10 Fonctions essentielles des SIRH à connaître
Vous avez entendu parler des logiciels SIRH, mais vous ne savez pas exactement de quoi il s'agit ni si cela vaut l'investissement.
Poursuivez votre lecture pour tout savoir sur les fonctions d’un SIRH et la façon dont elles peuvent bénéficier à votre organisation.
Qu’est-ce qu’un système d’information des ressources humaines ?
Un SIRH (système d’information des ressources humaines) est un type de logiciel RH utilisé par les organisations pour stocker et gérer les données des employés.
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Il sert de référentiel centralisé pour les dossiers du personnel et permet d’automatiser et de rationaliser de nombreuses tâches RH.
Avantages d’un SIRH
Les SIRH sont des éléments clés de la transformation numérique de la RH. Même les petites startups peuvent tirer profit d’un SIRH de base et il devient indispensable pour les grandes organisations. Les principaux avantages de l’utilisation d’un SIRH incluent :
- Données centralisées : Fournit un lieu unique pour toutes les bases de données de recrutement, améliorant ainsi l’accessibilité et l’organisation.
- Efficacité accrue : Automatise les tâches RH telles que la saisie des informations des employés, réduisant le travail manuel et faisant gagner du temps.
- Meilleure précision : Réduit les erreurs humaines dans la gestion de la paie, la présence et la tenue des dossiers.
- Meilleure prise de décision : Fournit des données et des rapports pour guider les stratégies de gestion des talents.
- Libre-service pour les employés : Permet aux employés d’accéder à leurs informations et de les gérer eux-mêmes, allégeant ainsi la charge de travail de la RH.
- Soutien à la conformité : Aide l'organisation à respecter les obligations légales et réglementaires.
- Réduction des coûts : Réduit les coûts administratifs en rationalisant les processus RH et en diminuant la paperasserie.
- Évolutivité : Permet à l’organisation de s’adapter à la croissance grâce à des modules flexibles.
- Meilleur engagement des employés : Améliore la satisfaction des employés grâce à un accès facilité à leurs données personnelles et aux services RH.
10 fonctions clés du SIRH
Voyons comment un SIRH peut bénéficier à votre entreprise grâce à ces 10 fonctions clés.
1. RH de base
La gestion RH de base fait référence aux fonctions essentielles réalisées par le service RH concernant les informations sur les employés :
- Données personnelles
- Détails relatifs au poste
- Contrats
- Visas, permis de travail et formulaires I-9 (aux États-Unis).
- Historique des formations et certifications.
Un SIRH fait gagner du temps aux professionnels RH en centralisant toutes les informations des employés dans un emplacement unique et facilement accessible (votre base de données RH), et encore plus grâce à la possibilité de libre-service (les employés peuvent mettre à jour eux-mêmes leurs informations, réserver des congés, etc).
Un analyste SIRH (plus de détails plus loin) peut exploiter différents rapports pour fournir des informations sur la gestion des effectifs, les tendances de l’entreprise et les besoins futurs en analysant les données fondamentales RH, telles que la démographie, les taux de rotation, les exigences des postes ou encore les compétences.
2. Planification des horaires
Un SIRH permet aux managers de créer, ajuster et partager les emplois du temps tout en tenant compte des disponibilités des employés, des congés et des réglementations sur le temps de travail.
Parmi les fonctionnalités essentielles figurent souvent des outils d’échange de créneau, des alertes de conflit, des mises à jour en temps réel et des intégrations avec les systèmes de suivi du temps pour garantir une planification précise et une bonne gestion des effectifs.
3. Paie
Le SIRH peut aider au traitement de la paie en automatisant les calculs et en garantissant la précision et la conformité.
Il intègre les données de temps et de présence, telles que les heures travaillées, les heures supplémentaires et les déductions, afin de simplifier le calcul des salaires et la conformité fiscale.
De plus, il réduit les erreurs, prend en charge les dépôts directs, et fournit des rapports de paie détaillés pour une gestion financière efficace.
4. Gestion des avantages sociaux
Le logiciel HRIS offre des options en libre-service permettant aux employés de consulter leurs informations sur les avantages sociaux et simplifie les périodes d'inscription ouverte.
Les employés ont la possibilité de modifier leurs informations sur les avantages sociaux en cas de changements de situation de vie, sous réserve d'approbation.
Cette fonctionnalité permet aussi aux employés de consulter leurs informations concernant les avantages lorsqu’ils ont des questions sur des sujets tels que :
- Couverture médicale
- Assurance vie
- Prestations d'invalidité
- Informations sur les avantages des personnes à charge.
5. Formation et développement
Les modules de formation du HRIS aident à créer et diffuser les formations obligatoires, et à suivre les qualifications, certifications et compétences des membres de l’équipe.
Les fonctionnalités de formation du HRIS permettent également une distribution rapide des politiques et procédures mises à jour.
Des solutions telles que Lattice ci-dessous permettent de créer des parcours de développement du leadership et facilitent la mise en place de plans de développement de carrière individuels intégrés à la gestion continue de la performance.
