Comment embaucher des employés : guide complet

Avant d’embaucher des salariés

1. Préparation juridique et administrative

Avant de pouvoir embaucher quelqu’un, vous devez d’abord vous acquitter de quelques obligations légales. Bien que nous vous recommandions de demander conseil à un professionnel du droit, vous devrez probablement remplir les formalités suivantes :

1.1 Immatriculation fiscale

Vous vous doutiez que cela arriverait ! Bien sûr, pour embaucher légalement quelqu’un, vous devez remplir les formulaires nécessaires afin de payer les impôts fédéraux et ceux de votre État dus à l’administration fiscale américaine.

Formulaires fédéraux (obligatoires pour toutes les entreprises américaines) :

1. Formulaire SS-4 :
   • Objectif : demander un EIN (numéro d’identification de l’employeur) auprès de l’IRS.
   • Lieu de dépôt : site web de l’IRS.
2. Formulaire 940 :
   • Objectif : déclarer et payer la taxe fédérale sur le chômage (FUTA).
   • Fréquence : annuelle.
3. Formulaire 941 :
   • Objectif : déclarer les retenues au titre de l’impôt fédéral sur le revenu, de la sécurité sociale et de Medicare.
   • Fréquence : trimestrielle.
4. Formulaire W-2 :
   • Objectif : déclarer les salaires versés et les impôts retenus pour les salariés.
   • Fréquence : annuelle (à transmettre aux salariés et à l’IRS).
5. Formulaire 1099-NEC (le cas échéant) :
   • Objectif : déclarer les paiements effectués à des prestataires indépendants.
   • Fréquence : annuelle.

Formulaires fiscaux des États (variables selon l’État) :

1. Formulaires d’immatriculation à la taxe sur les salaires de l’État :
   • Objectif : s’inscrire aux comptes de retenue de l’impôt sur le revenu de l’État.
   • Lieu de dépôt : site web du service fiscal ou du bureau des impôts de votre État.
2. Inscription à l’assurance chômage de l’État (SUI) :
   • Objectif : s’inscrire pour payer les cotisations d’assurance chômage.
   • Lieu de dépôt : site web du service de l’emploi ou du ministère du Travail de l’État.
3. Inscription à l’assurance invalidité de l’État (SDI) (si nécessaire) :
   • États concernés : Californie, New York, New Jersey, Rhode Island, Hawaï.
4. Formulaire de déclaration des nouvelles embauches :
   • Objectif : déclarer les salariés nouvellement embauchés au registre des nouvelles embauches de votre État.
   • Lieu de dépôt : site web du service chargé des pensions alimentaires ou du bureau du Travail de l’État.
5. Formulaires relatifs aux taxes locales et aux licences commerciales :
   • Objectif : s’inscrire aux obligations fiscales locales relatives aux salaires ou à l’activité, le cas échéant.

1.2. Mettre en place la paie

Les salariés ne resteront pas longtemps si vous ne les payez pas. La mise en place de la paie consiste à créer un processus de calcul et de versement des salaires tout en veillant au respect des lois fiscales fédérales, étatiques et locales. 

Nous vous conseillons de choisir un prestataire de services de paie ou d’utiliser un logiciel de paie pour automatiser les calculs, les déclarations fiscales et les virements directs.

1.3 Comprendre le droit du travail

Familiarisez-vous avec le droit du travail aux niveaux fédéral, étatique et local. Ces lois couvrent notamment le salaire minimum, la rémunération des heures supplémentaires, les politiques de lutte contre la discrimination, les normes de sécurité au travail ainsi que les certifications ou vérifications des antécédents requises dans votre secteur.

Les sites officiels tels que celui du ministère américain du Travail (DOL), de la Commission pour l’égalité des chances en matière d’emploi (EEOC) et du ministère du Travail de votre État constituent de bonnes sources d’information.

1.4 Souscrire une assurance contre les accidents du travail

L’assurance contre les accidents du travail couvre les frais médicaux et les salaires perdus des employés en cas de blessures ou de maladies liées au travail.

La plupart des États exigent des entreprises employant du personnel qu’elles souscrivent cette assurance (bien que les exigences varient considérablement), et l’absence de cette couverture peut entraîner des amendes importantes et des conséquences juridiques.

Contactez un assureur agréé dans votre État afin de comparer les polices et les primes.

