Luo työntekijöiden perehdytysprosessi: opas + mallipohja
Tutkimukset ovat osoittaneet, että noin 30 % työntekijöistä on irtisanoutunut ensimmäisten 90 päivän aikana ja että organisaatioilla on keskimäärin 44 päivää aikaa vaikuttaa uuden työntekijän pitkäaikaiseen sitoutumiseen.
Perehdytys on enemmän kuin paperityötä ja esittelyjä; se luo perustan uusien työntekijöiden integroimiselle yrityskulttuuriin, odotusten asettamiselle ja heidän menestymiselleen tehtävissään. Sen tärkeydestä huolimatta monet organisaatiot kamppailevat kuitenkin perehdytykseen liittyvien haasteiden kanssa, kuten rakenteen puutteen, heikon viestinnän tai uusien työntekijöiden kuormittamisen kanssa liian suurella tietomäärällä.
Tässä artikkelissa tarkastelemme, miksi perehdytysprosessin optimointi muuttaa merkittävästi sekä työntekijöiden menestymistä että organisaation kasvua, millaisia yleisiä haasteita yritykset kohtaavat ja miten luodaan prosessi, joka auttaa sekä uudet työntekijät että tiimisi menestymään.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mikä on perehdytysprosessi?
Työntekijän perehdytysprosessi on jäsennelty prosessi, joka ohjaa uusia työntekijöitä heidän ensimmäisen työskentelyjaksonsa aikana ja varmistaa sujuvan ja tehokkaan siirtymisen heidän tehtäviinsä.
Siinä määritellään vaiheet, tehtävät ja tavoitteet, jotka uusien työntekijöiden tulee suorittaa integroitumiseen organisaatioon onnistuneesti.
Kuten tulemme käsittelemään, alan parhaissa organisaatioissa perehdytysprosessi alkaa sen jälkeen, kun uusi työntekijä on hyväksynyt työtarjouksen, ja se voi joissakin tapauksissa kestää jopa vuoden.
Yleisiin toimiin kuuluvat perustason hallinnolliset tehtävät, kuten tarvittavien uuden työntekijän asiakirjojen täyttäminen, aina valmistujaisseremonioihin asti.
Perehdytysprosessin keskeiset vaiheet
Asioiden helpottamiseksi perehdytysprosessi kannattaa jakaa eri vaiheisiin ja järjestää jokaisen vaiheen päätteeksi jonkinlainen seurantakeskustelu tai kysely.
Ennakkoperehdytys
Muistatko, kun sanoin, että alan parhaat organisaatiot aloittavat perehdytyksen jo ennen virallista aloitusta? Ennakkoperehdytysvaiheessa on kyse siitä, että uusi työntekijä tuntee olonsa valmistautuneeksi ensimmäisenä työpäivänään ja on valmis tarttumaan heti toimeen – tai ainakin etenemään rauhalliseen tahtiin.
Tähän vaiheeseen kuuluu hallinnollisia tehtäviä, kuten sopimusten allekirjoittaminen, asiakirjojen täyttäminen ja IT-järjestelyjen valmistelu (esimerkiksi sähköpostitilit ja ohjelmistojen käyttöoikeudet).
Siihen kuuluvat myös pienet asiat, jotka lievittävät jännitystä ja luovat hyvän vaikutelman, kuten esimerkiksi tervetulokirjeen, ensimmäisen viikon aikataulun tai yrityksen käsikirjan lähettäminen uudelle työntekijälle, jotta hän tuntee olonsa tietoiseksi ja innostuneeksi.
Hyvin valmisteltu ennakkoperehdytys osoittaa organisaatiosi ammattimaisuuden ja vähentää ensimmäisen päivän jännitystä.
Orientaatio
Ensimmäisen viikon aikana keskitytään vahvan ensivaikutelman luomiseen sekä siihen, että uusi työntekijä tuntee olonsa tervetulleeksi ja arvostetuksi.
