtelun välillä. 

More Articles

• HR:n 7 pilaria: täydellinen opas
• Henkilöstöhallinnon ohjelmiston käyttöönotto: asiantuntijoiden vinkit ja niksit
• Kuinka rakentaa osaamispohjainen organisaatio kahdeksassa vaiheessa

Tietohygienian parhaat käytännöt

Tietohygienia on olennaista tietojen laadun, tarkkuuden ja hyödyllisyyden ylläpitämiseksi. Puutteellinen tietohygienia voi johtaa monenlaisiin virheisiin, tehottomuuteen ja menetettyihin mahdollisuuksiin.

Toimi näin:

• Tietojen tarkkuus ja eheys: Pidä työntekijöiden tiedot täsmällisinä ja ajan tasalla. Tarkasta ja varmista tiedot säännöllisesti niiden oikeellisuuden varmistamiseksi. Virheelliset tiedot voivat aiheuttaa virheitä palkanmaksussa ja etuuksissa sekä ongelmia (eli katastrofin).
• Tietojen säilytyskäytännöt: Laadi selkeät tietojen säilytyskäytännöt, joissa määritetään, kuinka kauan työntekijätietoja säilytetään ja milloin ne tulee poistaa turvallisesti tai arkistoida. Näin varmistetaan lakisääteisten vaatimusten noudattaminen ja vähennetään tietojen kertymistä.
• Tietojen hävittäminen: Noudata turvallisia tietojen tuhoamismenettelyjä hävittäessäsi fyysisiä tai sähköisiä asiakirjoja. Silppua paperiasiakirjat ja tyhjennä sähköiset tallennusvälineet turvallisesti tietovuotojen estämiseksi.
• Tietojen varmuuskopiot: Varmuuskopioi työntekijätiedot säännöllisesti, jotta ne eivät katoa järjestelmävikojen tai tietojen vioittumisen seurauksena. Testaa tietojen palauttamismenettelyt varmistaaksesi tietojen palautettavuuden.

Vinkki

Laadi suunnitelma asiakirjojen säännölliseen arkistointiin sinulle sopivan aikataulun mukaisesti. Esimerkiksi kun tiimini käsittelee työntekijätietojen muutoksia, arkistoimme asiakirjat työn ohessa sen sijaan, että jättäisimme ne päivän loppuun ja arkistoisimme kaiken kerralla. Olemme havainneet, että tämä on tehokkaampi tapa muistaa arkistoida kaikki kuhunkin muutokseen liittyvät asiakirjat. — Jessica Cieslinski, henkilöstöhallinnon yleisasiantuntija, Arhaus

Tietoturva

Tietoturva vaikuttaa meihin kaikkiin, ja organisaation arkaluonteisten tietojen suojaaminen on erityisen tärkeää. 

Tämän huomioon ottaen tässä on joitakin parhaita käytäntöjä, jotka kannattaa ottaa huomioon turvallisuudesta huolehdittaessa:

• Säännölliset tietoriskien arvioinnit: Arvioi säännöllisesti tietoihin liittyviä riskejä ja haavoittuvuuksia tunnistaaksesi mahdolliset uhat ja heikkoudet tiedonhallintakäytännöissäsi sekä ryhtyäksesi korjaaviin toimiin. Jos tarvitset apua näiden järjestelmien käyttöönotossa, ota yhteyttä tiedonhallinnan konsulttiin tarvitsemasi tuen saamiseksi.

