Dépenses professionnelles : ce qui est déductible & ce qui ne l’est pas
Que vous soyez un entrepreneur dirigeant une petite entreprise ou un salarié W-2 souhaitant demander une déduction fiscale pour votre activité secondaire, il est important de comprendre les tenants et les aboutissants des dépenses professionnelles telles que l’assurance, le loyer et les fournitures.
Dans cet article, je présenterai ce qui est (et n’est pas) déductible, avec des exemples pour vous guider afin que vous ne manquiez pas d’occasions de réaliser des économies et que vous évitiez d’éventuels problèmes avec les autorités fiscales.
Veuillez noter que cet article s’applique aux entreprises basées aux États-Unis et est fourni à titre indicatif. Consultez un professionnel de la fiscalité et utilisez un logiciel de gestion des dépenses afin de vous assurer que vos déclarations financières et de dépenses sont conformes aux réglementations de l’IRS.
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Que sont les dépenses professionnelles ?
Les dépenses professionnelles sont les coûts engagés dans le cadre de l’exploitation d’une entreprise à but lucratif. Souvent appelées déductions, le calcul de vos dépenses professionnelles et leur soustraction des revenus de votre entreprise peuvent contribuer à réduire votre charge fiscale.
Toutefois, toutes les dépenses professionnelles ne se valent pas. Pour être considérées comme déductibles fiscalement, vos dépenses doivent être considérées comme des coûts « ordinaires et nécessaires » liés à l’exploitation d’une entreprise, comme indiqué dans le Code des impôts (IRC).
Une gestion efficace des dépenses ne consiste pas seulement à réduire les coûts : elle consiste à prendre des décisions financières stratégiques qui favorisent la croissance de l’entreprise, le bien-être des employés et la durabilité à long terme.
Comprendre les types de dépenses professionnelles
Il existe deux types de dépenses professionnelles que je présenterai dans cette section : les dépenses déductibles et les dépenses non déductibles. Pour chacune d’elles, je fournirai une définition ainsi que quelques exemples.
Dépenses professionnelles déductibles
Les dépenses professionnelles déductibles sont celles qui peuvent être déduites de vos impôts professionnels. Cela inclut le coût des éléments que votre entreprise a utilisés indirectement pour fournir des biens ou des services, mais n’oubliez pas qu’ils doivent être considérés comme « ordinaires et nécessaires ».
- Selon l’IRS, une dépense ordinaire est considérée comme « courante et acceptée » (c’est-à-dire non inhabituelle) dans votre activité ou votre secteur.
- L’IRS définit une dépense nécessaire comme une dépense « utile et appropriée » dans le cadre de l’exercice de votre activité dans votre secteur.
Les dépenses professionnelles déductibles peuvent réduire considérablement votre charge fiscale. Comprendre les règles de conformité fiscale peut contribuer à éviter des contrôles et des pénalités coûteux — la tenue de registres précis est essentielle. Pour gérer efficacement ces dépenses, envisagez d’utiliser un logiciel fiscal pour entreprises fiable afin d’assurer un suivi précis et de respecter la réglementation.
Exemples de dépenses professionnelles déductibles :
Les dépenses déductibles varient selon les secteurs, des déductions liées au bureau à domicile pour les travailleurs à distance aux crédits d’impôt pour la R&D destinés aux entreprises technologiques. Les exemples de dépenses professionnelles déductibles comprennent notamment :
- Logiciels de paie et dépenses
- Programmes d’avantages sociaux pour les employés
- Services publics, fournitures et matériaux
- Locations de biens immobiliers et d’équipements
- Assurance professionnelle
- Frais de publicité et de marketing
- Dons caritatifs
- Commissions (rémunérations supplémentaires)
- Frais de déplacement professionnel
- Frais de formation des employés
- Frais de formation des employés
- Location d’équipements
- Intérêts payés sur certains prêts professionnels, cartes de crédit professionnelles et prêts hypothécaires liés à des biens immobiliers achetés par l’entreprise (ou l’entrepreneur individuel).