Toimintaan voi kuulua toimitilojen esittely, yrityksen mission, arvojen ja käytäntöjen esittely sekä tiimin ja keskeisten sidosryhmien tapaaminen.
Tavoitteena on luoda myönteinen ja osallistava kokemus sekä varmistaa, että työntekijä ymmärtää tehtävänsä ja sen, miten se edistää organisaation tavoitteiden saavuttamista.
Tutkimukset vahvistavat, että ensimmäisenä päivänä tervetulleeksi tuntevat työntekijät sitoutuvat todennäköisemmin työhönsä ja pysyvät organisaatiossa pitkällä aikavälillä.
Luomalla yhteyden yrityskulttuuriin jo varhaisessa vaiheessa luot perustan merkitykselliselle sitoutumiselle.
Mike Gibbonin artikkeli työntekijöiden orientaatiosta on erinomainen lähde tähän.
0–30 päivää
Orientaation jälkeen tarkastellaan, mitä uuden työntekijän ensimmäisten 30 päivän prosessiin kannattaa sisällyttää.
Ensimmäisen kuukauden aikana keskitytään auttamaan uusia työntekijöitä sopeutumaan tehtäväänsä, tiimiinsä ja työpaikan kulttuuriin.
Esihenkilöt tarjoavat käytännönläheistä ohjausta, varmistavat tutustumisen eri osastojen työntekijöihin ja järjestävät säännöllisiä palautekeskusteluja, joissa käsitellään varhaisia kysymyksiä ja haasteita.
Tässä vaiheessa käsiteltävät asiat ovat myös kaikkein päällekkäisimpiä tehtävästä tai asematasosta riippumatta, joten uudelleenkäytettävien elementtien luominen on tässä osuudessa helpointa.
Seuraavassa on joitakin asioita, jotka haluat uusien työntekijöiden käyvän läpi ensimmäisten 30 päivän aikana:
- Selvitä rooli ja vastuualueet (erittäin tärkeää)
- Tutustu työntekijöitä koskeviin käytäntöihin ja odotettuun käyttäytymiseen
- Muodosta käsitys teknologiasta, ohjelmistoista ja työkaluista, joita organisaatiosi käyttää, sekä prosesseista, joita he tulevat noudattamaan
- Tutustu organisaatiosi missioon, visioon, arvoihin, tuotteisiin, liiketoimintamalliin ja asiakkaisiin
- Muodosta käsitys organisaation sidosryhmistä
- Muodosta käsitys nykyisistä projekteista, joihin organisaatio keskittyy, sekä siitä, mihin he keskittyvät omassa roolissaan
- Pidä viikoittaisia tapaamisia esihenkilönsä kanssa
- Muodosta käsitys yrityskulttuuristasi ja tiimin toimintatavoista
- Tutustu tiimin muihin jäseniin ja selvitä, keneltä kannattaa kysyä mitäkin asiaa
- Tunnista osaamisvajeet ja laadi lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteita suunnitelman loppuosaa varten.
Koska ensimmäiset 30 päivää ovat uuden työntekijän ensimmäiset päivät toimistolla (fyysisesti tai virtuaalisesti), kannattaa kehittää uudelleenkäytettäviä työntekijän perehdytysaktiviteetteja, kuten tervetuliaisesityksiä, työntekijän käsikirjaan tutustumista ja tiimilounaita.
Päivien 30–60 aikaväli
Nyt kun uudet työntekijät ovat ylittäneet 30 päivän rajapyykin, heidän on aika ottaa seuraava askel, perehtyä työhönsä syvemmin ja osallistua aktiivisemmin.
Ensimmäisten 30 päivän aikana hankittua tietoa syvennetään ja sovelletaan käytäntöön, ja he voivat osallistua aktiivisemmin projekteihin sekä tuoda enemmän esiin ajatuksiaan ja ideoitaan.
Uudet työntekijät tutustuivat aloittaessaan rooleihin ja vastuualueisiin. Nyt he voivat alkaa edistyä tällä saralla.