1.5 Préparer les contrats de travail

Rédigez des contrats de travail ou des lettres d’offre qui décrivent clairement les fonctions, la rémunération, les avantages et les politiques de l’entreprise.

Bien qu’ils ne soient pas obligatoires pour la plupart des emplois, les accords de travail peuvent contribuer à définir les attentes et à réduire le risque de litiges.

Les éléments à inclure sont notamment les clauses relatives à la confidentialité, à la propriété intellectuelle et aux conditions de résiliation, le cas échéant.

Envisagez d’utiliser des modèles juridiques ou de faire appel à un avocat afin de garantir le respect du droit du travail étatique et fédéral.

2. Préparation financière

2.1 Prévoir un budget pour les salaires et les avantages

Pour établir un budget consacré aux salaires et aux avantages, commencez par rechercher les rémunérations standard du secteur pour chaque fonction, en fonction de l’expérience et du lieu, à l’aide d’outils tels que le Bureau des statistiques du travail (BLS) ou de sites d’emploi comme Glassdoor.

Ajoutez les coûts obligatoires à la charge de l’employeur, tels que les charges sociales (Sécurité sociale, Medicare et assurance chômage), ainsi que les avantages comme l’assurance maladie, les cotisations de retraite et les congés payés.

2.2 Mettre en place les avantages sociaux

Pour mettre en place les avantages sociaux, identifiez les avantages obligatoires prévus par la loi, tels que l’assurance contre les accidents du travail, l’assurance chômage et les cotisations de Sécurité sociale.

Ensuite, déterminez quels avantages facultatifs vous proposerez, comme l’assurance maladie, les régimes de retraite, les congés payés et les programmes de bien-être, en fonction des pratiques du secteur dans votre ou vos lieux d’implantation et de votre budget.

Associez-vous à des prestataires d’avantages sociaux réputés, qui possèdent une solide expérience auprès d’entreprises de votre secteur ou de taille comparable à la vôtre.

Il convient également de vérifier depuis combien de temps ils sont en activité et s’ils sont spécialisés dans certains types d’avantages, comme l’assurance maladie, les régimes de retraite ou les programmes de bien-être.

3. Politiques et procédures

3.1 Élaborer un manuel de l’employé

Créez un manuel de l’employé qui présente les politiques de l’entreprise, les attentes sur le lieu de travail, les droits des employés et les procédures relatives notamment à l’assiduité, à la conduite et aux congés. Incluez les politiques légales, telles que la lutte contre la discrimination, la prévention du harcèlement et les consignes de sécurité au travail.

Il est important que le manuel soit clair, concis et accessible, et qu’il soit régulièrement mis à jour au fil de l’évolution des politiques—Slite, Notion ou d’autres outils dédiés aux manuels de l’employé sont parfaits pour cela.

Si votre entreprise doit gérer un grand nombre de politiques destinées aux employés, envisagez de créer un manuel de l’employé distinct pour les nouvelles recrues afin d’éviter une surcharge d’informations dès le premier jour de votre processus d’intégration.

3.2 Établir des normes de sécurité au travail

Veillez à ce que votre lieu de travail respecte les réglementations de sécurité établies par l’OSHA ou par les autorités propres à votre secteur. 

Réalisez des évaluations de sécurité, fournissez les équipements de protection nécessaires, créez des procédures d’intervention en cas d’urgence et formez régulièrement les employés aux protocoles de sécurité, tout en documentant la conformité afin d’éviter d’éventuelles infractions.

4. Préparation au recrutement et à l’intégration

4.1 Rédiger une description de poste

Rédigez une description de poste détaillée qui définit clairement les responsabilités du poste (et la manière dont elles contribueront au succès de l’organisation), les qualifications, les compétences requises et les résultats attendus.

Veillez à utiliser un langage clair, axé sur l’action et impartial afin d’attirer les bons candidats et de définir clairement les attentes dès le départ. 

Pour en savoir plus sur la rédaction de descriptions de poste efficaces, consultez l’excellent article de Mariya Hristova sur la rédaction d’une description de poste.

4.2 Concevoir un processus de recrutement

Commencez à élaborer un processus de recrutement structuré comprenant la création d’offres d’emploi, la sélection des CV, la conduite d’entretiens et la réalisation d’évaluations des compétences.

Définissez des critères de recrutement clairs, déterminez quels membres de l’équipe participeront au processus de sélection et standardisez les méthodes d’évaluation afin de garantir la cohérence, l’équité et le respect du droit du travail.