- Repas
L’Internal Revenue Service (IRS) fournit des directives détaillées sur les dépenses pouvant être déclarées afin de réduire votre obligation fiscale dans la Publication 535 (2021), Dépenses professionnelles. Vous pouvez consulter la liste complète des publications de l’IRS pour plus d’informations.
Conseil pour les petites entreprises : Réduire les dépenses professionnelles peut contribuer à améliorer la rentabilité. Investir dans les meilleurs services de paie conçus pour les petites entreprises peut aider à réduire les coûts de paie.
Conseil de pro : Envisagez d’utiliser des solutions logicielles pour suivre et déclarer les dépenses. Voici comment fonctionne un logiciel de gestion des dépenses.
Une courte histoire
Pour vous donner un exemple concret, je vais vous parler d’une amie, Katherine, qui dirige depuis son domicile un cabinet de conseil en ressources humaines dans lequel elle est la seule employée sur la paie.
La gestion efficace des dépenses est depuis longtemps essentielle au maintien de la rentabilité des petites entreprises comme celle de Katherine. Comme elle dirigeait son entreprise depuis son domicile, elle s’est d’abord concentrée sur le suivi des dépenses évidentes, telles que les fournitures de bureau et les frais Internet.
Cependant, elle s’est vite rendu compte qu’il existait d’autres possibilités de maximiser les déductions.
Après son premier rendez-vous avec un nouvel expert-comptable, elle a compris qu’elle pouvait déduire une partie des dépenses liées à son domicile, comme les intérêts hypothécaires, les services publics et les taxes foncières, en tant que dépenses professionnelles.
Ce fut un véritable tournant. Elle a calculé méticuleusement la superficie de son bureau à domicile par rapport à la superficie totale de son domicile afin de déterminer le pourcentage déductible.
Katherine a également commencé à suivre le kilométrage parcouru lors de ses déplacements professionnels, ce qu’elle avait auparavant négligé, et a inclus les repas et les événements de réseautage liés à son activité. Au début, il était un peu fastidieux de suivre tous ces reçus.
Mais après lui avoir présenté quelques solutions de gestion des dépenses, elle a finalement trouvé un outil qui lui permettait de catégoriser et de documenter plus facilement ses dépenses avec précision, sans avoir besoin d’un énorme dossier rempli de reçus papier.
Cette approche proactive de la gestion des dépenses a non seulement amélioré la capacité de Katherine à suivre ses finances et à gérer ses fonds en temps réel, mais elle a également réduit de manière significative son revenu imposable, lui permettant de réinvestir davantage dans la croissance de son entreprise.
Conseils concernant les dépenses professionnelles déductibles
Lorsque vous déduisez des dépenses, il convient de garder à l’esprit que certaines dépenses sont entièrement déductibles, d’autres ne le sont que partiellement, et que certaines ne peuvent pas être déduites au cours de la même année que celle où elles ont été engagées.
Certaines dépenses (par ex. actifs professionnels immobilisés) doivent être passées en charges sur plusieurs années au moyen de l’amortissement (ou de l’amortissement des actifs incorporels).
Il est également important de noter que les dépenses déductibles dépendent de la structure de l’entreprise. Cela signifie que les déductions autorisées et les exigences relatives au système de rapports financiers RH varieront entre les entreprises individuelles, les sociétés de personnes, les sociétés à responsabilité limitée (LLC) et les sociétés (sociétés de type s et sociétés de type c).
Comprendre les avantages fiscaux relatifs et la charge administrative — ainsi que les coûts associés — de chacune de ces structures d’entreprise peut être essentiel pour créer votre entreprise de manière à équilibrer l’efficacité fiscale et les ressources disponibles.
Dépenses professionnelles non déductibles
Les dépenses professionnelles non déductibles sont celles qui ne peuvent pas être déduites de vos impôts professionnels. Toute dépense liée à des activités personnelles ou à des dépenses personnelles est une dépense non déductible. Vous trouverez ci-dessous des exemples de ces dépenses.
