10 fonctions des SIRH à connaître
Un HRIS (système d'information des ressources humaines) est un logiciel qui vous aide à gérer les tâches RH essentielles comme la paie, les avantages sociaux, les données des employés et le recrutement en un seul endroit. Dans cet article, vous découvrirez exactement quelles sont les fonctions d’un HRIS, comment elles fonctionnent et comment elles peuvent rendre vos processus RH quotidiens plus simples et plus efficaces.
Qu’est-ce qu’un système d’information des ressources humaines ?
Un HRIS (système d'information des ressources humaines) est un type de logiciel RH utilisé par les organisations pour stocker et gérer les données des employés.
Il sert de référentiel central pour les dossiers des employés et contribue à automatiser et à rationaliser diverses tâches RH.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Avantages d’un HRIS
Les HRIS sont des composantes essentielles de la transformation numérique des RH. Même les petites start-ups peuvent tirer parti d’un HRIS de base, et ils sont indispensables aux grandes organisations. Les principaux avantages de l’utilisation d’un HRIS comprennent :
- Données centralisées : fournit un emplacement unique pour tous les systèmes de bases de données de recrutement, ce qui améliore l’accessibilité et l’organisation.
- Efficacité accrue : automatise les tâches RH telles que la saisie des informations des employés, réduisant le travail manuel et faisant gagner du temps.
- Précision améliorée : réduit au minimum les erreurs humaines dans la paie, le suivi des présences et la tenue des dossiers.
- Prise de décision améliorée : fournit des données et des rapports pour éclairer les stratégies de gestion des talents.
- Libre-service pour les employés : permet aux employés d’accéder à leurs propres informations et de les gérer, réduisant ainsi la charge de travail des RH.
- Soutien à la conformité : contribue à garantir que l’organisation respecte les exigences légales et réglementaires.
- Réduction des coûts : diminue les coûts administratifs en rationalisant les processus RH et en réduisant la paperasserie.
- Évolutivité : aide les organisations à s’adapter à leur croissance grâce à des modules flexibles.
- Engagement accru des employés : améliore la satisfaction des employés grâce à un accès facile aux informations personnelles et aux services RH.
10 fonctions clés d’un HRIS
Examinons comment un HRIS peut être utile à votre entreprise grâce à ces 10 fonctions clés.
1. RH fondamentales
Les RH fondamentales désignent les fonctions de base assurées par le service RH et liées aux informations des employés :
- Informations personnelles
- Informations relatives au poste
- Contrats
- Visas, permis de travail et formulaires I-9 (aux États-Unis).
- Historique des formations et des certifications.
Un HRIS fait gagner du temps aux professionnels des RH en stockant toutes les informations des employés dans un emplacement central et facilement accessible (votre base de données RH), et permet d’en gagner encore davantage grâce au libre-service pour les employés (les employés peuvent mettre à jour leurs propres informations, réserver des congés, etc.).
Un analyste HRIS (nous y reviendrons plus loin) peut générer différents rapports afin d’obtenir des informations sur la gestion des effectifs, les tendances de l’entreprise et les besoins futurs en analysant des données RH fondamentales telles que les caractéristiques démographiques, les taux de rotation du personnel, les exigences liées aux postes et même les compétences.
2. Planification des employés
Un HRIS permet aux responsables de créer, d’ajuster et de partager les plannings tout en tenant compte des disponibilités des employés, des congés et de la réglementation du travail.
Les principales fonctionnalités comprennent souvent des outils d’échange de postes, des alertes de conflits, des mises à jour en temps réel et des intégrations avec des systèmes de suivi du temps afin de garantir une planification et une gestion des effectifs précises.
3. Paie
Le SIRH peut contribuer au traitement de la paie en automatisant les calculs et en garantissant l'exactitude et la conformité.
Il intègre les données relatives au temps de travail et aux présences, telles que les heures travaillées, les heures supplémentaires et les retenues, afin de simplifier le calcul des salaires et la conformité fiscale.
De plus, il réduit les erreurs, prend en charge les dépôts directs et fournit des rapports de paie détaillés pour une gestion financière efficace.
4. Administration des avantages sociaux
Les logiciels SIRH offrent aux employés des options en libre-service pour consulter les informations relatives à leurs avantages sociaux et simplifient les périodes d'inscription.
Les travailleurs peuvent apporter les modifications approuvées à leurs informations d'avantages sociaux lorsque des changements surviennent dans leur vie.
Cette fonctionnalité permet également aux employés de rechercher des informations sur leurs avantages sociaux lorsqu'ils ont des questions concernant des éléments tels que :
- Couverture médicale
- Assurance vie
- Prestations d'invalidité
- Informations sur les avantages sociaux des personnes à charge.
5. Formation et développement
Les modules de formation du SIRH contribuent à créer et à diffuser les formations requises, ainsi qu'à suivre les qualifications, les certifications et les compétences des membres de l'équipe.
Les fonctions de formation du SIRH permettent également de diffuser rapidement les politiques et procédures mises à jour.
Les solutions telles que Lattice ci-dessous permettent de créer des parcours de développement du leadership et facilitent le lancement de plans individuels de développement de carrière liés à la gestion continue des performances.
De plus, les outils peuvent être intégrés à un (système de gestion de l'apprentissage) afin de regrouper les formations disponibles et les relevés dans un emplacement facilement accessible.
