5 haastetta etätiimien johtamisessa (& miten ratkaista ne)

5 etätiimien johtamisen haastetta

...ja miten voit voittaa ne

Haaste 1: Luottamus

Luottamus on perusta, jolle kaikki onnistunut etätyö rakentuu. Oman kokemukseni mukaan luottamuksen rakentaminen on myös yksi etätyöntekijöiden johtamisen suurimmista haasteista, koska vanhanaikainen ja perinteinen ajattelutapa on, ettei tuottavuutta voi varmistaa, jos ei työskennellä samassa toimistossa eikä työntekijöitä voi todella nähdä työssään.

Mieleeni tulee eräs tuntemani iäkäs perustaja ja toimitusjohtaja, joka asensi tuotantolaitokseensa valvontakameroita voidakseen tarkkailla työntekijöitään milloin ja missä tahansa.

Jos hän ei nähnyt jonkun tekevän juuri sitä, mitä hänen mielestään olisi pitänyt sillä hetkellä tehdä, hän soitti tälle ja “otti ruoskan käyttöön”. Tarpeetonta sanoa, etten käyttäisi sanaa “luottamus” kuvaillessani hänen yrityskulttuuriaan!

Jotta voit johtaa etätyöntekijöitä tehokkaasti, sinun on luotettava siihen, että he voivat menestyä yhtä hyvin työskennellessään kotoa tai etätoimistosta kuin työskennellessään yrityksen pääkonttorilla ja että he tekevät tiiminsä ja organisaation kannalta oikeita asioita. 

Victor Tamin haastattelussa D2C-matkatavarabrändi Monosin toinen perustaja Tam kertoo, miten he lähestyvät luottamusta työntekijöidensä kanssa: 

"Luotamme siihen, että he ottavat yrityksen edut huomioon tekemissään päätöksissä, ja luotamme toisiimme; luotamme siihen, että joukkuetoverimme tekevät parhaansa."

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Miten voittaa luottamusongelmat ja rakentaa luottamusta etätiimeissä

Luottamuksen rakentaminen ei ole helppoa, vaan se vaatii aikaa, kärsivällisyyttä ja sinnikkyyttä. Kaikkien luottamuksen rakentamisen keinojen yksityiskohtainen käsittely olisi oma artikkelinsa, mutta luottamuksen rakentaminen alkaa yleensä olettamalla hyvät aikomukset.

Executive Coaching Network kuvailee, mitä “Hyvien aikomusten olettaminen tarkoittaa sitä, että toimit olettaen tapaamasi henkilön olevan luotettava ja tiimipelaaja – että hän haluaa organisaatiolle parhaan mahdollisen lopputuloksen aivan kuten sinäkin. “Toimit ikään kuin” hän käyttäytyisi tehokkaasti ja myönteisesti.”

Tämä on ajattelutavan muutos, jota tarvitaan luottamuksen kierteen käynnistämiseksi etätiimin jäsenten kanssa. Jos pystyt olettamaan hyvät aikomukset, joitakin hyväksi havaittuja luottamusta rakentavia toimia ovat:

1. Luo elävä luottamussopimus ja tiimin toimintaperiaatteet.
2. Määritä SMART-tavoitteet ja OKR:t (tavoitteet ja keskeiset tulokset), joihin työntekijät voivat sitoutua ja jotka he voivat saavuttaa.
3. Ole avoin ja läpinäkyvä, osoita haavoittuvuutta ja ole valmis myöntämään omat virheesi.
4. Viestitä organisaation ylimmältä tasolta, että luotat työntekijöihisi, kuten Airbnbsen toinen perustaja ja toimitusjohtaja Brian Chesky teki työntekijöille lähettämässään sähköpostissa.

Haaste 2: Viestintä

Kun toimin etäjohtajana, palkkasimme kansainvälisiä työntekijöitä Saksasta ja Japanista, joten aloitin usein työpäiväni aikaisin ollakseni yhteydessä saksalaiseen tiimiin ja työskentelin myöhempään voidakseni tavata Japanissa työskenteleviä ihmisiä.

Videoneuvotteluyhteydet saattoivat olla epävakaita, kieli aiheutti usein haasteita, ja ihmisten oli toisinaan vaikea pitää aikataulunsa ja kalenterinsa ajan tasalla, jotta spontaanit keskustelut olisivat mahdollisia.