Exemples de dépenses non déductibles
- Passifs prévus (ou provisions pour passifs prévus)
- Certains frais juridiques (par ex. ceux engagés dans le cadre de l’acquisition d’un actif)
- Cotisations et frais d’adhésion à des clubs (à quelques exceptions près)
- Coûts ou pertes liés à une démolition
- Coûts de formation engagés pour satisfaire aux exigences réglementaires minimales nécessaires à l’exercice de l’activité
- Amendes gouvernementales (par ex. frais de dépôt tardif)
- Activités illégales (par ex. pots-de-vin et commissions occultes)
- Frais de lobbying
- Dépenses personnelles (sauf si la dépense est en partie liée à des fins professionnelles)
- Dons politiques
Pourquoi vous devriez suivre vos dépenses professionnelles
Il y a de nombreux avantages à examiner régulièrement les revenus et les dépenses de votre entreprise (et pas uniquement pendant la période fiscale) :
- Il est plus facile de se souvenir des détails exacts et des circonstances d’une transaction
- Vous risquez moins de perdre des justificatifs importants, comme des reçus papier
- Des données précises vous permettent de planifier les dépenses futures et de respecter votre budget
- Il est plus facile de prévoir la rentabilité de votre entreprise (ou son absence) et de procéder aux ajustements nécessaires
En plus de réduire votre charge administrative à l’approche de la période fiscale, cela peut également accélérer le remboursement des frais des employés, ce qui contribue à leur moral.
L’utilisation d’un logiciel RH gratuit ou d’un logiciel de gestion des dépenses pour les petites entreprises peut vous aider à surveiller de près les dépenses liées aux RH sans, eh bien, engager de dépenses supplémentaires !
Comment déclarer les dépenses professionnelles
Une politique claire et transparente de remboursement des dépenses garantit que les employés sont équitablement indemnisés pour les coûts liés à l’activité professionnelle, tout en assurant la conformité. Voici comment procéder vous-même :
Étape 1 : Préparez votre compte de résultat
Les dépenses professionnelles sont déclarées dans le compte de résultat de votre entreprise, qui doit enregistrer tous vos revenus et vos dépenses. Il s’agit d’un état financier des profits et pertes (P&L) utilisé pour évaluer la santé financière de votre entreprise. Pour le créer, il vous suffit de :
- Choisissez une période de reporting : généralement annuelle, trimestrielle ou mensuelle.
- Générez un rapport standard de balance de vérification : utilisez votre logiciel de comptabilité pour répertorier le solde de clôture de chaque compte du grand livre pour la période de reporting.
- Calculez votre chiffre d’affaires : calculez tout l’argent gagné grâce à vos services pendant la période de reporting, même si vous n’avez pas encore reçu tous les paiements.
Étape 2 : Catégorisez votre compte de résultat
Une fois que vous avez préparé la majeure partie de votre compte de résultat, vous enregistrerez vos dépenses professionnelles par catégorie. Ces catégories comprennent :
- Coûts directs ou coût des marchandises vendues (COGS) tels que les coûts de main-d’œuvre, le coût des matériaux, les frais généraux liés aux locaux professionnels, au stockage, etc. Ils sont déduits du chiffre d’affaires total de votre entreprise afin de déterminer votre revenu brut ou votre bénéfice brut.
- Coûts indirects tels que les dépenses générales, les dépenses marketing et la rémunération des dirigeants sont déduits du bénéfice brut afin de déterminer le résultat d’exploitation.
- La dépréciation et l’amortissement servent respectivement à comptabiliser en charges les actifs corporels et incorporels de l’entreprise sur plusieurs années. Ces actifs comprennent les biens immobiliers, le mobilier, l’équipement, les véhicules, etc. (corporels), ainsi que les brevets, les marques, les licences de propriété intellectuelle, les logiciels de gestion d’entreprise, etc. (incorporels).
4. Les intérêts constituent la dernière dépense déduite du revenu d’une entreprise.
Étape 3 : Choisissez une méthode comptable
Vous devrez également choisir une méthode comptable à utiliser pour déclarer vos revenus et vos dépenses. Les deux principales méthodes comptables sont la comptabilité de trésorerie et la comptabilité d’engagement :
- Méthode de comptabilité de trésorerie : vous déclarerez les revenus au cours de la même année fiscale que celle où vous les avez reçus et déduirez généralement les dépenses et/ou les inscrirez à l’actif au cours de la même année fiscale.