En plus, les outils peuvent être intégrés à un (système de gestion de l’apprentissage) afin de regrouper les formations disponibles et les relevés dans un emplacement facilement accessible.
6. Gestion de la performance
Les besoins de gestion de la performance, tels que la définition d’objectifs, les auto-évaluations et les enquêtes anonymes, sont tous disponibles via un HRIS.
Ces fonctionnalités permettent aux équipes de mener des évaluations de performance, de partager des retours d’expérience et de fixer des objectifs.
Même s’il est important d’organiser des entretiens d’évaluation impliquants avec vos collaborateurs, certaines parties de l’évaluation de la performance peuvent être réalisées en autonomie par l’employé – une façon efficace d’encourager une réflexion honnête et une participation accrue.
De plus, cela vous fait gagner du temps et simplifie le processus.
Pour une approche plus globale de la gestion des ressources humaines, explorez notre sélection de plateformes logicielles RH qui s’intègrent facilement à votre HRIS.
7. Suivi du temps et gestion des congés
Le logiciel HRIS permet un suivi du temps et des congés facile et précis.
Cette fonctionnalité favorise une plus grande autonomie. Les membres de l’équipe saisissent eux-mêmes leurs demandes de congé pour approbation, ce qui permet de gagner du temps en réduisant les échanges de mails, les appels téléphoniques et les demandes en personne.
8. Recrutement
L’implémentation d’un HRIS révolutionne le recrutement grâce à la recherche de candidats et aux fonctionnalités de suivi des candidatures :
- Créez des offres d’emploi et publiez-les automatiquement sur plusieurs sites d'offres d’emploi
- Appliquez des critères de sélection aux candidatures reçues
- Rassemblez les CV et les données des candidats
- Suivez la progression des candidats tout au long du processus de recrutement
- Créez une base de données des candidats pour de futurs recrutements.
Les fonctionnalités des logiciels de recrutement rendent les HRIS particulièrement avantageux pour les entreprises ayant un fort taux de rotation, car vous pouvez améliorer vos pratiques d'embauche et vos attentes concernant les standards des employés sans avoir à investir beaucoup de temps et de ressources.
9. Intégration des nouveaux employés
Un HRIS simplifie le processus d'intégration en automatisant la collecte des documents, permettant ainsi aux nouveaux employés de remplir formulaires et papiers en ligne.
Il facilite des parcours d’intégration cohérents, aide à suivre l’avancement et garantit que toutes les tâches nécessaires, telles que les vérifications de références et les formations, sont réalisées dans les délais.
Le système donne également aux nouveaux collaborateurs l'accès aux politiques et ressources essentielles de l'entreprise, améliorant ainsi leur compréhension de leur rôle et de la culture d’entreprise.
10. Conformité
Un HRIS aide les organisations à maintenir la conformité RH en fournissant des mises à jour sur les changements réglementaires, en tenant l'organisation informée des nouvelles exigences et en générant des rapports détaillés pour les audits.
De plus, le HRIS suit les certifications, formations et documents légaux pour garantir que les employés répondent aux qualifications et normes de sécurité requises.
Comment choisir un HRIS
Les solutions HRIS proposent des options adaptées aux spécificités de votre entreprise. Pour vous aider à choisir la meilleure solution HRIS pour vous, vous devrez prendre en compte des aspects comme le coût d’un HRIS et vous poser des questions telles que :
- Combien d’employés avez-vous ? Peut-être qu’un HRIS pour petites entreprises serait plus adapté ?
- Quelles sont les attentes de votre entreprise (ex : gagner du temps sur les tâches administratives, améliorer l’expérience collaborateur) ? Cela vous aidera à définir la liste des fonctionnalités nécessaires
- Quels sont vos projets de développement à venir ?
- Quel est votre budget ?
- Quel type de retour sur investissement (ROI) souhaitez-vous espérer ?
- Qui va utiliser le nouvel outil et devra-t-il couvrir plusieurs juridictions ?
- Quels outils de votre infrastructure technologique RH le logiciel devra-t-il remplacer ou intégrer ?
Vous pouvez découvrir l’ensemble du processus dans notre article sur la sélection d’un logiciel RH ou approfondir les différences entre HRIS, HRMS et HCM pour mieux comprendre quel type de logiciel de gestion RH vous correspond le mieux.
Par ailleurs, obtenir une certification sur les HRIS peut vous permettre d'exploiter au mieux toutes les capacités offertes par ces systèmes.
10 Liste des meilleurs logiciels HRIS
Voici une sélection des meilleurs systèmes HRIS pour optimiser vos fonctions RH principales, parmi les 30 solutions que j’ai étudiées :
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Conseil de pro : Si vos besoins sont complexes ou encore en cours de définition, envisagez de créer un appel d’offres HRIS afin de mieux définir vos exigences et solliciter des offres plus pertinentes de la part des fournisseurs.
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