Viestintä voi olla suuri haaste etätyöntekijöiden johtamisessa, koska se vaikuttaa etätyöskentelyn moniin eri osa-alueisiin, kuten:

• Henkilökohtainen viestintä: Miten sinun tulisi olla yhteydessä ihmisiin kahden kesken? Miten aikavyöhykkeet ja kieli vaikuttavat viestintään? Miten mahdollistat tilapäiset keskustelut? 
• Tiimiviestintä: Miten sinun tulisi järjestää ja johtaa etätiimin kokouksia? Miten voit viestiä organisaatiota koskevista tiedoista (esim. uusista henkilöstöhallinnon käytännöistä) tai tiimiä koskevista tiedoista (esim. uusista tiimin jäsenistä) johdonmukaisesti kaikille?
• Projektinhallinta: Miten hallitset työn prioriteetteja tiimin jäsenten välillä? Miten varmistat tehokkaan projektinhallinnan ja sitoumusten mukaisen toimituksen?

Miten voittaa etätyöntekijöiden kanssa viestimisen haasteet

Viestintään liittyy monia osa-alueita, joista jokaisella on omat haasteensa ja keinonsa niiden voittamiseen. Tässä on muutamia huomioon otettavia ideoita:

1. Pyydä etätiimisi jäseniä varmistamaan, että heidän verkkokalenterinsa ovat ajan tasalla, jotta toistuvien, yksittäisten tai tilapäisten kokousten aikatauluttaminen olisi kaikille helpompaa.
2. Käytä tiimisi työskentelytapoihin sopivaa videoneuvotteluohjelmistoa (esim. Google Meetiä).
3. Laadi selkeät viestintäohjeet siitä, milloin ja miten etätyöntekijöiden tulisi käyttää pikaviestintää, sähköpostia, puhelinta tai videoneuvottelua.
4. Käytä asianmukaista intranet-ohjelmistoalustaa (esim. Microsoft Teamsia), joka mahdollistaa työresurssien ja tietojen tehokkaan jakamisen.
5. Poista byrokratia ja turha hallinnollinen työ, joka johtaa tarpeettomaan viestintään (on olemassa henkilöstöhallinnon sovelluksia, jotka voivat auttaa tässä).
6. Kuten Zack McGill toteaa etämyyntitiimien johtamista käsittelevässä artikkelissa: ”Vaikka viikoittaiset kokoukset työaikana on helpompi sovittaa yhteen, kuukausittaiset vapaamuotoiset tapaamiset voivat olla haastavia. Kun jokaiselle kuukaudelle on ”kiinteä” päivämäärä, esimerkiksi kuukauden kolmas keskiviikko, yhteensovittaminen helpottuu.”

Loistava podcast sisäisen viestinnän tehostamisesta: Miten tehostaa liiketoimintaa sisäisen viestinnän avulla.

Haaste nro 3: Yhteisöllisyys ja yhteenkuuluvuus

Yksi etätyöntekijöiden johtamisen suurimmista haasteista on fyysisillä työpaikoilla vallitsevien yhteisöllisyyden ja yhteenkuuluvuuden tunteiden toistaminen. Hajautettujen tiimien johtaminen edellyttää tiimin jäsenten keskuudessa mahdollisesti ilmenevien eristäytyneisyyden ongelmien käsittelyä.

Etätyövoiman kanssa on vaikeampaa olla epämuodollisesti vuorovaikutuksessa ihmisten kanssa lounaalla taukohuoneessa tai pysähtyä juttelemaan käytävällä. Tällaiset suhteiden rakentamiseen liittyvät toimet ovat tärkeitä yrityskulttuurin luomisessa ja ylläpitämisessä. 

Osa parhaasta työntekijäpalautteesta, jota olen koskaan saanut, on syntynyt rennon kahvikeskustelun tai ulkona kävelyn yhteydessä.

Etätyö tekee myös yrityskulttuuria parantavien tapahtumien ja juhlien järjestämisestä haastavampaa, erityisesti jos olet päättänyt ulkoistaa henkilöstöhallintosi.