Edellisten 30 päivän aikana asetetut suorituskykymittarit, tavoitteet ja virstanpylväät? He alkavat edistyä niiden saavuttamisessa.
Tässä 30–60–90 päivän suunnitelman vaiheessa suunnitelmat alkavat eriytyä osaston, henkilön tai senioriteettitason mukaan.
Päivien 60–90 aikaväli
Tässä vaiheessa uusi työntekijä jatkaa ensimmäisten 30 päivän aikana määriteltyjen suorituskykymittareiden, erityisten tavoitteiden ja virstanpylväiden saavuttamista.
Koska tässä ajanjaksossa painotetaan huomattavasti enemmän itsenäisyyttä, suunnitelman tämä osa on paljon avoimempi ja yksilöllisemmin räätälöity.
Uudet työntekijät työskentelevät projekteissa vähäisemmällä valvonnalla, osallistuvat aktiivisemmin tiimeihinsä ja koko organisaation toimintaan sekä seuraavat yhdessä esihenkilöidensä kanssa, että saavuttavat mittarinsa.
Tässä vaiheessa tiimin jäsenet voivat alkaa kääntyä uuden työntekijän puoleen tämän asiantuntemuksen vuoksi. Ehkä he muodostavat uuden tiimin työskentelemäänsä projektia varten.
Virheitä sattuu edelleen, ja se on aivan hyväksyttävää. He ovat yhä uusia organisaatiossa, ja heillä on vielä paljon opittavaa.
Siitä huolimatta vastuun tason on oltava korkeampi kuin 90 päivän suunnitelman aiemmissa vaiheissa, ja se kasvaa edelleen ajan myötä.
Yli 90 päivän jälkeen
Tutkimukset osoittavat, että noin 72 % uusista työntekijöistä on sopeutunut uuteen rooliinsa 3 kuukauden kuluessa, 22 % 9 kuukauden kuluessa ja loput noin 10–12 kuukauden kuluessa.
Vaikka he ovatkin melko itsenäisiä, jotkut saattavat edelleen tarvita hieman lisäaikaa ja ohjausta.
Yleisesti ottaen esihenkilöt keskittyvät nykyään tukemaan pitkän aikavälin uratavoitteita tarjoamalla edistynyttä koulutusta, johtamismahdollisuuksia tai mentorointitehtäviä.
Säännölliset 1:1-keskustelut, suorituksen arvioinnit ja urakeskustelut varmistavat jatkuvan yhteensopivuuden yrityksen tavoitteiden kanssa.
Tutkimukset vahvistavat, että jatkuvaan kehittymiseen keskittyminen ei ainoastaan lisää henkilöstön pysyvyyttä, vaan parantaa myös työntekijöiden yleistä tyytyväisyyttä ja panosta.
Yksi parhaista asioista, joita organisaatiosi voi toteuttaa 90 päivän jakson jälkeen, on pysymishaastattelu.
Pysymishaastattelussa työntekijöiltä kysytään, mikä on toiminut hyvin ja missä olisi parantamisen varaa.
Pysymishaastattelu on erinomainen tapa parantaa perehdytysprosessia. Se on hyvä hetki kysyä, kuinka hyvin suunnitelma laadittiin, miten se toteutettiin ja missä sitä voitaisiin parantaa.
Pysymishaastatteluista saatua palautetta voidaan täydentää toisella palautemenetelmällä, kuten perehdytyskyselyillä.
Tehokkaan perehdytyksen työnkulun luomisen vaiheet
Jos ajattelet minun tavallani työntekijäkokemusta tuotteena, johon ihmiset liittyvät tilatessaan sen organisaatioon liittyessään, perehdytys on esimerkiksi kuin uuden HR-ohjelmistopaketin ostamisen yhteydessä tapahtuva prosessi.
Tuotepäälliköt keskustelevat loppukäyttäjän kanssa ja käyvät tiedot huolellisesti läpi luodakseen asiakkailleen sujuvia perehdytyskokemuksia, joten nyt on aika ottaa tuo rooli!