• Poikkeamien hallintasuunnitelma: Laadi ja dokumentoi kattava poikkeamien hallintasuunnitelma tietomurtojen tai tietoturvapoikkeamien nopeaa käsittelyä varten. Varmista, että työntekijät tietävät, miten toimia tietomurron sattuessa, ja juurruta toimintamalli osaksi yrityskulttuuriasi.
• Kyberturvallisuustoimenpiteet: Käytä tehokkaita kyberturvallisuustoimenpiteitä, kuten salausta, palomuureja ja monivaiheista tunnistautumista arkaluonteisten tietojen suojaamiseksi.
• Käyttöoikeuksien hallinta: Ota käyttöön tiukat käyttöoikeuksien hallintakeinot rajoittaaksesi sitä, ketkä voivat käyttää työntekijätietoja. Myönnä käyttöoikeudet vain valtuutetulle henkilöstölle heidän rooliensa ja vastuidensa perusteella. Tarkista ja päivitä käyttöoikeudet säännöllisesti tietomurtojen riskin minimoimiseksi.
• Toimittajien ja kolmansien osapuolten riskienhallinta: Jos käytät kolmannen osapuolen HR-ohjelmistoja tai -palveluita, suorita asianmukainen ennakkoselvitys arvioidaksesi niiden tietoturvakäytäntöjä. Tarkista esimerkiksi ISO 27001- ja SOC 2 -sertifioinnit ja varmista, että ne noudattavat samoja tietosuojastandardeja kuin organisaatiosi sisäisesti.
• Tietosuojan noudattaminen: Pysy ajan tasalla tietosuojasäännöksistä, kuten GDPR:stä (yleinen tietosuoja-asetus), CCPA:sta (Kalifornian kuluttajien tietosuojalaki) ja muista asiaankuuluvista laeista. Varmista, että keräät, säilytät ja käsittelet työntekijätietoja näiden säännösten mukaisesti. Muista, että suostumus on hankittava aina, kun sitä edellytetään. Näistä vaatimuksista vastaaville ammattilaisille vaatimustenmukaisuussertifioinnit voivat auttaa vakiinnuttamaan osaamisen esimerkiksi yksityisyyden ja tietosuojan aloilla.
• Auditointijäljet ja lokit: Ylläpidä auditointijälkiä ja lokeja tietojen käytöstä ja muutoksista. Näistä tietueista voi olla apua tietoturvapoikkeamien tutkinnassa ja tietosuojasäännösten noudattamisen osoittamisessa.

Etiikka

Aseta eettiset näkökohdat etusijalle kaikissa tiedonkäsittelyn osa-alueissa varmistaaksesi oikeudenmukaisuuden, kunnioituksen ja luottamuksen organisaatiosi toimintatavoissa.

• Kannusta vastuullisiin tiedonhallintakäytäntöihin heti alusta alkaen (työntekijän perehdytys) ja ehkäise työntekijöiden tietojen väärinkäyttöä tai luvatonta jakamista.
• Hanki tietoon perustuva suostumus työntekijöiltä ennen heidän tietojensa keräämistä ja käsittelyä. Kerro avoimesti, miten heidän tietojaan käytetään, ja tarjoa selkeät tietosuojailmoitukset.
• Koulutusohjelmat HR-ammattilaisten ja työntekijöiden kouluttamiseksi tietojen säilyttämiseen ja tietosuojan parhaisiin käytäntöihin. Edistä tietosuojatietoisuuden kulttuuria koko työympäristössäsi tahattoman tietojen paljastumisen riskin minimoimiseksi.

Työntekijätiedot: Hallitse niitä huolettomasti omalla vastuullasi 

Työvoiman hallinnan päivittäisessä rutiinissa keräämme ja ylläpidämme luonnostaan lukuisia työntekijöihin liittyviä tietoja, ja on tärkeää pitää mielessä, ettei kyse ole asiasta, johon voi suhtautua huolettomasti tai jonka voi jättää sikseen.

Työntekijätietojen hallinta on monitasoinen tehtävä, joka edellyttää hienovaraista tasapainoa lainsäädännön noudattamisen, tietoturvan ja eettisten näkökohtien välillä. Se ei ole heikkohermoisille.

Muista siis, että työntekijätietojen kohdalla on parempi suojata niitä liiallisesti kuin suhtautua niihin huolettomasti. Työntekijöidesi luottamus ja organisaatiosi maine riippuvat siitä.

Jotta emme päättäisi näin vakavaan sävyyn, muista myös, että työntekijätiedot ovat kuin supervoima, joka auttaa HR:ää toimimaan strategisempana kumppanina. Niiden parissa voi myös pitää hieman hauskaa.

Opi esittämään tietoja parhaalla mahdollisella tavalla Liam Reesen erinomaisesta artikkelista, joka käsittelee HR-tietojen analysointia.

Voit kehittää dataosaamistasi osallistumalla henkilöanalytiikan konferenssiin tai suorittamalla HR-analytiikan kurssin ja/tai asiakirjahallinnan sertifioinnin.

Tilaa People Managing People -uutiskirje

Jos haluat lisää tietoa työntekijätiedoista ja strategisesta osaamisen hallinnasta, tilaa HR- ja yritysjohtajille suunnattu viikoittainen uutiskirjeemme. Saat kaiken uusimman sisältömme, joka auttaa sinua kehittymään urallasi ja saamaan aikaan suuremman vaikutuksen organisaatiossasi.