Vous devrez également envisager de créer un processus de recrutement adapté au travail à distance.

Processus de recrutement

5.1 Rechercher des candidats

La recherche de candidats consiste à trouver des personnes susceptibles d’être recrutées grâce au marketing du recrutement et à des stratégies de recherche active. 

Le marketing du recrutement comprend la promotion de votre marque employeur sur les sites d’emploi, les réseaux sociaux et le site web de votre entreprise, ainsi que la publication régulière de contenus tels que des témoignages d’employés et des vidéos de l’entreprise afin de mettre en avant la valeur de votre organisation en tant qu’employeur potentiel.

La recherche active consiste à rechercher directement des candidats dans votre réseau, parmi les recommandations d’employés existantes, sur LinkedIn, dans les forums professionnels et sur les sites d’emploi spécialisés dans votre secteur.

 5.2 Sélectionner les candidats

Le processus de sélection des candidats commence par l’examen des CV et des candidatures afin d’évaluer l’expérience professionnelle, les compétences et la formation des candidats. 

Les systèmes modernes de suivi des candidatures peuvent contribuer à automatiser cette étape en filtrant les CV et en les notant selon des mots-clés ou des critères propres au poste, par exemple l’éligibilité. 

Après l’examen initial, de courts entretiens téléphoniques ou vidéo permettent aux responsables du recrutement d’évaluer les compétences en communication, les disponibilités et l’intérêt des candidats pour le poste.

Au cours de cette conversation, clarifiez les attentes liées au poste et assurez-vous que le candidat comprend les valeurs de l’entreprise.

Vient ensuite la présélection, au cours de laquelle les candidats sont classés en fonction de leurs qualifications et des résultats de la sélection. Cette étape réduit le nombre de candidats à ceux qui sont les plus aptes à faire l’objet d’une évaluation plus approfondie.

5.3 Conduire les entretiens

Les entretiens consistent à rencontrer les candidats présélectionnés afin d’évaluer leurs qualifications, leurs compétences et leur adéquation avec la culture de l’entreprise. 

Un entretien bien structuré comprend des questions portant sur les compétences techniques, la capacité à résoudre des problèmes et les comportements.

Les questions d’entretien comportemental peuvent être utiles pour comprendre comment un candidat a mis ses compétences en pratique et géré des situations réelles — ce qui constitue un indicateur important de son comportement futur dans des situations similaires et de la manière dont il travaillerait au sein de votre organisation.

Les entretiens peuvent être menés individuellement, à distance ou dans le cadre d’un entretien en panel réunissant des membres clés de l’équipe et des décideurs.

Pour garantir l’équité, les évaluateurs doivent utiliser un système de notation ou un formulaire de commentaires standardisé. Cela garantit que chaque candidat est évalué selon les mêmes critères, favorisant ainsi un processus de sélection objectif et inclusif.

Pour en savoir plus, consultez l’excellent article de Hristova sur la manière de conduire un entretien.

5.4 Faire une offre

Vous avez trouvé la bonne personne, vient maintenant l’étape légèrement stressante qui consiste à lui faire une offre. Comme le souligne Hristova dans son excellent article sur la manière de faire une offre d’emploi, il est préférable de l’appeler d’abord pour l’en informer avant de lui envoyer une lettre officielle indiquant l’intitulé du  poste, le salaire, la date de début, les avantages et les conditions d’emploi, etc.

Je vous recommande vivement de lire l’article de Hristova pour vous aider à aborder cette étape cruciale et à recruter davantage de candidats que vous souhaitez intégrer.

5.5 Vérifications des antécédents et de l’éligibilité

Avant de finaliser officiellement l’embauche, effectuez des vérifications des antécédents et de l’éligibilité afin de vérifier les qualifications du candidat et son statut légal au regard du droit au travail.

Les antécédents professionnels et scolaires doivent être confirmés au moyen de documents officiels ou de services de vérification réputés.

La vérification des références permet d’obtenir des informations sur les performances professionnelles passées, l’éthique professionnelle et le caractère du candidat en contactant ses anciens employeurs ou ses relations professionnelles.

Les vérifications de l’éligibilité légale comprennent la vérification du droit au travail à l’aide du formulaire I-9 aux États-Unis, ou la confirmation que les visas et permis appropriés sont en place.