1. Määrittele tavoitteet
Aloita mielekkään perehdytyksen työnkulun luominen määrittelemällä selkeästi, mitä haluat saavuttaa.
Tavoitteisiin voi esimerkiksi kuulua uusien työntekijöiden perehdyttäminen vaatimustenmukaisuutta koskeviin säädöksiin, heidän integroimisensa yrityskulttuuriin tai sen varmistaminen, että kaikki vaadittu koulutus uusiin työkaluihin ja prosesseihin suoritetaan.
Parhaat käytännöt:
- Tunnista keskeiset suorituskykymittarit (KPI:t), joilla menestystä seurataan, kuten koulutuksen suoritusaste tai tietty eNPS-luku.
- Yhdistä perehdytystavoitteet laajempiin yrityksen tavoitteisiin, kuten henkilöstön pysyvyyden lisäämiseen tai tiimityön parantamiseen.
- Hyödynnä esihenkilöiden, HR:n ja hiljattain palkattujen työntekijöiden näkemyksiä varmistaaksesi, että tavoitteet vastaavat todellisiin haasteisiin.
2. Suunnittele prosessi
Perehdytyksen työnkulun suunnittelun tulisi olla HR:n, esihenkilöiden ja L&D-tiimin yhteistyötä, sillä kaikilla on asiantuntemusta työntekijöiden kehittämisestä ja tehtäväkohtaisista tarpeista.
Eri osastojen sidosryhmien osallistuminen varmistaa, että prosessi on kattava ja organisaation tavoitteiden mukainen. Lisäksi se helpottaa selkeiden vastuiden jakamista HR:lle, esihenkilöille ja muille sidosryhmille pullonkaulojen ehkäisemiseksi.
Varmista esimerkiksi, että vaatimustenmukaisuuskoulutuksesta vastaa henkilö, jolla on siihen tarvittava osaaminen, ja että asiaankuuluva dokumentaatio on helposti saatavilla.
Pyri määrittelemään jokaiselle vaiheelle mahdollisuuksien mukaan tarvittavat tehtävät, tavoitteet ja materiaalit.
Parhaat käytännöt:
- Luo perehdytyksen tarkistuslista, joka auttaa standardoimaan prosessin ja varmistamaan, ettei mitään jää huomaamatta.
- Valmistele resurssit, kuten työntekijän käsikirja, koulutusmateriaalit ja IT-järjestelyjen oppaat, etukäteen. Tee niistä helposti saatavilla olevia esimerkiksi työntekijöiden intranetissä.
- Huomioi joustavuus, jotta perehdytystä voidaan mukauttaa eri tehtäviin, kuten teknisiin ja johtotehtäviin.
3. Ota työnkulku käyttöön
Sujuva käyttöönotto edellyttää osastojen välistä koordinointia, jotta uusille työntekijöille voidaan tarjota kaikki heidän tarvitsemansa.
Hyödynnä teknologiaa, kuten IT-palvelunhallinnan (ITSM) alustoja (esim. Jira), laitteistojen, ohjelmistojen ja verkkojen käyttöoikeuksien tehokkaaseen hallintaan sekä perehdytysohjelmistoa, HRMS- tai LMS-järjestelmää edistymisen seurantaan ja työnkulun hallinnan tukemiseen.
Näillä työkaluilla voidaan automatisoida perehdytyksen tehtäviä, kuten paperien lähettämistä tai sidosryhmille ilmoittamista keskeneräisistä tehtävistä, mikä varmistaa perehdytyskokemusten yhdenmukaisuuden.
Ne ovat suhteellisen suoraviivainen tapa parantaa perehdytyksen sijoitetun pääoman tuottoa.
Parhaat käytännöt:
- Aikatauluta ja viesti perehdyttämistehtävistä hyvissä ajoin viime hetken ongelmien välttämiseksi.