- Méthode de comptabilité d’engagement : vous déclarerez généralement les revenus au cours de l’année fiscale où vous les avez gagnés, même si vous ne recevez le paiement effectif qu’au cours d’une année ultérieure. De même, vous déduirez généralement les dépenses et/ou les inscrirez à l’actif au cours de l’année fiscale où vous les avez engagées, que vous les ayez payées ou non cette année-là.
Pour obtenir des informations détaillées sur les différentes méthodes comptables (et périodes) reconnues par l’IRS, consultez ce PDF de la publication 583 (révisée en janvier 2022). Pour consulter les mises à jour récentes, ajoutez à vos favoris la page À propos de la publication 583 comme ressource active.
Comment suivre les dépenses professionnelles
Bien que la déduction de vos dépenses professionnelles soit le meilleur moyen de réduire votre charge fiscale, il est essentiel de conserver des registres minutieux de toutes vos transactions. L’IRS peut décider de vous soumettre à un contrôle afin de vérifier que vos déclarations correspondent à vos dépenses réelles.
En plus d’utiliser un logiciel de gestion des dépenses, voici quelques conseils et bonnes pratiques pour suivre correctement les dépenses professionnelles :
- Séparez les finances de votre entreprise de vos dépenses personnelles. Un compte bancaire professionnel distinct facilite le suivi de vos dépenses professionnelles.
- Calculez la part d’utilisation et déduisez la portion professionnelle si une dépense est partiellement liée à l’activité professionnelle et partiellement à un usage personnel (par exemple, votre bureau à domicile ou la facture de votre opérateur de téléphonie mobile).
- Conservez tous vos reçus et numérisez-les. Pour éviter de les perdre, prenez-les en photo et stockez-les en ligne. La plupart des logiciels modernes de gestion des ressources humaines et de comptabilité vous permettent de prendre une photo et de la téléverser directement.
- Organisez vos factures et vos reçus. Dans l’idéal, classez-les d’abord par mois, puis par catégorie de dépenses. Vous pourrez ainsi retrouver facilement les détails et les justificatifs de chaque transaction ultérieurement.
- Prenez des notes détaillées. Même si vous pensez vous souvenir de tous les détails de chaque transaction, notez la date, la catégorie de dépenses et l’objet de la dépense, par exemple un repas avec un client, l’essence de la voiture de l’entreprise, etc.
- Examinez vos registres aussi fréquemment que possible. Même si vous utilisez un logiciel qui automatise une grande partie du processus, il est recommandé de vérifier régulièrement vos registres, de vous assurer qu’ils sont exacts et de recatégoriser tout élément mal étiqueté.
- Créez un processus formel pour suivre les dépenses et rapprocher vos registres. Déterminez les tâches qui doivent être effectuées quotidiennement ou immédiatement (par exemple, téléverser les reçus), ainsi que celles à effectuer chaque semaine, chaque mois, chaque trimestre, deux fois par an et chaque année.
- Envisagez d’investir dans un logiciel de gestion des notes de frais. Il enregistre les dépenses, stocke les reçus, catégorise automatiquement les transactions et vous permet de consulter vos finances sous forme de tableaux de bord et de graphiques. Il facilite également la génération de rapports.
Pour plus d’informations sur le suivi des dépenses professionnelles, consultez la publication 583 de l’IRS (01/2021), Création d’une entreprise et tenue des registres.
Allez-y et déduisez (ou pas)
En résumé, calculer vos dépenses professionnelles et les soustraire du chiffre d’affaires de votre entreprise peut vous permettre de bénéficier d’un certain allègement fiscal — c’est de l’argent qui peut être réinvesti dans votre entreprise. Retenez les points suivants :
- Il existe deux types de dépenses professionnelles : déductibles et non déductibles
- Vos dépenses professionnelles sont déclarées dans votre compte de résultat
- Examinez régulièrement vos dépenses et gardez tout parfaitement organisé
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