Si des vérifications des antécédents judiciaires sont nécessaires, veillez à respecter les lois applicables et à vous assurer qu’elles sont adaptées au poste (un logiciel de vérification des antécédents ou des services de dépistage de drogues peuvent être utiles dans ce cas).

La transparence concernant le processus contribue à instaurer la confiance et garantit que les candidats sont informés tout au long de la procédure.

Après l’embauche de salariés

6.1 Déclarer les nouvelles embauches

Encore de l’administratif, chouette ! Voici ce que vous et la personne nouvellement embauchée devez accomplir d’un point de vue légal :

Pour l’employeur (vos responsabilités) :

• Remplir le formulaire I-9 (vérification de l’éligibilité à l’emploi) :
  • Vous devez vérifier l’identité du salarié et son autorisation légale à travailler aux États-Unis.
  • Examinez et conservez les documents justificatifs tels que les passeports ou les permis de conduire.
• Déclarer la nouvelle embauche à votre État :
  • Inscrivez le salarié au programme de déclaration des nouvelles embauches de votre État dans les 20 jours suivant l’embauche (ou plus tôt, selon votre État).
• Mettre en place la paie :
  • Inscrivez-vous aux comptes fiscaux fédéraux et d’État liés à la paie si ce n’est pas déjà fait.
• Souscrire une assurance contre les accidents du travail :
  • Souscrivez cette assurance si elle est exigée par votre État, afin de couvrir les blessures ou maladies liées au travail.
• Afficher les avis obligatoires sur le lieu de travail :
  • Affichez les avis relatifs au droit du travail fédéral et de l’État dans un endroit visible, notamment ceux concernant le salaire minimum, la sécurité au travail et les politiques de lutte contre la discrimination.
• Créer un dossier salarié :
  • Conservez un dossier confidentiel pour le salarié, comprenant les formulaires remplis, les lettres d’offre signées et les évaluations des performances.
• Fournir les avantages obligatoires (le cas échéant) :
  • Proposez des avantages tels qu’une assurance maladie, des régimes de retraite et des congés payés si la loi ou la politique de votre entreprise l’exige.

Pour le salarié (ses responsabilités)

1. Remplir le formulaire W-4 (certificat de retenue à la source de l’employé) :
   • Ce formulaire détermine le montant de l’impôt fédéral sur le revenu qui doit être retenu sur les salaires.
2. Remplir les formulaires de retenue à la source de l’État (le cas échéant) :
   • Selon l’État concerné, les employés peuvent devoir remplir des formulaires de retenue à la source spécifiques à leur État.
3. Fournir les documents du formulaire I-9 :
   • L’employé doit fournir, dans les trois jours suivant son embauche, des documents valides prouvant son identité et son autorisation à travailler.
4. S’inscrire aux avantages sociaux (s’ils sont proposés) :
   • Les employés doivent examiner les avantages sociaux proposés par l’entreprise et y adhérer, notamment l’assurance maladie, les régimes de retraite et les congés payés.
5. Signer la lettre d’offre ou le contrat de travail :
   • Si nécessaire, ils doivent accepter officiellement le poste en signant le contrat de travail ou la lettre d’offre.
6. Prendre connaissance des politiques de l’entreprise :
   • Les employés doivent signer des attestations de prise de connaissance des principales politiques, notamment celles relatives à la lutte contre le harcèlement, à la confidentialité et à la sécurité au travail, le cas échéant.

6.2 Intégration

L’intégration couvre certaines des obligations légales et administratives mentionnées ci-dessus, mais il s’agit surtout de veiller à ce que votre nouvelle recrue prenne le meilleur départ possible.

Cela signifie lui fournir les outils, les connaissances et le soutien nécessaires pour réussir. Les éléments courants comprennent une formation spécifique au poste, la présentation des membres de l’équipe ainsi qu’un aperçu de la culture, des valeurs et des attentes de l’entreprise. 

Un programme d’intégration bien structuré améliore l’engagement des employés, leur satisfaction au travail et leur fidélisation à long terme. Pour en savoir plus, consultez notre article sur la création d’un programme d’intégration sur 30, 60 et 90 jours efficace.

Comment recruter des employés : 5 bonnes pratiques

Les gens sont des êtres humains et ils font des choses étranges. Ce qui les motive n’est pas toujours clair et les imprévus de la vie surviennent.