- Varaa uusille työntekijöille nimetty yhteyshenkilö, joka vastaa kysymyksiin tai huolenaiheisiin nopeasti.
4. Seuraa ja kerää palautetta
Kerää säännöllisesti palautetta uusilta työntekijöiltä ja heidän esihenkilöiltään arvioidaksesi perehdytysprosessin tehokkuutta.
Yhdistä perehdytyskyselyistä, kahdenkeskisistä haastatteluista ja suorituskykymittareista saadut tiedot kehityskohteiden tunnistamiseksi.
Kiinnitä erityistä huomiota siihen, kokevatko uudet työntekijät olevansa valmiita menestymään tehtävässään ja tuntevatko he olonsa mukavaksi pyytäessään apua.
Parhaat käytännöt:
- Käytä onnistumisen arviointiin suorituskykymittareita, kuten tuottavuuden saavuttamiseen kuluvaa aikaa tai ensimmäisten 90 päivän pysyvyysastetta.
- Järjestä säännöllisiä tapaamisia esihenkilöiden kanssa keskustellaksesi uuden työntekijän edistymisestä ja kerätäksesi näkemyksiä siitä, mikä toimii hyvin.
5. Arvioi ja kehitä
Arvioi palautteen ja suorituskykytietojen avulla, kuinka hyvin perehdytysprosessi saavuttaa sille alun perin asetetut tavoitteet.
Tunnista heikkoudet, kuten koulutuksen puutteet tai epäselvät odotukset, ja kehitä työnkulkua niiden mukaisesti.
Työsuhteen päättäviltä työntekijöiltä saatu palaute voi myös tarjota arvokkaita näkemyksiä kehittämistä varten.
Parhaat käytännöt:
- Arvioi perehdytysprosessi neljännesvuosittain varmistaaksesi, että se pysyy ajantasaisena ja tehokkaana.
- Ota kaikki sidosryhmät – henkilöstöhallinto, esihenkilöt ja jopa hiljattain aloittaneet työntekijät – mukaan tunnistettujen ongelmien ratkaisujen ideointiin.
- Päivitä koulutusmateriaalit ja työnkulut jatkuvasti vastaamaan yrityksen käytäntöjen tai työkalujen muutoksia.
Perehdyttämisen työnkulun parhaat käytännöt
Perehdytys on useita toimijoita koskevaa vilkasta toimintaa, joten jotain on helppo jättää huomiotta tai luoda tehottomuuksia.
Muutamien parhaiden käytäntöjen noudattaminen voi kuitenkin tehdä prosessista sujuvamman ja tehokkaamman:
- Aloita ajoissa: Aloita perehdytys ennen uuden työntekijän ensimmäistä työpäivää toimittamalla tervetuliaismateriaalit, luomalla käyttäjätilit ja jakamalla aikataulu ensimmäisen päivän stressin vähentämiseksi.
- Määritä selkeät vastuut: Varmista, että henkilöstöhallinto, esihenkilöt ja tiiminvetäjät tietävät vastuunsa kussakin vaiheessa viivästysten tai epäselvyyksien ehkäisemiseksi.
- Yksilöi kokemus: Mukauta prosessi mahdollisuuksien mukaan yksilöllisten roolien ja mieltymysten mukaan. Hyvä tapa on esimerkiksi käyttää kyselylomaketta uuden työntekijän lempiruoan tai -välipalan selvittämiseen ja suunnitella sen perusteella tervetuliaislounas tai -lahja.
- Hyödynnä teknologiaa: Käytä tehtävien automatisointiin ja edistymisen seurantaan esimerkiksi perehdytysohjelmistoja, oppimisen hallintajärjestelmiä (LMS), IT-palvelunhallinta-alustoja (ITSM) ja HRIS-järjestelmiä.
- Aseta kulttuuriin integroituminen etusijalle: Älä laiminlyö yrityksen arvoja esitteleviä toimintoja, kuten tiimiyttämistapahtumia, mentorointiohjelmia ja avoimia keskusteluja organisaation tavoitteista.