Virtuaaliset tapahtuma-alustat ovat erittäin tärkeitä, sillä niiden avulla voidaan edistää organisaatiossasi vahvaa yhteisöllisyyden ja yhteenkuuluvuuden tunnetta.

Miten voittaa yhteisöllisyyden ja yhteenkuuluvuuden tunteen edistämiseen liittyvät haasteet etätyöntekijöiden kanssa?

Paras tapa vastata tähän kysymykseen on tarkastella, miten jotkin tunnetut yritykset käsittelevät asiaa, erityisesti koska yhteenkuuluvuuden tunteen luomisesta voi usein tulla haastavampaa organisaation kasvaessa.

Spotifyn musiikkialan ammattilaiset puhuvat yhteenkuuluvuuden merkityksestä osana heidän ”Työskentele mistä tahansa” -ohjelmaansa:

”Haluamme, että kaikki täällä työskentelevät tuntevat kuuluvansa joukkoon riippumatta siitä, viettävätkö he suurimman osan ajastaan kotona vai toimistolla. Olemme mukauttaneet toimintatapojamme tällä alueella ja siirtäneet painopisteen henkilökohtaisista tapahtumista virtuaalisiin kokemuksiin, jotka luovat mahdollisuuksia yhteisöllisyydelle ja yhteenkuuluvuudelle sekä juhlistavat erilaisia kulttuurisia merkkipaaluja vuoden mittaan.”

Tuoreessa ilmoituksessa kyytipalveluyritys Lyft kertoo, miten se tukee etätyöntekijöitään täysin joustavalla työpaikalla:

“Kulupolitiikkamme tukee matkustamista tiimitapaamisiin ja niistä pois suunnilleen kerran vuosineljänneksessä. Vaikka henkilökohtainen osallistuminen on vapaaehtoista, uskomme monien tiimin jäsenten odottavan innolla mahdollisuutta tehdä yhteistyötä, ideoida ja juhlistaa näitä hetkiä ja muita asioita yhdessä paikan päällä.”

Tässä on lisää ideoita yhteenkuuluvuuden ja yhteisöllisyyden edistämiseksi etätyöntekijöiden joukossa:

• Suoratoista videona koko henkilöstön kokoukset tai keskustelutilaisuudet ja pyydä aktiivisesti kysymyksiä ja palautetta etätyöntekijöiltä virtuaalisen kysymys- ja vastausosion avulla
• Tue osallistumista paikan päällä aina kun mahdollista yrityksen tapahtumissa, juhlissa, koko henkilöstön kokouksissa ja niin edelleen.
• Luo palautekanavia työntekijöille erityisesti etätyöntekijöitä varten, jotta he voivat jakaa ajatuksiaan milloin ja missä tahansa.

Haaste 4: Tuottavuus

Etätyöhön liittyvä klassinen vastaväite – jonka olen itse kuullut aiemmin työskentelemiltäni ihmisiltä – kuuluu: ”Mistä tiedän, tekevätkö työntekijäni työnsä, kun en näe heitä?”. 

Tuottavuuteen liittyvät huolet ja käsitykset siitä, etteivät ihmiset oikeasti työskentele kotoa, vaan loikoilevat infinity-altaissaan (toinen tosielämän esimerkki), voivat olla haaste, jonka kohtaat joko harkitessasi etätyöohjelmaa tai johtaessasi etätyöntekijöitä. 

Miten voit ratkaista etätyöntekijöiden tuottavuuden johtamiseen liittyvän haasteen?

AirBnB:n toinen perustaja ja toimitusjohtaja Brian Chesky kirjoitti työntekijöille etätyöstä lähettämässään sähköpostissa seuraavaa:

”Tämän joustavuuden tason toteuttamiseksi tarvitsemme riittävästi rakennetta ja koordinointia. Ilman niitä kaikki muuttuisi hallitsemattomaksi. Toimintamme selkärankana säilyy yhteinen yrityskalenterimme ja usean vuoden etenemissuunnitelmamme. Se rakentuu kahden merkittävän tuotejulkaisun ympärille vuosittain – toukokuussa ja marraskuussa. Vaikka kaikki eivät työskentele suoraan näiden tuotejulkaisujen parissa, järjestämme koko kalenterimme niiden ympärille säilyttääksemme yhteisen suunnan koko yrityksessä. Yhteistyötilaisuudet, työskentelyjaksot muualla, sosiaaliset tapahtumat ja tauot suunnitellaan etukäteen ja ajoitetaan tämän kalenterin ympärille.”