Le recrutement de bout en bout réussi repose sur la confiance, la transparence, l’organisation, la ténacité et la communication.

Voici quelques bonnes pratiques pour vous aider à attirer et à fidéliser les talents dont vous avez besoin :

1. Créer une EVP 

La proposition de valeur employeur (EVP) est un ensemble d’avantages et d’offres uniques qu’un employeur s’engage à fournir à ses employés en échange de leurs compétences, de leur expertise et de leur engagement.

Il s’agit essentiellement de la valeur qu’une organisation apporte à ses employés en contrepartie de leurs contributions.

L’EVP contribue à attirer, fidéliser et mobiliser les talents en communiquant efficacement et en mettant en avant ce qui fait de l’organisation un lieu de travail attrayant. Elle englobe différents éléments, tels que :

• La raison d’être, la vision et la mission
• Les valeurs de l’organisation
• La rémunération globale
• La culture
• Les possibilités d’évolution professionnelle
• La flexibilité
• L’équilibre entre vie professionnelle et vie privée
• L’expérience globale des employés. 

Pour approfondir le sujet, je vous recommande l’excellent guide de Hristova sur la création d’une EVP.

2. Cultiver une marque employeur forte

Après avoir créé votre EVP, vous devez cultiver votre marque employeur.

En substance, votre marque employeur correspond à votre réputation en tant qu’employeur. C’est la manière dont vous vous présentez sur vos réseaux sociaux, dans vos descriptions de poste, lors des entretiens et dans tout ce qui est visible par les candidats.

C’est aussi la manière dont vous vous comportez en tant qu’entreprise. Êtes-vous éthique ? Les employés sont-ils bien traités ? Respectez-vous vos valeurs ?

Une citation de Warren Buffet sur la construction d’une marque m’est toujours restée à l’esprit : « Il faut 20 ans pour bâtir une réputation et cinq minutes pour la détruire. Si vous y réfléchissez, vous agirez différemment. »

Pour approfondir le sujet, consultez le guide de Mariya sur la marque employeur.

3. Utilisez un processus d’entretien structuré

Nous avons abordé plus haut l’importance des entretiens et je souhaite y revenir ici.

Il est important de mettre en place une structure d’entretien cohérente afin de garantir que tous les candidats sont évalués selon les mêmes critères. Cela contribue à créer une expérience cohérente pour les candidats, à réduire les biais et à rendre le processus plus équitable.

4. Tirez parti de la technologie

À vos débuts, vous pourrez probablement vous en sortir avec un simple système de gestion des employés pour vous aider à constituer votre équipe. Les avantages des systèmes de gestion des employés sont nombreux en eux-mêmes.

Cependant, si vos recrutements s’intensifient, certains outils utiles peuvent contribuer à améliorer le processus pour toutes les parties concernées et à suivre les indicateurs clés de performance du recrutement, afin de maintenir vos efforts en adéquation avec les objectifs de l’entreprise.

Le système de suivi des candidatures (ATS) est sans conteste le roi ou la reine des logiciels de recrutement. Ces systèmes utilisent des outils d’automatisation du recrutement pour aider à publier des offres d’emploi, à planifier des entretiens, à suivre les candidats et à communiquer avec eux tout au long du processus de recrutement, à filtrer les CV et à interpréter les retours.

5. Faites appel à des professionnels

Le recrutement est réputé difficile, en particulier la recherche de candidats, si bien qu’il peut parfois être avantageux d’embaucher un professionnel ou de faire appel à ses services. Plusieurs options s’offrent à vous selon votre budget de recrutement :

• Constituer une équipe de recrutement interne.
• Faire appel à une agence de recrutement spécialisée, soit dans le cadre d’un contrat de mise à disposition, soit selon un modèle de paiement à la livraison. Ces agences sont particulièrement utiles pour recruter des cadres ou des candidats difficiles à trouver.
• Faire appel à une organisation professionnelle d’employeurs ou à un employeur officiel. Ces solutions sont particulièrement utiles pour recruter des talents en dehors de votre pays ou de votre juridiction.

Pour en savoir plus, consultez notre article sur la manière d’embaucher un recruteur, sur la manière d’embaucher un responsable ou sur la manière d’embaucher un assistant.

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FAQ : comment recruter des employés

Quels sont les signes indiquant qu’il est temps de recruter des employés ?

Quels sont les avantages du recrutement ?