6. Gestion des performances
Les besoins liés à la gestion des performances, tels que la définition d'objectifs, les autoévaluations et les enquêtes anonymes, sont autant d'options disponibles dans un SIRH.
Ces fonctionnalités permettent aux équipes de réaliser des évaluations des performances, de partager leurs commentaires et de définir des objectifs.
Bien qu'il soit important d'organiser des entretiens d'évaluation constructifs avec votre personnel, certains aspects des évaluations des performances peuvent être réalisés individuellement par un employé – un moyen efficace de encourager une réflexion honnête et une participation accrue.
De plus, cela vous fait gagner du temps et simplifie le processus.
Pour une approche plus complète de la gestion des ressources humaines, consultez notre liste sélectionnée de plateformes de logiciels RH qui peuvent s'intégrer de manière fluide à votre SIRH.
7. Suivi du temps et gestion des congés
Les logiciels SIRH permettent de suivre facilement et précisément le temps de travail ainsi que la quantité de congés pris.
Cette fonction favorise une plus grande autonomie. Les membres de l'équipe saisissent eux-mêmes leurs demandes de congé pour approbation, ce qui permet de gagner du temps en réduisant les échanges d'e-mails, les appels téléphoniques et le traitement des demandes en personne.
8. Recrutement
La mise en œuvre d'un SIRH change la donne en matière de recrutement grâce à l'identification de candidats et aux fonctionnalités de suivi des candidatures :
- Créer des offres d’emploi et les publier automatiquement sur plusieurs sites d’emploi
- Appliquer des critères de sélection aux candidatures reçues
- Rassembler les CV et les données des candidats
- Suivre l’avancement des candidats tout au long du processus de recrutement
- Créer une base de données de candidats pour les recrutements futurs.
Les fonctionnalités des logiciels de recrutement rendent les logiciels HRIS particulièrement utiles pour les entreprises présentant des taux de rotation élevés, car vous pouvez améliorer vos pratiques de recrutement et vos attentes en matière de standards pour les employés sans avoir à investir beaucoup de temps et de ressources.
9. Intégration
Un HRIS simplifie le processus d’intégration en automatisant la collecte des documents et en permettant aux nouvelles recrues de remplir les formulaires et les documents administratifs en ligne.
Il facilite la mise en œuvre de processus d’intégration cohérents, en contribuant à suivre les progrès et à garantir que toutes les tâches nécessaires, telles que les vérifications des antécédents et la formation, sont effectuées dans les délais.
Le système permet également aux nouveaux employés d’accéder aux politiques et aux ressources essentielles de l’entreprise, améliorant ainsi leur compréhension de leur rôle et de la culture de l’entreprise.
10. Conformité
Un HRIS aide les organisations à rester en conformité avec les réglementations RH en fournissant des mises à jour sur les changements réglementaires, en tenant l’organisation informée des nouvelles exigences et en générant des rapports détaillés pour les audits.
En outre, le HRIS suit les certifications, les formations et les documents juridiques afin de garantir que les employés possèdent les qualifications et respectent les normes de sécurité nécessaires.
Choisir un HRIS
Les solutions HRIS proposent des options adaptées aux besoins spécifiques de votre entreprise. Pour vous aider à choisir la meilleure solution HRIS, vous devrez prendre en compte des éléments tels que le prix d’un HRIS et vous poser des questions comme :
- Combien d’employés avez-vous ? Un HRIS pour les petites entreprises pourrait-il être une meilleure option ?
- Quels sont les besoins de votre entreprise, par exemple gagner du temps sur les tâches administratives et offrir une meilleure expérience aux employés ? Cela vous aidera à définir votre liste de fonctionnalités
- Quels sont vos projets de croissance ?
- Quel est votre budget ?
- Quel retour sur investissement (ROI) espérez-vous obtenir ?
- Qui utilisera le nouvel outil et devra-t-il couvrir plusieurs juridictions ?
- Quels outils de votre écosystème technologique RH le logiciel remplacera-t-il ou avec lesquels devra-t-il s’intégrer ?
Vous pouvez consulter l’intégralité du processus dans notre article sur la sélection d’un logiciel RH ou approfondir les différences entre les systèmes HRIS, HRMS et HCM afin de mieux déterminer le type de logiciel de gestion des RH le mieux adapté à vos besoins.
Suivre également une certification HRIS peut vous permettre d’exploiter pleinement les capacités des systèmes HRIS.
10 Sélection des meilleurs systèmes HRIS
Voici une sélection des meilleurs systèmes HRIS pour rationaliser vos fonctions RH essentielles, parmi les 30 options que j’ai examinées :
Les clics sur les liens ci-dessous peuvent générer une commission, qui soutient nos tests et évaluations indépendants de logiciels et services. En savoir plus sur notre transparence.
Conseil pratique : Si vos exigences sont complexes ou si vous êtes encore en train de les définir, vous pourriez envisager de créer un appel d’offres HRIS afin de vous aider à définir vos besoins et à obtenir de meilleures offres de la part des fournisseurs.
Abonnez-vous au bulletin d’information de People Managing People
Pour obtenir davantage de conseils sur les SIRH et les autres formes de logiciels RH, abonnez-vous à notre newsletter hebdomadaire destinée aux responsables RH et aux dirigeants d’entreprise. Vous recevrez tous nos derniers contenus pour vous aider à progresser dans votre carrière et à avoir un impact plus important au sein de votre organisation.
