10 fonctions RHIS que vous devez connaître
Un SIRH (système d'information des ressources humaines) est un logiciel qui vous aide à gérer les tâches RH de base comme la paie, les avantages sociaux, les données des employés et le recrutement en un seul endroit. Dans cet article, vous découvrirez exactement quelles sont les fonctions d’un SIRH, comment elles fonctionnent, et comment elles peuvent simplifier et rendre plus efficaces vos processus RH quotidiens.
Qu'est-ce qu'un système d'information des ressources humaines ?
Un SIRH (système d'information des ressources humaines) est un type de logiciel RH utilisé par les organisations pour stocker et gérer les données des employés.
Il sert de dépôt central pour les dossiers du personnel et aide à automatiser et rationaliser diverses tâches RH.
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Avantages d’un SIRH
Les SIRH sont des composantes clés de la transformation numérique des RH. Même les petites startups peuvent bénéficier d’un SIRH basique, et ils sont indispensables pour les grandes organisations. Les principaux avantages de l’utilisation d’un SIRH comprennent :
- Données centralisées : Offre un emplacement unique pour tous les systèmes de bases de données de recrutement, améliorant l’accessibilité et l’organisation.
- Efficacité accrue : Automatise les tâches RH telles que la saisie des informations des employés, réduisant le travail manuel et faisant gagner du temps.
- Précision renforcée : Minimise les erreurs humaines dans la paie, la présence et la tenue des registres.
- Meilleure prise de décision : Fournit des données et des rapports pour orienter les stratégies de gestion des talents.
- Libre-service pour les employés : Donne aux employés la possibilité d’accéder et de gérer leurs propres informations, réduisant ainsi la charge de travail des RH.
- Support de conformité : Aide l’organisation à respecter les exigences légales et réglementaires.
- Réduction des coûts : Réduit les coûts administratifs en rationalisant les processus RH et en diminuant la paperasse.
- Scalabilité : Aide les organisations à s’adapter à la croissance grâce à des modules flexibles.
- Meilleur engagement des employés : Améliore la satisfaction des employés grâce à un accès facile à leurs informations personnelles et aux services RH.
10 principales fonctions d’un SIRH
Voyons comment un SIRH peut bénéficier à votre entreprise avec ces 10 fonctions clés.
1. RH de base
La gestion RH de base fait référence aux fonctionnalités essentielles prises en charge par le service RH concernant les informations sur les employés :
- Données personnelles
- Détails du poste
- Contrats
- Visas, permis de travail et formulaires I-9 (aux États-Unis).
- Historique des formations et certifications.
Un SIRH fait gagner du temps aux professionnels RH en stockant toutes les informations des employés dans un emplacement central auquel il est facile d’accéder (votre base de données RH), et encore plus grâce au libre-service (les employés peuvent mettre à jour leurs informations eux-mêmes, poser des congés, etc.).
Un analyste SIRH (nous y reviendrons plus loin) peut générer divers rapports pour fournir des analyses sur la gestion du personnel, les tendances de l’organisation et les besoins futurs en analysant les données RH de base comme la démographie, les taux de rotation, les exigences des postes ou encore les compétences.
2. Planification des employés
Un SIRH permet aux managers de créer, ajuster et partager des plannings en tenant compte des disponibilités, des congés et de la réglementation du travail.
Les fonctionnalités clés incluent souvent des outils d’échange de shifts, des alertes de conflits, des mises à jour en temps réel et des intégrations avec des systèmes de pointage pour garantir une planification précise et une gestion optimale du personnel.
3. Paie
Un HRIS peut faciliter le traitement de la paie en automatisant les calculs et en garantissant l’exactitude ainsi que la conformité.
Il intègre les données de temps et de présence, telles que les heures travaillées, les heures supplémentaires et les déductions, afin de simplifier les calculs de salaire et la conformité fiscale.
De plus, il réduit les erreurs, prend en charge les versements directs, et fournit des rapports détaillés sur la paie pour une gestion financière efficace.
4. Gestion des avantages sociaux
Le logiciel HRIS propose des options en libre-service permettant aux employés de consulter leurs informations sur les avantages sociaux et simplifie les périodes d’inscription ouverte.
Les salariés ont la possibilité d’apporter des modifications approuvées à leurs informations d’avantages sociaux lorsque des changements dans leur vie surviennent.
Cette fonctionnalité permet aussi aux employés de consulter les informations relatives à leurs avantages lorsqu’ils ont des questions concernant, par exemple :
- La couverture médicale
- L’assurance-vie
- Les indemnités d’invalidité
- Les informations sur les personnes à charge.
5. Formation et développement
Les modules de formation d’un HRIS aident à créer et diffuser les formations obligatoires, ainsi qu’à suivre les qualifications, certifications et compétences des membres de l’équipe.
Les fonctions de formation du HRIS permettent aussi une diffusion rapide des mises à jour des politiques et procédures.