Näihin kommentteihin sisältyy erinomaisia ideoita siitä, miten voidaan varmistaa tuottavuus, tehokas koordinointi ja myönteinen yhteistyö etätyöntekijöiden kanssa, esimerkiksi:

• Ota käyttöön CRA-johtamismalli, joka auttaa etätyöntekijöitä sitoutumaan selkeään visioon ja tarkoitukseen, jotka ohjaavat tiettyihin tavoitteisiin ja tuotoksiin.
• Hyödynnä yhtä yhteistä kalenteria, virtuaalisia yhteistyötyökaluja tai mobiilityövoiman hallintaohjelmistoa etätiimien yhteisen suunnan säilyttämiseksi (tämä on yksi monista mobiilityövoiman hallintaohjelmiston hyödyistä).
• Järjestä työntekijöidesi kanssa säännöllisiä kahdenkeskisiä tapaamisia, jotka antavat sinulle näkyvyyttä toistenne tekemiseen ilman mikromanageerausta. Tutustu avuksi kahdenkeskisiä tapaamisia käsittelevään oppaaseeni, joka sisältää mallin.
• Hyödynnä Liz Lockhart Lancen tavoitteiden jalkauttamisen viitekehystä saavuttamiskelpoisten ja mitattavien tavoitteiden asettamiseen.

On myös tärkeää selkeyttää etätyöntekijöitä koskevat tuottavuusodotukset jo heidän työsuhteensa alussa, erityisesti etätyöhön perehdyttämisprosessin aikana. Näin luodaan oikea lähtökohta ja annetaan heille selkeät, mitattavat tuottavuusmittarit, joita kohti pyrkiä.

Haaste 5: Kulttuurinen monimuotoisuus

Etätyöntekijöiden johtamisen haasteiden listalla viimeisenä, mutta ei suinkaan vähäisimpänä, on kulttuurinen monimuotoisuus.

Työnantajan sijaispalvelut ovat helpottaneet kansainvälisten työntekijöiden tuomista organisaatioon, mutta heidän saamisekseen tuntemaan itsensä arvostetuiksi osaksi työyhteisön kulttuuria on vielä tehtävä paljon työtä.

Miten voit ratkaista monimuotoisten etätyöntekijöiden kulttuurierojen johtamiseen liittyvät haasteet?

Olen kokenut eri kulttuureista tulevien työntekijöiden johtamiseen liittyviä haasteita aina japanilaisesta tiimistä Oregonissa kotoaan työskentelevään 62-vuotiaaseen suurten ikäluokkien edustajaan. 

Kuten heidän kulttuurinsa, jokainen haaste on ainutlaatuinen ja erilainen, mutta ne voidaan ratkaista joidenkin yleisten johtamisperiaatteiden avulla:

• Ole uusien kulttuurien ja erilaisten toimintatapojen suhteen utelias, hienotunteinen ja oppimishaluinen.
• Mukauta viestintätyyliäsi eri kulttuureihin sopivaksi, erityisesti silloin, kun annat työntekijöille palautetta tai ohjeita.
• Järjestä monikulttuurisuuskoulutusta, jotta etätiimin jäsenet oppivat ymmärtämään toisiaan paremmin.
• Vältä stereotypioita ja oletuksia, kuten oletusta siitä, että kaikki suuret ikäluokat pelkäävät teknologiaa tai että kaikki aasialaiset ovat hyviä numeroiden kanssa.
• Hyödynnä esimerkiksi työnantajana toimivan palveluntarjoajan kaltaisia kumppaneita saadaksesi tietoa kulttuurieroista.

Tilaa People Managing People -uutiskirje

Jos haluat lisää tietoa etä- ja hybridijohtamisesta, tilaa viikoittainen uutiskirjeemme HR- ja liiketoimintajohtajille. Saat kaiken uusimman sisältömme, jonka avulla voit kehittyä urallasi ja saada aikaan suuremman vaikutuksen organisaatiossasi.