- Anna säännöllisesti palautetta: Järjestä säännöllisiä tapaamisia edistymisen arvioimiseksi, kysymyksiin vastaamiseksi ja perehdytyssuunnitelmien mukauttamiseksi tarpeen mukaan.
- Jatka yli 90 päivän ajan: Näe perehdytys jatkuvana prosessina tarjoamalla pitkäaikaisia kehittymismahdollisuuksia, edistynyttä koulutusta ja keskusteluja urakehityksestä työntekijöiden sitoutumisen ylläpitämiseksi.
Työkalut ja resurssit:
Lopuksi tässä on yhteenveto hyödyllisistä työkaluista ja resursseista, joiden avulla voit luoda toimivan perehdytyksen työnkulun:
- Perehdytysohjelmisto: Perehdytysalustojen hyödyt, kuten Saplingin, Enboarderin tai Ripplingin, ovat siinä, että ne tarjoavat kokonaisvaltaisia perehdytysratkaisuja ja yhdistävät henkilöstöhallinnon tehtävät, työntekijöiden sitouttamisen ja automatisoidut työnkulut.
- Oppimisen hallintajärjestelmät (LMS): Leapsomen, Docebon tai TalentLMS:n kaltaiset työkalut auttavat tarjoamaan koulutusmateriaaleja, seuraamaan edistymistä ja varmistamaan, että työntekijät suorittavat vaaditut kurssit.
- HRIS/HRMS: BambooHR:n, Workdayn tai UKG:n kaltaiset alustat tehostavat hallinnollisia tehtäviä, kuten asiakirjojen hallintaa, etuuksien ilmoittautumisia ja palkanmaksun käyttöönottoa.
- Tehtävienhallintaohjelmisto: Asanan, Trellon tai Mondayn kaltaiset työkalut järjestävät perehdytyksen tarkistuslistat ja seuraavat tehtävien suorittamista eri osastojen välillä.
- IT-palvelunhallinta-alustat (ITSM): Jira Service Managementin kaltaiset ratkaisut varmistavat uusien työntekijöiden laitteistojen, ohjelmistojen ja verkkokäyttöoikeuksien sujuvan käyttöönoton.
- Työntekijäpalautteet ja kyselyt: Työntekijäkyselytyökalut, kuten SurveyMonkey, Qualtrics tai Culture Amp, keräävät tietoa perehdytyskokemuksesta prosessien parantamiseksi.
- Digitaalisen allekirjoituksen alustat: DocuSignin tai Adobe Signin kaltaiset palvelut helpottavat sopimusten, salassapitosopimusten ja muiden perehdytysasiakirjojen allekirjoittamista etänä.
- Tiedon jakamisen työkalut: Wikit tai Confluencen ja Notionin kaltaiset intranet-alustat keskittävät perehdytysmateriaalit ja tekevät niistä uusien työntekijöiden saatavilla olevia.
- Mentorointi- ja yhteistyötyökalut: Together Platformin tai MentorcliQ:n kaltaiset sovellukset helpottavat mentorien ja mentoroitavien yhdistämistä sekä kannustavat yhteistyöhön perehdytyksen aikana.
Jos vaihtoehtojen määrä tuntuu ylivoimaiselta, voimme antaa sinulle myös neuvoja perehdytysohjelmiston valintaan . Voit myös ladata hyödyllisen 30–60–90 päivän suunnitelmamallimme, joka auttaa sinua pääsemään alkuun perehdytyksen työnkulun laatimisessa:
Hanki perehdytysmallimme!
Tilaa People Managing People -uutiskirje
Jos haluat lisää tietoa perehdytyksestä, tilaa viikoittainen uutiskirjeemme henkilöstöhallinnon ja liiketoiminnan johtajille. Saat kaiken uusimman sisältömme, joka auttaa sinua kehittymään urallasi ja saavuttamaan suuremman vaikutuksen organisaatiossasi.