Des solutions comme Lattice ci-dessous permettent la création de parcours de développement de leadership et facilitent le lancement de plans de développement de carrière individuels, intégrés à une gestion continue de la performance.
En plus, ces outils peuvent être intégrés à un (système de gestion de l’apprentissage) pour centraliser les formations disponibles et les relevés de formation dans un emplacement unique et facile d’accès.
6. Gestion de la performance
Les besoins en gestion de la performance tels que la fixation des objectifs, l’auto-évaluation et les enquêtes anonymes sont tous disponibles au sein d’un HRIS.
Ces fonctionnalités permettent aux équipes de mener des évaluations de performance, de partager des retours et de fixer des objectifs.
Même s’il est important d’avoir des réunions d’évaluation avec vos collaborateurs, certains aspects de l’évaluation de la performance peuvent être réalisés par les employés eux-mêmes – un moyen efficace d’encourager une réflexion honnête et une participation accrue.
En outre, cela vous fait gagner du temps et simplifie le processus.
Pour une gestion des ressources humaines plus complète, découvrez notre sélection de plateformes logicielles RH qui peuvent s’intégrer de manière transparente à votre HRIS.
7. Gestion du temps et des congés
Un logiciel HRIS permet de suivre facilement et avec précision le temps de travail et les jours de congé pris.
Cette fonctionnalité renforce l’autonomie des employés. Les membres de l’équipe saisissent eux-mêmes leurs demandes de congé pour approbation, ce qui permet de gagner du temps en réduisant les échanges d’emails, les appels téléphoniques et les demandes en personne.
8. Recrutement
L’implémentation d’un HRIS change la donne pour le recrutement grâce à la recherche de candidats et aux fonctionnalités de suivi des candidatures :
- Créez des annonces d’emploi et publiez-les automatiquement sur plusieurs sites d’offres d’emploi
- Appliquez des critères de sélection aux candidatures reçues
- Rassemblez les CV et les données des candidats
- Suivez l’avancement des candidats tout au long du processus de recrutement
- Créez une base de données candidats pour les futurs recrutements.
Les fonctionnalités des logiciels de recrutement rendent les logiciels HRIS particulièrement avantageux pour les entreprises connaissant un fort taux de rotation, car vous pouvez améliorer vos pratiques de recrutement et vos attentes envers les employés sans avoir à investir beaucoup de temps et de ressources.
9. Intégration des nouveaux employés (Onboarding)
Un HRIS rationalise le processus d’intégration en automatisant la collecte de documents, permettant ainsi aux nouveaux employés de remplir leurs formulaires et documents administratifs en ligne.
Il facilite des parcours d’intégration cohérents, aide à suivre l’avancement et garantit que toutes les tâches nécessaires, telles que les vérifications de casier judiciaire et les formations, sont réalisées en temps voulu.
Le système offre aussi aux nouveaux employés l’accès aux politiques et ressources essentielles de l’entreprise, améliorant leur compréhension de leur rôle et de la culture d’entreprise.
10. Conformité
Un HRIS aide les organisations à maintenir la conformité RH en fournissant des mises à jour sur les changements réglementaires, en tenant l’organisation informée des nouvelles exigences et en générant des rapports détaillés pour les audits.
De plus, le HRIS suit les certifications, les formations et la documentation légale afin de s’assurer que les employés remplissent les qualifications et normes de sécurité nécessaires.
Choisir un HRIS
Les solutions HRIS proposent des options en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Pour vous aider à choisir la meilleure solution HRIS pour vous, vous devrez considérer des aspects tels que le tarif du HRIS et vous poser des questions telles que :
- Combien d’employés comptez-vous ? Un HRIS pour petites entreprises conviendrait-il mieux ?
- Quels sont vos besoins professionnels ? Par exemple, gagner du temps sur l’administratif et offrir une meilleure expérience aux employés. Cela vous aidera à définir votre liste de fonctionnalités
- Quels sont vos plans de croissance ?
- Quel est votre budget ?
- Quel retour sur investissement (ROI) espérez-vous ?
- Qui utilisera ce nouvel outil, doit-il couvrir plusieurs juridictions ?
- Quels outils de votre système technologique RH le logiciel devra-t-il remplacer ou avec lesquels devra-t-il s’intégrer ?
Vous pouvez retrouver un processus complet dans notre article sur la sélection d’un logiciel RH ou approfondir les différences entre les systèmes HRIS, HRMS et HCM pour mieux cerner le type de logiciel de gestion RH qui vous conviendra le mieux.
Par ailleurs, obtenir une certification HRIS peut vous aider à tirer pleinement parti des capacités des systèmes HRIS.
10 Meilleure liste restreinte des systèmes HRIS
Voici une liste restreinte des meilleurs systèmes HRIS pour rationaliser vos fonctions RH essentielles, parmi les 30 options que j’ai examinées :
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Meilleur conseil : Si vos besoins sont complexes ou pas encore bien définis, envisagez de rédiger un cahier des charges HRIS (RFP) afin de préciser vos attentes et obtenir de meilleures propositions des fournisseurs.
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